Objectifs et résultats clés (OKR)

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Les objectifs et résultats clés (OKR) sont l’outil de gestion des objectifs utilisé par des entreprises comme IBM, Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, Disney et BMW pour amener des milliers d’employés à œuvrer vers des objectifs ambitieux communs.

Mais vous n’avez pas besoin d’être une multinationale — ni même un leader d’équipe — pour bénéficier des OKR. Ce cadre axé sur les données est tout aussi puissant pour fixer des objectifs personnels. En bref, il s’agit d’un système qui garantit que ce que vous voulez réellement se produise, se produira.

Essayez les OKR si vous...

• Aimez les données et souhaitez une méthode plus rigoureuse pour fixer et suivre vos objectifs

• Faites beaucoup d’efforts mais avez l’impression de ne pas progresser dans la bonne direction

• Avez du mal à dire « non » et à vous concentrer sur les priorités

• Ressentez un sentiment de stagnation dans votre développement personnel et voulez vous challenger

• Devez définir des priorités et coordonner les actions au sein d’une entreprise, division ou équipe

Ce guide s’appuie sur les enseignements de John Doerr — capital-risqueur, défenseur des OKR, et auteur du best-seller du New York Times Measure What Matters — pour vous offrir une vue d’ensemble des OKR et de leur mise en œuvre, que ce soit individuellement ou en équipe.

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Qu’est-ce que les OKR ?

Commençons par les bases. Les OKR représentent des objectifs et des résultats clés. En termes simples, les objectifs définissent la direction, tandis que les résultats clés expliquent comment y parvenir.

Voici un exemple simple d’OKR personnel :

Dans Measure What Matters, Doerr décrit les objectifs et résultats clés comme les deux éléments complémentaires de la gestion des objectifs. Sans résultats clés, les objectifs ne sont que des désirs. Sans objectifs pour les ancrer dans une stratégie plus large, les résultats clés ne sont qu’une liste de tâches sans but.

Mais ensemble, les OKR représentent le meilleur des deux mondes, alliant ambitions motivantes et actions concrètes. De grands objectifs inspirants peuvent donner du sens, mais ce sont vos actions à court terme qui produiront des résultats. Vous avez besoin des deux pour être efficace.

Exemples d’OKR

Plus vous voyez d’exemples d’OKR, plus il devient facile de les comprendre. Voici trois exemples d’OKR en pratique : deux pour des équipes et un personnel.

À quelle fréquence devez-vous définir des OKR ?

Il n’y a pas de cadence d’OKR prescrite que vous devez suivre, mais Doerr estime qu’un intervalle de 1 à 3 mois est optimal — suffisamment long pour voir des résultats mais assez court pour maintenir l’urgence de l’action. Vous pouvez aussi avoir des chronologies qui se chevauchent. Par exemple, vous pourriez définir des OKR annuels de haut niveau, puis les diviser en OKR trimestriels ou même mensuels.

Pour reprendre l’un des exemples d’OKR ci-dessus, si l’objectif annuel de votre entreprise est de « améliorer le taux de rétention des clients sur un mois de 20% », le résultat clé « réorganiser la série de courriels de bienvenue » pourrait devenir l’objectif du premier trimestre de votre équipe de croissance, avec ses propres résultats clés :

N’oubliez pas, vos objectifs peuvent demeurer inchangés pendant des années, mais vos résultats clés doivent impérativement être limités dans le temps.

Qu’est-ce qui rend les OKR efficaces ?

En dépit de leur simplicité apparente, les OKR sont parfois perçus comme un simple réaménagement des approches traditionnelles de la définition des objectifs de la Silicon Valley. Mais ce n’est pas le cadre en lui-même, mais l’état d’esprit qui le sous-tend, qui rend les OKR véritablement transformateurs.

Dans Measure What Matters, Doerr décrit les quatre « super-pouvoirs » des OKR qui distinguent ce système des autres cadres de gestion des objectifs :

Concentration

Les OKR créent une compréhension claire de ce qui doit être priorisé. Ils permettent à vous et à votre équipe de dire non à tout ce qui ne fait pas partie des priorités. Doerr évoque combien les OKR ont été libérateurs au début de sa carrière chez IBM : « Quand des gens venaient me solliciter à mi-parcours avec des demandes de rédaction de nouvelles fiches techniques, je me sentais libre de dire non sans craindre de répercussions. »

Alignement

La beauté des OKR réside dans leur approche à la fois descendante et ascendante de la gestion des objectifs. Tandis que l’entreprise définit les OKR stratégiques de haut niveau (approche descendante), les équipes et les individus sont habilités à définir leurs propres OKR (en consultation avec leurs managers) pour répondre au mieux aux objectifs de l’entreprise (approche ascendante). Ils deviennent alors responsables de cette partie du travail.

Doerr parle de l’alignement dans le contexte des entreprises comptant des centaines ou des milliers d’employés, mais cette approche s’applique également à la définition des objectifs individuels. Lorsqu’elles sont bien appliquées, les OKR individuelles permettent d’aligner vos actions quotidiennes avec les objectifs plus vastes que vous vous êtes fixés.

