Todoist est le premier gestionnaire de tâches au monde pour organiser votre travail et votre vie. En savoir plus
« Qui peut définir à notre place, et avec précision, la différence entre le long terme et le court terme ? En particulier, lorsque nos affaires semblent être en difficulté, nous sommes presque contraints de donner toute notre attention au présent urgent en premier lieu, plutôt qu'à l'avenir important. »
— Dwight D. Eisenhower, discours à la Century Association (1961)
Dwight D. Eisenhower — un général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale et 34e président des États-Unis — était un homme productif.
Pendant ses deux mandats en tant que président des États-Unis, il a dirigé la construction du système autoroutier inter-États, créé la NASA, promulgué la première grande loi sur les droits civiques depuis la fin de la guerre civile, mis fin à la guerre de Corée, accueilli l'Alaska et Hawaï dans l'union, et réussi à calmer le jeu avec la Russie durant la guerre froide.
Et il fit tout cela avec panache — Eisenhower a été l'homme le plus admiré de l'année selon Gallup, et ce pas moins de douze fois.
Comment Eisenhower a-t-il pu accomplir autant de choses ayant eu un impact durable sur son pays et le monde ? Il comprenait la différence fondamentale entre ce qui est urgent et ce qui est important.
Dans un discours de 1954, Eisenhower cita un président d'université anonyme qui disait : « J'ai deux sortes de problèmes, l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important, et l'important n'est jamais urgent ».
Plus de 3 décennies plus tard, dans son livre à succès Les 7 habitudes des gens très efficaces, Stephen Covey a repris les idées d'Eisenhower, sous la forme d'un outil simple pour hiérarchiser les tâches, maintenant connu sous le nom de Matrice d'Eisenhower (et aussi : Matrice de gestion du temps, Boîte d'Eisenhower, Méthode d'Eisenhower et Matrice Urgent-Important). Ce cadre de priorisation vous aide à combattre "l'effet d'urgence" (nous reviendrons là-dessus), à éliminer les pertes de temps et à créer plus d'espace mental pour progresser vers vos objectifs.
Nous avons créé une vidéo pour expliquer la matrice d'Eisenhower, parce que chacun apprend différemment, et nous savons que certains d'entre vous préfèrent regarder plutôt que lire. Jetez-y un œil ci-dessous, ou continuez à lire pour une analyse plus approfondie.
Essayez la matrice d'Eisenhower si vous...
Passez votre journée à éteindre des incendies (au sens figuré)
Êtes toujours occupé mais avez l'impression que votre travail n'a pas d'impact notable
Avez des objectifs à long terme mais pas le temps ni l'énergie pour avancer
Avez-vous du mal à déléguer et/ou à dire non ?
Voulez devenir président des États-Unis (ça a marché pour Eisenhower !)
Cet article vous expliquera pourquoi il est si crucial de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important, comment la matrice d'Eisenhower vous aide à le faire, et comment appliquer la matrice tant à vos projets globaux qu'à vos tâches quotidiennes en utilisant Todoist.
L'effet d'urgence, ou la mauvaise priorisation de nos tâches
Comment décidons-nous à quelle tâche accorder notre attention à un moment donné ? La chose s'avère difficile en vérité.
Une étude récente dans le Journal of Consumer Research a cherché à examiner comment les gens décident sur quoi travailler lorsqu'ils sont confrontés à des tâches d'urgence et d'importance variées. Au cours de cinq expériences distinctes, les chercheurs ont observé un schéma curieux : notre attention est attirée par les tâches sensibles au temps plutôt que par les tâches moins urgentes, même lorsque la tâche moins urgente offre une plus grande récompense finale. Cette particularité psychologique — surnommée l'« effet d'urgence » — explique pourquoi nous sommes si mauvais en gestion des tâches et du temps. Nous sommes plus susceptibles de donner la priorité aux tâches avec une échéance plutôt que celles sans, indépendamment de leurs bénéfices à long terme.
L'effet s'avère encore plus prononcé chez les personnes qui se décrivent comme « occupées ». Les mêmes chercheurs ont découvert que les personnes qui se décrivent comme occupées étaient plus susceptibles de sélectionner des tâches urgentes avec des gains inférieurs parce qu'elles étaient déjà fixées sur la durée des tâches. Si vous ressentez déjà une pression temporelle, vous continuerez probablement à donner la priorité aux tâches à échéance courte.
Mais il y a aussi de bonnes nouvelles : l'effet d'urgence peut être inversé. Lorsque les participants ont été incités à considérer les conséquences de leurs choix au moment de la sélection, ils étaient nettement plus enclins à choisir la tâche importante plutôt que l'urgente. Les résultats suggèrent que si vous gardez à l'esprit l'importance à long terme des tâches non urgentes, vous pouvez surmonter l'attrait des distractions urgentes et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
C'est là qu'intervient la matrice d'Eisenhower.
