Revisión semanal

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Una revisión semanal es una oportunidad para dirigir tu vida con intención. Es un periodo de tiempo dedicado a pensar en la semana anterior, reflexionar sobre lo que salió bien y lo que no, y planificar la semana siguiente. Es estupenda para alinear tu agenda con tus metas, y para asegurarte de que el trabajo que estás haciendo a diario te esté ayudando a conseguirlos. La revisión semanal evita que tengas que preguntarte "¿Qué hice todo ese tiempo?".

La revisión semanal es una parte fundamental de la metodología Organízate con eficacia (GTD por sus siglas en inglés) creada por el consultor de productividad, David Allen. Él desglosa su método de revisión semanal en tres secciones distintas:

• Aclara: Procesa todos los cabos sueltos.

• Actualiza: Asegúrate de que todos tus elementos estén actualizados.

• Crea: Genera ideas nuevas para mejorar tu forma de vivir y trabajar.

"La revisión semanal agudizará tu enfoque intuitivo en tus proyectos importantes a medida que te enfrentas a la avalancha de nueva información y distracciones potenciales del resto de la semana".

- David Allen, Organízate con eficacia

Prueba a hacer revisiones semanales si...

• Sueles comenzar la semana sin un plan y simplemente improvisas

• Sientes que estás muy ocupado/a pero no has progresado realmente hacia tus metas

• Quieres reservar tiempo regularmente para la reflexión y la superación personal

• Eres un ser humano que quiere conseguir resultados (en serio, las revisiones semanales son tan buenas, que pensamos que ¡todo el mundo debería hacerlas!)

Inspirándonos en el método de revisión semanal de Allen, te explicaremos paso a paso cómo completar una revisión semanal. Es una práctica que tiene gran impacto en las personas que hacen GTD, pero también es un componente clave de otros métodos de productividad populares como el time blocking y OKRs. La verdad es que todo el mundo debería hacer una revisión semanal independientemente de su flujo de trabajo diario. No existe un método único para todos, así que personaliza tu revisión semanal de modo que te funcione a ti.

Por qué todos deberían hacer una revisión semanal

Con todo lo que ya estás haciendo, comprometerte con una revisión semanal puede parecer como que estás asumiendo una tarea adicional. Si ya tienes un método de productividad implementado, ¿para qué añadir mayor complejidad a tu semana? Pero es lo contrario: una revisión semanal proporciona claridad y dirección. Vale la pena invertir una hora a la semana.

Obtén una vista objetiva de tu semana

Una revisión semanal te permite salir de tu rutina para tomar perspectiva y ver tu semana de una manera más global. En lugar de saltar de una semana a otra sin tener verdadera idea de lo que estás logrando, una revisión semanal te obliga a hacer una pausa y reflexionar:

• ¿Qué logré hacer esta semana en comparación con lo que había planificado hacer?

• ¿Qué imprevisto tuve esta semana que bloqueó mi productividad?

• ¿Por qué fui tan eficaz esta semana en comparación con la anterior?

Una revisión semanal requiere que evalúes lo que salió mal y lo que salió bien. Al tomar tiempo para reflexionar cada semana, inevitablemente comenzarás a ver patrones que de otro modo habrían pasado desapercibidos.

“Mi escritura se descarriló esta semana debido a varias reuniones inesperadas. Hablaré con mi manager sobre cómo minimizar estos eventos de modo que pueda concentrarme.”

“Esta semana he hecho más que nunca al delegar el trabajo administrativo a mi asistente virtual a tiempo parcial. Puede que sea hora de contratarlo a tiempo completo.”

Una revisión semanal aclara tus ideas y te lleva a tomar mejores decisiones. En consecuencia, terminas consiguiendo muchos más resultados en el largo plazo.

Sé proactivo/a en la planificación

Tener un lugar centralizado donde puedas añadir tareas a medida que surgen es importante para que puedas vaciar tu mente y transferir tus ideas a un "segundo cerebro". No obstante, este enfoque ad-hoc no es una manera productiva de planificar tu semana.

Una revisión semanal no es solo una retrospectiva, sino también una prospectiva. Te permite repasar lo que te espera de lunes a viernes y prepararte con antelación. Empezarás cada día preparado/a con el plan que creaste durante tu revisión semanal.

