"A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure."

– Cal Newport, Autor von Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen

If there's one thing that can be said about the modern workplace, it's this: If you don't control your schedule, it will control you.

Wir verstehen, wie herausfordernd es ist, den Balanceakt zwischen Meetings, E-Mails, Team-Chats und der scheinbar endlosen Liste von Aufgaben zu meistern. Vor allem dann, wenn du dir Zeit für die Dinge nehmen möchtest, die dir wirklich wichtig sind. Da es für die meisten von uns keine Option ist, komplett abseits der digitalen Welt zu leben, benötigen wir konkrete Strategien, die uns helfen, uns in einer Umgebung voller Ablenkungen zu fokussieren.

Hier kommt Time Blocking ins Spiel.

We've made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

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Time Blocking ist eine einfache, aber effektive Methode, mit der du die Kontrolle über deinen Arbeitstag zurückgewinnen kannst. (Gleiches gilt für die nah verwandten Methoden Time Boxing, Task Batching und Day Theming.)

Probiere Time Blocking aus, wenn mindestens einer der folgenden Punkte auf dich zutrifft...

• Handle multiple projects and responsibilities — like Jack Dorsey, founder of Square, who used day theming to run two major companies.

• Spend too much time in “reactive mode” checking and responding to emails as they land in your inbox.

• Find your day chopped up by back-to-back meetings, leaving you with the feeling that your day ends before it even starts.

• Battle constant interruptions throughout the day with unexpected requests that disrupt your focus.

• Struggle to find the time and mental space for big-picture thinking.

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über Time Blocking, Task Batching, Day Theming und Time Boxing. Darüber hinaus erfährst du, wie die Kombination dieser Strategien zusammen mit deinem Kalender und einem Aufgabenmanager wie Todoist dir dabei helfen kann, die Kontrolle über deinen Zeitplan zurückzugewinnen.

Was ist Time Blocking?

Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der du deinen Tag in Zeitblöcke einteilst, die jeweils für eine spezifische Aufgabe oder Aufgabengruppe vorgesehen sind. Zum Beispiel könntest du von 9 bis 10 Uhr für das Abrufen und Beantworten von E-Mails einplanen, von 10 bis 12 Uhr für die Arbeit an einem bestimmten Projekt und von 13 bis 14 Uhr für das Mittagessen in einem neuen thailändischen Restaurant.

Wir lieben Time Blocking, weil es:

• Boosts productivity

• Provides a clear structure

• Increases focus

• Improves organization by categorizing tasks

• Strengthens time management

Anstatt eine endlose To-do-Liste von Dingen zu führen, die du erledigst, wenn du dazu kommst, startest du jeden Tag mit einem konkreten Zeitplan, der festlegt, woran du wann arbeitest.

So planst du deinen Tag mit Time Blocking

Der Schlüssel zum Time Blocking besteht darin, deine Aufgaben im Voraus zu kategorisieren und zu priorisieren. Anschließend kannst du deine Zeitblöcke für jeden Tag planen. Ohne ein strukturiertes Verfahren wie das folgende kann dies jedoch herausfordernd sein.

Hier findest du eine schrittweise Anleitung, wie du deinen Tag mit Time Blocking planen kannst:

1. Identify your tasks. List what you need to do for the week. If you’re not used to to-do lists and you tackle tasks as they come, take a week to start tracking what you do. Once you identify your tasks, prioritize them by importance and urgency — the Eisenhower Matrix is a great framework for that.

2. Create and schedule your work blocks. Assign specific periods for each task or group of tasks, and use a planner or digital calendar to map out your day. You can block time in the morning for high-priority work tasks, midday for meetings, and late afternoon for administrative tasks and emails.

3. Balance your schedule. Besides work-related duties, you can include personal errands, breaks, and leisure activities. Be sure to include breaks to rest and recharge!

4. Stick to your schedule. Follow your schedule as closely as possible, focusing only on the task assigned to each work block. If something doesn’t get finished, move it to a future block rather than extending the current one.

5. Review your day and make adjustments. At the end of every workday, review any tasks you didn’t finish — as well as any new tasks that have come in — and adjust your time blocks for the rest of the week accordingly.

Durch die Einteilung von Tagen in vordefinierte Zeitblöcke musst du nicht ständig entscheiden, worauf du deine Konzentration richten sollst. Halte dich einfach an deinen Time-Blocking-Zeitplan. Solltest du abgelenkt werden, schau auf deinen Zeitplan und setze die Arbeit an der Aufgabe fort, für die du die Zeit reserviert hast.

