Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer
Het geheim voor een effectief tijdmanagement is… het denken in tomaten in plaats van uren? Op het eerste zicht misschien gek, maar miljoenen mensen zweren bij de levensveranderende kracht van de Pomodoro-techniek. (Pomodoro is Italiaans voor tomaat. 🍅)
Deze populaire methode voor tijdmanagement vraagt je om pomodoro's (gefocuste werksessies) af te wisselen met regelmatige korte pauzes om duurzame concentratie te bevorderen en mentale vermoeidheid te verjagen.
Hier bij Todoist weten we dat de dagelijkse sleur uitputtend kan zijn. Daarom bieden we manieren aan om je te helpen je meest productieve en stressvrije leven te leiden. De Pomodoro-techniek is een van de meest effectieve manieren om productiviteit te maximaliseren en overweldiging te minimaliseren.
De Pomodoro-techniek kan iets zijn voor jou als je...
Merkt dat kleine afleidingen vaak de hele werkdag doen ontsporen
Regelmatig werkt voorbij het punt van optimale productiviteit
Veel werk met een open einde hebt, dat een onbeperkt aantal tijd in beslag kan nemen (bv. studeren voor een examen, onderzoek doen voor een blogpost, etc.)
Veel te optimistisch bent over hoeveel je op een dag gedaan kan krijgen (wij allemaal, eigenlijk 🙃)
Het gamificeren van doelstellingen leuk vindt
Fan bent van tomaten
Maar omdat iedereen op verschillende manieren leert (en we weten dat sommigen onder jullie liever kijken dan lezen), hebben we ook een video over de Pomodoro-techniek gemaakt. Bekijk de video hieronder, of blijf verder lezen voor een diepere duik.
Wat is de Pomodoro-techniek?
De Pomodoro-techniek is een methode voor tijdmanagement waarbij je gedurende 25 minuten geconcentreerd werkt (gekend als pomodoro's) en dan een pauze van vijf minuten neemt. We houden van deze methode omdat het:
De concentratie verbetert
Afleiding minimaliseert
Burnout voorkomt
Verantwoordelijkheid promoot
Motivatie boost
Perfectionisten en uitstellers zullen het daarom nuttig vinden. Het is makkelijker om je te verbinden aan 25 minuten werk per keer dan aan een hele namiddag onafgebroken werken.
In dit artikel verwijzen we zowel naar de Pomodoro-techniek als de Pomodoro-methode, die precies hetzelfde zijn.
Nu je begrijpt wat de Pomodoro-methode is en, nog belangrijker, wat een Pomodoro is, laten we de geschiedenis ervan bekijken, en ontdekken wat er aan de hand is met al die tomatenwekker-referenties.
Wat is de geschiedenis van de Pomodoro-techniek?
De Pomodoro-techniek werd eind jaren 80 uitgevonden door Francesco Cirillo, een universiteitsstudent. Net als veel studenten die overweldigd werden door opdrachten en intense studieschema's, had Cirillo moeite om taken te voltooien zonder zich opgebrand te voelen.
Gelovend dat elke vooruitgang goede vooruitgang is, daagde hij zichzelf uit om zich slechts tien minuten te concentreren. Om deze uitdaging aan te gaan, gebruikte hij een tomaatvormige keukentimer, en de Pomodoro-techniek was geboren.
Hoewel Cirillo een boek van 160 pagina's schreef over de Pomodoro-techniek, is het de eenvoud ervan die mensen ertoe aanzet de Pomodoro-methode te proberen.
Maar hoe werkt Pomodoro?
Hier is de basisstappen om vandaag nog te beginnen met de Pomodoro-techniek:
Pak een to do list en een timer (een tomaat-timer hoeft niet per se, eender welke timer is goed genoeg!)
Stel je timer in op 25 minuten en concentreer je op één taak totdat de timer afgaat.
Wanneer je sessie stopt, streep je een pomodoro af en noteer je wat je voltooid hebt.
Geniet daarna van een pauze van vijf minuten.
Neem na vier pomodoro's een langere, meer herstellende pauze van 15-30 minuten.
