Todoist es el administrador de tareas nº 1 del mundo para organizar tu trabajo y tu vida. Quiero saber más
“Una semana laboral de 40 horas estructurada por bloques de tiempo, estimo yo, produce la misma cantidad de resultados que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.”
– Cal Newport, autor de Deep Work
Si hay algo que se pueda decir sobre el lugar de trabajo moderno es esto: si no controlas tu agenda, tu agenda se controlará a ti.
Sabemos lo desafiante que es equilibrar males necesarios como las reuniones, los emails, los chats de equipo y esa lista aparentemente interminable de tareas. Sobre todo cuando quieres dedicar tiempo concentrado a las cosas que son realmente importantes para ti. Y como convertirse en un/a ermitaño/a digital no es una opción para la mayoría de nosotros, está claro que necesitamos estrategias concretas que nos ayuden a mantener la concentración en un mundo diseñado para distraernos.
Ahí es donde entra el time blocking.
Hemos creado un video sobre el time blocking porque todos aprendemos de manera diferente, y sabemos que algunas personas prefieren ver en lugar de leer. Echa un vistazo al video o continúa leyendo para un análisis más profundo.
Trabajar por bloques de tiempo es una forma simple, pero efectiva de retomar el control sobre tu tiempo, tal como lo son algunos métodos asociados como la caja de tiempo (timeboxing), la agrupación de tareas (task batching) y los días temáticos (day theming).
Prueba a trabajar por bloques de tiempo si...
Tienes a tu cargo muchos proyectos y responsabilidades diferentes (como Jack Dorsey, que dirige dos importantes compañías al mismo tiempo con el método de los días temáticos).
Pasas mucho tiempo en "modo reactivo", respondiendo emails y mensajes ni bien llegan a tu bandeja.
Tu día se ve interrumpido por reuniones sucesivas que te dejan con la sensación de que tu jornada termina incluso antes de empezar.
Tienes que lidiar con interrupciones constantes y peticiones inesperadas que perturban tu concentración.
Tienes dificultades para encontrar tiempo y espacio mental para reflexionar sobre el panorama general.
Esta guía te dará algunas pautas generales para trabajar por bloques de tiempo, agrupación de tareas y días temáticos. Te mostraremos cómo una combinación de estas estrategias junto con tu calendario y un administrador de tareas (como Todoist) puede ayudarte a recuperar el control sobre tu tiempo.
¿Qué es el time blocking?
El time blocking es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir tu día en bloques de tiempo. Cada bloque está dedicado a completar una tarea o grupo de tareas específicas. Por ejemplo, podrías reservar de 9 am a 10 am para revisar y responder emails, de 10 am a 12 pm para trabajar en un proyecto concreto, y de 1 pm a 2 pm para almorzar en ese nuevo restaurante tailandés.
Nos encanta trabajar por bloques de tiempo porque:
Aumenta la productividad
Proporciona una estructura muy clara
Incrementa la concentración
Mejora la organización gracias a la categorización de tareas
Fortalece la gestión del tiempo
En lugar de tener una lista de tareas con cosas que harás cuando puedas, empezarás cada día con un cronograma concreto que describe en qué trabajarás y cuándo.
Cómo dividir tu día por bloques de tiempo
La clave para reservar bloques de tiempo es categorizar y priorizar tus tareas con anticipación. Luego, debes programar tus bloques de tiempo para cada día. Pero, ¡ten cuidado!. Esto puede ser complicado si no tienes un protocolo claro a seguir.
A continuación encontrarás el proceso, paso a paso, para dividir tu día en bloques de tiempo:
Identifica tus tareas. Haz una lista de lo que tienes que hacer en la semana. Si no sueles hacer listas de tareas, sino que las abordas a medida que van surgiendo, tómate una semana para empezar a registrar las cosas que haces. Una vez que hayas identificado las tareas, ordénalas por orden de importancia y urgencia: la matriz de Eisenhower es un estupendo marco para eso.
Crea y programa tus bloques de trabajo. Asigna periodos concretos para cada tarea o grupo de tareas, y utiliza una agenda o calendario digital para organizar tu día. Puedes crear bloques de tiempo en la mañana para hacer tareas prioritarias del trabajo, a mediodía para reuniones, y a última hora de la tarde para las tareas administrativas y los emails.
