Todoist är enkelt och intuitivt nog för att snabbt få igång ditt team. Det är kraftfullt nog för att få även de mest ambitiösa projekten på rätt spår.
Lägga till ditt team i Todoist
När du lägger till ett team i Todoist så får du ett delat utrymme för ditt teams arbete – jämsides med, men avskilt från alla andras privata uppgifter och projekt.
- Teamprojekt hör till teamet och alla har åtkomst till dem (såvida de inte är låsta)
- Egna projekt (allting under “Mina projekt” i din sidomeny) håller sig privat och det är bara du som kan styra över dem - även om du skulle lämna ditt team
Alla kommer att kunna:
- Bläddra bland öppna teamprojekt och förhandsgranska dem, samt bara gå med i projekten som är relevanta för dem
- Dela direktlänkar till projekt, avsnitt, uppgifter och kommentarer som teammedlemmarna kan förhandsgranska och vidta omedelbara åtgärder på
- Gruppera eller filtrera uppgifter på egna projekt och/eller teamprojekt utifrån Visa-alternativen i Idag-, Kommande- och filtervyer, vilket underlättar uppdelningen mellan jobb och privatliv
Teamledare som lägger till ett team i Todoist:
- Får en transparent, ordnad översikt av allt arbete i teamet och det går att hoppa in snabbt för att se hur alla projekt går, utan att behöva gå med i varje enskilt projekt
- Ger kristallklart dataägarskap. Teamprojekten hör till teamet. De egna projekten hör till enskilda individer
- Ger administratörer mer kontroll över behörigheter och dataåtkomst i teaminställningarna
Om du dessutom du uppgraderar ditt team till Business-versionen, så får alla medlemmar automatisk åtkomst till alla Pro-funktioner – såsom påminnelser, kalenderlayout i egna projekt och uppgiftslängd!
Teamarbetet har en tendens att flyta på smidigare när dina teammedlemmar även har god ordning på och är ikapp med det som de måste bocka av på sin privata lista. 💆
Installera ett team från grunden
Men, en sak i taget. Först ska vi göra ditt team hemmastadda i Todoist, så att de är redo att få saker gjorda från dag ett.
Steg 1: Skapa ett team
Om du redan har ett Todoist-konto, så kan du komma igång genom att skapa ett nytt team utan kostnad. Det alternativet ligger längst ned till vänster i Todoists webb- och datorappar.
Om Todoist är nytt för dig, så kan du skapa ett nytt konto. Slå på teamalternativet under registreringen, så blir du guidad genom hur du ska skapa ett team.
Observera
Varje team har 5 gratisprojekt så att du kan få känna på hur teamsamarbete funkar i Todoist. Uppgradera teamet till Business-versionen när era behov växer.
Steg 2. Bjud in dina teammedlemmar
Klicka på Medlemmar längst upp till höger i ditt team. Där ser du två alternativ på hur du kan bjuda in teammedlemmar:
- Bjud in via e-post: Skicka en inbjudan att gå med i ditt team
- Bjud in via länk: Kopiera och dela en inbjudningslänk med ditt team
(Härifrån kan du även ta bort någons åtkomst och ändra personens teamroll – administratör, medlem, eller gäst – om det behövs.)
Steg 3. Rivstarta teamarbetet med några nya projekt
Skapa ett eller två nya projekt i er delade arbetsyta för stora saker som teamet jobbar på. Börja lista alla relevanta uppgifter som ni kommer att tänka på. (Eller kom igång med våra förifyllda mallar för team.)
Snabbtips
Sortera ditt teams projekt i mappar efter avdelning, kund, initiativ, eller annat som hjälper ditt team att hitta sina viktigaste projekt.
När du skapar eller flyttar ett teamprojekt så har du två åtkomstalternativ:
- Full åtkomst: Alla teammedlemmar kan se projekten och gå med i dem. Välj det här alternativet för att göra det enklare att hitta och dela arbete
- Låst åtkomst: Endast de som är särskilt inbjudna till projektet har åtkomst till det. Välj det här alternativet för allt som du vill hålla mer konfidentiellt, som t.ex. dagordning till enskilda samtal eller anställningsplaner
Efter att du har skapat ett teamprojekt, så kan du klicka på Dela-ikonen längst upp till höger för att dela projektet med en relevant teammedlem. Även om alla medlemmar kan bläddra och förhandsvisa alla arbetsytans projekt, så behöver de gå med i ett projekt för att du ska kunna tilldela dem uppgifter och tagga dem i kommentarer.
