Todoist足夠簡單直觀，可以讓您的團隊快速上手運轉，同時足夠強大，可以幫助您跟進最重要的項目。
添加您的團隊到Todoist中
當添加團隊到Todoist中時，您將會獲得一個共享工作空間來進行團隊合作，同時區分每個人的個人任務和項目。
- 團隊項目屬於團隊並且可以被所有人訪問（除非它們被明確設定為私人項目）。
- 個人項目（在您側欄中「我的項目」下的所有項目）會保持私密並且由您完全掌控，即便您離開您的團隊。
每個人都將可以：
- 瀏覽和預覽公共團隊項目並加入與您相關的項目。
- 分享您團隊成員可以預覽和操作的項目、版塊、任務和評論鏈接。
- 在您的今天、預覽和過濾器視圖的查看選項菜單中按個人和團隊項目分組或過濾您的任務來更好地區分工作和生活。
對於團隊負責人，添加團隊到Todoist：
- 為您的團隊工作提供集中和透明的概覽，讓您無需加入每一個項目就可以瞭解進度。
- 讓數據的所有權無比清晰。團隊項目屬於團隊，個人項目屬於個人。
- 在團隊設定中給予管理員對於權限和數據訪問更多管控。
另外，如果您將團隊升級到商務版方案，所有成員將會自動獲得全部的個人專業版功能，例如提醒、個人項目的日曆視圖和任務持續時長等！
畢竟，當您的團隊成員始終有序地管理個人任務時，團隊合作也會更加順利。💆
從頭開始設定團隊
首先，讓我們在Todoist中設定您的團隊並且準備開始完成任務。
步驟1：創建一個團隊
如果您已經有一個Todoist帳戶的話，請免費新建一個團隊。您將在網頁版或桌面版Todoist的左下方找到這個選項。
如果您剛剛知道Todoist，請先創建一個帳戶。在註冊時打開團隊選項，這樣您就會指引中完成團隊的創建。
請注意
每個團隊擁有5個免費項目，這樣您就可以在Todoist中體驗團隊合作。當您需要時，請升級到商務版方案。
步驟2：邀請您的團隊成員加入
點擊您團隊右上方的成員。您將會看到以下兩個選項來邀請團隊成員：
- 通過電子郵件邀請：邀請他們加入您的團隊。
- 通過鏈接邀請：複製並與您的團隊共享邀請鏈接。
（如果您需要，您也可以在這裡移除某人的訪問權限並更改他們的團隊角色 - 管理員、成員或訪客。）
步驟3：使用一些新項目啓動您的團隊合作
在您的共享工作空間中為您團隊的宏大目標創建一兩個新項目，並列出任何您想到的相關任務。(或者使用我們為團隊預製的模板。)
快速提示
將您的團隊項目按部門、客戶、目標等方式移動到文件夾中，或者任何能夠幫助您團隊找到相關項目的方式。
當您創建或著移動團隊項目時，您將看到以下兩個權限選項：
- 公開權限：所有團隊成員都可以查看和加入。選擇這個選項來讓工作更加容易查找和共享。
- 訪問受限：僅有被邀請加入項目的人員可以訪問。選擇這個選項來讓您需要保密的內容保持私密，比如1對1的會議議程或者招聘計劃。
一旦您創建了團隊項目，點擊右上角的共享圖標來與相關的工作空間成員共享它。雖然所有成員都可以瀏覽和預覽公開的團隊項目，但他們需要加入一個項目，這樣您才能給他們分配任務並向他們發送評論。
想要更快地共享項目，只需將項目鏈接複製並分享到電子郵件、Slack消息、Twist話題或團隊溝通的任何地方。團隊成員可以點擊鏈接預覽並自行加入項目。
加入一個現有的團隊
您是否成功地通過電子郵件或鏈接加入了一個團隊？恭喜！現在是時候加入與您相關的團隊項目了。
- 點擊側欄中的團隊名稱來查看所有團隊項目的列表。
- 然後點擊任何項目預覽並加入它。
您加入的項目將會顯示在您側欄的團隊名稱下方以便您稍後訪問。
發現了團隊需要關注的某個新事務？當您適應了團隊的工作流程後，您就可以開始創建和共享您自己的項目了。
快速提示
將您最重要的項目添加到收藏夾中，然後折疊您的個人和團隊項目列表來保持您的側欄整潔乾淨。
管理團隊任務的最佳實踐範例
你已經建立了你的團隊並邀請了所有的團隊成員加入，現在是時候開始一起合作了。以下是一些確保每個人資訊對等且沒有遺漏的最佳實踐範例⋯⋯
分配所有任務來讓每個人都將知道誰負責什麼
在Todoist中，每個任務只能分配給一個人，所以誰在做什麼永遠不會有疑問。
想要將同一個任務分配給多個人嗎？這裡有幾個選項：
設定截止日期或者循環截止日期讓每個人都清楚什麼時候該做什麼
只需在任務欄中輸入任何截止日期，Todoist的智能快速添加將會識別、高亮並在保存任務時添加它。使用日常用語輸入的截止日期可以像明天一樣簡單，也可以像8月5日到4月10日每個第三個星期四這麼複雜。
快速提示
