La technique Pomodoro

Il paraîtrait que le secret d’une gestion efficace du temps est... de penser aux tomates plutôt qu’aux heures qui passent ? Cela peut sembler stupide au premier abord, mais des millions de personnes ne jurent que par le pouvoir de la technique Pomodoro, qui a changé leur vie. (Pomodoro signifie tomate en Italien 🍅)

Cette méthode populaire de gestion du temps vous demande d’alterner des pomodoros — des séances de travail ciblées — avec de courtes pauses fréquentes, pour favoriser une concentration soutenue et éviter la fatigue mentale.

Essayez la technique Pomodoro si vous...

• Trouvez que de petites distractions font souvent dérailler toute votre journée de travail

• Travaillez constamment au-delà de votre point de productivité optimale

• Avez beaucoup de tâches sans limite précise de temps (par exemple, étudier pour un examen, faire des recherches pour un article, etc.)

• Êtes trop optimiste quant à la quantité de travail que vous pouvez abattre en une journée (n’est-ce pas notre cas à tous ? 🙃)

• Aimez « gamifier » vos objectifs

• Aimez vraiment les tomates

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Qu’est-ce que la technique Pomodoro ?

La technique Pomodoro a été développée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo, qui était alors étudiant à l’université. Cirillo avait du mal à se concentrer sur ses études et à finir ses devoirs. Se sentant un peu dépassé, il s’est dit qu’il allait travailler seulement 10 minutes pour se lancer, mais de manière très concentrée. Il a trouvé pour se chronométrer un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien), et c’est ainsi qu’est née la technique Pomodoro.

Cirillo a ensuite écrit un livre de 130 pages sur la méthode, mais sa plus grande force reste sa simplicité :

1. Rédigez une liste de vos tâches et prenez un minuteur.

2. Réglez votre minuteur sur 25 minutes et concentrez-vous sur une seule tâche, jusqu’à ce que le minuteur sonne.

3. Lorsque votre session se termine, marquez un pomodoro et notez ce que vous avez terminé.

4. Ensuite, profitez d’une pause de cinq minutes.

5. Après quatre pomodoros, prenez une pause plus longue et plus réparatrice de 15 à 30 minutes.

Les sprints de travail de 25 minutes sont au cœur de la méthode Pomodoro, mais elle a également trois règles pour tirer le meilleur parti de chaque intervalle :

1. Subdivisez les projets complexes. Si une tâche nécessite plus de quatre pomodoros, elle doit être divisée en étapes plus petites et faciles à réaliser. Le respect de cette règle vous aidera à vraiment progresser vers vos projets.

2. Regroupez les petites tâches. Toutes les tâches qui prennent moins d’un Pomodoro doivent être regroupées avec d’autres tâches simples. Par exemple, « écrire un chèque pour le loyer », « fixer un rendez-vous chez le vétérinaire » et « lire un article sur la méthode Pomodoro » peuvent être rassemblés dans une seule session.

3. Une fois qu’un pomodoro est réglé, il doit sonner. Le pomodoro est une unité de temps indivisible et ne peut pas être divisée. Vous ne devez pas jeter un œil à vos e-mails, aux discussions d’équipe ou à vos SMS pendant cette période. Notez simplement toutes les idées, tâches ou demandes qui se présentent à vous, et revenez-y plus tard. Un gestionnaire de tâches numérique comme Todoist est idéal pour ce faire, mais un stylo et un papier marchent très bien aussi.

En cas de perturbation inévitable, prenez votre pause de cinq minutes et recommencez. Cirillo vous recommande de noter les interruptions (internes ou externes) à mesure qu’elles se produisent et de réfléchir à une façon de les éviter lors de votre prochaine session.

La règle s’applique même si vous achevez votre tâche avant que le minuteur ne se déclenche. Utilisez le reste de votre temps pour apprendre de nouvelles choses ou améliorer vos compétences ou votre champ de connaissances. Par exemple, vous pourriez passer plus de temps à lire des revues professionnelles ou à rechercher des opportunités de prises de contact dans votre domaine.

Si le système semble simple, c’est parce qu’il l’est. La technique Pomodoro consiste à focaliser totalement votre esprit sur la tâche à achever.

Qu’est-ce qui rend la méthode pomodoro si efficace ?

