Správa týmových úkolů v Todoist

Aplikace Todoist je dostatečně jednoduchá a intuitivní k rychlému zavedení do týmů a zároveň dostatečně výkonná k řízení i těch nejnáročnějších projektů.

Přidání vašeho týmu do Todoist

Když si do Todoist přidáte tým, získáte sdílený pracovní prostor pro týmovou práci – hned vedle svých osobních úkolů a projektů, a přitom odděleně.

• Týmové projekty patří pod tým a přístup k nim mají všichni (pokud nejsou výslovně nastavené jako soukromé).
• Osobní projekty (všechno, co máte na postranním panelu pod položkou Moje projekty) zůstávají soukromé a pod vaší kontrolou – a to i když ze svého týmu odejdete.

Všichni budou moct:

• Procházet veřejné týmové projekty, otevírat si jejich náhledy a přidávat se jen k těm, které se vás týkají.
• Sdílet přímé odkazy na projekty, oddíly a komentáře. Kolegové se budou moct podívat na jejich náhled a podniknout příslušné kroky.
• Seskupovat nebo filtrovat úkoly podle osobních nebo týmových projektů z nabídky Možnosti zobrazení v zobrazeních Dnes, Nadcházející a filtrovaných zobrazeních. Lépe si tak oddělíte pracovní a soukromé povinnosti.

Když coby vedoucí týmu přidáte tým do Todoist:

• Získáte transparentní, uspořádaný přehled veškeré práce vašeho týmu a budete moct průběžně kontrolovat průběh bez nutnosti připojit se k jednotlivým projektům.
• Vlastnictví dat bude nad slunce jasné. Týmové projekty patří pod tým. Osobní projekty patří jednotlivcům.
• Správci dostanou větší kontrolu nad oprávněními a řízením přístupu k datům v nastaveních týmu.

Když navíc s týmem přejdete na tarif Business, všichni členové automaticky dostanou přístup ke všem funkcím osobního tarifu Pro – jako jsou připomenutí, kalendářové rozvržení projektů a trvání úkolů.

A když jsou členové vašeho týmu zorganizovaní a mají přehled o svých osobních úkolech, týmová práce jde jako mávnutím kouzelného proutku taky o něco snáz. 💆

Nastavení týmu od základu

Pěkně popořadě: nejdřív si v Todoist založte tým a od prvního dne se tak připravte odvádět práci efektivně.

1 krok: Vytvořte tým

Pokud už účet Todoist máte, můžete začít vytvořením nového bezplatného týmu. Tuto možnost najdete v levém dolním rohu aplikace Todoist na webu nebo v desktopových aplikacích.

Pokud je pro vás aplikace Todoist novinkou, vytvořte si nový účet. Při registraci si vyberte i možnost týmu, budete provedeni vytvořením nového týmu.

2. krok: Pozvěte kolegy

V pravé horní části týmu klikněte na možnost Členové. Uvidíte dvě možnosti, jak do týmu pozvat nové lidi:

• Pozvat e-mailem: pošlete pozvánku do svého týmu
• Pozvat odkazem: zkopírujte a s týmem nasdílejte odkaz s pozvánkou

(Pokud bude potřeba, odtud můžete také změnit něčí přístup nebo změnit něčí týmovou roli – správce, člen nebo host.)

3. krok: Týmovou spolupráci zahajte několika novými projekty

K důležitým oblastem, na kterých váš tým pracuje, si ve sdíleném pracovním prostoru vytvořte pár nových projektů, a začněte tam zadávat všechny relevantní úkoly, které vás jen napadnou. (Nebo začněte s našimi předem vyplněnými šablonami pro týmy.)

Při vytváření nebo přesouvání týmového projektu máte dvě možné úrovně přístupu:

• Plný přístup: Projekt uvidí a budou se k němu moct přidat všichni členové týmu. Tato možnost usnadní vyhledání a sdílení pracovních položek.
• Omezený přístup: Do projektu se dostanou jen lidé do něj pozvaní. Tuto možnost volte na řešení čehokoliv soukromého, například programu porady mezi čtyřma očima nebo náborové metodiky.

