Todoist でチーム タスクを管理する

Todoist はシンプルで直感的に使用でき、チームもすぐに慣れることができます。最も大きなプロジェクトさえもきちんと管理できるパワフルさを備えています。

Todoist にチームを追加する

Todoist にチームを追加すると、チームワークのための共有ワークスペースを入手できます。併せて、個人タスクと個人プロジェクトも別で管理できます。

• チーム プロジェクトは、チームに属し、（明示的にプライベートに設定されていない限り）全員がアクセスできます。
• 個人プロジェクト （サイドバーの “マイ プロジェクト” の下にあるすべてのもの）は、プライベートのまま保たれ、たとえ、チームから退出しても、あなただけが管理できます。

全員が下記のことができるようになります:

• パブリックなチーム プロジェクトを閲覧、プレビューし、自分に関係するプロジェクトに参加する。
• チームメイトがプレビューでき、即座に行動に移せるように、プロジェクト、セクション、タスク、コメントのダイレクト リンクを共有する。
• 今日、近日予定、フィルター画面の表示オプション メニューで、タスクを個人プロジェクトとチーム プロジェクト毎にグループ分けまたはフィルタリングして、仕事と私生活を上手に分ける。

Todoist にチームを追加する、チーム リーダー向け:

• すべてのチームワークが一か所に整理されるので、個々のプロジェクトに参加せずとも、進捗が手に取るように分かります。
• データの所有権が明白です。チーム プロジェクトはチームに属します。個人プロジェクトは個人に属します。
• チームの設定で、管理者に、許可設定やデータ アクセスに関するさらなる権限を付与します。

さらに、チームをビジネス プランにアップグレードすると、リマインダー、個人用プロジェクトのためのカレンダー レイアウト、タスクの所要時間など、メンバー全員に個人用のすべてのプロ機能が自動的に付与されます！

チームメイトが、個人の ToDo を管理できれば、チームワークも魔法のようにスムーズに進みますね。💆

チームをはじめから設定する

まず、Todoist でチームを設定して、初日からタスクに取り掛かれるように準備しましょう。

ステップ 1. チームを作成する

既に Todoist アカウントをお持ちの方は、無料で新しいチームを作成するところからはじめましょう。Todoist のウェブまたはデスクトップ アプリの左下にオプションが表示されています。

Todoist をはじめてご利用の方は、新しいアカウントを作成しましょう。サインアップの際に、チーム オプションをオンにすると、チームの作成時にガイドが表示されます。

ステップ 2. チームメイトを招待する

チーム右上のメンバーをクリックします。チーム メンバーを招待する 2 つのオプションが表示されます:

• メールで招待する: チームに参加するための招待状を送ります。
• リンクで招待する: 招待リンクをコピーして、チームとシェアします。

（必要な場合はこちらから、誰かのアクセスを削除したり、チームの役割 – 管理者、メンバー、ゲスト – を変更できます。）

ステップ 3. 新しいプロジェクトを作成して、チームワークを開始する

チームが現在取り組んでいる新しいプロジェクトを 1 つか、2 つ共有ワークスペースで作成し、思い浮かぶ関連タスクをリストアップします。（または、厳選されたチームのためのテンプレートを使って始めましょう。）

チーム プロジェクトを作成または移動する時に、2 つのアクセス オプションが表示されます:

• フル アクセス: チーム メンバー全員が閲覧＆参加できます。こちらのオプションを選ぶと、仕事の共有と検索がより簡単にできます。
• 制限付きアクセス: プロジェクトに招待されている人だけがアクセスできます。 1 対 1 のミーティング アジェンダや、雇用プランなど、よりプライベートにしておきたいものにはこのオプションを選びます。

チーム プロジェクトを作成したら、右上の共有アイコンをクリックして、関係するチーム メンバーと共有します。メンバー全員がすべてのチーム プロジェクトを閲覧、プレビューできますが、あなたが先方にタスクをアサインし、コメントでその人をタグ付けするには、その人がプロジェクトに参加している必要があります。

プロジェクトをさらに素早く共有するには、プロジェクト リンクをコピーしてメール、Slack メッセージ、 Twist スレッド、またはチームがコミュニケーションに使うツールでシェアします。チーム メンバーは、リンクをクリックして、自分でプロジェクトをプレビュー/プロジェクトに参加できます。

既存のチームに参加する

チームにメールまたはリンク経由で参加できましたか？おめでとうございます！それでは、ご自分に関係するチーム プロジェクトに参加しましょう。

• サイドバーにあるチーム名をクリックすると、チーム プロジェクトの一覧が表示されます。
• プロジェクトをクリックすると、プレビュー/参加できます。

簡単にアクセスできるように、あなたが参加したプロジェクトが、サイドバーのチーム名の下に表示されます。

チームで管理が必要な新しいタスクがありますか？チームのワークフローに慣れてきたら、自分でプロジェクトの作成/共有を開始できます。

チーム タスクを管理するためのベスト プラクティス

チームの設定が完了し、すべてのチームメイトを招待しました。さっそくコラボレーションを開始しましょう。全員の認識を合わせて、何もヌケモレがないようにするための、ベスト プラクティス（最適の方法）をいくつかご紹介します...

