Você acabou de convidar os membros da sua equipe para o Todoist e está pronto para avançar nos marcos de projeto de longa data. Aprenda e adote estas melhores práticas para gerenciar tarefas e colaboração da equipe no Todoist.
Dê início ao trabalho em equipe com alguns projetos novos
Escolha um ou dois projetos de alta prioridade em que sua equipe está trabalhando e adicione esses projetos no seu espaço de trabalho compartilhado. Inicie a adição de tarefas relevantes que vierem à mente, para que os membros da sua equipe saibam no que trabalhar assim que abrirem o Todoist.
Dica rápida
Não sabe por onde iniciar? Dê uma olhada na nossa galeria de modelos pré-preenchidos para equipes.
delegar tarefas para os membros do equipe
Atribua cada tarefa de um projeto a um membro da equipe, para que ele saiba pelo que é responsável. No Todoist, você só pode atribuir uma pessoa a uma tarefa, assim não há dúvida sobre quem é responsável por fazer o quê.
Você quer delegar múltiplo pessoas para o mesmo tarefa? Aqui estão algumas opções:
- Se houver várias etapas para concluir uma tarefa, divida-a adicionando subtarefas. Em seguida, delegue cada subtarefa a um membro da equipe.
- Se várias pessoas precisam concluir a mesma tarefa, duplique a tarefa e atribua cada cópia ao membro responsável.
- Notificar as pessoas relevantes em um comentário da tarefa, para que estejam totalmente cientes do status e progresso do trabalho.
classificar ou agrupar tarefas por responsável
Para pegar uma visão clara do volume de trabalho de todos, clique em Exibir no canto superior direito do projeto e use as opções de classificação ou agrupamento para ver as atribuições de cada pessoa.
criar equipe-filtros específicos
Se você precisa ver apenas as tarefas atribuídas a uma pessoa específica, crie um filtro e use este parâmetro:
atribuído a:membername
Se você precisar ver as tarefas atribuídas a todos os membros, exceto a você mesmo, usar este filtro:
atribuído a:outros ou !atribuído a:mim
Esses filtros ajudar permitem que você veja o que foi atribuído, fornecendo uma imagem limpar do que todos estão fazendo. Se precisar de mais, aqui estão alguns filtros baseados em espaço de trabalho que você pode achar úteis:
| Parâmetro do filtro | O que isso mostra | Útil para... |
|---|---|---|
| Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & delegado para: mim & próximos 7 dias | Todas as tarefas delegadas a você na sua equipe com vencimento nesta semana | Planejamento do seu trabalho colaborativo para a semana |
| Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & delegado por: mim | Todas as tarefas que você delegou para qualquer outra pessoa na sua equipe | Monitorar o progresso em tarefas que já foram delegadas |
| Espaço de trabalho: [Nome da equipe] & atrasado | Todas as tarefas atrasadas na sua equipe | Visualizar bloqueios e ajustar os planos com antecedência |
Marija · Especialista em Experiência do Cliente
Se você está no Todoist Business, tem acesso ao layout de calendário no Todoist. Aplique o layout de calendário a qualquer um dos seus filtros específicos da equipe, para que você possa ter uma visão geral dos prazos dos seus colegas de equipe. Troque entre as visualizações Semana e Mês, para ver o que é devido nesta semana ou o que precisa ser concluído antes do final do mês.
agendar tarefas com datas ou prazos
Agende datas ou prazos para as tarefas, para que seja fácil planejar e priorizar o trabalho para a equipe. No nome da tarefa, escreva uma data em linguagem natural (por exemplo: Escrever atualização da equipe amanhã) e a inteligente Adição Rápida reconhecerá, destacará e adicionará a data quando você salvar a tarefa. Datas em linguagem natural também podem ser tão complexas quanto toda 3ª quinta-feira começando em 5 de agosto e terminando em 10 de abril.
Dica rápida
Conferir mais exemplos de vencimentos que você pode usar para agendar tarefas.
Se você está acompanhando marcos, usar prazos para definir quando a tarefa deve ser concluída. Isso também reduz os riscos de gargalos em um projeto.
Por exemplo, se você estiver adicionando um tarefa para enviar o financiamento mensal relatar , selecionar o vencimento que você pretende iniciar trabalhando no rascunho. Em seguida, definir um prazo para quando o relatar for vencimento para envio.
adicionar Contexto em tarefa descrições
Usar as descrições de tarefas para compartilhar links para documentos e o máximo de detalhes relevantes que puder. Em vez de perder tempo procurando informações, seus colegas de equipe poderão começar imediatamente. As descrições permanecem organizadas no topo da sua visualização de tarefa e são visíveis abaixo da tarefa na lista de projetos.
Faça perguntas, compartilhar arquivos ou compartilhar atualizações em tarefa comentários
Faça perguntas, anexe arquivos importantes e providencie atualizações de status diretamente nas suas tarefas como comentários. As informações de ações permanecem no contexto da própria tarefa, em vez de estarem espalhadas por aplicativos de mensagens externos.
Não se esqueça de notificar seus colegas de equipe para garantir que eles sejam informados sobre sobreum novo comentar ou um arquivo que eles possam precisar para pegar trabalhar concluído.
verificar e medir o progresso de você equipe
Todoist oferece todas as ferramentas que você precisa para verificar e medir o progresso da sua equipe. Atividade da Equipe permite que você se aprofunde no número de tarefas ativas, concluídas ou atrasadas, para que possa agir em qualquer trabalho parado. O registro de atividades mostra toda a atividade em um projeto, desde datas alteradas até novos comentários adicionados às tarefas. Essa riqueza de informações ajuda você a tomar decisões informadas sobre o que ajustar, remover ou focar, para que o projeto chegue à linha de chegada sem perder um prazo.
Entre em contato
Não há duas equipes usar Todoist exatamente da mesma maneira. Este guia é apenas um ponto de partida! configurar seu equipe em Todoist, e iniciar experimentando esses fluxos de trabalho para que Todoist funcione para você.
Se você estiver tendo problemas para usar qualquer uma dessas ferramentas para gerenciar tarefas da equipe, como delegar tarefas ou criar filtros personalizados, entre em contato conosco. Nós—Marija, Stef, Marco ou qualquer um dos nossos outros colegas de equipe—ficaremos mais do que felizes em ajudar!
