Todoist es el administrador de tareas nº 1 del mundo para organizar tu trabajo y tu vida. Quiero saber más
Algunas tareas requieren un solo paso: lavar los platos, enviar un paquete, comprar un regalo. Otras necesitan mayor planificación y coordinación: seguir el progreso de tu flujo de ventas, gestionar un proyecto en equipo, buscar empleo.
Para esos proyectos y objetivos más grandes, necesitas más que una lista de tareas: necesitas un sistema que te permita ver el panorama general mientras sigues el progreso de todos los detalles cambiantes. Ahí entra el método Kanban.
Hemos creado un video sobre la técnica de productividad Kanban porque todos aprendemos de manera diferente, y sabemos que algunas personas prefieren ver en lugar de leer. Echa un vistazo al video o continúa leyendo para un análisis más profundo.
El método Kanban es un flujo de productividad visual que, mediante el uso de tarjetas y un tablero, proporciona una vista general de las tareas necesarias para llevar a cabo los proyectos de principio a fin, de manera que no pases nada por alto.
El método Kanban lo lanzó Toyota en la década de 1950 con el fin de implementar la “fabricación justo a tiempo”; más tarde se adaptó como un método ágil para gestionar el desarrollo de software. Hoy en día, el método se aplica a casi cualquier tipo de trabajo. Los equipos encargados del diseño de productos lo utilizan para gestionar sus planes de desarrollo. Los departamentos de recursos humanos lo usan para conseguir personal y hacer contrataciones. Los equipos de ventas lo utilizan para hacerle seguimiento a sus clientes potenciales. Las personas incluso usan “Kanban personal” para gestionar proyectos individuales, desde sus postulaciones a universidades hasta las remodelaciones de su hogar.
A diferencia de una lista de tareas tradicional, los tableros Kanban permiten seguir visualmente el trabajo en progreso e identificar rápidamente qué tiene que suceder y cuándo. Aunque es particularmente eficaz para proyectos colaborativos con muchas variables, puede ser igualmente eficaz para trazar tus metas personales y hacerles seguimiento hasta que las consigas.
Esta guía te explicará en detalle qué es el método Kanban, por qué es tan eficaz y cómo puedes usarlo para gestionar visualmente cualquier proyecto de principio a fin con una gran variedad de ejemplos y plantillas de la vida real para que te inspires.
Prueba el método de productividad Kanban si…
Quieres un método visual simple para mantener los proyectos y objetivos complejos en movimiento
A menudo te sientes abrumado/a en el trabajo cuando todo se te acumula al mismo tiempo
Trabajas en proyectos de varias fases o procesos con muchas variables
Necesitas hacerle seguimiento a las prioridades y el estado del trabajo en equipo de una manera sencilla
Estás familiarizado/a con el concepto de “fuera de la vista, fuera de la cabeza” y necesitas ver todas tus tareas para recordarlas
Te sientes mejor cuando puedes visualizar todo tu trabajo en progreso
Realmente te gusta la opción de arrastrar y soltar y/o las notas adhesivas
¿De dónde viene el método Kanban?
En la década de 1950, un ejecutivo de la Toyota llamado Taiichi Ohno se propuso sacar de apuros a su compañía revolucionando su línea de producción. Inspirado por la forma en la que un supermercado Piggly Wiggly era capaz de almacenar la cantidad exacta de producto en cualquier momento dado, Ohno visualizó un proceso en el que solo los materiales con los que se estuviera trabajando activamente estuvieran disponibles en cualquier etapa dada de la línea de producción de los vehículos.
Para implementar su enfoque de “fabricación justo-a-tiempo”, lo que hizo fue hacer pizarras o tableros de papel (llamados “Kanban” en japonés) a todos los productos y materiales utilizados para fabricarlos. Una vez que el producto se vendía o un material se utilizaba, la tarjeta regresaba a la línea de producción. Los trabajadores solo trabajaban en un artículo (y los proveedores solo proveían un material). Una vez que una tarjeta regresaba, significaba que había demanda.
