Time Blocking

Todoist ist das weltweit beste Aufgabenmanagement-Tool für einen perfekt organisierten Arbeits- und Lebensalltag. Ich möchte mehr wissen

Nach meiner Einschätzung hat eine 40-Stunden-Woche mit Time Blocking den gleichen Output wie eine unstrukturierte Arbeitswoche von mehr als 60 Stunden.

– Cal Newport, Autor von Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen

Wenn es etwas gibt, was über den modernen Arbeitsplatz gesagt werden kann, dann ist es das: Wenn du deinen Zeitplan nicht selbst kontrollierst, wird er dich kontrollieren.

Wir verstehen, wie herausfordernd es ist, den Balanceakt zwischen Meetings, E-Mails, Team-Chats und der scheinbar endlosen Liste von Aufgaben zu meistern. Vor allem dann, wenn du dir Zeit für die Dinge nehmen möchtest, die dir wirklich wichtig sind. Da es für die meisten von uns keine Option ist, komplett abseits der digitalen Welt zu leben, benötigen wir konkrete Strategien, die uns helfen, uns in einer Umgebung voller Ablenkungen zu fokussieren.

Hier kommt Time Blocking ins Spiel.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Time Blocking ist eine einfache, aber effektive Methode, mit der du die Kontrolle über deinen Arbeitstag zurückgewinnen kannst. (Gleiches gilt für die nah verwandten Methoden Time Boxing, Task Batching und Day Theming.)

Probiere Time Blocking aus, wenn mindestens einer der folgenden Punkte auf dich zutrifft...

• Du hast eine Vielzahl von Projekten und Verpflichtungen, die du unter einen Hut bringen musst – ähnlich wie Jack Dorsey, der Gründer von Square, der Day Theming verwendet, um zwei große Unternehmen gleichzeitig zu führen.

• Du verbringst zu viel Zeit im „reaktiven Modus“, indem du E-Mails sofort überprüfst und beantwortest, sobald sie eintreffen.

• Dein Arbeitstag wird durch aufeinanderfolgende Meetings durcheinander gewürfelt, sodass du das Gefühl hast, dein Tag sei zu Ende, bevor er überhaupt begonnen hat.

• Im Laufe des Tages wirst du mit kontinuierlichen unerwarteten Anfragen konfrontiert, die deine Konzentration stören.

• Du hast Schwierigkeiten, dir Zeit und einen freien Kopf zu schaffen, um über langfristige Ziele nachzudenken.

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über Time Blocking, Task Batching, Day Theming und Time Boxing. Darüber hinaus erfährst du, wie die Kombination dieser Strategien zusammen mit deinem Kalender und einem Aufgabenmanager wie Todoist dir dabei helfen kann, die Kontrolle über deinen Zeitplan zurückzugewinnen.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der du deinen Tag in Zeitblöcke einteilst, die jeweils für eine spezifische Aufgabe oder Aufgabengruppe vorgesehen sind. Zum Beispiel könntest du von 9 bis 10 Uhr für das Abrufen und Beantworten von E-Mails einplanen, von 10 bis 12 Uhr für die Arbeit an einem bestimmten Projekt und von 13 bis 14 Uhr für das Mittagessen in einem neuen thailändischen Restaurant.

Wir lieben Time Blocking, weil es:

• die Produktivität steigert

• eine klare Struktur bietet

• die Konzentration fördert

• die Organisation durch Kategorisierung der Aufgaben verbessert

• das Zeitmanagement stärkt.

Anstatt eine endlose To-do-Liste von Dingen zu führen, die du erledigst, wenn du dazu kommst, startest du jeden Tag mit einem konkreten Zeitplan, der festlegt, woran du wann arbeitest.

So planst du deinen Tag mit Time Blocking

Der Schlüssel zum Time Blocking besteht darin, deine Aufgaben im Voraus zu kategorisieren und zu priorisieren. Anschließend kannst du deine Zeitblöcke für jeden Tag planen. Ohne ein strukturiertes Verfahren wie das folgende kann dies jedoch herausfordernd sein.