För att snabbare dela projekt, så kan du bara kopiera och dela projektlänken i ett e-postmeddelande, Slack-meddelande, Twist-tråd eller var som helst som ert team kommunicerar. Teammedlemmarna kommer att kunna klicka på länken för att förhandsvisa och gå med i projektet på egen hand.
Gå med i ett befintligt team
Har du gått med i ett team via länk eller e-post? Grattis! Då är det dags att gå med i teamprojekten som är relevanta för dig.
- Klicka på teamets namn i sidomenyn för att se en lista över alla teamets projekt
- Klicka sedan på valfritt projekt för att förhandsvisa och gå med i det
Projekt som du har gått med i visas i den lättillgängliga sidomenyn under teamnamnet.
Lägger du märke till nya saker som ditt team behöver styra upp? När du känner dig mer hemma i ditt teams arbetsflöde så kan du börja skapa och dela projekt på egen hand.
Snabbtips
Lägg till dina viktigaste projekt som Favoriter och minimera sedan listorna med dina egna och teamets projekt, för att hålla sidomenyn snygg, prydlig och fokuserad.
Bästa praxis för att hantera teamuppgifter
Du har gjort teamet hemmastatt och bjudit in alla dina teammedlemmar. Då är det dags att börja få saker gjorda tillsammans. Här är några av de bästa metoderna för att se till att alla är på samma sida och att ingenting faller mellan stolarna...
Tilldela varje uppgift så att alla är på det klara med vem som ansvarar för vad
I Todoist kan uppgifter endast tilldelas en enstaka person, så det blir aldrig några tvivel om vem som ansvarar för vad.
Vill du tilldela flera personer samma uppgift? Här har du några olika alternativ:
- När en uppgiften har flera olika steg, så kan du skapa underuppgifter som var och en är tilldelade olika personer
- När flera personer behöver slutföra samma uppgift, så kan du skapa duplicerade uppgifter och tilldela varje ansvarig teammedlem en kopia.
Sätt förfallodatum - eller återkommande förfallodatum - så att alla är med på vad som ska göras och när
Det är bara att skriva ett förfallodatum i uppgiftsfältet, så kommer Todoists smarta Snabbtilläggning att känna igen det, markera det och lägga till det när du sparar uppgiften. Förfallodatum med naturligt språk kan vara så enkla som “imorgon” eller så komplexa som “var 3:e torsdag start 5 aug slut 10 april”.
Se fler exempel på datum som du kan använda här.
Snabbtips
Återkommande förfallodatum är särskilt användbara för saker som månadsrapporter. Lägg till varje steg som en underuppgift blir det enkelt att själv gå igenom checklistan varje månad – eller tilldela en teammedlem det återkommande administrativa arbetet. Din medarbetare kommer att veta exakt vad som behöver göras, eftersom varje steg är tydligt listat.
Lägg till sammanhang i uppgiftsbeskrivningen, så att folk får informationen de behöver för att komma igång
Inkludera länkar till dokument och så mycket relevanta information som du kan. Istället för att slösa tid på att leta fram information, så kan dina teammedlemmar helt enkelt bara sätta igång.
Beskrivningen ligger hela tiden längst upp i din uppgiftsvy och syns under uppgiftsnamnet i projektlistan.
Snabbtips
Ibland är inte “göradatum” (när någon faktiskt kommer att jobba på en uppgift) detsamma som “förfallodatum” (när uppgiften måste vara klar). I sådana fall är det bara att skriva det absolut sista förfallodatumet längst upp i uppgiftsbeskrivningen, så att det alltid syns i uppgiftslistan. Ställ sedan in uppgiftens förfallodatum till när du vill att uppgiften ska visas i din teammedlems Idag-vy.
Diskutera detaljer och ladda upp filer i kommentarerna
Ställ frågor, ge mer information och tillhandahåll statusuppdateringar direkt i dina uppgifter. Görbar information stannar i samband med uppgiften, snarare än att spridas ut i olika meddelandeappar.
Tagga rätt teammedlemmar för att se till att de blir aviserade om en ny kommentar.
Observera
Uppgiftsbeskrivning jämfört med kommentarer: Använd uppgiftsbeskrivningen för permanent information och resurser till uppgiften. Använd kommentarer för att ladda upp filer och diskutera fram och tillbaka med teammedlemmar, samt dela statusuppdateringar.
Anpassa uppgiftsvyer för att få bättre fokus
Ditt team har ambitiösa planer, men det är lätt att gå vilse i och bli överväldigad av alla uppgifter och detaljer. Här är tre sätt för att hålla dina uppgiftsvyer fokuserade på rätt saker vid rätt tidpunkt.
