Todoist es el administrador de tareas nº 1 del mundo para organizar tu trabajo y tu vida. Quiero saber más
“Una semana laboral de 40 horas estructurada por bloques de tiempo, calculo yo, produce la misma cantidad de resultados que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.”
— Cal Newport, autor de Deep Work (Trabajo profundo)
Si hay algo que se pueda decir sobre el lugar de trabajo moderno es esto: si no controlas tu agenda, tu agenda se controlará a ti.
Sabemos lo desafiante que es equilibrar males necesarios como las reuniones, los emails, el chat en equipo y esa lista aparentemente interminable de tareas. Sobre todo cuando quieres dedicar tiempo concentrado a las cosas que realmente te importan. Como convertirse en un ermitaño digital no es una opción para la mayoría de nosotros, necesitamos estrategias concretas que nos ayuden a mantener la concentración en un mundo diseñado para distraernos.
Ahí es donde entra el time blocking.
Hemos hecho un video del trabajo por bloques de tiempo porque todos aprendemos de manera diferente, y sabemos que algunos de preferís ver un video que leer. Echa un vistazo al siguiente video, o bien, continúa leyendo para un análisis más profundo.
Trabajar por bloques de tiempo es una forma simple pero efectiva de retomar el control de tu jornada laboral, tal como lo son también algunos métodos asociados como la caja de tiempo (timeboxing), la agrupación de tareas (task batching) y los días temáticos (day theming).
Prueba a trabajar por bloques de tiempo si...
Tienes a tu cargo muchos proyectos y responsabilidades diferentes (Jack Dorsey dirige dos importantes compañías al mismo tiempo con la técnica de días temáticos).
Pasas mucho tiempo en "modo reactivo", respondiendo emails y mensajes ni bien llegan a tu bandeja.
Tu día se ve interrumpido por reuniones sucesivas que te dejan con la sensación de que tu jornada termina antes incluso de empezar.
Tienes que lidiar con interrupciones constantes durante el día y peticiones inesperadas que perturban tu concentración.
Tienes dificultades para encontrar tiempo y espacio mental para reflexionar sobre el panorama general.
Esta guía te dará unas pautas generales para trabajar por bloques de tiempo, agrupación de tareas y días temáticos. El objetivo es mostrarte cómo una combinación de estas estrategias junto con tu calendario y un administrador de tareas (como Todoist) pueden ayudarte a retomar el control sobre tu tiempo.
¿Qué es el time blocking?
El time Blocking es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir tu día en bloques de tiempo. Cada bloque está dedicado a completar una tarea o grupo de tareas en específico. Por ejemplo, podrías reservar de 9 am a 10 am para revisar y responder emails, de 10 am a 12 pm para trabajar en un proyecto específico, y de 1 pm a 2 pm para almorzar en ese nuevo restaurante tailandés.
Nos encanta trabajar por bloques de tiempo porque:
Aumenta la productividad
Proporciona una estructura muy clara
Incrementa la concentración
Mejora la organización mediante la categorización de tareas
Fortalece la gestión del tiempo
En lugar de mantener una lista de tareas con cosas que harás cuando puedas, empezarás cada día con un cronograma concreto que describe en qué trabajarás y cuándo.
Cómo dividir tu día por bloques de tiempo
La clave para reservar bloques de tiempo es categorizar y priorizar tus tareas con anticipación. Luego, debes programar tus bloques de tiempo para cada día. Pero, ¡ten cuidado!. Esto puede ser complicado si no tienes un protocolo claro a seguir.
A continuación encontrarás el proceso, paso a paso, para dividir tu día en bloques de tiempo:
Identifica tus tareas. Haz una lista de lo que tienes que hacer en la semana. Si no sueles hacer listas de tareas, sino que las abordas según van surgiendo, tómate una semana para empezar a registrar las cosas que haces. Una vez que hayas identificado las tareas, ordénalas por orden de importancia y urgencia: la matriz de Eisenhower es un excelente marco para hacerlo.
Crea y programa tus bloques de trabajo. Asigna periodos concretos para cada tarea o grupo de tareas, y utiliza una agenda o calendario digital para organizar tu día. Puedes reservar bloques de tiempo en la mañana para hacer tareas prioritarias del trabajo, a mediodía para las reuniones y a última hora de la tarde para las tareas administrativas y los emails.
