La méthode GTD (Getting Things Done)

Todoist est le premier gestionnaire de tâches au monde pour organiser votre travail et votre vie. En savoir plus

Vous est-il déjà arrivé de passer plus de temps à réfléchir à vos tâches qu’à les faire réellement ? S’inquiéter de tout ce qui figure sur votre liste de tâches peut être épuisant, surtout quand celle-ci semble interminable. Lorsque les informations s’entassent dans votre esprit, vous ressentez du stress, de l’épuisement et de l’incertitude.

La méthode Getting Things Done, ou GTD en abrégé, est un système de gestion des tâches populaire créé par David Allen, expert en productivité. Elle se base sur un fait très simple : il est difficile de focaliser son attention lorsqu’on a l’esprit occupé par mille choses.

Allen a remarqué que notre cerveau est bien meilleur pour traiter les informations que pour les stocker. Sa méthode GTD explique comment mettre de l’ordre dans votre fouillis mental grâce à un système externe, puis comment l’organiser pour vous concentrer sur les bonnes choses au bon moment. Lorsque votre workflow GTD est correctement établi, vous savez parfaitement sur quoi travailler à tout moment, sans craindre d’oublier quelque chose d’important à faire plus tard.

Essayez GTD si vous...

• Vous sentez dépassé par le nombre de choses à faire

• Avez peur d’oublier de petits détails

• Portez de nombreuses casquettes différentes au travail et dans la vie

• Lancez beaucoup de projets mais avez du mal à les mener à bien

• N’avez jamais essayé la méthode GTD jusqu’à présent (tout le monde devrait tester GTD au moins une fois dans sa vie)

Ce guide vous présentera les principes et les workflows GTD, et les moyens les plus intuitifs pour les mettre en œuvre. Nous verrons la façon d’associer la méthode GTD à Todoist, mais les mêmes principes s’appliquent quelle que soit l’application que vous utilisez. La clé de GTD ne réside pas dans les outils spécifiques que vous choisissez, mais plutôt dans les habitudes que vous employez au quotidien pour organiser et hiérarchiser votre travail.

Qu'est-ce que GTD ? Une brève présentation

La méthode GTD est composée de cinq pratiques simples pour systématiser le désordre dans votre tête et faire avancer les choses :

1. Tout saisir :

   Saisissez tout ce qui vous traverse l’esprit. Rien n’est trop grand ou trop petit ! Ces éléments vont directement dans vos boîtes de réception.

2. Clarifier :

   Transformez ce que vous avez capturé en étapes d’action claires et concrètes. Décidez si un élément est un projet, une action suivante ou une référence.

3. Organiser :

   Placez tout au bon endroit. Ajoutez des dates à votre calendrier, déléguez des projets à d’autres personnes, classez les documents de référence et triez vos tâches.

4. Faire le point :

   Passez en revue, modifiez et révisez fréquemment vos listes.

5. Agir :

   Mettez-vous au travail sur les choses importantes.

Bien que la mise en place du système GTD nécessite un investissement initial en temps et en énergie, les résultats sont rapides lorsque vous l’utilisez régulièrement. Vous n’aurez plus à vous soucier d’oublier une échéance ou de rater une tâche importante. Vous pourrez répondre calmement aux informations entrantes et prioriser votre temps en toute confiance.

Certains comportements très spécifiques mais apparemment banals, lorsqu’ils sont appliqués, permettent d’exister dans une sorte de spontanéité sophistiquée, qui, selon mon expérience, est un élément clé d’une vie réussie.

- David Allen

Si ces cinq étapes simples constituent la base de GTD, elles ne sont pas toujours aisées à mettre en œuvre. GTD ne nécessite pas d’outils, d’applications ou de produits spécifiques. Allen ne plaide même pas en faveur des systèmes numériques plutôt qu’analogiques. La clé de tout système de productivité durable est plutôt de le garder aussi simple que possible et de l’utiliser le plus souvent possible. Votre outil doit être suffisamment polyvalent pour gérer vos projets les plus complexes, mais suffisamment simple pour rester pratique lorsque vous êtes à plat.