L’utilisation arbitraire d’une tomate comme substitut d’unités de temps ne rend pas justice à la grande efficacité de la technique Pomodoro lorsqu’il s’agit d’aider les gens à faire avancer leurs projets. Voici ce qui rend la méthode particulièrement efficace pour augmenter la productivité :

Elle facilite le démarrage

Les recherches montrent que la procrastination a peu à voir avec la paresse ou le manque de maîtrise de soi. Nous repoussons plutôt les choses pour éviter certains sentiments négatifs. Regarder une tâche ou un projet imposant est inconfortable – notamment si vous ne savez pas par où commencer, ou lorsqu’il comprend de nombreuses incertitudes. Nous nous tournons alors plutôt vers Twitter ou Netflix pour améliorer notre humeur, ne serait-ce que temporairement.

Heureusement, des études ont également montré un moyen efficace de sortir du cycle d’évitement : réduisez tout ce que vous reportez à une première étape minuscule et peu intimidante. Par exemple, au lieu de vous asseoir pour écrire un roman, asseyez-vous pour écrire pendant 5 minutes. C’est encore trop dur ? Essayez simplement de vous asseoir pour relire un paragraphe. Réaliser une petite tâche sur une courte période est bien plus facile à gérer que de s’attaquer à un grand projet d’un seul coup.

Cette approche pour lutter contre la procrastination correspond exactement à la technique Pomodoro, qui vous encourage à découper vos grandes tâches, projets ou objectifs en segments de seulement 25 minutes à accomplir. Cette méthode vous permet de maintenir une concentration optimale sur la tâche suivante, plutôt que d’être submergé par l’ampleur de ce que vous entreprenez. N’ayez pas d’inquiétudes quant au résultat – abordez simplement chaque pomodoro individuellement.

Elle combat les distractions

Si vous avez déjà été interrompu alors que vous étiez dans un état de concentration intense, vous savez à quel point il peut être difficile de retrouver cette concentration par la suite. Cependant, le flot constant d’informations provenant des e-mails, des discussions d’équipe et des notifications sur les médias sociaux demande de plus en plus notre attention.

Malgré notre tendance à blâmer la technologie pour tout, des études récentes suggèrent que plus de la moitié de toutes les distractions pendant une journée de travail sont en réalité auto-infligées, ce qui signifie que nous nous éloignons volontairement de la concentration. En ce moment, il est facile de justifier ces distractions internes en se disant : "Cet e-mail est trop important pour attendre" ou "Il ne m’a fallu qu’une minute pour vérifier mon compte Twitter, ce n’est pas une véritable distraction".

Mais ces petites interruptions finissent par s’additionner ! Ce n’est pas seulement le temps perdu sur les distractions, mais aussi le temps et l’énergie nécessaires pour recentrer votre attention. Après avoir changé de vitesse, notre esprit peut rester accroché à la tâche précédente pendant plus de 20 minutes avant de retrouver sa concentration complète. Se laisser aller à l’impulsion de vérifier Facebook "juste pour une minute" peut rapidement se transformer en 20 minutes d’efforts pour se recentrer sur la tâche.

La technique Pomodoro vous aide à résister à ces interruptions et à réentraîner votre cerveau à se concentrer. Chaque pomodoro est dédié à une tâche spécifique, et chaque pause offre l’opportunité de réinitialiser votre attention et de vous recentrer sur ce sur quoi vous devriez travailler.

Comment utilisez-vous votre temps ?

Lorsque nous planifions nos projets futurs, la plupart d’entre nous sont souvent victimes de  l'erreur de planification. Nous avons tendance à sous-estimer significativement le temps nécessaire pour accomplir les tâches à venir, même si nous avons déjà constaté que des tâches similaires ont pris plus de temps par le passé. Notre moi actuel a souvent tendance à imaginer notre futur moi fonctionnant dans des circonstances et des contraintes temporelles totalement différentes.

La technique Pomodoro peut se révéler une arme précieuse contre l’erreur de planification. Lorsque vous commencez à travailler par sessions courtes et chronométrées, le temps cesse d’être un concept abstrait pour devenir un événement concret. Il devient un pomodoro — une unité de temps et d’effort. Différent de l’idée générale de 25 minutes de « travail », le pomodoro est un événement qui consiste à se concentrer sur une seule tâche (ou plusieurs tâches simples).

Le concept du temps se transforme, passant d’une notion négative – quelque chose qui a été perdu – à une représentation positive des événements accomplis. Cirillo fait référence à cela comme étant le « temps d’inversion », car cela transforme la perception du temps, le faisant passer d’une source abstraite d’anxiété à une mesure précise de la productivité. Cela conduit à des estimations de temps beaucoup plus réalistes.