「誰にどんな責任があるか」を全員が把握できるように、すべてのタスクをアサインする

Todoist では、「誰が何を実行することに責任があるか」を明確にするために、各タスクは 1 人だけにアサインできます。

同じタスクを複数の人にアサインしたいですか？いくつかのオプションがあります:

• 1 つのタスクに複数のステップがある場合は、サブタスクを作成して、各担当者を設定します。
• 数名が同じタスクを完了する必要がある場合は、タスクを複製して、複製した各タスクを担当のチームメイトにアサインします。

予定日または繰り返しの予定日を設定する – いつ何が期限なのかを全員が把握できるように

シンプルに予定日をタスク欄に入力すれば、Todoist のスマートなクイック追加機能が認識し、ハイライトして、タスクに予定日を追加して保存します。予定日は自然言語で「明日」などのシンプルなものから、「8 月 5 日から 4 月 10 まで毎月第三木曜日」といった複雑なものまで設定できます。

利用可能な予定日の例をもっと見る。

タスクの説明に背景情報を追加すると、人々が仕事を開始するのに必要な情報を共有できます

ドキュメントのリンクを含めて、できるだけ多くの関連する詳細情報を共有しましょう。こうすれば、チームメイトが必要な情報を探し回ることなく、すぐに仕事を開始できます。

タスクの説明は、タスク画面の上部に表示され、プロジェクトの一覧でもタスクの下に表示されます。

コメントで、詳細について話し合い/ファイルをアップロードする

質問、詳細情報の共有、最新情報の更新が直接タスク内でできます。実行可能な情報を必要な背景情報とともにタスク内で共有できます。（複数のメッセージ アプリを行き来する必要がありません。）

適切なチームメイトをタグ付けして、新しいコメントについて通知しましょう。

タスク画面をカスタマイズして、より集中できる環境をつくる

チームに大きなプランがあっても、たくさんのタスクとその詳細が表示されていると、適切な情報にアクセスできなくなったり、疲弊しがちです。適切な時に適切なことに集中できるように、3 つの方法をご紹介します。

表示オプションを使って、一番大きなプロジェクトさえも扱いやすく

柔軟性のある表示オプションを使って、タスクをお好みの方法で並び替え、フィルタリングして、大きなプロジェクトに取り組みましょう。チーム プロジェクト右上の表示オプションをクリックして、下記を行います。

• プロジェクトのニーズに合わせて、リスト、カレンダー、ボード レイアウトを切り替えます。
• タスク名、担当者、予定日、追加日、ラベル、または優先度でプロジェクトをグループ分け、フィルタリング、並び替えできます。例えば、大きなプロジェクト内であなたにアサインされたタスクだけを表示できます。
• 完了したタスクをオンにすると、プロジェクトの進捗状況がわかります。または、完了したタスクを非表示にすると、プロジェクトをすっきりとした状態に保ち、次のアクションに集中できます。

今日の画面と近日予定画面で、ワークスペース毎にタスクを分類する

今日と近日予定画面でも表示オプションにアクセスできます。そこでは、ワークスペース毎にグループ分けして、個人タスクとチームタスクの両方を分けて表示できます。もしくは、ワークスペース毎にフィルタリングして、仕事の時は個人タスクを非表示にして、家にいるときはチーム タスクを非表示にできます。

自分とチームメイトのタスクに、カスタム フィルターを設定する

独自のフィルターを保存して、ご自分のタスクやチームメイトのタスクを一部に絞って表示しましょう。

例えば、今週が予定日の "Marija" さんにアサインされたすべてのタスクを表示するフィルターを作成すると、1 対 1 の週次ミーティングの準備をするときに、彼女にアサインされたタスクを確認することができます。

• チーム プロジェクト内のタスクだけを表示するには、 ワークスペース: チーム名というクエリを使います。
• 個人プロジェクト内のタスクだけを表示するには、 ワークスペース: マイ プロジェクトというクエリを使います。

下記にワークスペースに基づく便利なフィルターをいくつか記載します:

複数プロジェクトに渡るタスク管理

デスクトップ アプリで複数の Todoist ウインドウを開き（右上の三点アイコンをクリック → 新しいウインドウで開く) 、複数のプロジェクトにまたがるチーム タスクを管理します。

Todoist ウインドウを最前面に表示して、いつでも簡単に参照できるようにするには、macOS の場合: ウインドウ → 最前面に表示をクリックします（またはOption ⌥ + Cmd ⌘ +F）。Windows の場合: Todoist 右上のピン アイコンをクリックします（または Ctrl + F11）。複数のアプリを稼働中に Todoist ウインドウを探す必要がありません！

レポートで仕事の進捗状況を常に把握する

何が完了しているかを把握することは、次に必要なことを把握するのと同じくらい重要です。あなたのチームの最新の進捗状況を把握する方法をいくつかご紹介します...

アクティビティ ログでチームワークのスナップショットを入手

アクティビティ ログには、あなたとチーム メイトが行ったことがすべて表示されます。

人物でフィルタリングすると、個々のチーム メンバーが何に取り組んでいるかを確認できます。チーム全体の最近の生産性の概要を確認するには、メニューから全員を選びます。

完了済みのタスクの一覧を表示するには、アクション メニューから完了したタスクを選びます。

Google Sheets 拡張機能を使って、カスタマイズ可能なプロジェクト レポートを作成する

Google Sheets にタスクをエクスポートすれば、プロジェクト ステータスを素早くドキュメント化し、報告書にまとめることができます。例えば、完了済みの全タスクの一覧または、予定日で並び替えたすべてのアクティブなタスクをエクスポートできます。

レポートを作成するには、プロジェクトを開いて、プロジェクト メニューから Googel Sheets にエクスポートを選び、スプレッドシートに含めたいタスク欄（予定日、完了ステータス、作成日、説明、セクション、担当者を含む）を選びます。

では、さっそくはじめてみますか？

Todoist をまったく同じ方法で使っているチームは二つとしてありません。こちらのガイドは、スタートです。チームを追加して、あなたに最適な方法で Todoist を活用できるように、いろいろなワークフローを試してみましょう。