Kurzanleitung

Willkommen bei Todoist!

Kurzanleitung

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Diese Anleitung vermittelt dir die Grundlagen von Todoist und hilft dir beim Einstieg in ein einfaches Aufgabenverwaltungssystem.

Du erfährst, wie du Todoist nutzt, um:

  • anstehende Aufgaben im Auge zu behalten
  • größere Projekte zu organisieren und schnell Fortschritte zu machen
  • deinen Tag so zu planen, dass du deine Konzentration und Produktivität steigerst

Legen wir los?

Aufgabenübersicht

Wie sich herausstellt, ist das menschliche Gehirn so angelegt, dass wir uns über unerledigte Aufgaben den Kopf zerbrechen. Das ist praktisch, wenn du nur eine Sache hast, an der du arbeiten musst. Aber nicht so gut, wenn mehr als 30 Aufgaben gleichzeitig um deine Aufmerksamkeit buhlen.

Deshalb ist der erste Schritt für eine bessere Organisation in deiner Arbeit und deinem Lebensalltag, alles aus dem Kopf auf eine To-Do Liste zu übertragen. Danach kannst du beginnen, deine To-Dos zu ordnen und Prioritäten zu setzen, damit du genau weißt, wann du dich worauf konzentrieren musst.

Neue Aufgaben hinzufügen

Um in Todoist eine neue Aufgabe hinzuzufügen, klicke einfach auf + oder verwende den Kurzbefehl Q, um das „Aufgabeneingabe“-Fenster zu öffnen, und drücke auf Enter.

Wir empfehlen dir zudem, unsere Apps für macOS, Windows, iOS, Android und mehr herunterzuladen, damit du spontan deine Aufgaben in Todoist erfassen kannst, egal wo du bist.

Fälligkeitsdaten und Fälligkeitszeiten

Wenn eine Aufgabe an einem bestimmten Tag erledigt werden muss, gib zusammen mit dem Aufgabennamen ein Fälligkeitsdatum und/oder eine Fälligkeitszeit ein.

Todoist-Tipp:

Todoist erkennt Fälligkeitsdaten automatisch, sodass du – vor allem auf unseren mobilen Apps – ganz schnell Aufgaben erstellen kannst. Wenn ein als Datum markiertes Wort oder ein als Datum markierter Satzteil Teil des Aufgabennamens werden soll, klicke einfach auf das Datum, um die Markierung zu entfernen.

due date

Du kannst auch wiederkehrende Fälligkeitsdaten wie jeden ersten Tag des Monats, alle 2 Wochen ab 1. Juni oder jeden Montag zu deinen Aufgaben hinzufügen. Wenn du eine wiederkehrende Aufgabe als erledigt markierst, wird das Fälligkeitsdatum automatisch neu gesetzt, damit du die Aufgabe beim nächsten Mal nicht vergisst. Perfekt, um sich an alles zu erinnern, von der Zahlung der Miete bis zur Einreichung von Quartalsberichten.

repeating due date

Unteraufgaben erstellen

Versuche, deine Aufgaben konkret und machbar zu gestalten. Aufgaben wie „Mein eigenes Widget-Unternehmen gründen“ fühlen sich überwältigend an, sind vage und werden oft aufgeschoben. „Eine Liste von 25 möglichen Firmenideen erstellen“ oder „Kathrin anrufen, um eine Empfehlung für einen Wirtschaftsanwalt zu bekommen“ hingegen sind einfachere Aufgaben, die zur Erledigung keine weiteren Entscheidungen benötigen.

Du kannst diese kleineren Schritte als Unteraufgaben einer Hauptaufgabe hinzufügen. Verschiebe eine Aufgabe einfach per Drag & Drop nach rechts unter eine Hauptaufgabe, um daraus eine Unteraufgabe zu machen.

Tatsächlich kann es sein, dass einige deiner Aufgaben ausreichend viele Schritte haben, um sie in Projekte umzuwandeln...

