Blokowanie czasu

Todoist to menadżer zadań nr 1 na świecie, dzięki któremu zorganizujesz swoją pracę i życie. Dowiedz się więcej

„Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z zastosowaniem techniki blokowania czas, przynosi tyle samo rezultatów co ponad 60-godzinny tydzień pracy bez planu”.

– Cal Newport, autor Deep Work

Jeśli można powiedzieć jedno o współczesnym miejscu pracy, będzie to: kiedy nie kontrolujesz swojego harmonogramu, on będzie kontrolował Ciebie.

Wiemy, jak trudno jest znaleźć równowagę między spotkaniami, obsługą e-maili, uczestnictwem w czatach zespołowych i realizacją tej pozornie niekończącej się listy zadań. Zwłaszcza gdy chcesz znaleźć odrobinę czasu na skupienie się na rzeczach, na których naprawdę Ci zależy. Ponieważ zostanie cyfrowym pustelnikiem nie jest zbyt kuszącą opcją dla większości z nas, potrzebujemy konkretnych strategii, które pomogą skupić się w świecie wręcz zaprojektowanym, aby nas rozpraszać.

I tu pojawia się blokowanie czasu.

Ponieważ wiemy, że każdy uczy się inaczej i niektórzy wolą oglądać niż czytać, przygotowaliśmy uzupełniający film o blokowaniu czasu. Obejrzyj go lub czytaj dalej, aby zagłębić się w temat.

Blokowanie czasu (i jego pokrewne techniki, takie jak określanie ram czasowych, łączenie zadań i tematyzowanie dnia) to prosty, ale skuteczny sposób na odzyskanie kontroli nad swoim czasem.

Wypróbuj blokowanie czasu, jeśli...

• Zarządzasz wieloma projektami i obowiązkami – jak Jack Dorsey, założyciel Square, który stosował technikę tematyzowania dni, prowadząc dwie duże firmy.

• Spędzasz zbyt dużo czasu w „trybie reaktywnym”, sprawdzając i odpowiadając na e-maile w momencie, gdy tylko trafią do Twojej skrzynki.

• Twój czas pracy jest poszatkowany przez następujące po sobie spotkania, przez co masz wrażenie, że Twój dzień kończy się, zanim jeszcze na dobre się zaczął.

• Zmagasz się z ciągłymi przerwami w ciągu dnia z powodu nieoczekiwanych zdarzeń, które zakłócają Twoje skupienie.

• Masz trudności ze znalezieniem czasu i przestrzeni mentalnej na myślenie strategiczne.

W tym przewodniku znajdziesz podstawowe informacje o technikach blokowania czasu, łączenia zadań, tematyzowania dni i określania ram czasowych. Pokażemy Ci, jak kombinacja tych strategii z Twoim kalendarzem i menedżerem zadań – takim jak Todoist – może pomóc Ci odzyskać kontrolę nad harmonogramem.

Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to metoda zarządzania czasem, w której dzielisz swój dzień na bloki czasowe. Każdy blok jest poświęcony konkretnemu zadaniu lub grupie zadań. Na przykład, możesz zarezerwować czas od 9:00 do 10:00 na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile, od 10:00 do 12:00 na pracę nad konkretnym projektem, a od 13:00 do 14:00 na lunch w tej nowej tajskiej restauracji, do której próbujesz się wybrać już od miesiąca.

Uwielbiamy technikę blokowania czasu, ponieważ:

• zwiększa produktywność

• zapewnia jasną strukturę dnia

• poprawia skupienie

• poprawia organizację poprzez kategoryzowanie zadań

• uczy lepszego zarządzania czasem

Zamiast mieć pod ręką otwartą listę spraw, którymi planujesz się zająć, gdy tylko znajdziesz na to czas, rozpoczynasz każdy dzień z konkretnym harmonogramem, określającym kiedy i nad czym będziesz pracować.

Jak blokować czas w ciągu dnia?

Kluczem do poprawnego blokowania czasu jest kategoryzowanie i ustalanie priorytetów zadań z wyprzedzeniem. Następnie, zaplanuj bloki czasowe na każdy dzień. Uważaj jednak – może to być trudne, jeśli nie przyjmiesz odpowiedniej metody.

Oto opis krok po kroku, jak blokować czas w ciągu dnia:

1. Zidentyfikuj swoje zadania. Wypisz, co zamierzasz zrobić w danym tygodniu. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony(-a) do tworzenia list zadań i zwykle zajmujesz się nimi w miarę jak się pojawiają, przeznacz kilka dni na śledzenie tego, czym rzeczywiście się zajmujesz. Po zidentyfikowaniu zadań, ustal ich priorytety według ważności i pilności — w tym celu świetnie sprawdzi się matryca Eisenhowera.