De esta manera, los materiales fluían a lo largo del proceso de producción a medida que se iban necesitando sin acumularse en el inventario. Adicionalmente, Toyota podía responder más rápidamente a la demanda real de los consumidores en lugar de producir demasiado o muy poco.
¿Qué es un tablero Kanban?
La pieza central del método Kanban es el tablero Kanban. Un tablero Kanban muestra los elementos de tu trabajo como tarjetas organizadas en columnas que representan diferentes fases de un proyecto. Por ejemplo, un tablero Kanban simple puede estar compuesto por solo tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Terminado”. Luego, basta con mover tus tarjetas entre las columnas a medida que el elemento de tu trabajo avanza por las distintas fases del proyecto.
Estudiemos los tableros Kanban...
- Un tablero Kanban es un espacio físico o digital que representa visualmente el estado del trabajo con los elementos de trabajo (tarjetas) y los pasos del flujo de trabajo (columnas).
- Una tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo individual que necesita completarse como parte de un proyecto más grande. Podría ser una tarea, un informe de errores, un artículo, una lista de candidatos para un trabajo, o cualquier otra cosa que necesite pasar por un proceso para ser completado.
- Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo que cada tarjeta Kanban debe pasar de izquierda a derecha. Los tableros Kanban sencillos se dividen en tres pasos del flujo de trabajo: Por Hacer → En proceso → Terminado. Sin embargo, los proyectos más complejos pueden tener más pasos y utilizar etiquetas únicas que reflejen los pasos cronológicos dentro de un proyecto.
El tablero Kanban es esencial para la técnica de productividad Kanban. Si entiendes el concepto de los tableros, estás a mitad de camino de comprender todo el sistema.
Configura tu primer tablero Kanban
Después de entender las partes del tablero Kanban y cómo funciona, es hora de crear el tuyo. Te explicaremos en detalle cómo elegir la herramienta Kanban adecuada, configurar tus columnas, crear tus tarjetas Kanban, mover tus proyectos a la siguiente etapa y a revisar todo tu tablero en conjunto.
Elige tu herramienta Kanban
Tus tableros Kanban pueden ser físicos o digitales:
¿Prefieres el lápiz y el papel? Dibuja tus columnas en un panel, tablero o pizarra y escribe tus tareas en notas adhesivas. Ponlas en las columnas adecuadas y muévelas hacia la derecha conforme vayas avanzando.
Una pizarra o un tablero físico puede ser una buena opción para la gente que prefiere los medios tradicionales o para equipos centralizados que trabajan en el mismo lugar. También son mejores en proyectos con “sprints” o aquellos de corto plazo. Un tablero físico no es ideal para equipos distribuidos que trabajen en diferentes lugares o para miembros de equipos que ocasionalmente trabajen desde su casa.
¿Quieres utilizar una aplicación? Una herramienta digital de Kanban como Todoist hace que crear y gestionar tus tableros sea tan simple como presionar algunas teclas, y arrastrar y soltar. Aunque las herramientas digitales carecen de la satisfacción táctil de mover tus notas adhesivas de una columna a la siguiente, estas te permitirán acceder a tus paneles desde tu ordenador y teléfono, compartirlas con cualquier persona en cualquier lugar del mundo y colaborar en tiempo real.
Si tu equipo trabaja desde diversas ubicaciones geográficas o si algunos de sus miembros suelen trabajar desde casa, un tablero Kanban digital es imprescindible. Lo bueno es que nunca más tendrás que preocuparte de que las notas adhesivas se caigan.
Elige el tablero Kanban que se adapte a tus necesidades personales y sirva de la mejor manera posible a tu proyecto.
Configura tus columnas
Un tablero se puede dividir en tantas columnas o pasos como necesites. Lo importante es que tu tablero Kanban represente el proyecto en el que estás trabajando. Para proyectos generales y sencillos, utiliza “Por hacer”, “En proceso”, “Terminado”.