Hier findest du eine schrittweise Anleitung, wie du deinen Tag mit Time Blocking planen kannst:

1. Identifiziere deine Aufgaben. Notiere alle Aufgaben, die du in der kommenden Woche erledigen musst. Wenn du es nicht gewohnt bist, To-do-Listen zu führen, und die Aufgaben einfach so abarbeitest, nimm dir eine Woche Zeit, um aufzuzeichnen, was du tust. Nachdem du deine Aufgaben identifiziert hast, ordne sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit – die Eisenhower-Matrix bietet dafür einen guten Rahmen.

2. Erstelle und plane deine Arbeitsblöcke. Weise jeder Aufgabe oder Aufgabengruppe bestimmte Zeitblöcke zu und nutze einen Planer oder digitalen Kalender, um deinen Tag zu strukturieren. Du könntest zum Beispiel morgens Zeit für Arbeitsaufgaben mit hoher Priorität einplanen, mittags für Besprechungen und am späten Nachmittag für Verwaltungsaufgaben und E-Mails.

3. Bring deinen Zeitplan ins Gleichgewicht. Neben berufsbezogenen Aufgaben solltest du auch Zeit für persönliche Besorgungen, Pausen und Freizeitaktivitäten einplanen. Denke daran, regelmäßige Pausen zum Ausruhen und Auftanken einzubeziehen!

4. Halte dich an deinen Zeitplan. Befolge deinen Zeitplan so präzise wie möglich und fokussiere dich ausschließlich auf die Aufgabe, die jedem Arbeitsblock zugewiesen ist. Falls eine Aufgabe nicht abgeschlossen wird, verschiebe sie in einen zukünftigen Block, anstatt den aktuellen zu verlängern.

5. Analysiere deinen Tag und nimm Anpassung vor. Überprüfe am Ende jedes Arbeitstages alle Aufgaben, die du nicht erledigt hast, sowie alle neuen Aufgaben, die hinzugekommen sind, und passe deine Zeitblöcke für den Rest der Woche entsprechend an.

Durch die Einteilung von Tagen in vordefinierte Zeitblöcke musst du nicht ständig entscheiden, worauf du deine Konzentration richten sollst. Halte dich einfach an deinen Time-Blocking-Zeitplan. Solltest du abgelenkt werden, schau auf deinen Zeitplan und setze die Arbeit an der Aufgabe fort, für die du die Zeit reserviert hast.

Varianten von Time Blocking

Neben Time Blocking gibt es einige sehr verwandte, aber dennoch unterschiedliche Methoden, die ebenfalls in Betracht gezogen werden sollten: Task Batching, Day Theming und Time Boxing. Eine Beschreibung und entsprechende Beispiele findest du in der folgenden Tabelle.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Task Batching

Task Batching bedeutet, dass du ähnliche (und in der Regel kleinere) Aufgaben zusammenfasst und bestimmte Zeitblöcke einplanst, in denen du alle zusammengefassten Aufgaben auf einmal erledigst. Wenn du ähnliche Aufgaben in einem Rutsch angehst, musst du im Laufe des Tages nicht so oft zwischen mehreren Kontexten hin und her wechseln. Das spart wertvolle Zeit und geistige Energie.

Beispielsweise ist es effizienter, im Laufe eines Tages zwei 20-Minuten-Blöcke für die Bearbeitung von E-Mails einzuplanen, anstatt alle 15 Minuten den Posteingang zu überprüfen.

Time Blocking lässt sich gut mit Task Batching kombinieren, da du so nicht jede einzelne Aufgabe in deinen Kalender eintragen musst. Blockiere in deinem Kalender einfach Zeitblöcke für jeden Tag oder jede Woche, in denen du eine bestimmte Gruppe von Aktivitäten erledigen möchtest, z. B. E-Mails, Rechnungen, Sport, Meetings, Schreiben, Programmieren, Deep Work, Besorgungen oder Vorkochen.