Equilibra tu cronograma. Además de las tareas relacionadas con el trabajo, puedes incluir diligencias personales, descansos y actividades recreativas. ¡Asegúrate de incluir pausas para descansar y recargar energías!
Apégate a tu agenda. Sigue tu cronograma de cerca, centrándote solo en la tarea asignada a cada bloque de trabajo. Si algo queda sin terminar, simplemente mueve la tarea a un bloque en el futuro, no extiendas el actual.
Repasa tu día y haz los ajustes correspondientes. Al final de cada jornada laboral, revisa las tareas que no hayas terminado (y las nuevas que hayan llegado) y según eso, ajusta tus bloques de tiempo para el resto de la semana.
Tanto si haces teletrabajo, como si eres estudiante o cabeza de un hogar con varios hijos (¡o las tres cosas a la vez!), existen técnicas para trabajar por bloques de tiempo que se adaptan a tus hábitos y estilo de vida. Existe un método que potencia tus necesidades únicas de productividad y es muy fácil encontrarlo.
Variaciones del time blocking
Hay algunos métodos relacionados aunque distintos al trabajo por bloques de tiempo que vale la pena considerar: la agrupación de tareas (task batching), la caja de tiempo (timeboxing) y los días temáticos (day theming). La siguiente tabla contiene una descripción y ejemplos de cada uno de ellos.
| Método | En qué consiste | Ejemplo |
|---|---|---|
Bloques de tiempo | Dividir el día en bloques de tiempo, dedicando cada bloque a realizar una tarea o actividad específica y solo esa tarea o actividad específica. | “Escribiré todos los días de 9am a 11am.” |
Agrupación de tareas | Agrupar tareas similares y hacerlas todas a la vez para evitar cambios de contexto. | “Responderé todos mis emails a las 3pm.” |
Días temáticos | Dedicar cada día de la semana a un área específica de interés o responsabilidad. | “Todos los lunes me centraré en la creación de contenido. Todos los martes me centraré en la promoción de contenido.Todos los miércoles, me centraré en la investigación y la ideación. Etc.” |
Caja de tiempo | Establecer un límite respecto a la cantidad de tiempo que dedicas a una tarea específica. | “Escribiré 1000 palabras entre las 9am and 11am de mañana.” |
Tanto si haces teletrabajo, como si eres estudiante o cabeza de un hogar con varios hijos (¡o las tres cosas a la vez!), existen técnicas para trabajar por bloques de tiempo que se adaptan a tus hábitos y estilo de vida. Existe un método que potencia tus necesidades únicas de productividad y es muy fácil encontrarlo.
Agrupación de tareas (Task batching)
Agrupar tareas (task batching en inglés)c onsiste en agrupar tareas similares (usualmente más pequeñas) y programar bloques de tiempo específicos para completarlas todas a la vez. Al completar tareas similares en grupo, limitas los cambios de contexto que tienes que hacer durante tu día, ahorrándote tiempo y energía mental.
Por ejemplo, programar dos bloques de 20 minutos para procesar tu email durante el día es más eficiente que revisar tu bandeja de entrada cada 15 minutos.
Trabajar por bloques de tiempo se combina muy bien con la agrupación de tareas, pues te evita el tener que programar cada tarea individual en tu calendario. Simplemente reserva considerables periodos de tiempo de tu día o semana a completar un cierto grupo de tareas relacionadas como tu email, facturación, ejercicio, reuniones, escritura, programación, trabajo profundo, diligencias, preparación de comidas.
Días temáticos (Day theming)
Los días temáticos (day theming en inglés) es una versión más extrema de la agrupación de tareas. Como indica su nombre, los días temáticos consisten en elegir un tema para cada día y dedicar toda la jornada a ese tipo de trabajo o proyecto específico.
En lugar de alternar entre distintos tipos de tareas a lo largo del día, te centras en un tema principal, lo que permite una concentración más profunda. Por ejemplo, puedes asignar los lunes a las reuniones, los martes al trabajo creativo, los miércoles a las tareas administrativas y así sucesivamente.
