Bloques de tiempo

Todoist es el administrador de tareas nº 1 del mundo para organizar tu trabajo y tu vida. Quiero saber más

“Una semana laboral de 40 horas estructurada por bloques de tiempo, calculo yo, produce la misma cantidad de resultados que una semana laboral de más de 60 horas sin estructura.”

– Cal Newport, autor de Deep Work

Si hay algo que se pueda decir sobre el lugar de trabajo moderno es esto: si no controlas tu agenda, tu agenda se controlará a ti.

Sabemos lo desafiante que es equilibrar males necesarios como las reuniones, los emails, el chat en equipo y esa lista aparentemente interminable de tareas. Sobre todo cuando quieres dedicar tiempo concentrado a las cosas que realmente te importan. Como convertirse en un ermitaño digital no es una opción para la mayoría de nosotros, necesitamos estrategias concretas que nos ayuden a mantener la concentración en un mundo diseñado para distraernos.

Ahí es donde entra el time blocking.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Trabajar por bloques de tiempo es una forma simple pero efectiva de retomar el control de tu jornada laboral, tal como lo son también algunos métodos asociados como la caja de tiempo (timeboxing), la agrupación de tarea (task batching) y los días temáticos (day theming).

Prueba a trabajar por bloques de tiempo si...

• Tienes a tu cargo muchos proyectos y responsabilidades diferentes (Jack Dorsey dirige dos importantes compañías al mismo tiempo con la técnica de días temáticos).

• Pasas mucho tiempo en "modo reactivo", respondiendo emails y mensajes ni bien llegan a tu bandeja.

• Tu día se ve interrumpido por reuniones sucesivas que te dejan con la sensación de que tu jornada termina incluso antes de empezar.

• Tienes que lidiar con interrupciones constantes y peticiones inesperadas que perturban tu concentración durante tu jornada de trabajo.

• Tienes dificultades para encontrar tiempo y espacio mental para reflexionar sobre el panorama general.

Esta guía te dará unas pautas generales para trabajar por bloques de tiempo, agrupación de tareas y días temáticos. El objetivo es mostrarte cómo una combinación de estas estrategias junto con tu calendario y un administrador de tareas (como Todoist) pueden ayudarte a retomar el control sobre tu tiempo.

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es un método de gestión del tiempo que consiste en dividir tu día en bloques de tiempo. Cada bloque está dedicado a completar una tarea o grupo de tareas en específico. Por ejemplo, podrías reservar de 9 am a 10 am para revisar y responder emails, de 10 am a 12 pm para trabajar en un proyecto específico, y de 1 pm a 2 pm para almorzar en ese nuevo restaurante tailandés.

Nos encanta trabajar por bloques de tiempo porque:

• Aumenta la productividad

• Proporciona una estructura muy clara

• Incrementa la concentración

• Mejora la organización mediante la categorización de tareas

• Fortalece la gestión del tiempo

En lugar de mantener una lista de tareas con cosas que harás cuando puedas, empezarás cada día con un cronograma concreto que describe en qué trabajarás y cuándo.

Cómo dividir tu día por bloques de tiempo

La clave para reservar bloques de tiempo es categorizar y priorizar tus tareas con anticipación. Luego, debes programar tus bloques de tiempo para cada día. Pero, ¡ten cuidado!. Esto puede ser complicado si no tienes un protocolo claro a seguir.

A continuación encontrarás el proceso, paso a paso, para dividir tu día en bloques de tiempo:

1. Identifica tus tareas. Haz una lista de lo que tienes que hacer en la semana. Si no sueles hacer listas de tareas, sino que las abordas según van surgiendo, tómate una semana para empezar a registrar las cosas que haces. Una vez que hayas identificado las tareas, ordénalas por orden de importancia y urgencia: la matriz de Eisenhower es un estupendo marco para eso.

2. Crea y programa tus bloques de trabajo. Asigna periodos concretos para cada tarea o grupo de tareas, y utiliza una agenda o calendario digital para organizar tu día. Puedes reservar bloques de tiempo en la mañana para hacer tareas prioritarias del trabajo, a mediodía para las reuniones y a última hora de la tarde para las tareas administrativas y los emails.

3. Equilibra tu cronograma. Además de las tareas relacionadas con el trabajo, puedes incluir diligencias personales, descansos y actividades recreativas. ¡Asegúrate de incluir pausas para descansar y recargar energías!