Nog beter: de Pomodoro-methode is aanpasbaar. Je moet je niet aan de intervallen van 25 minuten houden. Je kan je pomodoro's aanpassen naargelang je individuele behoeften, of dat nu kortere sprintjes zijn voor uitdagende taken, of langere gefocuste periodes voor diep werk.
Drie Pomodoro-regels voor maximale productiviteit
De 25-minuten werksprints vormen de kern van de methode, maar een Pomodoro-praktijk omvat ook drie regels om het meeste uit elk interval te halen:
Splits complexe projecten op. Als een taak meer dan vier pomodoro’s vereist om het te voltooien, moet het opgesplitst worden in kleinere, uitvoerbare stappen. Wanneer je je aan deze regel houdt, maak je duidelijke vorderingen met je projecten.
Kleine taken gaan samen. Taken die minder dan één pomodoro in beslag nemen, moeten gecombineerd worden met andere eenvoudige taken. Bijvoorbeeld, “Huur betalen”, “Afspraak bij dierenarts maken”, en “Pomodoro-artikel lezen” kunnen samen in één sessie.
Zodra een pomodoro ingesteld is, moet het afgaan. De pomodoro is een ondeelbare tijdseenheid en kan niet onderbroken worden, zeker niet om inkomende e-mail, teamchats of tekstberichten te controleren. Alle ideeën, taken of verzoeken die opduiken moeten genoteerd worden om er later terug op te komen. Een digitale taakmanager zoals Todoist is hiervoor een goede plek, maar pen en papier volstaan ook.
In geval van een onvermijdbare onderbreking, neem je je pauze van 5 minuten en begin je opnieuw. Cirillo raadt aan dat je (interne of externe) onderbrekingen bijhoudt wanneer ze zich voordoen, en dat je nadenkt over hoe je ze in je volgende sessie kan vermijden.
Deze regel geldt ook als je je taak afrondt voordat de timer afgaat. Gebruik de rest van je tijd voor overlearning, of om je vaardigheden of kennis te verbeteren. Je kan de extra tijd bijvoorbeeld spenderen aan het lezen van vakbladen of het onderzoeken van opportuniteiten om te netwerken.
Todoist-tip
Houd een “Overlearning”-project bij in Todoist met een lijst van taken waaruit je snel kan kiezen wanneer je wat pomodoro-tijd over hebt.
Als het systeem simpel lijkt, is dat omdat het ook zo is. De Pomodoro-methode is bedoeld om je hoofd in de juiste zone te krijgen om je taken af te werken.
Werkt de Pomodoro-techniek?
Ja, De arbitraire dwaasheid van het gebruiken van een tomaat als een stand-in voor tijdseenheden staat haaks op de serieuze doeltreffendheid van de Pomodoro-techniek om mensen te helpen dingen gedaan te krijgen. Wat de Pomodoro-techniek zo effectief maakt is dat het consistentie opbouwt. Het helpt je om routines en consistente werkgewoonten op te bouwen, in plaats van te wachten tot je geïnspireerd wordt.
Wanneer je gewend raakt aan de Pomodoro-techniek, vermijd je cognitieve biases bij tijdmanagement. Je stopt met je zorgen te maken over de eindeloze lijst taken en je begint te focussen op wat je nu kan bereiken. Routines en gezonde gewoonten leren je om aardiger te zijn tegen jezelf en om een balans te vinden tussen werken en rusten om je brein geëngageerd te houden.
Hier zijn een paar andere voordelen van de Pomodoro-techniek die het bij uitstek geschikt maken om je productiviteit te boosten.
Het eenvoudig maken om gewoon te beginnen
Tim Pychyl, een professor in het departement Psychologie van de Carleton University en auteur van Procrastination, Health, and Well-Being, stelt dat ons vermogen om te beginnen met uitstellen direct gerelateerd is aan ons vermogen om met negatieve emoties om te gaan.
