O Todoist é o gerenciador de tarefas nº 1 do mundo para ajudar você a organizar seu trabalho e sua vida. Conte-me mais
“A maioria das pessoas superestima o que pode fazer em um ano e subestima o que pode fazer em uma década.”
Essa pérola de sabedoria famosa (atribuída ao Bill Gates) também é verdadeira para períodos de tempo mais curtos. Temos a tendência de superestimar o que podemos fazer em um dia e subestimar o que podemos realizar em um ano.
Como contornar essa peculiaridade da psicologia humana? Como fazer um progresso consistente em direção às nossas maiores metas sem se afogar no dia a dia em nossas listas de tarefas excessivamente otimistas? Como superar a resistência mental que acompanham as grandes metas e simplesmente começar?
A resposta é um método de produtividade incrivelmente simples e com um nome memorável: Eat The Frog (Coma o sapo).
Fizemos um vídeo sobre o Eat the Frog porque cada pessoa aprende de forma diferente e sabemos que alguns de vocês preferem assistir em vez de ler. Confira o vídeo abaixo ou continue lendo para se aprofundar.
O Eat The Frog é perfeito para quem:
Luta contra a procrastinação
Faz muita coisa, mas não está progredindo no que é importante
Tem dificuldade em se ater a um sistema de produtividade
Tem dificuldade para decidir no que trabalhar em um determinado momento
Sente-se sobrecarregado(a) por sua lista de tarefas
O que é Eat The Frog? (Coma o sapo)
Resumo de como comer o sapo, identificar o sapo, comê-lo e repetir
O Eat the Frog é um método de produtividade no qual você identifica a tarefa mais importante do dia - aquela que provavelmente será procrastinada - e a conclui por primeiro. Adoramos esse método porque ele:
Vence a procrastinação
Prioriza tarefas de alto impacto
Aumenta sua sensação de realização
Dá um tom positivo para o restante do dia
Cria o estímulo para realizar outras tarefas
O método Eat the Frog ficou conhecido pelo consultor de produtividade Brian Tracy em seu livro Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. No entanto, o conceito principal é atribuído a Mark Twain por causa da frase:
“Se sua tarefa é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se sua tarefa for comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”
A esta altura, você pode estar pensando: “UMA TAREFA? VOCÊS ESTÃO LOUCOS? TENHO DEZENAS DE COISAS PARA FAZER TODOS OS DIAS. NÃO POSSO FAZER APENAS UMA COISA!”
Calma.
Se você se sente sendo puxado(a) em todas as direções e sobrecarregado(a) pelo número de tarefas com as quais tem que lidar todos os dias, não sabendo nem por onde começar, comer o sapo primeiro remove a única tarefa que requer mais energia e foco. Depois, você pode continuar trabalhando nas tarefas menos importantes, porém mais urgentes, que geralmente atrapalham seus objetivos.
É claro que você sempre pode fazer experiências para descobrir o número exato de tarefas que pode concluir em um dia para produzir o maior impacto. Por exemplo, o fundador e CEO da Doist, Amir Salihefendić, risca rotineiramente entre 15 e 25 tarefas de sua lista em um dia, graças ao método Systemist. No entanto, ele mira na conclusão de pelo menos uma tarefa de alto impacto por dia. O método Agile Results exige três tarefas por dia e o método Ivy Lee exige seis.
Eu incentivaria você a experimentar a versão mais extrema - ou simples - primeiro. Há algo no hiperfoco em apenas uma tarefa que, na minha opinião, torna esse método bem eficaz.
Por que o Eat The Frog funciona
A técnica Eat the Frog deve fazer parte do arsenal de produtividade de todos, mesmo que você já use outro método, como o bloqueio de tempo ou a técnica Pomodoro. Estas são algumas razões pelas quais o Eat the Frog pode trazer mais propósito para os seus dias.
Promove um hábito de trabalho focado
O trabalho mais valioso hoje em dia é quase sempre aquele que exige que todos os seus recursos mentais estejam concentrados em uma única coisa - pense em tarefas cognitivamente exigentes, como codificação, design, escrita, elaboração de estratégias e solução de problemas.
No entanto, segundo o especialista em produtividade Cal Newport, o local de trabalho moderno não está preparado para esse tipo de "trabalho focado" livre de distrações. Somos distraídos por tantos e-mails, reuniões, mensagens de chat e perguntas que não temos tempo nem espaço para nos concentrarmos em nossas tarefas de maior impacto.
O Eat The Frog exige o enfrentamento de todas essas distrações - tanto externas (outros nos interrompendo) quanto internas (nós nos interrompendo) - e a priorização das ações que realmente vão nos aproximar de nossos objetivos.
Isso garante que você esteja definindo sua própria agenda
Frequentemente, a primeira coisa que fazemos quando nos sentamos para trabalhar é verificar nosso e-mail e as mensagens recebidas. O e-mail e as ferramentas de mensagens instantâneas colocam você em modo reativo - assim que você começa a responder, já cedeu seu tempo e atenção ao que outras pessoas querem ou precisam que você faça.
