Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer
Het geheim voor een effectief tijdmanagement is… het denken in tomaten in plaats van uren? Op het eerste zicht misschien gek, maar miljoenen mensen zweren bij de levensveranderende kracht van de Pomodoro-techniek. (Pomodoro is Italiaans voor tomaat. 🍅)
Deze populaire methode voor tijdmanagement vraagt je om pomodoro’s (gefocuste werksessies) af te wisselen met regelmatige korte pauzes om duurzame concentratie te bevorderen en mentale vermoeidheid te verjagen.
Probeer de Pomodoro-techniek uit als je...
Merkt dat kleine afleidingen vaak de hele werkdag doen ontsporen
Regelmatig werkt voorbij het punt van optimale productiviteit
Veel werk met een open einde hebt, dat een onbeperkt aantal tijd in beslag kan nemen (bv. studeren voor een examen, onderzoek doen voor een blogpost, etc.)
Veel te optimistisch bent over hoeveel je op een dag gedaan kan krijgen (wij allemaal, eigenlijk 🙃)
Het gamificeren van doelstellingen leuk vindt
Fan bent van tomaten
Ontdek welke productiviteitsmethode het best bij jou past
Krijg een persoonlijke aanbeveling op basis van je werkstijl en doelen.
Doe de quizDoe de quiz
Wat is de Pomodoro-techniek?
De Pomodoro-techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de toenmalige universiteitsstudent Francesco Cirillo. Cirillo had moeite met het focussen op zijn studies en het voltooien van zijn opdrachten. Zich overweldigd voelend, vroeg hij van hemzelf om zich te verbinden aan slechts 10 minuten gefocuste studietijd. Aangemoedigd door die uitdaging vond hij een kookwekker in de vorm van een tomaat (pomodoro in het Italiaans), en de Pomodoro-techniek was geboren.
Hoewel Cirillo later een boek van 130 pagina’s over de methode schreef, is de grootste sterkte ervan de eenvoud:
Pak een to-do lijst en een timer.
Stel je timer in op 25 minuten en focus je op één enkele taak tot de timer afgaat.
Wanneer je sessie stopt, streep je een pomodoro af en noteer je wat je voltooid hebt.
Geniet dan van een pauze van vijf minuten.
Na vier pomodoro’s neem je een langere, meer herstellende pauze van 15-30 minuten.
Deze sprints van 25 minuten vormen de kern van de methode, maar een Pomodoro-praktijk omvat ook drie regels om het meeste uit elk van de intervallen te halen:
Splits complexe projecten op. Als een taak meer dan vier pomodoro’s vereist om het te voltooien, moet het opgesplitst worden in kleinere, uitvoerbare stappen. Wanneer je je aan deze regel houdt, maak je duidelijke vorderingen met je projecten.
Kleine taken gaan samen. Taken die minder dan één pomodoro in beslag nemen, moeten gecombineerd worden met andere eenvoudige taken. Bijvoorbeeld, “Huur betalen”, “Afspraak bij dierenarts maken”, en “Pomodoro-artikel lezen” kunnen samen in één sessie.
Zodra een pomodoro ingesteld is, moet het afgaan. De pomodoro is een ondeelbare tijdseenheid en kan niet onderbroken worden, zeker niet om inkomende e-mail, teamchats of tekstberichten te controleren. Alle ideeën, taken of verzoeken die opduiken moeten genoteerd worden om er later terug op te komen. Een digitale taakmanager zoals Todoist is hiervoor een goede plek, maar pen en papier volstaan ook.
In geval van een onvermijdbare onderbreking, neem je je pauze van 5 minuten en begin je opnieuw. Cirillo raadt aan dat je (interne of externe) onderbrekingen bijhoudt wanneer ze zich voordoen, en dat je nadenkt over hoe je ze in je volgende sessie kan vermijden.
Deze regel geldt ook als je je taak afrondt voordat de timer afgaat. Gebruik de rest van je tijd voor “overlearning”, of om je vaardigheden of kennis te verbeteren. Je kan de extra tijd bijvoorbeeld spenderen aan het lezen van vakbladen of het onderzoeken van opportuniteiten om te netwerken.
Houd een “Overlearning”-project bij in Todoist met een lijst van taken waaruit je snel kan kiezen wanneer je wat pomodoro-tijd over hebt.
Als het systeem simpel lijkt, is dat omdat het ook zo is. De Pomodoro-techniek is bedoeld om je hoofd in de juiste zone te krijgen om je taken af te werken.
Wat maakt Pomodoro zo effectief?