Het is ongemakkelijk om een grote taak of een project aan te pakken, eentje waarvan je misschien niet zeker weet hoe je moet beginnen. Het voelt overweldigend en plotseling lijken alle andere dingen aantrekkelijker. E-mails controleren, door sociale media scrollen en zelfs je bureau opruimen. Je begint te uitstellen zonder het te beseffen, omdat je geconfronteerd wordt met een probleem dat je niet wil aanpakken.
Gelukkig is er ook een effectieve manier om uit deze cyclus van vermijding te breken:
👉 Verklein datgene dat je uitstelt tot een kleine, niet-intimiderende eerste stap.
In plaats van bijvoorbeeld te gaan zitten om een hele roman te schrijven, ga je zitten om een hoofdstuk te schrijven. Nog steeds te moeilijk? Probeer gewoon om voor tien minuten te schrijven. Iets kleins doen voor een korte periode is veel gemakkelijker dan te proberen om een groot project in één keer aan te pakken.
Dit is precies wat de Pomodoro-techniek van je vraagt: splits je projecten of doelen tot beheersbare taken die je slechts voor telkens 25 minuten hoeft te doen. Deze aanpak houdt je gemotiveerd en gefocust op dat ene volgende ding dat je moet doen in plaats van overweldigd te raken door de enormiteit van wat je op je neemt.
Maak je geen zorgen over het resultaat, doe gewoon één pomodoro per keer.
Vis uit welke productiviteitsmethode het beste bij jou past
Krijg een gepersonaliseerde aanbeveling, gebaseerd op je werkstijl en doelen.
Doe de quiz
Het bestrijden van afleiding
De constante stroom van informatie via e-mails, teamchats en notificaties van sociale media eist steeds meer onze aandacht op. Als je ooit onderbroken bent geweest terwijl je in een flow zat, weet je hoe moeilijk het kan zijn om je focus terug te vinden.
Hoewel het verleidelijk is om technologie overal de schuld van te geven, suggereert Gloria Mark, een professor in informatica aan de University of California (met een PhD in psychologie van Columbia University) dat de helft van alle afleidingen op het werk aan onszelf te wijten is. Met andere woorden, we halen onszelf uit onze focus.
We rechtvaardigen deze afleidingen vaak met gedachten zoals:
“Moet ik in plaats daarvan aan deze andere taak werken?”
“Nu een pauze nemen lijkt goed”
“Ik ga deze e-mail even snel controleren”
"Ik moet nog reageren op die ene vriend die ik op gelezen heb laten staan..."
“Ik heb nu echt zin in bubble tea, ik moet het gaan halen”
Die kleine onderbrekingen stapelen zich op! Het is niet alleen de tijd die je verliest aan afleidingen... het kost ook tijd en energie om je aandacht opnieuw te focussen. Na het schakelen kan ons hoofd wel 20 minuten blijven hangen bij de vorige taak, tot we ons weer volledig kunnen focussen. Het toegeven aan de impuls om “eventjes” op Tiktok te gaan kijken kan veranderen tot 20 minuten proberen om terug aan de slag te gaan.
De Pomodoro-techniek helpt je om al die zelf-onderbrekingen te weerstaan en je hersenen opnieuw te trainen om je te focussen. Elke pomodoro is gewijd aan één taak en elke pauze is een kans om te resetten en je aandacht terug te brengen naar waar je aan zou moeten werken.
Het helpt je om je tijd te tracken
When planning out our future projects, most of us fall victim to the planning fallacy. We tend to underestimate the time needed to complete future tasks, even when we know similar tasks have taken longer in the past. Your present bias pictures your future self operating under entirely different circumstances and time restraints.
De Pomodoro-techniek kan een waardevol instrument zijn tegen de planning fallacy. Wanneer je in korte, getimede sessies begint te werken, is tijd niet langer een abstract begrip, maar een concrete gebeurtenis. Het wordt een pomodoro, een eenheid van zowel tijd als inspanning. Verschillend van het idee van 25 minuten “werk” in het algemeen, is een pomodoro een gebeurtenis dat zich focust op één enkele taak (of meerdere eenvoudige taken).