Equilibra tu cronograma. Además de las tareas relacionadas con el trabajo, puedes incluir diligencias personales, descansos y actividades recreativas. ¡Asegúrate de incluir pausas para descansar y recargar energías!
Apégate a tu agenda. Sigue tu cronograma de cerca, centrándote solo en la tarea asignada a cada bloque de trabajo. Si algo queda sin terminar, simplemente mueve la tarea a un bloque en el futuro, no extiendas el actual.
Repasa tu día y haz los ajustes correspondientes. Al final de cada jornada laboral, revisa las tareas que no hayas terminado (y las nuevas que hayan llegado) y de acuerdo a esto, ajusta tus bloques de tiempo para el resto de la semana.
Cuando los días están divididos por bloques de tiempo de antemano, no tienes que estar decidiendo en qué concentrar tu atención. Lo único que tienes que hacer es seguir tu cronograma por bloques. Si te desvías o te distraes de la tarea, solo tienes que consultar tu agenda y volver a la tarea para la que bloqueaste ese tiempo.
Métodos para trabajar por bloques de tiempo
Hay algunos métodos relacionados con el trabajo por bloques de tiempo que vale la pena considerar: la agrupación de tareas (task batching), la caja de tiempo (timeboxing) y los días temáticos (day theming). La siguiente tabla contiene una descripción y ejemplos de cada uno de ellos.
| Method | What is it? | Example |
|---|---|---|
Bloques de tiempo | Dividir el día en bloques de tiempo, dedicando cada bloque a realizar una tarea o actividad específica y solo esa tarea o actividad específica. | “Escribiré todos los días de 9am a 11am.” |
Agrupación de tareas | Agrupar tareas similares y completarlas en un bloque de tiempo específico para reducir la carga mental que supone el cambiar de tarea. | “Responderé todos mis emails a las 3pm.” |
Días temáticos | Asignar diferentes temas a cada día de la semana, dedicando cada día a un tipo específico de tarea o proyecto. | “Todos los lunes me centraré en la creación de contenido. Los martes, en la promoción de contenido. Los miércoles, en la investigación y la ideación. Etc.” |
Caja de tiempo | Establecer una cantidad fija de tiempo para trabajar en una tarea y tratar de completar tanto como sea posible en ese periodo de tiempo. | “Escribiré 1000 palabras entre las 9 am y las 11 am de mañana.” |
Tanto si haces teletrabajo, como si eres estudiante o cabeza de un hogar con varios hijos (¡o las tres cosas a la vez!), existen técnicas para trabajar por bloques de tiempo que se adaptan a tus hábitos y estilo de vida. Existe un método que potencia tus necesidades únicas de productividad y es muy fácil encontrarlo.
Agrupación de tareas (task batching)
El task batching consiste en agrupar tareas similares (usualmente más pequeñas) y programar bloques de tiempo específicos para completarlas todas a la vez. Al completar tareas similares en grupo, limitas los cambios de contexto que tienes que hacer durante el día, ahorrándote tiempo y energía mental.
Por ejemplo, programar dos bloques de 20 minutos para procesar tu email durante el día es más eficiente que revisar tu bandeja de entrada cada 15 minutos.
Trabajar por bloques de tiempo se combina muy bien con la agrupación de tareas, pues te evita el tener que programar cada tarea individual en tu calendario. Simplemente reserva considerables periodos de tiempo de tu día o semana a completar un cierto grupo de tareas relacionadas como tu email, facturación, ejercicio, reuniones, escritura, programación, trabajo profundo, diligencias, preparación de comidas.
Días temáticos (day theming)
El day theming es una versión más extrema de la agrupación de tareas. Como indica su nombre, los días temáticos consisten en elegir un tema para cada día y dedicar toda la jornada a ese tipo de trabajo o proyecto específico.
En lugar de alternar entre distintos tipos de tareas a lo largo del día, te centras en un tema principal, lo que permite una concentración más profunda. Por ejemplo, puedes asignar los lunes a las reuniones, los martes al trabajo creativo, los miércoles a las tareas administrativas, y así sucesivamente.