La matrice d'Eisenhower — L'urgent face à l'important
La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour tenir compte des résultats à long terme de vos tâches quotidiennes et vous concentrer sur ce qui vous rendra plus efficace, et non simplement plus productif. Elle vous aide à visualiser toutes vos tâches dans une matrice urgent/important. Toutes vos tâches quotidiennes et vos projets plus importants se classeront dans l'un de ces quatre quadrants :
Tâches/projets urgents et importants, à terminer immédiatement
Tâches/projets non urgents et importants, à planifier dans votre calendrier
Tâches/projets urgents et non importants, à déléguer à quelqu'un d'autre
Tâches/projets non urgents et sans importance, à supprimer
Dans le monde réel, la distinction entre urgent/non urgent, important/pas important est bien plus floue que dans des conditions expérimentales. Voici comment Steven Covey distingue ces catégories :
Urgent : les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate. Ce sont les problèmes visibles qui surgissent et exigent votre attention MAINTENANT. Souvent, les affaires urgentes s'accompagnent de conséquences claires si ces tâches ne sont pas terminées. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer trop de temps à éteindre des incendies peut générer beaucoup de stress et pourrait entraîner un burnout.
Important : les tâches importantes, en revanche, sont celles qui contribuent aux objectifs à long terme et aux valeurs de la personne. Ces éléments nécessitent une planification et une action réfléchie. Lorsque vous vous concentrez sur des tâches importantes, vous gérez votre temps, votre énergie et votre attention plutôt que de dépenser ces ressources sans réfléchir. Ce qui est important est subjectif et dépend de vos propres valeurs et objectifs personnels. Personne d'autre ne peut définir ce qui est important pour vous.
Nous examinons ci-dessous chacun des quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower, pour vous aider à identifier quelles tâches y placer et comment les gérer.
Quadrant 1 : urgent et important
Les tâches urgentes et importantes exigent que vous agissiez rapidement. Ces éléments ont généralement des échéances visibles et des conséquences si l'on tarde à agir. Le plus souvent, il s'agit soit de choses qui vous ont été imposées par une source extérieure, soit de choses que vous avez reportées jusqu'à être confronté à une échéance imminente. Dans tous les cas, elles nécessitent une réponse de crise.
Par exemple :
Remplacer un collègue malade sur un projet
Votre voiture est en panne sur l'autoroute
L'évier fuit et inonde votre cuisine avec soixante centimètres d'eau
Des clients viennent vous voir avec un problème urgent
Une échéance de dernière minute vous est assignée
Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Même si vous ne procrastinez jamais (ce qui est impossible), il y a toujours quelque chose qui échappe à votre contrôle. Cependant, les problèmes surviennent lorsque vous vous concentrez sur ces tâches imprévues ou dictées par des échéances au détriment des objectifs à long terme qui vous tiennent à cœur.
Covey avertit que passer trop de temps sur les tâches du quadrant 1 peut entraîner un stress accru, un burnout, et la sensation que vos journées échappent à votre contrôle. Passer toute la journée à éteindre des incendies vous privera rapidement d'énergie et de passion pour votre travail, et peut vous amener plus facilement à vous évader dans le quadrant 4.
Quadrant 2 : non urgent et important
Les tâches non urgentes mais importantes sont les activités qui vous aident à atteindre des objectifs à long terme. Elles peuvent ne pas avoir d'échéance (ou même de date de fin), il est donc facile de les remettre à plus tard au profit de tâches plus urgentes. Cependant, ces tâches ont un effet beaucoup plus important sur votre efficacité à long terme dans l'accomplissement de vos objectifs.
Exemples :
Planification des projets à long et court terme
Tâches régulières ou projets de maintenance
Réseautage professionnel et développement de relations personnelles
Apprendre une nouvelle compétence, se tenir au courant des recherches actuelles dans votre domaine, assister à des événements éducatifs
Exercice et soins de routine
Covey dit que le quadrant 2 est l'endroit idéal pour la gestion personnelle du temps. C'est l'endroit où vous vous concentrez non pas sur les problèmes (comme avec Q1) mais sur les opportunités et la croissance. Vivre dans ce quadrant de la matrice signifie que vous êtes proactif et que vous priorisez les activités qui développent vos compétences et votre énergie, et contribuent à atteindre des objectifs significatifs. Le quadrant 2 est l'endroit où le « deep work » se produit car vous êtes en grande partie libéré des distractions pressantes.