2. Stwórz i zaplanuj bloki pracy. Przydziel konkretne okresy na każde zadanie lub grupę zadań i użyj terminarza lub cyfrowego kalendarza, aby zaplanować swój dzień. Godziny poranne możesz przeznaczyć na zadania o wysokim priorytecie, środek dnia na spotkania, a późne popołudnie na zadania administracyjne i e-maile.

3. Zbilansuj swój harmonogram. Oprócz obowiązków ściśle związanych z pracą, możesz uwzględnić sprawy osobiste lub zajęcia rekreacyjne. Pamiętaj, aby uwzględnić przerwy na odpoczynek i naładowanie akumulatorów!

4. Trzymaj się harmonogramu. Podążaj za swoim harmonogramem tak ściśle, jak to możliwe, skupiając się tylko na czynnościach przypisanych do każdego bloku pracy. Jeśli nie uda CI się czegoś dokończyć, przenieś to do przyszłego bloku, zamiast przedłużać obecny.

5. Przejrzyj swój dzień i wprowadź poprawki. Na koniec każdego dnia pracy przejrzyj wszystkie nieukończone zadania – a także wszystkie nowe zadania, które pojawiły się w międzyczasie – i odpowiednio dostosuj swoje bloki czasowe na resztę tygodnia.

Kiedy dni są zablokowane z wyprzedzeniem, nie musisz stale podejmować decyzji, na czym się skupić. Wszystko, co musisz zrobić, to podążać za swoim harmonogramem blokowania czasu. Jeśli zdarzy się, że stracisz koncentrację lub coś Cię rozproszy, po prostu spójrz na swój harmonogram i wróć do zadania, na które zarezerwowałeś(-aś) czas.

Metody blokowania czasu

Blokowanie czasu może się łączyć z kilkoma pokrewnymi technikami, takimi jak: łączenie zadań, tematyzowanie dni oraz określanie ram czasowych. Poniższa tabela zawiera opis i przykłady zastosowania blokowania czasu w przypadku każdej z nich.

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem zdalnym, aktywnym studentem, czy zapracowaną mamą (lub wszystkim na raz!), niektóre techniki blokowania czasu mogą lepiej pasować do Twojego stylu życia i nawyków zawodowych. Każdy z nas może znaleźć metodę, która najlepiej sprawdza się w jego przypadku, pozwalając zwiększyć produktywność.

Łączenie zadań

Łączenie zadań polega na grupowaniu podobnych – zwykle mniejszych – zadań i planowaniu bloków czasowych w ten sposób, aby wykonać je wszystkie za jednym razem. Zajmując się pakietem podobnych zadań, ograniczasz konieczność przestawiania się między różnymi tematami. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas i energię.

Na przykład, zaplanowanie w ciągu dnia dwóch 20-minutowych bloków przeznaczonych na czytanie e-maili i odpowiadanie na nie jest bardziej efektywne, niż sprawdzanie skrzynki odbiorczej co 15 minut.

Blokowanie czasu dobrze współgra z łączeniem zadań, ponieważ oszczędza Ci planowania każdego pojedynczego zadania w kalendarzu. Wystarczy zablokować fragment każdego dnia lub tygodnia na wykonanie określonej partii czynności, np. e-maile, fakturowanie, treningi, spotkania, pisanie, kodowanie, głęboka praca, załatwianie spraw, przygotowywanie posiłków.

Tematyzowanie dni

Tematyzowanie dni to bardziej rozwinięta wersja łączenia zadań. Jak sugeruje nazwa, tematyzowanie dni polega na wyborze tematu na każdy dzień i poświęceniu go na określony rodzaj pracy lub projekt.

Zamiast przełączać się między różnymi rodzajami zadań w ciągu dnia, skupiasz się na jednym głównym temacie, co pozwala na głębszą koncentrację. Na przykład, możesz przeznaczyć poniedziałki na spotkania, wtorki na pracę kreatywną, środy na zadania administracyjne i tak dalej.

Mike Vardy, założyciel Productivityist, korzysta z metody tematyzowania dni, aby jak najlepiej spożytkować swój czas pracy. Oto jak tematyzuje swój tydzień:

Poświęcenie każdego dnia jednemu konkretnemu tematowi buduje stabilne wzorce pracy. Ogranicza to również obciążenie poznawcze związane ze zjawiskiem przełączania kontekstu. Vardy podkreśla, że tematyzowanie zapewnia klarowność mentalną, dzięki której może poświęcić więcej uwagi swojej rodzinie.

„Wiedza o tym, co będę robić każdego dnia, pozwala mi realizować rzeczy, które muszę i chcę osiągnąć bez oglądania się na bliżej niesprecyzowane pozycje z kategorii 'powinienem zrobić' z mojej listy zadań. W rezultacie odczuwam mniejsze zmęczenie wynikające z braku konieczności podejmowania decyzji i mogę poświęcić więcej energii moim dzieciom”.