Varianten von Time Blocking

Neben Time Blocking gibt es einige sehr verwandte, aber dennoch unterschiedliche Methoden, die ebenfalls in Betracht gezogen werden sollten: Task Batching, Day Theming und Time Boxing. Eine Beschreibung und entsprechende Beispiele findest du in der folgenden Tabelle.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom, (or all three!) there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Task Batching

Task Batching bedeutet, dass du ähnliche (und in der Regel kleinere) Aufgaben zusammenfasst und bestimmte Zeitblöcke einplanst, in denen du alle zusammengefassten Aufgaben auf einmal erledigst. Wenn du ähnliche Aufgaben in einem Rutsch angehst, musst du im Laufe des Tages nicht so oft zwischen mehreren Kontexten hin und her wechseln. Das spart wertvolle Zeit und geistige Energie.

Beispielsweise ist es effizienter, im Laufe eines Tages zwei 20-Minuten-Blöcke für die Bearbeitung von E-Mails einzuplanen, anstatt alle 15 Minuten den Posteingang zu überprüfen.

Time Blocking lässt sich gut mit Task Batching kombinieren, da du so nicht jede einzelne Aufgabe in deinen Kalender eintragen musst. Blockiere in deinem Kalender einfach Zeitblöcke für jeden Tag oder jede Woche, in denen du eine bestimmte Gruppe von Aktivitäten erledigen möchtest, z. B. E-Mails, Rechnungen, Sport, Meetings, Schreiben, Programmieren, Deep Work, Besorgungen oder Vorkochen.

Day Theming

Day Theming ist eine intensivere Form von Task Batching. Wie der Name bereits andeutet, geht es beim Day Theming darum, für jeden Tag einen Schwerpunkt zu wählen und den gesamten Tag einer bestimmten Art von Arbeit oder Projekt zu widmen.

Anstatt im Laufe des Tages zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, fokussierst du dich auf ein Hauptthema und kannst dadurch konzentrierter arbeiten. Zum Beispiel könntest du Montag für Besprechungen, Dienstag für kreative Arbeit, Mittwoch für Verwaltungsaufgaben usw. reservieren.

Mike Vardy, der Gründer von Productivityist, verwendet Day Theming, um für jeden Tag einen übergeordneten Schwerpunkt festzulegen. Das sind die Schwerpunkte seiner Woche:

Wenn du jeden Tag einem einzigen Thema widmest, schaffst du eine zuverlässige Arbeitsstruktur. Gleichzeitig verringert sich die kognitive Belastung, die durch die unterschiedlichen Kontexte verursacht wird. Vardy beschreibt, wie er mit Day Theming geistige Klarheit erlangt, die es ihm erlaubt, sich auf das Familienleben zu konzentrieren.

„Zu wissen, was der Tag für mich bereithält, gibt mir die Möglichkeit, die Dinge zu erledigen, die ich erreichen muss und möchte, ohne auf unbestimmte ‚To-dos‘ einer Aufgabenliste zurückgreifen zu müssen. Dadurch fühle ich mich nicht mehr so müde, wie wenn ich viele Entscheidungen hintereinander treffen muss, und habe mehr Energie, wenn ich Zeit mit meinen Kindern verbringe.“

Beständigkeit ist der Schlüssel, aber es ist auch wichtig, flexibel zu bleiben. Wenn dir eine dringende Aufgabe begegnet, die nicht zu deinem Tagesthema passt, kannst du dich darum kümmern. Versuche aber von der Tendenz her, deine Aufgaben auf den Tag zu verschieben, an dem sie besser zum Thema passen, anstatt das Thema des Tages komplett zu ignorieren.

Time Boxing

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there's an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow."

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you'll dedicate to a specific task. Here's a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am."

This self-imposed "time box" forces you to work efficiently because you have a limited amount of time in which to complete the task. It can be a fun way to challenge yourself and gamify your productivity.

Warum ist Time Blocking so effektiv?

Diese Technik scheint auf den ersten Blick banal zu sein, hat aber tiefgreifende Auswirkungen auf deine Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Time Blocking:

Time Blocking fördert Deep Work (konzentriertes Arbeiten)

Cal Newport, Autor von Slow Productivity – Effizienz ohne Überlastung: Die vergessene Kunst, ohne Burn-out zu arbeiten, ist ein großer Verfechter von Time Blocking. Er ist der Meinung, dass man produktiver ist, wenn man weniger Dinge tut und sich auf eine einzige Aufgabe konzentriert, als wenn man versucht, mehrere Aufgaben in den Zeitplan zu zwängen.

