Todoist on jo ennestään työsi ja elämäsi komentokeskus. Organisoi myös tiimisi työ ja pidä kirjaa kaikista tehtävistäsi yhdessä mukautettavassa olevassa paikassa.

Todoist on äärimmäisen helppokäyttöinen ja intuitiivinen, jonka avulla saat tiimin nopeasti vauhtiin ja pysyt vauhdissa jopa vaativimmissa projekteissa.

Mitä on odotettavissa, kun lisäät tiimisi Todoistiin

Kun lisäät tiimin Todoistiin, saat jaetun työtilan tiimisi työlle kaikkien henkilökohtaisten tehtävien ja projektien rinnalla mutta erillään.

• Tiimiprojektit kuuluvat tiimille ja ovat kaikkien saatavilla (elleivät ne ole nimenomaisesti asetettu yksityisiksi).
• Henkilökohtaiset projektit (kaikki sivupalkin "Omat projektit" -kohdassa) pysyvät yksityisinä ja hallinnassasi, vaikka lähdet tiimistäsi.

Kaikki tiimin jäsenet voivat:

• Selata ja esikatsella julkisia tiimiprojekteja ja liity vain niihin, jotka ovat heille tärkeitä.
• Jakaa suoria linkkejä projekteihin, osiin, tehtäviin ja kommentteihin, joita tiimijäsenet voivat esikatsella ja ryhtyä välittömästi toimiin.
• Ryhmittellä tai suodattaa tehtäväsi henkilökohtaisten ja tiimiprojektien mukaan Tänään-, Tulevat- ja suodatinnäkymien Näkymä-valikosta työn ja elämän erottamiseksi paremmin toisistaan.

Tiiminjohtajille, tiimin lisääminen Todoistiin:

• Antaa sinulle läpinäkyvän, organisoidun yleiskatsauksen kaikesta tiimisi työstä ja voit seurata edistymistä ilman, että sinun tarvitsee liittyä jokaiseen yksittäiseen projektiin.
• Tekee tietojen omistajuudesta selkeän. Tiimiprojektit kuuluvat tiimille. Henkilökohtaiset projektit ovat yksilön omintaisuutta.
• Antaa ylläpitäjille enemmän valtaa oikeuksien ja tietojen käyttöön tiimiasetuksissa.

Lisäksi kun päivität tiimisi Business-suunnitelmaan, kaikki jäsenet saavat automaattisesti käyttöönsä Pro-ominaisuudet, kuten muistutukset, henkilökohtaisten projektien kalenteriasettelu ja tehtäväkesto!

(Jokaisella on oma rytminsä, mutta kun tiimisi on järjestyksessä ja hoitaa henkilökohtaiset tehtävänsä, yhteistyö sujuu kuin tanssi. 💃)

Tiimin määrittäminen

Ensimmäisenä prioriteettina on varmistaa, että tiimisi on valmis aloittamaan työn Todoistissa heti alusta.

Vaihe 1. Luo tiimi

Jos sinulla on jo Todoist-tili, aloita luomalla uusi tiimi ilmaiseksi. Löydät vaihtoehdon Todoistin vasemmasta alakulmasta verkko- tai työpöytäsovelluksissa.

Jos olet uusi Todoist-käyttäjä, luo uusi tili. Ota tiimiominaisuus käyttöön rekisteröitymisen aikana, niin sinua ohjataan tiimin luomisessa.

Vaihe 2. Kutsu tiimijäsenesi mukaan

Klikkaa tiimisi oikeasta yläkulmasta Jäsenet. Näet kaksi vaihtoehtoa kutsua tiimijäseniä:

• Kutsu sähköpostitse: Lähetä kutsu liittyä tiimiisi.
• Kutsu linkillä: Kopioi ja jaa kutsulinkki tiimillesi.

(Täältä voit tarvittaessa poistaa jonkun pääsyn ja muuttaa hänen rooliaan ylläpitäjän, jäsenen tai vieraan välillä täältä.)

Vaihe 3. Aloita tiimityösi muutamalla uudella projektilla

Luo yksi tai kaksi uutta projektia jaetussa työtilassasi suuria asioita varten, joiden parissa tiimisi työskentelee. Aloita listaamalla kaikki asiaankuuluvat tehtävät, jotka tulevat mieleesi. (Tai aloita tiimeille laadituilla valmiilla malleillamme.)

