Todoist jest na tyle prosty i intuicyjny, że Twój zespół może szybko zacząć w nim działać, a jednocześnie na tyle wydajny, że nawet najbardziej ambitne projekty zostaną zakończone zgodnie z planem.
Dodawanie zespołu do Todoist
Kiedy dodasz zespół do Todoist, uzyskasz współdzieloną przestrzeń roboczą, aby móc w niej realizować projekty zespołu, jednocześnie mając do dyspozycji przestrzeń do realizacji zadań osobistych i projektów każdego użytkownika.
- Projekty zespołowe należą do całego zespołu; ma do nich dostęp każdy członek zespołu (o ile nie są to projekty prywatne).
- Projekty osobiste (wszystkie projekty w sekcji „Moje projekty” na pasku bocznym) mają charakter prywatny i pozostaną Twoją własnością – nawet jeśli opuścisz swój zespół.
Każdy będzie mógł:
- Wyszukiwać projekty zespołu, przeglądać je oraz dołączać do tych, które są dla nich istotne.
- Udostępniać linki do projektów, sekcji, zadań i komentarzy, które członkowie Twojego zespołu mogą podejrzeć, aby natychmiast podejmować wyznaczone działania.
- Grupować lub filtrować swoje zadania według przynależności do projektów osobistych i/lub zespołowych w widokach Dziś, Nadchodzące oraz widoku filtrów, aby sprawniej oddzielać pracę od życia prywatnego.
Dodawanie zespołu w Todoist (dla kierowników zespołu):
- Umożliwia szybki i uporządkowany przegląd wszystkich zadań, którymi zajmuje się zespół. Nie musisz być przy tym członkiem każdego z projektów, aby sprawdzić ich stan zaawansowania i prześledzić wykonane czynności.
- Sprawia, że kwestia własności danych nie budzi żadnych wątpliwości. Projekty zespołowe są własnością zespołu. Projekty osobiste należą do poszczególnych użytkowników.
- Daje administratorowi zespołu kontrolę nad uprawnieniami użytkowników i dostępem do danych.
Ponadto, jeśli gdy ulepszysz swój zespół do planu Business, jego członkowie automatycznie zyskają dostęp do wszystkich zaawansowanych funkcji Pro, takich jak przypomnienia, układ kalendarza dla projektów osobistych oraz czas trwania zadań!
Wychodzimy z założenia, że praca zespołu przebiega tym sprawniej, im lepiej zorganizowani są jego członkowie. 💆
Tworzenie zespołu od podstaw
Najpierw skonfigurujmy Twój zespół w Todoist i przygotujmy go do pracy od pierwszego dnia.
Krok 1. Utwórz zespół
Jeśli masz już konto Todoist, zacznij od bezpłatnego utworzenia nowego zespołu. Opcję tę znajdziesz w lewym dolnym rogu Todoist w aplikacji na przeglądarkę lub komputer stacjonarny.
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Todoist, utwórz nowe konto. Włącz opcję zespołu podczas rejestracji – przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia zespołu.
Notatka
Każdy zespół otrzymuje bezpłatnie do swojej dyspozycji 5 projektów, dzięki czemu ma szansę sprawdzić jak przebiega współpraca w Todoist. Ulepsz subskrypcję do planu Business, jeśli chcesz realizować większą liczbę projektów.
Krok 2: Zaproś członków zespołu
Kliknij Członkowie po prawej stronie na górze widoku zespołu. Znajdziesz tam opcje zaproszenia członków zespołu:
- Zaproś przez e-mail: wyślij zaproszenia do wybranych osób, aby dołączyły do Twojego zespołu.
- Zaproś przez link: skopiuj i udostępnij link z zaproszeniem do zespołu.
(W tym miejscu możesz również ograniczyć czyjś dostęp i zmienić jego rolę w zespole – na administratora, członka lub gościa.)
Krok 3: Błyskawicznie zacznij pracę w zespole, tworząc kilka projektów
W przestrzeni roboczej utwórz jeden lub dwa projekty dotyczące dużych przedsięwzięć, nad którymi pracuje Twój zespół. Następnie zacznij wpisywać wszelkie istotne zadania, które przyjdą Ci do głowy. (Lub zacznij od naszych wstępnie wypełnionych szablonów dla zespołów).