Le reste de cet article couvrira les spécificités de chacune des cinq pratiques GTD ci-dessus et vous expliquera comment les mettre en œuvre avec Todoist. Cependant, encore une fois, les mêmes principes s’appliquent quel que soit l’outil que vous utilise.

Saisir

Pour que GTD fonctionne, vous devez cesser de stocker des informations dans votre tête. Tout ce qui vous traverse l’esprit — tâches, événements, idées, recommandations de livres, etc. — doit être saisi et stocké immédiatement dans une boîte de réception. Dans la méthode GTD, une boîte de réception, qu’elle soit physique ou numérique, est une représentation visuelle de toutes les saisies que vous devez gérer quotidiennement.

Votre boîte de réception n’est utilisée que pour collecter le chaos de vos pensées pour le sortir de votre esprit. Ce n’est ni le lieu ni le moment de s’inquiéter de l’organisation.

Dans Todoist, votre boîte de réception fera office de lieu par défaut pour stocker toutes vos saisies, jusqu’à ce que vous ayez une occasion de les organiser. Pour ajouter une nouvelle tâche à votre boîte de réception dans les applications Web ou pour ordinateur, cliquez sur le signe plus à droite ou appuyez simplement sur “q”. La tâche sera ajoutée à la boîte de réception par défaut, sauf si vous spécifiez un projet particulier.

Réfléchissez à tout ce que vous avez en tête

Si vous débutez avec GTD, réfléchissez à toutes les “boucles ouvertes” auxquelles vous pouvez penser — toutes les choses que vous pourriez devoir faire dans l’avenir. Ajoutez-les en tant que tâches à votre boîte de réception Todoist immédiatement. Consultez la liste des déclencheurs GTD pour vous rafraîchir la mémoire concernant les engagements que vous auriez oubliés.

Saisissez immédiatement les nouvelles tâches

L’un des principes fondamentaux de GTD est de faire sortir les tâches de votre tête et de les intégrer à votre système externe dès qu’elles vous viennent en tête. Todoist se synchronise sur toutes les plateformes — ordinateur, téléphone, navigateur Web, client de messagerie, smartwatch ou assistant domestique intelligent — pour pouvoir saisir vos tâches à tout moment, n’importe où.

Chaque fois qu’une nouvelle tâche vous vient à l’esprit, prenez l’habitude de l’ajouter immédiatement à votre boîte de réception et de l’organiser plus tard. Pour saisir les tâches le plus rapidement possible, où que vous soyez, nous vous recommandons d’installer Todoist ou l’application de votre choix :

• Sur votre ordinateur

• Sur votre téléphone

• Comme extension de votre navigateur Web (pour ajouter des sites Web en tant que tâches)

• Comme plugin pour votre client de messagerie (pour ajouter des e-mails en tant que tâches)

Parcourir et télécharger les applications Todoist

Consolidez vos boîtes de réception

Vous pouvez utiliser Todoist pour consolider vos autres boîtes de réception — les e-mails auxquels répondre, les messages appelant une réaction, les articles à lire, les listes de courses, les documents de référence que vous conservez pour plus tard, etc. Moins vous avez de boîtes de réception à vérifier pour les boucles ouvertes, plus votre système sera facile à maintenir.

Envoyez des éléments à Todoist depuis votre messagerie personnelle ou d’équipe :

• Utilisez les plugins de Todoist pour Gmail et Outlook pour ajouter rapidement des e-mails en tant que tâches

• Transférez des e-mails directement à votre boîte de réception sur Todoist en utilisant l’adresse de transfert de votre projet

• Transformez les messages en tâches depuis les outils de messagerie de votre équipe comme Twist ou Slack.

Saisissez vos lectures et références :

• Prenez en photo les cartes de visite ou les rappels d’événements et joignez-les aux commentaires de la tâche correspondante.

• Joignez des fichiers depuis Dropbox, Google Drive ou votre ordinateur à n’importe quelle tâche pour les lire ou travailler dessus plus tard.

• Connectez une application de lecture comme Pocket à Todoist via notre intégration IFTTT et créez une tâche sur Todoist automatiquement chaque fois que vous ajoutez un article à Pocket.

