Todoist는 간단하고 직관적이어서 팀을 신속하게 구성하고 운영할 수 있으며, 유력하여 가장 야심찬 프로젝트도 순조롭게 진행할 수 있습니다.
Todoist에 팀 추가
Todoist에 팀을 추가하면, 모든 사람의 개인 작업 및 프로젝트를 분리하여 팀 업무를 위한 공유 작업 영역을 제공받게 됩니다.
- 팀 프로젝트는 팀에 속하며 (비공개로 설정하지 않는 한) 모두에게 접근 가능합니다.
- 사이드바에 개인 프로젝트는 비공개로 유지되며 팀을 나갈지라도 관리할 수 있습니다.
설명:
- 공개 팀 프로젝트를 검색 및 미리 보기하여 관련된 프로젝트에 합류하세요.
- 팀 멤버들이 미리 보고 즉시 조치를 취할 수 있는 프로젝트, 섹션 및 댓글 직접 링크를 공유하세요.
- 오늘, 다음 및 필터 보기에 보기 옵션 메뉴에서 개인 및/또는 팀 프로젝트별로 작업을 그룹핑하거나 필터링하여 일과 생활을 더 잘 구분하세요.
팀 리더가 Todoist에 팀을 추가할 때:
- 팀의 모든 작업에 대한 투명하고 체계적인 개요를 제공하며 모든 개별 프로젝트에 합류할 필요 없이 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
- 데이터 소유권을 명확하게 만듭니다. 팀 프로젝트는 팀에 속합니다. 개인 프로젝트는 개인에 속합니다.
- 관리자에게 팀 설정의 권한 및 데이터 접근에 대한 더 많은 제어 권한을 부여합니다.
또한, 팀을 비지니스 플랜으로 업그레이드하면 모든 멤버가 미리 알림, 개인 프로젝트용 캘린더 레이아웃, 작업 기간 등 모든 프로 플랜 기능에 자동적으로 접근할 수 있습니다!
그리고 팀 멤버들이 개인적인 할일을 체계적으로 정리하고 팀워크가 마법처럼 더욱 원활하게 이루어지는 경향이 있습니다. 💆
팀 설정
가장 먼저, Todoist에 팀을 구성하고 첫날부터 작업을 시작할 준비를 하세요.
1. 팀을 생성하세요
이미 Todoist 계정이 있다면, 무료로 새 팀을 생성하여 시작하세요. 웹 또는 데스크탑 앱에 Todoist 좌측 하단에서 옵션을 찾을 수 있습니다.
Todoist 이용이 처음일 경우, 새 계정을 생성하세요. 가입하는 동안 팀 옵션을 토글하면 팀 생성에 대해 안내를 받을 겁니다.
참고
각 팀에 제공되는 5개의 무료 프로젝트와 함께 Todoist에서 팀과 공동 작업하세요. 더 많은 프로젝트를 사용하기 위해 비지니스 플랜으로 업그레이드하세요.
2. 팀 멤버들을 초대하세요
팀 우측 상단에 멤버를 클릭하세요. 팀 멤버를 초대하는 두 가지 옵션이 보일 겁니다:
- 이메일 초대: 팀 합류 초대 이메일을 전송합니다.
- 링크 초대: 팀 초대 링크를 복사하여 공유합니다.
(필요한 경우, 여기서 다른 사람의 접근 권한을 삭제하고 팀 역할 ( 관리자, 멤버, 또는 게스트)을 변경할 수도 있습니다.)
3. 새 프로젝트와 함께 팀워크를 시작하세요
팀이 작업 중인 중요한 것들을 위한 하나 또는 두 개의 새 프로젝트를 생성하고 생각나는 관련 작업을 나열하세요. (또는 미리 만들어진 팀용 템플릿으로 시작하세요.)
빠른 팁
팀 프로젝트를 부서, 클라이언트, 이니셔티브, 팀과 가장 관련된 프로젝트를 찾는 데 도움이 되는 것 무엇이든 폴더로 정리하세요.
팀 프로젝트를 생성하거나 이동시킬 때, 다음 두가지 접근 옵션이 제공됩니다:
- 전체 접근: 모든 팀 멤버가 보고 합류할 수 있습니다. 작업을 더 손쉽게 찾고 공유하려면 이 옵션을 선택하세요.
- 제한된 접근: 프로젝트에 초대된 사람들만 접근할 수 있습니다. 이 옵션을 선택하여 1대 1 미팅 안건 또는 채용 계획 등 원하는 것을 비공개로 유지하세요.
팀 프로젝트를 생성한 후, 우측 상단에 공유 아이콘을 클릭하여 관련 팀 멤버와 공유하세요. 모든 멤버는 공개 팀 프로젝트를 검색하고 미리 보기할 수 있지만, 작업을 할당하고 댓글에 태그를 지정하려면 먼저 프로젝트에 합류해야 합니다.