4. Apégate a tu agenda. Sigue tu cronograma de cerca, centrándote solo en la tarea asignada a cada bloque de trabajo. Si algo queda sin terminar, simplemente mueve la tarea a un bloque en el futuro, no extiendas el actual.

5. Repasa tu día y haz los ajustes correspondientes. Al final de cada jornada laboral, revisa las tareas que no hayas terminado (y las nuevas que hayan llegado) y según eso, ajusta tus bloques de tiempo para el resto de la semana.

Cuando los días están divididos en bloques de tiempo de antemano, no tienes que elegir constantemente en qué centrarte. Lo único que tienes que hacer es seguir tu cronograma por bloques. Si te desvías o te distraes de la tarea, solo tienes que consultar tu agenda y volver a la tarea para la que bloqueaste ese tiempo.

Variaciones del time blocking

Hay algunos métodos relacionados aunque distintos al trabajo por bloques de tiempo que vale la pena considerar: la agrupación de tareas (task batching), la caja de tiempo (timeboxing) y los días temáticos (day theming). La siguiente tabla contiene una descripción y ejemplos de cada uno de ellos.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Agrupación de tareas (Task batching)

El Task batching consiste en agrupar tareas similares (usualmente más pequeñas) y programar bloques de tiempo específicos para completarlas todas a la vez. Al completar tareas similares en grupo, limitas los cambios de contexto que tienes que hacer durante tu día, ahorrándote tiempo y energía mental.

Por ejemplo, programar dos bloques de 20 minutos para procesar tu email durante el día es más eficiente que revisar tu bandeja de entrada cada 15 minutos.

Trabajar por bloques de tiempo se combina muy bien con la agrupación de tareas, pues te evita el tener que programar cada tarea individual en tu calendario. Simplemente reserva considerables periodos de tiempo de tu día o semana a completar un cierto grupo de tareas relacionadas como tu email, facturación, ejercicio, reuniones, escritura, programación, trabajo profundo, diligencias, preparación de comidas.

Días temáticos (day theming)

El Day theming es una versión más extrema de la agrupación de tareas. Como indica su nombre, los días temáticos consisten en elegir un tema para cada día y dedicar toda la jornada a ese tipo de trabajo o proyecto específico.

En lugar de alternar entre distintos tipos de tareas a lo largo del día, te centras en un tema principal, lo que permite una concentración más profunda. Por ejemplo, puedes asignar los lunes a las reuniones, los martes al trabajo creativo, los miércoles a las tareas administrativas y así sucesivamente.

Mike Vardy, fundador de Productivityist, usa los días temáticos para establecer un enfoque para cada día. Así es como él asigna temas a su semana:

Dedicar cada día a un solo tema crea un patrón de trabajo fiable y delimita aún más la carga cognitiva de los cambios de contexto. Vardy explica que los días temáticos le ofrecen el tipo de claridad mental que le permite concentrarse en su familia:

“Saber lo que un día dado ‘significa’ para mí, me permite ocuparme de las cosas que tengo que hacer y quiero lograr en lugar de tener una gran cantidad de pendientes indeterminados en una lista de tareas. Como resultado, tengo estoy menos agotado para tomar decisiones e incluso tengo más energía cuando paso tiempo con mis hijos.”

Aunque la constancia es fundamental, también es importante que te permitas cierta flexibilidad. Si se te presenta una tarea urgente que no encaja con el tema del día, hazla. Pero, en lo posible, trata de reprogramar tus tareas para el siguiente día temático en el que encajen. No abandones el tema de tu día repentinamente.

Caja de tiempo (time boxing)

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Esta “caja de tiempo” autoimpuesta te obliga a trabajar eficientemente debido a que tienes solo una cierta cantidad de tiempo para completar la tarea. Puede ser una manera divertida de desafiarte a ti mismo/a y ludificar tu productividad.

¿Por qué el trabajo por bloques de tiempo es tan eficaz?

Esta técnica parece simple, pero tiene un profundo impacto en tu capacidad para conseguir resultados. Estas son algunas de las principales ventajas de reservar bloques de tiempo:

Promueve el “trabajo profundo” concentrado

Cal Newport, autor de Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, es un gran defensor de reservar bloques de tiempo. Él cree que si haces menos cosas y te concentras en una sola tarea a la vez, eres más productivo/a que cuando tratas meter más y más tareas en tu agenda.

