Algumas tarefas são únicas: lavar a louça, enviar um e-mail, dar um passeio. Outras exigem mais planejamento e coordenação: monitorar seu pipeline de vendas, gerenciar um projeto de equipe, procurar um novo emprego.

Para esses projetos e objetivos maiores, você precisa de mais do que uma to-do list - você precisa de um sistema que ofereça uma visão geral ao mesmo tempo em que consegue manter o controle de todos os detalhes. É aí que entra o Kanban.

What is the Kanban method?

We've made a companion video for the Kanban method because everyone learns differently and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

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O método Kanban é um fluxo de trabalho visual de produtividade, usando um quadro e cartões, que fornece uma visão geral das tarefas do projeto, do início ao fim, para que nada se perca no meio do caminho.

The Kanban method was pioneered by Toyota in the 1950s as a way to implement "just-in-time manufacturing" and later adapated as an agile method to manage software development. Today, Kanban is applied to pretty much any type of work you can think of. Product teams use it for managing development roadmaps. Human resources uses it for recruiting and hiring. Sales teams use it for tracking their leads. Individuals even use “personal Kanban” for managing solo projects from college applications to home renovations.

Ao contrário das listas de tarefas tradicionais, os quadros Kanban facilitam o rastreamento visual do trabalho em andamento e identificam rapidamente o que precisa acontecer e quando. Embora ele seja especialmente eficiente para projetos colaborativos com muitas partes móveis, o Kanban pode ser igualmente eficiente para traçar seus objetivos pessoais e manter tudo no caminho certo.

Este guia vai mostrar o que é o método Kanban, por que ele é tão eficaz e como você pode usá-lo para gerenciar visualmente qualquer projeto do início ao fim - com muitos exemplos da vida real e modelos para se inspirar.

Teste o método de produtividade Kanban se você...

• Want a simple, visual method for keeping complex projects and goals on track

• Frequently get overwhelmed at work when everything piles on at once

• Work on multi-phase projects or “pipelines” with lots of moving parts

• Need an easy way to keep track of priorities and work status with a team

• Relate to “out of sight, out of mind” and need to see all your tasks to remember them

• Feel best when you can visualize all of your work in progress

• Really like drag-and-drop and/or sticky notes

O que é um painel Kanban?

No centro do método Kanban está o quadro Kanban. Um quadro Kanban exibe seus itens de trabalho como cartões organizados em colunas que representam fases distintas de um projeto. Por exemplo, um quadro Kanban simples pode ser composto de apenas três colunas: “para fazer”, “fazendo” e “concluído”. Em seguida, você move seus cartões pelas colunas da esquerda para a direita, conforme o item de trabalho avança em cada fase do projeto.

O quadro Kanban é central para o método de produtividade Kanban. Entender o quadro significa que você está a meio caminho de entender o sistema.

Configurando seu primeiro quadro Kanban

Depois de entender as partes do quadro Kanban e como ele funciona, é hora de configurar o seu. Vamos orientar você sobre como escolher a ferramenta Kanban certa, configurar suas colunas, criar seus cartões Kanban, levar seus projetos adiante e revisar seu quadro como um todo.

Escolha sua ferramenta Kanban

Os quadros Kanban podem ser físicos ou digitais:

Ama caneta e papel? Desenhe suas colunas em um quadro branco e, em seguida, escreva suas tarefas em post-its. Coloque suas notas nas colunas certas e mova-as pelo quadro conforme avança.

Um quadro físico pode ser uma boa escolha para pessoas que amam caneta e papel ou equipes centralizadas que trabalham no mesmo local. Eles também funcionam melhor para sprints ou projetos de curto prazo. Eles não são ideais para equipes distribuídas que trabalham em locais diferentes ou para colegas de equipe que trabalham em casa de vez em quando.

Procurando por um aplicativo? Uma ferramenta Kanban digital como o Todoist transforma a criação e o gerenciamento de seus painéis em algo muito simples. Embora falte às ferramentas digitais a satisfação tátil de mover suas notas adesivas de uma coluna para a outra, elas permitirão que você acesse os painéis de seu desktop e telefone, compartilhe-os com qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo e colabore em tempo real.

Se sua equipe trabalha em locais diferentes, ou se os colegas trabalham regularmente em casa, um quadro Kanban digital é essencial. Além disso, você nunca terá que se preocupar com post-its perdendo a aderência.

