Tiimitehtävien hallinnointi Todoistissa

Todoist on äärimmäisen yksinkertainen ja intuitiivinen, että tiimisi pääsee nopeasti alkuun, mutta myös tarpeeksi tehokas pitämään kunnianhimoisimmatkin projektit raiteillaan.

Tiimin lisääminen Todoistiin

Kun lisäät tiimin Todoistiin, saat jaetun työtilan tiimin tehtäville, joka on henkilökohtaisten tehtävien ja projektien rinnalla, mutta niistä erillään.

• Tiimiprojektit kuuluvat tiimille ja ovat kaikkien saatavilla (elleivät ne ole nimenomaisesti asetettu yksityisiksi).
• Henkilökohtaiset projektit (kaikki sivupalkin "Omat projektit" -kohdassa) pysyvät yksityisinä ja hallinnassasi, vaikka lähtisit tiimistäsi.

Jokainen voi:

• Selata ja esikatsella julkisia tiimiprojekteja ja liittyä vain niihin, jotka ovat heille tärkeitä.
• Jakaa suoria linkkejä projekteihin, osioihin, tehtäviin ja kommentteihin, joita tiimijäsenet voivat esikatsella ja ryhtyä välittömästi toimiin.
• Ryhmitellä tai suodattaa tehtäviä henkilökohtaisten ja/tai tiimiprojektien mukaan Näkymä-valikosta Tänään-, Tulevat- ja suodatinnäkymissä erottaaksesi paremmin työn ja vapaa-ajan.

Tiiminjohtajille, tiimin lisääminen Todoistiin:

• Antaa läpinäkyvän, järjestetyn yleiskatsauksen kaikesta tiimin työstä ja voi seurata edistymistä ilman, että ylläpitäjän tarvitsee liittyä jokaiseen yksittäiseen projektiin.
• Tekee tietojen omistajuudesta selkeän. Tiimiprojektit kuuluvat tiimille. Henkilökohtaiset projektit kuuluvat yksilölle.
• Antaa ylläpitäjille enemmän enemmän hallintaa käyttöoikeuksista ja tietojen käyttöön tiimiasetuksissa.

Lisäksi kun päivität tiimisi Business-suunnitelmaan, kaikki jäsenet saavat automaattisesti käyttöoikeuden kaikkiin henkilökohtaisiin Pro-ominaisuuksiin, kuten muistutuksiin, kalenterinäkymään henkilökohtaisille projekteille ja tehtäväkestot!

Ja kun tiimijäsenesi ovat aina ajan tasalla henkilökohtaisista tehtävistään, tiimityökin sujuu taianomaisesti helpommin. 💆

Tiimin määrittäminen

Ensimmäiseksi luodaan tiimillesi Todoist-tili ja varmistetaan, että olette valmiina aloittamaan asioiden hoitamisen heti ensimmäisestä päivästä alkaen.

Vaihe 1. Luo tiimi

Jos sinulla on jo Todoist-tili, aloita luomalla uusi tiimi ilmaiseksi. Löydät vaihtoehdon Todoistin vasemmasta alakulmasta verkko- tai työpöytäsovelluksissa.

Jos olet uusi Todoist-käyttäjä, luo uusi tili. Ota tiimiominaisuus käyttöön rekisteröitymisen aikana, niin sinua ohjataan tiimin luomisessa.

Vaihe 2. Kutsu tiimijäsenesi mukaan

Klikkaa tiimisi oikeasta yläkulmasta Jäsenet. Näet kaksi vaihtoehtoa kutsua tiimijäseniä:

• Kutsu sähköpostitse: Lähetä kutsu liittyä tiimiisi.
• Kutsu linkillä: Kopioi ja jaa kutsulinkki tiimillesi.

(Täältä voit tarvittaessa poistaa jonkun pääsyn ja muuttaa hänen rooliaan ylläpitäjän, jäsenen tai vieraan välillä täältä.)

Vaihe 3. Aloita tiimityösi muutamalla uudella projektilla

Luo yksi tai kaksi uutta projektia jaetussa työtilassasi suuria asioita varten, joiden parissa tiimisi työskentelee. Aloita listaamalla kaikki asiaankuuluvat tehtävät, jotka tulevat mieleesi. (Tai aloita tiimeille laadituilla valmiilla malleillamme.)

Kun luot tai siirrät tiimiprojektin, sinulla on kaksi pääsyvaihtoehtoa:

• Täysi pääsy: Kaikki tiimin jäsenet voivat tarkastella ja liittyä. Valitse tämä vaihtoehto helpottaaksesi työn löytämistä ja jakamista.
• Rajoitettu pääsy: Vain projektiin kutsutut henkilöt voivat käyttää sitä. Valitse tämä vaihtoehto kaikkeen, jonka haluat pitää yksityisenä, kuten 1:1-kokouksen esityslistat tai palkkaussuunnitelmat.