Kun luot tai siirrät tiimiprojektin, sinulla on kaksi käyttövaihtoehtoa:

• Täysi pääsy: Kaikki tiimin jäsenet voivat tarkastella ja liittyä. Valitse tämä vaihtoehto helpottaaksesi työn löytämistä ja jakamista.
• Rajoitettu pääsy: Vain projektiin kutsutut henkilöt voivat käyttää sitä. Valitse tämä vaihtoehto kaikkeen, jonka haluat pitää yksityisenä, kuten 1:1-kokouksen esityslistat tai palkkaussuunnitelmat.

Kun olet luonut tiimiprojektin, klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-kuvaketta jakaaksesi sen asianomaisten tiimijäsenten kanssa. Vaikka kaikki jäsenet voivat selata ja esikatsella julkisia tiimiprojekteja, heidän on liityttävä projektiin, ennen kuin voit delegoida heille tehtäviä ja merkitä heidät kommentteihin.

Voit jakaa projekteja entistä nopeammin kopioimalla ja jakamalla projektilinkin sähköpostiin, Slack-viestiin, Twist-ketjuun tai mihin tahansa muuhun kanavaan, jota tiiminne käyttää. Tiimin jäsenet voivat klikata linkkiä esikatsellakseen projektia ja liittyäkseen siihen itse.

Liittyminen olemassa olevaan tiimiin

Oletko onnistuneesti liittynyt tiimiin sähköpostin tai linkin kautta? Onnittelut! Nyt on aika liittyä sinua kiinnostaviin tiimiprojekteihin.

• Klikkaa sivupalkissa tiimin nimeä nähdäksesi luettelon kaikista tiimiprojekteista.
• Klikkaa sitten mitä tahansa projektia esikatsellaksesi ja liittyäksesi siihen.

Projektit, joihin olet liittynyt, näkyvät tiimin nimen alla sivupalkissa, jotta ne ovat helposti käytettävissä.

Huomasitko uusia asioita, joita tiimisi pitäisi seurata? Kun olet tottunut tiimisi työnkulkuun, voit alkaa luoda ja jakaa omia projektejasi.

Parhaat käytännöt tiimitehtävien hallintaan

Olet perustanut tiimin ja kutsunut kaikki tiimikaverisi mukaan. Nyt on aika alkaa saada asioita aikaan yhdessä. Tässä on muutamia hyviä käytäntöjä, joilla varmistat, että kaikki ovat samalla viivalla eikä mikään jää pimentoon...

Delegoi jokainen tehtävä niin, että kaikille on selvää, kuka on vastuussa mistäkin

Todoistissa jokainen tehtävä voidaan delegoida vain yhdelle henkilölle, joten ei ole koskaan epäilystäkään siitä, kuka on vastuussa mistäkin.

Haluatko antaa saman tehtävän useille ihmisille? Tässä on pari vaihtoehtoa:

• Kun tehtävässä on useita vaiheita, luo alitehtäviä kullekin vastuuhenkilölle.
• Kun useiden ihmisten on suoritettava sama tehtävä, monista tehtävä ja anna kukin kopio vastaavalle tiimijäsenelle.

Aseta eräpäiviä tai toistuvia eräpäiviä, jotta kaikki tietävät, milloin mikäkin on tehtävä

Kirjoita vain tehtäväkenttään eräpäivä ja Todoistin älykäs Pikalisäys tunnistaa sen, korostaa sen ja lisää sen, kun tallennat tehtävän. Luonnollisen kielen eräpäivät voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin "huomenna" tai niin monimutkaisia kuin "joka 3. torstai alkaen 5. elokuuta ja päättyen 10. huhtikuuta".

Katso lisää eräpäiväesimerkkejä, joita voit käyttää.

Lisää kontekstia tehtäväkuvauksiin, jotta jäsenillä on tarvittavat tiedot aloittamiseen

Anna linkit asiakirjoihin ja mahdollisimman paljon asiaankuuluvia yksityiskohtia. Näin tiimijäsenesi voivat aloittaa työnsä heti ilman, että heidän tarvitsee etsiä tarvitsemiaan tietoja.

Kuvaukset pysyvät järjestyksessä tehtävänäkymän yläosassa ja näkyvät tehtävän alapuolella projektiluettelossa.

Yksityiskohdista keskusteleminen ja tiedostojen lataaminen kommenteihin

Kysy kysymyksiä, syötä lisätietoja ja anna tilapäivityksiä suoraan tehtäviesi sisällä. Tällä tavalla tiedot pidetään kontekstissa itse tehtävässä sen sijaan, että niitä jaettaisiin eri viestisovellusten kesken.

Merkitse oikeat tiimijäsenet varmistaaksesi, että he saavat ilmoituksen uudesta kommentista.