Mike Vardy, fundador de Productivityist, usa los días temáticos para establecer un enfoque para cada día. Así es como él asigna temas a su semana:
Dedicar cada día a un solo tema crea un patrón de trabajo fiable y delimita aún más la carga cognitiva de los cambios de contexto. Vardy explica que los días temáticos le ofrecen el tipo de claridad mental que le permite concentrarse en su familia:
“Saber lo que un día dado ‘significa’ para mí, me permite ocuparme de las cosas que tengo que hacer y quiero lograr en lugar de tener una gran cantidad de pendientes indeterminados en una lista de tareas. Como resultado, tengo estoy menos agotado para tomar decisiones e incluso tengo más energía cuando paso tiempo con mis hijos.”
Aunque la constancia es fundamental, también es importante que te permitas cierta flexibilidad. Si se te presenta una tarea urgente que no encaja con el tema del día, hazla. Pero, en lo posible, trata de reprogramar tus tareas para el siguiente día temático en el que encajen. No abandones el tema de tu día repentinamente.
Caja de tiempo (Time boxing)
Los bloques de tiempo y la caja de tiempo (time boxing en inglés) a menudo se usan como sinónimos, pero hay una diferencia importante entre ellos. Trabajar por bloques de tiempo (time blocking) requiere que reserves ciertos periodos de tiempo para centrarte en una tarea o actividad determinada. Por ejemplo, “Trabajaré en un primer borrador de mi entrada de blog desde las 9 am hasta las 11 am de mañana.”
Por otro lado, trabajar por límite de tiempo (time boxing) te requiere imponer un límite sobre la cantidad de tiempo que dedicarás a una tarea específica. La versión de la tarea anterior con esta técnica sería: “Terminaré el primer borrador de mi entrada de blog mañana entre las 9 am y las 11 am.”
Esta “caja de tiempo” autoimpuesta te obliga a trabajar eficientemente debido a que tienes solo una cierta cantidad de tiempo para completar la tarea. Puede ser una manera divertida de desafiarte a ti mismo/a y ludificar tu productividad.
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¿Por qué el trabajo por bloques de tiempo es tan eficaz?
Esta técnica parece simple, pero tiene un profundo impacto en tu capacidad para conseguir resultados. Estas son algunas de las principales ventajas de reservar bloques de tiempo:
Promueve el “trabajo profundo” concentrado
Cal Newport, autor de “Slow Productivity: Rules for Focused Success in a Distracted World”, es un gran partidario del trabajo por bloques de tiempo. Él considera que uno es más productivo/a haciendo menos cosas y centrándose en una sola tarea a la vez, que cuando trata de forzar más y más tareas en la agenda.
En una entrevista en Virgin Radio UK, , Newport compartió que:
“Tienes que encontrar la justa medida entre un ritmo implacable pero sostenible. Sigo trabajando en ello, pero prestándole toda mi atención cuando llama mi atención. No demasiado tiempo, sino repartido a lo largo del tiempo. Ahí es donde surgen lo bueno".
Cuando programas un bloque de tiempo para trabajar en un solo proyecto, problema o tarea, concentras todos tus recursos mentales en una sola cosa, en lugar de distribuir tu atención en varias tareas. Cuanto más te dedicas a una sola tarea, más fortaleces los músculos mentales necesarios para hacer trabajo profundo, y es más fácil mantener la concentración.
Te ayuda a acabar con el “trabajo superficial” de forma más eficaz
El trabajo superficial es el que es urgente pero no importante para alcanzar tus objetivos en el largo plazo: por ejemplo, la gestión de documentos o responder emails. Cuando asignas un determinado bloque al trabajo superficial, estableces límites claros sobre el tiempo que le dedicarás.
Además, agrupar tareas similares reduce la fatiga mental que supone el cambiar constantemente de contexto. Si agrupas las tareas poco profundas en uno o dos bloques de tiempo, las llevarás a cabo más eficazmente y reservarás el resto de la jornada al trabajo de mayor impacto.
Te permite estar consciente de cómo usas tu tiempo
A la mayoría de la gente le cuesta gestionar el tiempo. Somos malísimos el tiempo que nos tomarán las tareas y a menudo caemos en la la falacia de la planificación. Nuestro sesgo presente calcula de forma poco razonable lo que nuestro yo futuro puede conseguir con el tiempo de que disponemos, y por eso acabamos trabajando más de la cuenta.
rabajar por bloques de tiempo te obliga a confrontar tus prioridades y compromisos actuales, y a ser más intencional en cuanto a la forma como empleas tu tiempo, un recurso limitado. A cada nuevo compromiso que dejas entrar en tu vida, debes encontrarle un espacio físico en tu calendario. Como resultado, el coste de oportunidad de decir "sí" se vuelve más concreto, y es mucho más fácil decir “no".
