Todoist ist das weltweit beste Aufgabenmanagement-Tool für einen perfekt organisierten Arbeits- und Lebensalltag. Ich möchte mehr wissen
Einige Aufgaben lassen sich schnell erledigen, wie das Ausräumen der Spülmaschine, das Schreiben einer E-Mail oder ein Spaziergang. Andere hingegen, wie das Verfolgen einer Sales-Pipeline, das Leiten eines Teamprojekts oder die Suche nach einem neuen Job, erfordern mehr Planung und Organisation.
Für diese größeren Projekte und Ziele reicht eine einfache To do Liste nicht aus. Du benötigst ein System, das dir sowohl das große Ganze als auch die Details zeigt, die sich ständig ändern. Hier kommt Kanban ins Spiel.
Wir haben ein Video zur Kanban-Methode erstellt, da wir wissen, dass manche lieber schauen als lesen. Sieh dir das Video unten an oder lies weiter, um mehr zu erfahren.
Die Kanban-Methode ist ein Produktivitäts-Workflow, der mithilfe eines Boards und Karten visualisiert wird. Damit erhältst du einen klaren Überblick über deine Projektaufgaben von Anfang bis Ende, sodass nichts im Detail verloren geht.
Die Kanban-Methode wurde in den 1950er Jahren von Toyota eingeführt, um eine bedarfsgerechte Produktion zu ermöglichen. Später wurde sie als agile Methode für die Steuerung der Softwareentwicklung angepasst. Heute findet Kanban Anwendung in nahezu allen Arbeitsbereichen. Produktentwicklungsteams nutzen es zur Koordinierung ihrer Produkt-Roadmaps, Personalabteilungen zur Optimierung von Rekrutierungs- und Einstellungsprozessen, und Vertriebsteams zur Nachverfolgung ihrer Leads. Einzelpersonen verwenden „Personal Kanban“ für die Umsetzung persönlicher Projekte, von Universitätsbewerbungen bis hin zur Wohnungsrenovierung.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Aufgabenlisten ist es mit Kanban-Boards einfach, Dinge, die in Bearbeitung sind, visuell zu verfolgen, und schnell zu erkennen, was wann zu erledigen ist. Dies ist besonders effektiv für Gemeinschaftsprojekte, die ständig in Bewegung sind, aber ebenso nützlich, um persönliche Ziele zu planen und im Auge zu behalten.
In diesem Leitfaden erfährst du, worum es bei der Kanban-Methode geht, warum sie so effektiv ist und wie du mit ihr jedes Projekt von Anfang bis Ende visualisieren und voranbringen kannst. Lass dich außerdem von Praxisbeispielen und Vorlagen inspirieren.
Probiere Kanban aus, wenn mindestens eine der folgenden Aussagen auf dich zutrifft:
Du wünschst dir eine einfache, visuelle Methode, um komplexe Projekte und Ziele auf Kurs zu halten.
Bei der Arbeit fühlst du dich oft überfordert, wenn du plötzlich vor einem Berg unerledigter Dinge stehst.
Du arbeitest an mehrphasigen Projekten oder „Pipelines“, die ständig in Bewegung sind.
Du suchst nach einer einfachen Lösung, mit der dein Team Prioritäten und Fortschritte im Blick behalten kann.
Der Spruch „Aus den Augen, aus dem Sinn“ ist dir vertraut, und du musst alle Aufgaben sichtbar haben, um dich an sie zu erinnern.
Du fühlst dich am wohlsten, wenn du die Fortschritte deiner Arbeit visualisieren kannst.
Du magst Drag-and-drop und/oder Haftnotizen.
In den 1950er Jahren setzte sich der Toyota-Manager Taiichi Ohno das Ziel, sein angeschlagenes Unternehmen zu retten, indem er den Materialfluss in der Produktion revolutionierte. Inspiriert von der effizienten Bestandsführung eines Supermarkts, der stets die richtige Menge an Produkten vorrätig hatte, entwickelte Ohno einen Prozess, bei dem in jeder Phase der Fahrzeugproduktion nur die Materialien vorhanden waren, an denen aktiv gearbeitet wurde.