Planificar proactivamente la semana por venir no significa necesariamente programar cada una de las cosas que tienes que hacer. Por el contrario, significa establecer tus prioridades para que tengan visibilidad en tu calendario o lista de tareas. Este enfoque te ayuda a salir del modo reactivo y adelantarte a tus tareas de modo que se alineen con tus objetivos a largo plazo.

Mejora un poco cada semana

Como dice el dicho "solo se puede gestionar lo que se puede medir". Si tu intención es mejorar tu productividad, hacerle un detenido seguimiento durante tu revisión semanal te ayudará a completar las tareas correctas.

Para empezar, identifica un parámetro relevante que quieras rastrear y mejorar en función de tus objetivos de largo plazo. Por ejemplo, si estás preparando un examen para obtener una licencia profesional, tu parámetro relevante podría ser "horas estudiadas" o incluso el número de pomodoros que completaste o las horas que dedicaste a hacer trabajo profundo.

Hacerle seguimiento a tus parámetros no se trata de mejorar infinitamente. En algún momento, alcanzarás el tope máximo. Pero cuando estás comenzando, reservar tiempo durante tu revisión semanal a reflexionar sobre tus parámetros arrojará luz sobre cómo realmente invertir tu tiempo y dónde puedes mejorar.

Completa tu revisión semanal

Profundicemos en cómo completar, en la práctica, tu revisión semanal. No basta echar un vistazo rápido a tu lista de tareas, sonreír con satisfacción o decidir hacerlo la próxima semana. Hacer un inventario completo de tu rendimiento requiere un esfuerzo particular.

Elige el día, la hora y el lugar para hacer tu revisión semanal

La continuidad te ayudará a mantener tu propósito cuando la motivación falle. Haz una revisión semanal a la misma hora y el mismo día todas las semanas. También podrías tratar de hacerlo en el mismo lugar (en donde sueles leer en tu casa o incluso en tu cafetería favorita). De esta manera, crearás un hábito regular cada semana y se sentirá "raro" si dejas de hacerlo una semana.

Estas son algunas ideas para elegir el día de tu revisión semanal:

• Viernes por la tarde: El viernes es el final natural de la semana laboral. También es cuando los niveles de productividad bajan, pues estamos ansiosos por el fin de semana. En lugar de navegar en internet o contar los minutos que faltan para terminar tu trabajo, aprovecha ese tiempo para hacer tu revisión semanal. Comenzarás el fin de semana con confianza, pues todo estará organizado y decidido.

• Domingo por la noche: El domingo ya tenemos el lunes en mente y es cuando percibimos la importancia de la semana laboral que se avecina. Canaliza cualquier ansiedad sobre lo que tienes que hacer en una revisión semanal. Utiliza este tiempo para reflexionar sobre la semana anterior y anticipa la próxima. Luego tómate el resto de la noche para desconectarte y hacer algo relajante, sabiendo que ya estás listo/a para emprender todo con ánimo el lunes por la mañana.

• Lunes por la mañana: El lunes es el comienzo natural de la semana laboral, pero puede ser difícil retomar el ritmo después del fin de semana. Una revisión semanal es la forma perfecta de hacer la transición hacia tu semana. Tendrás suficiente distancia con la semana anterior para hacer una revisión de objetivos y estar mentalmente renovado/a para diseñar un plan de ataque para la próxima.

¡Haz tu revisión semanal los miércoles si eso tiene sentido para ti! No importa el día, importa la continuidad. Asegúrate de reservar tiempo suficiente para hacer concienzudamente tu revisión semanal. Nosotros te recomendamos que sea por lo menos una hora entera. Dado que una semana tiene 168 horas, dedicar solo una a optimizar las otras 167 es una ganga.

Crea una lista de verificación para tu revisión semanal

Antes de ponerte manos a la obra, crea una lista que detalle exactamente qué vas a repasar durante tu revisión semanal. Por ejemplo, esta es la lista de verificación que recomienda David Allen en Organízate con eficacia:

Aclara

• Reúne materiales y documentos sueltos: captura y ordena elementos como recibos y tarjetas de presentación que hayas recopilado durante la semana.

• Procesa elementos entrantes: Procesa todas tus notas, emails, mensajes y cualquier otro elemento "entrante".

• Vacía tu mente: Registra cualquier cosa que haya estado ocupando espacio mental recientemente, pero que no hayas capturado en tu sistema.

Actualiza

• Revisa las listas de "Próximas acciones": Haz un inventario de las tareas y recordatorios que se avecinan.

