Le bilan hebdomadaire

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Un bilan hebdomadaire est l'occasion de diriger votre vie avec intention. Il s'agit de temps consacré à réfléchir à la semaine écoulée, à ce qui s'est bien passé et à ce qui n'a pas fonctionné, et à planifier la semaine à venir. C'est une chance de vous aligner sur vos objectifs et de vous assurer que votre travail quotidien vous oriente dans la bonne direction. Cela vous évite de vous demander après coup : « Qu'est-ce que j'ai bien pu faire pendant tout ce temps ? ».

Le bilan hebdomadaire constitue une partie essentielle de la méthode Getting Things Done (GTD) créée par le consultant en productivité David Allen. Il décompose sa méthode de bilan hebdomadaire en trois sections distinctes :

• Soyez clair : traitez tous les détails.

• Soyez à jour : assurez-vous que tous vos points sont à jour.

• Soyez créatif : trouvez de nouvelles idées pour améliorer votre vie et votre travail.

« Le bilan hebdomadaire vous permet de vous concentrer intuitivement sur vos projets importants lorsque vous faites face à un flot de nouvelles contributions et de distractions potentielles qui vous attendent le reste de la semaine. »

- David Allen, Getting Things Done

Essayez de faire un bilan hebdomadaire si vous...

• Commencez souvent la semaine sans plan précis et vous laissez porter

• Avez l'impression d'être actif mais n'avez pas vraiment progressé vers vos objectifs

• Avez envie de consacrer régulièrement du temps à la réflexion et au développement personnel

• Souhaitez en faire plus (vraiment, les bilans hebdomadaires sont géniaux et nous pensons que tout le monde devrait en faire !)

Inspiré de la méthode du bilan hebdomadaire d'Allen, nous allons vous expliquer comment le réaliser. C’est une pratique puissante pour ceux qui suivent la méthode GTD, mais elle fait aussi partie intégrante d'autres méthodes de productivité populaires comme le time blocking et les OKR. En réalité, tout le monde devrait faire un bilan hebdomadaire, quel que soit son workflow quotidien. Il n’y a pas de méthode universelle, donc adaptez votre bilan hebdomadaire à vos besoins.

Pourquoi tout le monde devrait faire un bilan hebdomadaire

Avec tout ce que vous faites déjà, un bilan hebdomadaire semble être une corvée supplémentaire. Si vous avez déjà mis en place une méthode de productivité, pourquoi ajouter plus de complexité à votre semaine ? Au contraire, un bilan hebdomadaire apporte clarté et orientation. Cela vaut largement une heure par semaine.

Obtenez une vue objective de votre semaine

Un bilan hebdomadaire vous permet de prendre du recul par rapport au quotidien et de voir votre semaine dans son ensemble. Au lieu de rebondir de semaine en semaine sans avoir une vraie idée de ce que vous accomplissez, un bilan hebdomadaire vous oblige à faire une pause et à réfléchir :

• Qu'est-ce que j'ai fait cette semaine par rapport à ce que j'avais prévu de faire ?

• Quel événement inattendu s'est produit cette semaine et a bloqué ma productivité ?

• Pourquoi ai-je été si efficace cette semaine par rapport à la dernière ?

Un bilan hebdomadaire vous demande d'examiner ce qui n'a pas fonctionné et ce qui a bien fonctionné. En prenant le temps de réfléchir chaque semaine, vous verrez inévitablement émerger des éléments qui seraient autrement passés inaperçus.

« J'ai été dérangé dans mes projets d'écriture cette semaine par plusieurs réunions inattendues. Je vais parler à mon manager pour minimiser ces distractions et mieux me concentrer. »

« J'ai fait plus de choses cette semaine en confiant mon travail administratif à mon assistant virtuel à temps partiel. Il est peut-être temps de l’embaucher à plein temps. »

Un bilan hebdomadaire clarifie votre réflexion et favorise une meilleure prise de décision. En conséquence, vous finirez par en faire beaucoup plus à long terme.

Soyez proactif dans la planification

Avoir un lieu central où vous pouvez ajouter des tâches au fur et à mesure qu’elles se présentent est important pour vider votre esprit et décharger vos idées dans un « deuxième cerveau ». Cependant, cette approche ad hoc n'est pas un moyen productif de planifier votre semaine.

Un bilan hebdomadaire n'est pas seulement une rétrospective, mais aussi une prospective. Il vous permet de visualiser la semaine à venir et de vous préparer. Vous entamerez chaque journée avec le plan que vous avez créé lors de votre bilan hebdomadaire.

