Una revisión semanal es una oportunidad para dirigir tu vida con intención. Es un periodo de tiempo dedicado a pensar en la semana anterior, reflexionar sobre lo que salió bien y lo que no, y planificar la semana siguiente. Es estupenda para alinear tu agenda con tus metas, y para asegurarte de que el trabajo que estás haciendo a diario te esté ayudando a conseguirlos. La revisión semanal evita que tengas que preguntarte "¿Qué hice todo ese tiempo?".

La revisión semanal es una parte fundamental de la metodología Organízate con eficacia (GTD por sus siglas en inglés) creada por el consultor de productividad, David Allen. Él desglosa su método de revisión semanal en tres secciones distintas:

• Get Clear: Process all your loose ends.

• Get Current: Make sure all your items are up to date.

• Get Creative: Come up with new ideas to improve how you live and work.

"The Weekly Review will sharpen your intuitive focus on your important projects as you deal with the flood of new input and potential distractions coming at you the rest of the week."

- David Allen, Organízate con eficacia

Prueba a hacer revisiones semanales si...

• Usually start the week without a plan and just "wing it"

• Feel busy but haven't made any real progress toward your goals

• Want to set aside regular time for reflection and self-improvement

• Are a human being who wants to get more done (seriously, weekly reviews are so great, we think everyone should do them!)

Inspired by Allen’s Weekly Review method, we'll walk you through how to complete a weekly review. It’s an impactful practice for those who practice GTD, but it's also a key component of other popular productivity methods like time blocking and OKRs. The truth is everyone should do a weekly review regardless of their day-to-day workflow. There’s no one-size-fits-all method, so customize your weekly review to work for you.

Por qué todos deberían hacer una revisión semanal

Con todo lo que ya estás haciendo, comprometerte con una revisión semanal puede parecer como que estás asumiendo una tarea adicional. Si ya tienes un método de productividad implementado, ¿para qué añadir mayor complejidad a tu semana? Pero es lo contrario: una revisión semanal proporciona claridad y dirección. Vale la pena invertir una hora a la semana.

Obtén una vista objetiva de tu semana

Una revisión semanal te permite salir de tu rutina para tomar perspectiva y ver tu semana de una manera más global. En lugar de saltar de una semana a otra sin tener verdadera idea de lo que estás logrando, una revisión semanal te obliga a hacer una pausa y reflexionar:

• What did I get done this week versus what I planned to get done?

• What unexpectedly arose this week that blocked my productivity?

• Why was I so efficient this week as compared to the last one?

Una revisión semanal requiere que evalúes lo que salió mal y lo que salió bien. Al tomar tiempo para reflexionar cada semana, inevitablemente comenzarás a ver patrones que de otro modo habrían pasado desapercibidos.

“I was derailed in my writing this week by several unexpected meetings. I'll speak to my manager about minimizing these occurrences so I can focus.”

“Esta semana he hecho más que nunca al delegar el trabajo administrativo a mi asistente virtual a tiempo parcial. Puede que sea hora de contratarlo a tiempo completo.”

Una revisión semanal aclara tus ideas y te lleva a tomar mejores decisiones. En consecuencia, terminas consiguiendo muchos más resultados en el largo plazo.

Sé proactivo/a en la planificación

Tener un lugar centralizado donde puedas añadir tareas a medida que surgen es importante para que puedas vaciar tu mente y transferir tus ideas a un "segundo cerebro". No obstante, este enfoque ad-hoc no es una manera productiva de planificar tu semana.

Una revisión semanal no es solo una retrospectiva, sino también una prospectiva. Te permite repasar lo que te espera de lunes a viernes y prepararte con antelación. Empezarás cada día preparado/a con el plan que creaste durante tu revisión semanal.

Planificar proactivamente la semana por venir no significa necesariamente programar cada una de las cosas que tienes que hacer. Por el contrario, significa establecer tus prioridades para que tengan visibilidad en tu calendario o lista de tareas. Este enfoque te ayuda a salir del modo reactivo y adelantarte a tus tareas de modo que se alineen con tus objetivos a largo plazo.

Mejora un poco cada semana

Como dice el dicho "solo se puede gestionar lo que se puede medir". Si tu intención es mejorar tu productividad, hacerle un detenido seguimiento durante tu revisión semanal te ayudará a completar las tareas correctas.

Para empezar, identifica un parámetro relevante que quieras rastrear y mejorar en función de tus objetivos de largo plazo. Por ejemplo, si estás preparando un examen para obtener una licencia profesional, tu parámetro relevante podría ser "horas estudiadas" o incluso el número de pomodoros que completaste o las horas que dedicaste a hacer trabajo profundo.

Hacerle seguimiento a tus parámetros no se trata de mejorar infinitamente. En algún momento, alcanzarás el tope máximo. Pero cuando estás comenzando, reservar tiempo durante tu revisión semanal a reflexionar sobre tus parámetros arrojará luz sobre cómo realmente invertir tu tiempo y dónde puedes mejorar.