• Téléchargez Todoist pour Chrome, Safari ou Firefox pour enregistrer des URL et y accéder plus tard.

• Utilisez les extensions de partage Todoist sur Android ou iOS pour partager des pages en tant que tâches depuis vos applications mobiles.

Clarifier

Maintenant que votre boîte de réception est pleine, l’étape suivante consiste à transformer le désordre saisi en actions concrètes. Parcourez chaque élément de votre boîte de réception et effectuez l’une des opérations suivantes (vous trouverez plus de détails sur la procédure à suivre pour chaque étape dans la section suivante) :

• Si la tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement.

• Si elle peut être déléguée, assignez-la à quelqu’un d’autre.

• S’il s’agit d’un élément de référence non exploitable (par exemple, un fichier, un document, un article, des informations de contact, etc.) sur lequel vous devrez revenir plus tard, classez-le dans un projet de référence séparé ou joignez-le aux commentaires de la tâche ou du projet correspondant.

• Si la tâche doit être faite à une date ou à une heure spécifiques, configurez une date d’échéance.

• Si la tâche n’est plus nécessaire ou exploitable, supprimez-la.

• Si une tâche nécessite plus d’une étape, créez un projet pour héberger tous les éléments qui lui sont associés et identifiez l’action suivante que vous pouvez entreprendre pour faire avancer le projet.

Rendez votre tâche aussi spécifique et exploitable que possible. Ajoutez autant d’informations que vous le pouvez pour gagner du temps plus tard. Par exemple, “Appeler maman” peut être insuffisant, saisissez plutôt “Appeler maman pour discuter du dîner d’anniversaire”. Ou, “Impôts” peut être plus précis, par exemple : “Appeler Marie pour discuter des dossiers fiscaux” avec le numéro de téléphone de Marie et une liste des documents spécifiques joints dans les commentaires de la tâche (nous reparlerons plus loin des commentaires de tâches).

Organiser

Une fois que vous avez clarifié un élément dans votre boîte de réception, il est temps de le trier à l’endroit approprié. En réalité, clarifier et organiser vos tâches se fera en tandem lorsque vous nettoyez votre boîte de réception, mais il est utile de les considérer comme des actions distinctes.

Il existe de nombreuses façons d’organiser vos tâches avec la méthodologie GTD, mais nous vous recommandons d’utiliser une combinaison de projets et d’étiquettes.

Tâches ponctuelles

Ce sont des tâches qui prennent plus de 2 minutes mais ne nécessitent qu’une seule étape. Par exemple, “Répondre à l’e-mail de Jérôme concernant le prix du projet” ou “Renouveler mon abonnement à la salle de sport”. Il ne faut pas que ces tâches encombrent votre boîte de réception, mais elles n’appartiennent à aucun autre projet.

• Créez un nouveau projet appelé Tâches ponctuelles.

• Glissez vos tâches en une étape de la boîte de réception vers ce projet en cliquant sur la “bouton” gris à gauche du nom de la tâche et en la faisant glisser vers le nom du projet dans le menu de gauche.

• Vous pouvez également désigner un nouveau projet en tapant “#” dans le champ des tâches pour afficher une liste de vos tâches. Sélectionnez votre projet dans la liste ou continuez à saisir le nom du projet pour affiner les résultats.

Projets

Vous constaterez que la plupart des tâches saisies sont en fait des projets. Dans la philosophie GTD, les projets sont tout élément nécessitant plus de deux étapes pour être achevé. Par exemple, “Peindre la chambre” est un projet car il comprend d’autres tâches telles que l’obtention d’échantillons de peinture, le choix d’une couleur, l’achat de fournitures, la préparation des murs, etc. Voici comment gérer les projets dans Todoist :

• Créez un nouveau projet pour chaque projet en plusieurs étapes que vous avez identifié lors de la clarification de vos tâches.

• Glissez les tâches associées de votre boîte de réception vers le projet approprié. Ou cliquez sur une tâche et tapez “#” dans le champ de la tâche pour afficher une liste de vos projets parmi lesquels choisir.

• Lorsque vous pensez aux autres étapes, ajoutez-les en tant que nouvelles tâches dans les projets.

