Todoist es el administrador de tareas nº 1 del mundo para organizar tu trabajo y tu vida. Quiero saber más
“¿Quién puede definir por nosotros cuál es la diferencia entre el largo y el corto plazo? Especialmente cuando estamos en crisis, nos vemos casi obligados a prestar atención al presente urgente en lugar de al futuro importante.”
— Dwight D. Eisenhower, discurso de 1961 a la Century Association
Dwight D. Eisenhower (general condecorado en la Segunda Guerra Mundial y el 34º presidente de los Estados Unidos) era claramente un hombre productivo.
Durante sus dos mandatos como presidente de Estados Unidos, dirigió la construcción del Sistema Interestatal de Autopistas, creó la NASA, promulgó la primera gran ley de derechos civiles desde el final de la Guerra civil, puso fin a la Guerra de Corea, adjuntó a Alaska y Hawái a la unión y consiguió mantener fría la Guerra fría con Rusia.
Y lo hizo todo con estilo: Eisenhower fue el hombre más admirado del año según Gallup nada menos que doce veces.
¿Cómo consiguió Eisenhower acumular tantos logros que tendrían un impacto duradero en su país y en el mundo? Él entendía la diferencia fundamental entre lo Urgente y lo Importante.
En un discurso de 1954, Eisenhower citó a un presidente universitario anónimo que dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.”
Más de 3 décadas después, en su exitoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen Covey reempaquetó las ideas de Eisenhower en una herramienta muy sencilla para priorizar tareas, ahora conocida como la Matriz de Eisenhower (también conocida como Matriz de administración del tiempo, Caja de Eisenhower, Método de Eisenhower y la Matriz Urgente-Importante). Este esquema de priorización te ayuda a combatir el efecto de "mera urgencia" (hablaremos de eso en detalle más adelante), a eliminar las actividades que te roban tiempo valioso de tu vida, y a crear más espacio mental para avanzar hacia el logro de tus metas.
Hemos creado un video sobre la Matriz de Eisenhower porque todos aprendemos de manera diferente, y sabemos que algunas personas prefieren ver en lugar de leer. Mira el video o continúa leyendo para un análisis más profundo.
Prueba la Matriz de Eisenhower si...
Te la pasas todo el día apagando incendios aquí y allá (en el sentido figurado)
Siempre estás ocupado/a, pero sientes que tu trabajo no tiene un gran impacto
Tienes metas de largo plazo, pero no el tiempo ni la energía para avanzar hacia su consecusión
Te cuesta delegar y/o decir no
Quieres ser presidente/a de los Estados Unidos (si el método le funcionó a Eisenhower...)
Este artículo te explicará por qué es crucial distinguir entre lo urgente y lo importante, cómo la Matriz de Eisenhower te ayuda a hacerlo y cómo aplicarla tanto a tus proyectos de gran envergadura como a las tareas cotidianas usando Todoist.
El efecto de la mera urgencia: por qué somos malos para la priorizar
¿Cómo decidimos a qué tarea prestar atención en un momento dado? Resulta que no somos muy buenos para esto.
Un estudio publicado en el Journal of Consumer Research se propuso a estudiar cómo las personas deciden en qué trabajar cuando se enfrentan a varias tareas de carácter urgente o importante. En cinco experimentos aparte, los investigadores observaron un patrón curioso: dirigimos nuestra atención a las tareas más apremiantes sobre las que son menos urgentes, incluso cuando la tarea menos urgente ofrece mayores recompensas. Esta peculiaridad psicológica, denominada el "Efecto de la mera urgencia", explica por qué somos tan malos para administrar el tiempo y las tareas. Es más probable que prioricemos las tareas que tienen un plazo o fecha límite sobre las tareas que no lo tienen, independientemente de sus beneficios en el largo plazo.
Y el efecto es aún más pronunciado en las personas que se perciben a sí mismas como «ocupadas». Los mismos investigadores descubrieron que estas personas eran más propensas a seleccionar tareas urgentes con menor beneficio porque ya estaban obsesionadas con la duración de la tarea. Si ya sientes presión específicamente por la falta de tiempo, es probable que sigas dando prioridad a las tareas que mantienen tu atención en el reloj.
Pero también hay buenas noticias: el efecto de mera urgencia se puede revertir. Cuando se les pidió a los y las participantes que consideraran las consecuencias de sus decisiones antes de tomarlas, se observó que las personas eran significativamente más propensas a elegir la tarea importante sobre la urgente. Los hallazgos sugieren que si logras mantener visible la importancia a largo plazo de las tareas no urgentes, puedes superar la atracción natural que sientes hacia las distracciones urgentes para poder centrarte en lo que realmente importa.