En una entrevista con la Virgin Radio UK, Newport compartió que:

"Tienes que encontrar la justa medida entre un ritmo implacable pero sostenible. Sigo trabajando en ello, pero prestándole toda mi atención cuando llama mi atención. No demasiado tiempo, sino repartido a lo largo del tiempo. Ahí es donde surgen lo bueno".

Cuando programas un bloque de tiempo para trabajar en un solo proyecto, problema o tarea, concentras todos tus recursos mentales en una sola cosa, en lugar de distribuir tu atención en varias tareas. Cuanto más te dedicas a una sola tarea, más fortaleces los músculos mentales necesarios para hacer trabajo profundo, y es más fácil mantener la concentración.

Te ayuda a acabar con el “trabajo superficial” de forma más eficaz

El trabajo superficial es el trabajo ocupado que es urgente pero no importante en el logro de tus metas de largo plazo. Hacer papeleo o responder (la mayoría de los) emails son buenos ejemplos. Pero cuando "empacas" ese trabajo superficial en cajas de tiempo, estableces límites claros respecto a la cantidad de tiempo que le dedicarás.

Además, agrupar tareas similares reduce la fatiga mental que supone el cambiar constantemente de contexto. Si agrupas las tareas poco profundas en uno o dos bloques de tiempo, las llevarás a cabo más eficazmente y reservarás el resto de la jornada al trabajo de mayor impacto.

Te permite estar consciente de cómo usas tu tiempo

La mayoría de la gente no sabe administrar su tiempo. Somos malísimos para calcular el tiempo que tomarán nuestras tareas, y a menudo caemos en la falacia de la planificación. Nuestro sesgo del presente hace estimaciones poco razonables respecto a qué tanto nuestro futuro yo puede comprometerse a hacer con el tiempo disponible. Como resultado, trabajamos varias horas adicionales.

Trabajar por bloques de tiempo te obliga a confrontar tus prioridades y compromisos actuales, y a ser más intencional en cuanto a la forma como empleas tu tiempo, un recurso limitado. A cada nuevo compromiso que dejas entrar en tu vida, debes encontrarle un espacio físico en tu calendario. Como resultado, el coste de oportunidad de decir "sí" se vuelve más concreto, y es mucho más fácil decir “no.”

Contrarresta el perfeccionismo

Los plazos de tiempo difusos son el peor enemigo de un/a perfeccionista. Siempre hay algo que modificar y mejorar. Puede ser difícil saber cuándo un proyecto terminado está realmente terminado, sobre todo si estás buscando la perfección.

En algún momento, debes poder decir “está lo suficientemente bueno” y avanzar hacia otra cosa. El time boxing te puede ayudar a poner límites de tiempo a tus proyectos. Si a menudo prolongas las tareas en un esfuerzo por lograr que absolutamente todo quede bien, establece un plazo de tiempo estricto para terminar tus tareas y cúmplelo. Disfruta ese tiempo adicional relajándote o pasando tiempo con tus seres queridos.

Te ayuda a lograr tus objetivos

En el artículo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, los investigadores Rogers, Milkman, John y Norton revisan varios estudios que apoyan la idea de que “elaborar planes específicos y concretos aumentan el seguimiento de los mismos en una variedad de ámbitos.”

Desde seguir un régimen de ejercicio hasta programar una vacuna contra la gripe, la gente tenía mayores probabilidades de cumplir sus intenciones cuando escribían un lugar, una fecha y una hora específicas para la actividad. Aún así, la mayoría de la gente confía más en intenciones vagas que en planes concretos.

“A pesar de que hacer un plan ayuda a las personas a cumplir sus objetivos, la gente suele fracasar a la hora de generar planes concretos. Irónicamente, esta tendencia a no planificar es especialmente común cuando las personas comienzan con firmes intenciones de alcanzar un objetivo.”

Moraleja: Cuando programas tus tareas y metas, es más probable que las cumplas. El time blocking te obliga a hacer planes concretos que garanticen estar trabajando hacia tus objetivos todos los días.

Pero, ¿el trabajo por bloques de tiempo funcionará con mi trabajo?

