Todoist настолько прост и интуитивно понятен, что ваша команда может быстро приступить к работе, и вместе с тем настолько мощен, что вы можете управлять даже самыми амбициозными проектами.
Добавление команды в Todoist
Когда вы добавите команду в Todoist, вы получите общее рабочее пространство для работы вашей команды – наряду с личными задачами и проектами, но отдельно от них.
- Командные проекты принадлежат команде и доступны всем (если не определены как личные).
- Личные проекты (все, что находится в разделе «Мои проекты» боковой панели) приватны и находятся под вашим контролем, даже если вы покинете команду.
У всех будет возможность:
- Просматривать публичные проекты команды и присоединяться к тем, которые им интересны.
- Отправлять прямые ссылки на проекты, разделы, задачи и комментарии, которые сотрудники могут просмотреть и сразу отреагировать.
- Группировать и фильтровать задачи по личным и командным проектам в через меню отображения в списках Сегодня, Предстоящие и в отфильтрованных списках, чтобы было проще разделять работу и жизнь.
Руководителям добавление команды в Todoist:
- Обеспечивает понятный и структурный обзор всей работы команды, позволяя увидеть прогресс без необходимости присоединяться к отдельному проекту.
- Обеспечивает четкое определение прав собственности на данные. Командные проекты принадлежат команде. Личные проекты принадлежат конкретному человеку.
- Предоставляет администраторам больше контроля над разрешениями и доступом к данным в командных настройках.
Кроме того, если вы переведете свою команду на тариф Business, все участники автоматически получат доступ ко всем функциям Pro: напоминаниям, календарному отображению проектов и длительности выполнения!
Когда члены команды организованы и всегда держат личные задачи под контролем, командная работа, как по волшебству, тоже протекает более гладко. 💆
Создание команды с нуля
Прежде всего, давайте настроим вашу команду в Todoist и подготовим ее к выполнению задач с первого дня.
Шаг 1. Создайте команду
Если у вас уже есть аккаунт в Todoist, для начала бесплатно создайте новую команду. Вы найдете эту опцию в левом нижнем углу вашего Todoist в веб-приложении или в приложении для компьютера.
Если у вас еще нет аккаунта Todoist, сперва создайте его. Во время регистрации обязательно включите опцию команды, и вам будет предложено создать команду.
Примечание
В каждой команде есть 5 бесплатных проектов, чтобы вам проще было почувствовать, что такое командная работа в Todoist. Подключите тариф Business в случае необходимости.
Шаг 2. Пригласите сотрудников
Нажмите на Участники в верхнем правом углу команды. Появятся две опции для приглашения в участников в команду:
- Пригласить по Email: отправить приглашение в вашу команду.
- Пригласить по ссылке: скопировать и поделиться ссылкой с участниками вашей команды
(При необходимости здесь вы также можете удалить чей-то доступ и изменить роль в команде: администратор, участник или гость).
Шаг 3. Начните командную работу с нескольких проектов
В общем рабочем пространстве создайте один или два новых проекта для крупных целей, над которыми работает ваша команда, и начните добавлять все соответствующие задачи, которые приходят на ум. (Или попробуйте один из наших предзаполненных шаблонов для команд).
Подсказка
Организуйте проекты команды в папках по отделам, клиентам, инициативам... по любому принципу, который поможет сотрудникам в команде найти актуальные проекты.
Когда вы создаете или перемещаете командный проект, возможны два варианта доступа:
- Полный доступ: все члены команды могут просматривать и присоединяться. Выберите этот вариант, чтобы облегчить поиск и общий доступ.
- Ограниченный доступ: только люди, приглашенные в проект, имеют к нему доступ. Выберите этот вариант для дел, которые вы хотите сохранить в конфиденциальности, например, повестки встреч 1:1 или планы найма.
Создав командные проект, нажмите на значок общий доступ в правом верхнем углу проекта, чтобы пригласить в него участников команды. Хотя все участники могут находить и просматривать все проекты команды, им необходимо присоединиться к проекту, чтобы вы могли назначать им задачи и оставлять комментарии.