Ahí es donde entra en juego la Matriz de Eisenhower.
La Matriz de Eisenhower: Urgente vs. Importante
La Matriz de Eisenhower es una técnica de productividad sencilla para ponderar los resultados a largo plazo de tus tareas diarias y así, poder concentrarte en lo que te hará una persona más efectiva, no solo más productiva. Te permite visualizar todas tus tareas en una matriz de urgente/importante. Todas tus tareas diarias y proyectos más grandes caerán en uno de estos cuatro cuadrantes:
Tareas/proyectos Urgentes e Importantes para completar inmediatamente
Tareas/proyectos No urgentes e Importantes para programar en tu agenda
Tareas/proyectos Urgentes e Importantes para delegar a otras personas
Tareas/proyectos No urgentes e Importantes para eliminarlos
En el mundo real, la línea que divide lo urgente de lo no-urgente, así como lo importante de lo no-importante es mucho más borrosa que en condiciones experimentales. Así es como lo explica Steven Covey:
Urgente es el calificativo que reciben los asuntos que requieren acción inmediata. Son los problemas visibles que surgen y demandan tu atención AHORA MISMO. Las tareas urgentes suelen tener consecuencias asociadas si no se completan. Las tareas urgentes son inevitables, pero pasar demasiado tiempo apagando incendios puede producir mucho estrés y provocar agotamiento extremo.
Importante es algo que tiene gran significado para ti, contribuye a las metas en el largo plazo y hace parte de los valores esenciales de tu vida. Estos elementos requieren planificación y acción reflexiva. Cuando te concentras en asuntos importantes, administras tu tiempo, energía y atención, en lugar de despilfarrar estos recursos irreflexivamente. Lo que es importante es subjetivo y depende de tus propios valores y objetivos personales. Nadie puede definir por ti qué es importante y qué no lo es.
A continuación encontrarás un análisis detallado de cada uno de los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower para ayudarle a identificar qué tareas van en cada uno y cómo manejarlas en consecuencia.
Cuadrante 1 (Q1): Urgente e Importante
Las tareas que son urgentes y además, importantes, exigen acción rápida. Estos elementos suelen tener plazos muy visibles y consecuencias si la acción se retrasa. La mayoría de las veces, se trata de cosas que vienen de una fuente externa o cosas que pospusiste hasta la fecha límite. En cualquier caso, requieren una respuesta en modo crisis.
Por ejemplo:
Cubrir a un/a colega enfermo/a en un proyecto
Quedarte sin transporte para ir a trabajar
Que tu lavaplatos tenga una fuga de agua e inunde la cocina
Un/a cliente que acude a ti con un problema apremiante
Se te asigna algo a última hora y con plazo inminente
Las tareas del cuadrante 1 son inevitables. Incluso si nunca procrastinas (lo cual es imposible), siempre habrá algo que escape a tu control. Sin embargo, el problema surge cuando te centras en estas tareas inesperadas o con plazo apremiante a expensas de los objetivos a largo plazo que son importantes para ti.
Covey advierte que dedicar demasiado tiempo a las tareas del Q1 puede llevar a un aumento en los niveles de estrés, agotamiento extremo y la sensación de que tus días están fuera de tu control. Pasar todo el día apagando incendios te robará energía y perderás pasión por tu trabajo, y puede hacer que sea más fácil caer en el escapismo sin sentido del cuadrante 4.
Cuadrante 2 (Q2): No urgente e Importante
Las tareas no urgentes, pero importantes, son las actividades que te ayudan a conseguir tus metas en el largo plazo. Algunas pueden no tener una fecha límite (o incluso una fecha en absoluto), por lo que es fácil posponerlas en favor de tareas más urgentes. Sin embargo, estas tareas tienen un efecto mucho mayor en tu efectividad para completar tus objetivos en el largo plazo.
Ejemplos:
Planificar proyectos de largo y corto plazo
Tareas repetitivas o proyectos de mantenimiento
Establecer redes de contacto y cultivar relaciones interpersonales
Aprender una nueva habilidad, mantenerse al día con los avances de tu profesión, asistir a eventos educativos
Hacer ejercicio y cuidar de tu salud
Covey dice que el cuadrante 2 es el punto crucial de la gestión personal del tiempo. Es el punto en el que no te centras en los problemas (como en el Q1), sino en las oportunidades y el crecimiento. Vivir desde este cuadrante de la matriz significa que eres proactivo/a y priorizas actividades que desarrollen tus habilidades y energía, y que contribuyan a metas con verdadero significado. El Q2 es donde se produce el “trabajo concentrado” porque te liberas en gran medida de las distracciones apremiantes.
Si te ocupas del cuadrante 2 de manera regular, disminuyes la cantidad de problemas urgentes que surgen en el cuadrante 1. Vivir en el Q2 significa que puedes elaborar un plan para completar proyectos y evitar posibles obstáculos. Por ejemplo, si sigues posponiendo el mantenimiento rutinario de tu automóvil, puedes pagar por ello más tarde, si se te llega a dañar.
¿Gestionas a otras personas?
Cuadrante 3 (Q3): Urgente y No importante
Las tareas urgentes pero no importantes se pueden definir mejor como trabajo administrativo o trabajo ocupado. Estas tareas a menudo se basan en expectativas establecidas por otras personas y no te acercan a tus metas de largo plazo.
Ejemplos:
Interrupciones innecesarias de otras personas
Revisar tu teléfono o email cada vez que te llega una notificación
Responder mensajes de texto, correos electrónicos o comunicaciones de las redes sociales
Actuar sobre cupones u ofertas con tiempo limitado
Algunas reuniones
El cuadrante 3 es donde vive el efecto de la mera urgencia. El impulso de completar tareas debido a plazos reales o supuestos te lleva a asumir tareas que en realidad no son significativas para ti. Dado que las tareas del Q3 son urgentes, pero normalmente relacionadas con las prioridades de otra persona, pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede hacerte sentir que estás haciendo lo que debes hacer, no lo que quieres hacer. Centrarte en las tareas del Q3 puede darte la sensación de que no estás cumpliendo tus objetivos más importantes de vida o que no tienes control sobre tu día a día.
Covey sugiere delegar tantas tareas del Q3 como sea posible. ¿Puedes hacer que alguien más tome las notas de esa reunión? ¿Puedes comprar en línea lo que necesitas en lugar de ir a la tienda? ¿Puedes pedirle a tus hijos para que laven los platos? ¿Puedes contratar a un asistente digital para programar las visitas al médico de toda la familia? ¿Hay algo en tu vida que puedas automatizar?
Si no puedes delegar estas tareas, trata de que no tomen control de tu día:
Desactiva las notificaciones en tu teléfono y ordenador mientras trabajas
Sé claro/a con otras personas respecto a la cantidad de tiempo que puedes invertir en una tarea determinada
Guarda las tareas del Q3 para momentos en los que tengas muy poca energía, no para primera hora de la mañana
Negocia tu carga laboral con tu jefe
Aprende el fino arte de decir no lee más en este artículo (en inglés)
Cuadrante 4 (Q4): No urgente y No importante
Las tareas que no son urgentes ni importantes son actividades que te hacen perder el tiempo y, por esa razón, debes eliminarlas de tu agenda y de tu vida sin piedad. Estas actividades no te ayudan a avanzar hacia tus metas, pero pueden llegar a ocupar mucho tiempo.
Ejemplos:
Ver televisión durante horas
Revisar las redes sociales y seguir y seguir desplazándote hacia abajo sin sentido
Actividades de evasión como ordenar y organizar el email en lugar de responderlo
Hacer compras o navegar por internet en exceso
El cuadrante 4 (Q4) es el cuadrante del exceso y la gratificación inmediata que, en última instancia, te deja sintiéndote insatisfecho/a.
Pero no me malinterpretes: todos necesitamos tiempo libre. El propio Eisenhower era un conocido jugador de bridge (jugaba todas las noches hasta que murió) y fue muy criticado por sus numerosos viajes a jugar al golf durante su mandato. La clave es que estas actividades equilibraban los muchos aspectos estresantes de ser un líder político. Sin embargo, si no se tiene la intención de hacerlo, la forma en que se pasa el tiempo de inactividad puede drenar la energía, la pasión y la creatividad.
Un estudio reciente publicado en el Journal of Applied Psychology encontró que la forma en que los empleados pasan su tiempo de ocio fuera del trabajo ayuda a predecir con gran exactitud los niveles de energía y positividad que expresan al día laboral siguiente. Los empleados que participaron en actividades de automejoramiento, como el ejercicio o el trabajo voluntario, estaban más motivados al día siguiente. Los empleados que se relajaron con yoga, meditación o escuchando música afrontaron el día laboral con más calma.
Los empleados que realizaban actividades de evasión, como ver televisión en exceso, mostraban una positividad renovada al día siguiente. Sin embargo, realizar esa actividad de distracción continuamente hacía que su estado de ánimo y motivación desmejoraran a medida que avanzaba la semana. En otras palabras, la distracción con moderación estaba bien, pero la distracción habitual producía menos satisfacción laboral en general.
Cómo reequilibrar tus cuadrantes
Según Stephen Covey, el cuadrante 2 es el "cuadrante de la calidad", donde el tiempo dedicado a estas tareas aumenta tu efectividad global. Aquí es donde el crecimiento personal y profesional se encuentra con la planificación, la prevención y la acción.
Para evaluar en qué punto te encuentras actualmente en la Matriz de Eisenhower, empieza a registrar tu tiempo y tareas. Si utilizas Todoist para administrar tus tareas, puedes obtener una lista de todas las tareas que completaste y cuándo las completaste. Cuando hayas recopilado varios días de información, siéntate y organiza tus tareas en cuadrantes haciéndote las siguientes preguntas:
¿Esto era urgente para mí?
¿Esto era importante para mí?
Recuerda que estás decidiendo estos parámetros en función de tus resultados deseados, no los de otra persona.
Una vez que hayas organizado tus tareas en los cuadrantes adecuados, piensa en qué estás invirtiendo tu tiempo actualmente. ¿Estás conforme con el equilibrio de tus cuadrantes?
Si pasas mucho tiempo en el Q1, dedica tiempo a planificar para anticipar y prevenir problemas:
Siguiente paso: Organiza un plan semanal o incluso mensual en torno a tus objetivos y plazos actuales. Al final de cada semana, haz una revisión semanal. Reflexiona sobre lo que ha salido bien en tu plan y ajústalo para la semana siguiente. Si la mayoría de tus tareas de la Q1 proceden de fuentes externas, elabora una estrategia para planificarlas mejor y anticiparte a ellas. Puede que tengas que crear un flujo de trabajo más proactivo con colegas o clientes, o hablar con tu jefe para reequilibrar tu carga laboral si esta es excesiva. Si hay un cliente en particular que genera muchas tareas en Q1, puede que el trabajo no merezca la pena.
Si pasas tu tiempo en el Q3, delega, elimina o limita la cantidad de tiempo que dedicas a estas tareas:
Próximo paso: Elabora una estrategia y escribe pasos concretos para poner límites a estas tareas. ¿Puedes delegarlas? ¿Puedes decir que no? ¿Puedes agrupar ciertas tareas para hacerlas en una sola tarde de tu semana? ¿Puedes tener una discusión abierta con tu jefe sobre cuánto tiempo estás dedicando a estas "administrativas"? Programa tiempo en tu semana para llevar a cabo estos pasos.
Si pasas tu tiempo en el cuadrante 4, puedes quedarte atrapado en una rutina, estresado/a o evitando un problema:
Siguiente paso: Utiliza tu control del tiempo para identificar las mayores pérdidas de tiempo y crear una estrategia para evitarlas o restringirlas. Elabora un plan para superar la procrastinación antes de que te sientas tentado/a a procrastinar. Recuerda: está bien relajarse a veces, pero las actividades en este cuadrante tienen rendimientos decrecientes cuando se usan en exceso.
A medida que cambies tus prioridades hacia el cuadrante 2, sigue utilizando la Matriz de Eisenhower para saber en qué debes trabajar día a día.
Cómo implementar la Matriz de Eisenhower en Todoist
Puedes usar Todoist para organizar tus tareas en los cuatro cuadrantes urgente/importante de dos formas: con etiquetas o con niveles de prioridad. Ambos métodos se describen a continuación.
Con etiquetas
En Todoist, las etiquetas y los filtros trabajan juntos para ayudarte a organizar y clasificar tu lista de tareas. Para esta configuración, lo primero que debes hacer es crear estas dos etiquetas:
@urgente
@importante
Puedes cambiarle el color a una etiqueta y añadirle emojis para que destaque en tu lista.
Una vez que tengas tus dos etiquetas, revisa tus tareas y ponles las etiquetas apropiadas:
Añade @importante y @urgente a las tareas que debes hacer tú mismo/a y de forma inmediata
Añade @importante a las tareas que tienen fecha y debes hacer tú mismo/a
Añade @urgente a las tareas que se puedan delegar o relegar
No es necesario añadir etiquetas a las tareas que se pueden descartar
Puedes etiquetar cualquier tarea rápidamente escribiendo “@” en el campo de la tarea. Esto desplegará la lista de tus etiquetas actuales para que selecciones la correcta. Sigue escribiendo el nombre de la etiqueta para refinar la lista.
Si tienes demasiadas tareas, puedes asignarle etiquetas a varias tareas al mismo tiempo.
Una vez que todas tus tareas urgentes y/o importantes estén etiquetadas, crea cuatro filtros nuevos que corresponderán a cada cuadrante:
Importante y Urgente con la búsqueda de filtro: @importante y @urgente
Importante y No urgente con la búsqueda de filtro: @importante y !@urgente
No importante y Urgente con la búsqueda de filtro: !@importante y @urgente
No importante y No urgente con la búsqueda de filtro: !@importante y !@urgente
Y/o combínalos todos en un solo filtro de Eisenhower con la búsqueda: @urgente y @importante, @importante y !@urgente, @urgente e !@importante, !@importante y !@urgente
Ahora podrás consultar cada vista de filtro para saber qué tareas urgentes e importantes necesitan tu atención primero; qué tareas importantes, pero no urgentes necesitas programar; qué tareas urgentes y no importantes debes delegar o llevar a cabo en tus horas de baja energía; y qué tareas debes simplemente eliminar.
Para mantener presentes tus tareas importantes, añade tus filtros Urgente e Importante, e Importante y No Urgente a tus Favoritos. Aparecerán en la parte superior de tu menú de navegación para fácil acceso.
Con niveles de prioridad
En lugar de usar etiquetas para clasificar tus tareas, puedes utilizar los cuatro niveles de prioridad de Todoist. Cada nivel de prioridad corresponderá a un cuadrante de la Matriz de Eisenhower:
Urgente e Importante = Prioridad 1 (rojo)
No urgente e Importante = Prioridad 2 (naranja)
Urgente y No importante = Prioridad 3 (azul)
No urgente y No importante = Prioridad 4 (sin color)
Asigna un nivel de prioridad a cualquier tarea tocando o haciendo clic en el icono de banderín y seleccionando el nivel de prioridad deseado. Cambia el nivel de prioridad en cualquier momento seleccionando el icono de banderín al momento de editar una tarea, o simplemente introduce p1, p2 o p3 directamente en el campo de tarea y Todoist reconocerá y asignará el nivel de prioridad correcto cuando crees la tarea. Lo que no tenga banderín de color será P4 por defecto.
Luego, crea un filtro para ver tus tareas por prioridad en todos tus proyectos. Para hacerlo, ve a Filtros, haz clic en "Añadir filtro" y ponle Matriz de Eisenhower. En la búsqueda, escribe "p1, p2, p3, p4".
Tus tareas de mayor prioridad aparecerán cerca del encabezado de cada lista diaria de tareas en las vistas Hoy y Próximo (las tareas con fecha y hora aparecerán primero, independientemente del nivel de prioridad).
Cuando uses este método, recuerda que lo que no tenga un banderín de color se clasificará automáticamente como P4. Si utilizas Todoist para guardar material de referencia, es probable que quieras editar tu filtro para excluir elementos P4 de ciertos proyectos de referencia. En ese caso, tu búsqueda por filtro sería: “p1, p2, p3, p4 & !#Referencias” (lo que se leería como “muéstrame todas las tareas p4 que no están en mi proyecto de referencias”).
Evalúa cada cuadrante
Una vez que hayas configurado Todoist para trabajar con la técnica Eisenhower, puedes comenzar a evaluar tus tareas. Haz clic en tus nuevos filtros de la Matriz de Eisenhower para revisar tus tareas por cuadrante.
Q1: Importante y Urgente, p1:
Revisa tus próximas tareas y elabora un plan para completar estos elementos primero.
Q2: Importante y No urgente, p2:
Establece una fecha de vencimiento razonable para los pasos a seguir de cada tarea. Planifica al detalle utilizando comentarios para adjuntar material de referencia o añadir notas a tu tarea.
Q3: No importante y Urgente, p3:
Delega tantas tareas como sea posible. Para delegarlas en Todoist, puedes compartir proyectos con cualquier persona, asignar tareas, establecer plazos, subir archivos y discutir los detalles de las tareas con los colaboradores en los comentarios.
Q4: No importante y No urgente, p4:
Cuando te enfrentas a un conjunto de tareas, ¿cómo decides cuál abordar primero? ¿Seleccionas la tarea que te acercará a tus metas a largo plazo? ¿O prestas atención al elemento más urgente de tu lista?
Utiliza la Matriz de Eisenhower para evitar la trampa de la mera urgencia y hacer más de lo que es importante para ti.