Mike Vardy, fundador de Productivityist, usa los días temáticos para establecer un enfoque para cada día. Así es como él asigna temas a su semana:
Dedicar cada día a un solo tema crea un patrón de trabajo fiable y delimita aún más la carga cognitiva de los cambios de contexto. Vardy explica que los días temáticos le ofrecen el tipo de claridad mental que le permite concentrarse en su familia:
“Saber lo que un día dado ‘significa’ para mí, me permite ocuparme de las cosas que tengo que hacer y quiero lograr en lugar de tener una gran cantidad de pendientes indeterminados en una lista de tareas. Como resultado, estoy menos agotado para tomar decisiones e incluso tengo más energía cuando paso tiempo con mis hijos.”
Aunque la constancia es fundamental, también es importante que te permitas cierta flexibilidad. Si se te presenta una tarea urgente que no encaja con el tema del día, hazla. Pero, en lo posible, trata de reprogramar tus tareas para el siguiente día temático en el que encajen. No abandones el tema de tu día repentinamente.
Caja de tiempo (time boxing)
El time blocking y el time boxing a menudo se usan como sinónimos, pero hay una diferencia importante entre ellos. Trabajar por bloques de tiempo (time blocking) requiere que reserves ciertos periodos de tiempo para centrarte en una tarea o actividad determinada. Por ejemplo, “Trabajaré en un primer borrador de mi entrada de blog desde las 9 am hasta las 11 am de mañana.”
Por otro lado, trabajar por límite de tiempo (time boxing) te requiere imponer un límite sobre la cantidad de tiempo que dedicarás a una tarea específica. La versión de la tarea anterior con esta técnica sería: “Terminaré el primer borrador de mi entrada de blog mañana entre las 9 am y las 11 am.”
Esta “caja de tiempo” autoimpuesta te obliga a trabajar eficazmente debido a que tienes solo una cierta cantidad de tiempo para completar la tarea. Puede ser una manera divertida de desafiarte a ti mismo/a y ludificar tu productividad.
¿Por qué trabajar por bloques de tiempo es tan eficaz?
Esta técnica parece simple, pero tiene un profundo impacto en tu capacidad para conseguir resultados. Estas son algunas de las principales ventajas de reservar bloques de tiempo:
Promueve el “trabajo profundo” concentrado
Cal Newport, autor de Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, es un defensor acérrimo del time blocking. Él cree que si haces menos cosas y te concentras en una sola tarea a la vez, eres más productivo/a que cuando tratas meter más y más tareas en tu agenda.
En una entrevista con la Virgin Radio UK, Newport compartió que:
"Tienes que encontrar la medida justa entre un ritmo implacable pero sostenible. Sigo trabajando en ello, pero prestándole toda mi atención cuando llama mi atención. No demasiado tiempo, sino repartido a lo largo del tiempo. Ahí es donde surgen lo bueno".
Cuando programas un bloque de tiempo para trabajar en un solo proyecto, problema o tarea, concentras todos tus recursos mentales en una sola cosa, en lugar de distribuir tu atención en varias tareas. Cuanto más te dedicas a una sola tarea, más fortaleces los músculos mentales necesarios para hacer trabajo profundo, y es más fácil mantener la concentración.
Te ayuda a acabar con el “trabajo superficial” de forma más eficaz
El trabajo superficial es ese tipo de trabajo que te ocupa, pero que carece de impacto real. En otras palabras, son las cosas urgentes pero no importantes en el logro de tus metas de largo plazo. Hacer papeleo o responder (la mayoría de los) emails son buenos ejemplos. Pero cuando "empacas" ese trabajo superficial en cajas de tiempo, estableces límites claros respecto a la cantidad de tiempo que le dedicarás.
Además, agrupar tareas similares reduce la fatiga mental que supone el cambiar constantemente de contexto. Si agrupas las tareas poco profundas en uno o dos bloques de tiempo, las llevarás a cabo más eficazmente y reservarás el resto de la jornada al trabajo de mayor impacto.
Te permite estar consciente de cómo usas tu tiempo
La mayoría de la gente no sabe administrar su tiempo. Somos malísimos para calcular el tiempo que tomarán nuestras tareas, y a menudo caemos en la falacia de la planificación. Nuestro sesgo del presente hace estimaciones poco razonables respecto a qué tanto nuestro futuro yo puede comprometerse a hacer con el tiempo disponible. Como resultado, trabajamos varias horas adicionales.
Trabajar por bloques de tiempo te obliga a confrontar tus prioridades y compromisos actuales, y a ser más intencional en cuanto a la forma como empleas tu tiempo, un recurso limitado. A cada nuevo compromiso que dejas entrar en tu vida, debes encontrarle un espacio físico en tu calendario. Como resultado, el coste de oportunidad de decir "sí" se vuelve más concreto, y es mucho más fácil decir “no.”