Planifier de manière proactive pour la semaine à venir ne signifie pas planifier chaque chose que vous devrez faire. Cela signifie simplement mettre en page vos principales priorités afin qu'elles soient bien visibles dans votre calendrier ou votre liste de tâches. Cette approche vous aide à sortir du mode réactif et à prendre de l'avance sur vos tâches d'une manière qui s'aligne sur vos objectifs à long terme.

Améliorez-vous chaque semaine

Ce que l'on mesure peut être mis en œuvre. Si vous souhaitez en faire plus et donc améliorer votre productivité, il est important de la suivre de près lors de votre bilan hebdomadaire.

Pour commencer, identifiez une mesure pertinente que vous souhaitez suivre et améliorer en fonction de vos objectifs à long terme. Par exemple, si vous vous préparez à un examen professionnel, votre mesure pertinente pourrait être les « heures de travail ». Votre mesure peut même être le nombre de pomodoros que vous avez terminés ou les heures passées à faire un travail approfondi.

Mesurer votre amélioration n'est pas un processus sans fin ; à un moment donné, vous atteindrez une limite supérieure. Mais lorsque vous débutez, réservez du temps pendant votre bilan hebdomadaire pour réfléchir à vos mesures. Cela vous éclairera sur la façon dont vous passez réellement votre temps et sur les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer.

Achever votre bilan hebdomadaire

Voyons comment achever votre bilan hebdomadaire. Il ne suffit pas de jeter un coup d'œil rapide sur votre liste de tâches, de sourire de satisfaction ou de vous résoudre à faire mieux la semaine prochaine. Faire un inventaire complet de vos performances nécessite un effort plus personnel.

Choisissez le jour, l'heure et le lieu de votre bilan hebdomadaire

La régularité vous permettra de rester sur la bonne voie lorsque la motivation vous fera faux bond. Faites votre bilan hebdomadaire à la même heure et le même jour chaque semaine. Essayez de le faire au même endroit – votre coin préféré dans votre maison ou le café du coin. De cette façon, vous développerez une habitude régulière chaque semaine et vous vous sentirez mal si vous la sautez.

Voici quelques options pour votre journée de bilan hebdomadaire :

• Vendredi après-midi : le vendredi est généralement la fin naturelle de la semaine de travail. C'est aussi le moment où notre productivité chute, car nous attendons le week-end avec impatience. Plutôt que de naviguer sur le Web ou de compter les minutes avant le début de l'happy hour au bar du coin, prenez le temps de faire votre bilan hebdomadaire. Vous démarrerez le week-end avec la certitude que tout est organisé et priorisé.

• Dimanche soir : le dimanche, c’est le moment où la semaine de travail à venir se profile, et le lundi pointe déjà le bout de son nez. Canalisez votre anxiété avec un bilan hebdomadaire. Utilisez ce temps pour réfléchir à la semaine précédente et planifier la prochaine. Ensuite, prenez le reste de la nuit pour vous déconnecter et faire quelque chose de relaxant, sachant que vous êtes prêt à démarrer sur les chapeaux de roue lundi matin.

• Lundi matin : le lundi est le début naturel de la semaine de travail, mais il peut être difficile de relancer la machine après le week-end. Un bilan hebdomadaire est le moyen idéal pour bien démarrer la semaine en douceur. Vous avez suffisamment de distance par rapport à la semaine passée pour en faire un examen objectif, et vous êtes mentalement régénéré et prêt à tracer un plan d'attaque pour la semaine à venir.

Planifiez votre bilan hebdomadaire un mercredi si c'est ce qui vous convient ! Le jour n'a pas d'importance : c'est la régularité qui compte. Prévoyez suffisamment de temps pour faire votre bilan hebdomadaire dans son intégralité. Nous recommandons une heure complète au moins. Étant donné qu'il y a 168 heures dans la semaine, n'en consacrer qu'une à l'optimisation des 167 autres est plutôt un bon plan.

Créez votre liste de contrôle hebdomadaire

Avant de vous lancer, ayez une liste de contrôle à portée de main qui détaille exactement ce que vous allez revoir pendant votre bilan hebdomadaire. Par exemple, voici la liste de contrôle que la méthode Getting Things Done de David Allen recommande d'utiliser :

Clarifier

• Rassemblez tous les éléments disparates – Organisez et triez les reçus et les cartes de visite récupérés au cours de la semaine, par exemple.

• Traitez tous les éléments entrants – Traitez vos notes, vos e-mails, vos SMS et autres.

• Videz votre esprit – Notez tout ce qui a récemment pris de la place dans votre esprit mais qui n’a pas été saisi dans votre système.

Actualiser

• Passez en revue les listes « Actions suivantes » – Faites l’état des lieux des tâches et des rappels à venir.

