O Todoist já é a central de comando para o seu trabalho e sua vida. Organize o trabalho da sua equipe também e acompanhe todas as suas tarefas em um lugar infinitamente personalizável.

O Todoist é simples e intuitivo para que a sua equipe comece rápido e poderoso o suficiente para manter todos os seus projetos mais ambiciosos no caminho certo.

O que esperar quando você adiciona sua equipe ao Todoist

Ao adicionar uma equipe no Todoist, você terá um espaço de trabalho compartilhado no qual colaborar – junto mas separado de tarefas e projetos pessoais.

• Projetos de equipe pertencem à equipe e estão acessíveis para todos (a menos que sejam explicitamente privados).
• Projetos pessoais (tudo em "Meus projetos" na sua barra lateral) são privados e estão sob seu controle – mesmo que você saia da equipe.

Todos os membros da equipe poderão:

• Navegar por e pré-visualizar projetos público de equipe e entrar naqueles que são relevantes.
• Compartilhar links diretos para projetos, seções, tarefas e comentários que os colegas poderão pré-visualizar e com os quais poderão interagir.
• Agrupar ou filtrar tarefas em projetos pessoais e/ou de equipe no menu Visualizar opções em Hoje, Em breve e em visualizações com filtros para separar melhor o trabalho e a vida.

Para líderes de equipe, a adição de uma equipe ao Todoist:

• Permite a transparência e uma visão geral organizada de todo o trabalho da sua equipe e dá a você a possibilidade de ver o progresso do trabalho sem precisar entrar em cada projeto individual.
• A responsabilidade dos dados fica muito clara. Projetos de equipe pertencem à ela. Projetos pessoais pertencem aos indivíduos.
• Dá mais controle aos administradores sobre permissões e acesso aos dados nas configurações da equipe.

Mais: quando você faz o upgrade da sua equipe para o plano Business, todos os membros automaticamente recebem acesso a todos os recursos Pro – como lembretes, layout de calendário para projetos e durações de tarefas!

(Afinal, quando seus colegas estão organizados e em dia com suas tarefas, o trabalho em equipe tende a magicamente fluir melhor também. 💆)

Criando uma equipe do zero

Primeiramente, vamos criar sua equipe no Todoist e prepará-la para começar a trabalhar imediatamente.

Passo 1. Crie uma equipe

Se você já tiver uma conta do Todoist, pode começar criando uma nova equipe de graça. Você vai encontrar esta opção no canto inferior direito do Todoist nos aplicativos da web ou para desktop.

Se você for novo(a) no Todoist, vá em frente e crie uma conta. Ative a opção de equipe durante o cadastro para ser guiado(a) pelo processo de criação de uma equipe.

Passo 2. Convide seus colegas

Clique em Membros no canto superior direito da sua equipe. Você verá duas opções para convidar membros:

• Convite por e-mail: envie um convite para a pessoa entrar em sua equipe
• Convite por link: copie e compartilhe um link de convite com a sua equipe.

(Você também pode remover o acesso de uma pessoa e alterar o cargo dela na equipe – administrador, membro ou convidado – aqui se precisar.)

Passo 3. Dê o pontapé inicial no trabalho em equipe com alguns novos projetos

Crie um ou dois novos projetos para tarefas maiores nas quais sua equipe está trabalhando e comece a listar quaisquer tarefas relevantes que surgirem. (Ou comece com nosso modelos pré-prontos para equipes.)

Ao criar ou mover um projeto de equipe, você terá acesso a duas opções:

• Acesso total: Todos os membros poderão ver e participar. Selecione esta opção para que seja mais fácil encontrar e compartilhar o trabalho.
• Acesso restrito: apenas pessoas convidadas para o projeto podem vê-lo. Selecione esta opção para tudo que você quiser manter privado como agendas de reuniões individuais ou planos de contratação.

Depois de criar um projeto, clique no ícone de compartilhar no canto superior direito para compartilhá-lo com os membros da equipe. Embora todos os membros possam navegar por e pré-visualizar projetos no espaço de trabalho, eles precisarão participar de um projeto para que tarefas sejam delegadas a eles e para marcá-los em comentários.

Para compartilhar projetos de maneira mais rápida, basta copiar e compartilhar o link do projeto por e-mail, mensagem no Slack, tópico no Twist ou em qualquer plataforma que a sua equipe estiver usando para se comunicar. Membros da equipe poderão clicar no link para pré-visualizar e participar de um projeto.

Entrar em uma equipe existente

Você entrou em uma equipe via e-mail ou link? Parabéns! Agora é hora de entrar para os projetos de equipe que são relevantes para você.

• Clique no nome da equipe na barra lateral para ver uma lista de todos os projetos.
• Depois clique em qualquer projeto para pré-visualizá-lo e participar dele.

Apenas os projetos para os quais você entrar serão exibidos abaixo do nome da equipe na sua barra lateral para acesso fácil.

Viu coisas novas que sua equipe precisa acompanhar? Conforme você se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe, pode começar a criar e compartilhar seus próprios projetos.

Melhores práticas para a gestão de tarefas de equipe

Você configurou sua equipe e convidou todos os seus colegas. Agora é hora de começar a trabalhar junto. Estas são algumas das melhores práticas para se certificar de que todos estejam alinhados e que nada passe batido...