Completa tu revisión semanal

Profundicemos en cómo completar, en la práctica, tu revisión semanal. No basta echar un vistazo rápido a tu lista de tareas, sonreír con satisfacción o decidir hacerlo la próxima semana. Hacer un inventario completo de tu rendimiento requiere un esfuerzo particular.

Elige el día, la hora y el lugar para hacer tu revisión semanal

La continuidad te ayudará a mantener tu propósito cuando la motivación falle. Haz una revisión semanal a la misma hora y el mismo día todas las semanas. También podrías tratar de hacerlo en el mismo lugar (en donde sueles leer en tu casa o incluso en tu cafetería favorita). De esta manera, crearás un hábito regular cada semana y se sentirá "raro" si dejas de hacerlo una semana.

Estas son algunas ideas para elegir el día de tu revisión semanal:

• Friday afternoon: Friday is a natural end of the work week. It's also when our productivity levels dip as we look forward to the weekend. Instead of browsing the web at your desk or counting the minutes until happy hour starts, take this time to complete your weekly review. You'll head into the weekend confident that everything is organized and accounted for.

• Sunday evening: Sunday is when the work week ahead looms large, and we already have Monday on our minds. Combat any anxiety about what's coming up with a weekly review. Use this time to reflect on the preceding week and prepare for the next one. Then, take the rest of the night to disconnect and do something relaxing, knowing that you're ready to hit the ground running on Monday morning.

• Monday morning: Monday is the natural start to most people's work week, but it can be hard to get going after the weekend. A weekly review is the perfect way to ease into the week. You have enough distance from the past week to do an objective review and are mentally refreshed to lay out a plan of attack for the coming week.

Have your weekly review on a Wednesday if that's what makes sense for you! The day doesn’t matter; consistency does. Make sure you set aside adequate time to run through your weekly review in full. We recommend a full hour at least. Since there are 168 hours in a week, devoting just one to optimizing the other 167 is a bargain.

Crea una lista de verificación para tu revisión semanal

Antes de ponerte manos a la obra, crea una lista que detalle exactamente qué vas a repasar durante tu revisión semanal. Por ejemplo, esta es la lista de verificación que recomienda David Allen en Organízate con eficacia:

Aclara

• Collect loose papers and materials — Capture and sort items like receipts and business cards you’ve collected over the week.

• Get “in” to empty — Process all your notes, emails, texts, and any other “incoming” items.

• Empty your head — Write down anything that’s taken up mind space recently but hasn’t been captured in your system.

Actualiza

• Review “Next Actions” lists — Take inventory of the tasks and reminders you have coming up.

• Review previous calendar data — Flip through the last 2-3 weeks of calendar items to look for any outstanding items of things that may require follow-up.

• Review upcoming calendar — Zoom in on the future by looking ahead at your calendar items. Ensure that anything you need to prepare for is captured on your task list.

• Review “Waiting For” list — Reflect on outstanding items you need from others and make a note of what requires follow-up or impacts your own work.

• Review “Projects” (and “Larger Outcome”) Lists — Look through any and all project lists to assess their progress and make additional action items to drive initiatives forward.

• Review any relevant checklists — Assess any other lists that are relevant to work and life that may need your attention.

Crea

• Review “Someday/Maybe” list — Check any lists such as “business ideas,” “vacation plans,” or “books to read” to check if “someday” might be “today”.

• Be creative and courageous — This is an opportunity to make your dreams actionable — think of bold projects you can plan or interesting ideas you want to pursue.

Por supuesto, una lista de verificación para tu revisión semanal debe ser completamente individualizada para ti. Aunque seguramente querrás tomar prestados algunos aspectos de la lista de verificación de Organízate con eficacia de David Allen, asegúrate de incluir elementos de la lista de verificación específicos para tu flujo de trabajo y objetivos particulares. Puedes basarte en la lista de verificación que está más arriba o crear una propia desde cero. Puedes hacer una lista amplia e inclusiva, o una muy específica y restringida.

Estas son algunas preguntas importantes que debes considerar al momento de elaborar tu lista de verificación semanal:

Mi revisión semanal...

• ...include space to declutter physically, digitally, and mentally?

• ...provide an accurate assessment of the past week?

• ...let me evaluate progress and get current on my major goals and projects?

• ... help me plan for the week ahead?

• ... leave room to cultivate inspiration and spontaneity?

Estas preguntas te ayudarán a crear tu propia lista de verificación para la revisión semanal, una que sea única para tu vida, trabajo y metas. Este es un ejemplo de una lista de verificación que podrías crear centrada alrededor de las consideraciones del párrafo anterior:

Estos son algunos consejos adicionales para tener en cuenta mientras haces tu revisión semanal:

• Be objective — Imagine you’re a consultant who’s been hired to assess a week in your life. Try your best to take an unbiased look at your week and lean on objective measures of your performance for the week (i.e., “tasks completed,” “hours slept,” and “words written”). Taking an honest look at your successes and shortcomings will help you plan better for the future and optimize each week.