De arbitraire dwaasheid van het gebruiken van een tomaat als een stand-in voor tijdseenheden staat haaks op de serieuze doeltreffendheid van de Pomodoro-techniek om mensen te helpen dingen gedaan te krijgen. Dit maakt de methode bij uitstek geschikt om productiviteit te verhogen:
Het eenvoudig maken om gewoon te beginnen
Onderzoek heeft aangetoond dat uitstelgedrag weinig te maken heeft met luiheid of een gebrek aan zelfbeheersing. Eigenlijk stellen we dingen uit om negatieve gevoelens te vermijden. Het is ongemakkelijk om een grote taak of project voor je neus te zien zitten, een project waarvan je misschien niet eens zeker weet hoe je het moet aanpakken, of waar veel onzekerheid over bestaat. Dus gaan we naar Twitter of Netflix om onze gemoedstoestand op te peppen, ook al is het maar tijdelijk.
Gelukkig hebben onderzoeken ook een effectieve manier aangetoond om uit de cyclus van vermijding te breken: verklein datgene dat je uitstelt tot een kleine, niet-intimiderende eerste stap. In plaats van bijvoorbeeld te gaan zitten om een roman te schrijven, ga je zitten om 5 minuutjes te schrijven. Nog steeds te moeilijk? Probeer gewoon te gaan zitten om een paragraaf te bewerken. Iets kleins doen voor een korte periode is veel gemakkelijker dan te proberen om een groot project in één keer aan te pakken.
Die strategie om het uitstellen tegen te gaan is precies wat de Pomodoro-techniek van je vraagt: splits je grote taken, projecten of doelen tot iets dat je slechts voor de komende 25 minuten hoeft te doen. Het houdt je hypergefocust op dat ene volgende ding dat je moet doen in plaats van overweldigd te raken door de enormiteit van wat je op je neemt. Maak je geen zorgen over het resultaat, doe gewoon één pomodoro per keer.
Het bestrijden van afleidingen
Als je ooit onderbroken bent geweest terwijl je in een flow zat, weet je hoe moeilijk het kan zijn om je focus terug te vinden. Toch eist de constante stroom van informatie via e-mails, teamchats en notificaties van sociale media steeds meer onze aandacht op.
Hoewel het leuk zou zijn om technologie overal de schuld van te geven, wijst recent onderzoek aan dat meer dan de helft van alle afleidingen op het werk aan onszelf te wijten is, wat betekent dat we onszelf uit onze focus halen. Op het moment zelf kan het gemakkelijk zijn om deze interne afleidingen goed te praten: “deze e-mail is te belangrijk om te laten wachten” of “het duurde minder dan een minuut om mijn Twitter te checken; dat is geen echte afleiding”.
Maar die kleine onderbrekingen stapelen zich op! Het is niet alleen de tijd die je verliest aan afleidingen, het kost ook tijd en energie om je aandacht opnieuw te focussen. Na het schakelen kan ons hoofd wel 20 minuten blijven hangen bij de vorige taak, tot we ons weer volledig kunnen focussen. Het toegeven aan de impuls om “even” op Facebook te gaan kijken kan veranderen tot 20 minuten proberen om terug aan de slag te gaan.
De Pomodoro-techniek helpt je om al die zelf-onderbrekingen te weerstaan en je hersenen opnieuw te trainen om je te focussen. Elke pomodoro is gewijd aan één taak en elke pauze is een kans om te resetten en je aandacht terug te brengen naar waar je aan zou moeten werken.
Het bewuster zijn van waar je tijd heen gaat
Wanneer we onze toekomstige projecten plannen, vallen de meesten onder ons ten prooi aan de “planning fallacy”, onze neiging om de tijd die nodig is om toekomstige taken te voltooien sterk te onderschatten, zelfs wanneer we weten dat soortgelijke taken in het verleden langer hebben geduurd. Je huidige ik stelt je toekomstige ik voor onder heel andere omstandigheden en tijdlimieten.
De Pomodoro-techniek kan een waardevol instrument zijn tegen de planning fallacy. Wanneer je in korte, getimede sessies begint te werken, is tijd niet langer een abstract begrip, maar een concrete gebeurtenis. Het wordt een pomodoro, een eenheid van zowel tijd als inspanning. Verschillend van het idee van 25 minuten “werk” in het algemeen, is een pomodoro een gebeurtenis dat zich focust op één enkele taak (of meerdere eenvoudige taken).
Het begrip “tijd” verandert van een negatieve (iets dat verloren is gegaan) tot een positieve weergave van bereikte resultaten. Cirillo noemt dit “tijd omkeren” omdat het de perceptie van het verstrijken van de tijd verandert van een abstracte bron van onrust naar een exacte maatstaf van productiviteit. Dit leidt tot veel realistischere inschattingen van de tijd.