Contrarresta el perfeccionismo
Los plazos de tiempo difusos son el peor enemigo de un/a perfeccionista. Siempre hay algo que modificar y mejorar. Puede ser difícil saber cuándo un proyecto terminado está realmente terminado, sobre todo si estás buscando la perfección.
En algún momento, debes poder decir “está lo suficientemente bueno” y avanzar hacia otra cosa. El time boxing te puede ayudar a poner límites de tiempo a tus proyectos. Si a menudo prolongas las tareas en un esfuerzo por lograr que absolutamente todo quede bien, establece un plazo de tiempo estricto para terminar tus tareas y cúmplelo. Disfruta ese tiempo adicional relajándote o pasando tiempo con tus seres queridos.
Te ayuda a lograr tus objetivos
En el artículo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through (“Más allá de las buenas intenciones: incitar a la gente a elaborar planes mejora el cumplimiento de tareas importantes”), los investigadores y doctores Todd Rogers y Katherine L. Milkman revisan varios estudios que respaldan la idea de que “los planes concretos ayudan a la gente a cumplir sus intenciones.”
Desde seguir un régimen de ejercicio hasta programar una vacuna contra la gripe, la gente tenía mayores probabilidades de cumplir sus intenciones cuando escribían un lugar, una fecha y una hora específicas para la actividad. Aún así, la mayoría de la gente confía más en intenciones vagas que en planes concretos.
“A pesar de que hacer un plan ayuda a las personas a cumplir sus objetivos, la gente suele fracasar a la hora de generar planes concretos. Irónicamente, esta tendencia a no planificar es especialmente común cuando las personas comienzan con firmes intenciones de alcanzar un objetivo.”
Moraleja: Cuando programas tus tareas y metas, es más probable que las cumplas. El time blocking te obliga a hacer planes concretos que garanticen estar trabajando hacia tus objetivos todos los días.
Pero, ¿el trabajo por bloques de tiempo funcionará con mi trabajo?
Una de las mayores críticas que recibe el trabajo por bloques de tiempo es que no es compatible con los empleos reactivos, en los que es imposible anticipar lo que sucederá en un momento dado. ¿Es el time blocking una estrategia realista para un especialista de soporte cuyo trabajo es atender las solicitudes de los usuarios?, ¿lo es para una administradora de redes sociales que debe estar disponible para responder las inquietudes de los clientes?
Nosotros responderíamos que sí. Reivindicar incluso un poco de control sobre tu agenda puede ser útil sin importar cuál sea tu trabajo. Cal Newport lo expresó de esta manera:
“Los periodos de reactividad indefinida se pueden poner en bloques como cualquier otro tipo de obligación. Incluso si la mayoría de los bloques de tiempo de tu día están destinados a hacer trabajo reactivo, el hecho de que estés controlando tu horario te permitirá dedicar pequeños bloques (quizá en la periferia de tu agenda) a propósitos más profundos.”
Si tu día laboral está regido por fuerzas externas, es fácil perder de vista tus propios objetivos. El trabajo por bloques de tiempo puede ayudarte a recobrar una mayor sensación de control sobre incluso las agendas más impredecibles.
Consejos para trabajar por bloques de tiempo
Aunque el time blocking es bastante sencillo en teoría, puede ser difícil seguirlo en la práctica. Antes de pasar a los consejos que te ayudarán a aplicar la técnica correctamente, es importante comprender los errores más comunes que pueden hacerte tropezar.
Estos son algunos errores frecuentes que debes evitar:
Subestimar el tiempo necesario para hacer las tareas o pensar que puedes incluir una cosa más
Ser demasiado inflexible con tu cronograma o tener miedo a ajustarlo si las cosas no salen como planificaste
Programar en exceso tu tiempo libre, convirtiendo la relajación en otra forma de trabajo
No priorizar las tareas, tratando todo como si fuera igualmente importante
No tener en cuenta el tiempo que te quitarán las interrupciones y los eventos inesperados
Veamos ahora algunos consejos prácticos del trabajo por bloques de tiempo para evitar estos inconvenientes y sacar el máximo partido a tu cronograma (sin convertirte en un/a esclavo/a de tu agenda).