Använd visningsalternativ för att göra även större projekt lätthanterliga
Tackla stora projekt med flexibla vyalternativ för att ändra ordning på, sortera och filtrera uppgifter precis som du vill. Klicka på ikonen Vyalternativ längst upp till höger om teamprojekten, för att:
- Växla mellan layouternacalendar, lista och anslagstavla, utifrån vad ditt projekt behöver
- Gruppera, filtrera och sortera dina projekt på uppgiftens namn, tilldelade person, förfallodatum, tilläggningsdatum, etikett eller prioritetsnivå. Du kan till exempel visa bara uppgifterna som har tilldelats dig i ett större projekt
- Visa slutförda uppgifter för att se hur projektet går. Eller dölj dem för att hålla projektet strikt fokuserat på kommande åtgärder
Dela upp uppgifterna efter arbetsyta i dina Idag- och Kommandevyer
Du kan även komma åt vyalternativen i din Idag- eller Kommande-vy. Du kommer att se alternativet att gruppera på arbetsyta, så att du kan se både dina privata uppgifter och teamets uppgifter, uppdelat. Eller, filtrera på arbetsyta så kan du dölja dina privata uppgifter när du är på jobbet och dölja teamuppgifterna när du är hemma.
Fixa anpassade filter för dina och teamets uppgifter
Spara dina egna filter för att fokusera på en undergrupp av dina egna uppgifter - eller dina teammedlemmars uppgifter.
Du kan till exempel skapa ett filter för alla uppgifter som är tilldelade "Marija", som förfaller den här veckan, så att du kan se vad hon har på schemat, när du förbereder ditt veckovisa enskilda möte.
- Använd sökningen
arbetsyta: teamnamnför att bara inkludera uppgifter i teamets projekt - Använd sökningen
arbetsyta: Mina projektför att bara inkludera uppgifter i dina egna projekt
Här är några filter för arbetsytor som du kan ha nytta av:
| Filterförfrågan | Vad som visas | Hjälper dig att... |
|
Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad: mig & kommande 7 dagar | Alla uppgifter som tilldelats dig i ditt team och som ska göras den här veckan | Planera veckans samarbete |
|
Arbetsyta: [Teamnamn] & tilldelad av: mig | Alla uppgifter som du har tilldelat någon annan i ditt team | Håll kolla på framsteg i sådant som du har delegerat |
| Arbetsyta: [Teamnamn] & förfallet | Alla förfallna uppgifter i ditt team | Upptäcka stoppklossar tidigt och justera planerna |
Hantera uppgifter mellan olika projekt
Öppna flera Todoist-fönster i din datorapp (klicka på ikonen med tre punkter längst upp till höger → Öppna i nytt fönster) för att hantera teamets uppgifter i flera olika projekt.
Du kan låta ett Todoist-fönster flyta för att hålla det synligt och lättåtkomligt. Klicka på Fönster → Fäst överst (eller Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) på macOS eller klicka på fastnålningsikonen längst upp till höger i Todoist (eller Ctrl + F11) på Windows. Nu slipper du leta efter ditt Todoist-fönster i ett hav av andra appar som körs!
Rapportera så att du alltid vet hur långt jobbet kommit
Att veta vad som är gjort är minst lika viktigt som att veta vad som behöver göras härnäst. Här är ett par sätt som du kan hålla dig uppdaterad på om allt som ditt team får gjort...
Få en ögonblicksbild av teamets jobb i aktivitetsloggen
Aktivitetsloggen visar allt som du och teamet har sysslat med.
Filtrera på person för att se det som enskilda personer i teamet har jobbat på. Välj Alla i menyn för att få en översikt av hela teamets nyliga produktivitet.
För att se en översikt över slutfört arbete, så väljer du Slutförda uppgifter i åtgärdsmenyn.
Skapa anpassningsbara projektrapporter med Google Kalkylark-tillägget
Dokumentera snabbt och rapportera på projektstatus genom att exportera uppgifter till Google Kalkylark. Du kan till exempel exportera en lista med alla slutförda uppgifter, eller alla aktiva uppgifter sorterade på förfallodatum.
För att skapa en rapport så öppnar du ett projekt och väljer Exportera till Google Kalkylark från projektmenyn och väljer vilka uppgiftsfält (inklusive förfallodatum, slutförandestatus, prioritet, skapandedatum, beskrivning, avsnitt och tilldelad person) som du vill inkludera i ditt kalkylark.
Vad väntar du på?
Inget team använder Todoist på samma sätt som något annat team. Den här guiden är bara startskottet! Lägg till ditt team och börja experimentera med arbetsflöden för att Todoist ska funka för just er.