Contrarresta el perfeccionismo
Los plazos de tiempo difusos son el peor enemigo de un/a perfeccionista. Siempre hay algo que modificar y mejorar. Puede ser difícil saber cuándo un proyecto terminado está realmente terminado, sobre todo si estás buscando la perfección.
En algún momento, debes poder decir “está lo suficientemente bueno” y avanzar hacia otra cosa. El time boxing te puede ayudar a poner límites de tiempo a tus proyectos. Si a menudo prolongas las tareas en un esfuerzo por lograr que absolutamente todo quede bien, establece un plazo de tiempo estricto para terminar tus tareas y cúmplelo. Disfruta ese tiempo adicional relajándote o pasando tiempo con tus seres queridos.
Te ayuda a lograr tus objetivos
En el artículo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, los investigadores Rogers, Milkman, John y Norton revisan varios estudios que apoyan la idea de que “elaborar planes específicos y concretos aumentan el seguimiento de los mismos en una variedad de ámbitos.”
Desde seguir un régimen de ejercicio hasta programar una vacuna contra la gripe, la gente tenía mayores probabilidades de cumplir sus intenciones cuando escribían un lugar, una fecha y una hora específicas para la actividad. Aún así, la mayoría de la gente confía más en intenciones vagas que en planes concretos.
“A pesar de que hacer un plan ayuda a las personas a cumplir sus objetivos, la gente suele fracasar a la hora de elaborar planes concretos. Irónicamente, esta tendencia a no planificar es especialmente común cuando las personas comienzan con firmes intenciones de alcanzar un objetivo.”
Moraleja: Cuando programas tus tareas y metas, es más probable que las cumplas. El time blocking te obliga a hacer planes concretos que garanticen estar trabajando hacia tus objetivos todos los días.
Pero, ¿funcionará el time blocking con mi trabajo?
Una de las mayores críticas que recibe el trabajo por bloques de tiempo es que no es compatible con los empleos reactivos, en los que es imposible anticipar lo que sucederá en un momento dado. ¿Es el time blocking una estrategia realista para un especialista de soporte cuyo trabajo es atender las solicitudes de los usuarios?, ¿lo es para una administradora de redes sociales que debe estar disponible para responder las inquietudes de los clientes?
Nosotros responderíamos que sí. Reivindicar incluso un poco de control sobre tu agenda puede ser útil sin importar cuál sea tu trabajo. Cal Newport lo expresó de esta manera:
“Los periodos de reactividad indefinida se pueden poner en bloques como cualquier otro tipo de obligación. Incluso si la mayoría de los bloques de tiempo de tu día están destinados a hacer trabajo reactivo, el hecho de que estés controlando tu horario te permitirá dedicar pequeños bloques (quizá en la periferia de tu agenda) a propósitos más profundos.”
Si tu día laboral está regido por fuerzas externas, es fácil perder de vista tus propios objetivos. El trabajo por bloques de tiempo puede ayudarte a recobrar una mayor sensación de control sobre incluso las agendas más impredecibles.
Consejos para hacer time blocking
Aunque el time blocking es bastante sencillo en teoría, puede ser difícil de seguir en la práctica. Antes de pasar a los consejos que te ayudarán a aplicar la técnica correctamente, es importante comprender los errores más comunes que pueden hacerte tropezar.
Estos son algunos errores frecuentes que debes evitar:
Subestimar el tiempo necesario para hacer las tareas o pensar que puedes incluir una cosa más
Ser demasiado inflexible con tu cronograma o tener miedo a ajustarlo si las cosas no salen como planificaste
Programar en exceso tu tiempo libre, convirtiendo la relajación en otra forma de trabajo
No priorizar las tareas, tratando todo como si fuera igualmente importante
No tener en cuenta el tiempo que te quitarán las interrupciones y los eventos inesperados
Veamos ahora algunos consejos prácticos del trabajo por bloques de tiempo para evitar estos inconvenientes y sacar el máximo partido a tu cronograma (sin convertirte en un/a esclavo/a de tu agenda).
