La planification par blocs de temps

Todoist est le premier gestionnaire de tâches au monde pour organiser votre travail et votre vie. En savoir plus

"D'après mon expérience, une semaine de travail de 40 heures avec des blocs de temps, produit la même quantité de travail qu'une semaine de travail déstructurée de plus de 60 heures."

— Cal Newport, auteur de Deep Work

Il y a bien une chose à dire sur les espaces de travail moderne : si vous ne contrôlez pas votre emploi du temps, c'est lui qui vous contrôlera.

Comment concilier les maux nécessaires que sont les réunions, les e-mails, les discussions d'équipe et autres moments de travail focalisé avec le temps consacré aux choses qui vous tiennent vraiment à cœur ? Devenir un ermite numérique n'est pas une option pour la plupart d'entre nous, nous avons donc besoin de stratégies concrètes pour nous aider à nous concentrer dans un monde conçu pour nous distraire.

C'est là qu'intervient la planification par blocs de temps.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

La planification par blocs de temps (et les autres méthodes de la même famille, comme le regroupement de tâches, la boîte temporelle et le thème du jour) est un moyen simple mais efficace de reprendre le contrôle de votre journée de travail.

Essayez de planifier par blocs de temps si vous...

• Jonglez avec de nombreux projets et responsabilités, comme Jack Dorsey, le fondateur de Square, qui utilise le thème du jour pour diriger deux grandes entreprises.

• Passez trop de temps en "mode réactif" à répondre aux e-mails et aux messages.

• Trouvez que vos journées sont trop souvent consacrées aux réunions, et que vous êtes fatigué avant même de commencer.

• Combattez des interruptions constantes tout au long de la journée.

• Luttez pour trouver le temps et l'espace mental nécessaires à une réflexion globale.

Ce guide vous donnera un aperçu de la planification par blocs de temps, du regroupement de tâches et du thème du jour. Il vous expliquera comment combiner ces stratégies pour vous aider à reprendre le contrôle de votre planning et la meilleure façon d'utiliser votre agenda et votre gestionnaire de tâches, comme Todoist, pour commencer à réserver des blocs de temps.

Qu'est-ce que la planification par blocs de temps ?

La planification par blocs de temps est une méthode de gestion du temps où vous divisez votre journée en plages horaires. Chaque plage est dédiée à une tâche spécifique ou à un groupe de tâches. Par exemple, vous pourriez bloquer de 9 h à 10 h pour vérifier et répondre aux e-mails, de 10 h à 12 h pour travailler sur un projet spécifique, et de 13 h à 14 h pour déjeuner dans le nouveau restaurant qui a ouvert au coin de la rue.

Nous adorons la planification par blocs de temps car elle :

• Stimule la productivité

• Fournit une structure claire

• Augmente la concentration

• Améliore l'organisation en catégorisant les tâches

• Renforce la gestion du temps

Plutôt qu'une liste de tâches à faire quand vous le pouvez, vous commencez chaque jour avec un emploi du temps concret qui décrit sur quoi travailler, et quand.

Comment organiser votre journée avec les blocs de temps

La clé de la gestion du temps est de bien organiser et prioriser vos tâches à l'avance. Ensuite, planifiez vos plages horaires pour chaque jour. Soyez vigilant, cependant : cela peut être compliqué si vous n'avez pas un processus établi.

Voici un processus étape par étape pour planifier votre journée avec des blocs de temps :

1. Identifiez vos tâches. Listez ce que vous devez faire pour la semaine. Si vous n'êtes pas habitué aux listes de tâches et que vous abordez les tâches au fur et à mesure, prenez une semaine pour commencer à suivre ce que vous faites. Une fois que vous avez identifié vos tâches, priorisez-les par niveau d'importance et d'urgence. La matrice d'Eisenhower est idéale pour ça.

2. Créez et planifiez vos créneaux de travail. Assignez des périodes spécifiques pour chaque tâche ou groupe de tâches, et utilisez un planificateur ou un calendrier numérique pour organiser votre journée. Vous pouvez bloquer du temps le matin pour les tâches prioritaires, en milieu de journée pour les réunions, et garder la fin d'après-midi pour les tâches administratives et les e-mails.