Choć konsekwencja ma tu kluczowe znaczenie, możesz zachować elastyczność. Jeśli pojawi się pilne zadanie, które nie pasuje do tematu Twojego dnia, zajmij się nim. Jednak zamiast całkowicie porzucać zaplanowany temat dnia, postaraj się przenieść niewykonane zadania na następny dzień, do którego pasują tematycznie,

Ramy czasowe

Sformułowania „blokowanie czasu” i „określanie ram czasowych” są często traktowane jak synonimy. Istnieje jednak ważna różnica. Blokowanie czasu wymaga zarezerwowania pewnych fragmentów czasu, aby skupić się na danym zadaniu lub czynności. Na przykład: „Będę pracować nad pierwszą wersją mojego wpisu na bloga od 9:00 do 11:00 jutro”.

Określanie ram czasowych wymaga natomiast ustalenia, ile czasu poświęcisz na konkretne zadanie. Oto wersja powyższego przykładu blokowania czasu, lecz z zastosowaniem ram czasowych: „Skończę pierwszą wersję mojego wpisu na bloga jutro między 9:00 a 11:00”.

Tego rodzaju narzucone sobie „ramy czasowe” zmuszają Cię do efektywnej pracy, ponieważ na wykonanie zadania masz ograniczony czas. Podejmowanie tego typu wyzwań może sprawić, że zwiększysz swoją produktywność, ponieważ praca będzie nieco przypominać grę.

Dlaczego blokowanie czasu jest tak efektywne?

Technika ta na pierwszy rzut oka wydaje się prosta, jednak może mieć głęboki wpływ na Twoją zdolność do wykonywania zadań. Oto główne korzyści wynikające ze stosowania metody blokowania czasu:

Promuje tzw. „głęboką pracę”

Cal Newport, autor Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, jest wielkim zwolennikiem blokowania czasu. Uważa, że robiąc mniej rzeczy i skupiając się na jednym zadaniu na raz, jesteś bardziej produktywny niż wtedy, gdy usiłujesz zmieścić w swoim harmonogramie większą liczbę zadań.

W wywiadzie radiowym dla Virgin Radio UK, Newport podzielił się takim spostrzeżeniem:

„Potrzebujesz znaleźć złoty środek pomiędzy nieustannym, ale zrównoważonym tempem. Nadal nad tym pracuję, jednak coraz częściej czuję, że udaje mi się osiągnąć ten stan. Nie staram się też za wszelką cenę w nim trwać – to powinien być proces rozciągnięty w czasie, bo tylko wtedy przynosi dobre rezultaty.”

Kiedy przeznaczasz konkretny wycinek czasu na pracę nad jednym projektem, problemem lub zadaniem, angażujesz w to wszystkie zasoby mentalne, zamiast rozpraszać swoją uwagę na kilka zadań. Im więcej „jednozadaniowości” stosujesz, tym bardziej rozwijasz zdolności wymagane do głębokiej pracy i tym łatwiej jest Ci pozostać skupionym.

Pomaga efektywniej wykonać płytką, powierzchowną pracę

Praca powierzchowna to taka, która nie wymaga dużego skupienia ani zaangażowania intelektualnego, jednak może wymagać pilnego zaangażowania i tym samym odciągać Cię od zajmowania się ważnymi tematami. To zadania z grupy pilne, lecz mało istotne według techniki matrycy Eisenhowera. Wyznaczając konkretny czas na pracę powierzchowną, ustanawiasz jasny limit czasu, który jej poświęcisz w ciągu dnia pracy.

Dodatkowo, grupowanie podobnych zadań zmniejsza zmęczenie psychiczne związane ze zjawiskiem przełączania kontekstu. Łącząc swoje powierzchowne zadania w jednym lub dwóch dedykowanych blokach czasowych, wykonasz je efektywniej i będziesz w stanie przeznaczyć resztę dnia pracy na czynności o większym znaczeniu.

Uświadamia Ci, jak spędzasz swój czas

Większość osób ma problemy z zarządzaniem czasem. Brak nam umiejętności w szacowaniu, ile tak naprawdę zajmie wykonanie wielu czynności i często wpadamy w pułapkę błędu planowania. Nasze chwilowe, zbyt optymistyczne nastawienie, może skutkować przeszacowaniem tego, co realnie jesteśmy w stanie wykonać w dostępnym czasie. Kończy się to często wyrabianiem nadgodzin.

Blokowanie czasu zmusza Cię do konfrontacji z obecnymi priorytetami i zobowiązaniami oraz do celowego wykorzystania ograniczonego czasu. Dla każdego nowego zobowiązania, które niejako włączasz do swojego życia, musisz znaleźć fizyczną przestrzeń w swoim kalendarzu. W rezultacie cena powiedzenia „tak” staje się czymś bardzo konkretnym, a powiedzenie „nie” staje się znacznie łatwiejsze.