Domaines d'action

Il peut être utile de regrouper vos projets en fonction de vos “domaines d’action” – le terme GTD pour les différents domaines de responsabilité de votre vie. Ces domaines sont un outil pour attirer l’attention sur vos objectifs de vie plus larges tout en décidant sur quoi travailler ensuite. Si une tâche ne rentre pas dans le cadre de l’un de vos domaines d’action, il est peut-être temps de réévaluer si c’est une chose à laquelle vous souhaitez consacrer votre temps. Ou vous pouvez simplement séparer vos projets entre “Travail” et “Personnel”.

Vous pouvez facilement faire cela dans Todoist en utilisant des sous-projets. Voici comment faire :

1. Créez un projet pour chaque domaine d’action. Ce projet n’aura aucune tâche, il s’agit juste d’une organisation visuelle.

2. Cliquez sur le bouton gris à gauche du nom du projet et faites glisser et indentez vos projets réels sous les “dossiers” de haut niveau que vous venez de créer pour les transformer en sous-projets.

3. (Facultatif) Pour créer encore plus de séparation visuelle entre vos domaines d’action, attribuez une couleur de projet différente à chaque domaine.

Vous aurez ainsi une liste de projets claire d’un point de vue visuel, en masquant vos sous-projets sous le projet principal. Par exemple, lorsque vous êtes au travail, vous pouvez afficher vos projets liés au travail et masquer vos projets personnels, et vice versa.

Pour simplifier les choses, terminez d’abord la configuration de votre système GTD pour avoir une idée de votre workflow. Si nécessaire, revenez et organisez vos projets en catégories plus larges plus tard.

Actions suivantes

Ce sont des tâches avec une action claire et concrète que vous ferez dès que possible (par exemple, “Envoyer le budget du projet à Matthieu”). Les actions suivantes sont distinctes des actions futures – les étapes que vous prendrez éventuellement mais qui ne requièrent pas votre attention pour le moment.

Identifiez l’action suivante pour chaque projet en ajoutant l’étiquette “@suivant” . Pour ajouter une étiquette, tapez simplement “@” dans le champ de la tâche et commencez à taper le nom de la tâche.

Tâches avec une date ou une heure d'échéance

Pour les éléments qui doivent être terminés à une date ou une heure spécifiques, planifiez-les. Cependant, GTD met en garde contre une dépendance excessive aux dates d’échéance. Ajoutez-les uniquement aux tâches qui doivent réellement être effectuées à une date et une heure données. Pour tout le reste, faites confiance à vos actions suivantes et au passage en revue hebdomadaire de toutes vos listes de tâches (nous reviendrons sur ce sujet plus tard).

Lorsque vous modifiez une tâche, vous pouvez cliquer sur le champ Planifier et sélectionner une date et une heure dans le calendrier. Ou tapez simplement la date et/ou l’heure d’échéance dans le champ de la tâche en utilisant un langage naturel, par exemple, lundi prochain à 8h. L’ajout rapide intelligent reconnaîtra automatiquement et mettra en évidence la date d’échéance et l’ajoutera lorsque vous enregistrez la tâche. Vous pouvez même taper des dates d’échéance récurrentes comme tous les mercredis pour les tâches qui se répètent régulièrement.

Agendas

Certains des éléments que vous capturez dans votre boîte de réception seront des rappels de choses que vous souhaitez aborder avec quelqu’un d’autre plutôt que des actions suivantes. Pour ne pas oublier ces éléments :

• Créez un nouveau projet appelé Agendas.

• Créez un nouveau sous-projet sous Agendas pour chaque personne avec qui vous avez besoin de contacter régulièrement. Par exemple, votre patron ou toute personne avec laquelle vous êtes en lien direct. Vous pouvez également créer des sous-projets pour chaque équipe ou réunion de projet auxquelles vous participez. Par exemple, Marketing hebdomadaire.

• Ajoutez les éléments que vous devez aborder en tant que tâches dans le sous-projet d’agenda pertinent.

• Lorsque vous rencontrez cette personne ou que vous assistez à la réunion, affichez le projet correspondant pour afficher une liste de tous les éléments que vous devez couvrir.