Para proyectos más especializados o complejos, personaliza tus columnas para adaptarlas. Por ejemplo, el flujo de trabajo necesario para publicar contenido podría tener los siguientes pasos: Ideas de temas → Listo para escribir → Escribir → Listo para publicar → Publicado. Puedes incluso agregar pasos por cada ronda de ediciones.
Aunque es importante considerar qué pasos representan tus columnas desde el principio, puedes modificar los pasos de tu flujo de trabajo a medida que tu proyecto evolucione. Más adelante te mostraremos algunos ejemplos de tableros Kanban para que puedas visualizar mejor las posibilidades y aplicar las mismas ideas a tus propios proyectos.
Crea tus tarjetas Kanban
Tus tarjetas Kanban son los elementos de trabajo específicos que se mueven a través de los diferentes pasos de tu proceso. En nuestro ejemplo para la publicación de contenido, tus tarjetas Kanban serían los títulos de cada artículo. Para un proceso de contratación, los nombres de los candidatos podrían ser tus tarjetas Kanban. En un tablero sencillo del tipo “Por hacer → En proceso → Terminado”, cada tarjeta sería una tarea para completar.
Estos son otros ejemplos de tarjetas Kanban basadas en proyectos:
Mueve tus tarjetas Kanban a la derecha
Una vez que estés listo/a para trabajar con el método Kanban, empieza por elegir una tarjeta de la columna a la extrema izquierda de tu tablero y muévela a la derecha. Por ejemplo, mueve una tarjeta de la columna “Por hacer” a “En proceso” para mostrar que una tarea ha pasado de estar en espera o pendiente a ser algo en lo que se está trabajando activamente.
Como cualquier otra tarea, una tarjeta Kanban podría tomar minutos, horas o días en completarse, dependiendo del nivel de detalle que agregues. Una vez que hayas terminado, muévela a la derecha nuevamente: desde “En proceso” a “Terminado”.
Repite el proceso hasta que todas las tarjetas en tu tablero estén en la columna de la extrema derecha. Esto significa que se habrán completado todos los elementos de trabajo.
Pon límites al trabajo en progreso
Aunque puedes tener más de una tarjeta a la vez en la sección “En proceso”, es mejor mantener estas tareas al mínimo. Limitar el trabajo que tienes en progreso te ayudará a ti y/o a tu equipo a priorizar y mantenerse concentrados. Para leer más consejos, ve directamente a la sección “Consejos para el Kanban” más adelante.
Revisa tu tablero como un todo
Aunque los proyectos se completan una tarea a la vez, el método Kanban te ayuda a visualizar tus proyectos como un todo. Revisar habitualmente tu tablero completo te ayudará a seguir avanzando en tu proyecto. Estas son algunas preguntas que puedes formularte para hacer que tu flujo Kanban funcione sin problemas:
¿Qué tareas debo completar para poder hacer otras?
¿Qué tanto trabajo en proceso tengo?, ¿es realista?
¿Hay etapas en las que las tareas se atasquen?
Si revisas tu tablero regularmente y te haces estas preguntas, detectarás obstáculos en etapas tempranas, podrás ocuparte de ellos y mantener el momentum del proyecto.
Ejemplos de tableros Kanban
Quienes están acostumbrados a las listas de tareas tradicionales deben cambiar un poco la forma en la que plantean sus proyectos para trabajar con el método Kanban. La mejor forma de aprenderlo es viéndolo en acción. Estos son algunos ejemplos de tableros Kanban tanto para proyectos personales como de equipo.
Plantillas de Todoist con tableros
¿Quieres planificar tu próximo gran proyecto con Kanban? Explora nuestras plantillas de proyectos de Todoist con paneles. A continuación encontrarás una lista de plantillas que puedes utilizar en tu cuenta de Todoist:
Kanban en equipo
Con el Kanban colaborativo, varias personas trabajan en un proyecto y son responsables por las tarjetas o columnas Kanban particulares. Este puede ser el caso de un equipo de recursos humanos en el que diferentes personas se encargan del proceso de contratación, o de un equipo de gestión de productos donde varios miembros del equipo tienen tareas relacionadas con la administración de las diferentes características.