Esse tipo de priorização reativa pode rapidamente tomar conta de seu dia de trabalho. Por outro lado, o Eat The Frog ajuda a gerenciar seu tempo e pede que você coloque sua agenda em primeiro lugar antes que qualquer outra solicitação atrapalhe o seu dia.
Isso prepara você para vencer
Como discutimos no início deste guia, é da natureza humana superestimar o que podemos fazer em um dia, mesmo quando sabemos que temos essa tendência a sermos otimistas demais com o quanto podemos realizar. É por isso que os sistemas de produtividade geralmente nos fazem sentir como se estivéssemos constantemente atrasados e não conseguíssemos acompanhar o ritmo.
Quando nos sentimos mal, é mais provável que evitemos o que está nos fazendo sentir mal em detrimento de coisas que melhorem nosso humor no momento (oi, procrastinação!). Em contrapartida, o Eat The Frog força você a se concentrar em menos coisas, mesmo quando você sabe que pode fazer mais. Qualquer dia em que você come o sapo é um bom dia.
De acordo com Brian Tracy, ao explicar a verdade sobre os sapos:
“Em um nível inconsciente, você começará a organizar sua vida de forma a iniciar e concluir continuamente tarefas e projetos cada vez mais importantes. Na verdade, você vai se viciar, em um sentido muito positivo, no sucesso e na contribuição, ajudando-o a 'comer o sapo' da maneira mais agradável possível.”
Nós nos sentimos bem quando realizamos as coisas que planejamos fazer, o que, por sua vez, ajuda a continuar a fazê-las. Quando você contabiliza uma vitória logo pela manhã, é provável que crie um impulso e boas vibrações para ajudar durante o resto do dia.
O método aproveita ao máximo suas melhores horas de trabalho
Todos nós sabemos intuitivamente que nem todas as horas de trabalho são iguais. A primeira hora da manhã, quando sua energia e força de vontade estão altas, é muito mais produtiva do que a hora após o almoço, quando tudo o que você quer fazer é se recostar e tirar um cochilinho.
O Eat the Frog garante que você esteja usando suas melhores horas para fazer o trabalho mais exigente mentalmente e deixa as tarefas menos importantes para os momentos em que você já esgotou sua capacidade cerebral do dia.
É muito simples e infinitamente flexível
Embora existam benefícios em métodos mais complexos e abrangentes, como o Getting Things Done, torná-los sustentáveis pode se tornar apenas mais uma tarefa em sua lista de afazeres que você não está conseguindo realizar.
O Eat The Frog é um método simples ao qual qualquer pessoa pode recorrer a qualquer momento, com muito pouco tempo ou recursos mentais necessários. E ele é quase universalmente aplicável. Independentemente de seu trabalho, metas ou circunstâncias, todos nós temos que lidar com nosso tempo e energia limitados.
O Eat The Frog é uma maneira simples e eficaz de garantir que você esteja progredindo em algo significativo todos os dias.
Dicas para comer os seus sapos
Como comer um sapo é simples, mas há algumas dicas que para ajudar você a aplicar o método de forma consistente e bem-sucedida.
1. Escolha o seu sapo
Também conhecida como Tarefa Mais Importante (Most Important Task - MIT), ela se enquadra na categoria de importante, mas não urgente, da Matriz Eisenhower. É a tarefa que faz com que você tenha uma sensação de pavor ou relutância devido à sua complexidade ou significado. Seja criar um relatório, ligar para o seu seguro ou tomar uma decisão difícil. Você já sabe de que tarefa estou falando.
2. Escolha algo que você possa concluir em 1 a 4 horas
Seu sapo deve levar de 1 a 4 horas ou metade de um dia de trabalho (no máximo) para ser gerenciável. Quando as tarefas demoram muito ou a meta não é clara o suficiente, você pode se sentir sobrecarregado(a) e cair na procrastinação.
Mas quando uma tarefa leva metade de um dia ou menos, ela se torna menos assustadora. Com o fim à vista, é mais fácil manter a motivação e avançar na tarefa, ajudando você a evitar distrações e a melhorar o foco.
Ao riscar o sapo da sua lista antes do almoço, você já contabilizará uma vitória logo cedo junto com uma boa dose de endorfina para se sentir mais energizado(a), ajudando a criar aquele ritmo e a manter essa motivação pelo resto do dia.
3. Divida-o em etapas menores, se necessário
Se o seu sapo vai levar mais de meio dia, divida-o em etapas menores que levarão 4 horas ou menos. Seu novo sapo será o primeiro passo concreto dessa lista.