Reserva bloques de tiempo adicionales
Tus cálculos respecto a cuánto toman tus tareas mejorarán con el tiempo. Pero, hasta que ese momento llegue, es mejor equivocarse reservando demasiado tiempo para las tareas, y no muy poco. Pon tiempo adicional en tu agenda para completar y hacer la transición entre tareas. Incluso puedes crear “bloques condicionales” de tiempo que puedes aprovechar si te atrasas.
Por ejemplo, podrías reservar una hora al final del día o entre tareas importantes que puedas utilizar si es necesario. Si todo va según lo previsto, puedes usar ese tiempo para otras actividades o simplemente para tomar un merecido descanso. Este enfoque no solo te mantiene encaminado/a, sino que también te da la satisfacción de haber cumplido tus tareas diarias.
Prueba estas herramientas
Mejora tu percepción respecto al tiempo que realmente dedicas a las tareas con trackers de tiempo como RescueTime o Toggl.
Adopta un enfoque flexible
No seas demasiado exigente contigo mismo/a. Ten en cuenta que siempre pueden surgir cosas a último momento que arruinen tus planes. Recuerda que aunque tu plan es una guía que te ayuda a centrar tu atención, no se trata tampoco de un contrato vinculante.
Incluso el experto en productividad Cal Newport edita sus planes a lo largo del día tachando los bloques de tiempo originales y reemplazándolos con planes actualizados según lo exijan las circunstancias:
Newport maneja los cambios en su agenda como si fuera un juego:
“Este tipo de planificación, para mí, es como una partida de ajedrez, con bloques de trabajo que se distribuyen y ordenan de tal manera que los proyectos, grandes y pequeños, parecen completarse con (apenas) tiempo de sobra.”
Piensa en tus bloques de tiempo como una forma flexible de desafiarte a ti mismo/a, no como herramientas estrictas para castigarte cuando no lo consigas.
No programes demasiadas actividades en tu tiempo libre
Aunque se ha dicho que Elon Musk programa sus días en lapsos de 5 minutos, programar en exceso el tiempo de ocio puede ser un ejercicio contraproducente. Programar actividades, aunque sean divertidas, puede reducir la sensación general de disfrute.
En lugar de eso, puedes reservar tiempo para desconectarte y relajarte sin establecer un plan definido de cómo emplearás ese tiempo. Esto te dará la flexibilidad para decidir más espontáneamente lo que quieres hacer: ¿llamar a tus amigos para salir a tomar algo?, ¿jugar videojuegos?, ¿leer? Lo que sea que decidas, recuerda mantener algo de ese tiempo libre, realmente libre.
Descubre tus horas más productivas
Las horas de máxima productividad varían de persona a persona. Conocer las tuyas puede ayudarte a aprovechar tu tiempo y energía al máximo. Una vez que encuentres tus horas más productivas, protégelas. Bloquea ese tiempo para abordar las tareas que exijan más concentración.
Digamos que eres más productivo/a entre las entre las 11 am y la 1 pm. Programa tus tareas más importantes, como escribir, programar (código), planificar proyectos o hacer contabilidad, en ese periodo. Como dijo William Faulkner:
Solo escribo cuando me llega la inspiración. Afortunadamente, llega todos los días a las nueve de la mañana.Para encontrar tus horas más productivas, puedes utilizar herramientas o aplicaciones de productividad para hacer seguimiento a tus hábitos de trabajo. RescueTime1 o Toggl pueden ayudarte a analizar el tiempo que pasas en páginas web o documentos, lo que puede ser útil no solo para encontrar tus horas de mayor productividad, sino también para saber a dónde va todo tu tiempo.
No olvides considerar factores externos que puedan influir en tu productividad. Por ejemplo, si tu lugar de trabajo se vuelve ruidoso después del almuerzo, intenta abordar tus tareas más importantes por la mañana.
Planifica para los imprevistos
Si en tu trabajo diario tienes que atender solicitudes de otras personas, prevé bloques de tiempo para ocuparte de estas demandas imprevistas. Esto garantiza que no te desvíes de tu agenda y sigas teniendo un día productivo.
Por ejemplo, si trabajas en soporte informático y sueles recibir solicitudes de asistencia urgentes en las horas de la tarde, reserva un bloque de tiempo de de 2 a 4 pm para ocuparte específicamente de estas cuestiones. De esta manera, podrás atender necesidades inesperadas sin sacrificar tus tareas ya planificadas.