L’écrivain Ben Dolnick décrit la façon dont sa perception du temps a changé en utilisant la méthode :

"Cinq minutes passées sur Internet, mesurées par mon minuteur, semblaient s’écouler en environ 35 secondes. Une heure de recherche chronométrée semblait s’étendre sur une période de trois à quatre heures. Mon minuteur était un étalon de mesure qui éclairait le brouillard de mes intuitions temporelles.”

Lorsque vous utilisez la technique Pomodoro, vous disposez d’une mesure claire du temps écoulé et de vos efforts, ce qui vous permet de réfléchir et de planifier vos journées avec plus de précision et d’efficacité. Avec de la pratique, vous serez en mesure d’évaluer avec précision le nombre de pomodoros nécessaires pour accomplir une tâche, vous permettant ainsi de développer des habitudes de travail plus cohérentes.

Gamifiez votre productivité

Chaque pomodoro offre l’occasion de vous améliorer. Cirillo affirme que « la concentration et la conscience conduisent à plus de vitesse, un pomodoro à la fois ».

La technique Pomodoro est accessible parce qu’elle est plus une question de régularité que de perfection. Chaque session est un nouveau départ pour réévaluer vos objectifs, vous mettre au défi de vous concentrer et limiter les distractions. Vous pouvez exploiter le système à votre avantage.

Motivez-vous en vous fixant l’objectif d’ajouter un pomodoro supplémentaire chaque jour. Lancez-vous le défi de terminer une grande tâche en un nombre défini de pomodoros. Essayez de définir un nombre cible de pomodoros à atteindre chaque jour, sans briser la chaîne. Penser en « pomodoros » plutôt qu’en heures est tout simplement plus amusant.

Conseils rapides

Les intervalles de travail/pause de 25/5 minutes sont au cœur de la technique Pomodoro – voici quelques astuces pour rendre vos pomodoros plus efficaces :

Planifiez vos pomodoros à l’avance

Prenez 15 minutes au début de votre journée de travail (ou à la fin si vous prévoyez pour le lendemain), pour planifier vos pomodoros. Prenez votre liste de tâches pour la journée et notez combien de pomodoros chaque tâche nécessitera. (Rappelez-vous, pour les tâches qui nécessitent plus de 5 pomodoros, il est préférable de les décomposer en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Les tâches plus petites, telles que répondre aux e-mails, peuvent être regroupées en un seul pomodoro.)

Si vous travaillez une journée de 8 heures, veillez à ce que le nombre total de pomodoros pour la journée ne dépasse pas seize. Si cela se produit, reportez les tâches moins urgentes ou moins importantes à plus tard dans la semaine.

Intégrez des pomodoros supplémentaires dans votre journée

Alors qu’une journée de travail de 8 heures peut techniquement accueillir jusqu’à seize pomodoros, il est préférable de prévoir un tampon de 2 à 4 pomodoros « débordants » au cas où. Utilisez vos pomodoros de débordement pour les tâches qui prennent plus de temps que prévu ou pour les tâches inattendues qui surviennent au cours de la journée.

Si vous n’en avez pas besoin, utilisez les pomodoros supplémentaires pour vous consacrer à l’apprentissage ou aux tâches moins prioritaires qui sont constamment repoussées à la fin de votre liste. Il est beaucoup moins stressant de terminer la journée avec des pomodoros à épargner plutôt que de vous surcharger et prendre du retard.

Expérimentez avec la durée de vos pomodoros

Pour certains types de travail qui nécessitent des périodes prolongées dans un état de « flux » créatif – comme la réflexion, la programmation, l’écriture, la composition, etc. – 25 minutes peuvent être trop courtes. Essayez des séances de travail prolongées avec des pauses plus longues. Une étude de DeskTime a révélé qu’un intervalle de travail de 52 minutes suivi d’une pause de 17 minutes constitue un équilibre parfait. D’autres préfèrent des sessions de 90 minutes complètes avec une pause de 20 à 30 minutes, basées sur les  rhythmes ultradiens.

Pour les tâches que vous avez reportées pour une raison ou une autre, des sessions de 25 minutes pourraient être trop longues. Si vous ressentez une grande résistance mentale ou si vous avez du mal à rester concentré pendant 25 minutes, essayez d’utiliser des pomodoros plus courts, tels que 15, 10, voire 5 minutes.

Pour la plupart des gens, la plupart du temps, le point idéal se situe dans la plage de 25 à 50 minutes pour une concentration maximale, suivi d’une pause de 5 à 15 minutes. Essayez de varier vos intervalles en fonction de votre niveau d’énergie disponible, du type de travail et de la quantité de tâches qui vous donne envie de vous distraire en regardant des vidéos adorables de chiots sur YouTube.