Przeciwdziała perfekcjonizmowi

Niekonkretne harmonogramy to najgorszy wróg perfekcjonisty. Zawsze znajdzie się coś do poprawienia bądź ulepszenia. Może być też trudno stwierdzić, kiedy projekt bez określonego terminu należy uznać za ukończony, zwłaszcza jeśli lubisz dążyć do perfekcji.

W pewnym momencie musisz być w stanie powiedzieć „jest wystarczająco dobrze” i zająć się kolejnym tematem. Określanie ram czasowych może pomóc poprzez wyznaczenie limitów czasowych dla Twoich projektów. Jeśli często przedłużasz czas pracy nad zadaniem, starając się wszystko zrobić idealnie, ustaw ścisłe ramy czasowe na ukończenie zadania i staraj się ich trzymać. Zaoszczędzony czas poświęć na wypoczynek lub spędź go z bliskimi.

Pomaga zrealizować Twoje cele

W artykule Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, badacze Rogers, Milkman, John i Norton zawarli przegląd kilku badań wspierających ideę, że „tworzenie konkretnych, dokładnych planów zwiększa szanse realizacji w różnych dziedzinach”.

Od przestrzegania planu treningu po zaplanowanie szczepienia przeciw grypie – okazało się, że ludzie częściej działali zgodnie ze swoimi intencjami, kiedy zapisywali konkretne miejsce, datę i czas aktywności. Jednak zdecydowana większość społeczeństwa polega na niejasnych intencjach, zamiast na konkretnych planach.

„Mimo że tworzenie planu pomaga w realizacji celów, ludzie często nie opracowują konkretnych planów działania. Co ciekawe, ta skłonność do niewystarczającego planowania jest szczególnie częsta wtedy, gdy ktoś zaczyna z silnym postanowieniem osiągnięcia celu”.

Wniosek: Kiedy planujesz swoje zadania i cele, jest bardziej prawdopodobne, że je zrealizujesz. Blokowanie czasu zmusza do tworzenia konkretnych planów. W efekcie, każdego dnia pracujesz nad osiągnięciem swoich celów.

Czy blokowanie czasu może być przydatne w mojej pracy?

Jednym z największych zarzutów wobec techniki blokowania czasu jest nieuwzględnianie zadań reaktywnych, w których nie ma możliwości przewidzenia, co pojawi się w danym momencie. A zatem, czy blokowanie czasu może być realistyczną strategią dla specjalisty obsługi klienta, którego pracą jest bieżące odpowiadanie na napływające zgłoszenia? Albo dla account managera, który musi być zawsze na miejscu, aby odpowiadać na prośby klientów?

Zaryzykujemy stwierdzene, że jak nabardziej! Utrzymanie nawet niewielkiej kontroli nad swoim harmonogramem może mieć znaczenie, niezależnie od rodzaju Twoich obowiązków. Cal Newport ujął to w ten sposób:

„Okresy otwartej reaktywności mogą podlegać blokowaniu jak każdy inny rodzaj pracy. Nawet jeśli okaże się, że blokujesz większość swojego dnia na pracę reaktywną, to fakt, że kontrolujesz swój harmonogram, pozwoli Ci przeznaczyć kilka małych bloków (być może na początku lub pod koniec dnia) na bardziej znaczące działania”.

Łatwo stracić z oczu swoje cele, gdy na Twój dzień pracy duży wpływ mają zdarzenia i osoby, nad którymi nie masz kontroli. Blokowanie czasu może pomóc Ci odzyskać poczucie kontroli nawet nad najbardziej nieprzewidywalnymi harmonogramami.

Wskazówki dotyczące blokowania czasu

Choć blokowanie czasu w teorii wydaje się proste, zdajemy sobie sprawę, że nie tak łatwo wdrożyć je w codziennej praktyce. Zanim przejdziemy do wskazówek dotyczących skutecznego blokowania czasu, warto jeszcze zwrócić uwagę na kilka spraw.

Najczęstsze pułapki, których należy unikać:

• Niedoszacowanie czasu potrzebnego na zadania; myślenie, że uda Ci się zmieścić w grafiku jeszcze jedną rzecz

• Zbyt sztywne podejście do swojego harmonogramu; obawa przed jego modyfikacją, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem

• Zbyt precyzyjne planowanie czasu wolnego; przekształcanie relaksu w kolejną formę pracy

• Brak priorytetyzowania zadań; traktowanie wszystkich jako równie ważnych

• Nieuwzględnianie zdarzeń przerywających pracę i nieoczekiwanych zdarzeń

Przyjrzyjmy się teraz kilku praktycznym wskazówkom dotyczącym blokowania czasu, które być może pomogą Ci zarówno uniknąć tych pułapek, jak i maksymalnie wykorzystać dzień, bez ryzyka stania się jednocześnie niewolnikiem własnego kalendarza.