Чтобы еще быстрее пригласить остальных в проект, просто скопируйте ссылку на него и отправьте ее в электронном письме, сообщении Slack, треде Twist или в любом канале коммуникации вашей команды. Участники команды смогут перейти по ссылке, чтобы просмотреть проект и присоединиться к нему.
Подключение к существующей команде
Успешно присоединились к команде по электронной почте или ссылке? Поздравляем! Теперь пришло время подключиться к актуальным для вас командным проектам.
- Нажмите на название команды в боковой панели, чтобы просмотреть список всех проектов.
- Затем нажмите на любой проект для предпросмотра и подключения.
Проекты, к которым вы присоединились, будут отображаться под названием команды в боковой панели для удобства доступа.
Появились новые задачи, которые нужно отслеживать в вашей команде? Когда вы освоитесь с рабочим процессом, можете начать создавать собственные проекты и приглашать в них других.
Подсказка
Добавьте самые важные проекты в избранное, затем сверните списки личных и командных проектов, чтобы поддержать чистоту и порядок в боковой панели.
Лучшие практики управления командными задачами
Вы создали команду и пригласили в нее всех своих сотрудников. Настало время приступить к совместной работе. Вот несколько лучших практик, которые помогут всем оставаться на одной волне и не упустить из виду важное...
Назначьте каждую задачу, чтобы всем было ясно, кто за что отвечает
В Todoist каждая задача может быть назначена только одному человеку, поэтому никогда не возникает сомнений в том, кто за что ответственен.
Хотите поручить одну и ту же задачу нескольким людям? Вот несколько вариантов:
- Если задача состоит из нескольких этапов, создайте подзадачи с разными исполнителями.
- Когда несколько человек должны выполнить одну и ту же задачу, создайте копии задач и поручите каждую из них ответственному члену команды.
Установите сроки выполнения (или повторяющиеся сроки выполнения), чтобы все понимали, что и когда должно быть сделано
Просто введите любую дату выполнения в поле задачи, и функция быстрого добавления Todoist распознает ее, выделит и добавит при сохранении задачи. Сроки выполнения своими словами могут быть простыми («завтра») и сложными («каждый третий четверг, начиная с 5 августа и заканчивая 10 апреля»).
Посмотреть другие примеры срока выполнения.
Подсказка
Повторяющиеся сроки выполнения особенно полезны для таких дел, как ежемесячные отчеты. Добавьте каждый шаг в качестве подзадачи, чтобы вам было легко проходить по контрольному списку каждый месяц. Или поручите эту повторяющуюся административную работу коллеге. Он(а) будут точно знать, что нужно сделать, поскольку каждый шаг четко прописан.
Добавьте контекст в описание задач, чтобы дать остальным информацию, необходимую для начала работы.
Включите ссылки на документы и как можно больше важных деталей. Вместо того чтобы тратить время на поиск информации, члены вашей команды смогут просто начать работу.
Описания упорядочены в верхней части отображения задачи и видны под задачей в списке проектов.
Подсказка
Иногда дата «выполнения» (когда кто-то фактически работает над задачей) не совпадает с датой «срока» (когда задача должна быть выполнена). В таком случае просто укажите конечную дату выполнения в верхней части описания задачи, чтобы она всегда была видна в списке задач, а фактическую дату выполнения установите на время, соответственно которому задача должна отображаться в списке «Сегодня» у исполнителя.
Обсуждайте детали и загружайте файлы в комментариях
Задавайте вопросы, предоставляйте дополнительную информацию и актуализируйте статус в самих задачах. Так полезная информация остается в контексте задачи, а не расползается по мессенджерам.
Отметьте нужных членов команды, чтобы убедиться, что они получат уведомление о новом комментарии.
Примечание
Описание задачи или комментарии: используйте описания задачи, чтобы разместить постоянную информацию и ресурсы, имеющие отношения к задаче. Комментарии подойдут для загрузки файлов, обсуждений с коллегами и публикации актуального статуса.
Настройка списков задач для лучшей концентрации
У вашей команды амбициозные планы, но во всех этих задачах и деталях легко потеряться и запутаться. Вот три способа сконцентрировать внимание на нужных вещах в нужное время.
Используйте опции просмотра, чтобы сделать управляемыми даже самые крупные проекты.