Uma tarefa que leva vários dias dividida em subtarefas gerenciáveis no Todoist
Por exemplo, para concluir uma tarefa robusta como “Criar um plano de negócios”, você terá que dividi-la em etapas claras e gerenciáveis:
Pesquisa completa do mercado competitivo
Definição da sua missão e visão
Descrição de seus produtos ou serviços
Elaboração de uma estratégia de marketing e vendas
Escrever um resumo executivo
Seu sapo de hoje pode ser o primeiro passo: “Concluir pesquisa de mercado competitivo”.
Dicas Todoist
O Todoist facilita a divisão das tarefas em subtarefas menores, que você pode riscar da sua lista rapidamente para criar um bom ritmo.
4. Resista à tentação de planejar com antecedência
Quando começar a dividir suas tarefas grandes em partes menores, você pode sentir a tentação de programar seus sapos para a semana inteira ou para as próximas semanas.
NÃO FAÇA ISSO!
Prever com precisão as tarefas para o futuro é quase impossível e só fará com que você fique para trás rapidamente e caia na falácia do planejamento. Um dos benefícios do Eat The Frog é que você começa do zero com um foco único todas as manhãs. Identifique e enfrente seus sapos um dia de cada vez.
5. Prepare seu sapo na noite anterior
Certo, você precisa planejar com um pouco de antecedência, especificamente na noite anterior. Nesse momento, você está perto o suficiente para poder planejar com precisão, mas ainda longe o bastante para não sentir a resistência mental começar a entrar em ação.
A fundadora do Lifehacker e empreendedora, Gina Trapani, define o ritmo do dia ao concluir uma lista de tarefas de alto impacto e, quando ela termina o dia, cria uma nova lista para o dia seguinte.
Por exemplo, ontem, no final do meu dia de trabalho, fechei todas as guias e aplicativos do meu computador, mas deixei a pesquisa e o rascunho deste guia Eat the Frog abertos e no modo “Foco” em tela cheia. Meu sapo de hoje era terminar o primeiro rascunho desse guia, portanto, quando eu o vi hoje de manhã, sentei para trabalhar nele.
Não é um método infalível para se manter no caminho certo, mas ele oferece um lembrete poderoso do que você precisa fazer e diminui as chances de se distrair procurando o aplicativo, e-mail, documento, site ou qualquer outra coisa necessária para começar.
6. Coma seu sapo logo cedo
Coma o sapo logo pela manhã, quando você se sentar para trabalhar. Se possível, não marque reuniões, não verifique e-mails, não navegue na internet nem ceda ao impulso de dar aquela olhadinha no Instagram ou no TikTok, mesmo que você ache que isso só vai levar um minuto.
Concentre toda a sua energia mental no seu sapo e somente nele. Quando você bloqueia as distrações externas e internas, sua mente fica menos confusa com questões menores, o que pode ajudar a manter o foco e a tomar decisões.
Não é uma pessoa matutina? Não tem problema! Os mesmos princípios de hiperpriorização podem ser aplicados a qualquer hora do dia em que você sinta mais energia, concentração e produtividade. A questão é tirar o máximo proveito do seu melhor horário de trabalho, seja às 8h ou às 20h. Quando esse horário chegar todos os dias, faça sua tarefa mais importante primeiro.
Como comer seus sapos com o Todoist
A implementação do Eat the Frog no Todoist é simples - basta importar o fluxo Eat the Frog. Você pode fazer isso na galeria de modelos ou no aplicativo.
Depois de adicionar esse modelo, você terá dois filtros fixados como favoritos no menu de navegação à esquerda.
"Próximas ações - Trabalho" é para as tarefas nas quais você terá que trabalhar em seguida, mas que não têm uma data de vencimento fixa.
“Sapos de hoje🐸” é, você adivinhou, o sapo que você tem que comer hoje.
Esse modelo inclui uma etiqueta “sapo” que você pode usar para identificar seus sapos. Sempre que você criar uma nova tarefa (e ela for um sapo), digite “@sapo” ao lado do campo de nome da tarefa. Quando estiver pronto(a) para agendar seu sapo para o dia seguinte, você poderá ver uma lista de seus sapos em Filtros e etiquetas.
Você também pode adicionar a etiqueta “@alto_impacto” a tarefas importantes e verificá-las para escolher seu próximo sapo ou visualizar outras tarefas relevantes.
Se quiser ver seu sapo logo pela manhã, você pode definir o filtro Sapo de hoje🐸 como a visualização inicial na aba Geral das configurações do Todoist. Com seu sapo sendo a primeira e única coisa com a qual você se depara, você não vai cair na armadilha de verificar apenas um e-mail ou fazer outra coisa que pareça mais urgente.
Quando se trata de métodos de produtividade, é tentador optar pelos fluxos de trabalho mais complexos e ignorar os mais simples. No entanto, os métodos mais eficazes são aqueles aos quais podemos nos ater quando estamos com pouca energia e aos quais recorremos quando nos vemos de volta aos maus hábitos.
O Eat The Frog é uma ferramenta muito simples, mas poderosa, para ajudar você a superar a procrastinação, ter mais foco e colocar mais intenção no seu dia de trabalho.
