O Todoist é simples e intuitivo para que a sua equipe comece rápido e poderoso o suficiente para manter todos os seus projetos mais ambiciosos no caminho certo.
Adicionar sua equipe ao Todoist
Ao adicionar uma equipe no Todoist, você terá um espaço de trabalho compartilhado no qual colaborar – junto mas separado de tarefas e projetos pessoais.
- Projetos de equipe pertencem à equipe e estão acessíveis para todos (a menos que sejam explicitamente privados).
- Projetos pessoais (tudo em "Meus projetos" na sua barra lateral) são privados e estão sob seu controle – mesmo que você saia da equipe.
Todos poderão:
- Navegar por e pré-visualizar projetos público de equipe e entrar naqueles que são relevantes.
- Compartilhar links diretos para projetos, seções, tarefas e comentários que os colegas poderão pré-visualizar e com os quais poderão interagir.
- Agrupar ou filtrar tarefas em projetos pessoais e/ou de equipe no menu Visualizar opções em Hoje, Em breve e em visualizações com filtros para separar melhor o trabalho e a vida.
Para líderes de equipe, a adição de uma equipe ao Todoist:
- Permite a transparência e uma visão geral organizada de todo o trabalho da sua equipe e dá a você a possibilidade de ver o progresso do trabalho sem precisar entrar em cada projeto individual.
- A responsabilidade dos dados fica muito clara. Projetos de equipe pertencem à ela. Projetos pessoais pertencem aos indivíduos.
- Dá mais controle aos administradores sobre permissões e acesso aos dados nas configurações da equipe.
Mais: quando você faz o upgrade da sua equipe para o plano Business, todos os membros automaticamente recebem acesso a todos os recursos Pro – como lembretes, layout de calendário para projetos e durações de tarefas!
Quando seus colegas estão organizados e em dia com suas tarefas, o trabalho em equipe tende a magicamente fluir melhor também. 💆
Configurando uma equipe do zero
Primeiramente, vamos criar sua equipe no Todoist e prepará-la para começar a trabalhar imediatamente.
Passo 1. Crie uma equipe
Se você já tiver uma conta do Todoist, pode começar criando uma nova equipe de graça. Você vai encontrar esta opção no canto inferior esquerdo do Todoist nos aplicativos da web ou para desktop.
Se você for novo(a) no Todoist, vá em frente e crie uma conta. Ative a opção de equipe durante o cadastro para ser guiado(a) pelo processo de criação de uma equipe.
Nota
Cada equipe vem com 5 projetos gratuitos para que você possa ter uma ideia de como funciona o trabalho em conjunto no Todoist. Faça o upgrade para o plano Business conforme suas necessidades mudarem.
Passo 2. Convide seus colegas
Clique em Membros no canto superior direito da sua equipe. Você verá duas opções para convidar membros:
- Convite por e-mail: envie um convite para a pessoa entrar em sua equipe
- Convite por link: copie e compartilhe um link de convite com a sua equipe.
(Você também pode remover o acesso de uma pessoa e alterar o cargo dela na equipe – administrador, membro ou convidado – aqui se precisar.)
Passo 3. Dê o pontapé inicial no trabalho em equipe com alguns novos projetos
Crie um ou dois novos projetos para tarefas maiores nas quais sua equipe está trabalhando e comece a listar quaisquer tarefas relevantes que surgirem. (Ou comece com nosso modelos pré-prontos para equipes.)
Dica rápida
Organize os projetos da sua equipe em pastas por departamento, cliente, iniciativa... o que ajudar sua equipe a encontrar o projeto mais relevante para ela.
Ao criar ou mover um projeto de equipe, você terá acesso a duas opções:
- Acesso total: todos os membros podem visualizar e participar. Selecione esta opção para que o trabalho seja encontrado e compartilhado facilmente.
- Acesso restrito: apenas pessoas convidadas para o projeto podem vê-lo. Selecione esta opção para tudo que você quiser manter privado como agendas de reuniões individuais ou planos de contratação.
Depois de criar um projeto, clique no ícone de compartilhar no canto superior direito para compartilhá-lo com os membros da equipe. Embora todos os membros possam navegar por e pré-visualizar projetos no espaço de trabalho, eles precisarão participar de um projeto para que tarefas sejam delegadas a eles e para marcá-los em comentários.