Day Theming

Day Theming ist eine intensivere Form von Task Batching. Wie der Name bereits andeutet, geht es beim Day Theming darum, für jeden Tag einen Schwerpunkt zu wählen und den gesamten Tag einer bestimmten Art von Arbeit oder Projekt zu widmen.

Anstatt im Laufe des Tages zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, fokussierst du dich auf ein Hauptthema und kannst dadurch konzentrierter arbeiten. Zum Beispiel könntest du Montag für Besprechungen, Dienstag für kreative Arbeit, Mittwoch für Verwaltungsaufgaben usw. reservieren.

Mike Vardy, der Gründer von Productivityist, verwendet Day Theming, um für jeden Tag einen übergeordneten Schwerpunkt festzulegen. Das sind die Schwerpunkte seiner Woche:

Wenn du jeden Tag einem einzigen Thema widmest, schaffst du eine zuverlässige Arbeitsstruktur. Gleichzeitig verringert sich die kognitive Belastung, die durch die unterschiedlichen Kontexte verursacht wird. Vardy beschreibt, wie er mit Day Theming geistige Klarheit erlangt, die es ihm erlaubt, sich auf das Familienleben zu konzentrieren.

„Zu wissen, was der Tag für mich bereithält, gibt mir die Möglichkeit, die Dinge zu erledigen, die ich erreichen muss und möchte, ohne auf unbestimmte ‚To-dos‘ einer Aufgabenliste zurückgreifen zu müssen. Dadurch fühle ich mich nicht mehr so müde, wie wenn ich viele Entscheidungen hintereinander treffen muss, und habe mehr Energie, wenn ich Zeit mit meinen Kindern verbringe.“

Beständigkeit ist der Schlüssel, aber es ist auch wichtig, flexibel zu bleiben. Wenn dir eine dringende Aufgabe begegnet, die nicht zu deinem Tagesthema passt, kannst du dich darum kümmern. Versuche aber von der Tendenz her, deine Aufgaben auf den Tag zu verschieben, an dem sie besser zum Thema passen, anstatt das Thema des Tages komplett zu ignorieren.

Time Boxing

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Diese von dir selbst vorgegebene „Zeitbox“ bringt dich dazu, effizient zu arbeiten, weil dir nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, in der du die Aufgabe erledigen kannst. Dabei hast du die Möglichkeit, dich selbst herauszufordern und deine Produktivität spielerisch zu steigern.

Warum ist Time Blocking so effektiv?

Diese Technik scheint auf den ersten Blick banal zu sein, hat aber tiefgreifende Auswirkungen auf deine Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Time Blocking:

Time Blocking fördert Deep Work (konzentriertes Arbeiten)

Cal Newport, Autor von Slow Productivity – Effizienz ohne Überlastung: Die vergessene Kunst, ohne Burn-out zu arbeiten, ist ein großer Verfechter von Time Blocking. Er ist der Meinung, dass man produktiver ist, wenn man weniger Dinge tut und sich auf eine einzige Aufgabe konzentriert, als wenn man versucht, mehrere Aufgaben in den Zeitplan zu zwängen.

In einem Radiointerview mit Virgin Radio UK erklärte Newport Folgendes:

„Du musst den goldenen Mittelweg zwischen einem unerbittlichen und nachhaltigen Tempo finden. Es geht darum, kontinuierlich an etwas zu arbeiten, und das mit der vollen Aufmerksamkeit. Dabei sollte man nicht zu viel Zeit auf einmal damit verbringen, sondern die Arbeit über die Zeit verteilen. Nur so kann Gutes entstehen.“

Wenn du einen Teil deiner Zeit für die Arbeit an einem einzelnen Projekt, Problem oder einer einzelnen Aufgabe vorsiehst, richtest du alle deine mentalen Ressourcen auf eine einzige Sache, anstatt deine Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben zu verteilen. Je öfter du „Singletasking“ betreibst, desto eher baust du die mentalen Muskeln auf, die für konzentriertes Arbeiten notwendig sind.