Uwzględniaj w swoim harmonogramie bufory czasowe

W miarę upływu czasu nauczysz się lepiej szacować, ile zajmują poszczególne zadania. Jednak dopóki nie nabierzesz w tym wprawy, lepiej jest zablokować na ich wykonanie więcej czasu, niż zbyt mało. Uwzględnij w swoim harmonogram dodatkowy czas na ukończenie zadania i przejście między kolejnymi zadaniami. Możesz nawet stworzyć „rezerwowe bloki” czasowe, z których możesz skorzystać, gdy z czymś po prostu się nie wyrobisz.

Na przykład, możesz zarezerwować godzinę pod koniec dnia lub między głównymi zadaniami, której możesz użyć w razie potrzeby. Jeśli wszystko idzie zgodnie z planem, wykorzystaj ten czas na inne czynności lub zasłużoną przerwę. Takie podejście nie tylko utrzyma Cię na dobrej drodze do osiągnięcia celu, ale też przyniesie satysfakcję z wykonania zaplanowanych obowiązków!

Przyjmij elastyczne podejście

Nie oceniaj się zbyt surowo. Niektóre sprawy mogą pojawić się w ostatniej chwili i zrujnować przygotowane wcześniej plany. Pamiętaj jednak, że Twój plan jest przewodnikiem, który pomaga koncentrować uwagę na ważnych sprawach, a nie wiążącym kontraktem.

Nawet ekspert produktywności taki jak Cal Newport modyfikuje swoje plany w ciągu dnia, usuwając oryginalne bloki czasowe i wypełniając je zaktualizowanymi planami, uwzględniającymi nowe okoliczności:

Newport traktuje zmiany w swoim harmonogramie jak grę:

„Ten rodzaj planowania przypomina mi grę w szachy. Poszczególne bloki pracy rozłożone są niczym figury na szachownicy, które w odpowiednim momencie wskakują na swoje miejsce, prowadząc do ukończenia zadań (często z ledwie wystarczającym zapasem czasu!)”.

Traktuj bloki czasowe jako elastyczny sposób na rzucenie sobie wyzwania, a nie narzędzie do karania siebie z powodu niespełnienia oczekiwań.

Nie przesadzaj z precyzją w kwestii planowania odpoczynku

Podobno Elon Musk planuje wszystko, co robi w ciągu dnia z dokładnością do 5 minut. Jednak zbyt szczegółowe planowanie wszystkiego, w tym zwłaszcza czasu na odpoczynek, może przynieść odwrotny skutek. Ścisłe planowanie aktywności, nawet jeśli są to rzeczy przyjemne, może zwiększyć poziom stresu.

Zamiast tego, zablokuj trochę czasu na odłączenie się i relaks, bez ustalonego planu, jak go spędzisz. Pozostawi to elastyczność w decydowaniu, co chcesz robić – zaprosić przyjaciół na drinka? Przetestować nową grę na Nintendo Switch? Poczytać? Możliwości jest wiele. Ważne, aby przynajmniej część wolnego czasu była nim w rzeczywistości.

Określ swoje najbardziej produktywne godziny

Każda osoba osiąga szczyt swojej produktywności o innej porze dnia. Zrozumienie tego może Ci pomóc najbardziej efektywnie wykorzystać czas i energię. Kiedy już odkryjesz swoje najbardziej produktywne godziny, dysponuj nimi rozważnie. Warto zablokować ten czas na zadania, które wymagają największej koncentracji.

Załóżmy, że godziny Twojej największej produktywności przypadają między 11:00 a 13:00. Zaplanuj swoje najważniejsze zadania, takie jak pisanie, kodowanie, planowanie projektów czy praca z arkuszami kalkulacyjnymi, właśnie w tym czasie. William Faulkner żartował kiedyś:

„Piszę tylko wtedy, gdy czuję natchnienie. Na szczęście zwykle nadchodzi ono punktualnie o dziewiątej każdego ranka”.

Aby znaleźć swoje najbardziej produktywne godziny, możesz użyć narzędzi lub aplikacji do śledzenia nawyków pracy. RescueTime lub Toggl pomogą analizować czas, który spędzasz, przeglądając strony internetowe lub pracując z dokumentami. Dzięki temu możesz nie tylko znaleźć swoje najbardziej produktywne godziny, ale też sprawdzić, ile czasu zajmują Ci poszczególne aktywności.

Pamiętaj, aby brać pod uwagę czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na Twoją produktywność. Na przykład, jeśli Twoje miejsce pracy staje się hałaśliwe po godzinach lunchu, najważniejszymi zadaniami staraj zajmować się rano.

Planuj nieoczekiwane zdarzenia

Jeśli w swojej codziennej pracy zdarza Ci się zajmować zgłoszeniami innych osób, przewiduj bloki czasu na tego rodzaju nieprzewidziane zdarzenia. Dzięki temu nie wypadniesz z harmonogramu i możesz nadal mieć produktywny dzień.