Escolha o quadro Kanban que atende às suas necessidades pessoais e melhor atende ao seu projeto. 

Configure suas colunas

Um quadro pode ser dividido em qualquer número de colunas ou etapas do fluxo de trabalho. O importante é que seu quadro Kanban represente o projeto no qual você está trabalhando. Para projetos geraus e simples, use “Para fazer”, ”Fazendo”, “Concluído”.

Para projetos mais especializados ou complexos, personalize suas colunas. Por exemplo, um pipeline de publicação de conteúdo pode ter as seguintes etapas de fluxo de trabalho: Ideias de tópicos → Pronto para ser escrito → Escrevendo → Pronto para publicar → Publicado. Você pode até adicionar mais etapas para cada rodada de edições.

Embora seja importante considerar quais etapas suas colunas devem representar no início, você sempre pode modificar as etapas do fluxo de trabalho à medida que o projeto evolui. Mostraremos mais exemplos de quadros Kanban abaixo para que você possa visualizar melhor as possibilidades e aplicar as mesmas ideias aos seus próprios projetos.

Crie seus cartões Kanban

Seus cartões Kanban são os itens de trabalho específicos que são movidos pelas etapas de fluxo de trabalho designadas. No exemplo do pipeline de publicação de conteúdo acima, seus cartões Kanban seriam os títulos de cada artigo. Para um pipeline de contratação, você pode usar os nomes de candidatos como seus cartões Kanban. Em um simples quadro "Para fazer → Fazendo→ Concluído", cada cartão seria uma tarefa a ser concluída.

Aqui estão alguns outros exemplos de cartões Kanban baseados em projetos:

Mova seus cartões Kanban para a direita

Quando você estiver preparado(a) para trabalhar com o método Kanban, comece escolhendo um cartão na coluna mais à esquerda do quadro e mova-o para a direita. Por exemplo, mova um cartão de “Para fazer” para “Fazendo” para mostrar que uma tarefa foi movida de um backlog ou fila e está sendo ativamente executada.

Como qualquer outra tarefa, um cartão Kanban pode levar minutos, horas ou dias para ser concluído, dependendo do nível de detalhe que você adicionar. Assim que terminar, mova-o para a direita novamente, de “Fazendo” para “Concluído”.

Repita o processo até que todos os cartões do quadro estejam na coluna mais à direita. Isso significa que todos os itens de trabalho foram concluídos.

Revise seu quadro como um todo

Embora os projetos sejam concluídos um de cada vez, o Kanban ajuda você a visualizar o projeto como um todo. A revisão regular de todo o quadro ajudará você a continuar levando seu projeto adiante. Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo(a) para manter o fluxo do pipeline Kanban:

• Which tasks need to be completed before other tasks can proceed?

• How much work in progress is there? Is it realistic? 

• Are there stages where tasks are stuck?

Ao avaliar regularmente o seu quadro e se fazer essas perguntas, você identifica os bloqueadores logo no início, podendo cuidar deles diretamente sem perder o pique do projeto.

Exemplos de quadro Kanban

Para qualquer pessoa acostumada com listas de tarefas tradicionais, o Kanban requer uma mudança na forma como você pensa sobre seus projetos. A melhor maneira de aprender é vendo-o em ação. Aqui estão alguns exemplos de quadros Kanban para projetos pessoais e em equipe.

Kanban colaborativo

Com o Kanban colaborativo, várias pessoas estão trabalhando em um projeto e são responsáveis ​​por cartões ou colunas Kanban específicos. Esse pode ser o caso de uma equipe de recursos humanos com várias pessoas conduzindo um processo de contratação, ou uma equipe de gerenciamento de produto em que vários membros da equipe são encarregados de gerenciar recursos diferentes.

Aqui estão alguns projetos de equipe que você pode gerenciar com o Kanban:

Roteiro de produto

Se você faz parte de uma equipe de produto, provavelmente há uma série de recursos que deseja lançar para o mundo. Frequentemente esses recursos são ideias inexploradas propostas por usuários, enquanto outros estão na etapa de planejamento ativo. Use um quadro Kanban para que toda a sua equipe saiba quais recursos estão em fase de pesquisa e quais estão em desenvolvimento ativo.

Pedidos de design

As equipes de design gerenciam muitas coisas: design de e-mail, páginas iniciais, gráficos de redes sociais e brindes para clientes. Use um quadro Kanban para classificar e organizar coletivamente as solicitações de design recebidas e concluí-las.