3. Équilibrez votre emploi du temps. En plus des tâches professionnelles, vous pouvez inclure des tâches personnelles et des activités de loisir. N'oubliez pas d'inclure des pauses pour vous reposer et recharger vos batteries !

4. Respectez votre planning. Suivez votre emploi du temps aussi fidèlement que possible, en vous concentrant uniquement sur la tâche assignée à chaque bloc de travail. Si quelque chose n'est pas terminé, déplacez-le dans un bloc futur plutôt que de rallonger le bloc actuel.

5. Passez votre journée en revue et ajustez au besoin. À la fin de chaque journée de travail, passez en revue toutes les tâches que vous n'avez pas terminées — ainsi que toutes les nouvelles tâches — et ajustez vos blocs de temps pour le reste de la semaine en conséquence.

Lorsque vos journées sont planifiées à l'avance avec des blocs de temps, vous n'avez pas à choisir sur quoi travailler. Il vous suffit de suivre votre emploi du temps. Si vous vous écartez de votre tâche ou êtes distrait, regardez simplement votre emploi du temps et revenez à la tâche pour laquelle vous aviez bloqué du temps.

Méthodes de planification par blocs de temps

La planification par blocs de temps fait partie d'une famille de méthodes proches mais distinctes qui méritent d'être pris en compte : le regroupement de tâches, le thème du jour et la boîte temporelle.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Regroupement de tâches

Le regroupement de tâches consiste à traiter ensemble des tâches similaires (généralement petites) et à planifier des plages horaires spécifiques pour les réaliser en même temps. En vous attaquant à des tâches similaires, vous limitez les changements de contexte que vous devez effectuer tout au long de la journée, et vous économisez ainsi un temps précieux et votre énergie mentale.

Par exemple, planifier deux blocs de 20 minutes pour traiter vos e-mails pendant la journée s'avère plus efficace que de vérifier votre boîte de réception toutes les 15 minutes.

Le blocage du plages horaires se marie bien avec le regroupement de tâches, car il vous évite de planifier chaque tâche individuelle dans votre calendrier. Bloquez simplement des plages horaires chaque jour ou chaque semaine lorsque vous souhaitez effectuer un certain type d'activités, par exemple : e-mails, facturation, entraînements, réunions, rédaction, codage, deep work, courses, repas.

Thème du jour

Le thème de jour est une version plus extrême du regroupement de tâches. Comme son nom l'indique, il consiste à choisir un thème pour chaque jour et à consacrer toute la journée à un type spécifique de travail ou de projet.

Plutôt que de basculer entre différents types de tâches tout au long de la journée, vous vous concentrez sur un seul thème majeur, permettant une concentration plus profonde. Par exemple, vous pouvez réserver les lundis aux réunions, les mardis au travail créatif, les mercredis aux tâches administratives, etc.

Mike Vardy, fondateur de Productivityist, utilise le thème du jour pour planifier son objectif principal chaque jour :

Le fait de consacrer chaque jour à un seul thème crée un modèle de travail fiable et limite davantage la charge cognitive du changement de contexte. Vardy explique que la thématisation offre une clarté mentale qui lui permet de se consacrer à sa famille.

"Savoir le thème de la journée me permet de faire les choses que je veux accomplir, sans gérer des éléments indéterminés « à faire » sur une liste de tâches. Ainsi, je peux prendre des décisions plus facilement et j'ai plus d'énergie lorsque je passe du temps avec mes enfants."

La cohérence soit essentielle, mais vous pouvez rester flexible. Si une tâche urgente se présente et ne correspond pas au thème de votre journée, traitez-la. Cependant, essayez de reporter vos tâches au prochain jour thématique où elles s'intègrent plutôt que d'abandonner complètement le thème de la journée.

Boîte temporelle

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Cette "boîte temporelle" auto-imposée vous oblige à travailler efficacement car vous disposez d'un temps limité pour terminer la tâche. Cela peut être une façon amusante de vous mettre au défi et de gamifier votre productivité.

Pourquoi la planification par blocs de temps est-elle si efficace ?