• (Facultatif) Partagez vos projets “Agendas” avec les personnes concernées afin que tout le monde puisse voir, ajouter et même assigner des éléments de discussion.

Documents de référence

Les documents de référence sont des éléments non exploitables que vous devez enregistrer (par exemple, des documents fiscaux, des lectures, des tableurs, des documents Word, des numéros de téléphone, etc.). Bien qu’ils ne constituent pas des tâches en soi, ils sont souvent nécessaires pour terminer une tâche plus tard. Vous pouvez organiser ces types de références dans Todoist en les joignant aux commentaires de la tâche ou du projet concerné :

• Des documents de référence spécifiques à la tâche peuvent être joints aux commentaires de la tâche concernée.

• Les documents spécifiques au projet de niveau supérieur (spécifications techniques, brouillons, dossiers partagés) peuvent être joints ou liés dans les commentaires du projet.

De cette façon, lorsque vous serez prêt à démarrer la tâche ou le projet, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main.

Vous aurez probablement également des documents de référence qui ne sont pas associés à une tâche ou un projet spécifique. Par exemple, un article que vous avez enregistré sur le Web pour plus tard, un fichier contenant des informations importantes ou une idée de cadeau pour l’anniversaire de votre conjoint. De nombreuses personnes aiment utiliser une application de prise de notes distincte pour organiser leurs documents de référence, mais vous pouvez également en garder la trace dans Todoist. Voici comment faire :

• Créez un nouveau projet Références

• Créez de nouveaux sous-projets sous le projet Références pour chaque type de liste de références. Par exemple, Idées de cadeaux, Anniversaires, Coordonnées, Recettes, etc.

• Déplacez vos tâches de documents de référence vers le projet approprié en les faisant glisser depuis votre boîte de réception. Sinon, sélectionnez un nouveau projet via l’ajout rapide en cliquant pour modifier la tâche et en tapant “#” dans le champ de la tâche suivi du nom du projet.

• Pour masquer vos sous-projets de référence, cliquez sur la flèche grise à gauche de votre projet principal Références.  Cela permet de réduire l’encombrement visuel de votre liste.

En attente

Ce sont des éléments qui ont été délégués ou sont en attente d’action par quelqu’un d’autre. Par exemple, vous avez besoin de terminer la rédaction d’un article de blog mais vous attendez que votre éditeur commente votre dernier brouillon. Identifiez ces tâches en les étiquetant “@attente”. Gardez les tâches @attente organisées dans les projets auxquels elles sont liées ou dans le projet Tâches ponctuelles si elles ne sont pas liées à d’autres tâches.

Plus tard

De nombreux éléments que vous saisissez seront des idées de choses que vous souhaitez faire à l’avenir, mais pour lesquelles vous n’avez pas le temps actuellement (par exemple, des endroits où vous souhaitez voyager, des livres à lire, de nouveaux projets que vous voudrez peut-être essayer, des idées d’articles de blog, etc.). Vous devez pouvoir les passer en revue plus tard, mais ces tâches ne doivent pas encombrer votre système pour l’instant.

• Créez un nouveau projet Plus tard.

• Ajoutez toutes les tâches que vous souhaitez faire à l’avenir, mais sur lesquelles vous ne travaillez pas activement.

• (Facultatif) Ajoutez des sous-projets pour des types spécifiques de tâches “Plus tard”. Par exemple, vous voudrez peut-être séparer vos projets Plus tard – Personnel et Plus tard – Travail.

• Passez en revue vos projets Plus tard lorsque vous avez le temps et l’énergie d’entreprendre quelque chose de neuf.

Tâches qui peuvent être déléguées

Si vous pouvez déléguer une tâche pour libérer votre temps et votre énergie, vous devriez le faire. Dans Todoist, vous pouvez partager des projets avec d’autres personnes, leur assigner des tâches avec des dates d’échéance et collaborer dans les commentaires.

Votre configuration de partage sera différente selon les circonstances. Voici 3 façons de configurer le partage :

• Créez un projet partagé distinct pour chaque personne avec laquelle vous collaborez (vous pouvez même réutiliser vos sous-projets Agendas à cette fin)

• Créez un seul projet partagé avec toute votre équipe (si vous l’avez fait, vous aurez une boîte de réception d’équipe supplémentaire à laquelle toute l’équipe est automatiquement ajoutée)

• Partagez des projets existants qui impliquent une forte collaboration ad hoc

Ou vous pouvez utiliser une combinaison des trois approches.