Um diesen Ansatz der bedarfsgerechten Produktion umzusetzen, wurden an jedem Produkt und jedem Material, aus dem ein Produkt hergestellt wurde, Hinweiskarten aus Papier (auf Japanisch „Kanban“) angebracht. Sobald ein Produkt verkauft oder Material verbraucht war, kehrte die Karte zum Produktionsband zurück. Die Arbeitskräfte begannen erst dann mit der Herstellung eines neuen Produkts – und die Lieferanten lieferten nur dann ein bestimmtes Material – wenn eine Karte zurückkehrte und den Bedarf bestätigte.
Auf diese Weise flossen die Materialien bedarfsgerecht durch den Produktionsprozess, anstatt sich in den Lagern anzusammeln, und Toyota konnte schneller auf die tatsächliche Nachfrage der Kundschaft reagieren. So ließ sich sowohl Überproduktion als auch Unterproduktion vermeiden.
Was ist ein Kanban-Board?
Das Herzstück der Kanban-Methode ist das Kanban-Board. Es visualisiert deine Aufgaben als Karten, die in Spalten organisiert sind und die verschiedenen Phasen eines Projekts darstellen. Ein einfaches Kanban-Board könnte zum Beispiel aus den drei Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ bestehen. Du verschiebst die Karten von links nach rechts, während die Arbeitselemente durch die einzelnen Projektphasen geführt werden.
– Ein Kanban-Board ist ein physischer oder digitaler Ort, der den Arbeitsstand mit Arbeitselementen (als Karten) und die Workflow-Schritte (als Spalten) visuell darstellt. – Eine Kanban-Karte repräsentiert ein einzelnes Arbeitselement, das als Teil eines größeren Projekts erledigt werden muss. Dies kann eine Aufgabe, ein Fehlerbericht, ein Artikel, eine sich bewerbende Person, eine Job-Liste oder etwas anderes sein, das einen Prozess durchlaufen muss, um abgeschlossen zu werden. – Jede Spalte auf dem Board steht für einen Workflow-Schritt, den jede Kanban-Karte von links nach rechts durchlaufen muss. Einfache Kanban-Boards sind in drei Workflow-Schritte unterteilt: Zu erledigen → In Bearbeitung → Erledigt. Komplexere Projekte können jedoch mehr Workflow-Schritte haben und individuelle Beschriftungen verwenden, die die chronologischen Schritte innerhalb eines Projekts widerspiegeln.
Das Kanban-Board bildet das Herzstück dieser Produktivitätsmethode. Das heißt, wenn du das Board verstehst, bist du auf dem guten Weg, das ganze Kanban-System zu verstehen.
Einrichten deines ersten Kanban-Boards
Sobald du die Bestandteile und die Funktionsweise des Kanban-Boards verstanden hast, ist es an der Zeit, ein eigenes Board einzurichten. Wir zeigen dir, wie du das richtige Kanban-Tool auswählst, Spalten einrichtest, Kanban-Karten erstellst, Projekte vorantreibst und das Board als Ganzes analysierst.
Wähle dein Kanban-Tool
Dein Kanban-Board kann analog oder digital sein:
Greifst du gerne zu Stift und Papier? Zeichne deine Spalten auf ein Whiteboard oder großes Flipchart-Papier und notiere deine Aufgaben auf Haftnotizen. Platziere die Haftnotizen in den passenden Spalten und verschiebe sie schrittweise von einer Seite des Boards zur anderen.
Ein analoges Board ist ideal für Personen, die Stift und Papier bevorzugen, oder für zentralisierte Teams, die am selben Standort arbeiten. Es eignet sich hervorragend für Sprints oder kurzfristige Projekte. Allerdings ist ein analoges Board weniger geeignet für verteilte Teams oder Teammitglieder, die gelegentlich im Homeoffice arbeiten.