Na przykład, jeśli pracujesz w dziale IT i często otrzymujesz pilne prośby o pomoc w godzinach popołudniowych, zarezerwuj blok czasu od 14:00 do 16:00 specjalnie na te kwestie. Pozwoli to zająć się nieoczekiwanymi sprawami bez rezygnowania z pozostałych zaplanowanych zadań.

Jeśli bieżące odpowiadanie na prośby innych osób nie jest kluczowe dla Twoich obowiązków, możesz wyłączyć powiadomienia przychodzące w godzinach pracy. W ten sposób zapewnisz sobie spokój podczas sesji pracy głębokiej. Możesz również ustalić konkretne godziny na sprawdzanie i odpowiadanie na wiadomości, zachowując pełną koncentrację przez resztę czasu.

Blokowanie czasu z Todoist

Blokowanie czasu to technika, którą możesz stosować z dowolnym narzędziem. W tej sekcji skupimy się jednak na tym, jak używać układu kalendarza Todoist wraz z Twoją ulubioną aplikacją kalendarza – lub nawet zwykłym długopisem i kartką papieru.

Omówimy, jak wdrożyć trzy różne warianty blokowania czasu: łączenie zadań, tematyzowanie dni oraz planowanie pojedynczych zadań.

Scheduling time blocks for individual tasks

Dzięki układowi kalendarza Todoist możesz łatwo zaplanować tydzień i zwizualizować swój zablokowany czas. To najbardziej precyzyjna z trzech odmian blokowania czasu i sprawdza się idealnie, gdy chcesz przygotować szczegółowy plan na każdy dzień.

Aby włączyć układ kalendarza, otwórz widok Nadchodzące lub Dziś. Kliknij ikonkę Widok w prawym górnym rogu, a następnie wybierz układ kalendarza. Możesz przełączać się między widokami tygodnia i miesiąca, jednak blokowanie czasu najlepiej działa w widoku tygodnia.

Wszystkie zadania, które mają ustalony termin wykonania, będą automatycznie wyświetlane na górze wiersza Cały dzień.

Jednym ze sposobów zaplanowania bloku czasowego dla tych zadań jest przeciągnięcie ich na obszar wybranego dnia i godziny, o której planujesz zacząć nad nimi pracować. Następnie przeciągnij, aby dostosować czas zakończenia i w ten sposób określić czas trwania zadania.

Aby zablokować w kalendarzu więcej zadań, umieść kursor na godzinie rozpoczęcia. Następnie kliknij i przeciągnij, aby utworzyć blok zadań o odpowiednim czasie trwania. Gdy pojawi się widok nowego zadania, nadaj mu nazwę. Masz również możliwość wybrania projektu, dodania etykiety, priorytetu lub wybrania innych ustawień.

Alternatywnie, użyj przycisku Szybkiego Dodawania, aby utworzyć nowe zadanie. W polu nazwy zadania wpisz czas rozpoczęcia i czas trwania. Dzięki temu zadanie automatycznie wyświetli się jako blok czasu w układzie kalendarza.

Jeśli masz tendencję do tworzenia dużej liczby zadań otwartych lub jeśli zgodnie z metodą Getting Things Done, zapisujesz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, prawdopodobnie masz na swojej liście wiele nieustrukturyzowanych i niezaplanowanych zadań wymagających uporządkowania.

Aby szybko zablokować je czasowo, kliknij przycisk Plan w prawym górnym rogu układu kalendarza. Zobaczysz listę zaległych zadań oraz nadchodzących zadań całodniowych — czyli tych, które jeszcze nie zostały zablokowane czasowo.

Przeciągnij i upuść każde z nich w odpowiednie miejsce w układzie kalendarza, aby utworzyć bloki czasowe. Następnie dostosuj godziny rozpoczęcia i zakończenia. W ten sposób umieścisz wszystkie zaległe zadania w swoim kalendarzu.

Planując bloki czasowe dla poszczególnych zadań nie zapomnij o uwzględnieniu czasu buforowego. Całkowicie zapełniony harmonogram może zniechęcać i wywoływać niepotrzebny stres.

Ponadto nie pozostawia żadnego czasu na nieplanowane, pilne sprawy. Na przykład, jeśli musisz znaleźć czas na niespodziewane spotkanie lub odpowiedzieć na ważne e-maile, może się to skończyć koniecznością pracy po godzinach lub przesunięcia bloków zadań na inne dni.

Na szczęście, jeśli okaże się, że musisz przełożyć bloki czasowe w Todoist, proces jest prosty. Po prostu przeciągnij i upuść zadania na inny dzień lub otwórz zadanie i zaktualizuj datę i/lub godzinę.

Task batching with Todoist

Precyzyjne blokowanie czasu – czyli przydzielanie bloku czasowego dla każdego pojedynczego zadania – może być uciążliwe i w praktyce trudne do utrzymania przez dłuższy czas. Aby stworzyć bardziej uporządkowany system, zalecamy połączenie blokowania czasu i grupowania zadań. Zamiast przeznaczać jeden blok czasowy na jedno zadanie, przydziel go dla grupy zadań z wybranej kategorii.