Wskazówka
Organizuj projekty zespołu w folderach według działu firmy, klienta, przedsięwzięcia... lub w dowolny inny sposób, który ułatwi członkom zespołu znalezienie projektów, które są dla nich najważniejsze.
Kiedy utworzysz lub przeniesiesz projekt zespołu, dostęp do niego będzie można uzyskać na dwa sposoby:
- Pełny dostęp: wszyscy członkowie zespołu mogą przeglądać projekty i dołączać do nich. Wybierz tę opcję, aby ułatwić wyszukiwanie i udostępnianie pracy.
- Ograniczony dostęp: dostęp do projektu mają wyłącznie ci członkowie zespołu, którzy zostali do niego zaproszeni. Skorzystaj z tej opcji dla przedsięwzięć, które chcesz realizować w mniejszym gronie, takich jak spotkania 1 na 1 lub sprawy kadrowe.
Po utworzeniu projektu zespołowego kliknij ikonkę udostępniania w prawym górnym rogu, aby udostępnić go wybranym członkom zespołu. Wszyscy członkowie mogą przeglądać i wyświetlać podgląd wszystkich projektów w przestrzeni roboczej, jednak aby można było przypisywać im zadania i wysyłać komentarze, muszą oni najpierw dołączyć do projektu.
Aby jeszcze szybciej udostępniać projekty, po prostu skopiuj i udostępnij link do projektu przez e-mail, wiadomość na Slacku, w wątku Twist lub w innym miejscu, w którym komunikuje się Twój zespół. Członkowie zespołu będą mogli kliknąć link, aby wyświetlić podgląd i samodzielnie dołączyć do projektu.
Dołączanie do istniejącego zespołu
Czy udało Ci się pomyślnie dołączyć do zespołu za pomocą e-maila lub linka? Gratulacje! Teraz nadszedł czas, aby dołączyć do projektów zespoły, które są dla Ciebie istotne.
- Kliknij zespołu w pasku bocznym, aby zobaczyć listę wszystkich projektów Twojego zespołu.
- Następnie kliknij dowolny projekt, aby wyświetlić jego podgląd i do niego dołączyć.
W pasku bocznym pod nazwą zespołu wyświetlane będą tylko te projekty, w których uczestniczysz.
Zauważyłeś(-aś) nowe rzeczy, z którymi Twój zespół powinien być na bieżąco? Gdy już zapoznasz się z przepływem pracy swojego zespołu, możesz zacząć tworzyć i udostępniać własne projekty.
Wskazówka
Dodaj swoje najważniejsze projekty do Ulubionych. Następnie zwiń listy projektów osobistych i zespołowych, aby zachować porządek w menu bocznym.
Dobre praktyki dotyczące zadań zespołowych
Utworzyłeś(-aś) zespół i zaprosiłeś(-aś) wszystkich jego członków. Nadszedł czas, aby zacząć wspólnie realizować zadania. Przedstawiamy zestaw dobrych praktyk. Staraj się je stosować, aby nic Ci nie umknęło.
Przypisz każde zadanie, tak aby każdy w zespole wiedział, za co jest odpowiedzialny.
W Todoist każde zadanie może być przypisane jedynie jednej osobie, więc nigdy nie ma wątpliwości, kto jest za co odpowiedzialny.
Chcesz przypisać to samo zadanie kilku osobom? Istnieje kilka sposobów, aby ego dokonać:
- Jeśli realizacja zadania wymaga wykonania kilku kroków, utwórz pod-zadania, przypisując do nich poszczególne osoby.
- Jeśli kilka osób ma wykonać takie samo zadanie, utwórz jego kopię. Następnie przypisz je do poszczególnych osób.
Określ terminy lub terminy cykliczne, aby każdy wiedział, ile ma czasu na wykonanie poszczególnych zadań.