Cette technique semble simple en surface, mais elle a des impacts profonds sur votre capacité à faire avancer les choses. Voici certains de ses avantages :

Elle favorise le "deep work" ciblé

Cal Newport, auteur de Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, est un grand partisan de la planification par blocs de temps. Il estime qu'en faisant moins de choses et en se concentrant sur une seule tâche à la fois, on est plus productif que lorsqu'on essaie de caser plus de tâches dans son emploi du temps.

Lors d'une interview à la radio avec Virgin Radio UK, Newport a dit :

"Il faut trouver le juste équilibre entre un rythme soutenu et tenable. Je continue à travailler dessus, mais je m'y consacre pleinement quand je m'y mets. Pas trop de temps d'un coup, mais plutôt réparti sur la durée; c'est là que les meilleures choses peuvent émerger."

Lorsque vous planifiez une partie du temps pour travailler sur un seul projet, problème ou tâche, vous mettez toutes vos ressources mentales au service d'une chose plutôt que de répartir votre attention sur plusieurs tâches. Plus vous vous concentrez sur une tâche spécifique, plus vous développez les ressources mentales nécessaires à un travail approfondi et plus il est facile de rester concentré.

Cela vous aide à éliminer plus efficacement le "travail superficiel"

Le travail superficiel est un travail urgent mais qui n'est pas réellement important pour atteindre vos objectifs à long terme – par exemple de la paperasse ou répondre à (la plupart) de vos e-mails. Lorsque vous créez une boîte temporelle pour le travail superficiel, vous placez des limites claires au temps que vous y consacrez.

De plus, le regroupement de tâches similaires réduit le coût du changement de contexte. En regroupant toutes vos tâches superficielles dans une ou deux plages horaires dédiées, vous serez en mesure de les achever plus efficacement et de protéger le reste de votre journée de travail pour un travail à plus fort impact.

Cela vous fait prendre conscience de la façon dont vous passez votre temps

La plupart des gens ont du mal à gérer leur temps. Nous sommes très mauvais pour estimer le temps qu'il faut pour réaliser nos tâches, et nous tombons souvent dans le piège de l'erreur de planification. Notre biais du présent nous pousse à surestimer nos capacités dans le temps dont nous disposons, c'est pourquoi nous finissons par travailler des heures supplémentaires.

La planification par blocs de temps vous oblige à faire face à vos priorités et à vos engagements actuels et à choisir intentionnellement la façon dont vous passez votre temps limité. Pour chaque nouvel engagement que vous laissez entrer dans votre vie, vous êtes obligé de trouver un espace physique sur votre calendrier. En conséquence, le coût d’opportunité de dire "oui" devient plus concret et il devient beaucoup plus facile de dire "non".

Cela contrecarre le perfectionnisme

Les délais flous sont le pire ennemi d'un perfectionniste. Il y a toujours quelque chose à peaufiner et à améliorer. Il peut être difficile de savoir quand un projet est terminé, surtout si vous visez la perfection.

À un moment donné, vous devez être capable de dire que c'est « assez bien » et passer à autre chose. La boîte temporelle peut vous aider, en imposant des délais à vos projets. Si vous prolongez souvent les tâches en essayant de tout faire correctement, définissez une période stricte pour terminer la tâche et respectez-la. Profitez du temps restant pour vous détendre et passer des moments de qualité avec vos proches.

Cela vous aide à atteindre vos objectifs

Dans l'article Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, les chercheurs Rogers, Milkman, John et Norton passent en revue plusieurs études soutenant l'idée que "créer des plans spécifiques et concrets augmente le suivi dans divers domaines."

Qu'il s'agisse de faire du sport ou de planifier son vaccin contre la grippe, les gens s'avèrent plus susceptibles d'agir selon leurs intentions lorsqu'ils notent un lieu, une date et une heure précis pour l'activité en question. Pourtant, la plupart des gens tendent à s'appuyer sur des intentions vagues plutôt que sur des plans concrets :

"Avoir un plan aide à atteindre ses objectifs, mais la plupart des gens échouent souvent à créer des plans concrets. Paradoxalement, cette tendance à sous-planifier est particulièrement courante lorsque les gens ont des objectifs importants à réaliser."