Una de las mayores críticas que recibe el trabajo por bloques de tiempo es que no es compatible con los empleos reactivos, en los que es imposible anticipar lo que sucederá en un momento dado. ¿Es el time blocking una estrategia realista para un especialista de soporte cuyo trabajo es atender las solicitudes de los usuarios?, ¿lo es para una administradora de redes sociales que debe estar disponible para responder las inquietudes de los clientes?

Nosotros responderíamos que sí. Reivindicar incluso un poco de control sobre tu agenda puede ser útil sin importar cuál sea tu trabajo. Cal Newport lo expresó de esta manera:

“Los periodos de reactividad indefinida se pueden poner en bloques como cualquier otro tipo de obligación. Incluso si la mayoría de los bloques de tiempo de tu día están destinados a hacer trabajo reactivo, el hecho de que estés controlando tu horario te permitirá dedicar pequeños bloques (quizá en la periferia de tu agenda) a propósitos más profundos.”

Si tu día laboral está regido por fuerzas externas, es fácil perder de vista tus propios objetivos. El trabajo por bloques de tiempo puede ayudarte a recobrar una mayor sensación de control sobre incluso las agendas más impredecibles.

Consejos para trabajar por bloques de tiempo

Aunque el time blocking es bastante sencillo en teoría, puede ser difícil seguirlo en la práctica. Antes de pasar a los consejos que te ayudarán a aplicar la técnica correctamente, es importante comprender los errores más comunes que pueden hacerte tropezar.

Estos son algunos errores frecuentes que debes evitar:

• Subestimar el tiempo necesario para hacer las tareas o pensar que puedes incluir una cosa más

• Ser demasiado inflexible con tu cronograma o tener miedo a ajustarlo si las cosas no salen como planificaste

• Programar en exceso tu tiempo libre, convirtiendo la relajación en otra forma de trabajo

• No priorizar las tareas, tratando todo como si fuera igualmente importante

• No tener en cuenta el tiempo que te quitarán las interrupciones y los eventos inesperados

Veamos ahora algunos consejos prácticos del trabajo por bloques de tiempo para evitar estos inconvenientes y sacar el máximo partido a tu cronograma (sin convertirte en un/a esclavo/a de tu agenda).

Reserva bloques de tiempo adicionales

Tus cálculos respecto a cuánto toman tus tareas mejorarán con el tiempo. Pero, hasta que ese momento llegue, es mejor equivocarse reservando demasiado tiempo para las tareas y no muy poco. Pon tiempo adicional en tu agenda para completar y hacer la transición entre tareas. Incluso puedes crear “bloques condicionales” de tiempo que puedes aprovechar si te atrasas.

Por ejemplo, podrías reservar una hora al final del día o entre tareas importantes que puedas utilizar si es necesario. Si todo va según lo previsto, puedes usar ese tiempo para otras actividades o simplemente para tomar un merecido descanso. Este enfoque no solo te mantiene en el camino correcto, sino que también te da la satisfacción de haber cumplido tus tareas diarias.

Adopta un enfoque flexible

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Incluso el experto en productividad Cal Newport edita sus planes a lo largo del día tachando los bloques de tiempo originales y rellenándolos con planes actualizados según lo exijan las circunstancias:

Newport maneja los cambios en su agenda como si fuera un juego:

“Este tipo de planificación, para mí, es como una partida de ajedrez, con bloques de trabajo que se distribuyen y ordenan de tal manera que los proyectos, grandes y pequeños, parecen completarse con (apenas) tiempo de sobra.”

Considera tus bloques de tiempo como una forma flexible de desafiarte a ti mismo/a, no como herramientas estrictas para castigarte cuando no lo consigas.

No programes demasiadas actividades en tu tiempo libre

Aunque se ha dicho que Elon Musk programa sus días en lapsos de 5 minutos, programar en exceso el tiempo de ocio puede ser un ejercicio contraproducente. Programar actividades, aunque sean divertidas, puede reducir la sensación general de disfrute.

En lugar de eso, puedes reservar tiempo para desconectarte y relajarte sin establecer un plan definido de cómo emplearás ese tiempo. Esto te dará la flexibilidad para decidir más espontáneamente lo que quieres hacer: ¿llamar a tus amigos para salir a tomar algo?, ¿jugar videojuegos?, ¿leer? Lo que sea que decidas, recuerda mantener algo de ese tiempo libre, realmente libre.