• Revisa los datos de semanas anteriores: Repasa los elementos en tu calendario de las 2 o 3 últimas semanas para buscar elementos sobresalientes que puedan requerir seguimiento.

• Revisa los próximos días: Anticípate un poco a tu futuro revisando los elementos que se avecinan en tu calendario. Asegúrate de que todo lo que tengas que preparar esté incluido en tu lista de tareas.

• Revisa la lista "Esperando": Reflexiona sobre aquellos elementos que necesitas de otras personas y toma nota de lo que requiere seguimiento o afecta tu propio trabajo.

• Revisa tu lista "Proyectos" (y "Resultados"): Repasa cada una de las listas de proyectos para evaluar su progreso y crear elementos de acciones adicionales que impulsen las iniciativas.

• Revisa todas las listas de verificación relevantes: Evalúa cualquier otra lista que sea relevante para tu trabajo o tu vida y necesite atención.

Crea

• Revisa la lista “Algún día/Quizá: Repasa listas como “ideas de negocio", " planes para vacaciones” o “libros para leer”. Es posible que “Algún día” sea “Hoy”.

• Sé creativo/a y valiente: Esta es una oportunidad para convertir tus sueños en tareas realizables: plantéate proyectos audaces que puedas planificar o ideas interesantes que quieras perseguir.

Por supuesto, una lista de verificación para tu revisión semanal debe ser completamente individualizada para ti. Aunque seguramente querrás tomar prestados algunos aspectos de la lista de verificación de Organízate con eficacia de David Allen, asegúrate de incluir elementos de la lista de verificación específicos para tu flujo de trabajo y objetivos particulares. Puedes basarte en la lista de verificación que está más arriba o crear una propia desde cero. Puedes hacer una lista amplia e inclusiva, o una muy específica y restringida.

Estas son algunas preguntas importantes que debes considerar al momento de elaborar tu lista de verificación semanal:

Mi revisión semanal...

• … ¿incluye espacio para ordenar los elementos física, digital y mentalmente?

• ... ¿proporciona una evaluación precisa de la semana anterior?

• ... ¿me permite evaluar el progreso y obtener información actual respecto a mis objetivos y proyectos principales?

• ... ¿me ayudará a planificar la siguiente semana?

• ... ¿me deja espacio para cultivar la inspiración y la espontaneidad?

Estas preguntas te ayudarán a crear tu propia lista de verificación para la revisión semanal, una que sea única para tu vida, trabajo y metas. Este es un ejemplo de una lista de verificación que podrías crear centrada alrededor de las consideraciones del párrafo anterior:

Estos son algunos consejos adicionales para tener en cuenta mientras haces tu revisión semanal:

• Sé objetivo/a: Imagina que eres un/a consultor/a a quien contrataron para evaluar una semana en tu vida. Haz tu mejor esfuerzo por analizar tu semana de manera imparcial y utiliza medidas objetivas de tu rendimiento durante la semana (por ej., "tareas completadas", "horas dormidas", "palabras escritas"). Evaluar honestamente tus éxitos y fracasos te ayudará a planificar mejor para el futuro y a optimizar cada semana.

• Sé eficiente: Muévete de un elemento de la lista de verificación al siguiente sin profundizar demasiado en ninguna área particular. Gastar una excesiva cantidad de tiempo en tu revisión podría significar de 1 a 2 o 3 horas. Y es esto justamente lo que garantiza que empieces a postergar tu revisión, pues “te resultan muy dispendiosas”. Sé exhaustivo/a pero eficiente en tu enfoque.

• Sé compasivo/a: A menudo una revisión puede arrojar algunos resultados condenatorios: completamos la mitad de las tareas que dijimos que completaríamos, no hicimos ejercicio o no progresamos casi nada en un proyecto clave. En lugar de recriminarte por una mala semana, reflexiona compasivamente sobre lo que salió mal y planifica para tener una semana más productiva. Toma la decisión de hacerlo mejor la próxima semana: ya sea eliminando las distracciones para entrar en modo de trabajo profundo o priorizando el sueño para estar en tu punto máximo de eficacia.

Más importante aún, no hay una "forma incorrecta" de completar una revisión semanal. El mejor método para esta práctica de productividad es el que sea útil y sostenible. Además, no tengas miedo de experimentar con tu revisión semanal. Debería ser tan flexible y cambiante como tu propia vida.