Suchst du nach einer App? Mit nur wenigen Klicks und Drag-and-drop kannst du deine Boards ganz einfach mit einem digitalen Kanban-Tool wie Todoist erstellen. Auch wenn digitale Tools nicht die haptische Zufriedenheit bieten, die das Verschieben von Haftnotizen von einer Spalte zur nächsten vermittelt, ermöglichen sie dir den Zugriff auf deine Boards sowohl vom Desktop als auch vom Mobiltelefon aus. Zudem kannst du deine Boards weltweit teilen und in Echtzeit mit deinem Team zusammenarbeiten.
Wenn dein Team standortübergreifend arbeitet oder einige Mitglieder regelmäßig im Homeoffice sind, ist ein digitales Kanban-Board unverzichtbar. Zudem musst du dir keine Sorgen mehr machen, dass Haftnotizen nach einiger Zeit nicht mehr richtig kleben bleiben.
Wähle das Kanban-Board, das am besten zu deinen persönlichen Bedürfnissen und deinem Projekt passt.
Richte deine Spalten ein
Ein Board kann in beliebig viele Spalten oder Workflow-Schritte unterteilt werden. Entscheidend ist, dass dein Kanban-Board das aktuelle Projekt widerspiegelt. Für allgemeine und einfache Projekte eignen sich die Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“.
Für speziellere oder komplexere Projekte solltest du deine Spalten entsprechend anpassen. Eine Content-Pipeline könnte beispielsweise folgende Workflow-Schritte umfassen: Content-Ideen → Bereit zum Schreiben → Im Schreibprozess → Bereit zur Veröffentlichung → Veröffentlicht. Du kannst auch zusätzliche Schritte für jede Bearbeitungsrunde hinzufügen.
Obwohl es wichtig ist, dass du dir zu Beginn gut überlegst, welche Schritte deine Spalten darstellen sollen, kannst du deine Workflow-Schritte im Verlauf des Projekts jederzeit ändern. Im Folgenden zeigen wir dir weitere Beispiele für Kanban-Boards, damit du dir ein besseres Bild von den Möglichkeiten machen und die Ideen in deinen eigenen Projekten umsetzen kannst.
Erstelle deine Kanban-Karten
Deine Kanban-Karten sind die spezifischen Arbeitselemente, die von einem festgelegten Workflow-Schritt zum nächsten verschoben werden. Beim Beispiel der Content-Pipeline oben wären deine Kanban-Karten die Arbeitstitel der einzelnen Artikel. In einer HR-Pipeline könnten die Karten die Namen der Bewerber:innen darstellen. Bei einem einfachen „Zu erledigen → In Bearbeitung → Erledigt“-Board steht jede Karte für eine zu erledigende Aufgabe.
Hier sind einige weitere projektbezogene Beispiele für mögliche Kanban-Karten:
Verschiebe deine Kanban-Karten nach rechts
Um mit der Kanban-Methode zu starten, wähle eine Karte aus der äußersten linken Spalte des Boards und verschiebe sie nach rechts. Verschiebe beispielsweise eine Karte von „Zu erledigen“ nach „In Bearbeitung“, um anzuzeigen, dass eine Aufgabe aus dem Aufgabenstau entfernt wurde und nun bearbeitet wird.
Wie jede andere Aufgabe kann auch eine Kanban-Karte je nach Umfang Minuten, Stunden oder Tage in Anspruch nehmen. Sobald du fertig bist, verschiebe die Karte weiter nach rechts, von „In Bearbeitung“ nach „Erledigt“.
Wiederhole diesen Vorgang, bis alle Karten in der rechten Spalte deines Boards angekommen sind. Das bedeutet, dass alle Arbeitselemente abgeschlossen sind.
Obwohl du mehrere Karten gleichzeitig im Abschnitt „In Bearbeitung“ haben kannst, ist es ratsam, diese Anzahl auf ein Minimum zu beschränken. Eine Begrenzung der gleichzeitigen Aufgaben hilft dir und deinem Team, Prioritäten zu setzen und den Fokus zu bewahren. Weitere Anregungen findest du im Abschnitt „Tipps für Kanban“.