Reserva tiempos de reserva adicionales
Con el tiempo, mejorarán tus cálculos respecto a cuánto toman tus tareas. Pero, hasta que ese momento llegue, es mejor equivocarse reservando demasiado tiempo para las tareas y no muy poco. Pon tiempo adicional en tu agenda para completar y hacer la transición entre tareas. Incluso puedes crear “bloques condicionales” de tiempo que puedes aprovechar si te atrasas.
Por ejemplo, podrías reservar una hora al final del día o entre tareas importantes que puedas utilizar si es necesario. Si todo va según lo previsto, puedes usar ese tiempo para otras actividades o simplemente para tomar un merecido descanso. Este enfoque no solo te mantiene en el camino correcto, sino que también te da la satisfacción de haber cumplido tus tareas diarias.
Prueba estas herramientas
Mejora tu percepción respecto al tiempo que realmente dedicas a las tareas con trackers de tiempo como RescueTime o Toggl.
Adopta un enfoque flexible
No seas duro/a contigo mismo/a. Ten en cuenta que surgirán cosas a último momento que arruinarán tus planes. Pero recuerda que tu plan es una guía que te ayudará a centrar tu atención en lo importante, no un contrato vinculante.
Incluso el experto en productividad Cal Newport edita sus planes a lo largo del día tachando los bloques de tiempo originales y rellenándolos con planes actualizados según lo exijan las circunstancias:
Newport maneja los cambios en su agenda como si fuera un juego:
“Este tipo de planificación, para mí, es como una partida de ajedrez, con bloques de trabajo que se distribuyen y ordenan de tal manera que los proyectos, grandes y pequeños, parecen completarse con (apenas) tiempo de sobra.”
Considera tus bloques de tiempo como una forma flexible de desafiarte a ti mismo/a, no como herramientas estrictas para castigarte cuando no lo consigas.
No programes demasiadas actividades en tu tiempo libre
Aunque se ha dicho que Elon Musk programa sus días en lapsos de 5 minutos, programar en exceso el tiempo de ocio puede ser un ejercicio contraproducente. Programar actividades, aunque sean divertidas, puede reducir la sensación general de disfrute.
Aunque se ha dicho que Elon Musk y Bill Gates programan sus días en lapsos de 5 minutos, programar en exceso tu tiempo libre puede ser un ejercicio contraproducente. Diversos estudios han demostrado que programar actividades de ocio tiene un \"efecto desmoralizante único\" sobre el disfrute general de la actividad.
En lugar de eso, puedes reservar tiempo para desconectarte y relajarte sin establecer un plan definido de cómo emplearás ese tiempo. Esto te dará la flexibilidad para decidir más espontáneamente lo que quieres hacer: ¿llamar a tus amigos para salir a tomar algo?, ¿jugar videojuegos?, ¿leer? Lo que sea que decidas, recuerda mantener algo de ese tiempo libre, realmente libre.
Descubre tus horas más productivas
Las horas de máxima productividad durante el día varían de persona a persona, pero saber cuáles son las tuyas puede ayudarte a aprovechar tu tiempo y energía de la mejor manera. Una vez que encuentres tus horas más productivas, protégelas.
Digamos que eres más productivo/a entre las entre las 11 am y la 1 pm. Programa tus tareas más importantes, como escribir, programar (código), planificar proyectos o hacer contabilidad, en ese periodo. Como dijo William Faulkner:
Solo escribo cuando me llega la inspiración. Afortunadamente, llega todos los días a las nueve de la mañana.Para encontrar tus horas más productivas, puedes utilizar herramientas o aplicaciones de productividad que te permitan hacer seguimiento a tus hábitos laborales. RescueTime o Toggl pueden ayudarte a analizar el tiempo que pasas en páginas web o documentos, lo que puede ser útil no solo para encontrar tus horas de máxima productividad, sino también para saber a qué dedicas tu tiempo.