• Passez en revue votre agenda passé – Parcourez votre agenda sur les 2 ou 3 dernières semaines, pour rechercher les éléments en suspens qui pourraient nécessiter un suivi.

• Passez en revue les points à venir – Jetez un œil aux futurs points sur votre agenda. Assurez-vous que tout ce à quoi vous devez vous préparer est consigné dans votre liste de tâches.

• Passez en revue la liste « En attente » – Réfléchissez aux éléments exceptionnels dont vous avez besoin de la part d'autres personnes et notez ce qui nécessite un suivi ou a un impact sur votre travail.

• Passez en revue les listes de « projets » – Consultez toutes les listes de projets pour évaluer leurs progrès et mettre en œuvre des actions supplémentaires pour faire avancer ces initiatives

• Passez en revue toutes les listes de contrôle pertinentes – Évaluez toutes les autres listes pertinentes pour votre travail et votre vie et qui pourraient nécessiter votre attention.

Faire preuve de créativité

• Passez en revue la liste « Un jour/Peut-être » – Jetez un œil à toutes les listes telles que « Idées d'entreprises », « Idées de vacances » ou « Livres à lire » pour vérifier si « un jour » pourrait devenir « aujourd’hui ».

• Soyez créatif et courageux – C’est l’occasion de rendre vos rêves réalisables – pensez à des projets audacieux que vous pouvez planifier ou à des idées intéressantes que vous souhaitez poursuivre

Bien sûr, une liste de contrôle hebdomadaire doit être complètement personnelle. Empruntez si besoin certains aspects de la liste de contrôle hebdomadaire de la méthode Getting Things Done de David Allen, mais ajoutez aussi des éléments spécifiques à votre workflow et à vos objectifs personnels. Inspirez-vous de la liste de contrôle ci-dessus ou créez la vôtre à partir de zéro. Votre liste de contrôle peut être vaste et inclusive, ou spécifique et restreinte.

Voici quelques points importants à prendre en compte lors de l'élaboration de votre liste de contrôle hebdomadaire :

Est-ce que mon bilan hebdomadaire...

• ... Comprend de l'espace pour désencombrer mon espace physique, numérique et mental ?

• ... Permet une évaluation précise de la semaine écoulée ?

• ... Évalue mes progrès vers de mes principaux objectifs et projets ?

• ... m'aide à planifier la semaine à venir ?

• ... laisser de la place pour cultiver l'inspiration et la spontanéité ?

Ces questions vous guideront pour créer votre propre liste de contrôle hebdomadaire, spécifique à votre vie, à votre travail et à vos objectifs. Voici un exemple de liste de contrôle que vous pourriez créer, centrée sur les considérations ci-dessus :

Voici quelques conseils supplémentaires à garder à l'esprit lors de votre bilan hebdomadaire :

• Soyez objectif – Imaginez que vous êtes un consultant qui a été embauché pour évaluer une semaine dans votre vie. Faites de votre mieux pour jeter un regard impartial sur votre semaine et vous appuyer sur des mesures objectives de votre performance pour la semaine (par exemple, « Tâches accomplies », « Heures de sommeil » et « Mots écrits »). Un regard honnête sur vos succès et vos lacunes vous aidera à mieux planifier l'avenir et à optimiser chaque semaine.

• Soyez efficace – Passez d’un élément de la liste de contrôle à un autre sans vous attarder trop longtemps sur un domaine spécifique. Cet exercice peut vite prendre 1, 2 ou 3 heures si vous n'y prêtez pas attention. C'est un moyen infaillible de se décourager, car cela prend trop de temps. Soyez exhaustif mais efficace dans votre approche.

• Soyez gentil — Un bilan hebdomadaire peut produire des résultats décevants : vous avez achevé la moitié des tâches prévues seulement, vous n'êtes pas allé au sport et n’avez pratiquement pas progressé sur un projet clé. Au lieu de vous battre la croupe suite à une mauvaise semaine, réfléchissez tranquillement à ce qui n'a pas fonctionné et prévoyez une semaine plus productive. Décidez-vous de faire mieux la semaine prochaine – qu’il s’agisse d’éliminer les distractions pour faire du travail approfondi ou donner la priorité au sommeil pour que être le plus efficace possible.

Plus important encore, il n'y a pas de « mauvaise façon » d'effectuer un bilan hebdomadaire. La meilleure méthode pour cette pratique de productivité est celle qui est à la fois utile et durable. N'ayez pas non plus peur de modifier votre bilan hebdomadaire. Il doit être tout aussi adaptable et flexible que votre vie.