In einem Radiointerview mit Virgin Radio UK erklärte Newport Folgendes:

„Du musst den goldenen Mittelweg zwischen einem unerbittlichen und nachhaltigen Tempo finden. Es geht darum, kontinuierlich an etwas zu arbeiten, und das mit der vollen Aufmerksamkeit. Dabei sollte man nicht zu viel Zeit auf einmal damit verbringen, sondern die Arbeit über die Zeit verteilen. Nur so kann Gutes entstehen.“

Wenn du einen Teil deiner Zeit für die Arbeit an einem einzelnen Projekt, Problem oder einer einzelnen Aufgabe vorsiehst, richtest du alle deine mentalen Ressourcen auf eine einzige Sache, anstatt deine Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben zu verteilen. Je öfter du „Singletasking“ betreibst, desto eher baust du die mentalen Muskeln auf, die für konzentriertes Arbeiten notwendig sind.

Time Blocking hilft dir, „Shallow Work“ effizienter zu unterbinden

Shallow Work ist die Bearbeitung anspruchsloser Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, um deine langfristigen Ziele zu erreichen – das kann Papierkram oder die Beantwortung von (den meisten) E-Mails sein. Wenn du Shallow Work in eine Zeitbox steckst, setzt du klare Grenzen, wie viel Zeit du dafür aufwendest.

Zusätzlich reduziert das Bündeln ähnlicher Aufgaben die geistige Erschöpfung, die durch den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten entsteht. Wenn du alle deine Aufgaben, die die Definition von Shallow Work erfüllen, in einem oder zwei Zeitblöcken zusammenfasst, kannst du sie effizienter erledigen und den Rest deines Arbeitstages für wichtigere Aufgaben nutzen.

Time Blocking schafft ein Bewusstsein darüber, wie du deine Zeit verbringst

Die meisten Menschen haben Schwierigkeiten mit Zeitmanagement. Wir sind oft ungenau darin, abzuschätzen, wie viel Zeit Aufgaben benötigen, und fallen dem Planungsfehlschluss zum Opfer. Unsere gegenwärtige Voreingenommenheit führt dazu, dass wir die Zeit, die uns in der Zukunft zur Verfügung steht, unangemessen einschätzen, was letztendlich zu Überstunden führt.

Time Blocking stellt dich vor die Aufgabe, dich mit deinen aktuellen Prioritäten und Verpflichtungen auseinanderzusetzen und deine begrenzte Zeit bewusst zu nutzen. Für jede neue Verpflichtung, die du in dein Leben integrieren möchtest, musst du einen verfügbaren Platz in deinem Kalender finden. Infolgedessen werden die Opportunitätskosten eines „Ja“ greifbarer und es wird viel einfacher, „Nein“ zu sagen.

Time Blocking wirkt dem Perfektionismus entgegen

Ein unklarer Zeitplan ist der Fluch aller perfektionistischen Menschen. Es gibt immer etwas, das korrigiert und verbessert werden muss. Es kann schwierig sein, zu wissen, wann ein Projekt mit offenem Ende abgeschlossen ist, besonders wenn nach Perfektion gestrebt wird.

Irgendwann muss man aber auch einfach mal „das ist gut genug“ sagen, damit es weitergeht. Time Boxing kann da helfen, weil es deine Projekte zeitlich begrenzt. Wenn du Aufgaben oft in die Länge ziehst, weil du versuchst, alles so perfekt wie möglich zu machen, leg eine feste Zeitbox für die Fertigstellung einer Aufgabe fest und halte dich daran. Genieße deine zusätzliche Zeit zum Entspannen oder um Zeit mit Freund:innen und Familie zu verbringen.

Time Blocking hilft dir bei der Umsetzung deiner Ziele

In dem Artikel Jenseits guter Absichten: Wenn Menschen angeregt werden, Pläne zu machen, wird die Erledigung wichtiger Aufgaben gefördert untersuchen die Forschenden Rogers, Milkman, John und Norton mehrere Studien, die die Auffassung unterstützen, dass „konkrete Pläne den Menschen helfen, ihre Vorsätze umzusetzen“.

