« Qui peut définir à notre place, et avec précision, la différence entre le long terme et le court terme ? En particulier, lorsque nos affaires semblent être en difficulté, nous sommes presque contraints de donner toute notre attention au présent urgent en premier lieu, plutôt qu'à l'avenir important. »

— Dwight D. Eisenhower, discours à la Century Association (1961)

Dwight D. Eisenhower — un général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale et 34e président des États-Unis — était un homme productif.

Pendant ses deux mandats en tant que président des États-Unis, il a dirigé la construction du système autoroutier inter-États, créé la NASA, promulgué la première grande loi sur les droits civiques depuis la fin de la guerre civile, mis fin à la guerre de Corée, accueilli l'Alaska et Hawaï dans l'union, et réussi à calmer le jeu avec la Russie durant la guerre froide.

Et il fit tout cela avec panache — Eisenhower a été l'homme le plus admiré de l'année selon Gallup, et ce pas moins de douze fois.

Comment Eisenhower a-t-il pu accomplir autant de choses ayant eu un impact durable sur son pays et le monde ? Il comprenait la différence fondamentale entre ce qui est urgent et ce qui est important. Dans un discours de 1954, Eisenhower cita un président d'université anonyme qui disait : « J'ai deux sortes de problèmes, l'urgent et l'important. L'urgent n'est pas important, et l'important n'est jamais urgent ».

Plus de 3 décennies plus tard, dans son livre à succès Les 7 habitudes des gens très efficaces, Stephen Covey a repris les idées d'Eisenhower, sous la forme d'un outil simple pour hiérarchiser les tâches, maintenant connu sous le nom de Matrice d'Eisenhower (et aussi : Matrice de gestion du temps, Boîte d'Eisenhower, Méthode d'Eisenhower et Matrice Urgent-Important). Ce cadre de priorisation vous aide à combattre "l'effet d'urgence" (nous reviendrons là-dessus), à éliminer les pertes de temps et à créer plus d'espace mental pour progresser vers vos objectifs.

We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

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Essayez la matrice d'Eisenhower si vous...

• Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)

• Are busy but don’t feel like your work has a high impact

• Have long-term goals but no time or energy to make progress on them

• Have a hard time delegating and/or saying no

• Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)

Cet article vous expliquera pourquoi il est si crucial de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important, comment la matrice d'Eisenhower vous aide à le faire, et comment appliquer la matrice tant à vos projets globaux qu'à vos tâches quotidiennes en utilisant Todoist.

L'effet d'urgence, ou la mauvaise priorisation de nos tâches

Comment décidons-nous à quelle tâche accorder notre attention à un moment donné ? La chose s'avère difficile en vérité.

Une étude récente dans le Journal of Consumer Research a cherché à examiner comment les gens décident sur quoi travailler lorsqu'ils sont confrontés à des tâches d'urgence et d'importance variées. Au cours de cinq expériences distinctes, les chercheurs ont observé un schéma curieux : notre attention est attirée par les tâches sensibles au temps plutôt que par les tâches moins urgentes, même lorsque la tâche moins urgente offre une plus grande récompense finale. Cette particularité psychologique — surnommée l'« effet d'urgence » — explique pourquoi nous sommes si mauvais en gestion des tâches et du temps. Nous sommes plus susceptibles de donner la priorité aux tâches avec une échéance plutôt que celles sans, indépendamment de leurs bénéfices à long terme.

L'effet s'avère encore plus prononcé chez les personnes qui se décrivent comme « occupées ». Les mêmes chercheurs ont découvert que les personnes qui se décrivent comme occupées étaient plus susceptibles de sélectionner des tâches urgentes avec des gains inférieurs parce qu'elles étaient déjà fixées sur la durée des tâches. Si vous ressentez déjà une pression temporelle, vous continuerez probablement à donner la priorité aux tâches à échéance courte.

But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed.  When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.

C'est là qu'intervient la matrice d'Eisenhower.