循環截止日期對於像月度報告這樣的事情非常實用。將每個步驟添加為子任務，這樣每個月您就可以快速地自己完成任務清單，或者將重復的管理工作分配給一個團隊成員。當每個步驟都被清晰地列出後，他們將會知道他們需要完成的工作。
在任務描述中添加背景資訊讓您的成員就可以擁有展開工作所需的資訊
包括文檔鏈接和盡可能多的相關細節。再也不用浪費時間尋找資訊，您的團隊成員將可以隨時開始工作。
描述可以在任務視圖的頂部來進行管理，並且可以在項目列表中任務的下方查看。
快速提示
有時候，「完成」日期（某人實際完成任務的時間）並不是「截止」日期（任務必須完成的時間）。在這種情況下，只需要在任務描述的頂部明確最終截止日期，這樣它將在任務列表中始終可見，同時將任務的實際截止日期設定為您希望任務顯示在團隊成員的今天視圖中的時間。
在評論中討論細節和上傳附件
詢問問題，提供更多的資訊，並且在您的任務中更新進度。有效資訊被保存在任務本身的背景資訊中，而不是在消息應用中被傳遞。
提名正確的團隊成員來確保他們收到新評論的通知。
請注意
任務描述vs評論：使用任務描述獲取關於任務的固有資訊和資源。使用評論來上傳附件並與團隊成員進行來回討論，共享狀態更新。
自訂任務視圖來更好地聚焦
您的團隊會有一些重大計劃，但是大量的任務和細節常常會讓人容易迷茫和不知所措。以下是三種讓您的任務視圖在合適的時間聚焦正確的事情的方法。
使用查看選項讓大型項目易於管理
使用靈活的查看選項來整理大型項目以便按照您喜歡的方式重新排列、排序和過濾任務。點擊您團隊項目右上方的查看選項圖標來：
- 根據項目需要來切換列表、日曆和看板佈局。
- 按照任務名稱、任務接收人、截止日期、添加日期、標籤或優先級對項目進行分組、過濾和排序。例如，在一個大型項目中僅查看分配給您的任務。
- 打開已完成的任務查看項目進度。或者隱藏它們保持項目整潔並且聚焦到下一個任務。
在您的今天或預覽視圖中按照工作空間分類任務
您也可以在今天和預覽視圖中訪問查看選項。您將會看到按照工作空間分組的選項，這樣您就可以看到您的個人和團隊任務分開顯示了，或者按照工作空間過濾任務，這樣當您在工作時可以隱藏個人任務，而當您在家時可以隱藏團隊任務。
為您或者您團隊成員的任務設定自訂過濾器
保留您自己的過濾器來專注於您自己或者您團隊成員的任務子集。
例如，創建一個查詢分配給「瑪麗亞」並且本週截止的所有任務的過濾器，這樣當您在準備每周1對1會議的時候，您就可以看到她的任務安排情況。
- 使用指令
工作空間:團隊名稱來僅查看團隊項目內的任務。 - 使用指令
工作空間:我的項目來僅查看您個人項目內的任務。
以下是基於工作空間的實用過濾器：
| 過濾器指令 | 指令顯示 | 適用於 |
|
工作空間:[團隊名稱]&分配給:我&未來7天 | 所有在您團隊中本週截止且分配給您的任務 | 計劃您本週的合作任務 |
|
工作空間:[團隊名稱]&分配自:我 | 所有您分配給團隊中其他人的任務 | 跟進您指派任務的進度 |
| 工作空間:[團隊名稱]&過期 | 所有在我團隊中的過期任務 | 及早發現風險並且盡早調整計劃 |
多項目的任務管理
在您的桌面版應用中打開多個Todoist視窗（點擊右上角的省略符號圖標 → 在新視窗中打開）來管理您團隊中不同項目的任務。
您可以置頂任何Todoist視窗來讓它始終可見和輕鬆查看。點擊macOS上的Window → 置頂（或者Option ⌥+ Cmd⌘+F）或者Windows上Todoist右上角的置頂圖標（或者Ctrl + F11）。無需在運行的應用海洋中搜尋您的Todoist視窗。
實時彙報讓您能夠知道工作進展
知道已經完成的工作和知道下一步需要做什麼一樣重要。以下是實時瞭解您團隊已完成的內容的幾種方法⋯⋯
在活動日誌中獲取您團隊工作的簡報
活動日誌會顯示您和您的團隊成員進行過的所有操作。
按照人員過濾來查看每個團隊成員的工作。在菜單中選擇所有人來概覽整個團隊最近的效率。
想要查看已完成工作的總覽，只需要從操作下拉菜單中選擇已完成的任務即可。
使用Google Sheets插件創建定制化的項目報告
將任務導出到Google Sheets來快速記錄和彙報項目進展。 例如，導出按照截止日期排序的所有已完成的任務或者所有現時任務的列表。
想要創建報告，您可以打開任意項目，從項目菜單中選擇導出到Google Sheets，然後選擇要在表格中包含的任務字段（包括截止日期、完成狀態、優先級、創建日期、描述、版塊和任務接收人）。
您還在等什麼？
沒有任何團隊使用Todoist的方式完全相同。這份指南只是一個開始！添加您的團隊並開始嘗試使用工作流程來讓Todoist滿足您的需求。