Recuerda tener en consideración los factores externos que pueden influir en tu productividad. Por ejemplo, si tu lugar de trabajo se vuelve ruidoso después del almuerzo, intenta abordar tus tareas más importantes por la mañana.
Planifica para los imprevistos
Si en tu trabajo diario tienes que atender solicitudes de otras personas, prevé bloques de tiempo para ocuparte de estas demandas imprevistas. Esto garantiza que no te desvíes de tu agenda y sigas teniendo un día productivo.
Por ejemplo, si trabajas en soporte informático y sueles recibir solicitudes de asistencia urgentes en las horas de la tarde, reserva un bloque de tiempo de de 2 a 4 pm para ocuparte específicamente de estas cuestiones. De esta manera, podrás atender necesidades inesperadas sin sacrificar tus tareas ya planificadas.
En cambio, si en tu trabajo no recibes demasiadas solicitudes de otras personas, puedes evitar que te lleguen notificaciones mientras trabajas, así te aseguras de que no te interrumpan durante una sesión de trabajo profundo. También puedes establecer horarios específicos para leer y responder mensajes, manteniendo tu concentración intacta.
Reserva bloques de tiempo con Todoist
Aunque es posible reservar bloques de tiempo con cualquier herramienta, en esta sección nos centraremos en cómo hacerlo con Todoist junto con tu aplicación de calendario favorita (o incluso con el tradicional lápiz y papel).
Discutiremos cómo implementar tres variaciones del time blocking: agrupación de tareas, días temáticos y programación de tareas individuales.
Agrupación de tareas con Todoist
Reservar bloques estrictos de tiempo (un bloque de tiempo para cada tarea individual) puede resultar tedioso y difícil de mantener en el tiempo. Es por eso que recomendamos combinar los bloques de tiempo con la agrupación de tareas para obtener un sistema más ágil. En lugar de dedicar un bloque de tiempo a cada tarea, asigna un bloque de tiempo a cada categoría de tareas.
Primero, decide qué categorías generales de trabajo deben reflejarse en tu cronograma diario o semanal. Por ejemplo, un escritor freelance podría tener la siguiente lista de categorías:
Email
Tareas administrativas
Ventas
Reuniones
Investigación
Escritura
Desarrollo profesional
Yoga
Preparación de comidas
Tareas administrativas personales
Leer
Tiempo libre
A continuación, siéntate con tu aplicación de calendario o tu planificador en papel preferido y reserva bloques de tiempo para la próxima semana que reflejen las que trabajarás en cada categoría.
Asegúrate de dejar suficiente espacio en el calendario para todas tus prioridades y compromisos. Si te cuesta encontrar espacio, es posible que tengas que sacar algo de tu lista. El resultado final será algo como esto:
Si te cuesta seguir tu cronograma digital, te recomendamos planificar tu día en papel. Un horario en papel te obliga a empezar de cero cada día. También es más fácil tachar cosas y adaptarse a medida que avanza la jornada. Además, puedes mantenerlo abierto en tu escritorio, lo cual te sirve como recordatorio de aquello en lo que debes concentrarte.
Si trabajas en una empresa con calendarios compartidos, podría ser útil reservar bloques de tiempo públicamente para que todos sepan cuándo estás haciendo trabajo profundo y poder mantener suficiente parte del día libre de reuniones. Khoi Vinh, Diseñador principal en Adobe, utiliza esta estrategia en su oficina:
“Busco bloques de tiempo en mi calendario que pueda reservar para hacer “trabajo concentrado”. A veces muevo reuniones para crear bloques contiguos más largos, y luego creo una reunión llamada “No Reservar” o, si sospecho que alguien la va a ignorar, le pongo un nombre como “Sesión de colaboración” o “Revisión de investigación”. Hay que ser ingenioso.”
Ahora tienes bloques de tiempo reservados para cada categoría, pero todavía no sabes en qué tarea específica (o grupo de tareas) debes trabajar cuando llegue el momento. Ahí es donde entra un administrador de tareas como Todoist.
Crear una etiqueta de Todoist para cada categoría general que hayas creado en el primer paso. Luego, debes revisar todas tus tareas actuales y asignar la etiqueta correspondiente a cada una de ellas.
Cuando llegues a un bloque de tiempo, solo tienes que abrir la lista de etiquetas correspondiente y elegir entre las tareas pertinentes. Las tareas con fecha se ordenarán automáticamente en la parte superior para que sepas cuándo algo está próximo a vencerse y necesita tu atención primero.