• Be efficient — Move from one checklist item to the next without lingering too long in any one area. Spending an excessive amount of time on your review could take it from 1 hour to 2 or 3. This is a surefire way to start putting them off because they’re too time-consuming. Be comprehensive but efficient in your approach.

• Be kind — Often, a review can yield some damning results: we completed half the tasks we said we would, didn’t get a workout in, and made next to no progress on a key project. Instead of beating yourself up about a bad week, gently reflect on what went wrong and plan for a more productive week ahead. Resolve to do better next week — whether that’s eliminating distractions to enter deep work mode or prioritizing sleep so you’re at your most effective.

Más importante aún, no hay una "forma incorrecta" de completar una revisión semanal. El mejor método para esta práctica de productividad es el que sea útil y sostenible. Además, no tengas miedo de experimentar con tu revisión semanal. Debería ser tan flexible y cambiante como tu propia vida.

Elabora un conjunto de preguntas

Además de comprobar cada uno de los puntos de tu lista de verificación de tareas durante tu revisión semanal, haz una lista de preguntas que te puedas hacer. Combinar una lista de verificación con reflexiones bien orientadas te permitirá hacer una reflexión global de tu semana.

Estas son algunas preguntas que puede ser útil hacerse durante tu revisión semanal:

• How do I feel I did this week overall?

• What enabled me to reach my goals this week?

• Has anything stopped me from reaching my goals this week?

• Which actions did I take this week that will propel me towards my long-term goals?

• How can I improve for next week?

• What can I do next week that will set me up for my long-term goals?

• What should I plan for in the next month? Year? 5 Years?

Anota tus respuestas en un espacio dedicado a tus reflexiones semanales. Puede ser un diario, una aplicación para tomar notas o la opción de comentarios en tu tarea de Todoist para hacer tu revisión semanal. Procura poner un límite de 1 a 3 frases por cada respuesta. De nuevo, entre más larga y ardua sea tu revisión, es menos probable que la mantengas en el tiempo.

Pensar las respuestas a estas preguntas te obliga a ser más consciente de cómo empleaste tu tiempo la semana anterior y a menudo te inspira a mejorar.

Configura tu revisión semanal con Todoist

Recomendamos digitalizar tu revisión semanal para que tu lista de verificación y preguntas de reflexión residan en un único lugar de fácil acceso al que puedas regresar cada semana. Incluso cuando estés fuera de tu casa u oficina.

Here's how we recommend running your weekly review with Todoist:

1. Crea un proyecto nuevo. Empieza un nuevo proyecto de Todoist y llámalo "Revisión semanal". Añádelo a tus Favoritos para que sea fácil encontrarlo y permanezca en tu radar.

2. Utiliza secciones para organizar tu revisión semanal. Hay innumerables formas de organizar tu revisión semanal. Si sigues la metodología GTD, utiliza el enfoque “Aclara”/”Actualiza”/”Crea” para estructurar tu sesión de reflexión.

También puede ser que quieras organizar tu revisión semanal de manera que refleje las áreas de tu vida que has decidido priorizar: "Trabajo", "Familia", "Salud" y "Hogar", por ejemplo. Sin importar cómo elijas estructurar tu revisión semanal, las secciones son una manera flexible de organizar y dividir tu sesión de una hora en diferentes segmentos que te ayuden a abarcarlo todo.

3. Añade los elementos de tu lista de verificación como tareas periódicas. Una vez que ya hayas creado tus secciones, añade tareas a cada una. Sácalas directamente de tu lista de verificación. Agrega cada elemento como una tarea periódica para que puedas marcarlas como "completadas" el día de tu revisión y que la tarea automáticamente se repita la semana siguiente.

4. Establece un recordatorio para tu revisión semanal. Una vez que hayas creado tu proyecto, generado tus secciones, creado los elementos de tu lista de verificación y añadido los detalles relevantes, estarás listo/a para tu revisión semanal en Todoist. Solo falta una cosa: añade una tarea periódica que te recuerde completar tu revisión semanal para que se convierta en un hábito.

“La revisión semanal es el factor crucial de éxito para empatar tus propósitos más ambiciosos con tus actividades cotidianas.”

- David Allen, Organízate con eficacia

Una revisión semanal te ahorrará tiempo al dirigir tu atención sobre lo que realmente contribuye al logro de tus objetivos y aquello que te la quita. Al analizar de cerca y de forma habitual nuestro rendimiento, nos sentimos inspirados a mejorar.

En lugar de preguntarnos por qué no hemos logrado nuestras metas solo cuando llega el 1 de enero, una revisión semanal te brinda 52 oportunidades de comenzar de cero. 52 oportunidades de mejorar respecto a la semana anterior. 52 momentos a tiempo de aprender más sobre nosotros mismos y la forma en que trabajamos.

Cuando decidimos reflexionar habitualmente sobre cómo lo estamos haciendo, estamos mejor equipados para despejar nuestra mente, conseguir nuestras metas y vivir no solo vidas más productivas, sino más gratificantes.