Kun olet luonut tiimiprojektin, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-kuvaketta jakaaksesi sen asianomaisten tiimijäsenten kanssa. Vaikka kaikki jäsenet voivat selata ja esikatsella julkisia tiimiprojekteja, heidän on liityttävä projektiin, ennen kuin voit delegoida heille tehtäviä ja merkitä heidät kommentteihin.

Voit jakaa projekteja entistä nopeammin kopioimalla ja jakamalla projektilinkin sähköpostiin, Slack-viestiin, Twist-ketjuun tai mihin tahansa muuhun kanavaan, jota tiiminne käyttää. Tiimin jäsenet voivat klikata linkkiä esikatsellakseen projektia ja liittyäkseen siihen itse.

Liittyminen olemassa olevaan tiimiin

Oletko onnistuneesti liittynyt tiimiin sähköpostin tai linkin kautta? Onnittelut! Nyt on aika liittyä sinua kiinnostaviin tiimiprojekteihin.

• Klikkaa sivupalkissa tiimin nimeä nähdäksesi luettelon kaikista tiimiprojekteista.
• Klikkaa sitten mitä tahansa projektia esikatsellaksesi ja liittyäksesi siihen.

Projektit, joihin olet liittynyt, näkyvät tiimin nimen alla sivupalkissa, jotta ne ovat helposti käytettävissä.

Huomasitko uusia asioita, joita tiimisi pitäisi seurata? Kun olet tottunut tiimisi työnkulkuun, voit alkaa luoda ja jakaa omia projektejasi.

Parhaat käytännöt tiimitehtävien hallintaan

Olet perustanut tiimin ja kutsunut kaikki tiimijäsenesi mukaan. Nyt on aika alkaa saada asioita aikaan yhdessä. Tässä on muutamia hyviä käytäntöjä, joilla varmistat, että kaikki ovat samalla viivalla eikä mikään jää pimentoon...

Delegoi jokainen tehtävä, jotta kaikki tietävät, kuka on vastuussa mistäkin

Todoistissa jokainen tehtävä voidaan delegoida vain yhdelle henkilölle, joten ei ole koskaan epäilystäkään siitä, kuka on vastuussa mistäkin.

Haluatko määrittää saman tehtävän useammalle jäsenelle? Tässä on pari vaihtoehtoa:

• Kun tehtävässä on useita vaiheita, luo alitehtäviä kullekin vastuuhenkilölle.
• Kun useiden ihmisten on suoritettava sama tehtävä, monista tehtävä ja anna kukin kopio vastaavalle tiimijäsenelle.

Aseta eräpäiviä tai toistuvia eräpäiviä, jotta kaikki tietävät, milloin mikäkin on tehtävä

Kirjoita vain tehtäväkenttään eräpäivä ja Todoistin älykäs Pikalisäys tunnistaa sen, korostaa sen ja lisää sen, kun tallennat tehtävän. Luonnollisen kielen eräpäivät voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin "huomenna", tai monimutkaisia, kuten "joka 3. torstai alkaen 5. elokuuta ja päättyen 10. huhtikuuta".

Katso lisää eräpäiväesimerkkejä, joita voit käyttää.

Lisää kontekstia tehtäväkuvauksiin, jotta jäsenillä on tarvittavat tiedot aloittamiseen

Sisällytä tehtäviin linkkejä asiakirjoihin ja niin paljon asiaankuuluvia yksityiskohtia kuin mahdollista. Sen sijaan, että tiimisi jäsenet tuhlaavat aikaa etsimällä tietoa, he voivat vain aloittaa työskentelyn.

Kuvaukset pysyvät järjestyksessä tehtävänäkymän yläosassa ja näkyvät tehtävän alapuolella projektiluettelossa.

Yksityiskohdista keskusteleminen ja tiedostojen lataaminen kommenteihin

Voit esittää kysymyksiä, antaa lisätietoja ja tarjota tilannepäivityksiä suoraan tehtävissäsi. Tarvittavat tiedot pysyvät tehtävän yhteydessä sen sijaan, että niitä jaettaisiin eri viestisovellusten kesken.

Merkitse oikeat tiimijäsenet varmistaaksesi, että he saavat ilmoituksen uudesta kommentista.

Tehtävänäkymien mukauttaminen keskittymisen parantamiseksi

Tiimilläsi on kunnianhimoisia suunnitelmia, mutta on helppo eksyä ja hukkua tehtävien ja yksityiskohtien paljouteen. Tässä on kolme tapaa käyttää tehtävänäkymiä, jotka auttavat tiimiäsi keskittymään oikeisiin asioihin oikeaan aikaan.