Développer une série de questions

En plus de parcourir une liste de contrôle des tâches pour votre bilan hebdomadaire, ayez une liste de questions que vous pouvez également vous poser. L'association d'une liste de contrôle hebdomadaire avec une réflexion ciblée vous offre une évaluation complète de votre semaine.

Voici quelques questions qui peuvent être utiles lors de votre bilan hebdomadaire :

• Comment est-ce que je me suis senti globalement cette semaine ?

• Qu'est-ce qui m'a permis d'atteindre mes objectifs cette semaine ?

• Est-ce que quelque chose m'a empêché d'atteindre mes objectifs cette semaine ?

• Quelles actions ai-je entreprises cette semaine pour progresser vers mes objectifs à long terme ?

• Comment puis-je m'améliorer pour la semaine prochaine ?

• Que puis-je faire la semaine prochaine pour me préparer à mes objectifs à long terme ?

• Que dois-je prévoir le mois prochain ? Année ? 5 ans ?

Notez vos réponses dans un espace dédié à vos réflexions hebdomadaires. Cela peut être un journal, une application de prise de notes ou une liste de commentaires sur votre tâche de bilan hebdomadaire sur Todoist. Essayez de vous limiter à 1 à 3 phrases. Encore une fois, plus votre bilan hebdomadaire est long et difficile, moins vous aurez de chances de conserver cette habitude.

Vous forcer à vraiment réfléchir aux réponses à ces questions vous pousse à être conscient de la façon dont vous avez passé votre temps au cours de la semaine dernière et inspire souvent des améliorations.

Planifiez votre bilan hebdomadaire avec Todoist

Nous vous recommandons de numériser votre bilan hebdomadaire pour regrouper votre liste de contrôle et vos questions dans un seul endroit facile d'accès, auquel vous pouvez revenir chaque semaine, même lorsque vous êtes en déplacement.

Voici comment nous vous recommandons d'utiliser Todoist en ce sens :

1. Créez un nouveau projet. Créez un nouveau projet Todoist et nommez-le « Bilan hebdomadaire ». Ajoutez-le à vos «favoris » pour qu'il soit facile à trouver et reste une priorité.

2. Utilisez des sections pour organiser votre bilan hebdomadaire. Il existe un nombre infini de façons d'organiser votre point hebdomadaire. Si vous suivez la méthode GTD, utilisez l'approche « Clarifier » / « Actualiser » / « Faire preuve de créativité » pour structurer votre séance de réflexion.

Vous pouvez aussi organiser votre point hebdomadaire pour qu'il reflète les domaines de votre vie que vous avez décidé de prioriser : « Travail », « Famille », « Santé », « Épargne » et « Maison ». Quelle que soit la manière dont vous choisissez de structurer votre point hebdomadaire, les sections sont un moyen flexible d’organiser et de diviser votre séance d’une heure en segments distincts pour vous aider à couvrir tous les points importants.

3. Ajoutez les éléments de votre liste de contrôle en tant que tâches récurrentes. Une fois vos sections en place, ajoutez des tâches sous chacune d'elles. Utilisez directement votre liste de contrôle. Ajoutez chaque élément en tant que tâche récurrente afin de pouvoir les marquer comme « achevées » le dimanche et que la tâche soit automatiquement réinitialisée pour la semaine suivante.

4. Configurez un rappel de bilan hebdomadaire. Une fois que vous avez configuré votre projet, créé vos sections, les points de votre liste de contrôle, et ajouté tous les détails pertinents, vous êtes prêt à faire votre point hebdomadaire dans Todoist. Il n'y a qu'une chose restante : ajoutez une tâche récurrente pour vous rappeler de faire votre point hebdomadaire et que cela devienne une habitude.

« Le bilan hebdomadaire est le facteur de réussite essentiel pour associer vos engagements plus importants à vos activités quotidiennes. »

– David Allen, Getting Things Done

Un bilan hebdomadaire vous fera gagner du temps en vous concentrant davantage sur ce qui vous aide à faire avancer les choses et sur ce qui retient votre attention. En examinant nos performances étroitement et régulièrement, nous sommes en mesure de les améliorer.

Au lieu de nous demander pourquoi nous n'avons pas atteint nos objectifs au 1er janvier, un bilan hebdomadaire nous offre 52 occasions de repartir à zéro. 52 chances de nous améliorer par rapport à la semaine précédente. 52 moments pour en savoir plus sur nous-mêmes et notre façon de travailler.

En réfléchissant régulièrement à ce que nous faisons, nous sommes mieux équipés pour nous vider l'esprit, nous attaquer à nos objectifs et vivre non seulement des vies plus productives, mais aussi des vies plus épanouissantes.