Éloignez-vous des écrans pendant les pauses

Toutes les pauses ne sont pas égales. Lorsque vos séances de travail pomodoro se déroulent sur votre ordinateur, évitez simplement de passer à Twitter ou Instagram lorsque le minuteur s’éteint. Accordez une pause à vos yeux et à votre cerveau en vous éloignant des écrans, y compris votre téléphone ! Profitez de vos pauses pour vous lever, bouger, vous étirer, sortir à l’extérieur, faire une mini méditation, prendre une collation ou observer les oiseaux par la fenêtre. Si vous travaillez à la maison, pliez des vêtements ou nettoyez la table de la cuisine.

Quoi que vous choisissiez de faire, votre pause sera beaucoup plus récupératrice au niveau mental si vous vous éloignez de l’écran hypnotique de votre ordinateur ou de votre téléphone.

Utilisez une application pour appliquer vos pomodoros

Les gens sont faillibles. Peu importe à quel point vous êtes motivé au début de la journée, il peut être vraiment difficile de rester fidèle à votre méthode des pomodoros. Utilisez une application de rappel de pause

Les meilleures applications vous permettent de personnaliser la durée de vos sessions de travail, le niveau d’intrusion des rappels et la rigueur avec laquelle vos pauses sont appliquées, afin de s’adapter à vos préférences et à votre style de travail. Certaines peuvent verrouiller votre ordinateur pendant la durée de vos pauses, vous empêchant ainsi de vous laisser distraire.

Nous recommandons Big Stretch pour Windows et BreakTime pour Mac.

Comment utiliser pomodoro avec Todoist

Vous êtes convaincu que la technique Pomodoro est une révélation en matière de gestion du temps. À présent, il est temps de mettre la méthode en action. Voici comment planifier vos pomodoros avec Todoist :

Planifiez

Au début de chaque journée (ou la veille), prenez le temps de passer en revue tous vos projets actifs et vos tâches ponctuelles, et planifiez ce que vous souhaitez accomplir pour la journée à venir.

Estimez le nombre de pomodoros nécessaires pour chaque tâche. Ajoutez des emojis de tomates à la fin du nom de chaque tâche pour indiquer votre estimation en pomodoros.

Décomposez toutes les tâches qui nécessitent plus de quatre pomodoros en de petites  sous-tâches. Par exemple, pour un projet intitulé « redesign du site web », vous pourriez avoir une sous-tâche plus détaillée comme « trouver 5 exemples de sites web comme inspiration ».

Maintenant, lorsque vous ouvrez votre vue Aujourd’hui, vous verrez vos tâches planifiées ainsi que le nombre de pomodoros que chacune prendra. Faites glisser et déposez vos tâches pour refléter l’ordre dans lequel vous les travaillerez.

Si vous avez plus de 12 à 14 pomodoros (n’oubliez pas cette marge !), reportez certaines tâches au lendemain ou plus tard dans la semaine. Si vous avez 10 tâches que vous souhaitez accomplir dans une journée, il peut être utile de ne planifier que la moitié de la liste et d’attribuer une étiquette spécifique aux tâches que vous effectuerez si vous avez du temps.

Travaillez

Vous commencerez votre journée avec un plan clair de la tâche sur laquelle vous travaillerez pendant chaque pomodoro. Vous pouvez utiliser le minuteur sur votre téléphone, un minuteur Pomodoro physique, ou l’une des nombreuses alternatives numériques telles que Pomodone qui s’intègre avec Todoist.

Une fois que votre minuteur démarre, il est important de respecter sa durée jusqu’à ce qu’elle se termine. Pour rester concentré, il est utile d’avoir un système en place pour capturer les idées et les demandes qui surviennent pendant que vous travaillez. Une bonne pratique consiste à ajouter ces idées ou demandes comme de nouvelles tâches dans votre boîte de réception dans Todoist. Lorsque votre minuteur sonne, vous pouvez consulter la liste, planifier des tâches urgentes pour un pomodoro ultérieur et reporter les choses moins urgentes à un autre jour.

Répétez

Renforcez votre concentration en faisant de votre planification de pomodoros une routine quotidienne. Ajoutez une tâche dans Todoist à la même heure chaque matin pour vous rappeler de planifier vos pomodoros. Mettez-vous au défi d’atteindre un certain nombre de pomodoros chaque jour et prenez le temps de réfléchir à ce qui s’est bien passé et à la façon dont vous pourriez améliorer votre concentration à l’avenir.