Het begrip “tijd” verandert van een negatieve (iets dat verloren is gegaan) tot een positieve weergave van bereikte resultaten. Cirillo noemt dit effect “tijd omkeren” omdat het de perceptie van het verstrijken van de tijd verandert van een abstracte bron van onrust naar een exacte maatstaf van productiviteit.
Schrijver Dean Kissick beschrijft hoe zijn perceptie van tijd veranderde tijdens het gebruik van de Pomodoro-methode voor tijdmanagement:
“Nu mijn pauzes kort en vluchtig zijn, denk ik zorgvuldiger na over wat ik ermee wil doen, en ik heb gemerkt dat het heel anders is dan de fantasieloze verleidingen waar ik anders standaard voor zou kiezen (op de bank neerploffen, scrollen op mijn telefoon, geïrriteerd raken). In plaats daarvan maak ik een sandwich, doe ik een snelle Franse les, beantwoord ik een paar berichtjes, neem ik een douche, ga ik naar de wasserette; en zulke alledaagse activiteitenzijn bronnen van groot plezier geworden, nu ze beperkt zijn.”
Wanneer je de Pomodoro-techniek gebruikt, heb je een duidelijke meting van je eindige tijd en je inspanningen, waardoor je nauwkeuriger en efficiënter kan nadenken en je dagen kan plannen. Met de nodige oefening, zal je nauwkeurig kunnen inschatten hoeveel pomodoro’s een taak in beslag zal nemen en zal je consistentere werkgewoonten kunnen opbouwen.
Het gamificeren van je productiviteit
Elke pomodoro biedt een kans om te verbeteren tegenover de vorige. Cirillo stelt dat “concentratie en bewustzijn tot snelheid leiden, één pomodoro tegelijkertijd”.
De Pomodoro-techniek is laagdrempelig omdat het meer om de consistentie gaat dan om perfectie. Elke sessie is een nieuw begin. Je kan het systeem voor je laten werken door:
Je doelen te herevalueren
Jezelf uit te dagen om te focussen
Afleiding te beperken
Je voortgang op te volgen
Doelen te bereiken
Beloond te worden (met de kleine pauze's!)
Een andere manier om je productiviteit te gamificeren is door een doel te stellen om elke dag een extra Pomodoro toe te voegen. Dit helpt je jezelf te motiveren om verder te bouwen op je succes.
Je kan ook jezelf uitdagen om een grote taak in een bepaald aantal pomodoro's af te maken. Probeer elke dag een bepaald aantal pomodoro's als doel te stellen, zonder de ketting te breken. Het denken in tomaten in plaats van uren is gewoon leuker.
Snelle tips voor pomodoro's
Hoewel de intervallen van 25/5 minuten voor werken/pauzeren de kern vormen van de Pomodoro-techniek, zijn er een paar dingen die je kan doen om je pomodoro’s effectiever te maken:
Plan je pomodoro's vooraf
Neem een kwartiertje aan het begin van je werkdag (of aan het einde als je voor de volgende dag plant) om je pomodoro’s te plannen. Neem je to do list voor die dag en noteer hoeveel pomodoro’s elke taak in beslag zal nemen.
Onthoud dat taken die meer dan 5 pomodoro’s in beslag nemen opgesplitst moeten worden in kleinere, meer beheersbare taken. Kleinere taakjes, zoals het beantwoorden van e-mails, kunnen samengevoegd worden in één enkele pomodoro.
Als je een werkdag van 8 uur hebt, zorg er dan voor dat je aantal pomodoro’s voor die dag niet hoger zijn dan 16. Als dat wel het geval is, stel dan de minst dringende/minst belangrijke taken uit tot later in de week.
Neem overflow-pomodoro’s op in je dag
Hoewel een werkdag van 8 uur technisch gezien ruimte laat voor 16 pomodoro’s, is het beter om een buffer van 2 à 4 “overflow”-pomodoro’s in te bouwen, voor het geval dat. Gebruik je overflow-pomodoro’s voor taken die langer duren dan gepland, of voor onverwachte taken die in de loop van de dag opduiken.