Zacznij od ustalenia, jakie ogólne kategorie pracy powinny znaleźć się w Twoim dziennym lub tygodniowym harmonogramie. Na przykład, freelancer zajmujący się pisaniem mógłby mieć następującą listę kategorii:

• E-mail

• Zarządzanie pracą

• Handel

• Spotkania

• Badania

• Pisanie

• Rozwój zawodowy

• Joga

• Przygotowanie posiłków

• Zarządanie sprawami osobistymi

• Czytanie

• Czas wolny

• Praca w grupie

Następnie, otwórz swoją ulubioną aplikację kalendarza (np. Kalendarz Google) lub papierowy planer i stwórz bloki czasowe na nadchodzący tydzień, które będą odzwierciedlały czas, jaki poświęcisz na każdą kategorię czynności. Korzystaj z danych monitorowania czasu pracy, aby zorientować się, ile czasu przewidzieć na każdą kategorię.

Pamiętaj, żeby wszystkie priorytety i zobowiązania miały wystarczająco dużo miejsca w Twoim kalendarzu. Jeśli ciężko Ci znaleźć miejsce na wszystkie z nich, być może warto ograniczyć ich liczbę. Końcowy rezultat powinien wyglądać mniej więcej tak:

Zalecamy używanie kalendarza aplikacji Outlook lub Kalendarza Google, aby połączyć grupowanie zadań zblokowaniem czasu. Ponieważ dostępne są integracje Todoist zarówno dla programu Outlook, jak i Kalendarza Google, możesz zobaczyć wszystkie swoje bloki czasowe w widokach Dziś i Nadchodzące w Todoist.

Jeśli trzymanie się cyfrowego harmonogramu sprawia Ci trudność, zalecamy planowanie dnia na papierze. Papierowy harmonogram powoduje, że każdy dzień rozpoczynasz niejako „od nowa”. Pozwala również łatwo skreślać elementy i modyfikować plan w miarę upływu dnia. Co więcej, taki papierowy harmonogram możesz trzymać otwarty na biurku, aby zawsze przypominał Ci, na czym należy się skupić.

Jeśli pracujesz w firmie korzystającej z udostępnianych kalendarzy, być może warto rozważyć publiczne blokowanie czasu na pracę w skupieniu, zachowując wystarczająco duży fragment dnia wolny od spotkań. Khoi Vinh, Główny Projektant w Adobe, stosuje tę strategię w swoim biurze:

„Wyszukuję w moim kalendarzu bloki czasu, które mogę zarezerwować na głęboką pracę. Zdarza się, że przekładam spotkania, aby stworzyć dłuższe, nieprzerwane bloki, a następnie tworzę spotkanie o nazwie „Nie rezerwować”. Jeśli podejrzewam, że ktoś może to zignorować, nazywam je np. „Sesja współpracy” lub „Przegląd badań”. Trzeba być kreatywnym”.

Możesz stosować to podejście w swoim procesie grupowania zadań. W swojej aplikacji kalendarza lub w kalendarzu papierowym dodaj duże bloki czasowe przeznaczone na głęboką pracę. Upewnij się, że jasno określasz, jaki rodzaj pracy pasuje do tej grupy zadań. Może to na przykład obejmować pisanie długich tekstów, wyszukiwanie informacji lub burzę mózgów.

Bez względu na to, które podejście zastosujesz, masz już zaplanowane bloki czasowe dla każdej kategorii. Jednak musisz jeszcze wiedzieć, które konkretne zadanie (lub grupę zadań) wykonać, gdy nadejdzie na to czas. Tutaj z pomocą przychodzi menedżer zadań, taki jak Todoist.

Utwórz w Todoist etykietę dla każdej zgrupowanej kategorii, którą wymyśliłeś(-aś) w kroku pierwszym. Możesz to zrobić, otwierając zakładkę Filtry i etykiety oraz dodając tyle nowych etykiet, ile potrzebujesz – z ewentualnym oznaczeniem ich odpowiednimi kolororami.

Następnie przejrzyj wszystkie swoje zaległe zadania. Dodaj odpowiednią etykietę do każdego z nich.

Kontynuuj swój dzień. Gdy dojdziesz do bloku czasowego, wystarczy, że sięgniesz po odpowiednią listę etykiet, aby zobaczyć wszystkie zadania w tej kategorii.

Zacznij od wyboru z listy odpowiednich zadań. Wszystkie zadania z terminami automatycznie pojawiają się na górze, więc będziesz wiedzieć, kiedy coś ma wyznaczoną datę wykonania i wymaga Twojej uwagi w pierwszej kolejności.

Poziomy priorytetów mogą również pomóc Ci skupić się na najważniejszych sprawach do załatwienia. Zadania z priorytetem 1 wyświetlają się na czerwono, zadania z priorytetem 2 mają kolor pomarańczowy, i tak dalej. Zajmij się zadaniami o najwyższym priorytecie (czerwone), zanim przejdziesz do priorytetów 2, 3 lub 4.