Po prostu wpisz dowolny termin w polu zadania, a inteligentne Szybkie Dodawanie Todoist rozpozna go, podświetli i doda, gdy zapiszesz zadanie. Terminy w języku naturalnym mogą być tak proste, jak „jutro” lub tak złożone, jak „co trzeci czwartek od 5 sierpnia do 10 kwietnia”.
Tutaj znajdziesz więcej przykładów terminów, których możesz użyć.
Wskazówka
Terminy cykliczne są szczególnie przydatne dla zadań takich jak comiesięczne raporty. Dodaj kolejne kroki jako pod-zadania, aby realizować je każdego miesiąca. Możesz zająć się nimi samodzielnie, lub przypisać wybrane kroki innemu członkowi zespołu. Dzięki temu każdy będzie wiedzieć, czym i kiedy powinien się zająć.
Dodaj kontekst w opisach zadań, aby inni mieli ważne informacje od samego początku.
Dołącz linki do dokumentów i dodaj jak najwięcej istotnych szczegółów. W ten sposób Twój zespół łatwiej zacznie pracę i nie straci czasu na szukanie informacji.
Opisy są uporządkowane u góry widoku zadania i widoczne pod zadaniem na liście projektów.
Wskazówka
Czasami data „wykonania” (kiedy ktoś rzeczywiście będzie pracował nad zadaniem) nie jest tożsama z „terminem” (kiedy zadanie musi zostać wykonane). W takim przypadku po prostu zanotuj ostateczny termin na górze opisu zadania, aby był on zawsze widoczny na liście zadań, i ustaw rzeczywisty termin na czas, w którym zadanie ma być wyświetlane w widoku Dziś członka zespołu.
Dyskutuj o szczegółach zadań i przesyłaj pliki w komentarzach.
Zadawaj pytania, dodawaj informacje i komunikuj status pracy bezpośrednio w swoich zadaniach. Wartościowe informacje zostają zachowane w kontekście samego zadania, dzięki czemu nie gubią się w gąszczu komunikatorów internetowych.
Oznacz odpowiednią osobę, aby wiedziała o nowym komentarzu.
Notatka
Opis zadania vs. komentarze: Użyj opisów zadań w celu dodania konkretnych informacji i zasobów dotyczących zadania. Korzystaj z komentarzy, aby przesyłać pliki, prowadzić dyskusje z członkami zespołu i udostępniać informacje o zmianach w projektach.
Dostosowywanie widoku zadania do własnych potrzeb
Twój zespół może mieć ambitne plany, jednak nadmiar zadań i danych sprawia, że czasem łatwo się pogubić. Oto trzy sposoby pomagające skupić się właściwych rzeczach w odpowiednim czasie, które mogą okazać się przydatne.
Odpowiednie użycie opcji widoku sprawi, że nawet bardzo złożone projekty staną się czytelne i łatwiejsze w realizacji.
Opanuj nawet największe projekty. Korzystając z elastycznych opcji przeglądania możesz dowolnie zmieniać, sortować i filtrować zadania. Kliknij ikonę Widok w prawym górnym rogu projektu zespołu, aby:
- Przełączać się między widokami w układzie listy, kalendarza i tablicy w zależności od specyfiki danego projektu.
- Grupować, filtrować i sortować zadania w swoich projektach według nazwy, przypisanej osoby, terminu, daty dodania, etykiety lub poziomu priorytetu. Na przykład, możesz wyświetlić tylko te zadania w ramach większego projektu, za które jesteś odpowiedzialny(-a).
- Użyj przełącznika Ukończone zadania, aby prześledzić postępy w realizacji projektu. Ukryj je, aby uporządkować widok i skupić się na rzeczach, które wciąż pozostały do zrobienia.
Oddziel od siebie zadania z różnych przestrzeni roboczych w widokach Dziś i Nadchodzące
Możesz uzyskać dostęp do opcji widoku w widokach Dziś i Nadchodzące. Dzięki dostępnej opcji grupowania według przestrzeni roboczej, możesz zobaczyć podział zadań na osobiste i zespołowe. Skorzystaj z filtrowania według przestrzeni roboczej, aby ukryć zadania osobiste w godzinach pracy lub wyświetlić tylko zadania osobiste, gdy przebywasz w domu.