Sei es das Einhalten eines Fitnessplans oder das Durchführen der Grippeimpfung – es ist wahrscheinlicher, dass Menschen nach ihren eigenen Vorsätzen handeln, wenn sie einen Ort, ein Datum und eine Uhrzeit für eine bestimmte Aktivität aufschreiben. Dennoch verlassen sich die meisten Menschen eher auf vage Absichtserklärungen als auf konkrete Pläne.

„Obwohl das Erstellen eines Plans den Menschen dabei helfen kann, ihre Ziele zu erreichen, scheitern viele oft daran, konkrete Pläne zu entwickeln. Paradoxerweise neigen Menschen dazu, zu wenig zu planen, besonders wenn sie mit großer Entschlossenheit ein Ziel verfolgen.“

Die Erkenntnis: Wenn du deine Aufgaben und Ziele planst, ist es wahrscheinlicher, dass du sie auch umsetzt. Time Blocking bringt dich dazu, konkrete Pläne zu machen, die sicherstellen, dass du jeden Tag auf deine Ziele hinarbeitest.

Ist Time Blocking überhaupt mit meinem Job vereinbar?

Einer der größten Kritikpunkte an Time Blocking ist, dass diese Strategie reaktive Jobs nicht berücksichtigt, bei denen wir nicht vorhersehen können, was zu einem bestimmten Zeitpunkt auf uns zukommt. Ist Time Blocking wirklich eine realistische Strategie für Mitarbeitende in Support-Teams, deren Job es ist, auf Support-Anfragen zu reagieren? Und wie können Account Manager, die für Anfragen der Kundschaft verfügbar sein müssen, Time Blocking effektiv nutzen?

Wir würden trotzdem sagen, ja. Es kann schon hilfreich sein, wenn du nur ein Mindestmaß an Kontrolle über deinen Zeitplan gewinnst, ganz gleich, welchen Job du ausübst. Cal Newport formuliert es so:

„Phasen zeitlich unbegrenzter Reaktivität können wie jede andere Art von Verpflichtungen blockiert werden. Selbst wenn du zum Beispiel den größten Teil deines Tages reaktiven Aufgaben widmest, erlaubt dir die Tatsache, dass du deinen Zeitplan festlegst, einige kleine Zeitblöcke (vielleicht am Rand des Zeitplans) für komplexere Aufgaben zu reservieren.“

Wenn dein Arbeitstag von äußeren Umständen bestimmt wird, ist es leicht, die eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren. Mithilfe von Time Blocking kannst du selbst über die unberechenbarsten Zeitpläne ein stärkeres Gefühl der Kontrolle gewinnen.

Tipps zu Time Blocking

Zwar ist Time Blocking in der Theorie recht unkompliziert, doch in der Praxis kann es schwierig sein, sich daranzuhalten. Bevor wir uns den Tipps für ein erfolgreiches Time Blocking zuwenden, ist es wichtig, die häufigsten Stolpersteine zu kennen.

Achte auf die folgenden häufigen Fallstricke:

• Underestimating the time needed for tasks, thinking you can squeeze in just one more thing

• Being too rigid with your schedule, afraid to adjust if things don’t go as planned

• Overscheduling your leisure time, turning relaxation into another form of work

• Not prioritizing tasks, treating everything as equally important

• Failing to account for interruptions and unexpected events

Lass uns nun einige praktische Tipps zum Time Blocking erkunden, die dir helfen, diese Fallstricke zu vermeiden und das Beste aus deinem Zeitplan herauszuholen – damit du nicht von deinem Kalender bestimmt wirst.

Baue Pufferzeiten in deinen Zeitplan ein

Im Laufe der Zeit wirst du immer besser einschätzen können, wie lange das Erledigen einer Aufgabe dauert. Bis du aber einen verlässlichen Instinkt entwickelt hast, solltest du lieber mehr Zeit für etwas einplanen als zu wenig. Fülle deinen Zeitplan mit Extrazeit für das Erledigen der Aufgaben und für den Wechsel von einer Aufgabe zur anderen. Du kannst auch „Bedingungszeitblöcke“ erstellen, auf die du zurückgreifen kannst, wenn du mal in Verzug gerätst.

Du könntest zum Beispiel am Ende des Tages oder zwischen wichtigen Aufgaben eine Stunde freihalten, die du bei Bedarf nutzen kannst. Wenn alles nach Plan verläuft, kannst du diese Zeit für andere Aktivitäten oder eine wohlverdiente Pause verwenden. So bleibst du nicht nur auf Kurs, sondern hast auch das gute Gefühl, deine täglichen Aufgaben erfolgreich erledigt zu haben!