Estos son algunos proyectos de equipo que podrías gestionar con Kanban:
Plan de desarrollo de productos
Si haces parte de un equipo especialista en Productos, seguramente hay un montón de características que quieres lanzar. A menudo, estas características son ideas inexploradas propuestas por usuarios, mientras que otras están en la etapa de planificación activa. Utiliza un tablero Kanban de modo que todo el equipo sepa qué características están en fase de investigación y cuáles en desarrollo activo.
Solicitudes de diseño
Los equipos de diseño se encargan de muchas cosas: diseño de emails, páginas de aterrizaje (o landing pages), imágenes para las redes sociales y mercadería personalizada para los clientes. Utiliza un tablero Kanban para identificar y organizar colectivamente las solicitudes de diseño entrantes para luego llevarlas a cabo.
Seguimiento de errores
Aun con los más meticulosos procesos de control de calidad, se pueden colar errores en el producto final. Utiliza un tablero Kanban para priorizar los problemas más importantes y comunicar el estado de las correcciones.
Kanban personal
El Kanban personal es una excelente técnica de productividad para trabajar en un proyecto o una meta personal que requiera varios pasos. En estas situaciones, tener un panorama general puede ayudarte a garantizar que estés trabajando en las cosas correctas en el momento correcto. Con frecuencia se utilizan los pasos del flujo de trabajo “Por hacer”, “En proceso” y “Terminado” con el Kanban personal. Pero también puedes personalizar los pasos del flujo de trabajo de acuerdo a las características de tu proyecto.
Estos son algunos proyectos que puedes llevar a cabo con Kanban personal:
Remodelación de vivienda
Renovar tu hogar suele ser un proyecto abrumador. En lugar de tratar de hacer toda a la vez, reduce el estrés dividiendo las tareas y poniéndolas en tu tablero. De un vistazo, podrás darte cuenta en qué te estás centrando en este momento, lo que viene a continuación y lo que has conseguido.
Búsqueda de empleo
Buscar un trabajo nuevo puede convertirse en un trabajo de tiempo completo. Gestiona tu búsqueda de empleo con un tablero Kanban para hacerle seguimiento a las oportunidades laborales, ver los lugares a los que ya enviaste tu solicitud y la etapa del proceso que estás llevando con cada empresa.
Redacción de libro
Un libro promedio tiene entre 300 y 400 páginas y 80 y 100 mil palabras. Considerar la magnitud del trabajo al principio puede ser agobiante, pero puedes organizarte con un tablero que divida tu proceso en capítulos manejables.
¿Qué hace al Kanban tan efectivo?
1. Garantiza que el trabajo correcto se haga en el momento correcto
Incluso los mejores planes pueden dar con obstáculos impredecibles, cronogramas variables y eventos externos que modifican las prioridades. Un tablero Kanban absorbe esos cambios sin alterar el proyecto entero.
Dado que solo se está trabajando en los elementos “En proceso” en un momento dado, el o la propietario/a del tablero puede editar y reorganizar la lista de tareas a medida que llega nueva información sin alterar nada de lo que está en proceso actualmente. De la misma forma que la técnica Kanban le permitió a Toyota cambiar rápidamente la producción para que respondiera a la demanda cambiante de los clientes, los tableros Kanban modernos garantizan que se trabaje en las tareas correctas en el momento correcto dadas las circunstancias del momento.
2. Comunica automáticamente las prioridades y el estado del trabajo
El tablero Kanban ofrece un resumen visual de las prioridades actuales, el estado de cada elemento de trabajo y lo que viene más adelante. Cualquier persona puede mirar el tablero y rápidamente ver cómo van las cosas y en qué debería centrarse. Este nivel de transparencia hace que los proyectos fluyan sin contratiempos y elimina comunicaciones innecesarias.