La matrice d'Eisenhower — L'urgent face à l'important

La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour tenir compte des résultats à long terme de vos tâches quotidiennes et vous concentrer sur ce qui vous rendra plus efficace, et non simplement plus productif. Elle vous aide à visualiser toutes vos tâches dans une matrice urgent/important. Toutes vos tâches quotidiennes et vos projets plus importants se classeront dans l'un de ces quatre quadrants :

• Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately

• Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar

• Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else

• Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted

Dans le monde réel, la distinction entre urgent/non urgent, important/pas important est bien plus floue que dans des conditions expérimentales. Voici comment Steven Covey distingue ces catégories :

Urgent : les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate. Ce sont les problèmes visibles qui surgissent et exigent votre attention MAINTENANT. Souvent, les affaires urgentes s'accompagnent de conséquences claires si ces tâches ne sont pas terminées. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer trop de temps à éteindre des incendies peut générer beaucoup de stress et pourrait entraîner un burnout.

Important : les tâches importantes, en revanche, sont celles qui contribuent aux objectifs à long terme et aux valeurs de la personne. Ces éléments nécessitent une planification et une action réfléchie. Lorsque vous vous concentrez sur des tâches importantes, vous gérez votre temps, votre énergie et votre attention plutôt que de dépenser ces ressources sans réfléchir. Ce qui est important est subjectif et dépend de vos propres valeurs et objectifs personnels. Personne d'autre ne peut définir ce qui est important pour vous.

Nous examinons ci-dessous chacun des quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower, pour vous aider à identifier quelles tâches y placer et comment les gérer.

Quadrant 1 : urgent et important

Les tâches urgentes et importantes exigent que vous agissiez rapidement. Ces éléments ont généralement des échéances visibles et des conséquences si l'on tarde à agir. Le plus souvent, il s'agit soit de choses qui vous ont été imposées par une source extérieure, soit de choses que vous avez reportées jusqu'à être confronté à une échéance imminente. Dans tous les cas, elles nécessitent une réponse de crise.

Par exemple :

• Covering a project for a colleague out sick

• Car stalls on the highway

• Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water

• Clients come to you with a pressing problem

• A last-minute deadline is assigned to you

Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Même si vous ne procrastinez jamais (ce qui est impossible), il y a toujours quelque chose qui échappe à votre contrôle. Cependant, les problèmes surviennent lorsque vous vous concentrez sur ces tâches imprévues ou dictées par des échéances au détriment des objectifs à long terme qui vous tiennent à cœur.

Covey avertit que passer trop de temps sur les tâches du quadrant 1 peut entraîner un stress accru, un burnout, et la sensation que vos journées échappent à votre contrôle. Passer toute la journée à éteindre des incendies vous privera rapidement d'énergie et de passion pour votre travail, et peut vous amener plus facilement à vous évader dans le quadrant 4.

Quadrant 2 : non urgent et important

Les tâches non urgentes mais importantes sont les activités qui vous aident à atteindre des objectifs à long terme. Elles peuvent ne pas avoir d'échéance (ou même de date de fin), il est donc facile de les remettre à plus tard au profit de tâches plus urgentes. Cependant, ces tâches ont un effet beaucoup plus important sur votre efficacité à long terme dans l'accomplissement de vos objectifs.

Exemples :

• Planning for long and short-term projects

• Regular chores or maintenance projects

• Professional networking and personal relationship building

• Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events

• Exercise and routine healthcare

Covey dit que le quadrant 2 est l'endroit idéal pour la gestion personnelle du temps. C'est l'endroit où vous vous concentrez non pas sur les problèmes (comme avec Q1) mais sur les opportunités et la croissance. Vivre dans ce quadrant de la matrice signifie que vous êtes proactif et que vous priorisez les activités qui développent vos compétences et votre énergie, et contribuent à atteindre des objectifs significatifs. Le quadrant 2 est l'endroit où le « deep work » se produit car vous êtes en grande partie libéré des distractions pressantes.

En vous occupant régulièrement du Q2, vous diminuez le nombre de problèmes urgents qui surgissent dans le Q1. Vivre dans le Q2 signifie que vous pouvez créer un plan pour terminer les projets et éviter les problèmes potentiels. Par exemple, si vous continuez à reporter l'entretien de routine de votre voiture, vous pourriez le payer plus tard lorsque votre voiture tombera en panne.

Gérez-vous d'autres personnes ?

Quadrant 3 : urgent et non important

Ces tâches sont souvent basées sur les attentes fixées par d'autres et ne vous rapprochent pas de vos objectifs à long terme.

