Právě jste pozvali členy svého týmu do Todoist a jste připraveni zapracovat na dlouhodobých projektových milnících. Naučte se a osvojte si tyto osvědčené postupy pro správu týmových úkolů a spolupráci v Todoist.
Nastartujte týmovou spolupráci několika novými projekty
Vyberte jeden nebo dva projekty s vysokou prioritou, na kterých váš tým pracuje, a přidejte tyto projekty do sdíleného pracovního prostoru. Začněte přidávat relevantní úkoly, které vás napadnou, aby členové vašeho týmu věděli, na čem mají pracovat hned, jak Todoist otevřou.
Rychlý tip
Nevíte, kde začít? Podívejte se na naši galerii předvyplněných šablon pro týmy.
Přiřazení úkolů členům týmu
Přiřaďte každý úkol v projektu členovi týmu, ať ví, co je jeho zodpovědnost. V Todoist můžete přiřadit úkol pouze jedné osobě, takže nikdy není pochyb o tom, kdo má co udělat.
Chcete přiřadit několik lidí ke stejnému úkolu? Máte několik možností:
- Pokud je k dokončení úkolu potřeba více kroků, rozdělte ho přidáním dílčích úkolů. Pak každý dílčí úkol přiřaďte konkrétnímu členovi týmu.
- Pokud stejný úkol potřebuje dokončit několik lidí, zduplikujte úkol a každou kopii někomu přiřaďte.
- Upozorněte relevantní osoby v komentáři k úkolu, aby každý byl plně informován o stavu a postupu.
Seřazení nebo seskupení úkolů podle přiřazené osoby
Pokud si chcete udělat jasný přehled o pracovní zátěži každého kolegy, klikněte na Zobrazit v pravém horním rohu projektu a k zobrazení úkolů každé osoby využijte možnosti možností řazení nebo seskupování.
Vytvoření týmových filtrů
Pokud potřebujete vidět pouze úkoly přiřazené konkrétní osobě, vytvořte filtr a použijte tento dotaz:
prirazeno:jméno člena týmu
Pokud chcete vidět úkoly přiřazené všem členům kromě vás, použijte tento filtr:
prirazeno:ostatni nebo !prirazeno:ja
Tyto filtry vyjasní, co už bylo přiřazeno, a dají vám přehled, kdo na čem pracuje. Pokud potřebujete další filtry, zde je několik užitečných filtrů určených do pracovních prostorů:
| Dotaz filtru | Co se objeví | Hodí se na... |
|---|---|---|
| pracovni prostor: [název týmu] & prirazeno: ja & pristich 7 dnu | Všechny úkoly přiřazené vám ve vašem týmu s termínem dokončení tento týden | Plánování společné práce na týden |
| pracovni prostor: [název týmu] & priradil: ja | Všechny úkoly, které jste přiřadili komukoliv dalšímu ve svém týmu | Sledování pokroku v záležitostech, které jste delegovali |
| pracovni prostor: [název týmu] & zpozdene | Všechny zpožděné úkoly ve vašem týmu | Včasné rozpoznání problémů a úprava plánů |
Marija · Specialista na zákaznickou zkušenost
Pokud máte tarif Todoist Business, máte v Todoist přístup k rozvržení jako kalendář. Použijte rozvržení jako kalendář v libovolném filtru a udělejte si přehled o termínech dokončení u kolegů. Přepínat můžete mezi zobrazením týdne a měsíce. Jedno zobrazení vám ukáže, co má termín dokončení tento týden, druhé zase, co je potřeba dokončit před koncem měsíce.
Naplánování úkolů s daty nebo termíny dokončení
Naplánujte u úkolů data nebo termíny dokončení, ať se vám lépe projektuje práce týmu i její priority. Do názvu úkolu napište datum přirozenými frázemi (například: Napsat týmovou aktualizaci tomorrow) a chytrá funkce rychlé přidání při uložení úkolu rozpozná, zvýrazní a přidá datum. Data zadávaná přirozenými frázemi mohou být klidně složitější, například every 3rd Thursday starting Aug 5 and ending April 10.
Rychlý tip
Omrkněte další příklady dat, které můžete použít k naplánování úkolů.
Pokud sledujete milníky, použijte termíny dokončení k nastavení, kdy má být úkol dokončen. Tím se také snižuje zdržení v projektu.
Pokud například přidáváte úkol odevzdat měsíční finanční výkaz, vyberte datum, kdy na něm plánujete začít pracovat. Pak nastavte termín dokončení, kdy má být výkaz odevzdán.
Přidání kontextu do popisů úkolů
Popisy úkolů využijte k předání odkazů na dokumenty a co nejvíce relevantních podrobností. Místo ztrácení času hledáním informací budou vaši kolegové moct rovnou začít. Popisy zůstávají v horní části zobrazení úkolu a v seznamu projektů jsou vidět hned pod úkolem.
Ptejte se, sdílejte soubory nebo aktualizace v komentářích k úkolům
Ptejte se, přidávejte důležité soubory a aktualizujte stav přímo v úkolech v komentářích. Podstatné informace zůstávají v kontextu samotného úkolu, místo aby byly rozptýleny po externích aplikacích pro zasílání zpráv.
Nezapomeňte upozornit týmové kolegy, ať jim neunikne nový komentář nebo soubor potřebný k dokončení práce.
Zkontrolujte a změřte pokrok svého týmu
Todoist vám poskytuje veškeré nástroje potřebné ke kontrole a měření pokroku vašeho týmu. Aktivita týmu vám dává detailní přehled o počtu aktivních, dokončených nebo zpožděných úkolů, ať můžete v případě zpoždění zakročit. Protokol činnosti zobrazuje veškerou aktivitu v projektu, od změněných dat po nové komentáře přidané k úkolům. Tyto detailní informace vám pomáhají s informovanými rozhodnutími, co upravit, odstranit nebo na co se zaměřit, aby projekt dosáhl cíle včas.
Ozvěte se nám
Každý tým bude s Todoist pracovat trošku jinak. Tento průvodce je tedy jen výchozím bodem. Nastavte si tým v Todoist, začněte experimentovat s pracovními postupy a upravte si Todoist podle sebe.
Pokud máte potíže s některou z těchto funkcí pro správu týmových úkolů, jako je přiřazování úkolů nebo vytváření vlastních filtrů, kontaktujte nás. Rádi vám pomůžeme, ať už to bude Marija, Stef, Marco nebo kdokoliv z našich dalších kolegů.