Schrijver Ben Dolnick beschrijft hoe zijn perceptie van tijd veranderde toen hij de methode gebruikte:
"Vijf minuten op het internet, gemeten door mijn timer, gingen voorbij in wat mij ongeveer 35 seconden leek. Een getimed uur onderzoek leek drie tot vier uur te duren. Mijn timer was een strakke metalen meetlat, neergelegd in de mist van mijn gevoel van tijd.”
Wanneer je de Pomodoro-techniek gebruikt, heb je een duidelijke meting van je eindige tijd en je inspanningen, waardoor je nauwkeuriger en efficiënter kan nadenken en je dagen kan plannen. Met de nodige oefening, zal je nauwkeurig kunnen inschatten hoeveel pomodoro’s een taak in beslag zal nemen en zal je consistentere werkgewoonten kunnen opbouwen.
Het gamificeren van je productiviteit
Elke pomodoro biedt een kans om te verbeteren tegenover de vorige. Cirillo stelt dat “concentratie en bewustzijn tot snelheid leiden, één pomodoro tegelijkertijd”.
De Pomodoro-techniek is laagdrempelig omdat het meer om de consistentie gaat dan om perfectie. Elke sessie is een nieuw begin om je doelen opnieuw te evalueren, jezelf uit te dagen om te focussen, en afleidingen te beperken. Je kan het systeem voor je laten werken.
Motiveer jezelf om voort te bouwen op je successen door een doel te stellen om elke dag een extra pomodoro toe te voegen. Daag jezelf uit om een grote taak in een bepaald aantal pomodoro’s af te maken. Probeer elke dag een bepaald aantal pomodoro’s als doel te stellen, zonder de ketting te breken. Het denken in tomaten in plaats van uren is gewoon leuker.
Snelle tips voor pomodoro’s
Hoewel de intervallen van 25/5 minuten voor werken/pauzeren de kern vormen van de Pomodoro-techniek, zijn er een paar dingen die je kan doen om je pomodoro’s effectiever te maken:
Plan je pomodoro’s vooraf
Neem een kwartiertje aan het begin van je werkdag (of aan het einde als je voor de volgende dag plant) om je pomodoro’s te plannen. Neem je to-do lijst voor die dag en noteer hoeveel pomodoro’s elke taak in beslag zal nemen. (Onthoud dat taken die meer dan 5 pomodoro’s in beslag nemen opgesplitst moeten worden in kleinere, meer beheersbare taken. Kleinere taakjes, zoals het beantwoorden van e-mails, kunnen samengevoegd worden in één enkele pomodoro.)
Als je een werkdag van 8 uur hebt, zorg er dan voor dat je aantal pomodoro’s voor die dag niet hoger zijn dan 16. Als dat wel het geval is, stel dan de minst dringende/minst belangrijke taken uit tot later in de week.
Neem overflow-pomodoro’s op in je dag
Hoewel een werkdag van 8 uur technisch gezien ruimte laat voor 16 pomodoro’s, is het beter om een buffer van 2 à 4 “overflow”-pomodoro’s in te bouwen, voor het geval dat. Gebruik je overflow-pomodoro’s voor taken die langer duren dan gepland, of voor onverwachte taken die in de loop van de dag opduiken.
Als je ze uiteindelijk niet nodig hebt, kan je de extra pomodoro’s dan gebruiken om bij te leren of voor minder prioritaire taken die altijd naar het einde van je to-do lijst geschoven worden. Het is veel minder stresserend om een dag af te sluiten met extra pomodoro’s dan om jezelf te overplannen en achterop te raken.
Mettertijd krijg je een beter idee van hoeveel hoogkwalitatieve pomodoro’s je eigenlijk op één dag kan doen. Het is oké als het geen volle 16 is. De overgrote meerderheid van de mensen is niet de volledige 8 uur van een werkdag productief en diegenen die denken dat ze dat wel zijn letten waarschijnlijk niet goed genoeg op. Wanneer het over pomodoro’s gaat, daag jezelf uit, maar hou de focus op kwaliteit boven kwantiteit.
Experimenteer met de lengte van je pomodoro’s
Sommige soorten werk vereisen langere periodes in een creatieve flow (denken, coderen, schrijven, componeren, etc.), en dan kunnen 25 minuten te kort zijn. Probeer langere werksessies met langere pauzes. Uit een onderzoek van DeskTime bleek dat een focus van 52 minuten en een pause van 17 minuten de perfecte balans is. Anderen geven de voorkeur aan 90 minuten met een pause van 20-30 minuten, gebaseerd op Ultradiaanse ritmes.
Voor taken die je om de een of andere reden aan het uitstellen bent, kunnen 25 minuten te lang zijn. Als je veel mentale weerstand voelt, of je kan jezelf er gewoon niet toe brengen om je 25 minuten lang te focussen, probeer dan een pomodoro van 15, 10 of zelfs 5 minuten.