Verfolge einen flexiblen Ansatz

Remember to give yourself some grace. keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Selbst Produktivitätsexperte Cal Newport überarbeitet im Laufe des Tages seine Pläne, indem er die ursprünglichen Zeitblöcke durchstreicht und sie mit aktuellen Plänen ersetzt, wenn die Situation es verlangt:

Newport betrachtet seine Zeitplanung als Spiel, um so mit Änderungen umzugehen:

„Diese Art der Planung ist für mich wie eine Schachpartie, bei der die Zeitblöcke für Aufgaben so verteilt und angeordnet werden, dass große und kleine Projekte alle (geradeso) rechtzeitig fertiggestellt werden.“

Betrachte deine Zeitblöcke als flexible Hilfsmittel, um dich selbst herauszufordern. Sie sollten nicht als strenge Vorgaben dienen, die dich bestrafen, wenn du einmal in Verzug gerätst.

Verplane deine Freizeit nicht zu sehr

Obwohl Elon Musk angeblich seine Tage in 5-Minuten-Schritten einteilt, kann ein übermäßiges Planen der Freizeit kontraproduktiv sein. Selbst die Planung von Aktivitäten, die Spaß machen, kann die Freude daran trüben.

Stattdessen solltest du Zeitblöcke reservieren, um abzuschalten und dich zu entspannen, ohne einen festen Plan dafür zu haben, wie du diese Zeit verbringen wirst. Dies gibt dir die Flexibilität, spontan zu entscheiden, was du tun möchtest – vielleicht Freund:innen auf einen Drink einladen, das neue Nintendo Switch-Spiel ausprobieren oder ein gutes Buch lesen? Was auch immer du wählst, denke daran, dir zumindest einen Teil deiner Freizeit offenzuhalten.

Finde heraus, wann du am produktivsten bist

Jeder Mensch hat unterschiedliche Zeiten, in denen er am produktivsten ist. Wenn du deine produktivsten Phasen kennst, kannst du deine Zeit und Energie optimal nutzen. Sobald du diese Zeiten identifiziert hast, solltest du sie unbedingt schützen und für die Aufgaben reservieren, die deine größte Konzentration erfordern.

Angenommen, du stellst fest, dass du zwischen 11 und 13 Uhr am produktivsten bist. Nutze dieses Zeitfenster für deine wichtigsten Aufgaben wie Schreiben, Programmieren, Projektplanung oder Buchhaltung. Wie William Faulkner bekanntlich sagte:

Um deine produktivsten Zeiten herauszufinden, kannst du Produktivitätstools oder Apps verwenden, um deine Arbeitsgewohnheiten zu verfolgen. Tools wie RescueTime oder Toggl können dir dabei helfen, die Zeit zu analysieren, die du auf Websites oder in Dokumenten verbringst. Dies ist nicht nur nützlich, um deine produktivsten Zeiten zu identifizieren, sondern auch, um einen Überblick darüber zu erhalten, wohin deine gesamte Zeit fließt.

Berücksichtige auch externe Faktoren, die deine Produktivität beeinflussen könnten. Wenn es an deinem Arbeitsplatz beispielsweise nach der Mittagspause lauter wird, solltest du versuchen, deine wichtigsten Aufgaben am Vormittag zu erledigen.

Plane unvorhersehbare Dinge mit ein

Wenn du in deinem Berufsalltag auf die Wünsche anderer eingehen musst, plane Zeitblöcke für Unvorhergesehenes ein. So stellst du sicher, dass du nicht aus dem Zeitplan geworfen wirst und trotzdem produktiv bleibst.

Wenn du beispielsweise im IT-Support tätig bist und häufig nachmittags dringende Anfragen erhältst, solltest du einen Zeitblock von 14 bis 16 Uhr speziell für diese Probleme reservieren. So kannst du auf unerwartete Bedürfnisse reagieren, ohne deine geplanten Aufgaben zu vernachlässigen.

Wenn die Anfragen anderer Personen nicht so wichtig für deine Arbeit sind, kannst du die Benachrichtigungen während deiner Arbeit ausschalten, damit du nicht bei der Arbeit unterbrochen wirst. Du kannst auch bestimmte Zeiten festlegen, zu denen du Nachrichten abrufst und beantwortest, damit du deinen Fokus beibehältst.