Tehtävänäkymien mukauttaminen keskittymisen parantamiseksi

Tiiminne on kunnianhimoinen, mutta on helppo eksyä ja hukkua kaikkiin tehtäviin ja yksityiskohtiin. Tässä on kolme tapaa käyttää tehtävänäkymiä, jotka auttavat tiimiäsi keskittymään oikeisiin asioihin oikeaan aikaan.

Käytä näkymävaihtoehtoja, jotta jopa suurimmat projektit olisivat hallittavissa

Käsittele suuria projekteja joustavilla näkymävaihtoehdoilla, jotta voit järjestää, lajitella ja suodattaa tehtäviä haluamallasi tavalla. Klikkaa tiimiprojektien oikeassa yläkulmassa olevaa Näkymä-kuvaketta, jos haluat:

• Vaihda luettelo-, kalenteri- ja taulunasettelujen välillä projektisi tarpeiden mukaan.
• Ryhmittele, suodata ja lajittele projektisi tehtävän nimen, vastuuhenkilön, eräpäivän, lisäyspäivämäärän, tunnisteen tai prioriteettitason mukaan. Voit esimerkiksi tarkastella vain sinulle delegoituja tehtäviä suuremmassa projektissa.
• Ota käyttöön Suoritetut tehtävät nähdäksesi projektin edistymisen. Tai piilota ne, jotta projekti selkeinä ja keskittyneenä seuraavan toimenpiteeseen.

Erottele tehtävät työtilan mukaan Tänään- ja Tulevat-näkymässä

Voit käyttää näkymävaihtoehtoja myös Tänään- ja Tulevat-näkymässä. Näet vaihtoehdon ryhmitellä työtilan mukaan, jotta näet sekä henkilökohtaiset että ryhmätehtäväsi jaettuna. Tai suodata työtilan mukaan, jotta voit piilottaa henkilökohtaiset tehtäväsi ollessasi töissä ja piilottaa tiimitehtävät, kun olet kotona.

Mukautettujen suodattamien määrittäminen sinun tai tiimijäsenten tehtäville

Tallenna omat suodattimesi keskittyäksesi omien tehtäviesi tai tiimijäsenten tehtäviin.

Luo esimerkiksi suodatin kaikille Marijalle tällä viikolla delegoiduille tehtäville, jotta näet, mitä hänen on tehtävä, kun valmistaudut viikoittaiseen kahdenväliseen tapaamiseen.

• Käytä kyselyä työtila: tiimin nimi sisällyttääksesi vain tiimiprojektien tehtävät.
• Käytä kyselyä työtila: Omat projektit sisällyttääksesi vain henkilökohtaisten projektien tehtävät.

Tässä on muutamia työtilapohjaisia suodattimia, joista voi olla hyötyä:

Työn edistymisestä raportoiminen

Tietäminen, mitä on tehty, on yhtä tärkeää kuin tietää, mitä on tehtävä seuraavaksi. Tässä on pari tapaa pysyä ajan tasalla kaikesta, mitä tiimisi saa aikaan...

Saa yleiskuva tiimisi työstä toimintalokista

Toimintaloki näyttää sinulle kaiken, mitä sinä ja tiimijäsenesi olette suorittaneet.

Suodata ihmisen mukaan nähdäksesi, mitä yksittäiset tiimin jäsenet ovat työstäneet. Valitse valikosta Kaikki saadaksesi yleiskatsauksen koko tiimin viimeaikaisesta tuottavuudesta.

Jos haluat nähdä yleiskatsauksen suoritetuista töistä, valitse toimintovalikosta Suoritetut tehtävät.

Luo muokattavia projektiraportteja Google Sheets -laajennuksella

Dokumentoi ja raportoi nopeasti projektin tilasta viemällä tehtäviä Google Sheetsiin. Vie esimerkiksi luettelo kaikista suoritetuista tehtävistä tai kaikista aktiivisista tehtävistä eräpäivän mukaan lajiteltuina.

Raportin luomiseksi avaa mikä tahansa projekti, valitse Export to Google Sheets projektin valikosta ja valitse, mitkä tehtäväkentät (mukaan lukien eräpäivä, suoritustila, prioriteetti, luontipäivä, kuvaus, osio ja vastuuhenkilö) haluat sisällyttää laskentataulukkoon.

Mitä odotat?

Mikään tiimi ei käytä Todoistia täsmälleen samalla tavalla. Tämä opas on vasta aloituspiste! Lisää tiimisi ja aloita kokeilemalla työtapoja, jotka sopivat sinulle.