Aby upewnić się, że nic Ci nie umknęło, każde zadanie powinno mieć przypisaną etykietę. Przy okazji prawdopodobnie odkryjesz też, że nie każda kategoria musi być monitorowana w Todoist. Na przykład, swoje spotkania lub zajęcia fitness może Ci być wygodniej zapisywać w kalendarzu, a nie w menedżerze zadań. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie warto też zbyt szczegółowo planować wolnego czasu. Eksperymentuj z różnymi wariantami, aby dowiedzieć się, co najlepiej sprawdza się w Twojej sytuacji.

Tematyzowanie dni z Todoist

Jeśli stosujesz blokowanie czasu, jednak nadal czujesz się zbyt rozproszony(-a) i masz problemy z  utrzymaniem koncentracji, wypróbuj tematyzowanie dni. Użyj tego samego przepływu pracy jak powyżej, aby wybrać tematy dla poszczególnych dni. Jednym ze sposobów ustalania tematów jest skupienie się na typach zadań:

Innym sposobem jest przypisanie do każdego dnia wybranego projektu, branży lub klienta (jeśli jesteś freelancerem lub konsultantem). Na przykład, poniedziałki mogą być przeznaczone na projekty klienta X, podczas gdy wtorki mogą być poświęcone projektom klienta Y. Wybierz metodę, które najlepiej pasuje do Twojego sposobu pracy.

Rozpoczynając kolejny dzień, sięgnij po wybraną listę etykiet w Todoist. Ponieważ każdy dzień został poświęcony konkretnemu tematowi, wystarczy sprawdzić tylko jedną lub dwie etykiety, aby znaleźć listę odpowiednich zadań. Zacznij od najważniejszych z nich, kierując się terminami realizacji i poziomem priorytetów.

Pamiętaj, celem tematyzowania dni jest pomoc w skupieniu się na jednej kategorii lub sprawie w ciągu dnia. Jednak nie powinno to powstrzymać Cię od zajęcia się pilnymi zadaniami niezwiązanymi z tematem, jeśli takie pojawią się w ciągu dnia.

W rzeczywistości, decydując się na metodę tematyzowania dni, możesz uznać za pomocne dodanie na początku lub pod koniec dnia 30- 60-minutowego bloku na nieplanowane spotkania, sprawy administracyjne lub e-maile. W ten sposób utrzymasz skupienie przez większość dnia, nie przegapiając ważnych zadań.

Wskazówka Todoist

Integracja kalendarza Todoist działa dwukierunkowo. Oprócz synchronizowania do Todoist bloków czasowych lub tematów dnia z kalendarza programu Outlook lub Kalendarza Google możesz również wyświetlać w swoim kalendarzu bloki czasowe utworzone w Todoist .

Funkcja ta pomaga w blokowaniu czasu na pracę w skupieniu lub projekty wymagające większej ilości czasu. Ponieważ Outlook lub Kalendarz Google pokaże, że jesteś zajęty(-a) w określonych godzinach, nie będziesz musiał(a) odmawiać prośbom o spotkania w tym czasie.

Aby włączyć synchronizację dwukierunkową, upewnij się, że podczas łączenia kalendarza z kontem Todoist włączona jest opcja synchronizowania zadań z kalendarzem. W przeciwnym razie synchronizacja będzie jednokierunkowa, wyświetlając w kalendarzu Todoist elementy z kalendarza Outlook lub Google.

Poświęcanie czasu na planowanie dni może wydawać się sprzeczne z intuicją, zwłaszcza jeśli lista rzeczy do zrobienia jest już przepełniona. Jest jednak pewien haczyk: nie mając planu, nie masz kontroli. Przejmuje ją Twój kalendarz.

Staraj się myśleć o blokowaniu czasu jak o inwestycji, a nie jak o wydatku. Te 15 minut, które poświęcisz na zaplanowanie tygodnia, zaoszczędzi Ci godzin zmęczenia podejmowaniem decyzji, przełączania kontekstów i znanego wszystkim uczucia zastanawiania się, gdzie podział się Twój dzień.

Kiedy podejmujesz te decyzje „z góry”, możesz zachować przestrzeń mentalną na to, co naprawdę ma znaczenie. Zamiast ciągle zadawać sobie pytanie „czym powinienem się teraz zająć?”, możesz od razu skupić się na pracy.

Czujesz się gotowy(-a), by odzyskać kontrolę nad swoim czasem? Wybierz jedną z metod (blokowanie czasu, grupowanie zadań lub tematyzowanie dni) i stosuj ją przez jeden pełny tydzień. Zwróć uwagę, jak się czujesz, gdy kalendarz działa na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie. Twoje przyszłe z pewnością „ja” będzie Ci wdzięczne.