Überprüfe dein Board als Ganzes
Auch wenn bei Projekten jede Aufgabe einzeln erledigt wird, hilft dir Kanban, dein gesamtes Projekt im Blick zu behalten. Das regelmäßige Überprüfen deines Boards sorgt dafür, dass dein Projekt gut voranschreitet. Hier sind einige Fragen, die du dir stellen solltest, um sicherzustellen, dass deine Kanban-Pipeline reibungslos funktioniert:
Welche Aufgaben müssen abgeschlossen sein, bevor andere beginnen können?
Wie hoch ist das aktuelle Arbeitspensum, und ist es realistisch?
Gibt es Projektphasen mit Aufgaben, die nicht vorankommen?
Indem du dein Board regelmäßig überprüfst und die oben genannten Fragen stellst, kannst du Blocker frühzeitig erkennen, sofort Lösungen finden und dein Projekt im Fluss halten.
Beispiele für Kanban-Boards
Wer mit klassischen Aufgabenlisten vertraut ist, muss bei Kanban umdenken. Der effektivste Weg, Kanban zu erlernen, besteht darin, es in der Praxis zu erleben. Hier sind einige Beispiele für Kanban-Boards, die sowohl für Teamprojekte als auch für Einzelprojekte geeignet sind.
Bist du bereit, dein nächstes großes Projekt mit Kanban zu planen? Stöbere durch unsere Todoist-Boards-Projektvorlagen und lade eine der folgenden Vorlagen in dein Todoist-Konto herunter.
– Entwicklungs-Workflow – Buch schreiben – Social-Media-Kalender – Content-Pipeline – HR-Pipeline – Studierendenprojekt – Wachstumsexperimente – Sales-Pipeline – Design-Anfragen – Produkt-Roadmap – Fehlerverfolgung – Projektverfolgung
Kanban für Organisationen
Beim kollaborativen Ansatz von Kanban arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt, wobei einzelne Teammitglieder für bestimmte Kanban-Karten oder Spalten verantwortlich sind. Dieser Ansatz eignet sich besonders für ein Personalabteilungsteam, in dem mehrere Personen am Einstellungsprozess beteiligt sind, oder für ein Produktmanagement-Team, in dem einzelne Mitglieder für verschiedene Features zuständig sind.
Hier sind einige Beispiele für Teamprojekte, die sich mit Kanban umsetzen lassen:
Produkt-Roadmap
Wenn du Teil eines Produktteams bist, gibt es wahrscheinlich viele Features, die du gerne veröffentlichen möchtest. Oftmals sind diese Features nicht ausgearbeitete Ideen, die von Usern vorgeschlagen wurden, während andere Features bereits in der aktiven Planungsphase sind. Verwende ein Kanban-Board, damit dein ganzes Team jederzeit über den Status der Features informiert ist, sei es in der Recherchephase oder bereits in der aktiven Entwicklung.
Design-Anfragen
Design-Teams haben häufig umfangreiche Verwaltungsaufgaben zu bewältigen, darunter E-Mail-Designs, Landing-Pages, Grafiken für Social Media und Werbematerialien für die Kundschaft. Nutze ein Kanban-Board, um eingehende Design-Anfragen effektiv zu organisieren und erfolgreich abzuwickeln.
Fehlerverfolgung
Selbst bei einem äußerst sorgfältigen Qualitätssicherungsprozess können sich unerwünschte Fehler im Endprodukt einschleichen. Nutze ein Kanban-Board, um den wichtigsten Problemen Priorität einzuräumen und dein Team über den aktuellen Stand der Fehlerbehebungen auf dem Laufenden zu halten.
Kanban für Einzelpersonen
Kanban für Einzelpersonen, auch Personal Kanban genannt, ist eine großartige Produktivitätsmethode für die Arbeit an Solo-Projekten oder Zielen, die mehrere Schritte erfordern. Durch die Erstellung eines Gesamtüberblicks über dein Projekt kannst du festlegen, wann du an welchen Aufgaben arbeiten musst. Typischerweise werden bei Personal Kanban die Workflow-Schritte „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verwendet. Du hast jedoch die Möglichkeit, diese Workflow-Schritte an die spezifischen Anforderungen deines Projekts anzupassen.
