Todoist уже мог стать центром управления вашей работы и жизни. Организуйте работу своей команды, чтобы отслеживать все задачи в одном легко настраиваемом пространстве.

Todoist настолько прост и интуитивно понятен, что ваша команда может быстро приступить к работе, и вместе с тем настолько мощен, что вы можете управлять даже самыми амбициозными проектами.

Что произойдет, когда вы добавите свою команду в Todoist

Когда вы добавите команду в Todoist, вы получите общее рабочее пространство для работы вашей команды – наряду с личными задачами и проектами, но отдельно от них.

• Командные проекты принадлежат команде и доступны всем (если не определены, как личные).
• Личные проекты (все, что находится в разделе «Мои проекты» боковой панели) приватны и находятся под вашим контролем, даже если вы покинете команду.

Все участники команды могут:

• Просматривать публичные проекты команды и присоединяться к тем, которые им интересны.
• Отправлять прямые ссылки на проекты, разделы, задачи и комментарии, которые сотрудники могут просмотреть и сразу отреагировать.
• Группировать и фильтровать задачи по личным и командным проектам в через меню отображения в списках Сегодня, Предстоящие и в отфильтрованных списках, чтобы было проще разделять работу и жизнь.

Руководителям добавление команды в Todoist:

• Обеспечивает понятный и структурный обзор всей работы команды, позволяя увидеть прогресс без необходимости присоединяться к отдельному проекту.
• Обеспечивает четкое определение прав собственности на данные. Командные проекты принадлежат команде. Личные проекты принадлежат конкретному человеку.
• Предоставляет администраторам больше контроля над разрешениями и доступом к данным в командных настройках.

Кроме того, если вы переведете свою команду на тариф Business, все участники автоматически автоматически получат доступ ко всем функциям Pro: напоминаниям, календарному отображению личных проектов и длительности выполнения задач!

(В конечном итоге, когда члены команды организованы и держат личные задачи под контролем, командная работа, как по волшебству, тоже протекает более гладко. 💆)

Создание команды с нуля

Прежде всего, давайте настроим вашу команду в Todoist и подготовим ее к выполнению задач с первого дня.

Шаг 1. Создайте команду

Если у вас уже есть аккаунт в Todoist, для начала бесплатно создайте новую команду. Вы найдете эту опцию в левом нижнем углу вашего Todoist в веб-приложении или в приложении для компьютера.

Если у вас еще нет аккаунта Todoist, сперва создайте его. Во время регистрации обязательно включите опцию команды, и вам будет предложено создать команду.

Шаг 2. Пригласите сотрудников

Нажмите на Участники в верхнем правом углу команды. Появятся две опции для приглашения в участников в команду:

• Пригласить по Email: отправить приглашение в вашу команду.
• Пригласить по ссылке: скопировать и поделиться ссылкой с участниками вашей команды

(При необходимости здесь вы также можете удалить чей-то доступ и изменить роль в команде: администратор, участник или гость).

Шаг 3. Начните командную работу с нескольких проектов

В общем рабочем пространстве создайте один или два новых проекта для крупных целей, над которыми работает ваша команда, и начните добавлять все соответствующие задачи, которые приходят на ум. (Или попробуйте один из наших предзаполненных шаблонов для команд).

Когда вы создаете или перемещаете командный проект, возможны два варианта доступа:

• Полный доступ: все члены команды могут просматривать и присоединяться. Выберите этот вариант, чтобы облегчить поиск и совместное использование работы.
• Ограниченный доступ: только люди, приглашенные в проект, имеют к нему доступ. Выберите этот вариант для дел, которые вы хотите сохранить в конфиденциальности, например, повестки встреч 1:1 или планы найма.

Создав командные проект, нажмите на значок общий доступ в правом верхнем углу проекта, чтобы пригласить в него участников команды. Хотя все участники могут находить и просматривать все проекты команды, им необходимо присоединиться к проекту, чтобы вы могли назначать им задачи и оставлять комментарии.

Чтобы еще быстрее пригласить остальных в проект, просто скопируйте ссылку на него и отправьте ее в электронном письме, сообщении Slack, треде Twist или в любом канале коммуникации вашей команды. Участники команды смогут перейти по ссылке, чтобы просмотреть проект и присоединиться к нему.

Подключение к существующей команде

Успешно присоединились к команде по электронной почте или ссылке? Поздравляем! Теперь пришло время подключиться к актуальным для вас командным проектам.

• Нажмите на название команды в боковой панели, чтобы просмотреть список всех проектов.
• Затем нажмите на любой проект для предпросмотра и подключения.

Проекты, к которым вы присоединились, будут отображаться под названием команды в боковой панели для удобства доступа.

Появились новые задачи, которые нужно отслеживать в вашей команде? Когда вы освоитесь с рабочим процессом, можете начать создавать собственные проекты и приглашать в них других.

Лучшие практики управления командными задачами

Вы создали команду и пригласили в нее всех своих сотрудников. Настало время приступить к совместной работе. Вот несколько лучших практик, которые помогут всем оставаться на одной волне и не упустить из виду важное...

