Todoist でチーム タスクを管理する

あなたはチーム メンバーを Todoist に招待したばかりです。これで、長期間に渡るプロジェクトを進めていく準備が整いました。Todoist でチーム タスクを管理してコラボレーションするための、ベスト プラクティスを学びましょう。

新しいプロジェクトを作成して、チームワークを開始する

チームが取り組んでいる優先度の高いプロジェクトを 1 つか 2 つ選び、これらのプロジェクトを共有のワークスペースに追加します。思いつく関連タスクもいくつか追加しましょう。チーム メンバーが Todoist を開いたときに取り組むべきことがすぐにわかります。

チーム メンバーにタスクをアサインする

プロジェクト内のすべてのタスクをチームメンバーにアサインして、各メンバーの担当を明らかにします。Todoist では、タスク 1 つに担当者 1 名だけをアサインできるようになっているため、誰が何を担当するのかが明らかです。

同じタスクを複数の人にアサインしたいですか？いくつかのオプションがあります：

• タスクを完了するために複数のステップがある場合は、サブタスクを追加して分割します。次に、各サブタスクをチーム メンバーにアサインします。
• 数名が同じタスクを完了する必要がある場合は、タスクを複製して、複製した各タスクを担当のメンバーにアサインします。
• タスク コメントで関係者に通知し、タスクのステータスと進捗を完全に把握してもらいます。

タスクを担当者毎に並び替え/グループ分け

すべてのメンバーのワークロードを明確に把握するには、プロジェクト右上の表示をクリックし、並べ替えまたはグループ分けオプションを使用して、各メンバーの担当を確認します。

チーム専用のフィルターを作成する

特定の人にアサインされたタスクだけを確認する場合は、フィルターを作成し、このクエリを使用します：

担当者: メンバーの名前

自分以外の他のメンバーにアサインされたタスクを確認したい場合は、このフィルターを使用します。

担当者: 他の人 または !担当者: 自分

これらのフィルターを使えば、何がアサイン済みかを確認でき、全員が何に取り組んでいるかを明確に把握できます。この他にも、便利なワークスペースに基づくフィルターをいくつかご紹介します：

フィルター クエリ	表示するもの	こんなときに便利...
ワークスペース: [チーム名] & 担当者: 自分 & 7日間	あなたのチームであなたにアサインされた、今週が予定日のすべてのタスク	今週のコラボレーション用の仕事を計画する
ワークスペース: [チーム名] & アサインした人: 自分	あなたのチームであなたが他の人にアサインしたすべてのタスク	あなたがアサインしたタスクの進捗状況を確認する
ワークスペース: [チーム名] & 期限切れ	あなたのチーム内の期限切れのすべてのタスク	進捗を妨げているものを確認し、早期にプランを調整する

タスクに日付や期限を追加する

タスクに日付や期限を追加すれば、チーム タスクをかんたんに計画でき、優先度もつけやすくなります。タスク名に自然言語で日付を入力すれば（例：明日アップデートを作成する）、スマートなクイック追加が認識してハイライトし、タスクの保存時に日付を追加します。自然言語の日付は、8 月 5 日から 4 月 10 日まで毎月第 3 木曜日のような複雑なものでも OK です。

マイルストーンをトラッキングしている場合は、期限を利用して、タスクの期限を設定できます。これにより、プロジェクト停滞のリスクも軽減できます。

例えば、月次の財務報告書を提出するタスクを追加する場合は、草稿を書き始める日付を選びます。次に、報告書の提出期限を「期限」として設定します。

タスクの説明欄に背景情報を追加する

タスクの説明欄を使用して、ドキュメントのリンクやできるだけ多くの関連する詳細情報を共有しましょう。情報を探しまわることに時間を費やするのではなく、チームメイトはすぐに仕事に取り掛かることができます。説明はタスク画面の上部に表示されており、プロジェクト リストのタスクの下でも閲覧できる状態で表示されます。

タスク コメントで質問、ファイルや更新情報を共有する

コメントを使って、タスク内で直接質問をしたり、重要なファイルを添付したり、最新情報を共有したりしましょう。実行可能な情報を外部のメッセージング アプリに分散させるのではなく、タスク内に保持できます。

忘れずにチームメイトに通知して、新しいコメントや仕事の完遂に必要なファイルについて知らせましょう。

チームの進捗を確認/測定する

Todoist は、チームの進捗を確認し、測定するために必要なすべてのツールを提供します。チーム アクティビティでは、アクティブ、完了済み、または期限切れのタスクの数を確認でき、停滞しているタスクに対応できます。アクティビティ ログでは、日付の変更からタスクに追加された新しいコメントまで、プロジェクト内のすべての活動を確認できます。この豊富な情報に基づいて、お客様はプロジェクトが期限内に完了するように、調整、削除、集中して取り組むべきものを決定できます

お問い合わせ

Todoist の使用方法はチームごとに異なります。こちらのガイドはあくまで出発点です。Todoist でチームを設定し、これらのワークフローをお試しになり、あなたに最適な方法で Todoist をご利用ください。

タスクのアサインやカスタム フィルターの作成など、こちらの機能を使用してチーム タスクを管理する際にお困りのことがありましたら、当社にお問い合わせください。私たち — マリージャ、ステフ、マルコとその他のチームメイトが喜んでサポートいたします！