프로젝트를 더 신속하게 공유하기 위해 프로젝트 링크를 복사하여 이메일, 슬랙 메세지, Twist 스레드 또는 팀이 소통하는 모든 곳에 공유하세요. 팀 멤버들은 링크를 클릭하여 스스로 프로젝트를 미리 보고 합류할 수 있습니다.
기존 팀 합류
이메일 또는 링크를 통해 성공적으로 팀에 합류했습니까? 축하합니다! 이제 당신과 관련된 팀 프로젝트에 합류하세요.
- 사이드바에 팀 이름을 클릭하여 모든 팀 프로젝트 목록을 보세요.
- 그 다음, 미리 보고 합류할 프로젝트를 클릭하세요.
당신이 참여한 프로젝트는 손쉬운 접근을 위해 사이드바에 팀 이름 아래에 표시됩니다.
팀이 알아야 하는 새로운 사항이 있습니까? 팀의 워크플로에 익숙해지면 자신만의 프로젝트를 생성하고 공유할 수 있습니다.
빠른 팁
가장 중요한 프로젝트를 즐겨찾기에 추가한 다음, 개인 및 팀 프로젝트 목록을 접어 사이드바를 깔끔하게 보이게 하여 집중할 수 있도록 하세요.
팀 작업 관리 우수 사례
팀을 구성하고 모든 팀 멤버를 초대했습니다. 이제 함께 작업을 시작하세요. 다음은 모든 사람이 같은 내용을 이해하고 문제가 발생하지 않도록 하는 몇 가지 우수 사례입니다...
모든 작업을 할당하여 누가 무엇을 담당하는 지에 대해 명확하게 하세요
Todoist에서 각 작업은 한 사람에게만 할당될 수 있으므로 누가 무엇을 하는 지에 대한 의문의 여지가 없습니다.
여러 사람에게 동일한 작업을 할당하고 싶습니까? 몇 가지 옵션이 있습니다:
마감 날짜 또는 반복 마감 날짜를 설정하여 모든 사람이 마감이 언제인지 명확하게 알 수 있습니다
작업 입력란에 마감 날짜를 입력하면 Todoist의 스마트한 빠른 추가가 그것을 인식하고, 하이라이트 표시하여, 작업을 추가할 겁니다. 자연 언어 마감 날짜는 "내일"처럼 간단할 수도 있고 "8월 5일 시작 4월 10일 종료 세번째 목요일마다"처럼 복잡할 수도 있습니다.
사용할 수 있는 더 많은 마감 날짜 예시를 참조하세요.
빠른 팁
반복 마감 날짜는 월간 보고서와 같은 작업에 특히 유용합니다. 각 단계를 하위 작업으로 추가하면 매달 체크리스트를 직접 확인하거나 반복되는 작업을 팀 멤버에게 할당하기가 쉽습니다. 명확하게 나열된 각 단계에서 수행해야 할 작업이 무엇인지 정확히 알 수 있습니다.
사람들이 시작하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있도록 작업 설명에 콘텍스트를 추가하세요
문서 링크와 가능한 한 많은 관련 세부사항을 포함시키세요. 정보를 찾는 데 시간을 낭비하는 대신 팀 멤버들이 바로 시작할 수 있습니다.
설명은 작업 보기 위에 정리되어 있으며 프로젝트 목록의 작업 아래에 표시됩니다.
빠른 팁
때때로 "do" (실제로 작업을 수행할 때)는 "due" (작업을 완료해야 하는 때)가 아닙니다. 이 경우 작업 설명 위에 최종 마감 날짜를 기록하여 작업 목록에서 항상 볼 수 있도록 하고 작업의 실제 마감 날짜를 팀 멤버들의 오늘 보기에 표시할 때로 설정하세요.
세부사항을 논의하고 댓글에 파일을 업로드하세요
작업 내에서 바로 질문하고, 더 많은 정보를 제공하고, 상태 업데이트를 제공하세요. 실행 가능한 정보는 메세징 앱 전체에 분산되는 대신 작업 자체의 콘텍스트에 유지됩니다.
적합한 팀 멤버들을 태그하여 새 댓글에 대한 알림을 받을 수 있도록 하세요.
참고
작업 설명 vs 댓글: 작업에 대한 영구 정보 및 리소스는 작업 설명을 사용하세요. 댓글을 사용하여 파일을 업로드하고 팀 멤버들과 논의하고 상태 업데이트를 공유하세요.
더 나은 집중을 위해 작업 보기 사용자 정의
당신의 팀은 야심 찬 계획을 가지고 있지만 모든 작업과 세부사항의 부담감 때문에 망설일 수 있습니다. 작업 보기를 적시에 적절한 일에 집중하도록 유지하기 위한 세 가지 방법이 있습니다.
보기 옵션을 사용하면 가장 대규모 프로젝트도 손쉽게 관리할 수 있습니다
융통성 있는 보기 옵션을 사용하여 대규모 프로젝트를 조정하고 원하는 방식으로 작업을 재정렬, 정렬, 필터링할 수 있습니다. 팀 프로젝트 우측 상단에 보기 옵션 아이콘을 클릭하여 다음을 수행하세요:
- 프로젝트에 따라 목록, 캘린더, 및 보드 레이아웃 간에 전환하세요.
