充分使用高級版

充分使用高級版

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您已經升級為高級版了,那麼下一步呢?這個指南將會幫助您瞭解所有您即將接觸到的實用功能並且讓您能夠充分使用它們。

讓我們幫您開始熟悉您的Todoist高級版⋯⋯

重點:

  • 設置任務提醒讓您絕不會錯過重要的截止日期
  • 使用評論來妥善保管筆記、文件和鏈接
  • 添加標籤來快速尋找您需要的任務
  • 創建過濾器來保存您重要的任務視圖
  • 使用Todoist管理您的郵件和日曆
  • 複製任務和項目以節省您寶貴的時間
  • 使用高級版主題個性化您的任務清單

讓提醒功能替您記住所有事項

永遠不必再擔心會錯過重要的截止日期了,Todoist可以給您發送電子郵件或者推送通知來提醒您接下來的任務。

Todoist中有兩種提醒設置:自動提醒和自定義提醒。

自動提醒

Todoist會為任何帶有截止日期和時間的任務設置自動提醒。例如,假設您的任務截止到今天上午10點,Todoist將會在截止時間前的30分鐘自動向您發送提醒(您可以改變系統默認的提醒時間,也可以在您的設置中完全關閉自動提醒功能)。

automatic reminders

自定義提醒

您也可以手動設置任意時間來觸發提醒。當您編輯一個帶有截止日期和時間的任務時,輕輕點擊一下時鐘圖標,然後選擇您想要設置提醒的具體日期和時間或者是選擇任務截止的某段時間之前提醒,比如說任務截止的兩天前。

Todoist提示:

您甚至可以創建基於位置的提醒,即當您進入或離開某個地點時,您移動設備上的Todoist會觸發此提醒。

使用評論和附件來保存所有信息

完成一個任務往往需要一些詳細信息,比方說文件、操作指南、引用鏈接或者是同事的反饋,而這些在高級版里全都可以被有序地集中保存。評論能夠讓您輕鬆地上傳文件、與同事溝通以及添加額外的備注。

Todoist里有兩種評論:項目評論和任務評論。

項目評論

項目評論是Todoist項目本身的一部分。您可以在項目評論中提供項目綜合信息,如項目概述、整體說明、進程更新、相關文件和其他任何可以幫助項目完成的信息。

project comments

任務評論

任務評論只屬於某個具體的任務。它可以幫您記錄完成這個任務所需要的全部資料,如文件、電子郵件鏈接、圖片或是留給同事的便條,您會發現所有事情都將在您的指尖下井井有條。

為您的任務添加評論 和附件:將鼠標懸停在網頁版的某個任務上或者輕觸Todoist移動版的某個任務,點擊或輕觸出現的聊天氣泡圖標,然後您就可以添加評論或點擊回形針圖標來上傳文件了。

task comments

Todoist提示:

你也可以將相關的電子郵件作為評論轉發至某個對應的任務或項目。您只需在評論界面點擊電子郵件評論圖標,然後轉發電子郵件至系統指定的收件地址即可。

comment with email attached

使用標籤管理任務

使用標籤有利於將任務進一步分類,以便於您能立刻找到您所需的某個任務。舉個例子,您可以通過以下幾種標籤快速建立起您的任務清單:

  • 任務預計的完成時間 (@15分鐘)
  • 任務需要投入的精力(@少量)
  • 任務涉及的工作形式 (@電子郵件@寫作@出差)
  • 任務的當前狀態 (@等待中@緊急@已分配)

以及其他任何適用於您的標籤。標籤可以讓您一次性回復您所有的郵件或是快速找到一個可以填滿您15分鐘空閒時間的現有任務。創建一個適合您的標籤體系可以讓您更加有效地利用時間。

labels

在任務欄的任何位置輸入@符號以及標籤內容來創建一個標籤,注意中間不要加空格。比如,創建一個購物相關的標籤可以輸入@購物

adding label

Todoist提示:

左側菜單欄中的標籤選項卡可以讓您輕鬆管理您的標籤。您可以使用此選項查看、添加、刪除、編輯標籤以及改變它們的顏色。

label menu

利用過濾器保存您重要的任務視圖

過濾器會幫助您保存您最為重要的任務視圖,這樣您就可以隨時跟進這些任務。它是您相時而動的最佳輔助工具。 比如,您可以選擇只瀏覽:

  • 分配給您的任務
  • 您分配給別人的任務
  • 您所有優先級別為1的任務
  • 所有帶有標籤的任務
  • 所有帶有截止日期的任務

或者組合以上任意幾種瀏覽模式。再比如,您可以為所有分配給您並於未來7天內截止的任務創建一個新的過濾器。

filter

只需點擊Todoist左側菜單欄的過濾器選項卡,您就可以看到一個包含了您所有過濾器的列表。

創建一個新的過濾器:在過濾器選項卡中點擊添加過濾器後,給新的過濾器命名並為它選一個能區分於其他過濾器的顏色,然後輸入此過濾器的任務指令。以下是您可以用來創建過濾器的所有任務指令列表

您也可以在Todoist頂部的快速查找框中輸入任何任務指令來立刻找到您所需的任務、項目、評論或標籤。使用鍵盤快捷鍵F甚至可以幫助您更快地搜索。如果您發現自己經常搜索某個關鍵詞,您可以為它創建一個過濾器。

filters menu

Todoist提示:

您可以將任何過濾器放入您的起始頁界面中,比如所有在您工作項目中今天截止的任務。您只需點擊齒輪圖標,打開 Todoist設置常規,並從起始頁的下拉菜單中選擇您想要的任務指令即可設置。

start page

通過電郵任務至項目來管理您的收件箱

在Todoist高級版中,您可以通過轉發電子郵件至任何項目來使它們變成您的任務。記得添加每個任務的截止日期,這樣您就永遠不會忘記去完成它們。

添加電子郵件為任務:點擊您項目右上角的工具圖標,然後點擊電郵任務至項目來獲取這個項目的電子郵箱帳號。將這個帳號存入您的電子郵箱聯繫人中後,您就可以開始轉發您的電子郵件到這個項目了。

電子郵件的標題將會變成任務名稱,而郵件的內容將會被添加為任務評論。

email to task

Todoist提示:

您還可以在Todoist中管理您的谷歌和Outlook帳戶並利用我們的插件輕鬆創建快速鏈接來處理您的電子郵件。

download gmail plugin download outlook plugin

將您的任務和項目與您的日曆同步

在高級版中,您可以輕鬆地讓您的Todoist任務與大部分日曆同步,其中包括谷歌日曆、iCalendar、大多數版本的Outlook以及其他任何允許您訂閱URL的日曆。

calendar

您可以選擇同步Todoist的所有任務或是某個項目的任務到您的日曆,您甚至可以與其他人共享一個項目。當您需要向一個顧客分享項目計劃或是與您的團隊共享產品路線圖或重要日程表時,這項功能就相當實用了。

複製任務和項目以節省時間

無需花費時間去反復創建相同的任務。您可以輕鬆地複製一個任務或任何項目內的一系列任務 ,節省您時間和精力的同時免去手動創建相同任務的繁復工作。

想要複製整個項目?沒問題。

通過使用項目模版,您可以將任何項目轉換成一個核對清單並在之後重新編輯它。這是一個幫助您管理重復項目或與您家人、朋友和同事之間分享您最愛的項目的捷徑。

使用主題定制屬於您自己的Todoist

誰說只有變得枯燥乏味才能讓生活井井有條?十種絢麗的高級版主題能與您的個性以及任何心情相匹配。

premium themes

點擊右上方的齒輪圖標並選擇設置更改您的主題。打開主題選項卡並選擇您想要使用的主題。

想要回顧Todoist的所有基本功能?請查看我們的入門說明