Hier sind einige Projekte, die sich gut mit Personal Kanban umsetzen lassen:
Renovierung der Wohnung
Die Renovierung der eigenen Wohnung ist ein äußerst anspruchsvolles Projekt. Um Stress zu vermeiden, der entstehen kann, wenn man versucht, alles auf einmal zu erledigen, empfiehlt es sich, die Aufgaben aufzuteilen und sie in dein Board einzufügen. Auf diese Weise behältst du stets den Überblick darüber, worauf du dich in jedem Moment konzentrieren musst, was als Nächstes ansteht und was bereits erledigt ist.
Jobsuche
Die Suche nach einer neuen Arbeitsstelle allein kann schon ein Vollzeitjob sein. Organisiere deine Jobsuche mithilfe eines Kanban-Boards, um einen klaren Überblick darüber zu erhalten, welche Stellenangebote für dich relevant sind, wo du dich bereits beworben hast und wie dein Bewerbungsstatus bei den einzelnen Unternehmen aussieht.
Buch schreiben
Ein durchschnittliches Buch umfasst etwa 300 bis 400 Seiten und enthält zwischen 80.000 und 100.000 Wörter. Besonders zu Beginn kann die Aussicht auf diese umfangreiche Arbeit überwältigend wirken. Stattdessen kannst du eine effektive Organisation sicherstellen, indem du ein Board verwendest, das deinen Schreibprozess in überschaubare Kapitel gliedert.
Was macht Kanban so effektiv?
1. Kanban stellt sicher, dass die richtige Arbeit zur richtigen Zeit erledigt wird
Selbst die sorgfältigsten Projektpläne können unvorhergesehenen Hindernissen, Terminverschiebungen und externen Ereignissen begegnen, die unsere Prioritäten verändern. Ein Kanban-Board fängt diese Änderungen auf, ohne das gesamte Projekt zu gefährden.
Es wird nur an den Elementen gearbeitet, die sich in der Spalte „In Bearbeitung“ befinden. Dies ermöglicht es der Person, die das Board verwaltet, rückständige Aufgaben zu bearbeiten und neu anzuordnen, wenn neue Informationen eintreffen, ohne dabei die laufenden Vorgänge zu unterbrechen. Ähnlich wie Toyota durch Kanban die Produktion flexibel auf die sich ändernde Nachfrage der Kundschaft anpassen konnte, gewährleisten moderne Kanban-Boards, dass die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit unter den gegebenen Umständen erledigt werden.
2. Kanban informiert automatisch über die Prioritäten und den Stand der Arbeit
Das Kanban-Board bietet einen klaren Überblick über die aktuellen Prioritäten, den Status jedes Arbeitselements und die nächsten Schritte. Ein Blick auf das Board ermöglicht es allen Beteiligten, schnell zu erkennen, wie die aktuelle Situation ist und wo der Fokus liegen sollte. Diese Transparenz gewährleistet einen reibungslosen Projektablauf und vermeidet ein endloses Hin und Her.
3. Kanban vereinfacht es, das Arbeitspensum an die vorhandenen Kapazitäten anzupassen
Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, die aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zu erkennen und die Menge der begonnenen Arbeit zu begrenzen. Die Ansammlung von mehr Arbeit, als du und/oder deine Teammitglieder bewältigen können, , ist die beste Voraussetzung für falsche Prioritäten, Stress und Überlastung.
Ein Kanban-Board macht es einfach, auf einen Blick zu sehen, wie viel du und/oder deine Teammitglieder im Moment auf sich nehmen, sodass das Arbeitspensum mit den verfügbaren Kapazitäten abgeglichen werden kann. Die noch ausstehenden Arbeitselemente bleiben organisiert und werden nur dann in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben, wenn es tatsächlich möglich ist, sie zu erledigen.
4. Kanban vereinfacht die Identifizierung von Hindernissen
Auf einem Kanban-Board ist leicht ersichtlich, welche Elemente nicht vorankommen und wo sie sich auf dem Board ansammeln. Du erkennst und löst Blocker und Engpässe, noch bevor dein Projekt aus den Rudern läuft.