Назначьте каждую задачу, чтобы всем было ясно, кто за что отвечает

В Todoist каждая задача может быть назначена только одному человеку, поэтому никогда не возникает сомнений в том, кто за что ответственен.

Хотите поручить одну и ту же задачу нескольким людям? Вот несколько вариантов:

• Если задача состоит из нескольких этапов, создайте подзадачи с разными исполнителями.
• Когда несколько человек должны выполнить одну и ту же задачу, создайте копии задач и поручите каждую из них ответственному члену команды.

Установите сроки выполнения (или повторяющиеся сроки выполнения), чтобы все понимали, что и когда должно быть сделано

Просто введите любую дату выполнения в поле задачи, и функция быстрого добавления Todoist распознает ее, выделит и добавит при сохранении задачи. Сроки выполнения своими словами могут быть простыми («завтра») и сложными («каждый третий четверг, начиная с 5 августа и заканчивая 10 апреля»).

Посмотреть другие примеры срока выполнения.

Добавьте контекст в описание задач, чтобы дать остальным информацию, необходимую для начала работы.

Включите ссылки на документы и как можно больше важных деталей. Вместо того чтобы тратить время на поиск информации, члены вашей команды смогут просто начать работу.

Описания упорядочены в верхней части отображения задачи и видны под задачей в списке проектов.

Обсуждайте детали и загружайте файлы в комментариях

Задавайте вопросы, предоставляйте дополнительную информацию и актуализируйте статус в самих задачах. Так полезная информация остается в контексте задачи, а не расползается по мессенджерам.

Отметьте нужных членов команды, чтобы убедиться, что они получат уведомление о новом комментарии.

Настройка списков задач для лучшей концентрации

У вашей команды амбициозные планы, но во всех этих задачах и деталях легко потеряться и запутаться. Вот три способа сконцентрировать внимание на нужных вещах в нужное время.

Используйте опции просмотра, чтобы сделать управляемыми даже самые крупные проекты.

Управляйте большими проектами с помощью гибких опций просмотра, позволяющих переставлять, сортировать и фильтровать задачи по вашему усмотрению. Нажмите на значок Опции отображения в правом верхнем углу проектов команды, чтобы:

• Переключиться между списком, календарем и доской в зависимости от нужд проекта.
• Группировать, фильтровать и сортировать проекты по названию задачи, исполнителю, сроку выполнения, дате добавления, метке или уровню приоритета. Например, можно отобразить только те задачи, которые назначены вам в рамках более крупного проекта.
• Переключиться на выполненные задачи, чтобы увидеть прогресс по проекту. Или скрыть их, чтобы поддержать порядок и концентрацию на дальнейших действиях.

Разделение задач по рабочим пространствам в списках Сегодня и Предстоящее

Вы можете получить доступ к опциям просмотра в списках «Сегодня» и «Предстоящее». Там есть возможность группировки по рабочему пространству, чтобы личные и командные задачи отображались по отдельности. Также вы можете фильтровать по рабочему пространству, чтобы скрывать личные задачи, когда вы на работе, и убирать из вида задачи команды, когда вы дома.

Создание пользовательские фильтры для ваших задач и задач сотрудников

Сохраняйте фильтры, чтобы сосредоточиться на конкретном наборе своих задач или задач ваших сотрудников.

Например, создайте фильтр для всех задач, назначенных «Марии», к выполнению на этой неделе, чтобы вы понимали, чем она занята, когда будете готовиться к еженедельной встрече 1:1.

• Используйте запрос рабочее пространство: название команды, чтобы отфильтровать только задачи из командных проектов.
• Используйте запрос рабочее пространство: мои проекты, чтобы отфильтровать только задачи из личных проектов.

Вот несколько фильтров на основе рабочего пространства, которые могут пригодиться:

Отчетность для понимания текущего статуса работы

Знать, что уже сделано, не менее важно, чем знать, что нужно делать дальше. Вот несколько способов оставаться в курсе всего, что делает ваша команда...

Получите быстрый обзор всей работы вашей команды в журнале активности

Журнал действий показывает все, чем занимались вы и ваши сотрудники.

Фильтруйте по участникам, чтобы увидеть, над чем работали отдельные члены команды. Выберите в меню пункт Все, чтобы получить обзор продуктивности всей команды за последнее время.

Для обзора выполненной работы выберите выполненные задачи в меню действий.

Создавайте настраиваемые отчеты о проектах с помощью расширения Google Таблицы

Документируйте проекты и создавайте отчеты путем экспорта задач в Google Таблицы. Например, экспортируйте список всех выполненных задач или всех активных задач, отсортированных по сроку выполнения.

Чтобы создать отчет, откройте любой проект, выберите в меню пункт Экспорт в Google Таблицы и выберите поля задачи (включая срок, статус выполнения, приоритет, дату создания, описание, раздел и исполнителя), которые нужно включить в таблицу.

Чего вы ждете?

Все команды используют Todoist по-разному. Это руководство – лишь отправная точка! Добавьте команду и начните экспериментировать с рабочими процессами, чтобы Todoist работал на вас.