Consejo de Todoist
También puedes crear un filtro nuevo con una búsqueda como “@personal_admin & próximos 7 días” para ver únicamente las tareas que tienen esa etiqueta específica y vencen la próxima semana.
Para asegurarte de no pasar nada por alto, cada tarea debe tener una etiqueta. Sin embargo, es probable que descubras que no necesitas registrar todas las categorías en Todoist. Por ejemplo, puede que prefieras hacerle seguimiento a tus reuniones o clases de ejercicio en tu calendario, en lugar de utilizar tu administrador de tareas. Y como mencionamos anteriormente, es importante que no programes tu tiempo libre en exceso. Experimenta con tu configuración y ve qué tiene más sentido para tus circunstancias específicas.
Días temáticos con Todoist
Si ya intentaste reservar bloques de tiempo, pero sigues sintiéndote fuera de foco y disperso/a, quizá te convenga probar los días temáticos. Recomendamos este curso gratuito de Skillshare impartido por Mike Vardy. Te guía a través de la creación de un sistema de tematización diaria e incluye ejemplos detallados utilizando papel y Todoist.
Programa bloques de tiempo para tareas individuales
Por supuesto, si quieres llevar un cronograma más detallado, también puedes crear bloques de tiempo individuales para cada tarea. La forma más fácil de hacerlo con Todoist es a través de la integración bidireccional con Google Calendar.
Cuando configures la integración:
Crea un calendario solamente para tus tareas de Todoist, de manera que puedas activarlas y desactivarlas dentro de tu calendario según lo necesites.
Elige sincronizar toda tu cuenta Todoist o crear calendarios separados para cada uno de tus proyectos Todoist.
Elige sincronizar tareas con una sola fecha de vencimiento, además de tareas con fecha y hora de vencimiento.
Cualquier tarea Todoist con fecha y hora aparecerá automáticamente como un evento en tu nuevo calendario de Todoist. Cualquier tarea con fecha, pero sin hora, aparecerá como evento de un día.
Durante tu revisión semanal, ponle fecha y/u hora de inicio a cada una de las tareas que quieras llevar a cabo. Escribe algo como “Lunes a mediodía” o “Todos los viernes a las 9 am” en el campo de nombre de la tarea. Todoist reconocerá y resaltará automáticamente la fecha y la establecerá cuando guardes la tarea.
Ahora, cuando abras tu vista diaria o semanal en tu calendario, verás cada una de tus tareas programadas como eventos separados (también conocidos como tus bloques de tiempo). Puedes ampliar, reducir, editar y mover tus bloques de tiempo dentro de tu calendario. Cualquier cambio que hagas en Google Calendar se sincronizará automáticamente con tu Todoist (y viceversa).
Programar tus días y semanas con antelación puede parecer una pérdida de tiempo valioso que podrías estar utilizando en hacer, de hecho, las cosas. Pero cuando no controlas tu calendario, es muy fácil que las distracciones lo gobiernen.
Al anticipar la decisión respecto a qué vas a hacer durante el día o la semana, ahorrarás tiempo y energía mental que podrás utilizar cuando realmente te pongas a trabajar.
Prueba a reservar bloques de tiempo y agrupar tareas por una semana y observa cómo se siente recuperar el control sobre tu tiempo y atención.
Consejo de Todoist
Si estás en nuestro plan Pro o Business, puedes maximizar los bloques de tiempo con las Duraciones de tarea. Simplemente:\n\n- Selecciona tu Fecha de vencimiento y luego, la Hora, para establecer la hora de inicio y la duración de tu tarea. Esto forma tu bloque de tiempo.\n\n- También puedes añadir la duración de una tarea escribiendo “por” seguido de la duración que crees que tomará la tarea. Por ejemplo, “Reunión de equipo hoy a las 4 pm por 45min” o “Escribir primer borrador a las 9 am por 2 horas 30 minutos”.\n\n- Si vinculaste tu Todoist a una aplicación de calendario, la duración de la tarea se sincronizará automáticamente con tu calendario (y, en Google Calendar, y viceversa con sincronización bidireccional para que puedas actualizar tus tareas desde tu calendario).