Elabora un conjunto de preguntas

Además de comprobar cada uno de los puntos de tu lista de verificación de tareas durante tu revisión semanal, haz una lista de preguntas que te puedas hacer. Combinar una lista de verificación con reflexiones bien orientadas te permitirá hacer una reflexión global de tu semana.

Estas son algunas preguntas que puede ser útil hacerse durante tu revisión semanal:

• ¿Cómo me sentí esta semana en términos generales?

• ¿Qué me permitió alcanzar mis metas esta semana?

• ¿Hubo algo que me impidiera alcanzar mis metas esta semana?

• ¿Qué acciones tomé esta semana que impulsaran hacia la consecución de mis metas de largo plazo?

• ¿Cómo puedo mejorar la próxima semana?

• ¿Qué puedo hacer la próxima semana que contribuya a mis metas de largo plazo?

• ¿Qué debo planificar para el próximo mes? ¿el próximo año? ¿5 años?

Anota tus respuestas en un espacio dedicado a tus reflexiones semanales. Puede ser un diario, una aplicación para tomar notas o la opción de comentarios en tu tarea de Todoist para hacer tu revisión semanal. Procura poner un límite de 1 a 3 frases por cada respuesta. De nuevo, entre más larga y ardua sea tu revisión, es menos probable que la mantengas en el tiempo.

Pensar las respuestas a estas preguntas te obliga a ser más consciente de cómo empleaste tu tiempo la semana anterior y a menudo te inspira a mejorar.

Configura tu revisión semanal con Todoist

Recomendamos digitalizar tu revisión semanal para que tu lista de verificación y preguntas de reflexión residan en un único lugar de fácil acceso al que puedas regresar cada semana. Incluso cuando estés fuera de tu casa u oficina.

Así es como recomendamos hacer tu revisión semanal con Todoist:

1. Crea un proyecto nuevo. Empieza un nuevo proyecto de Todoist y llámalo "Revisión semanal". Añádelo a tus Favoritos para que sea fácil encontrarlo y permanezca en tu radar.

2. Utiliza secciones para organizar tu revisión semanal. Hay innumerables formas de organizar tu revisión semanal. Si sigues la metodología GTD, utiliza el enfoque “Aclara”/”Actualiza”/”Crea” para estructurar tu sesión de reflexión.

También puede ser que quieras organizar tu revisión semanal de manera que refleje las áreas de tu vida que has decidido priorizar: "Trabajo", "Familia", "Salud" y "Hogar", por ejemplo. Sin importar cómo elijas estructurar tu revisión semanal, las secciones son una manera flexible de organizar y dividir tu sesión de una hora en diferentes segmentos que te ayuden a abarcarlo todo.

3. Añade los elementos de tu lista de verificación como tareas periódicas. Una vez que ya hayas creado tus secciones, añade tareas a cada una. Sácalas directamente de tu lista de verificación. Agrega cada elemento como una tarea periódica para que puedas marcarlas como "completadas" el día de tu revisión y que la tarea automáticamente se repita la semana siguiente.

4. Establece un recordatorio para tu revisión semanal. Una vez que hayas creado tu proyecto, generado tus secciones, creado los elementos de tu lista de verificación y añadido los detalles relevantes, estarás listo/a para tu revisión semanal en Todoist. Solo falta una cosa: añade una tarea periódica que te recuerde completar tu revisión semanal para que se convierta en un hábito.

“La revisión semanal es el factor crucial de éxito para empatar tus propósitos más ambiciosos con tus actividades cotidianas.”

- David Allen, Organízate con eficacia

Una revisión semanal te ahorrará tiempo al dirigir tu atención sobre lo que realmente contribuye al logro de tus objetivos y aquello que te la quita. Al analizar de cerca y de forma habitual nuestro rendimiento, nos sentimos inspirados a mejorar.

En lugar de preguntarnos por qué no hemos logrado nuestras metas solo cuando llega el 1 de enero, una revisión semanal te brinda 52 oportunidades de comenzar de cero. 52 oportunidades de mejorar respecto a la semana anterior. 52 momentos a tiempo de aprender más sobre nosotros mismos y la forma en que trabajamos.

Cuando decidimos reflexionar habitualmente sobre cómo lo estamos haciendo, estamos mejor equipados para despejar nuestra mente, conseguir nuestras metas y vivir no solo vidas más productivas, sino más gratificantes.