Time Blocking hilft dir, „Shallow Work“ effizienter zu unterbinden

Shallow Work ist die Bearbeitung anspruchsloser Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, um deine langfristigen Ziele zu erreichen – das kann Papierkram oder die Beantwortung von (den meisten) E-Mails sein. Wenn du Shallow Work in eine Zeitbox steckst, setzt du klare Grenzen, wie viel Zeit du dafür aufwendest.

Zusätzlich reduziert das Bündeln ähnlicher Aufgaben die geistige Erschöpfung, die durch den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten entsteht. Wenn du alle deine Aufgaben, die die Definition von Shallow Work erfüllen, in einem oder zwei Zeitblöcken zusammenfasst, kannst du sie effizienter erledigen und den Rest deines Arbeitstages für wichtigere Aufgaben nutzen.

Time Blocking schafft ein Bewusstsein darüber, wie du deine Zeit verbringst

Die meisten Menschen haben Schwierigkeiten mit Zeitmanagement. Wir sind oft ungenau darin, abzuschätzen, wie viel Zeit Aufgaben benötigen, und fallen dem Planungsfehlschluss zum Opfer. Unsere gegenwärtige Voreingenommenheit führt dazu, dass wir die Zeit, die uns in der Zukunft zur Verfügung steht, unangemessen einschätzen, was letztendlich zu Überstunden führt.

Time Blocking stellt dich vor die Aufgabe, dich mit deinen aktuellen Prioritäten und Verpflichtungen auseinanderzusetzen und deine begrenzte Zeit bewusst zu nutzen. Für jede neue Verpflichtung, die du in dein Leben integrieren möchtest, musst du einen verfügbaren Platz in deinem Kalender finden. Infolgedessen werden die Opportunitätskosten eines „Ja“ greifbarer und es wird viel einfacher, „Nein“ zu sagen.

Time Blocking wirkt dem Perfektionismus entgegen

Ein unklarer Zeitplan ist der Fluch aller perfektionistischen Menschen. Es gibt immer etwas, das korrigiert und verbessert werden muss. Es kann schwierig sein, zu wissen, wann ein Projekt mit offenem Ende abgeschlossen ist, besonders wenn nach Perfektion gestrebt wird.

Irgendwann muss man aber auch einfach mal „das ist gut genug“ sagen, damit es weitergeht. Time Boxing kann da helfen, weil es deine Projekte zeitlich begrenzt. Wenn du Aufgaben oft in die Länge ziehst, weil du versuchst, alles so perfekt wie möglich zu machen, leg eine feste Zeitbox für die Fertigstellung einer Aufgabe fest und halte dich daran. Genieße deine zusätzliche Zeit zum Entspannen oder um Zeit mit Freund:innen und Familie zu verbringen.

Time Blocking hilft dir bei der Umsetzung deiner Ziele

In dem Artikel Jenseits guter Absichten: Wenn Menschen angeregt werden, Pläne zu machen, wird die Erledigung wichtiger Aufgaben gefördert untersuchen die Forschenden Rogers, Milkman, John und Norton mehrere Studien, die die Auffassung unterstützen, dass „konkrete Pläne den Menschen helfen, ihre Vorsätze umzusetzen“.

Sei es das Einhalten eines Fitnessplans oder das Durchführen der Grippeimpfung – es ist wahrscheinlicher, dass Menschen nach ihren eigenen Vorsätzen handeln, wenn sie einen Ort, ein Datum und eine Uhrzeit für eine bestimmte Aktivität aufschreiben. Dennoch verlassen sich die meisten Menschen eher auf vage Absichtserklärungen als auf konkrete Pläne.