L'essentiel : lorsque vous planifiez vos tâches et objectifs, vous êtes plus susceptible de les réaliser. La planification par blocs de temps vous oblige à faire des plans concrets qui garantissent que vous travaillez vers vos objectifs chaque jour.

Mais le blocage de plages horaires peut-il fonctionner avec mon travail ?

L'une des plus grandes critiques du blocage de plages horaires est que cette méthode ne tient pas compte des emplois réactifs où il est impossible d'anticiper ce qui arrivera à un moment donné. Le blocage de plages horaires est-il vraiment une stratégie réaliste pour un spécialiste du support client dont le travail est de répondre au jour-le-jour aux nouvelles réclamations ? Ou un gestionnaire de compte qui doit être disponible pour répondre aux demandes de ses clients ?

Nous dirions que oui – asseoir même un contrôle réduit sur votre emploi du temps peut être utile, quel que soit votre travail. Cal Newport le dit ainsi :

"Les périodes de réactivité illimitée peuvent être bloquées comme tout autre type d'obligation. Même si vous bloquez la majeure partie de votre journée pour un travail réactif, par exemple, le fait que vous contrôliez votre emploi du temps vous permettra de consacrer quelques petits blocs (peut-être à la périphérie de votre agenda) à des activités plus profondes."

Lorsque votre journée de travail est gérée par des forces extérieures, il est facile de perdre de vue vos propres objectifs. Le blocage de plages horaires peut vous aider à acquérir un plus grand sentiment de contrôle sur les horaires les plus imprévisibles.

Quelques conseils

La planification par blocs de temps est assez simple en théorie, mais il peut être difficile de s'y tenir en pratique. Il est donc important de comprendre les erreurs courantes qui peuvent vous faire échouer avant toute chose.

Quelques erreurs courantes à éviter :

• Sous-estimer le temps nécessaire pour vos tâches, penser que vous pouvez en faire plus

• Être trop rigide avec votre emploi du temps, avoir peur du changement si les choses ne se passent pas comme prévu

• Surcharger votre temps libre, transformant la détente en une autre forme de travail

• Ne pas prioriser les tâches, les traiter toutes au même niveau d'importance

• Ne pas tenir compte des interruptions et des événements imprévus

Explorons maintenant quelques conseils pratiques de gestion du temps pour vous aider à éviter ces pièges et tirer le meilleur parti de votre emploi du temps, afin de ne pas devenir esclave de votre agenda.

Ajoutez des temps tampons à votre emploi du temps

Au fil du temps, vous deviendrez meilleur pour estimer la durée des tâches. En attendant, il est préférable de prévoir plus de temps que nécessaire. Ajoutez des marges à votre emploi du temps pour terminer les tâches et passer de l'une à l'autre. Vous pouvez aussi créer des "blocs conditionnels" pour rattraper un éventuel retard.

Par exemple, réservez une heure à la fin de la journée ou entre des tâches importantes à utiliser si nécessaire. Si tout se passe comme prévu, vous pourrez utiliser ce temps pour d'autres activités ou pour une pause bien méritée. Cette approche vous aide à rester organisé et vous donne la satisfaction d'avoir accompli vos tâches quotidiennes !

Adoptez une approche flexible

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Même l'expert en productivité Cal Newport ajuste ses plans tout au long de la journée, en barrant les plages horaires initiales et en les remplaçant par des plans actualisés en fonction des circonstances :

Newport gère les changements dans son emploi du temps comme un jeu :

"Pour moi, ce type de planification est comme une partie d'échecs. Les blocs de travail sont répartis et ajustés de manière à ce que les projets, grands et petits, se terminent avec (juste assez) de temps libre."

Considérez vos blocs de temps comme un moyen flexible de vous mettre au défi, et non comme des outils stricts pour vous punir en cas d'échec.

Ne planifiez pas trop votre temps libre

On dit qu'Elon Musk planifie ses journées par tranches de 5 minutes, mais surcharger votre temps libre peut être contre-productif. Planifier des activités, même si elles sont amusantes, peut en diminuer le plaisir global.