Acompanhamento de bugs

Mesmo com o processo de QA mais meticuloso, bugs incômodos podem se infiltrar no produto final. Use um quadro Kanban para priorizar os problemas mais importantes e comunicar o status das correções.

Kanban pessoal

O Kanban pessoal é um ótimo método de produtividade para trabalhar em um projeto solo ou meta que requer várias etapas. Nesses casos, ter uma visão geral completa pode ajudar a garantir que você esteja trabalhando nas coisas certas no momento certo. É normal usar as etapas de fluxo de trabalho "Para fazer", "Fazendo" e "Concluído" com o Kanban pessoal. No entanto, você também pode personalizar as etapas do fluxo com base nas especificidades do seu projeto.

Aqui estão alguns projetos que você pode implementar com o Kanban pessoal:

Reforma de casa

Renovar sua casa é um projeto assustador. Reduza o estresse de cuidar de tudo de uma só vez dividindo todas as tarefas e colocando-as no quadro. Rapidamente, você verá no que está se concentrando agora, o que está por vir e o que já realizou.

Procura de emprego

A procura por um novo emprego pode ser uma trabalho de tempo integral por si só. Gerencie a busca por um emprego com um quadro Kanban que mantém o controle de oportunidades de emprego, onde você se candidatou e onde você está no processo com cada empresa.

Escrever um livro

O livro médio tem entre 300-400 páginas e entre 80.000 e 100.000 palavras. Considerando a enormidade do trabalho, o início pode intimidar. Organize-se com um quadro que divide seu processo em capítulos gerenciáveis.

O que torna o Kanban tão eficiente?

1. Garante que o trabalho certo aconteça na hora certa

Mesmo os melhores planos de projeto encontram obstáculos imprevisíveis, mudanças nos prazos e eventos externos que alteram as prioridades. Um quadro Kanban absorve essas mudanças sem interromper todo o projeto.

Because only "in progress" items are being worked on at any given time, the board owner can edit and rearrange the backlog of tasks as new information comes in without disrupting what's currently being worked on. In the same way that Kanban allowed Toyota to quickly shift production to account for changing customer demand, modern-day Kanban boards ensure that the right tasks are worked on at the right time given the circumstances in the moment.

2. Comunica automaticamente as prioridades e o status do trabalho

O quadro Kanban fornece um resumo visual das prioridades atuais, o status de cada item de trabalho e o que está por vir. Qualquer um pode olhar para o quadro e ver rapidamente onde as coisas estão e no que devem se concentrar. Este nível de transparência faz com que os projetos fluam suavemente e elimina incontáveis ​​idas e vindas.

3. Torna mais fácil combinar o trabalho em andamento com a capacidade atual

Um dos maiores benefícios de ver o trabalho em andamento é ser capaz de limitar o trabalho em andamento. Acumular mais trabalho do que você ou sua equipe têm capacidade é uma receita para prioridades confusas, estresse e sobrecarga.

Um quadro Kanban ajuda a ver rapidamente o quanto você e/ou sua equipe está assumindo agora, para que você possa combinar sua carga de trabalho com o que realmente é capaz de realizar. Os itens no backlog permanecem organizados e prontos para serem movidos para "em andamento" apenas quando você realmente tiver a capacidade de concluí-los.

4. Ajuda a identificar bloqueadores

On a Kanban board it's easy to see which items are getting stuck or where on the board they're piling up. You'll be able to spot and troubleshoot blockers and bottlenecks before they derail your project.

5. É simples, flexível e escalável

Embora o método Kanban tenha necessariamente alguns itens básicos, as especificidades dependem de você. Isso torna a metodologia extremamente flexível, esteja você trabalhando em um projeto de reforma ou se candidatando a empregos. Com a capacidade de definir as etapas do fluxo de trabalho de sua escolha, você pode mapear qualquer processo em um quadro Kanban e começar.

O Kanban não tem implementação complexa ou regras desafiadoras. Você simplesmente coloca os cartões onde eles pertencem e os move ao longo do processo. Mesmo que o escopo de um projeto fique maior, essa metodologia não fica mais difícil. Uma quadro ficará maior, mas não mais complexo.

Dicas para o Kanban

Embora o método Kanban seja fácil para começar, existem algumas etapas que você pode seguir para fazer o método de produtividade funcionar bem para você e sua equipe e evitar problemas comuns que interrompem os projetos. 