Descubre tus horas más productivas

Las horas de máxima productividad que varían de persona a persona. Conocer las tuyas puede ayudarte a aprovechar tu tiempo y tu energía al máximo. Una vez que encuentres tus horas más productivas, protégelas. Bloquea ese tiempo para abordar las tareas que exijan más concentración.

Digamos que eres más productivo/a entre las entre las 11 am y la 1 pm. Programa tus tareas más importantes, como escribir, programar (código), planificar proyectos o hacer contabilidad, en ese periodo. Como dijo William Faulkner:

Solo escribo cuando me llega la inspiración. Afortunadamente, llega todos los días a las nueve de la mañana.

Para encontrar tus horas más productivas, puedes utilizar herramientas o aplicaciones de productividad para hacer seguimiento a tus hábitos de trabajo. RescueTime1 o Toggl pueden ayudarte a analizar el tiempo que pasas en páginas web o documentos, lo que puede ser útil no solo para encontrar tus horas de mayor productividad, sino también para saber a dónde va todo tu tiempo.

Recuerda tener en consideración los factores externos que pueden influir en tu productividad. Por ejemplo, si tu lugar de trabajo se vuelve ruidoso después del almuerzo, intenta abordar tus tareas más importantes por la mañana.

Planifica para los imprevistos

Si en tu trabajo diario tienes que atender solicitudes de otras personas, prevé bloques de tiempo para ocuparte de estas demandas imprevistas. Esto garantiza que no te desvíes de tu agenda y sigas teniendo un día productivo.

Por ejemplo, si trabajas en soporte informático y sueles recibir solicitudes de asistencia urgentes en las horas de la tarde, reserva un bloque de tiempo de de 2 a 4 pm para ocuparte específicamente de estas cuestiones. De esta manera, podrás atender necesidades inesperadas sin sacrificar tus tareas ya planificadas.

En cambio, si en tu trabajo no recibes demasiadas solicitudes de otras personas, puedes evitar que te lleguen notificaciones mientras trabajas, así te aseguras de que no te interrumpan durante una sesión de trabajo profundo. También puedes establecer horarios específicos para leer y responder mensajes, manteniendo tu concentración intacta.

Reserva bloques de tiempo con Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Primero, decide qué categorías generales de trabajo deben reflejarse en tu cronograma diario o semanal. Por ejemplo, un escritor freelance podría tener la siguiente lista de categorías:

• Email

• Tareas administrativas

• Ventas

• Reuniones

• Investigación

• Escritura

• Professional development

• Yoga

• Preparación de comidas

• Tareas administrativas personales

• Leer

• Tiempo de esparcimiento

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Asegúrate de dejar suficiente espacio en el calendario para todas tus prioridades y compromisos. Si te cuesta encontrar espacio, es posible que tengas que sacar algo de tu lista. El resultado final será algo como esto:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Si trabajas en una empresa con calendarios compartidos, podría ser útil reservar bloques de tiempo de forma pública, de modo que todos sepan cuándo estás haciendo trabajo profundo y poder mantener suficiente parte del día libre de reuniones. Khoi Vinh, Diseñador Principal en Adobe, utiliza esta estrategia en su oficina:

“Busco bloques de tiempo en mi calendario que pueda reservar para hacer “trabajo concentrado”. A veces muevo reuniones para crear bloques contiguos más largos, y luego creo una reunión llamada “No Reservar” o, si sospecho que alguien la va a ignorar, le pongo un nombre como “Sesión de colaboración” o “Revisión de investigación”. Hay que ser ingenioso.”

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Para asegurarte de no pasar nada por alto, cada tarea debe tener una etiqueta. Sin embargo, es probable que descubras que no necesitas registrar todas las categorías en Todoist. Por ejemplo, puede que prefieras hacerle seguimiento a tus reuniones o clases de ejercicio en tu calendario, en lugar de utilizar tu administrador de tareas. Y como mencionamos anteriormente, es importante que no programes tu tiempo libre en exceso. Experimenta con tu configuración y ve qué tiene más sentido para tus circunstancias específicas.

Días temáticos con Todoist

Si pruebas a trabajar por bloques de tiempo, pero sigues sintiéndote desconcentrado/a o disperso/a, quizá te convenga probar los días temáticos. Te recomendamos este curso gratuito de Skillshare de Mike Vardy en el que te ayuda a crear crear un sistema de tematización del día con ejemplos detallados utilizando papel y Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.