Als je ze uiteindelijk niet nodig hebt, kan je de extra pomodoro’s dan gebruiken om bij te leren of voor minder prioritaire taken die altijd naar het einde van je to do list geschoven worden. Het is veel minder stresserend om een dag af te sluiten met extra pomodoro’s dan om jezelf te overplannen en achterop te raken.
Hoeveel pomodoro's zitten er in een dag?
Mettertijd krijg je een beter idee van hoeveel hoogkwalitatieve pomodoro’s je eigenlijk op één dag kan doen. Het is oké als het geen volle 16 is. De overgrote meerderheid van de mensen is niet de volledige 8 uur van een werkdag productief en diegenen die denken dat ze dat wel zijn letten waarschijnlijk niet goed genoeg op. Wanneer het over pomodoro’s gaat, daag jezelf uit, maar hou de focus op kwaliteit boven kwantiteit.
Experimenteer met de lengte van je pomodoro's
Sommige soorten werk vereisen langere periodes in een creatieve flow (denken, coderen, schrijven, componeren, etc.), en dan kunnen 25 minuten te kort zijn. Probeer langere werksessies met langere pauzes.
Een DeskTime-onderzoek uit 2014 toonde aan dat een focus van 52 minuten en een pauze van 17 minuten de perfecte balans is. In 2021 hebben ze het onderzoek echter opnieuw uitgevoerd om te zien wat er veranderd is. Het bleek dat de productievere individuen 112 minuten werken en een pauze van 26 minuten nemen. Er is hier geen strikte regel, je bepaalt zelf welke lengte voor jou werkt.
Voor taken die je om de een of andere reden aan het uitstellen bent, kunnen 25 minuten te lang zijn. Als je veel mentale weerstand voelt, of je kan jezelf er gewoon niet toe brengen om je 25 minuten lang te focussen, probeer dan een pomodoro van 15, 10 of zelfs 5 minuten.
Voor de meeste mensen ligt de ideale tijdspanne voor optimale concentratie meestal tussen 25 en 50 minuten, met een pauze van 5-15 minuten. Probeer je intervallen te mengen, gebaseerd op je beschikbare energie, het type werk, en hoezeer je door een bepaalde taak liever je hoofd wil begraven in die schattige puppyvideo’s op Youtube.
Blijf weg van schermen tijdens pauzes
Niet alle pauzes zijn evenwaardig.
Als je pomodoro-werksessies op je computer plaatsvinden, schakel dan niet zomaar over naar X of Instagram wanneer de timer afgaat. Geef je ogen en hersenen een pauze van schermen, dat betekent ook je telefoon! Sta op, beweeg, rek je uit, ga naar buiten, doe een mini-meditatie, pak een snack, kijk door het raam naar de vogels. Als je thuis werkt, vouw dan wat kleren op of ruim de keukentafel op.
Wat je ook doet, je 5 minuten pauze zal mentaal veel verfrissender zijn als je even weg bent uit de gloeiende hypnose van je computer of telefoon.
Gebruik een pomodoro-timer om je pomodoro's af te dwingen
Mensen kunnen falen. Hoe gemotiveerd je ook bent aan het begin van de dag, het is echt moeilijk om je daadwerkelijk aan je pomodoro’s te houden. Hou jezelf verantwoordelijk met een app om je te herinneren om een pauze te nemen.
De beste apps laten je zelf instellen hoe lang je werksessies zijn, hoe opdringerig je herinneringen moeten zijn en hoe strikt je je pauzes wil handhaven. Sommige sluiten je zelfs buiten uit je computer voor de duur van je pauze. Het mooie aan een Pomodoro-app in plaats van een tomaat-timer, is dat je het geluid zelf kan kiezen. Tomaat-timers hebben niet de beste geluiden...
We raden BreakTimer aan (voor zowel Windows als Mac.)
Hoe je pomodoro't in Todoist
Dus, je bent ervan overtuigd dat de Pomodoro-techniek de beste uitvinding is sinds gesneden brood. Nu is het tijd om de methode in daden om te zetten. Hier is hoe je je pomodoro’s met Todoist kan plannen:
Plan je taken (in)
Bekijk aan het begin van de dag (of de avond ervoor) al je actieve projecten en éénmalige taken en plan alles dat je vandaag wil bereiken in.