Utwórz filtry dla zadań własnych lub innych członków zespołu
Zapisuj utworzone filtry, dzięki którym możesz skupić się na określonej grupie zadań.
Na przykład utwórz filtr pokazujący wszystkie zadania przypisane do „Marii” z terminem na ten tydzień. Dzięki temu możesz szybko sprawdzić czym zajmuje się Maria, przygotowując się do cotygodniowego spotkania 1 na 1.
- Użyj zapytania
przestrzeń robocza: nazwa_zespołu, aby uwzględnić tylko zadania znajdujące się w projektach zespołu. - Użyj zapytania
przestrzeń robocza: Moje projekty, aby uwzględnić tylko zadania należące do Twoich projektów osobistych.
Oto kilka przykładowych filtrów dla przestrzeni roboczej, które mogą okazać się przydatne:
| Zapytanie filtra | Co zobaczysz | Przydatne do... |
|
Przestrzeń robocza: [Nazwa zespołu] & przypisane do: ja & następne 7 dni | Wszystkie zadania na ten tydzień, przypisane do Ciebie w Twoim zespole | Planowania pracy w zespole na nadchodzący tydzień |
|
Przestrzeń robocza: [Nazwa zespołu] & przypisane przez: ja | Wszystkie zadania które przypisałeś(-aś) innym osobom w zespole | Monitorowania zadań, których wykonanie powierzyłeś(-aś) innym |
| Przestrzeń robocza: [Nazwa zespołu] & zaległe | Wszystkie zaległe zadania w Twoim zespole | Identyfikacji blokad, aby jak najszybciej dostosować plany |
Zarządzanie zadaniami w wielu projektach
Otwórz kilka okienek Todoist w aplikacji na komputerze stacjonarnym (kliknij ikonę trzech kropek w prawym górnym rogu → Otwórz w nowym oknie), aby jednocześnie zarządzać zadaniami swojego zespołu znajdującymi się w różnych projektach.
Aby zamienić okno Todoist w tzw. „okno pływające” (dzięki czemu będzie ono zawsze widoczne na wierzchu), kliknij Okno → Przenieś na wierzch (lub Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) w macOS. Możesz też kliknąć ikonę pinezki w prawym górnym rogu okna Todoist (lub nacisnąć Ctrl + F11) w Windows. Koniec ze żmudnym poszukiwaniem okienka Todoist w morzu innych działających aplikacji!
Przeglądanie postępów w pracy w zespole
Świadomość tego, co zostało zrobione jest równie ważna jak wiedza, co jeszcze pozostało do wykonania. Przedstawiamy kilka sposobów, dzięki którym zawsze będziesz na bieżąco z tym, nad czym pracuje Twój zespół.
Uzyskaj szybki podgląd pracy swojego zespołu w dzienniku aktywności.
Dziennik aktywności pokazuje wszystkie aktywności po stronie Twojej i Twojego zespołu.
Filtruj według osoby aby zobaczyć, nad czym pracowali poszczególni członkowie zespołu. Wybierz opcję Wszyscy z menu, aby uzyskać przegląd ostatniej aktywności całego zespołu.
Aby zobaczyć przegląd ukończonych prac, wybierz Ukończone zadania z menu czynności.
Twórz konfigurowalne raporty projektów za pomocą rozszerzenia Arkusze Google.
Szybko twórz dokumentację i raportuj status projektu, eksportując zadania do Arkuszy Google. Na przykład, wyeksportuj listę wszystkich ukończonych zadań lub wszystkich aktywnych zadań posortowanych według terminu.
Aby utworzyć raport, otwórz dowolny projekt, wybierz opcję Eksportuj do Arkuszy Google z menu projektu i wybierz pola zadań (w tym termin, stan ukończenia zadania, priorytet, datę utworzenia, opis, sekcję i osobę przypisaną), które chcesz uwzględnić w swoim arkuszu.
Na co jeszcze czekasz?
Nie ma dwóch takich samych zespołów w Todoist. Niniejszy przewodnik zapewnia tylko podstawowe informacje! Utwórz zespół, a następnie zacznij eksperymentować z różnymi sposobami pracy, aby odkryć, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.