Astuce rapide : vous pouvez rechercher toutes les tâches que vous avez déléguées à l’aide de la requête “assignée par : moi”. C’est une liste pratique à consulter lors de votre point hebdomadaire.

Contextes

Avec vos listes de projets en place et vos tâches triées, vous êtes maintenant prêt à vous attaquer aux contextes. Dans GTD, les contextes identifient les outils, les lieux ou les personnes dont vous avez besoin pour accomplir une tâche donnée. En d’autres termes, les contextes vous permettent de vous concentrer sur ce que vous pouvez réellement accomplir compte tenu de votre situation actuelle. Par exemple, si vous êtes à votre bureau, vous ne voulez pas perdre de temps à trier toutes les prochaines actions que vous avez à la maison.

En suivant l’approche de projet que nous avons exposée ci-dessus, le moyen le plus simple d’ajouter des contextes consiste à utiliser des étiquettes. GTD recommande les contextes suivants :

• Ordinateur/Internet

• Accueil

• Bureau

• Courses

• Appels

• N’importe où

Vous pouvez également en ajouter d’autres qui vous aideront à trier rapidement vos tâches en fonction de votre contexte actuel. Certaines personnes aiment ajouter un contexte E-mails pour gérer tous leurs e-mails à la fois. D’autres ajoutent des étiquettes pour la durée potentielles des tâches. Par exemple, si vous ne disposez que de 15 minutes avant votre prochaine réunion, il est utile de pouvoir identifier toutes les tâches que vous pourriez effectuer rapidement avec une étiquette @15_min. Pour la plupart des gens, il est plus utile de créer une étiquette “Hors ligne” plutôt qu’une étiquette “Internet” pour les tâches que vous pouvez effectuer lorsque vous n’avez pas de connexion Internet.

Il est tentant d’aller trop loin et de commencer à créer des étiquettes pour tout – résistez à la tentation. Pour que votre système GTD fonctionne, vous devez prendre l’habitude d’ajouter les bonnes étiquettes à chaque tâche. Moins vous aurez de choix d’étiquettes, plus il vous sera facile de vous en souvenir.

Pour ajouter une étiquette, allez dans la section des étiquettes de votre menu de gauche et appuyez sur le bouton “+”. Vous pouvez également ajouter une étiquette lors de la modification ou de l’ajout d’une tâche en tapant @ dans le champ de la tâche. Toutes vos étiquettes existantes apparaîtront dans un menu déroulant et les résultats s’affineront au fur et à mesure que vous continuerez à taper le nom de la tâche. Si l’étiquette que vous souhaitez n’existe pas encore, vous aurez la possibilité d’en créer une nouvelle à ajouter à votre liste.

Agir

C’est là que le temps passé à clarifier et à organiser vos tâches se révèle payant. Votre système est désormais rempli d’éléments concrets et exploitables organisés en catégories logiques, prêt à être utilisés. L’ensemble des étiquettes, projets et dates d’échéance ajoutés dans les étapes précédentes vous aident à répondre rapidement à la question “Que dois-je faire maintenant ?” à tout moment.

Le temps passé à clarifier et à organiser vos tâches permet de réduire les choix à faire et les documents de référence à trouver lorsque vous vous mettez au travail. Pour choisir quoi faire ensuite, vous pouvez voir les tâches à venir avec leur date d’échéance, trier les tâches par étiquette ou créer des filtres pour voir les actions suivantes à entreprendre en fonction du contexte.

Vues Aujourd'hui et Prochainement

Lorsque vous êtes prêt à travailler, cliquez sur Aujourd’hui dans le menu de navigation de gauche pour voir les tâches que vous devez effectuer aujourd’hui. Ouvrez Prochainement pour voir les prochaines tâches de la semaine et des semaines à venir.