Schat in hoeveel pomodoro’s elke taak in beslag zal nemen. Voeg tomatenemoji’s toe aan het einde van de taaknaam om je pomodoro-schatting aan te geven.
Todoist-tip
Houd de Alt/Option-toets ingedrukt terwijl je op een taak klikt om snel de naam van de taak te bewerken zonder het volledige taakoverzicht te openen.
Break anything bigger than four pomodoros down into smaller sub-tasks. For example, a project titled "redesign website" might need a more Pomodoro-sized sub-task like "find 5 example websites as inspiration.”
Wanneer je dan je overzicht Vandaag opent, zie je je ingeplande taken met het aantal pomodoro’s dat voor elke taak nodig is. Versleep je taken in de volgorde waarin je ze wil doen.
Als je meer dan 12-14 pomodoro’s hebt (onthoud de buffer!), stel je enkele taken uit naar de volgende dag of later in de week. Als je 10 taken hebt die je op een dag wil doen, kan je het handig vinden om slechts de helft van de lijst in te plannen en een label “@stapel” toe te voegen aan de taken die je zal doen wanneer je tijd hebt.
Todoist-tip
Misschien wil je taken die je elke dag doet (of zelfs meerdere keren per dag) toevoegen als terugkerende taken. Je kan bijvoorbeeld een taak “ga naar inbox zero” ingepland hebben op “elke werkdag”.
Om terugkerende deadlines toe te voegen in Todoist, schakel je de automatische datumherkenning in door op je profielfoto te klikken, daarna Instellingen > Algemeen te selecteren en vervolgens de schakelaar aan te zetten. Nu zal Todoist automatisch de terugkerende datums instellen voor jou, wanneer je sleutelwoorden zoals "elke dag", "elke week" of "elke maand" gebruikt.
Werk aan je projecten
Na het plannen van je taken, kan je je dag beginnen met een duidelijk plan van wat je tijdens elke pomodoro gaat doen. Je kan de timer op je telefoon gebruiken, een fysieke kookwekker, of een van de vele digitale Pomodoro-timer apps die met Todoist integreren, zoals:
Zodra dat gedaan is, kan je je Pomodoro-timer voor elke taak kiezen.
Wanneer de timer afgaat, zal het automatisch je pauze te beginnen timen, maar niet zonder een alarm. Op dit punt stop je te werken.
Blijf gefocust door ideeën of verzoeken die binnenkomen als nieuwe taken toe te voegen in je Todoist-inbox. Wanneer je Pomodoro-timer afgaat, kan je de lijst reviewen, dringende taken inplannen voor een latere pomodoro, en minder dringende zaken op te bergen voor een andere dag.
Herhaal
Bouw je concentratiespier op door van je pomodoro-planning een dagelijkse routine te maken. Voeg een taak toe in Todoist om elke ochtend op hetzelfde tijdstip jezelf eraan te herinneren je pomodoro's te plannen. Daag jezelf uit om elke dag een bepaald aantal pomodoro’s te halen, en neem aan het einde van de dag de tijd om na te denken over wat goed ging en hoe je je focus in de toekomst zou kunnen verbeteren.
Het gebruik van de Pomodoro-methode is als het hebben van een superkracht om eindelijk je to do list aan te pakken zonder schuldgevoel en angst. In plaats van "door te zetten" en jezelf te overwerken tot uitputting, neem je kleine pauzes om je geest alert te houden.
En als je denkt dat deze tomatenmethode te simpel is en geen verschil maakt, doe dan een klein experiment en probeer het een week! Het mag dan een van de eenvoudigste productiviteitsmethoden zijn, maar dat betekent niet dat het gemakkelijk is. Vergeet niet, mensen zijn feilbaar.
Het goede nieuws is dat als je de Pomodoro-techniek lang genoeg volhoudt, je je zelfdiscipline traint en die zelfvoldane tevredenheid voelt van een dag die niet alleen goed gepland, maar ook goed uitgevoerd is.