Po vytvoření týmového projektu klikněte na ikonu Sdílet vpravo nahoře a nasdílejte ho se členy týmu. Veřejné týmové projekty sice mohou procházet a prohlížet všichni členové, ale abyste jim mohli přidělovat úkoly a označovat je v komentářích, musí se k projektu připojit.

Pokud chcete projekty sdílet ještě rychleji, jednoduše zkopírujte odkaz na projekt a nasdílejte ho e-mailem, zprávou na Slacku, ve vlákně na Twistu nebo kdekoliv jinde, kde váš tým komunikuje. Členové týmu na odkaz kliknou, projekt prohlédnou a sami se k němu připojí.

Přidání k už vytvořenému týmu

Úspěšně jste se přidali k týmu po e-mailu nebo odkazem? Gratulujeme! Teď je čas přidat se k týmovým projektům, které jsou pro vás relevantní.

• Kliknutím na název týmu v postranním panelu zobrazíte seznam všech týmových projektů.
• Pak kliknutím na libovolný projekt zobrazíte jeho náhled a připojíte se k němu.

Projekty, ke kterým jste se přidali, se zobrazí pod názvem týmu v postranním panelu. Budete k nim tak mít snadný přístup.

Objevilo se něco nového, co váš tým musí řešit? Jakmile vám týmové pracovní postupy přejdou do krve, můžete začít vytvářet a sdílet vlastní projekty.

Osvědčené postupy při správě týmových úkolů

Vytvořili jste svůj tým a pozvali všechny týmové kolegy. Nastává tedy čas na spolupráci. Uvádíme několik osvědčených postupů, díky kterým si s týmem vše ujasníte a na nic nezapomenete...

Každý úkol někomu přiřaďte, ať je jasné, kdo je zodpovědný za co

V Todoist můžete každý úkol přiřadit pouze jedné osobě. Nikdy tedy nevzniknou pochybnosti, kdo má co na starosti.

Chcete přiřadit stejný úkol více lidem? Máte několik možností:

• Pokud je v rámci úkolu potřeba splnit několik kroků, vytvořte dílčí úkoly a přiřaďte je různým lidem.
• Pokud musí stejný úkol dokončit několik lidí, vytvořte duplicitní úkoly a každou kopii přiřaďte odpovědnému členovi týmu.

Určete data dokončení (nebo opakující se data dokončení), ať má každý jasno, co se má kdy dokončit

Do pole úkolu stačí napsat libovolné datum dokončení a chytrá funkce rychlého přidání Todoist ho rozpozná, zvýrazní a při uložení úkolu také přidá. Data dokončení napsaná přirozenými frázemi mohou být jednoduchá, například „tomorrow“ („zítra“), nebo složitá, například „every 3rd Thursday starting Aug 5 and ending April 10“ („každý 3. čtvrtek počínaje 5. srpnem a konče 10. dubnem”).

Tady se podívejte se na další příklady dat dokončení, které můžete použít.

Do popisů úkolů přidávejte kontext, ať mají kolegové na začátku práce potřebné informace

Uveďte odkazy na dokumenty a co nejvíce relevantních podrobností. Namísto ztrácení času hledáním informací mohou kolegové z týmu rovnou začít.

Popisy zůstávají uspořádány v horní části zobrazení úkolu a v seznamu projektů jsou viditelné pod úkolem.

V komentářích diskutujte o podrobnostech a nahrávejte tam soubory

Přímo v úkolech můžete klást otázky, poskytovat další informace a hlásit pokrok. Informace, na základě kterých můžete jednat, zůstanou uloženy v kontextu samotného úkolu, místo abyste je později museli hledat různě po několika komunikačních aplikacích.

Označením vhodných kolegů zajistíte, že budou na nový komentář upozorněni.

Přizpůsobení zobrazení úkolů k většímu soustředění

Váš tým sice má ambiciózní plány, ale je snadné se ve všech úkolech a detailech ztratit a nechat se vším zahltit. Uvádíme tři způsoby, jak zobrazení úkolů udržet soustředěné na správné záležitosti ve správný čas.