5. Kanban ist einfach, flexibel und skalierbar
Die Kanban-Methode basiert auf einigen Grundprinzipien, gibt dir aber gleichzeitig die Freiheit in der Gestaltung der Details. Dadurch ist die Methode äußerst flexibel und kann sowohl bei DIY-Projekten für dein Zuhause als auch bei Bewerbungen eingesetzt werden. Durch die Möglichkeit, individuelle Workflow-Schritte festzulegen, kannst du nahezu jeden Prozess auf einem Kanban-Board abbilden und direkt mit der Umsetzung beginnen.
Kanban ist eine einfache Methode ohne anspruchsvolle Regeln. Du platzierst die Karten an ihren entsprechenden Positionen und verschiebst sie im Verlauf des Prozesses. Selbst bei wachsendem Projektumfang wird die Vorgehensweise nicht schwieriger. Das Board mag umfangreicher werden, jedoch nicht zwangsläufig komplexer.
Tipps für Kanban
Obwohl der Einstieg in die Kanban-Methode einfach ist, gibt es einige Schritte, die du unternehmen kannst, um sicherzustellen, dass die Produktivitätsmethode effektiv für dich und dein Team funktioniert. Dadurch können gängige Probleme vermieden werden, die Projekte zum Stillstand bringen könnten.
Organisiere deinen Aufgabenstau nach Priorität
Wenn du die Aufgaben, die zu erledigen sind, nach Priorität geordnet hältst, wird ersichtlich, welche Aufgabe als Nächstes in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben werden kann. Sollten weitere Kapazitäten frei werden, wissen alle genau, was zu tun ist, um das Voranschreiten des Projekts zu sichern.
Halte dein Board auf dem neuesten Stand
Zu Beginn eines Projekts hast du vielleicht das perfekte Board und den passenden Prozess eingerichtet, aber es bringt alles nichts, wenn Board und Prozess nicht die tatsächliche Realität widerspiegeln.
Wenn du Kanban zur Verwaltung von Teamprojekten einsetzt, solltest du eine Person bestimmen, die für das Projektmanagement verantwortlich ist und das Board regelmäßig aktualisiert, idealerweise täglich oder zumindest wöchentlich. Bei der Nutzung von Personal Kanban für deine eigenen Projekte solltest du eine umfassende Überprüfung deiner Boards in deinen Wochenüberblick einbeziehen.
Verwende zur Überprüfung deines Kanban-Boards eine wiederkehrende Aufgabe in Todoist, damit dein Board immer auf dem neuesten Stand ist.
Weise eine Kanban-Karte nur jeweils einer Person zu
Manchmal ist es klar, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist, während es in anderen Fällen Grauzonen gibt, in denen zwei oder mehr Personen die Verantwortung für ein Vorhaben teilen könnten. Das Zuteilen einer Kanban-Karte an mehrere Personen mag zunächst unproblematisch erscheinen, kann jedoch dazu führen, dass sich letztendlich niemand wirklich verantwortlich fühlt.
Obwohl die verantwortliche Person je nach Position der Karte im Prozess variieren kann, solltest du sicherstellen, dass jeder Karte nur jeweils eine Person zugeordnet ist.
Stelle sicher, dass das Kanban-Board gut sichtbar ist
Dein Kanban-Board sollte für alle sichtbar sein. Wenn du mit anderen von einem Büro aus arbeitest, bewahre es an einem zentralen Ort auf, damit alle bei Bedarf immer darauf zugreifen können. Bei einem ortsunabhängigen Team empfiehlt es sich, ein digitales Board mit unbeschränkten Zugriffsberechtigungen zu wählen, damit alle darauf zugreifen und relevante Updates hinzufügen können.
Kanban mit Todoist
Wenn du auf der Suche nach einem digitalen Board bist, aber trotzdem die Flexibilität haben möchtest, zwischendurch zu einer klassischen Aufgabenliste zu wechseln, dann liegst du mit Todoist richtig. Mit dem Boards-Feature kannst du Projekte von der Erstellung bis zum Abschluss planen und mit mehreren Personen teilen. Und bei Bedarf kannst du jederzeit zur Listen-Ansicht wechseln.