„Obwohl das Erstellen eines Plans den Menschen dabei helfen kann, ihre Ziele zu erreichen, scheitern viele oft daran, konkrete Pläne zu entwickeln. Paradoxerweise neigen Menschen dazu, zu wenig zu planen, besonders wenn sie mit großer Entschlossenheit ein Ziel verfolgen.“

Die Erkenntnis: Wenn du deine Aufgaben und Ziele planst, ist es wahrscheinlicher, dass du sie auch umsetzt. Time Blocking bringt dich dazu, konkrete Pläne zu machen, die sicherstellen, dass du jeden Tag auf deine Ziele hinarbeitest.

Ist Time Blocking überhaupt mit meinem Job vereinbar?

Einer der größten Kritikpunkte an Time Blocking ist, dass diese Strategie reaktive Jobs nicht berücksichtigt, bei denen wir nicht vorhersehen können, was zu einem bestimmten Zeitpunkt auf uns zukommt. Ist Time Blocking wirklich eine realistische Strategie für Mitarbeitende in Support-Teams, deren Job es ist, auf Support-Anfragen zu reagieren? Und wie können Account Manager, die für Anfragen der Kundschaft verfügbar sein müssen, Time Blocking effektiv nutzen?

Wir würden trotzdem sagen, ja. Es kann schon hilfreich sein, wenn du nur ein Mindestmaß an Kontrolle über deinen Zeitplan gewinnst, ganz gleich, welchen Job du ausübst. Cal Newport formuliert es so:

„Phasen zeitlich unbegrenzter Reaktivität können wie jede andere Art von Verpflichtungen blockiert werden. Selbst wenn du zum Beispiel den größten Teil deines Tages reaktiven Aufgaben widmest, erlaubt dir die Tatsache, dass du deinen Zeitplan festlegst, einige kleine Zeitblöcke (vielleicht am Rand des Zeitplans) für komplexere Aufgaben zu reservieren.“

Wenn dein Arbeitstag von äußeren Umständen bestimmt wird, ist es leicht, die eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren. Mithilfe von Time Blocking kannst du selbst über die unberechenbarsten Zeitpläne ein stärkeres Gefühl der Kontrolle gewinnen.

Tipps zu Time Blocking

Zwar ist Time Blocking in der Theorie recht unkompliziert, doch in der Praxis kann es schwierig sein, sich daranzuhalten. Bevor wir uns den Tipps für ein erfolgreiches Time Blocking zuwenden, ist es wichtig, die häufigsten Stolpersteine zu kennen.

Achte auf die folgenden häufigen Fallstricke:

• Unterschätzung der benötigten Zeit für Aufgaben, weil man glaubt, noch eine weitere Aufgabe dazwischen schieben zu können.

• Ein zu starrer Zeitplan, der sich nicht anpassen lässt, wenn die Dinge nicht wie geplant laufen.

• Überplanung der Freizeit, wodurch die Entspannung zu einer anderen Form der Arbeit wird.

• Fehlende Priorisierung von Aufgaben, weil alles als gleich wichtig angesehen wird.

• Nichtberücksichtigung von Unterbrechungen und unvorhergesehenen Ereignissen.

Lass uns nun einige praktische Tipps zum Time Blocking erkunden, die dir helfen, diese Fallstricke zu vermeiden und das Beste aus deinem Zeitplan herauszuholen – damit du nicht von deinem Kalender bestimmt wirst.

Baue Pufferzeiten in deinen Zeitplan ein

Im Laufe der Zeit wirst du immer besser einschätzen können, wie lange das Erledigen einer Aufgabe dauert. Bis du aber einen verlässlichen Instinkt entwickelt hast, solltest du lieber mehr Zeit für etwas einplanen als zu wenig. Fülle deinen Zeitplan mit Extrazeit für das Erledigen der Aufgaben und für den Wechsel von einer Aufgabe zur anderen. Du kannst auch „Bedingungszeitblöcke“ erstellen, auf die du zurückgreifen kannst, wenn du mal in Verzug gerätst.