Time Blocking mit Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we'll focus on how to use Todoist alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We'll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Task batching with Todoist

`Strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — can be tedious and hard to maintain over time. We recommend combining time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Lege zunächst fest, welche übergeordneten Aufgabenkategorien in deinem Tages- oder Wochenplan berücksichtigt werden müssen. Für freiberufliche Autor:innen könnte die folgende Kategorieliste beispielsweise passend sein:

• Email

• Work admin

• Sales

• Meetings

• Research

• Writing

• Professional Development

• Yoga

• Meal prep

• Personal admin

• Reading

• Free time

Next, sit down with your favorite calendar app or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category.

Stelle sicher, dass alle deine Prioritäten und Verpflichtungen ausreichend Platz in deinem Kalender haben. Wenn du Schwierigkeiten hast, genügend Platz zu finden, könnte das ein Zeichen dafür sein, dass du weniger Verpflichtungen eingehen solltest. Das Endergebnis könnte dann in etwa so aussehen:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, we recommend planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Wenn du in einem Unternehmen mit gemeinsam genutzten Kalendern arbeitest, kann es hilfreich sein, einen Teil deiner Zeit offiziell für „Deep Work“ zu blockieren, um einen ausreichend großen Zeitrahmen zu haben, der nicht von Meetings eingenommen wird. Khoi Vinh, Principal Designer bei Adobe, verwendet diese Strategie in seinem Büro:

„Ich suche in meinem Kalender nach Zeitblöcken, die ich für ‚Deep Work‘ reservieren kann. Manchmal platziere ich Meetings so, dass längere zusammenhängende Zeitblöcke entstehen. Dann erstelle ich ein Meeting mit dem Titel ‚Bitte nicht buchen‘. Wenn ich befürchte, dass das ignoriert wird, nenne ich es stattdessen ‚Sitzung zur Zusammenarbeit‘ oder ‚Literaturanalyse‘. Man muss dabei ziemlich kreativ sein.“

You now have time blocks for each category, but you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one, then review all of your current tasks and assign the appropriate label to each one.

When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list and choose from the relevant tasks. Tasks with dates will automatically be sorted at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird, sollte jede Aufgabe ein Etikett haben. Du wirst jedoch wahrscheinlich feststellen, dass nicht jede Kategorie in Todoist erfasst werden muss. Es kann beispielsweise sinnvoller sein, deine Treffen oder Fitnesskurse im Kalender statt im Aufgabenmanager festzuhalten. Schließlich möchtest du deine Freizeit nicht übermäßig verplanen. Experimentiere mit deinem persönlichen Setup, um herauszufinden, was für deine speziellen Umstände am besten funktioniert.

Day Theming mit Todoist

Wenn du Time Blocking ausprobiert hast und dich dennoch zerstreut und unkonzentriert fühlst, könnte Day Theming eine Lösung für dich sein. Wir empfehlen diesen kostenlosen Skillshare-Kurs von Mike Vardy. In diesem Kurs erklärt Vardy, wie du ein System für Day Theming einrichtest, und gibt konkrete Beispiele, bei denen er sowohl Papier als auch Todoist verwendet.

Zeitblöcke für einzelne Aufgaben einplanen

Of course, if you want to keep a more granular schedule, you can always create separate time blocks for each task. The easiest way to do that with Todoist is via the 2-way integration with Google Calendar.

When setting up the integration:

• Create a new calendar for just your Todoist tasks so you can toggle them on and off inside your calendar as you need.

• Choose to sync your entire Todoist account or create separate calendars for each of your Todoist projects.

• Choose to sync tasks with just a due date in addition to tasks with a due date and time.

Any Todoist task with a date and time will automatically appear as an event in your new Todoist calendar. Any task with a date but no time will appear as a day-long event.

During your weekly review, give each task you want to accomplish a date and/or start time by typing something like “Monday at noon” or “Every Friday at 9am” into the task field. Todoist will automatically recognize and highlight the date and set it when you save the task.

Now, when you open your daily or weekly view in your calendar, you’ll see each of your tasks scheduled as separate events (aka your time blocks). You can extend, shorten, edit, and move your time blocks inside your calendar. Any changes you make in Google Calendar will automatically sync back to your Todoist (and vice versa).

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Scheduling your days and weeks in advance can seem like a waste of precious time you could be using to actually get things done. But when you aren’t controlling your calendar, it’s easy to let distractions take over.

By front-loading your decision-making on what to work on for the day or week, you’ll be saving time and mental energy that you can use when it comes to actually getting to work.

Try time blocking and task batching for a week and see how it feels to regain control over your time and attention.