Affichez les actions suivantes et le contexte grâce aux étiquettes

Pour afficher une liste complète des actions suivantes dans tous vos projets, tapez “@suivant” dans la barre de recherche rapide en haut de votre compte Todoist.

Vous pouvez également trier rapidement vos tâches par contexte en sélectionnant une étiquette donnée pour voir toutes les tâches associées. Par exemple, si vous recherchez @courses, vous verrez une liste de tâches avec l’étiquette @courses qui peuvent être effectuées pendant que vous êtes déjà en déplacement. Pour voir une liste de toutes les tâches pour lesquelles vous attendez que quelque chose soit terminé, recherchez l’étiquette @attente.

Vous pouvez également afficher toutes les tâches avec une étiquette spécifique en cliquant sur le nom de l’étiquette dans la liste des étiquettes à gauche de votre compte Todoist.

Créez plus de vues de tâches personnalisées avec les filtres

La vraie magie GTD se produit lorsque vous créez vos propres vues de tâches personnalisées dans Todoist à l’aide de filtres. Les filtres sont des recherches enregistrées qui trient votre liste en un seul clic. Vous pouvez utiliser les filtres pour rechercher des tâches selon leur :

• Date d’échéance

• Étiquette

• Priorité

• Projet

• Date de création

• Responsable

• Mots-clés

• Ou une combinaison des points ci-dessus.

Pour configurer un nouveau filtre, accédez à la liste des Filtres en bas de votre menu de navigation de gauche (en dessous de Projets et Étiquettes), puis cliquez sur Ajouter un filtre en bas de la liste. Donnez un nom à votre filtre et ajoutez la requête de recherche souhaitée.

Pour GTD, les étiquettes les plus pertinentes combinent “@suivant” avec un domaine d’action ou un contexte. Par exemple, pour configurer un filtre pour toutes les actions suivantes que vous pouvez faire au travail, utilisez la requête “##Travail & @suivant”. Cela affichera toutes les tâches de votre projet Travail et les sous-projets associés qui comportent aussi l’étiquette @suivant. Ou créez un filtre pour les actions suivantes qui peuvent être terminées au bureau en utilisant la requête “@suivant & @bureau”.

Les vues de tâches les plus utiles dépendent de vos besoins spécifiques, mais en voici quelques-unes :

Ajoutez les vues de tâches les plus importantes à vos favoris afin qu’elles apparaissent en haut de votre menu de navigation de gauche, au-dessus de votre liste Projets. Cliquez simplement avec le bouton droit sur le filtre, l’étiquette ou le projet et sélectionnez “Ajouter aux favoris”. Le filtre apparaîtra alors dans votre panneau de navigation.

Faire le point

Chaque semaine, prévoyez du temps pour parcourir toutes vos listes, organiser vos tâches et assurer le bon fonctionnement de votre système. Ce passage en revue vous aide à vous adapter aux changements, à recentrer votre attention, à identifier les actions suivantes et à réfléchir à votre workflow.

David Allen a qualifié ce point hebdomadaire de “facteur critique de succès”, car un passage en revue fréquent de votre système vous permet non seulement d’agir, mais d’agir sur les bonnes choses.

Pour commencer, importez le modèle de point hebdomadaire GTD de Todoist dans votre liste de projets. Ce modèle comprend toutes les étapes dont vous aurez besoin pour effectuer votre passage en revue chaque semaine. Personnalisez le modèle en ajoutant des sous-tâches ou des commentaires de tâches contenant vos listes, vos boîtes de réception, vos domaines d’action actuels ou pour noter des réflexions sur la semaine écoulée.

Planifiez votre point hebdomadaire en définissant une date récurrente dans le champ de la tâche. Saisissez simplement la date choisie en langage naturel, comme “tous les dimanches à 17h”. Todoist la reconnaîtra et la planifiera automatiquement une fois la tâche enregistrée.

La méthode GTD a changé la vie de millions de personnes dans le monde, et ce n’est pas sans raison. Si un suivi strict de la méthode GTD n’est pas forcément votre tasse de thé, elle vous amène cependant à prendre une ou deux habitudes qui vous aideront à être plus détendu et à en faire plus. Essayez-la au moins une fois si vous souhaitez être moins stressé et plus productif !