En cambio, si en tu trabajo no recibes demasiadas solicitudes de otras personas, puedes evitar que te lleguen notificaciones mientras trabajas, así te aseguras de que no te interrumpan durante una sesión de trabajo profundo. También puedes establecer horarios específicos para leer y responder mensajes, manteniendo tu concentración intacta.
Reserva bloques de tiempo con Todoist
Aunque es posible reservar bloques de tiempo con cualquier herramienta, en esta sección nos centraremos en cómo utilizar la vista de calendario de Todoist junto con tu aplicación de calendario favorita (o incluso en lápiz y papel).
Discutiremos cómo implementar tres variaciones del time blocking: agrupación de tareas, días temáticos y programación de tareas individuales.
Nota:
La vista de calendario es una característica pagada disponible en los planes Pro y Business de Todoist. Compara todos los planes aquí y descubre cuál es el adecuado para ti.
Scheduling time blocks for individual tasks
Con la vista de calendario de Todoist, puedes programar fácilmente tu semana y visualizar el tiempo que hayas bloqueado para ciertas tareas. Esta es la más detallada de las tres variaciones de time blocking, y es ideal para cuando quieres tener un plan detallado para cada día.
Para acceder a la vista de calendario, abre la vista Próximo u Hoy. Haz clic en el icono de Vista en la esquina superior derecha y luego, selecciona el formato de calendario. Aunque puedes alternar entre las vistas de semana y mes, los bloques de tiempo funcionan mejor con la vista semanal.
Cualquier tarea con fecha de vencimiento aparece automáticamente en la parte superior, en la fila de Todo el día.
Una forma de programar un bloque de tiempo para estas tareas es arrastrarlas a la fecha y hora en la que planeas empezar a trabajar en ellas. Luego, arrastra para ajustar la hora de finalización, según sea necesario, y establece una duración para la tarea.
Para bloquear tiempo para más tareas en tu calendario, pon el cursor en la hora de inicio. Luego, haz clic y arrastra para crear un bloque de tareas con la duración correspondiente. Cuando aparezca la nueva vista de tarea, ponle nombre a tu tarea. También tienes la opción de seleccionar un proyecto, añadir una etiqueta y establecer un nivel de prioridad, entre otros atributos.
Alternativamente, utiliza el botón de Añadir rápido para crear una tarea nueva. Luego, establece una hora de inicio y una duración dentro de la tarea en sí. En el nombre de la tarea, introduce la hora de inicio y la duración. Aparecerá automáticamente como un bloque de tiempo en la vista de calendario.
Si tiendes a añadir muchas tareas abiertas a tu lista o si utilizas el método GTD para capturar todo lo que se te va ocurriendo, quizá termines con muchas tareas desestructuradas y sin programar.
Para reservar bloques de tiempo rápidamente, haz clic en el botónA planificar que está en la esquina superior derecha de la vista de calendario. Verás una lista de tareas vencidas y tareas próximas de todo el día (es decir, aquellas para las que aún no has reservado bloques de tiempo).
Arrastra y suelta cada una en la vista de calendario para crear bloques de tiempo, y ajusta las horas de inicio y finalización según corresponda. Al final, añadirás todas tus tareas pendientes al calendario y podrás olvidarte de las tareas vencidas.
Al establecer bloques de tiempo para tareas individuales, recuerda incluir tiempo adicional, de modo que tengas margen de error. Un cronograma totalmente lleno puede ser intimidante y causar estrés innecesario.
Además, no deja tiempo para resolver problemas de última hora o atender solicitudes urgentes. Por ejemplo, si necesitas tiempo adicional para una reunión imprevista o para responder emails importantes, podrías terminar alargando la jornada o trasladando bloques de tareas a otros días.
Afortunadamente, si necesitas reservar bloques de tiempo en Todoist, el proceso es muy sencillo. Solo arrastra y suelta las tareas a otro día, o abre la tarea y actualiza la fecha de vencimiento o la hora.
Task batching with Todoist
Si reservar bloques de tiempo muy estrictos (dedicando un bloque de tiempo a cada tarea individual) te parece excesivo, combina bloques de tiempo con la agrupación de tareas para obtener un sistema más ágil. En lugar de dedicar un bloque de tiempo a cada tarea, asigna un bloque de tiempo a cada categoría de tareas que agrupes.