Delegue todas as tarefas para que todos saibam quem é responsável pelo que

No Todoist, cada tarefa só pode ser delegada a uma pessoa, por isso não há dúvidas sobre quem é o responsável.

Quer delegar a mesma tarefa para várias pessoas? Aqui estão algumas opções:

• Quando há múltiplos passos em uma tarefa, crie subtarefas com seus próprios responsáveis.
• Quando várias pessoas precisam concluir a mesma tarefa, crie tarefas duplicadas e delegue cada cópia para um colega responsável.

Defina datas de vencimento – ou datas de vencimento recorrentes – para que todos saibam quais são os prazos

Basta digitar uma data de vencimento no campo de tarefa do Todoist e a Adição rápida inteligente irá reconhecê-la, destacá-la e adicioná-la quando a tarefa for salva. Datas em linguagem natural simples como "amanhã" ou complexas como "toda 3a quinta-feira a partir de 5 de agosto e terminando em 10 de abril" são reconhecidas.

Veja mais exemplos de datas de vencimento que podem ser usadas.

Adicione contexto em descrições de tarefas para que as pessoas tenham as informações necessárias em mãos ao iniciar o trabalho

Inclua links para documentos e o máximo de detalhes relevantes possível. Ao invés de perder tempo caçando informações, seus colegas poderão começar imediatamente.

Descrições ficam organizadas na parte superior da sua visualização de tarefa e são visíveis abaixo da tarefa na lista de projetos.

Converse sobre detalhes e faça o upload de arquivos nos comentários

Faça perguntas, dê mais informações e atualizações de status dentro das suas tarefas. As informações acionáveis permanecem em contexto com a própria tarefa, e não espalhadas por diversos aplicativos.

Marque os colegas de equipe que você gostaria de notificar sobre novos comentários.

Personalizando visualizações de tarefa para um melhor foco

Sua equipe tem planos ambiciosos, mas é fácil se perder em tantas tarefas e detalhes. Aqui estão três maneiras de manter o foco nas coisas certas no momento certo.

Use opções de visualização para tornar os projetos maiores mais gerenciáveis

Administre projetos grandes projetos com opções de visualização flexíveis para reorganizar, ordenar e filtrar tarefas da maneira que desejar. Clique no ícone Opções de visualização no canto superior direito dos projetos da sua equipe para:

• Alterar entre layouts de lista, calendário e painel dependendo das necessidades do seu projeto.
• Agrupe, filtre e classifique seus projetos por nome, responsável, data de vencimento, data de adição, etiqueta ou nível de prioridade da tarefa. Por exemplo, veja apenas as tarefas delegadas para você dentro de um projeto maior.
• Ative o botão de tarefas concluídas para ver o progresso do projeto. Ou oculte-as para manter o projeto limpo e focado nas próximas ações.

Separe tarefas por espaço de trabalho nas visualizações Hoje e Em breve

Você pode acessar as opções de visualização em Hoje e Em breve. Você verá a opção de agrupá-las por espaço de trabalho para ver tarefas pessoais e de trabalho divididas. Você também pode filtrar por espaço de trabalho para ocultar tarefas pessoais quando estiver no trabalho e ocultar tarefas de trabalho quando estiver em casa.

Crie filtros personalizados para suas tarefas ou para as tarefas de colegas

Salve seus próprios filtros para focar em um subconjunto de suas próprias tarefas – ou nas de seus colegas.

Por exemplo, crie um filtro para todas as tarefas delegadas para "Maria" com vencimento esta semana para ver tudo o que ela tem a fazer quando você se preparar para uma reunião.

• Use o parâmetro espaço de trabalho: nome da equipe para incluir apenas as tarefas dentro dos projetos da equipe.
• Use o parâmetro espaço de trabalho: Meus projetos para incluir apenas as tarefas nos seus projetos pessoais.

Aqui estão mais alguns filtros baseados nos espaços de trabalho que podem ser úteis:

Relatórios para você sempre saber como anda o seu trabalho

Saber o que foi feito é tão importante quanto saber o que precisa ser feito a seguir. Aqui estão algumas maneiras de manter-se atualizado(a) sobre tudo o que a sua equipe está conquistando...

Veja o trabalho da sua equipe no registro de atividades

O registro de atividades mostra tudo que você e seus colegas fizeram.

Filtre por pessoa para ver no que membros individuais da equipe andaram trabalhando. Selecione Todos no menu para ter uma visão geral da produtividade recente da equipe.

Para ter uma visão geral de trabalhos concluídos, selecione Tarefas concluídas no menu de ação.

Crie relatórios personalizados de projetos com a extensão Planilhas Google

Documente e crie relatórios sobre o status de projetos ao exportar tarefas para as Planilhas Google. Por exemplo, exporte uma lista de todas as tarefas concluídas ou tarefas ativas classificadas por data de vencimento.

Para criar um relatório, abra qualquer projeto, selecione Exportar para Planilhas Google no menu do projeto e selecione quais campos de tarefas (incluindo data de vencimento, status de conclusão, prioridade, data de criação, descrição, seção e responsável) você quer incluir em sua planilha.

O que você está esperando?

Nenhuma equipe usa o Todoist da mesma forma que a outra. Este guia é apenas o ponto de partida! Adicione sua equipe e comece a experimentar com os fluxos de trabalho para fazer o Todoist trabalhar para você.