Die Todoist-Apps sind sowohl im Webbrowser als auch auf macOS, iOS und Android verfügbar, sodass du und deine Teammitglieder von überall aus auf die Boards zugreifen und diese verwalten können.
Erstelle ein Projekt mit Todoist Boards
Wenn du ein neues Projekt in Todoist erstellst, hast du die Möglichkeit, zwischen einem Listen-Projekt und einem Board-Projekt zu wählen. Wähle „Board“, um dein Projekt mit der Kanban-Methode zu erstellen und zu planen.
Du kannst in Todoist zwischen der Listen-Ansicht und der Board-Ansicht wechseln. Klicke auf das Ansicht-Symbol in deinem Todoist-Projekt und wähle „Liste“ oder „Board“, um ein alternatives Layout zu sehen.
Lege deine Spalten an
Füge für jeden Arbeitsschritt, den dein Projekt durchlaufen muss, einen neuen Abschnitt hinzu. Du kannst später immer noch den Namen deines Abschnitts bearbeiten, neue Abschnitte hinzufügen oder die Reihenfolge der Abschnitte per Drag-and-drop neu anordnen.
Lege deine Karten an
Nachdem du deine Abschnitte erstellt hast, ist es an der Zeit, deine Karten zu erstellen. Auf deinem Todoist-Board entspricht jede Karte einer Aufgabe. Natürlich hängt dies von der Art deines Projekts ab. Beispielsweise könnte in einem Projekt für die „Content-Pipeline“ jede Aufgabe den Arbeitstitel eines bestimmten Artikels als Namen haben.
Du kannst Aufgaben innerhalb eines Abschnitts per Drag-and-drop neu anordnen oder in einen neuen Abschnitt auf dem Board verschieben.
Verwalte dein Projekt
Sobald deine Aufgaben und Abschnitte eingerichtet sind, kannst du mit der Organisation deines Projekt-Boards beginnen. Verschiebe deine Aufgaben von links nach rechts und von einer Spalte zur anderen, während du Schritt für Schritt dein Projekt umsetzt.
Sobald sich eine Aufgabe ganz rechts befindet, kannst du sie dort lassen, um zu dokumentieren, was bereits erreicht wurde, oder du kannst sie als erledigt markieren. Als erledigt markierte Aufgaben sind nicht mehr auf deinem Board sichtbar, aber du kannst immer zu ihnen zurückkehren, indem du über das Projektmenü oben rechts auf deinem Board „Erledigte Aufgaben anzeigen“ wählst.
Teile deine Boards und arbeite im Team zusammen
Arbeitest du im Team? Teile dein Board-Projekt, um effektiv zusammenzuarbeiten.
Neben dem Zuweisen von Aufgaben an zuständige Personen kannst du auch in Aufgabenkommentaren mit anderen zusammenarbeiten. Lade relevante Dateien hoch, teile Informationen, stelle Fragen oder diskutiere die Details der jeweiligen Aufgaben.
Greife von überall auf deine Boards zu
Lade dir Todoist für alle deine Geräte herunter, damit du deine Boards von deinem Computer oder deinem Mobiltelefon aus überprüfen und verwalten kannst.
– Verschiebe Aufgaben in einen neuen Abschnitt, indem du beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Aufgabe „/“ eingibst. – Bearbeite eine beliebige Aufgabe, indem du die Alt-Taste/Wahltaste gedrückt hältst und dann auf die Aufgabe klickst. – Wechsle zwischen der Board-Ansicht und der Listen-Ansicht mit dem Kurzbefehl Umschalttaste + v. – Füge mit dem Kurzbefehl a ganz oben in der ersten Spalte eine Aufgabe hinzu. – Füge mit dem Kurzbefehl s am Ende deines Projekts einen Abschnitt hinzu. – Blende mit dem Kurzbefehl m das linke Navigationsmenü aus.
Kanban ist eine robuste Produktivitätsmethode, die frei von Komplexität ist. Ganz gleich, ob du ein Unternehmen gründen oder ein Haus renovieren möchtest, Kanban kann dir helfen, deine ambitioniertesten Projekte und Ziele zu verwirklichen.