Voor de meeste mensen ligt de ideale tijdspanne voor optimale concentratie meestal tussen 25 en 50 minuten, met een pauze van 5-15 minuten. Probeer je intervallen te mengen, gebaseerd op je beschikbare energie, het type werk, en hoezeer je door een bepaalde taak liever je hoofd wil begraven in die schattige puppyvideo’s op Youtube.
Blijf weg van schermen tijdens pauzes
Niet alle pauzes zijn evenwaardig. Als je pomodoro-werksessies op je computer plaatsvinden, schakel dan niet zomaar over naar Twitter of Instagram wanneer de timer afgaat. Geef je ogen en hersenen een pauze van schermen, dat betekent ook je telefoon! Sta op, beweeg, rek je uit, ga naar buiten, doe een mini-meditatie, pak een snack, kijk door het raam naar de vogels. Als je thuis werkt, vouw dan wat kleren op of ruim de keukentafel op.
Wat je ook doet, je pauze zal mentaal veel verfrissender zijn als je even weg bent uit de gloeiende hypnose van je computer of telefoon.
Gebruik een app om je pomodoro’s af te dwingen
Mensen kunnen falen. Hoe gemotiveerd je ook bent aan het begin van de dag, het is echt moeilijk om je daadwerkelijk aan je pomodoro’s te houden. Hou jezelf verantwoordelijk met een app om je te herinneren om een pauze te nemen.
De beste apps laten je zelf instellen hoe lang je werksessies zijn, hoe opdringerig je herinneringen moeten zijn en hoe strikt je je pauzes wil handhaven. Sommige sluiten je zelfs buiten uit je computer voor de duur van je pauze.
We raden Big Stretch voor Windows en BreakTime voor Mac aan.
Pomodoro in Todoist
Dus, je bent ervan overtuigd dat de Pomodoro-techniek de beste uitvinding is sinds gesneden brood. Nu is het tijd om de methode in daden om te zetten. Hier is hoe je je pomodoro’s met Todoist kan plannen:
Plannen
Bekijk aan het begin van de dag (of de avond ervoor) al je actieve projecten en éénmalige taken en plan alles dat je vandaag wil bereiken in.
Schat in hoeveel pomodoro’s elke taak in beslag zal nemen. Voeg tomatenemoji’s toe aan het einde van de taaknaam om je pomodoro-schatting aan te geven.
Houd de Alt/Option-toets ingedrukt terwijl je op een taak klikt om de taaknaam snel te bewerken zonder het volledige taakoverzicht te openen.
Splits alles dat groter is dan vier pomodoro’s op in kleinere subtaken. Een project “herontwerpen van website” kan bijvoorbeeld een subtaak nodig hebben dat meer in een pomodoro-formaat past, zoals “5 voorbeeldwebsites ter inspiratie vinden”.
Wanneer je dan je overzicht Vandaag opent, zie je je ingeplande taken met het aantal pomodoro’s dat voor elke taak nodig is. Versleep je taken in de volgorde waarin je ze wil doen.
Als je meer dan 12-14 pomodoro’s hebt (onthoud de buffer!), stel je enkele taken uit naar de volgende dag of later in de week. Als je 10 taken hebt die je op een dag wil doen, kan je het handig vinden om slechts de helft van de lijst in te plannen en een label “@stapel” toe te voegen aan de taken die je zal doen wanneer je tijd hebt.
Misschien wil je taken die je elke dag doet (of zelfs meerdere keren per dag) toevoegen als terugkerende taken. Je kan bijvoorbeeld een taak “ga naar inbox zero” ingepland hebben op “elke werkdag”. Hier is hoe je terugkerende deadlines toevoegt in Todoist.
Werken
Je begint de dag met een duidelijk plan waar je tijdens elke pomodoro aan gaat werken. Je kan de timer op je telefoon gebruiken, een fysieke Pomodoro-timer, of een van de vele digitale alternatieven zoals Pomodone die integreert met Todoist.
Zodra je timer start, moet het afgaan! Blijf gefocust door ideeën of verzoeken die binnenkomen als nieuwe taken toe te voegen in je Todoist-inbox. Wanneer je timer afgaat, kan je de lijst bekijken, dringende taken inplannen voor een latere pomodoro, en minder dringende zaken op te bergen voor een andere dag.
Herhalen
Bouw je concentratiespier op door van je pomodoro-planning een dagelijkse routine te maken. Voeg een taak toe in Todoist om elke ochtend op hetzelfde tijdstip jezelf eraan te herinneren je pomodoro’s te plannen. Daag jezelf uit om elke dag een bepaald aantal pomodoro’s te halen, en neem aan het einde van de dag de tijd om na te denken over wat goed ging en hoe je je focus in de toekomst zou kunnen verbeteren.