Organize seu backlog por prioridade

Manter sua fila de tarefas organizada por prioridade deixa claro qual tarefa irá progredir para a próxima etapa "em andamento". Quando houver capacidade, você ou um colega de equipe saberão exatamente no que trabalhar para manter o fluxo do pipeline.

Mantenha seu quadro atualizado

Você pode ter o quadro e o processo perfeitos no início de um projeto, mas isso é inútil a menos que reflita a realidade atual. 

Se você estiver usando o Kanban para gerenciar projetos de equipe, designe um gerente de projeto responsável por atualizar o painel diariamente, ou pelo menos semanalmente. Se você estiver usando o Kanban pessoal para seus próprios projetos, incorpore uma revisão completa de seus painéis em uma revisão semanal.

Limite os cartões Kanban a uma pessoa por vez

Às vezes, fica claro quem é o responsável por uma tarefa. Outras vezes, existem áreas cinzentas em que duas ou mais pessoas são responsáveis ​​por fazer um trabalho avançar. Pode parecer inofensivo ter duas ou mais pessoas atribuídas a um cartão Kanban ao mesmo tempo, mas isso pode levar a uma situação em que ninguém se sente responsável por uma tarefa.

Embora a pessoa responsável possa mudar dependendo de onde o cartão está no processo, certifique-se de que apenas uma pessoa seja atribuída a cada cartão por vez.

Mantenha o quadro Kanban à vista

Seu Kanban deve estar disponível para que todos possam ver. Se você estiver em um escritório, mantenha-o em um local central, onde todos possam acessá-lo sempre que precisarem. Para uma equipe distribuída, opte por um quadro digital com permissões abertas para que todos possam fazer o check-in e adicionar atualizações relevantes.

Kanban com o Todoist

If you're looking for a digital board but still want the flexibility to switch back and forth to a more traditional task list, look no further than Todoist. The Boards feature lets you plan out projects from inception to launch and share projects with multiple people. And you can always switch back to list view if you need to.

Todoist's apps are available on Web, MacOS, iOS, and Android so you and your team will be able to access and manage your boards from anywhere.

Crie um projeto com os Painéis Todoist 

Ao criar um novo projeto no Todoist, você terá a opção de escolher um projeto de “Lista” ou um projeto de “Painel”. Selecione “Painel” para criar e planejar seu projeto com o método Kanban.

Crie suas colunas

Adicione uma nova seção para cada etapa do fluxo de trabalho que seu projeto requer. Você sempre pode voltar para editar os nomes das seções, adicionar novos ou reorganizar sua ordem arrastando e soltando.

Crie seus cartões

Depois de criar suas seções, é hora de criar seus cartões. No painel Todoist, cada tarefa é um cartão. Claro, isso será inteiramente baseado no seu projeto. No caso de um projeto de “Pipeline de conteúdo”, cada tarefa pode ser o título de trabalho de um artigo específico.

Você pode arrastar e soltar para reorganizar as tarefas em uma seção ou movê-las no painel para uma nova seção.

Gerencie seu projeto

Assim que suas tarefas e seções estiverem definidas, você estará pronto(a) para começar a gerenciar o quadro do projeto. Arraste as tarefas da esquerda para a direita nas colunas conforme avançar em um projeto.

Depois que uma tarefa estiver totalmente à direita, você pode deixá-la como um registro do que foi realizado ou pode concluí-la. As tarefas concluídas desaparecerão do seu quadro, mas você sempre pode voltar para visualizá-las selecionando “Mostrar tarefas concluídas” no menu de projetos no canto superior direito do quadro.

Compartilhe seus quadros e colabore

Trabalhando em equipe? Compartilhe seu projeto de quadro para que possam colaborar juntos.

Além de delegar tarefas a cada responsável, você poderá colaborar nos comentários de cada tarefa. Carregue arquivos relevantes, compartilhe informações, faça perguntas ou discuta detalhes relacionados à tarefa.

Acesse seus quadro de qualquer lugar

Baixe o Todoist em todos os seus dispositivos para que você possa revisar e gerenciar seus painéis do seu computador ou telefone.

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O Kanban é um método de produtividade robusto sem nenhuma complexidade. Esteja você abrindo uma empresa ou fazendo uma reforma em uma casa, o Kanban pode ajudá-lo(a) a realizar seus projetos e metas mais ambiciosos.