Aufgabenorganisation

Projekte helfen dir, deine Aufgaben in separaten Listen zu organisieren. Todoist bietet eine Reihe von vorgefertigten Projekten, um dir den Einstieg zu erleichtern. Du kannst diese Projekte nach Wunsch erstellen, löschen, umbenennen, neu ordnen und farblich anpassen.

edit project

Neue Projekte erstellen

Die meisten User finden es hilfreich, Aufgaben erst in allgemeine Projekte wie Berufliches und Persönliches zu verteilen. Danach können neue Todoist-Projekte für größere, langfristige Vorhaben erstellt werden. Zum Beispiel:

  • Wenn du Lehrer*in bist, kannst du für jede Klasse, die du unterrichtest, ein Projekt erstellen.
  • Wenn du im Bereich Software Development arbeitest und Teil eines agilen Entwicklungsteams bist, kannst du ein neues Projekt erstellen, um jeden Sprint, an dem du arbeitest, im Auge zu behalten.
  • Wenn du im Bereich Marketing arbeitest, kannst du ein Projekt für jede neue Kampagne erstellen, die du starten möchtest.
  • Wenn du freiberuflich arbeitest, kannst du für jede Person aus deinem Kundschaftskreis ein Projekt erstellen. (Du kannst diese Projekte sogar mit den jeweiligen Personen teilen.)
project examples

Um ein neues Projekt zu erstellen, klicke unten in deiner Projektliste auf Projekt hinzufügen. Gib den Namen deines Projekts ein, wähle eine Farbe aus, um es hervorzuheben, und drücke auf Enter.

Projekte planen

Versuche, deine Projektliste so übersichtlich wie möglich zu halten. Dadurch wird es einfacher zu entscheiden, welche Aufgaben wohin gehören. Außerdem hilft es dir, deine Zeit und Energie auf wenige, wichtige Projekte zu fokussieren. Du kannst später immer noch weitere Projekte hinzufügen.

Frage dich bei jedem neuen Projekt, das du erstellst, welche nächsten Schritte gemacht werden müssen, um es voran zu bringen. Versuche nicht, alles auf einmal zu erledigen. Du kannst jederzeit darauf zurückkommen und weitere Schritte hinzufügen. Füge jeden Schritt als neue Aufgabe zu deinem Projekt hinzu.

Bestimme den ersten konkreten Schritt, den du machen musst, um das Projekt in Gang zu bringen. Ziehe die Aufgabe per Drag & Drop an den Anfang der Aufgabenliste des Projekts.

Todoist-Tipp:

Du kannst einem bestimmten Projekt schnell eine Aufgabe hinzufügen, indem du # in das Aufgabennamenfeld eingibst. Todoist wird automatisch eine Liste all deiner Projekte anzeigen und die Ergebnisse eingrenzen. Dieser Kurzbefehl ist besonders praktisch für das schnelle Hinzufügen von Aufgaben auf deinem mobilen Gerät.

Dein Eingang

Nicht sicher, wo du eine neue Aufgabe anlegen sollst? Speichere sie im Eingang und entscheide dich später. Dein Eingang dient als Standardliste für Aufgaben, die noch kein übergeordnetes Projekt haben, oder für Aufgaben, die keinem bestimmten Projekt zugeordnet sind. Wenn du soweit bist, ziehe diese Aufgaben einfach in das entsprechende Projekt auf deiner Liste.

Nachdem du nun einen konkreten, überschaubaren Plan für die Bewältigung deiner Projekte und Ziele erstellt hast, lass uns einen Blick darauf werfen, wie du deine langfristigen Pläne in eine tägliche Aufgabenliste umwandeln kannst.

Tagesplanung

Schon allein das Auflisten und Organisieren deiner Aufgaben kann eine große Erleichterung sein, wenn du dich überfordert fühlst.

Aber die wahre Kraft von Todoist liegt darin, dir bei der Tagesplanung zu helfen und sicherzustellen, dass du in den Bereichen Fortschritte machst, die für dich wichtig sind.

Die Ansichten Heute und Demnächst

Deine Ansichten Heute und Demnächst zeigen dir alle Aufgaben aus allen deinen Projekten an, die heute, in dieser Woche oder einer anderen Woche fällig sind. Hier wirst du den größten Teil deiner Zeit in Todoist verbringen.

Die Ansicht Demnächst erleichtert die Planung deiner bevorstehenden Woche. Viele Menschen planen am Sonntag oder Montagmorgen eine halbe Stunde ein, um sich einen Wochenüberblick zu verschaffen und um sich zu entscheiden, was an welchem Wochentag zu erledigen ist.

Upcoming views

Mit der Heute-Ansicht wird es dir leichter fallen, dich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren. Im Laufe des Tages kannst du dort nachschauen, welche Aufgaben anstehen, und eine Aufgabe zur Bearbeitung auswählen. Du kannst deine tägliche To-Do Liste auch ausdrucken, um sie auf deinem Schreibtisch immer schnell zur Hand zu haben.