Responsabilité

Les OKR soutiennent ce que Doerr appelle une « responsabilité sans jugement ». Des délais clairs génèrent de l’urgence, la mesure objective élimine la subjectivité, et les suivis réguliers garantissent une action rapide si un résultat clé dévie ou nécessite un ajustement. Dans le monde du travail de connaissance, où la production est difficile à mesurer et définir, les OKR servent de référence convenue pour évaluer ce qui fonctionne, ce qui bloque et ce qui doit être modifié.

Croissance

Quand elles sont bien utilisées, les OKR sont une force motrice puissante pour pousser une équipe, une entreprise ou un individu au-delà de ses capacités actuelles. Fixer des OKR doit être un défi, tout en faisant de l’échec et de l’apprentissage une partie naturelle du processus.

7 principes clés pour faire fonctionner les OKR

Les OKR peuvent sembler simples à première vue, mais cela ne signifie pas qu’ils sont faciles à mettre en œuvre. Doerr condense des décennies d’expérience dans l’aide aux entreprises pour appliquer les OKR en 7 leçons essentielles pour réussir dans tous les contextes :

Moins, c’est plus

Doerr recommande de limiter à 3-5 résultats clés par objectif. Au-delà, cela dilue la clarté et la focalisation que les OKR procurent.

Fixez des objectifs de bas en haut

Comme l’a observé l’expert en gestion Peter Drucker : « Lorsque les gens choisissent un objectif, ils sont plus enclins à le mener à bien. » Doerr conseille que les équipes et les individus définissent environ la moitié de leurs OKR en concertation avec leurs managers, plutôt que de tout recevoir du sommet.

Pas de dictat

Même les OKR de haut niveau définis par les dirigeants doivent être décidés dans un processus collaboratif et inclusif. L’accord collectif et l’adhésion sont cruciaux pour le succès.

Restez flexible

Les OKR doivent pouvoir s’adapter aux circonstances changeantes. Les résultats clés peuvent être modifiés en cours de cycle, ou même annulés, si leur pertinence disparaît. Bien que les objectifs soient souvent à long terme, ils peuvent également évoluer en fonction de nouvelles réalités et informations. Par exemple, lorsque Motorola a commencé à conquérir des parts de marché en 1979, IBM a dû réorienter rapidement ses priorités. À un niveau plus personnel, si vous vous blessez pendant votre préparation pour un marathon, vous devrez ajuster votre objectif vers la récupération. Sans flexibilité, les OKR deviendraient vite obsolètes.

Fixez des objectifs ambitieux

Il ne faut pas atteindre 100% de vos OKR. Google vise un taux de réussite de 60 à 70%. Un taux de 100% signifie que vous n’avez pas assez repoussé vos limites. Les OKR doivent vous challenger, vous, votre équipe ou votre entreprise. Si une partie de vos OKR vous met mal à l’aise, vous êtes sur la bonne voie.

Ne liez jamais les OKR à des incitations monétaires

Pour Doerr, il est essentiel que les OKR restent indépendants de la rémunération. Dès que les résultats clés sont liés aux primes et aux promotions, il y a un risque de jouer la sécurité. Pour illustrer cela, Doerr cite Andy Grove, cadre chez IBM et « père des OKR » : « [Les OKR] servent à mesurer la performance d’une personne, à lui donner un chronomètre pour évaluer ses résultats. Ce n’est pas un document juridique servant de base aux évaluations de performance. »

Soyez patient

Fixer des OKR n’est pas facile. Ce qui a fonctionné chez IBM ou Google ne fonctionnera pas forcément de la même manière dans votre organisation ou pour vous. L’esprit de flexibilité et de test-échec qui sous-tend les OKR s’applique également à leur mise en œuvre. Vous aurez probablement besoin de plusieurs tentatives avant de trouver ce qui est le plus utile pour vous.

Erreurs courantes et idées reçues sur les OKR

Comme pour la plupart des méthodes de productivité popularisées, les gens ont des opinions très tranchées sur la manière de faire les OKR de la « bonne » manière. Malheureusement, certaines idées reçues bien ancrées empêchent les gens de réaliser tout le potentiel des OKR ou les découragent d’adopter le cadre OKR dès le départ.

« Vous devez être à l’aise avec les données pour faire des OKR. »

Définir des résultats clés peut être intimidant, surtout si vous ne vous considérez pas comme une personne « orientée données ». Bien que les résultats clés doivent être mesurables, cela ne signifie pas qu’il faille avoir un système de données complexe pour les suivre.

Si vous êtes écrivain avec comme objectif d’écrire un roman à succès, un résultat clé pourrait être « Écrire 1 000 mots par jour ». Si votre objectif est d’embaucher un vice-président du marketing, un résultat clé pourrait être « Interviewer 10 candidats ». Vous n’avez pas besoin de matériel sophistiqué ou de connaissances spécifiques pour suivre ces chiffres.