Käytä näkymävaihtoehtoja, jotta jopa suurimmat projektit olisivat hallittavissa

Käsittele suuria projekteja joustavilla näkymävaihtoehdoilla, jotta voit järjestää, lajitella ja suodattaa tehtäviä haluamallasi tavalla. Klikkaa tiimiprojektien oikeassa yläkulmassa olevaa Näkymä-kuvaketta, jos haluat:

• Vaihda luettelo-, kalenteri- ja taulunasettelujen välillä projektisi tarpeiden mukaan.
• Ryhmittele, suodata ja lajittele projektisi tehtävän nimen, vastuuhenkilön, eräpäivän, lisäyspäivämäärän, tunnisteen tai prioriteettitason mukaan. Voit esimerkiksi tarkastella vain niitä tehtäviä, jotka on delegoitu sinulle suuremman projektin sisällä.
• Ota käyttöön Suoritetut tehtävät nähdäksesi projektin edistymisen. Tai piilota ne pitääksesi projektinäkymän selkeänä ja keskittyäksesi seuraaviin toimiin.

Erottele tehtävät työtilan mukaan Tänään- ja Tulevat-näkymissä

Voit käyttää näkymävaihtoehtoja myös Tänään- ja Tulevat-näkymissä. Näet vaihtoehdon ryhmitellä työtilan mukaan, jolloin näet sekä henkilökohtaiset että tiimin tehtävät erillään. Tai voit suodattaa työtilan mukaan, jolloin voit piilottaa henkilökohtaiset tehtäväsi ollessasi töissä ja tiimin tehtävät ollessasi kotona.

Mukautettujen suodattimien määrittäminen omille tai tiimijäsenten tehtäville

Tallenna omat suodattimesi keskittyäksesi omien tehtäviesi tai tiimijäsenten tehtäviin.

Luo esimerkiksi suodatin kaikille Marijalle tällä viikolla delegoiduille tehtäville, jotta näet mitä hänellä on tehtävänä, kun valmistaudut viikoittaiseen kahdenväliseen tapaamiseen.

• Käytä kyselyä työtila: tiimin nimi sisällyttääksesi vain tiimiprojektien tehtävät.
• Käytä kyselyä työtila: Omat projektit sisällyttääksesi vain henkilökohtaisten projektien tehtävät.

Tässä on muutamia työtilapohjaisia suodattimia, joista voi olla hyötyä:

Projektien välinen tehtävien hallinta

Avaa useita Todoist-ikkunoita työpöytäsovelluksessasi (klikkaa kolmen pisteen kuvaketta oikeassa yläkulmassa → Avaa uudessa ikkunassa) hallitaksesi tiimisi tehtäviä useissa projekteissa.

Jotta voit siirtää Todoist-ikkunan aina näkyviin pysyäkseen helposti nähtävillä, klikkaa Ikkuna → Kellu päällä (tai Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) macOS:ssa tai klikkaa Todoistin oikeassa yläkulmassa olevaa nastakuvaketta (tai Ctrl + F11) Windowsissa. Ei enää ikkunoiden etsimistä sovellusten joukosta!

Työn edistymisestä raportoiminen

Sen tietäminen, mitä on jo tehty, on aivan yhtä tärkeää kuin sen tietäminen, mitä seuraavaksi pitää tehdä. Tässä on pari tapaa pysyä ajan tasalla kaikesta, mitä tiimisi saa aikaan...

Saa yleiskuva tiimisi työstä toimintalokista

Toimintaloki näyttää sinulle kaiken, mitä sinä ja tiimijäsenesi olette suorittaneet.

Suodata henkilöittäin nähdäksesi, mitä yksittäiset tiimin jäsenet ovat tehneet. Valitse valikosta Kaikki saadaksesi yleiskuvan koko tiimin viimeaikaisesta tuottavuudesta.

Jos haluat nähdä yleiskatsauksen suoritetuista töistä, valitse toimintovalikosta Suoritetut tehtävät.

Luo muokattavia projektiraportteja Google Sheets -laajennuksella

Dokumentoi ja raportoi nopeasti projektin tilasta viemällä tehtäviä Google Sheetsiin. Vie esimerkiksi luettelo kaikista suoritetuista tehtävistä tai kaikista aktiivisista tehtävistä eräpäivän mukaan lajiteltuina.

Raportin luomiseksi avaa mikä tahansa projekti, valitse Export to Google Sheets projektin valikosta ja valitse, mitkä tehtäväkentät (mukaan lukien eräpäivä, suoritustila, prioriteetti, luontipäivä, kuvaus, osio ja vastuuhenkilö) haluat sisällyttää laskentataulukkoon.

Mitä odotat?

Mikään tiimi ei käytä Todoistia täsmälleen samalla tavalla. Tämä opas on vasta aloituspiste! Lisää tiimisi ja aloita kokeilemalla työtapoja, jotka sopivat sinulle.