Управляйте большими проектами с помощью гибких опций просмотра, позволяющих переставлять, сортировать и фильтровать задачи по вашему усмотрению. Нажмите на значок Опции отображения в правом верхнем углу проектов команды, чтобы:
- Переключиться между списком, календарем и доской в зависимости от нужд проекта.
- Группировать, фильтровать и сортировать проекты по названию задачи, исполнителю, сроку выполнения, дате добавления, метке или уровню приоритета. Например, можно отобразить только те задачи, которые назначены вам в рамках более крупного проекта.
- Переключиться на выполненные задачи, чтобы увидеть прогресс по проекту. Или скрыть их, чтобы поддержать порядок и концентрацию на дальнейших действиях.
Разделение задач по рабочим пространствам в списках Сегодня и Предстоящее
Вы можете получить доступ к опциям просмотра в списках «Сегодня» и «Предстоящее». Там есть возможность группировки по рабочему пространству, чтобы личные и командные задачи отображались по отдельности. Также вы можете фильтровать по рабочему пространству, чтобы скрывать личные задачи, когда вы на работе, и убирать из вида задачи команды, когда вы дома.
Создание фильтров для ваших задач и задач сотрудников
Сохраняйте фильтры, чтобы сосредоточиться на конкретном наборе своих задач или задач ваших сотрудников.
Например, создайте фильтр для всех задач, назначенных «Марии», к выполнению на этой неделе, чтобы вы понимали, чем она занята, когда будете готовиться к еженедельной встрече 1:1.
- Используйте запрос
рабочее пространство: название команды, чтобы отфильтровать только задачи из командных проектов. - Используйте запрос
рабочее пространство: мои проекты, чтобы отфильтровать только задачи из личных проектов.
Вот несколько фильтров на основе рабочего пространства, которые могут пригодиться:
| Фильтрующий запрос | Что показывает | Полезно для… |
|
Рабочее пространство: [название команды] & назначено для: я & следующие 7 дней | Все задачи, которые назначены вам в команде и должны быть выполнены на этой неделе | Планирование общей работы на неделю |
|
Рабочее пространство: [название команды] & назначено для: я | Все задачи, которые вы назначили кому-либо в вашей команде | Отслеживание хода выполнения делегированных задач |
| Рабочее пространство: [название команды] & просрочено | Все просроченные задачи в команде | Выявление блокирующих факторов и ранняя корректировка планов |
Межпроектное управление задачами
Чтобы управлять задачами вашей команды в рамках нескольких проектов, откройте несколько окон в приложении Todoist для компьютера (нажмите на три точки в правом верхнем углу → Открыть в новом окне).
Для удобства вы можете сделать любое окно Todoist постоянно видимым поверх остальных. Нажмите Window → Закрепить наверху (или Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) в macOS или нажмите на значок закрепления в правом верхнем углу Todoist (или нажмите Ctrl + F11) в системе Windows. Больше не придется искать окно Todoist среди запущенных приложений!
Отчетность для понимания текущего статуса работы
Знать, что уже сделано, не менее важно, чем знать, что нужно делать дальше. Вот несколько способов оставаться в курсе всего, что делает ваша команда...
Получите быстрый обзор всей работы вашей команды в журнале активности
Журнал действий показывает все, чем занимались вы и ваши сотрудники.
Фильтруйте по участникам, чтобы увидеть, над чем работали отдельные члены команды. Выберите в меню пункт Все, чтобы получить обзор продуктивности всей команды за последнее время.
Для обзора выполненной работы выберите выполненные задачи в меню действий.
Создавайте настраиваемые отчеты о проектах с помощью расширения Google Таблицы
Документируйте проекты и создавайте отчеты путем экспорта задач в Google Таблицы. Например, экспортируйте список всех выполненных задач или всех активных задач, отсортированных по сроку выполнения.
Чтобы создать отчет, откройте любой проект, выберите в меню пункт Экспорт в Google Таблицы и выберите поля задачи (включая срок, статус выполнения, приоритет, дату создания, описание, раздел и исполнителя), которые нужно включить в таблицу.
Чего вы ждете?
Все команды используют Todoist по-разному. Это руководство – лишь отправная точка! Добавьте команду и начните экспериментировать с рабочими процессами, чтобы Todoist работал на вас.