- 작업 이름, 할당된 사람, 마감 날짜, 추가된 날짜, 라벨 또는 우선 순위 레벨별로 프로젝트를 그룹핑, 필터링 및 정렬하세요. 예를 들어, 대규모 프로젝트 내에서 자신에게 할당된 작업만 볼 수 있습니다.
- 완료한 작업을 토글하여 프로젝트 진행 상황을 확인하세요. 또는 숨기기하여 프로젝트를 깔끔하게 보이게 하여 집중할 수 있도록 하세요.
오늘 및 다음 보기에서 작업 영역별로 작업을 구분하세요
오늘 및 다음 보기에서도 보기 옵션에 접근할 수 있습니다. 개인 작업과 팀 작업을 모두 분리하여 볼 수 있도록 작업 영역별로 그룹핑하는 옵션이 표시됩니다. 또는 작업 영역별로 필터링하여 직장에 있을 때는 개인 작업을 숨기고 집에 있을 때는 팀 작업을 숨길 수 있습니다.
본인 또는 팀 멤버들의 작업을 위한 사용자 정의 필터 설정
자신의 필터를 저장하여 본인 작업 또는 팀 멤버들 작업의 하위 집합에 집중하세요.
예를 들어, 이번 주에 "Marija"에게 할당된 모든 작업에 대한 필터를 생성하여 주간 1대 1을 준비할 때 Marija의 작업을 파악할 수 있습니다.
- 팀 프로젝트 내의 작업만 포함하려면 검색
작업 영역: 팀 이름을 사용하세요. - 개인 프로젝트 내의 작업만 포함하려면 검색
작업 영역: 프로젝트를 사용하세요.
다음은 유용할 수 있는 몇 가지 작업 영역 기반 필터입니다:
| 필터 검색 | 결과 | 용도 |
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작업 영역: [팀 이름] & 할당된 사람: 나 & 다음 7일 | 팀에서 당신에게 할당된 금주에 마감인 모든 작업 | 금주 공동 작업 계획하기 |
|
작업 영역: [팀 이름] & 할당한 사람: 나 | 팀에서 다른 사람에게 할당한 모든 작업 | 위임한 작업의 진행 상황 파악하기 |
| 작업 영역: [팀 이름] & 기한이 지난 | 팀에 모든 기한이 지난 작업 | 방해 요소를 찾고 계획을 조기에 조정하기 |
멀티 프로젝트 작업 관리
데스크탑 앱에서 멀티 Todoist 창을 열어 (우측 상단 코너에 점 세 개 아이콘 → 새 창에서 열기를 클릭하여) 멀티 프로젝트에 팀 작업을 관리하세요.
맥OS에서 Window → 항상 위 (또는 Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) 또는 윈도우에서 Todoist 우측 상단 코너에 핀 아이콘 (또는 Ctrl + F11)을 클릭하여 언제든지 쉽게 참조할 수 있도록 Todoist 창을 띄워 항상 보이게 유지하세요. 더 이상 실행 중인 앱이 너무 많아 Todoist 창을 찾을 필요가 없습니다!
업무 상황을 항상 알 수 있도록 보고하기
완료한 작업을 아는 것은 다음 수행해야 할 작업을 아는 것만큼 중요합니다. 팀이 수행하는 모든 것에 대한 최신 정보를 얻을 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다...
활동 로그에서 팀 작업의 스냅샷을 만드세요
활동 로그에는 당신과 팀 멤버들의 모든 활동이 표시됩니다.
사람 기준 필터링으로 개별 팀 멤버들이 어떤 작업을 수행했는 지 확인하세요. 메뉴에서 모두를 선택하여 전체 팀의 최근 생산성에 대한 개요를 보세요.
완료한 작업의 개요를 보려면 동작 메뉴에서 완료한 작업을 선택하세요.
구글 스프레드시트 확장 프로그램과 함께 사용자 정의 가능한 프로젝트 보고서를 생성하세요
작업을 구글 스프레드시트로 내보내기하여 프로젝트 상태를 신속하게 문서화하고 보고하세요. 예를 들어, 완료한 모든 작업 목록 또는 마감 날짜별로 정렬된 모든 활성 작업 목록을 내보내세요.
보고서 생성은, 프로젝트를 열고 프로젝트 메뉴에서 구글 스프레드시트로 내보내기를 선택한 다음, 스프레드시트에 포함시킬 작업 입력란 (마감 날짜, 완료 상태, 우선 순위, 생성 날짜, 설명, 섹션 및 할당된 사람)을 선택하세요.
준비되셨습니까?
어떤 팀도 정확히 동일한 방식으로 Todoist를 이용하지 않습니다. 이 가이드는 단지 시작점일 뿐입니다! 당신의 팀을 추가하고 Todoist와 함께 워크플로 구축을 시작하세요.