3. Empareja el trabajo en progreso con la capacidad actual
Una de las mayores ventajas de visualizar el trabajo que está en proceso es poder ponerle un límite a ese trabajo que está en proceso. Añadir más trabajo del que tú o tu equipo tienen la capacidad de hacer, solo traerá estrés, agobio y hará que pierdas sentido de las prioridades.
Un tablero Kanban permite averiguar, de un vistazo, cuántas responsabilidades están asumiendo tú y/o tu equipo en un momento dado, de manera que puedas hacer coincidir tu carga de trabajo con lo que realmente estás en capacidad de conseguir. Los elementos pendientes se mantienen organizados y listos para moverse a la fase “en proceso” solo cuando realmente tengas la capacidad de completarlos.
4. Permite identificar obstáculos fácilmente
En un tablero Kanban es fácil ver qué tareas están quedando atascadas o en qué lugar del tablero se están acumulando. Podrás detectar y deshacerte de los obstáculos y trabas antes de que descarrilen tu proyecto.
5. Es un método sencillo y flexible, adaptable a proyectos más grandes
Aunque el método Kanban tiene algunos principios fundamentales, las particularidades dependen de ti. Esto hace que la metodología sea extremadamente flexible, sea que estés trabajando en un proyecto de remodelación o buscando empleo. Con la posibilidad de establecer los pasos del flujo de trabajo de tu elección, puedes trazar cualquier proceso en un tablero Kanban y ponerte en marcha.
Kanban no tiene una implementación compleja o reglas desafiantes, tú simplemente pones las tarjetas en la columna a la que pertenecen y las mueves a lo largo del proceso. Incluso si el alcance del proyecto aumenta, esta metodología no se vuelve más difícil. Un tablero se hace más grande, pero no más complejo.
Consejos para el Kanban
Aunque es fácil comenzar a utilizar el método Kanban, hay algunos pasos que puedes seguir para lograr que esta técnica de productividad te funcione bien a ti y a tu equipo. También podrás evitar problemas comunes que suelen detener los proyectos.
Organiza tus pendientes por prioridad
Mantener tu lista de pendientes organizada por prioridad deja en claro qué tareas pasarán a la siguiente etapa (“En proceso”). Cuando se abra un espacio, tú o un/a compañero/a de tu equipo sabrá exactamente en qué trabajar para mantener el flujo.
Mantén tu tablero actualizado
Puedes tener el tablero y el proceso perfectamente configurados al principio del proyecto, pero esto no servirá de nada a menos de que refleje la realidad actual.
Si estás utilizando Kanban para gestionar proyectos de equipo, elige a una persona que se haga responsable de actualizar el tablero diaria o al menos semanalmente. Si estás utilizando Kanban para tus proyectos personales, incorpora una revisión completa de tus paneles en una revisión semanal.
Consejo de Todoist
Establece una tarea periódica en Todoist para revisar tu tablero Kanban, de modo que se mantenga actualizado.
Limita las tarjetas Kanban a una persona a la vez
A veces está claro quién es el/la responsable de una tarea. Otras veces, hay áreas grises donde dos o más individuos son responsables de hacer avanzar una parte del trabajo. Puede parecer inofensivo asignarle una tarjeta Kanban a dos o más personas simultáneamente, pero esto puede llevar a una situación en la que, al final, nadie es verdadero/a responsable de la tarea.
Aunque el o la encargado/a de la tarea puede cambiar dependiendo de la etapa del proceso en donde esté la tarjeta, asegúrate de que un solo individuo esté asignado a cada tarjeta a la vez.
Mantén el tablero Kanban a plena vista
Tu tablero debe estar disponible para que todos lo vean. Si estás en una oficina, mantenlo en un lugar central donde todo el mundo pueda acceder a él cuando lo necesite. Si eres parte de un equipo distribuido, opta por un tablero digital con permisos abiertos para que todos puedan entrar y añadir actualizaciones relevantes.