Du könntest zum Beispiel am Ende des Tages oder zwischen wichtigen Aufgaben eine Stunde freihalten, die du bei Bedarf nutzen kannst. Wenn alles nach Plan verläuft, kannst du diese Zeit für andere Aktivitäten oder eine wohlverdiente Pause verwenden. So bleibst du nicht nur auf Kurs, sondern hast auch das gute Gefühl, deine täglichen Aufgaben erfolgreich erledigt zu haben!

Verfolge einen flexiblen Ansatz

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Selbst Produktivitätsexperte Cal Newport überarbeitet im Laufe des Tages seine Pläne, indem er die ursprünglichen Zeitblöcke durchstreicht und sie mit aktuellen Plänen ersetzt, wenn die Situation es verlangt:

Newport betrachtet seine Zeitplanung als Spiel, um so mit Änderungen umzugehen:

„Diese Art der Planung ist für mich wie eine Schachpartie, bei der die Zeitblöcke für Aufgaben so verteilt und angeordnet werden, dass große und kleine Projekte alle (geradeso) rechtzeitig fertiggestellt werden.“

Betrachte deine Zeitblöcke als flexible Hilfsmittel, um dich selbst herauszufordern. Sie sollten nicht als strenge Vorgaben dienen, die dich bestrafen, wenn du einmal in Verzug gerätst.

Verplane deine Freizeit nicht zu sehr

Obwohl Elon Musk angeblich seine Tage in 5-Minuten-Schritten einteilt, kann ein übermäßiges Planen der Freizeit kontraproduktiv sein. Selbst die Planung von Aktivitäten, die Spaß machen, kann die Freude daran trüben.

Stattdessen solltest du Zeitblöcke reservieren, um abzuschalten und dich zu entspannen, ohne einen festen Plan dafür zu haben, wie du diese Zeit verbringen wirst. Dies gibt dir die Flexibilität, spontan zu entscheiden, was du tun möchtest – vielleicht Freund:innen auf einen Drink einladen, das neue Nintendo Switch-Spiel ausprobieren oder ein gutes Buch lesen? Was auch immer du wählst, denke daran, dir zumindest einen Teil deiner Freizeit offenzuhalten.

Finde heraus, wann du am produktivsten bist

Jeder Mensch hat unterschiedliche Zeiten, in denen er am produktivsten ist. Wenn du deine produktivsten Phasen kennst, kannst du deine Zeit und Energie optimal nutzen. Sobald du diese Zeiten identifiziert hast, solltest du sie unbedingt schützen und für die Aufgaben reservieren, die deine größte Konzentration erfordern.

Angenommen, du stellst fest, dass du zwischen 11 und 13 Uhr am produktivsten bist. Nutze dieses Zeitfenster für deine wichtigsten Aufgaben wie Schreiben, Programmieren, Projektplanung oder Buchhaltung. Wie William Faulkner bekanntlich sagte:

Ich schreibe nur, wenn die Inspiration mich überkommt. Was zum Glück jeden Tag um neun Uhr morgens der Fall ist.

Um deine produktivsten Zeiten herauszufinden, kannst du Produktivitätstools oder Apps verwenden, um deine Arbeitsgewohnheiten zu verfolgen. Tools wie RescueTime oder Toggl können dir dabei helfen, die Zeit zu analysieren, die du auf Websites oder in Dokumenten verbringst. Dies ist nicht nur nützlich, um deine produktivsten Zeiten zu identifizieren, sondern auch, um einen Überblick darüber zu erhalten, wohin deine gesamte Zeit fließt.

Berücksichtige auch externe Faktoren, die deine Produktivität beeinflussen könnten. Wenn es an deinem Arbeitsplatz beispielsweise nach der Mittagspause lauter wird, solltest du versuchen, deine wichtigsten Aufgaben am Vormittag zu erledigen.