Exemples :

• Unnecessary interruptions from coworkers

• Checking your phone or email whenever it goes off

• Responding to certain texts, emails, or social media messages

• Acting on coupons or limited time offers

• Some meetings

Le quadrant 3 est celui de l'effet d'urgence. La volonté de terminer des tâches en raison d'échéances réelles ou supposées signifie que vous entreprenez des tâches qui ne sont pas réellement significatives pour vous. Étant donné que les tâches du Q3 sont urgentes mais généralement liées aux priorités de quelqu'un d'autre, passer trop de temps dans ce carré peut donner l'impression que vous faites des choses que vous devez faire plutôt que ce que vous voulez faire. Se concentrer sur les tâches du Q3 peut vous donner l'impression de ne pas atteindre vos objectifs de vie plus généraux, ou de ne pas avoir le contrôle sur votre vie quotidienne.

Covey suggère de déléguer autant de tâches Q3 que possible. Pouvez-vous demander à quelqu'un d'autre de prendre ces notes de réunion ? Pouvez-vous faire livrer vos courses au lieu d'aller au magasin ? Pouvez-vous responsabiliser vos enfants pour faire la vaisselle ? Pouvez-vous engager un assistant numérique pour planifier les visites chez le médecin de famille ? Y a-t-il quelque chose dans votre vie que vous pouvez automatiser ?

Si vous ne pouvez pas déléguer ces tâches, essayez de les empêcher de prendre le dessus sur votre journée :

• Turn off notifications on your phone and computer when working

• Be clear with others about how much time you can spend on a given task

• Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning

• Negotiate your workload with your boss

• Practice saying no

Quadrant 4 : non urgent et non important

Les tâches non urgentes et non importantes sont des activités qui font perdre du temps et qui devraient être impitoyablement éliminées. Ces activités ne contribuent pas à la progression vers vos objectifs mais peuvent finir par occuper une grande partie de votre temps.

Exemples :

• Watching TV for hours

• Mindlessly refreshing social media and scrolling

• Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it

• Excessive shopping or online browsing

Le quadrant 4 est le quadrant de l'excès et de la gratification immédiate qui, en fin de compte, vous laisse insatisfait.

Ne vous méprenez pas : nous avons tous besoin de moments de loisir. Eisenhower lui-même était un joueur de bridge passionné — il jouait même chaque soir jusqu’au jour J — et a été critiqué pour ses nombreux voyages de golf pendant son mandat. Mais pour lui, ces activités permettaient d’équilibrer les exigences stressantes de la vie politique. Cependant, si vous n’y prêtez pas attention, la manière dont vous occupez votre temps libre peut au contraire épuiser votre énergie, votre passion et votre créativité.

Une étude récente publiée dans le Journal of Applied Psychology a révélé que la façon dont les employés passent leur temps libre est un indicateur important de l'énergie et de la positivité qu'ils apportent au travail le lendemain. Ceux qui s'adonnaient à des activités d'auto-discipline, comme l'exercice ou le bénévolat, étaient plus motivés le jour suivant. Les employés qui optaient pour des activités relaxantes, comme le yoga, la méditation ou l'écoute de musique, arrivaient au travail avec un état d'esprit plus calme.

Les employés qui s’adonnaient à des activités d’évasion, comme regarder la télévision de manière excessive pour éviter ou ignorer les problèmes, montraient une positivité renouvelée le lendemain. Cependant, à mesure que la semaine avançait, leur humeur et leur motivation se détérioraient avec l’usage répété de ces distractions. En d’autres termes, une dose modérée de distraction pouvait être bénéfique, mais le recours fréquent à ces échappatoires conduisait globalement à une moindre satisfaction au travail.

Comment rééquilibrer vos quadrants

Selon Stephen Covey, le quadrant 2 est le « Quadrant de la qualité », dans lequel le temps consacré à ces tâches améliore votre efficacité globale. C’est ici que la croissance personnelle et professionnelle s’allie à la planification, à la prévention et à l’action.

Pour évaluer où vous vous situez actuellement sur la matrice, commencez à suivre votre temps et vos tâches. Si vous utilisez Todoist pour la gestion des tâches, vous pouvez facilement obtenir une liste de toutes les tâches que vous avez terminées et quand vous les avez terminées. Lorsque vous avez quelques jours de données, asseyez-vous et organisez vos tâches en quadrants en posant les questions suivantes :

1. Was this urgent for me?

2. Was this important to me?

Rappelez-vous : ces critères doivent être définis uniquement en fonction de vos propres objectifs, et non de ceux des autres.