Während du mit Heute einen Blick auf den vor dir liegenden Tag werfen kannst, gibt dir Demnächst den Überblick über das, was als Nächstes kommt. Du kannst dir ganz einfach eine Vorschau deiner bevorstehenden Aufgaben anzeigen lassen und in Sekundenschnelle zu einem beliebigen Datum springen. Viele planen am Sonntag oder Montagmorgen eine halbe Stunde ein, um sich in der Demnächst-Ansicht einen Wochenüberblick — oder sogar einen Monatsüberblick — zu verschaffen und zu entscheiden, was an welchem Wochentag zu erledigen ist.

Aufgabenprioritäten

Den meisten Menschen fällt es schwer, eine To-Do Liste zu führen, weil sie oft überschätzen, wie viel sie an einem Tag erreichen können, und nicht wissen, wie sie ihre Aufgaben priorisieren sollen.

Deshalb haben wir uns 3 Grundprinzipien für die Tagesplanung mit Todoist einfallen lassen:

  • Nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit

    Es ist leicht, den Tag mit Meetings, E-Mails und anderen kleinen, dringenden Aufgaben zu füllen. Größere, wichtigere Aufgaben werden infolgedessen immer wieder auf den nächsten Tag verschoben. Wenn du dir Zeit nimmst, deine wichtigen Aufgaben zu bestimmen, bevor du dich an die Arbeit setzt, kannst du deine Zeit und Energie dort einsetzen, wo du die größte Wirkung erzielen kannst. So kannst du es ganz einfach und schnell schaffen:

    Stell dir zu Beginn des Tages die folgende Frage: Was muss ich tun, um heute Abend mit meiner Leistung zufrieden zu sein?

    Bestimme nicht mehr als 3 wichtige Aufgaben für den Tag. Gib den Aufgaben das Fälligkeitsdatum für den heutigen Tag, falls sie nicht bereits geplant wurden. Markiere die Aufgaben mit einer roten Flagge der Priorität 1. Dadurch erscheinen sie ganz oben in deiner Heute-Liste.

    define priorities
  • Gehe deine wichtigsten Aufgaben jeden Morgen gleich als erstes an

    Nachdem du nun weißt, welche 3 Dinge du heute schaffen musst, wird es Zeit, die Aufgaben auch tatsächlich anzugehen. Viele Studien haben gezeigt, dass unsere Willenskraft morgens am stärksten ist, weil unsere mentale Energie noch nicht durch die vielen Entscheidungsmomente eines Tages aufgebraucht wurde. Deshalb ist es wichtig, dass du zuerst an deinen wichtigsten Aufgaben arbeitest.

    Wenn du als erstes deine schwierigsten Aufgaben erledigst, kannst du genug Schwung für den Rest des Tages mitnehmen. Auch wenn du von Anrufen, Meetings oder E-Mails unterbrochen wirst, hast du bereits Fortschritte bei deinen wichtigsten Aufgaben gemacht.

    Wenn du dieser Anleitung bis hierher gefolgt bist, stehen diese Aufgaben glücklicherweise bereits ganz oben auf deiner täglichen To-Do Liste. Öffne einfach jeden Morgen als erstes die Ansicht Heute und beginne den Tag mit der Bearbeitung deiner ersten wichtigen Aufgabe.

    tasks for today
  • Erwarte das Unerwartete

    Du wirst es nicht immer schaffen, alle Aufgaben wie geplant zu erledigen, und das ist okay so! Es liegt in der Natur des Menschen, zu unterschätzen, wie lange etwas dauert. Todoist ist flexibel, wenn es um die Anpassung deiner Pläne geht.

    Am Ende eines jeden Tages kannst du die Heute-Ansicht verwenden, um alles zu überprüfen und erledigte Aufgaben von der Liste zu streichen. Die restlichen Aufgaben kannst du einfach per Drag & Drop von heute auf morgen verschieben.

    Verschiebe einfach alle restlichen Aufgaben per Drag & Drop von heute auf morgen oder einen späteren Zeitpunkt.

    show completed tasks

    Todoist-Tipp:

    Du kannst jederzeit eine Liste deiner erledigten Aufgaben ansehen, indem du auf das graue Uhren-Symbol unterhalb der Aufgabenliste eines Projekts klickst. Wenn du eine Aufgabe ungewollt als erledigt markiert hast, kannst du sie durch Anklicken des Häkchens wieder als unerledigt markieren.

    show completed tasks

Du kennst nun die Grundlagen von Todoist und kannst beginnen, dich zu organisieren und die Kontrolle über deine Arbeit und deinen Lebensalltag zu übernehmen.

Wenn du wissen möchtest, wie du noch mehr aus Todoist herausholen kannst, stehen dir folgende Hilfsmittel zur Verfügung: