Der Wochenüberblick

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Ein Wochenüberblick gibt dir die Möglichkeit, dein Leben mit Intention zu führen. Du nimmst dir bewusst Zeit, um über die vergangene Woche nachzudenken, um darüber zu reflektieren, was gut und was nicht gut gelaufen ist, und um die kommende Woche zu planen. Durch diesen Prozess kannst du sicherstellen, dass deine täglichen Aufgaben im Einklang mit deinen langfristigen Zielen stehen. So musst du dich nie fragen: „Was habe ich eigentlich die ganze Zeit gemacht?“

Der Wochenüberblick ist das Herzstück der Methode Getting Things Done (GTD), die von dem Produktivitätsberater David Allen entwickelt wurde. Er gliedert den Wochenüberblick in drei separate Bereiche:Produktivität

• Ordnung schaffen: Verarbeite alle losen Enden.

• Auf den neuesten Stand kommen: Überprüfe, ob alle Einträge aktuell sind.

• Kreativ werden: Bringe neue Ideen ein, um die Art und Weise, wie du lebst und arbeitest, zu verbessern.

„Der Wochenüberblick schärft deine intuitive Konzentration auf die wichtigen Projekte, während du dich mit der Flut neuer Eingänge und potenzieller Ablenkungen auseinandersetzt, die im Laufe der Woche auf dich einströmt.“

– David Allen, Getting Things Done

Probiere den Wochenüberblick aus, wenn eine oder mehrere der folgenden Aussagen auf dich zutreffen:

• Du startest normalerweise ohne einen Plan in die neue Woche und „improvisierst“ einfach.

• Du hast das Gefühl, sehr eingespannt zu sein, aber machst keine richtigen Fortschritte in Richtung deiner Ziele.

• Du möchtest dir regelmäßig Zeit zum Nachdenken und zur persönlichen Weiterentwicklung nehmen.

• Du bist ein Mensch, der mehr schaffen möchte (wir sind wirklich so vom Wochenüberblick überzeugt, dass wir denken, dass alle ihn mal ausprobieren sollten!)

Ausgehend von Allens Wochenüberblick möchten wir dir zeigen, wie du diese Methode selbst anwenden kannst. Der Wochenüberblick ist eine effektive Routine für diejenigen, die GTD praktizieren, und gleichzeitig auch eine Schlüsselkomponente anderer beliebter Produktivitätsmethoden wie Time Blocking und OKRs. Eigentlich sollten alle einen Wochenüberblick in ihre Routine integrieren, unabhängig vom individuellen täglichen Workflow. Da es keine universelle Methode gibt, die für alle gleichermaßen gut funktioniert, passe deinen Wochenüberblick so an, dass du den größtmöglichen Nutzen daraus ziehst.

Warum alle einen Wochenüberblick durchführen sollten

Angesichts all der Aufgaben, die du bereits bewältigen musst, mag die Verpflichtung zu einem Wochenüberblick wie eine zusätzliche Belastung erscheinen. Und wenn du schon eine andere Produktivitätsmethode nutzt, fragst du dich vielleicht, warum du deine Woche noch komplizierter gestalten solltest. Doch das Gegenteil ist der Fall: Ein Wochenüberblick schafft Klarheit und gibt die Richtung vor. Deshalb lohnt es sich, jede Woche eine Stunde in den Wochenüberblick zu investieren.

Verschaffe dir eine objektive Sicht auf deine Woche

Mit einem Wochenüberblick kannst du Abstand vom Alltagstrott gewinnen und deine Woche als Ganzes betrachten. Du brauchst dich nicht mehr durch die Wochen zu schleppen, ohne eine wirkliche Vorstellung von dem zu haben, was du eigentlich schaffst. Stattdessen bringt dich ein Wochenüberblick dazu, innezuhalten und nachzudenken:

• Was habe ich in dieser Woche geschafft, im Vergleich zu dem, was ich mir vorgenommen habe?

• Was ist in dieser Woche unerwartet eingetreten, das meine Produktivität beeinträchtigt hat?

• Warum war ich diese Woche im Vergleich zur letzten Woche so effizient?

In einem Wochenüberblick wirst du aufgefordert, zu untersuchen, was falsch und was richtig gelaufen ist. Wenn du dir jede Woche Zeit zum Reflektieren nimmst, wirst du automatisch Muster erkennen, die sonst unbemerkt geblieben wären.

„Diese Woche wurde ich mehrfach durch unerwartete Meetings vom Schreiben abgelenkt. Ich werde mit meinen Vorgesetzten sprechen, um diese Unterbrechungen künftig zu minimieren, sodass ich fokussiert arbeiten kann.“

„Diese Woche habe ich so viel erledigt wie nie zuvor, weil ich administrative Aufgaben an meinen Virtuellen Assistenten delegiert habe, der derzeit in Teilzeit arbeitet. Vielleicht ist es an der Zeit, ihn in Vollzeit einzustellen.“

Ein Wochenüberblick schafft Klarheit und verbessert deine Entscheidungsgrundlage. Langfristig wirst du dadurch deutlich mehr erreichen.

Gehe proaktiv mit der Planung um

Es ist wichtig, einen zentralen Ort zu haben, an dem du Aufgaben sofort notieren kannst, sobald sie dir einfallen. Indem du dieses „zweite Gedächtnis“ nutzt, ´entlastest du deinen Kopf. Dieser spontane Ansatz hilft jedoch nicht unbedingt dabei, deine Woche produktiv zu planen.

Ein Wochenüberblick ist nicht nur ein Rückblick, sondern auch eine Vorschau. Er ermöglicht dir, die kommende Woche von Montag bis Freitag durchzugehen und dich auf das, was ansteht, vorzubereiten. Du beginnst jeden Tag, ausgestattet mit dem Spielplan, den du während der Durchführung des Wochenüberblicks erstellt hast.

Die kommende Woche proaktiv zu planen, bedeutet nicht, dass du jede einzelne Aufgabe zeitlich festlegen musst. Stattdessen geht es darum, deine wichtigsten Prioritäten so zu ordnen, dass sie in deinem Kalender oder deiner Aufgabenliste nicht untergehen. Dieser Ansatz hilft dir, vom reaktiven Modus in einen vorausschauenden Modus zu wechseln und sicherzustellen, dass deine To-dos mit deinen langfristigen Zielen übereinstimmen.

Werde jede Woche besser

Wie man so schön sagt: „Was du nicht messen kannst, kannst du nicht lenken“. Wenn du deine Produktivität verbessern möchtest, kannst du sie mit deinem Wochenüberblick genau im Auge behalten, um so mehr zu erledigen.

Als Einstieg solltest du dir einen relevanten Messwert ausdenken, den du mit Hinblick auf deine langfristigen Ziele beobachten und verbessern möchtest. Wenn du dich zum Beispiel auf berufsspezifische Prüfungen wie das Staatsexamen vorbereitest, könnte der Messwert „Lernstunden“ für dich relevant sein. Dein Messwert könnte aber auch die Anzahl der Pomodori sein, die du geschafft hast, oder die Stunden, die du für Deep Work genutzt hast.

Beim Erfassen deiner Messwerte geht es nicht darum, diese endlos zu verbessern. Irgendwann wirst du einen oberen Grenzwert erreicht haben. Wenn du aber gerade erst anfängst, solltest du dir während der Durchführung deines Wochenüberblicks Zeit nehmen, um über deine Messwerte nachzudenken und herauszufinden, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst und wo du dich verbessern kannst.

Durchführung deines Wochenüberblicks

Schauen wir uns also an, wie du den Wochenüberblick tatsächlich durchführen kannst. Es reicht nicht aus, nur einen flüchtigen Blick auf deine Aufgabenliste zu werfen und zufrieden zu lächeln oder dir vorzunehmen, es nächste Woche besser zu machen. Eine vollständige Bestandsaufnahme deiner Arbeitsleistung erfordert ein gezielteres Vorgehen.

Wähle einen Tag, eine Zeit und einen Ort für deinen Wochenüberblick

Wenn Motivation dich nicht auf Kurs hält, dann tut es Beständigkeit. Führe deinen Wochenüberblick immer jede Woche am selben Tag und zur gleichen Uhrzeit durch. Vielleicht solltest du sogar versuchen, ihn immer am selben Ort durchzuführen – zum Beispiel an einem Platz in deiner Wohnung, an dem du gern liest, oder im Café um die Ecke. Auf diese Weise arbeitest du jede Woche an einer festen Gewohnheit und fängst an, ein komisches Gefühl zu bekommen, wenn du den Wochenüberblick mal sausenlässt.

Hier sind einige mögliche Tage, an denen du deinen Wochenüberblick durchführen kannst:

• Freitagnachmittag: Die Arbeitswoche endet in der Regel am Freitag, und das ist auch oft der Zeitpunkt, an dem unsere Produktivität nachlässt, weil wir uns auf das Wochenende freuen. Statt am Schreibtisch zu sitzen und im Internet zu surfen oder die Minuten bis zum Feierabend zu zählen, kannst du diese Zeit nutzen, um deinen Wochenüberblick durchzuführen. So gehst du mit dem guten Gefühl ins Wochenende, dass alles organisiert und dokumentiert ist.

• Sonntagabend: Am Sonntag rückt die vor uns liegende Arbeitswoche in greifbare Nähe, und der Montag schwirrt uns bereits im Kopf herum. Kanalisiere jegliche Besorgnis über das, was auf dich zukommt, in einen Wochenüberblick. Nutze diese Zeit, um über die letzte Woche nachzudenken und dich auf die nächste Woche vorzubereiten. Nimm dir dann den Rest des Abends frei, um abzuschalten und etwas Entspannendes zu tun, in dem Wissen, dass du alle Vorkehrungen getroffen hast, um am Montagmorgen in die neue Arbeitswoche zu starten.

• Montagmorgen: In der Regel beginnt die Arbeitswoche am Montag, doch es kann schwierig sein, nach dem Wochenende wieder in den Arbeitsfluss zu finden. Hier bietet sich der Wochenüberblick als idealer Einstieg an. Am Montagmorgen hast du genügend Abstand zur vergangenen Woche, um eine objektive Bilanz zu ziehen, und bist erholt und ausgeruht, um einen effektiven Aktionsplan für die bevorstehende Woche zu erstellen.

Du kannst deinen Wochenüberblick auch mittwochs durchführen, wenn das für dich sinnvoller ist! Der Tag spielt keine Rolle. Es kommt hauptsächlich auf die Beständigkeit an. Nimm dir genügend Zeit, um deinen Wochenüberblick gründlich durchzugehen. Wir empfehlen mindestens eine ganze Stunde. Wenn du bedenkst, dass eine Woche 168 Stunden hat, ist der Aufwand nicht zu groß, wenn du eine Stunde davon der Optimierung der anderen 167 Stunden widmest.

Erstelle die Checkliste für deinen Wochenüberblick

Bevor du mit deinem Wochenüberblick beginnst, halte eine Checkliste bereit, die genau beschreibt, welche Punkte du durchgehen wirst. Hier ist ein Beispiel für eine Checkliste, die bei David Allens Methode „Getting Things Done“ empfohlen wird:

Ordnung schaffen

• Lose Papiere und Materialien sammeln – Erfasse und sortiere Dinge wie Quittungen und Visitenkarten, die sich im Laufe der Woche angesammelt haben.

• Den „Eingang“ leeren – Verarbeite alle deine Notizen, E-Mails, Nachrichten und alle anderen „eingehenden“ Elemente.

• Deinen Kopf leeren – Schreibe alles auf, was in letzter Zeit Platz im Kopf beansprucht hat, aber noch nicht in deinem System erfasst wurde.

Auf den neuesten Stand kommen

• Die Liste „Nächste Schritte“ durchsehen – Mache eine Bestandsaufnahme der Aufgaben und Erinnerungen, die anstehen.

• Frühere Kalendereinträge überprüfen – Durchsuche die Kalendereinträge der letzten 2 bis 3 Wochen, um unerledigte Aufgaben oder Einträge zu identifizieren, die möglicherweise noch Nachbereitung erfordern.

• Anstehende Ereignisse im Kalender prüfen – Wirf einen genauen Blick auf deine zukünftigen Kalendereinträge. Stelle sicher, dass alle Aufgaben, für die du dich vorbereiten musst, auf deiner Aufgabenliste erfasst sind.

• „Warten“-Liste durchsehen – Schau dir an, welche Dinge du noch von anderen benötigst, und notiere, was weitere Aktionen erfordert oder Auswirkungen auf deine eigene Arbeit hat.

• Projektlisten (und allgemeine Ergebnisse) überprüfen – Bewerte den aktuellen Status all deiner Projekte und füge bei Bedarf zusätzliche Aktionspunkte hinzu, um die Initiativen weiter voranzutreiben.

• Alle relevanten Checklisten durchsehen – Bewerte alle anderen Listen, die für die Arbeit und das Leben relevant sind und deine Aufmerksamkeit erfordern könnten.

Kreativ werden

• „Vielleicht/irgendwann“-Liste durchsehen – Überprüfe alle Listen wie „Geschäftsideen“, „Urlaubspläne“ oder „Bücher zum Lesen“, um festzustellen, ob „irgendwann“ vielleicht „heute“ ist.

• Kreativ und mutig sein – Dies ist eine Gelegenheit, deine Träume in die Tat umzusetzen – denke dir ehrgeizige Projekte zum Planen aus, oder interessante Ideen, die du weiterverfolgen möchtest.

Selbstverständlich sollte eine Checkliste für den Wochenüberblick individuell auf dich zugeschnitten sein. Du kannst zwar bestimmte Aspekte der Checkliste für den Wochenüberblick von David Allen übernehmen, aber du solltest auch Dinge einbeziehen, die speziell zu deinem eigenen Workflow und deinen eigenen Zielen passen. Nutze die Checkliste oben als Inspiration oder erstelle deine eigene ganz neue Checkliste. Deine Checkliste kann breit und umfassend bleiben oder spezifisch und eng gefasst sein.

Hier sind ein paar wichtige Fragen, die du beim Erstellen deiner wöchentlichen Checkliste berücksichtigen solltest:

• Bietet mein Wochenüberblick die Möglichkeit, räumlich, digital und gedanklich aufzuräumen?

• Ermöglicht mein Wochenüberblick eine genaue Bewertung der vergangenen Woche?

• Kann ich mit meinem Wochenüberblick Fortschritte messen und mich über meine wichtigsten Ziele und Projekte auf dem Laufenden halten?

• Hilft mir mein Wochenüberblick bei der Planung für die kommende Woche?

• Lässt mein Wochenüberblick Raum für Inspiration und Spontaneität?

Diese Fragen sollen dir helfen, eine Checkliste zu erstellen, die genau auf dein Leben, deinen Job und deine Ziele abgestimmt ist. Hier ist ein Beispiel für eine Checkliste, die du basierend auf den obigen Überlegungen gestalten kannst:

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die du beim Durcharbeiten deines Wochenüberblicks beachten solltest:

• Sei objektiv – Stell dir vor, du bist in der Beratung tätig und wurdest beauftragt, eine Woche in deinem Leben zu analysieren. Versuche dein Bestes, einen unvoreingenommenen Blick auf deine Woche zu werfen und dich auf objektive Werte zu stützen, mit denen du deine Leistung im Laufe der Woche misst (d. h. „erledigte Aufgaben“, „geschlafene Stunden“ oder „geschriebene Wörter“). Ein ehrlicher Blick auf deine Erfolge und Rückstände wird dir helfen, besser für die Zukunft zu planen und jede Woche zu optimieren

• Sei effizient – Arbeite dich zügig von einem Punkt der Checkliste zum nächsten, ohne dich zu lange an einem Bereich aufzuhalten. Verbringst du übermäßig viel Zeit mit einem einzigen Punkt, kann dein Wochenüberblick leicht zwei bis drei Stunden dauern. Dadurch besteht die Gefahr, dass du ihn immer wieder aufschiebst, weil er zu zeitintensiv wird. Sei gründlich, aber zugleich effizient in deiner Vorgehensweise.

• Sei nett zu dir – Ein Wochenüberblick kann manchmal ernüchternde Erkenntnisse bringen: Vielleicht haben wir nur die Hälfte der geplanten Aufgaben erledigt, den Sport vernachlässigt oder bei einem wichtigen Projekt kaum Fortschritte erzielt. Statt dir deswegen Vorwürfe zu machen, nimm dir die Zeit, ruhig zu reflektieren, was schiefgelaufen ist, und plane eine produktivere Woche. Setze dir das Ziel, deine Leistung in der kommenden Woche zu steigern – vermeide Ablenkungen, um den Zustand von Deep Work zu erreichen, und priorisiere ausreichend Schlaf, um deine Arbeitsfähigkeit zu maximieren.

Es ist wichtig zu betonen, dass es keinen „richtigen“ oder „falschen“ Weg gibt, einen Wochenüberblick durchzuführen. Die beste Methode für diese Produktivitätsübung ist diejenige, die für dich nützlich und nachhaltig ist. Scheue dich nicht davor, mit deinem Wochenüberblick zu experimentieren. Er sollte genauso flexibel und anpassungsfähig sein wie dein Leben selbst.

Entwickle einen Fragenkatalog

Neben einer Checkliste mit den To-dos für deinen Wochenüberblick solltest du auch eine Liste mit Fragen haben, die du dir selbst stellen kannst. Wenn du eine Checkliste für den Wochenüberblick mit einer gezielten Denktätigkeit verbindest, erhältst du eine Gesamtbewertung deiner Woche.

Hier sind ein paar Fragen, die du dir während deines Wochenüberblicks stellen kannst:

• Wie fühle ich mich generell in dieser Woche?

• Was hat mir dabei geholfen, meine Ziele in dieser Woche zu erreichen?

• Hat mich irgendetwas davon abgehalten, meine Ziele in dieser Woche zu erreichen?

• Welche Schritte habe ich diese Woche unternommen, die mich auf dem Weg zu meinen langfristigen Zielen voranbringen?

• Wie kann ich mich nächste Woche verbessern?

• Was kann ich nächste Woche tun, um die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass ich meine langfristigen Ziele erreichen kann?

• Was möchte ich für den nächsten Monat, das nächste Jahr oder die nächsten fünf Jahre planen?

Notiere deine Antworten an einem Ort, der speziell für deine wöchentlichen Überlegungen vorgesehen ist. Das kann ein Tagebuch, eine Notiz-App oder der Kommentarbereich einer Aufgabe sein, die du in Todoist für den Wochenüberblick erstellt hast. Versuche, dich auf ein bis drei Sätze zu beschränken. Auch hier gilt: Je länger und mühsamer dein Wochenüberblick ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass du diese Gewohnheit beibehältst.

Indem du dich dazu zwingst, wirklich über die Antworten auf diese Fragen nachzudenken, entwickelst du automatisch ein Bewusstsein dafür, wie du deine Zeit in der vergangenen Woche verbracht hast. Dies führt gleichzeitig zu kontinuierlichen Verbesserungen.

Einrichtung deines Wochenüberblicks mit Todoist

Wir empfehlen, deinen Wochenüberblick zu digitalisieren, damit deine Checkliste und dein Fragenkatalog an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert sind, auf den du jede Woche zurückgreifen kannst – auch wenn du unterwegs bist.

So kannst du zum Beispiel deinen Wochenüberblick mit Todoist durchführen:

1. Erstelle ein neues Projekt. Starte ein neues Todoist-Projekt und nenne es „Wochenüberblick“. Füge es zu deinen Favoriten hinzu, damit es leicht zu finden ist und im Blickfeld bleibt.

2. Verwende Abschnitte, um deinen Wochenüberblick zu organisieren. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, deinen Wochenüberblick zu organisieren. Wenn du nach der GTD-Methode vorgehst, verwende den Ansatz „Ordnung schaffen“/„Auf den neuesten Stand kommen“/„Kreativ werden“, um deine Denktätigkeit zu strukturieren.

Du kannst deinen Wochenüberblick aber auch so organisieren, dass er die Bereiche in deinem Leben widerspiegelt, die für dich eine hohe Priorität haben, z. B. „Arbeit“, „Familie“, „Gesundheit“, „Ersparnisse“ oder „Zuhause“. Unabhängig davon, wie du deinen Wochenüberblick strukturieren möchtest, sind Abschnitte eine flexible Möglichkeit, deine einstündige Sitzung zu organisieren und in verschiedene Segmente zu unterteilen, damit nichts vernachlässigt wird.

3. Füge deine Checklisten-Einträge als wiederkehrende Aufgaben hinzu. Sobald du deine Abschnitte angelegt hast, füge Aufgaben unter jeden Abschnitt hinzu. Hol dir die Aufgaben direkt von deiner Checkliste. Füge jedes Element als wiederkehrende Aufgabe hinzu, damit du diese sonntags als „erledigt“ markieren kannst. Nach dem Erledigen einer Aufgabe wird das Fälligkeitsdatum dann automatisch auf die folgende Woche gesetzt.

4. Richte eine Erinnerung für den Wochenüberblick ein. Sobald du dein Projekt eingerichtet, deine Abschnitte angelegt, deine Checklistenelemente erstellt und alle relevanten Details hinzugefügt hast, kannst du mit deinem Wochenüberblick beginnen. Da ist nur noch eine letzte Sache: Füge eine wiederkehrende Aufgabe hinzu, um dich daran zu erinnern, deinen Wochenüberblick durchzuführen, damit er zur Gewohnheit wird.

„Der Wochenüberblick ist der entscheidende Erfolgsfaktor, wenn du deine weiter reichenden Verpflichtungen mit deinen alltäglichen Tätigkeiten zusammenbringen willst.“

– David Allen, Getting Things Done

Ein Wochenüberblick hilft dir, Zeit zu sparen, indem er deinen Fokus darauf schärft, was dir dabei hilft, Dinge zu erledigen, und was deine Aufmerksamkeit von wichtigen Aufgaben ablenkt. Indem wir unsere Leistung regelmäßig und genau unter die Lupe nehmen, können wir kontinuierlich Verbesserungen erzielen.

Anstatt erst am 1. Januar zu hinterfragen, warum wir unsere Ziele nicht erreicht haben, bietet der Wochenüberblick 52 Gelegenheiten für einen Neuanfang. Das sind 52 Chancen, uns gegenüber der Vorwoche zu verbessern und 52 Momente, in denen wir mehr über uns selbst und unsere Arbeitsweise lernen können.

Wenn wir uns dazu entschließen, regelmäßig darüber nachzudenken, wie es bei uns läuft, können wir unseren Kopf besser frei bekommen, unsere Ziele aktiver verfolgen und ein nicht nur produktiveres, sondern auch erfüllteres Leben führen.