Primero, decide qué categorías generales de trabajo debes incluir en tu cronograma diario o semanal. Por ejemplo, un escritor freelance podría tener la siguiente lista de categorías:
Email
Tareas administrativas
Ventas
Reuniones
Investigación
Escritura
Desarrollo profesional
Yoga
Preparación de comidas
Tareas administrativas personales
Leer
Tiempo de esparcimiento
Networking
A continuación, siéntate con tu aplicación de calendario favorita (por ejemplo, Google Calendar), o bien, tu planificador en papel, y crea bloques de tiempo para la próxima semana que reflejen los momentos en los que trabajarás en cada categoría. Utiliza tus registros de tiempo para determinar cuánto tiempo debes reservar para cada categoría.
Asegúrate de dejar suficiente espacio en el calendario para todas tus prioridades y compromisos. Si te cuesta encontrar espacio, es posible que tengas que sacar algo de tu lista. El resultado final será algo como esto:
Nuestra recomendación es usar el calendario de Outlook o Google para combinar la agrupación de tareas y los bloques de tiempo. Dado que tanto el calendario de Outlook como el de Google se integran con Todoist, podrás ver todos tus bloques de tiempo en las vistas Hoy y Próximo de la aplicación. Por ejemplo, los bloques de tiempo anteriores se ven así cuando se sincronizan con Todoist:
Si te cuesta ceñirte a tu cronograma digital, podrías intentar programar tu día en papel. Un cronograma en papel te obliga a empezar cada día desde cero. También facilita tachar cosas y adaptarse a medida que avanza el día. Además, puedes mantener tu horario en papel sobre tu escritorio como un recordatorio muy visible de lo que planeas abordar a lo largo del día.
Si trabajas en una empresa con calendarios compartidos, podría ser útil reservar bloques de tiempo de forma pública, de modo que todos sepan cuándo estás haciendo trabajo profundo y poder mantener suficiente parte del día libre de reuniones. Khoi Vinh, diseñador principal en Adobe, utiliza esta estrategia en su oficina:
“Busco bloques de tiempo en mi calendario que pueda reservar para hacer “trabajo concentrado”. A veces muevo reuniones para crear bloques contiguos más largos, y luego creo una reunión llamada “No Reservar” o, si sospecho que alguien la va a ignorar, le pongo un nombre como “Sesión de colaboración” o “Revisión de investigación”. Hay que ser ingenioso.”
Puedes aplicar este concepto a tu propio proceso de agrupación de tareas. Añade grandes bloques de tiempo para hacer trabajo concentrado en tu aplicación de calendario o en tu calendario de papel. Y asegúrate de tener claro qué tipo de trabajo encaja en ese grupo de tareas. Por ejemplo, podría ser la redacción de documentos exhaustivos, investigación profunda o una lluvia de ideas.
Independientemente del enfoque que utilices, ahora tienes bloques de tiempo para cada categoría. Pero aún necesitas saber en qué tarea específica (o grupo de tareas) debes trabajar cuando llegue el momento. Ahí es donde entra un administrador de tareas como Todoist.
Crea una etiqueta de Todoist para cada una de las categorías que agrupaste en el primer paso. Puedes hacerlo abriendo la pestaña de Filtros y Etiquetas y añadiendo tantas etiquetas nuevas como necesites (con la opción de usar diferentes colores para codificar).
A continuación, revisa todas tus tareas pendientes. Añade la etiqueta adecuada a cada tarea.
Luego, continúa con tu día. Cuando llegues a un bloque de tiempo, lo único que tienes que hacer es abrir la lista de etiquetas correspondiente para ver todas las tareas en esa categoría.
Comienza con la lista de tareas relevantes. Cualquier tarea que tenga fecha aparecerá automáticamente en la parte superior para que sepas cuándo algo está próximo a vencerse.
Los niveles de prioridad también pueden ayudarte a concentrarte en las tareas más urgentes que debes manejar. Las tareas con Prioridad 1 aparecen en rojo, las que tienen Prioridad 2, en naranja, y así sucesivamente. Aborda primero las tareas de máxima prioridad (rojo) antes de pasar a las que tienen Prioridad 2 a 4.
Consejo de Todoist
También puedes crear un filtro nuevo con una búsqueda como “@personal_admin & próximos 7 días” para ver únicamente las tareas que tienen esa etiqueta específica y vencen la próxima semana.