Une fois vos tâches classées dans les quadrants appropriés, examinez comment vous répartissez actuellement votre temps. Êtes-vous satisfait de l'équilibre entre vos quadrants ?

Si vous passez beaucoup de temps dans le Q1, investissez du temps dans la planification pour anticiper et prévenir les problèmes :

• Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.

Si vous passez votre temps dans le Q3, déléguez, éliminez ou limitez le temps que vous consacrez à ces tâches :

• Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.

Si vous passez trop de temps dans le quadrant 4, vous risquez de rester coincé dans la routine, de vous sentir stressé ou de fuir un problème :

• Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.

Au fur et à mesure que vous déplacez vos priorités vers le quadrant 2, continuez à utiliser la matrice d'Eisenhower pour savoir sur quoi vous devriez travailler au jour le jour.

Comment mettre en œuvre la matrice Eisenhower dans Todoist

Vous pouvez utiliser Todoist pour organiser vos tâches dans les quatre quadrants urgent/important avec deux méthodes différentes : étiquettes ou niveaux de priorité. Les deux méthodes sont décrites ci-dessous.

Utilisation des étiquettes

Dans Todoist, les étiquettes et les filtres fonctionnent ensemble pour vous aider à organiser et trier votre liste de tâches. Pour cela, commencez par créer ces deux étiquettes :

• @urgent

• @important

Une fois que vous avez vos deux étiquettes, parcourez vos tâches et assignez les étiquettes appropriées à chacune :

• Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally

• Add @important to tasks that get a due date and are done personally

• Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to

• Don't add either label to tasks that can be dropped

Vous pouvez rapidement assigner une étiquette à n'importe quelle tâche en tapant « @ » dans le champ de la tâche. Cela fera apparaître une liste de vos étiquettes actuelles à sélectionner. Continuez à taper le nom de l'étiquette pour réduire la liste.

Une fois que toutes vos tâches urgentes ou importantes sont étiquetées, créez quatre nouveaux filtres correspondant à chaque quadrant :

• Urgent & Important with filter query: @urgent & @important

• Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent

• Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important

• Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent

• And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent

Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.

Utiliser les niveaux de priorité

Au lieu d'utiliser des étiquettes pour trier vos tâches, vous pouvez utiliser les quatre niveaux de priorité de Todoist. Chaque niveau de priorité correspondra à un quadrant de la matrice d'Eisenhower

• Urgent & Important = Priority 1 (Red)

• Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)

• Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)

• Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)

Attribuez un niveau de priorité à chaque tâche en cliquant ou en appuyant sur l'icône de fanion, puis en sélectionnant le niveau souhaité. Vous pouvez modifier ce niveau à tout moment en cliquant sur l’icône de fanion lorsque vous modifiez une tâche, ou en tapant simplement p1, p2 ou p3 directement dans le champ de la tâche — Todoist reconnaîtra alors automatiquement le niveau de priorité lors de la création de la tâche. Toute tâche sans fanion coloré est définie par défaut en P4.

Ensuite, configurez un filtre pour afficher vos tâches par priorité dans tous vos projets. Allez dans filtres, puis cliquez sur « Ajouter un filtre » et intitulez-le Matrice d'Eisenhower. Sous requête, entrez « p1, p2, p3, p4 ».

Vos tâches ayant le niveau de priorité le plus élevé apparaîtront en haut de chaque liste de tâches quotidienne sur les pages Aujourd'hui et Prochainement (les tâches ayant une date et une heure d'échéance apparaissent en premier).

Gérer chaque quadrant

Une fois que vous avez configuré Todoist pour travailler avec la méthode d'Eisenhower, vous pouvez commencer à évaluer vos tâches. Cliquez sur vos nouveaux filtres de la matrice d'Eisenhower pour passer en revue vos tâches par quadrant.

Pour le Q1 : important & urgent, p1 :

• Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.

Pour le Q2 : important & non urgent, p2 :

• Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.

Pour le Q3 : non important & urgent, p3 :

• Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.

Pour le Q4 : non important & non urgent, p4 :

• Delete

Lorsque vous êtes confronté à un ensemble de tâches, comment décidez-vous laquelle aborder en premier ? Sélectionnez-vous la tâche qui va vous rapprocher de vos objectifs à long terme ? Ou accordez-vous votre attention à l'élément le plus urgent de votre liste ?

Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.