Kanban con Todoist
Si estás buscando un tablero digital, pero quieres seguir contando con la flexibilidad de alternarlo con una lista de tareas más tradicional, Todoist es tu mejor opción. La característica Paneles te permite planificar proyectos de principio a fin, y compartirlos con varias personas. Adicionalmente, puedes cambiarte a la vista de lista si lo necesitas.
Las aplicaciones de Todoist están disponibles para Web, MacOS, iOS y Android, de manera que tú y tu equipo pueden acceder y gestionar tus tableros o paneles desde cualquier lugar.
Crea un proyecto con los Paneles de Todoist
Cuando crees un proyecto nuevo en Todoist, tendrás la opción de elegir entre un proyecto tipo “lista” o uno tipo “panel” para crear y planificar tu proyecto con el método Kanban.
Consejo de Todoist
En Todoist, puedes alternar entre la vista de lista y la de panel. Haz clic en el icono de Vista en tu proyecto de Todoist y selecciona “Lista” o “Panel” para ver tu lista en uno u otro formato.
Crea tus columnas
Añade una sección nueva para cada uno de los pasos que requiere tu proyecto. Puedes regresar en cualquier momento para editar los nombres de tus secciones, añadir otras nuevas o reordenarlas (arrastrando y soltando).
Crea tus tarjetas
Después de que hayas creado tus secciones, es momento de crear tus tarjetas. En tu panel de Todoist, cada tarea es una tarjeta. Por supuesto, esto dependerá totalmente del tipo de proyecto. Por ejemplo, en un proyecto para la creación de contenido, cada tarea podría ser el título tentativo de un artículo particular.
Puedes arrastrar y soltar las tareas para reorganizarlas dentro de una sección o moverlas a una nueva sección del panel.
Gestiona tu proyecto
Una vez que tus tareas y sus secciones estén donde corresponde, estarás listo/a para empezar a gestionar el panel de tu proyecto. Arrastra las tareas de izquierda a derecha entre las columnas a medida que tu proyecto progresa en el tiempo.
Una vez que una tarea llegue a la columna de la extrema derecha, puedes dejarla ahí para llevar un registro de lo que has logrado, o bien, puedes completarla. Las tareas completadas desaparecerán de tu panel, pero puedes regresar y consultarlas en cualquier momento mediante la opción “Mostrar tareas completadas” del menú de proyecto que se ubica en la parte superior derecha de tu panel.
Comparte tus paneles y trabaja en equipo
¿Trabajas con un equipo? Comparte tu proyecto tipo panel para que puedan colaborar juntos.
Además de asignar tareas a cada una de las personas responsables, podrás colaborar en los comentarios de cada tarea. Sube archivos relevantes, comparte información, haz preguntas o discute detalles relacionados con la tarea.
Accede a tus paneles desde cualquier lugar
Descarga Todoist en todos tus dispositivos para que puedas consultar y gestionar tus paneles desde tu ordenador o en tu teléfono.
Atajos de teclado útiles para los Paneles de Todoist ⌨️
- Mueve las tareas a una sección nueva escribiendo “/” cuando añadas o edites una tarea.
- Edita cualquier tarea presionando Alt/Opción y haciendo clic en la tarea.
- Cambia entre la vista de panel y la de lista usando el atajo de teclado Shift + v.
- Añade una tarea al principio de la primera columna con el atajo de teclado a.
- Añade una sección al final de tu proyecto usando el atajo de teclado s.
- Oculta el menú de navegación de la izquierda con el atajo de teclado m.
Kanban es un excelente método de productividad que no tiene mayor complejidad. Tanto si estás montando una empresa como si te estás remodelando tu casa, Kanban puede ayudarte a hacer realidad tus proyectos y objetivos más ambiciosos.