Para asegurarte de no pasar nada por alto, cada tarea debe tener una etiqueta. Sin embargo, es probable que descubras que no necesitas registrar todas las categorías en Todoist. Por ejemplo, puede que prefieras hacerle seguimiento a tus reuniones o entrenamientos en tu calendario, en lugar de utilizar tu administrador de tareas. Y como mencionamos anteriormente, es importante que no programes tu tiempo libre en exceso. Prueba diferentes configuraciones y ve qué tiene más sentido para tus circunstancias específicas.
Días temáticos con Todoist
Si pruebas el time blocking, pero sientes que sigues disperso/a o desconcentrado/a, podrías probar los días temáticos. Utiliza el mismo flujo de trabajo mencionado anteriormente para establecer los temas de cada día. Una forma de establecer temas es centrarte en tipos de tareas, algo así:
Otra forma es asignar un proyecto, asunto o cliente (si eres un freelancer o consultor/a) a cada día. Por ejemplo, los lunes podrían ser para proyectos del Cliente X, mientras que los martes podrían dedicarse a proyectos del Cliente Y. Elige el enfoque que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.
Luego, al comienzo de cada día, abre la lista de etiquetas correspondiente en Todoist. Dado que cada día está dedicado a un tema específico, solo necesitarás revisar una o dos etiquetas para encontrar la lista de tareas correspondiente. Empieza con las tareas más importantes primero, utilizando las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad como guía.
Recuerda que el objetivo de la tematización del día es ayudarte a concentrarte en un solo tema a lo largo del día, pero no debería impedirte abordar tareas urgentes fuera de tu tema, si es que surgen.
De hecho, si optas por los días temáticos, podría ser útil añadir un bloque de 30 a 60 minutos para reuniones, tareas administrativas o emails al inicio o al final del día. De esta manera, puedes mantener la concentración durante la mayor parte del día sin pasar tareas importantes por alto.
Consejo de Todoist
La integración de Calendario de Todoist funciona de forma bidireccional. Además de sincronizar bloques de tiempo o días temáticos desde tu calendario de Outlook o Google a Todoist, también puedes ver los bloques de tiempo de Todoist en tu calendario.
Esta opción es útil para reservar tiempo para trabajo concentrado o proyectos urgentes. Dado que tu calendario de Outlook o Google mostrará que estás ocupado durante estos momentos, no tendrás que atender solicitudes de reuniones durante bloques de tiempo importantes.
Para activar la sincronización bidireccional, asegúrate de activar la opción Sincronizar tareas con el calendario al momento de vincularlo a tu cuenta Todoist. De lo contrario, la sincronización será unidireccional, lo que significa que solo aparecerán los elementos del calendario de Outlook o Google en tu calendario de Todoist.
Consejo Pro o Business
Si estás en nuestro plan Pro o Business, puedes sacar el máximo provecho al time blocking con las Duraciones de tarea. Simplemente:
Selecciona tu Fecha de vencimiento y luego, la Hora, para establecer la hora de inicio y la duración de tu tarea. Esto forma tu bloque de tiempo.
También puedes añadir la duración de una tarea escribiendo “por” seguido de la duración que crees que tomará la tarea. Por ejemplo, “Reunión de equipo hoy a las 4 pm por 45min” o “Escribir primer borrador a las 9 am por 2 horas 30 minutos”.
Dedicar tiempo a la planificación puede parecer contradictorio cuando tu lista de tareas ya está desbordada. Sin embargo, el asunto es que sin un plan, realmente no tienes control sobre tu agenda. Tu agenda lo tiene sobre ti.
Piensa en crear bloques de tiempo como una inversión, no como un gasto. Esos 15 minutos que dedicas a planificar tu semana te darán claridad de propósito. Las malas decisiones, los cambios de contexto y la sensación de adónde se fue tu día serán cosa del pasado.
Cuando anticipas estas decisiones, recuperas espacio mental para lo que realmente es importante para ti. En lugar de preguntarte constantemente "¿qué debería hacer ahora?", puedes trabajar directamente en ello.
¿Listo/a para retomar el control? Elige un método (bloques de tiempo, agrupación de tareas o días temáticos) y comprométete a ponerlo en práctica durante solo una semana. Experimenta la sensación de que tu calendario trabaje para ti y no en tu contra. Tú mismo/a te lo agradecerás en el futuro.