Au lieu de cela, réservez du temps pour vous déconnecter et vous détendre sans plan précis. Cela vous permet de choisir ce que vous voulez faire : appeler des amis pour prendre un verre, essayer un nouveau jeu Nintendo Switch, lire, etc. Assurez-vous de garder une partie de votre temps libre vraiment libre.

Identifiez vos heures les plus productives

Chacun a des moments de productivité maximale différents. Connaître les vôtres peut vous aider à optimiser votre temps et votre énergie. Une fois que vous avez identifié vos heures les plus productives, protégez-les. Bloquez ces créneaux horaires pour traiter les tâches qui demandent le plus de concentration.

Supposons que vous soyez le plus productif entre 11h et 13h. Planifiez vos tâches les plus importantes, comme l'écriture, le codage, la planification de projets ou l'équilibrage des comptes, durant cette période. Comme l’a dit William Faulkner :

Je n'écris que lorsque l'inspiration frappe. Heureusement, elle frappe à neuf heures tous les matins.

Pour trouver vos heures les plus productives, vous pouvez utiliser des outils de productivité ou des applications pour suivre vos habitudes de travail. RescueTime ou Toggl peuvent vous aider à analyser le temps que vous passez sur des sites Web ou des documents, ce qui peut être utile non seulement pour trouver vos heures de pointe mais aussi pour suivre où passe votre temps.

Gardez à l'esprit que vous devez prendre en compte les facteurs externes qui pourraient influencer votre productivité. Par exemple, si votre espace de travail devient bruyant après le déjeuner, essayez de traiter vos tâches les plus importantes le matin.

Prévoyez les demandes imprévues

Si votre travail quotidien implique de répondre aux demandes des autres, prévoyez des plages de temps pour les imprévus. Cela vous aidera à rester organisé et productif tout au long de la journée.

Par exemple, si vous travaillez dans le support informatique et recevez souvent des demandes urgentes l'après-midi, réservez un créneau de 14h à 16h pour ces problèmes. Ainsi, vous pourrez gérer les imprévus sans sacrifier vos tâches planifiées.

Si les demandes des autres ne sont pas pertinentes pour votre tâche, vous pouvez désactiver les notifications pendant que vous travaillez pour éviter les interruptions. Configurez également des moments précis pour consulter et répondre aux messages, afin de maintenir votre concentration.

La planification par blocs de temps avec Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

D'abord, identifiez les grandes catégories de travail à inclure dans votre emploi du temps quotidien ou hebdomadaire. Par exemple, un écrivain indépendant pourrait avoir les catégories suivantes :

• E-mail

• Gestion pro

• Vente

• Réunions

• Recherches

• Écriture

• Professional development

• Yoga

• Préparation des repas

• Gestion perso

• Lecture

• Temps libre

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Assurez-vous de réserver suffisamment de place pour toutes vos priorités et engagements dans votre calendrier. Si vous manquez de place, vous devrez peut-être réduire certains engagements. Le résultat final ressemblera à ceci :

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Si vous travaillez dans une entreprise avec des calendriers partagés, il peut être utile de bloquer publiquement du temps pour le travail approfondi afin de garantir des périodes sans réunion. Khoi Vinh, concepteur principal chez Adobe, utilise cette stratégie au bureau :

"Je cherche des créneaux dans mon calendrier pour du "travail approfondi". Parfois, je déplace des réunions pour créer des blocs de temps plus longs, puis je crée une réunion intitulée "Ne pas réserver" ou, si je pense que quelqu'un pourrait l'ignorer, je la nomme "Session de collaboration" ou "Revue d'études". Il faut être malin."

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Pour ne rien laisser passer, chaque tâche doit avoir une étiquette. Cependant, certaines catégories, comme les réunions ou les cours de sport, peuvent être mieux suivies dans votre calendrier plutôt que dans votre gestionnaire de tâches. De plus, évitez de surcharger votre temps libre. Expérimentez avec votre configuration pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Le thème du jour avec Todoist

Si vous essayez la méthode des blocs de temps et que vous vous sentez toujours trop dispersé et déconcentré, vous pouvez essayer le thème de la journée. Nous recommandons ce cours gratuit sur Skillshare par Mike Vardy. Il vous guidera pour créer un système de thème quotidien, y compris des exemples détaillés utilisant un support papier et Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.