En vous occupant régulièrement du Q2, vous diminuez le nombre de problèmes urgents qui surgissent dans le Q1. Vivre dans le Q2 signifie que vous pouvez créer un plan pour terminer les projets et éviter les problèmes potentiels. Par exemple, si vous continuez à reporter l'entretien de routine de votre voiture, vous pourriez le payer plus tard lorsque votre voiture tombera en panne.
Gérez-vous d'autres personnes ?
Quadrant 3 : urgent et non important
Ces tâches sont souvent basées sur les attentes fixées par d'autres et ne vous rapprochent pas de vos objectifs à long terme.
Exemples :
Interruptions inutiles de collègues
Consulter votre téléphone ou vos e-mails à chaque notification
Répondre à certains SMS, e-mails ou messages sur les réseaux sociaux
Saisir des offres à durée limitée
Certaines réunions
Le quadrant 3 est celui de l'effet d'urgence. La volonté de terminer des tâches en raison d'échéances réelles ou supposées signifie que vous entreprenez des tâches qui ne sont pas réellement significatives pour vous. Étant donné que les tâches du Q3 sont urgentes mais généralement liées aux priorités de quelqu'un d'autre, passer trop de temps dans ce carré peut donner l'impression que vous faites des choses que vous devez faire plutôt que ce que vous voulez faire. Se concentrer sur les tâches du Q3 peut vous donner l'impression de ne pas atteindre vos objectifs de vie plus généraux, ou de ne pas avoir le contrôle sur votre vie quotidienne.
Covey suggère de déléguer autant de tâches Q3 que possible. Pouvez-vous demander à quelqu'un d'autre de prendre ces notes de réunion ? Pouvez-vous faire livrer vos courses au lieu d'aller au magasin ? Pouvez-vous responsabiliser vos enfants pour faire la vaisselle ? Pouvez-vous engager un assistant numérique pour planifier les visites chez le médecin de famille ? Y a-t-il quelque chose dans votre vie que vous pouvez automatiser ?
Si vous ne pouvez pas déléguer ces tâches, essayez de les empêcher de prendre le dessus sur votre journée :
Désactivez les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur lorsque vous travaillez
Soyez clair avec les autres sur le temps que vous pouvez consacrer à une tâche donnée
Réservez les tâches du Q3 pour les moments où vous avez très peu d'énergie plutôt que de les planifier en premier le matin
Négociez votre charge de travail avec votre patron
Quadrant 4 : non urgent et non important
Les tâches non urgentes et non importantes sont des activités qui font perdre du temps et qui devraient être impitoyablement éliminées. Ces activités ne contribuent pas à la progression vers vos objectifs mais peuvent finir par occuper une grande partie de votre temps.
Exemples :
Regarder la télé pendant des heures
Faire défiler les réseaux sociaux sans réfléchir
Les activités de procrastination telles que trier et organiser les e-mails plutôt que d'y répondre
Achats ou navigation en ligne excessifs
Le quadrant 4 est le quadrant de l'excès et de la gratification immédiate qui, en fin de compte, vous laisse insatisfait.
Ne vous méprenez pas : nous avons tous besoin de moments de loisir. Eisenhower lui-même était un joueur de bridge passionné — il jouait même chaque soir jusqu’au jour J — et a été critiqué pour ses nombreux voyages de golf pendant son mandat. Mais pour lui, ces activités permettaient d’équilibrer les exigences stressantes de la vie politique. Cependant, si vous n’y prêtez pas attention, la manière dont vous occupez votre temps libre peut au contraire épuiser votre énergie, votre passion et votre créativité.
Une étude récente publiée dans le Journal of Applied Psychology a révélé que la façon dont les employés passent leur temps libre est un indicateur important de l'énergie et de la positivité qu'ils apportent au travail le lendemain. Ceux qui s'adonnaient à des activités d'auto-discipline, comme l'exercice ou le bénévolat, étaient plus motivés le jour suivant. Les employés qui optaient pour des activités relaxantes, comme le yoga, la méditation ou l'écoute de musique, arrivaient au travail avec un état d'esprit plus calme.
Les employés qui s’adonnaient à des activités d’évasion, comme regarder la télévision de manière excessive pour éviter ou ignorer les problèmes, montraient une positivité renouvelée le lendemain. Cependant, à mesure que la semaine avançait, leur humeur et leur motivation se détérioraient avec l’usage répété de ces distractions. En d’autres termes, une dose modérée de distraction pouvait être bénéfique, mais le recours fréquent à ces échappatoires conduisait globalement à une moindre satisfaction au travail.