Plane unvorhersehbare Dinge mit ein

Wenn du in deinem Berufsalltag auf die Wünsche anderer eingehen musst, plane Zeitblöcke für Unvorhergesehenes ein. So stellst du sicher, dass du nicht aus dem Zeitplan geworfen wirst und trotzdem produktiv bleibst.

Wenn du beispielsweise im IT-Support tätig bist und häufig nachmittags dringende Anfragen erhältst, solltest du einen Zeitblock von 14 bis 16 Uhr speziell für diese Probleme reservieren. So kannst du auf unerwartete Bedürfnisse reagieren, ohne deine geplanten Aufgaben zu vernachlässigen.

Wenn die Anfragen anderer Personen nicht so wichtig für deine Arbeit sind, kannst du die Benachrichtigungen während deiner Arbeit ausschalten, damit du nicht bei der Arbeit unterbrochen wirst. Du kannst auch bestimmte Zeiten festlegen, zu denen du Nachrichten abrufst und beantwortest, damit du deinen Fokus beibehältst.

Time Blocking mit Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Lege zunächst fest, welche übergeordneten Aufgabenkategorien in deinem Tages- oder Wochenplan berücksichtigt werden müssen. Für freiberufliche Autor:innen könnte die folgende Kategorieliste beispielsweise passend sein:

• E-Mail

• Arbeitsbezogene Verwaltungsaufgaben

• Vertrieb

• Meetings

• Recherche

• Schreiben

• Professional development

• Yoga

• Kochen

• Persönliche Verwaltungsaufgaben

• Lesen

• Freizeit

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

Stelle sicher, dass alle deine Prioritäten und Verpflichtungen ausreichend Platz in deinem Kalender haben. Wenn du Schwierigkeiten hast, genügend Platz zu finden, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass du weniger Verpflichtungen eingehen solltest. Das Endergebnis könnte dann in etwa so aussehen:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Wenn du in einem Unternehmen mit gemeinsam genutzten Kalendern arbeitest, kann es hilfreich sein, einen Teil deiner Zeit offiziell für „Deep Work“ zu blockieren, um einen ausreichend großen Zeitrahmen zu haben, der nicht von Meetings eingenommen wird. Khoi Vinh, Principal Designer bei Adobe, verwendet diese Strategie in seinem Büro:

„Ich suche in meinem Kalender nach Zeitblöcken, die ich für ‚Deep Work‘ reservieren kann. Manchmal platziere ich Meetings so, dass längere zusammenhängende Zeitblöcke entstehen. Dann erstelle ich ein Meeting mit dem Titel ‚Bitte nicht buchen‘. Wenn ich befürchte, dass das ignoriert wird, nenne ich es stattdessen ‚Sitzung zur Zusammenarbeit‘ oder ‚Literaturanalyse‘. Man muss dabei ziemlich kreativ sein.“

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird, sollte jede Aufgabe ein Etikett haben. Du wirst jedoch wahrscheinlich feststellen, dass nicht jede Kategorie in Todoist erfasst werden muss. Es kann beispielsweise sinnvoller sein, deine Treffen oder Fitnesskurse im Kalender statt im Aufgabenmanager festzuhalten. Schließlich möchtest du deine Freizeit nicht übermäßig verplanen. Experimentiere mit deinem persönlichen Setup, um herauszufinden, was für deine speziellen Umstände am besten funktioniert.

Day Theming mit Todoist

Wenn du Time Blocking ausprobiert hast und dich dennoch zerstreut und unkonzentriert fühlst, könnte Day Theming eine Lösung für dich sein. Wir empfehlen diesen kostenlosen Skillshare-Kurs von Mike Vardy. In diesem Kurs erklärt Vardy, wie du ein System für Day Theming einrichtest, und gibt konkrete Beispiele, bei denen er sowohl Papier als auch Todoist verwendet.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.