Para compartilhar projetos de maneira mais rápida, basta copiar e compartilhar o link do projeto por e-mail, mensagem no Slack, tópico no Twist ou em qualquer plataforma que a sua equipe estiver usando para se comunicar. Membros da equipe poderão clicar no link para pré-visualizar e participar de um projeto.
Entrar em uma equipe existente
Você entrou em uma equipe via e-mail ou link? Parabéns! Agora é hora de entrar para os projetos de equipe que são relevantes para você.
- Clique no nome da equipe na barra lateral para ver uma lista de todos os projetos.
- Depois clique em qualquer projeto para pré-visualizá-lo e participar dele.
Apenas os projetos para os quais você entrar serão exibidos abaixo do nome da equipe na sua barra lateral para acesso fácil.
Viu coisas novas que sua equipe precisa acompanhar? Conforme você se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe, pode começar a criar e compartilhar seus próprios projetos.
Dica rápida
Adicione seus projetos mais importantes aos Favoritos e recolha suas listas de projetos pessoais e de equipe para manter a barra lateral limpa e focada.
Melhores práticas para a gestão de tarefas de equipe
Você configurou sua equipe e convidou todos os seus colegas. Agora é hora de começar a trabalhar junto. Estas são algumas das melhores práticas para se certificar de que todos estejam alinhados e que nada passe batido...
Delegue todas as tarefas para que todos saibam quem é responsável pelo que
No Todoist, cada tarefa só pode ser delegada a uma pessoa, por isso não há dúvidas sobre quem é o responsável.
Quer delegar a mesma tarefa para várias pessoas? Aqui estão algumas opções:
- Quando há múltiplos passos em uma tarefa, crie subtarefas com seus próprios responsáveis.
- Quando várias pessoas precisam concluir a mesma tarefa, crie tarefas duplicadas e delegue cada cópia para um colega responsável.
Defina datas de vencimento – ou datas de vencimento recorrentes – para que todos saibam quais são os prazos
Basta digitar uma data de vencimento no campo de tarefa do Todoist e a Adição rápida inteligente irá reconhecê-la, destacá-la e adicioná-la quando a tarefa for salva. Datas em linguagem natural simples como "amanhã" ou complexas como "toda 3a quinta-feira a partir de 5 de agosto e terminando em 10 de abril" são reconhecidas.
Veja mais exemplos de datas de vencimento que podem ser usadas.
Dica rápida
As datas de vencimento recorrentes são particularmente úteis para coisas como relatórios mensais. Adicione cada passo como uma subtarefa para facilitar a visualização da lista a cada mês – ou delegue o trabalho administrativo recorrente a um colega. Ele vai saber exatamente o que precisa ser feito com cada passo listado de maneira clara.
Adicione contexto em descrições de tarefas para que as pessoas tenham as informações necessárias em mãos ao iniciar o trabalho
Inclua links para documentos e o máximo de detalhes relevantes possível. Ao invés de perder tempo caçando informações, seus colegas poderão começar imediatamente.
Descrições ficam organizadas na parte superior da sua visualização de tarefa e são visíveis abaixo da tarefa na lista de projetos.
Dica rápida
Às vezes a data de execução (quando uma pessoa irá trabalhar em uma tarefa) não é a data de vencimento (o prazo final para a tarefa). Quando este for o caso, anote a data de vencimento final na parte superior da descrição da tarefa para que ela sempre esteja visível na lista de tarefas e defina a data de vencimento para quando você quiser que a tarefa apareça para seus colegas na visualização Hoje.
Converse sobre detalhes e faça o upload de arquivos nos comentários
Faça perguntas, dê mais informações e atualizações de status dentro das suas tarefas. As informações acionáveis permanecem em contexto com a própria tarefa, e não espalhadas por diversos aplicativos.
Marque os colegas de equipe que você gostaria de notificar sobre novos comentários.
Nota
Descrições de tarefas vs. comentários: use descrições de tarefas para informações permanentes e recursos sobre a tarefa. Use comentários para carregar arquivos e para conversas com colegas e para compartilhar atualizações de status.
Personalizando visualizações de tarefa para um melhor foco
Sua equipe tem planos ambiciosos, mas é fácil se perder em tantas tarefas e detalhes. Aqui estão três maneiras de manter o foco nas coisas certas no momento certo.