« Mesurable signifie des chiffres. »

Beaucoup de gens pensent que les OKR doivent absolument reposer sur des chiffres — par exemple, réaliser 10 000 $ de ventes nouvelles, obtenir 5 000 nouveaux abonnés, réduire le taux de désabonnement de 25 %. Ce n’est pas nécessairement vrai. Bien que de nombreux résultats clés reposent sur des chiffres, il existe de nombreux autres résultats clés valables qui peuvent être mesurés uniquement par un 0 ou un 1 — soit vous l’avez fait, soit vous ne l’avez pas fait. La question importante à poser concernant vos OKR est la suivante : « À la fin de cette période, pourrai-je dire si j’ai accompli cet objectif ou non ? » Si la réponse est oui, alors il s’agit d’un résultat mesurable.

Par exemple, « Créer la spécification finale du design avec l’adhésion de l’équipe d’ici le 15 avril » est un résultat clé parfaitement mesurable, même sans chiffre associé. En considérant les choses sous cet angle, les résultats clés deviennent un outil beaucoup plus flexible et utile, couvrant à la fois les phases de planification et d’exécution d’un projet.

« Les OKR sont réservés aux équipes et aux entreprises. »

Bien que les OKR soient habituellement abordés dans le contexte des entreprises, vous pouvez les utiliser tout aussi efficacement pour vous-même, que vous soyez une entreprise à part entière ou que vous souhaitiez simplement un moyen plus rigoureux de suivre vos objectifs personnels.

« Les OKR doivent englober tout votre travail. »

Vos résultats clés ne sont pas une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir dans la journée. Par exemple, la plupart d’entre nous devons répondre à des e-mails dans le cadre de nos tâches habituelles, mais vous ne définiriez pas « atteindre zéro email dans la boîte de réception chaque jour » comme un résultat clé. En revanche, les OKR doivent être utilisés pour mettre l’accent sur les tâches les plus cruciales qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

Comment suivre vos OKR dans Todoist

Pour que les OKR fonctionnent, vos tâches quotidiennes doivent être en phase avec vos résultats clés. Une façon simple de prioriser vos OKR visuellement dans Todoist est d’utiliser des projets et sous-projets.

Création de vos projets OKR

Commencez par créer un projet pour chaque objectif. Dans chaque projet d’objectif, créez une section pour chaque résultat clé.

Ajoutez des tâches pour chaque étape nécessaire afin d’atteindre chaque résultat clé, avec des dates d’échéance pour rester sur la bonne voie. Continuez à ajouter des tâches tout au long du cycle en fonction des besoins.

N’oubliez pas d’ajouter une tâche récurrente hebdomadaire pour revoir chaque résultat clé, identifier ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite des ajustements, ajouter de nouvelles tâches qui sont apparues et planifier vos priorités pour la semaine suivante.

Selon vos OKR, il peut être plus pertinent de suivre un ou plusieurs résultats clés comme tâches, plutôt que sous-projets. Par exemple, si votre objectif est « Auto-publier un roman », le résultat clé « écrire 1 000 mots par jour » est probablement mieux traité comme une tâche quotidienne, plutôt qu’un projet distinct.

Rappelez-vous de rester flexible ! Chaque OKR est unique et peut nécessiter une configuration légèrement différente.

Création d’un filtre OKR

Ajoutez encore plus d’emphase à vos tâches liées aux OKR en les séparant dans leur propre vue filtrée #objectif projet” pour voir toutes les tâches de votre « projet objectif » à accomplir dans les 7 prochains jours.

Au début de chaque journée, ouvrez votre filtre « Tâches OKR » pour voir sur lesquelles vous devez vous concentrer en priorité.

Suivi des OKR d’équipe avec Todoist Business

Si vous utilisez Todoist Business pour gérer les tâches de votre équipe, ajoutez les OKR de votre équipe en tant que tâches dans la Boîte de réception de votre équipe pour que chacun puisse y accéder à tout moment.

Utilisez les sections de projet pour diviser les OKR par équipe et affecter chaque résultat clé à la personne qui en sera responsable. Chaque propriétaire de résultat clé peut publier des mises à jour régulières dans les commentaires des tâches, de sorte que chacun sache où en est chaque OKR.

Ce niveau de transparence renforce les quatre super-pouvoirs des OKR pour votre équipe :

• Concentration : Chacun peut voir clairement les priorités de l’entreprise.

• Alignement : Chacun comprend comment les OKR de chaque équipe s’intègrent avec ceux de l’ensemble de l’entreprise.

• Responsabilité : Chaque propriétaire de résultat clé s’engage publiquement à atteindre ses OKR et est responsable de rendre compte de ses progrès à toute l’équipe.

• Croissance : Grâce aux OKR publics et aux mises à jour régulières, toute l’entreprise peut constater que les OKR « ambitieux » sont à adopter et que les échecs représentent une occasion d’apprentissage, et non quelque chose à punir.

En ce qui concerne l’accomplissement de vos objectifs, rien ne remplace le travail acharné. Mais le travail acharné ne vous mènera pas là où vous voulez aller si vous êtes mal orienté. La prochaine fois que vous vous asseyez pour réfléchir à vos objectifs pour le mois prochain, le trimestre suivant, ou dans l’année à venir, essayez d’utiliser le cadre OKR pour définir de grands objectifs ambitieux et établir un chemin concret et mesurable pour y parvenir.