Využijte možnosti zobrazení, a i ty největší projekty budou rázem zvládnutelné

S velkými projekty si poradíte díky flexibilním možnostem zobrazení, které umožňují libovolně měnit uspořádání, řazení a filtrování úkolů. Kliknutím na ikonu Možnosti zobrazení v pravém horním rohu týmových projektů můžete:

• Přepínat mezi rozvržením jako seznam, kalendář a nástěnka podle potřeb vašeho projektu.
• Seskupovat, filtrovat a seřazovat projekty podle názvu úkolu, přiřazené osoby, data dokončení, data přidání, štítku nebo úrovně priority. Například si zobrazte pouze úkoly přiřazené vám ve větším projektu.
• Zapínat zobrazení dokončených úkolů, ať vidíte pokrok v projektu. Nebo je můžete skrýt, ať nic nepřekáží a soustředíte se jen na další kroky.

Oddělení úkolů podle pracovního prostoru v zobrazeních Dnes a nadcházející

K možnostem zobrazení máte přístup také v zobrazení Dnes a Nadcházející. Zobrazí se možnost seskupení podle pracovního prostoru, takže uvidíte rozdělené osobní i týmové úkoly. Nebo můžete filtrovat podle pracovního prostoru, tudíž můžete skrýt své osobní úkoly, když jste v práci, a skrýt týmové úkoly, když jste doma.

Nastavení vlastních filtrů vašich úkolů i úkolů kolegů z týmu

Uložte si vlastní filtry, ať se můžete zaměřit na podskupinu svých úkolů nebo na úkoly kolegů z týmu.

Vytvořte si například filtr pro všechny úkoly přiřazené Marii, které mají být dokončeny tento týden. Až se budete připravovat na poradu s Marií mezi čtyřma očima, uvidíte, co má zrovna na starosti.

• Zadáním filtru pracovni prostor: název týmu zobrazíte úkoly pouze v konkrétním týmovém projektu.
• Zadáním filtru pracovni prostor: Moje projekty zobrazíte úkoly pouze ve vašich osobních projektech.

Dole uvádíme několik filtrů, které se vám při práci s pracovními prostory určitě budou hodit:

Správa úkolů napříč projekty

Pokud chcete spravovat úkoly svého týmu v několika projektech současně, otevřete si více oken Todoist v desktopové aplikaci (vpravo nahoře klikněte na ikonu tří teček a pak na možnost Otevřít v novém okně).

Pokud si chcete některé okno Todoist přenést do popředí a mít ho tak pro přehlednost pořád na očích, klikněte na Okno a Přenést do popředí (nebo stiskněte Option ⌥ + Cmd ⌘ + F) v macOS nebo klikněte na ikonu špendlíku vpravo nahoře v Todoist (nebo stiskněte Ctrl + F11) ve Windows. V moři spuštěných aplikací už se vám žádné okno jen tak neztratí!

Reporting vždy podávající jasný obraz o aktuálním stavu

Vědět, co už je hotovo, je stejně důležité jako mít přehled o tom, co je potřeba udělat dál. Uvádíme několik možností, jak neztratit přehled o všem, na čem váš tým zrovna maká...

Přehled o práci vašeho týmu vám podá protokol činnosti

V protokolu činnosti se dozvíte, co jste vy a vaši kolegové z týmu už udělali.

Filtrováním podle osob zjistíte, na čem jednotliví členové týmu pracují. Pokud chcete získat přehled o nedávné produktivitě celého týmu, vyberte z nabídky možnost Všichni.

Pokud se chcete podívat na přehled dokončené práce, z nabídky akcí vyberte možnost Dokončené úkoly.

Pomocí rozšíření Tabulky Google vytvářejte upravitelné projektové přehledy

Exportem úkolů do Tabulek Google bleskurychle dokumentujte a reportujte stav projektů. Například si vyexportujte seznam všech dokončených úkolů nebo všech aktivních úkolů podle data dokončení.

Report vytvoříte tak, že otevřete libovolný projekt, v nabídce projektu vyberete možnost Export do Tabulek Google (Export to Google Sheets) a vyberete, která pole úkolů (včetně data dokončení, stavu dokončení, priority, data vytvoření, popisu, oddílu a přiřazení osoby) chcete do tabulky zahrnout.

Na co ještě čekáte?

Každý tým využívá Todoist trošku jinak a tento průvodce je jen úvodem do celé problematiky. Přidejte si tým a začněte experimentovat s pracovními postupy, které vám budou v Todoist vyhovovat nejlépe.