Use opções de visualização para tornar os projetos maiores mais gerenciáveis
Administre projetos grandes com opções de visualização flexíveis para reorganizar, ordenar e filtrar tarefas da maneira que desejar. Clique no ícone Opções de visualização no canto superior direito dos projetos da sua equipe para:
- Alterar entre layouts de lista, calendário e painel dependendo das necessidades do seu projeto.
- Agrupar, filtrar e classificar seus projetos por nome, responsável, data de vencimento, data de adição, etiqueta ou nível de prioridade da tarefa. Por exemplo, veja apenas as tarefas delegadas para você dentro de um projeto maior.
- Ative o botão de tarefas concluídas para ver o progresso do projeto. Ou oculte-as para manter o projeto limpo e focado nas próximas ações.
Separe tarefas por espaço de trabalho nas visualizações Hoje e Em breve
Você pode acessar as opções de visualização em Hoje e Em breve. Você verá a opção de agrupá-las por espaço de trabalho para ver tarefas pessoais e de trabalho divididas. Você também pode filtrar por espaço de trabalho para ocultar tarefas pessoais quando estiver no trabalho e ocultar tarefas de trabalho quando estiver em casa.
Crie filtros personalizados para suas tarefas ou para as tarefas de colegas
Salve seus próprios filtros para focar em um subconjunto de suas próprias tarefas – ou nas de seus colegas.
Por exemplo, crie um filtro para todas as tarefas delegadas para "Maria" com vencimento esta semana para ver tudo o que ela tem a fazer quando você se preparar para uma reunião.
- Use o parâmetro
espaço de trabalho: nome da equipepara incluir apenas as tarefas dentro dos projetos da equipe. - Use o parâmetro
espaço de trabalho: Meus projetospara incluir apenas as tarefas nos seus projetos pessoais.
Aqui estão mais alguns filtros baseados nos espaços de trabalho que podem ser úteis:
| Parâmetro do filtro | O que isso mostra | Útil para... |
|
Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & delegado para: mim & próximos 7 dias | Todas as tarefas delegadas a você na sua equipe com vencimento nesta semana | Planejamento do seu trabalho colaborativo para a semana |
|
Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & delegado por: mim | Todas as tarefas que você delegou para qualquer outra pessoa na sua equipe | Monitorar o progresso em tarefas que já foram delegadas |
| Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & atrasado | Todas as tarefas atrasadas na sua equipe | Visualizar bloqueios e ajustar os planos com antecedência |
Gestão de tarefas em diferentes projetos
Abra múltiplas janelas do Todoist no seu aplicativo para desktop (clique no ícone de três pontinhos no canto superior direito → Abrir em nova janela) para gerenciar as tarefas da sua equipe em múltiplos projetos.
Para fazer qualquer janela do Todoist flutuar e mantê-la visível o tempo todo, clique em Janela → Flutuar no topo (ou Option ⌥+ Cmd⌘+F) no macOS ou clique no ícone de alfinete no canto superior direito do Todoist (ou Ctrl + F11) no Windows. Chega de procurar pela janela do Todoist em um mar de aplicativos abertos!
Relatórios para você sempre saber como anda o seu trabalho
Saber o que foi feito é tão importante quanto saber o que precisa ser feito a seguir. Aqui estão algumas maneiras de manter-se atualizado(a) sobre tudo o que a sua equipe está conquistando...
Veja o trabalho da sua equipe no registro de atividades
O registro de atividades mostra tudo que você e seus colegas fizeram.
Filtre por pessoa para ver no que membros individuais da equipe andaram trabalhando. Selecione Todos no menu para ter uma visão geral da produtividade recente da equipe.
Para ter uma visão geral de trabalhos concluídos, selecione Tarefas concluídas no menu de ação.
Crie relatórios personalizados de projetos com a extensão Planilhas Google
Documente e crie relatórios sobre o status de projetos ao exportar tarefas para as Planilhas Google. Por exemplo, exporte uma lista de todas as tarefas concluídas ou tarefas ativas classificadas por data de vencimento.
Para criar um relatório, abra qualquer projeto, selecione Exportar para Planilhas Google no menu do projeto e selecione quais campos de tarefas (incluindo data de vencimento, status de conclusão, prioridade, data de criação, descrição, seção e responsável) você quer incluir em sua planilha.
O que você está esperando?
Nenhuma equipe usa o Todoist da mesma forma que a outra. Este guia é apenas o ponto de partida! Adicione sua equipe e comece a experimentar com os fluxos de trabalho para fazer o Todoist trabalhar para você.