Comment rééquilibrer vos quadrants
Selon Stephen Covey, le quadrant 2 est le « Quadrant de la qualité », dans lequel le temps consacré à ces tâches améliore votre efficacité globale. C’est ici que la croissance personnelle et professionnelle s’allie à la planification, à la prévention et à l’action.
Pour évaluer où vous vous situez actuellement sur la matrice, commencez à suivre votre temps et vos tâches. Si vous utilisez Todoist pour la gestion des tâches, vous pouvez facilement obtenir une liste de toutes les tâches que vous avez terminées et quand vous les avez terminées. Lorsque vous avez quelques jours de données, asseyez-vous et organisez vos tâches en quadrants en posant les questions suivantes :
Cela était-il urgent pour moi ?
Cela était-il important pour moi ?
Rappelez-vous : ces critères doivent être définis uniquement en fonction de vos propres objectifs, et non de ceux des autres.
Une fois vos tâches classées dans les quadrants appropriés, examinez comment vous répartissez actuellement votre temps. Êtes-vous satisfait de l'équilibre entre vos quadrants ?
Si vous passez beaucoup de temps dans le Q1, investissez du temps dans la planification pour anticiper et prévenir les problèmes :
Prochaine étape : organisez un plan hebdomadaire ou même mensuel autour de vos objectifs et échéances actuels. À la fin de chaque semaine, faites un bilan hebdomadaire. Réfléchissez à l'efficacité de votre plan et ajustez-le pour la semaine suivante. Si la plupart de vos tâches du Q1 proviennent de sources extérieures, élaborez une stratégie pour mieux les planifier et les anticiper. Vous devrez peut-être développer un workflow plus proactif avec un collègue ou un client, ou parler à votre patron pour rééquilibrer une charge de travail excessive. Si un client particulier crée beaucoup de tâches du Q1, le travail peut ne pas valoir le stress associé.
Si vous passez votre temps dans le Q3, déléguez, éliminez ou limitez le temps que vous consacrez à ces tâches :
Prochaine étape : stratégisez et rédigez des étapes spécifiques sur la façon dont vous allez limiter ces tâches. Pouvez-vous les déléguer ? Pouvez-vous simplement dire non ? Pouvez-vous regrouper ces types de tâches en une seule après-midi pendant la semaine ? Pouvez-vous avoir une discussion ouverte avec votre patron sur le temps que vous passez sur des tâches administratives ? Planifiez du temps dans votre semaine pour prendre ces mesures.
Si vous passez trop de temps dans le quadrant 4, vous risquez de rester coincé dans la routine, de vous sentir stressé ou de fuir un problème :
Prochaine étape : utilisez votre système de suivi pour identifier les pertes de temps les plus importantes et élaborer des stratégies pour les éviter ou les limiter. Élaborez un plan pour surmonter la procrastination. Rappelez-vous, il est acceptable de se détendre, mais les activités de ce quadrant ont des rendements décroissants lorsqu'elles sont utilisées de manière excessive.
Au fur et à mesure que vous déplacez vos priorités vers le quadrant 2, continuez à utiliser la matrice d'Eisenhower pour savoir sur quoi vous devriez travailler au jour le jour.
Comment mettre en œuvre la matrice Eisenhower dans Todoist
Vous pouvez utiliser Todoist pour organiser vos tâches dans les quatre quadrants urgent/important avec deux méthodes différentes : étiquettes ou niveaux de priorité. Les deux méthodes sont décrites ci-dessous.
Utilisation des étiquettes
Dans Todoist, les étiquettes et les filtres fonctionnent ensemble pour vous aider à organiser et trier votre liste de tâches. Pour cela, commencez par créer ces deux étiquettes :
@urgent
@important
Vous pouvez changer la couleur d'une étiquette et ajouter des emojis pour la faire ressortir sur votre liste.
Une fois que vous avez vos deux étiquettes, parcourez vos tâches et assignez les étiquettes appropriées à chacune :
Ajoutez @urgent & @important aux tâches qui doivent être exécutées immédiatement et personnellement
Ajoutez @important aux tâches avec une date d'échéance qui doivent être exécutées personnellement
Ajoutez @urgent aux tâches qui peuvent être déléguées
N'ajoutez aucune étiquette aux tâches qui peuvent être supprimées sans conséquence
Vous pouvez rapidement assigner une étiquette à n'importe quelle tâche en tapant « @ » dans le champ de la tâche. Cela fera apparaître une liste de vos étiquettes actuelles à sélectionner. Continuez à taper le nom de l'étiquette pour réduire la liste.
Si vous avez beaucoup de tâches, vous pouvez rapidement assigner des étiquettes à plusieurs tâches en même temps.
Une fois que toutes vos tâches urgentes et/ou importantes sont étiquetées, créez quatre nouveaux filtres correspondant à chaque quadrant :
Urgent et important avec la requête : @urgent & @important
Important et non urgent avec la requête : @important & !@urgent
Urgent et non important avec la requête : @urgent & !@important
Non important et non urgent avec la requête : !@important & !@urgent
Et/ou combinez-les tous en un seul filtre Eisenhower avec la requête : @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent
Maintenant, vous pourrez vérifier chaque vue filtrée pour savoir quelles tâches urgentes et importantes nécessitent votre attention en premier ; quelles tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées ; quelles tâches urgentes et non importantes vous devriez soit déléguer, soit faire pendant les heures où vous avez peu d'énergie ; et quelles tâches vous devriez tout simplement supprimer.
Pour garder vos tâches importantes à l'esprit, ajoutez vos filtres Urgent & important et Important & non urgent à vos favoris. Ils apparaîtront en haut de votre menu de navigation pour un accès facile.
Utiliser les niveaux de priorité
Au lieu d'utiliser des étiquettes pour trier vos tâches, vous pouvez utiliser les quatre niveaux de priorité de Todoist. Chaque niveau de priorité correspondra à un quadrant de la matrice d'Eisenhower
Urgent et important = Priorité 1 (Rouge)
Non urgent et important = Priorité 2 (Orange)
Urgent et non important = Priorité 3 (Bleu)
Non urgent et non important = Priorité 4 (sans couleur)
Attribuez un niveau de priorité à chaque tâche en cliquant ou en appuyant sur l'icône de fanion, puis en sélectionnant le niveau souhaité. Vous pouvez modifier ce niveau à tout moment en cliquant sur l’icône de fanion lorsque vous modifiez une tâche, ou en tapant simplement p1, p2 ou p3 directement dans le champ de la tâche — Todoist reconnaîtra alors automatiquement le niveau de priorité lors de la création de la tâche. Toute tâche sans fanion coloré est définie par défaut en P4.
Ensuite, configurez un filtre pour afficher vos tâches par priorité dans tous vos projets. Allez dans filtres, puis cliquez sur « Ajouter un filtre » et intitulez-le Matrice d'Eisenhower. Sous requête, entrez « p1, p2, p3, p4 ».
Vos tâches ayant le niveau de priorité le plus élevé apparaîtront en haut de chaque liste de tâches quotidienne sur les pages Aujourd'hui et Prochainement (les tâches ayant une date et une heure d'échéance apparaissent en premier).
Lorsque vous utilisez cette méthode, rappelez-vous que tout ce qui n'a pas de fanion coloré (p1, p2, p3) est automatiquement trié en tant que P4. Si vous utilisez Todoist pour stocker des éléments de référence, vous voudrez peut-être modifier votre filtre pour exclure les éléments P4 de certains projets de référence. Dans ce cas, votre requête de filtre serait : « p1, p2, p3, p4 & !#Référence ». (Vous pouvez lire la dernière partie de ce filtre comme « montrez-moi toutes les tâches p4 qui ne sont pas dans mon projet Référence ».)
Gérer chaque quadrant
Une fois que vous avez configuré Todoist pour travailler avec la méthode d'Eisenhower, vous pouvez commencer à évaluer vos tâches. Cliquez sur vos nouveaux filtres de la matrice d'Eisenhower pour passer en revue vos tâches par quadrant.
Pour le Q1 : important & urgent, p1 :
Passez en revue vos tâches à venir et établissez un plan pour terminer ces éléments en premier.
Pour le Q2 : important & non urgent, p2 :
Configurez une date d'échéance raisonnable pour les prochaines étapes de chaque tâche. Prenez de l'avance sur votre planification en utilisant des commentaires pour joindre des documents de référence ou ajouter des notes à votre tâche.
Pour le Q3 : non important & urgent, p3 :
Déléguez autant de tâches que possible. Pour les déléguer dans Todoist, vous pouvez partager des projets avec n'importe qui, assigner des tâches, fixer des échéances, télécharger des fichiers et discuter des détails des tâches avec les collaborateurs dans les commentaires.
Pour le Q4 : non important & non urgent, p4 :
Lorsque vous êtes confronté à un ensemble de tâches, comment décidez-vous laquelle aborder en premier ? Sélectionnez-vous la tâche qui va vous rapprocher de vos objectifs à long terme ? Ou accordez-vous votre attention à l'élément le plus urgent de votre liste ?
Utilisez la matrice d’Eisenhower pour échapper au piège de l’urgence apparente et consacrer davantage de temps à ce qui est vraiment important pour vous.
