„Wer kann den Unterschied zwischen Lang- und Kurzfristigkeit wirklich genau definieren? Besonders in Krisenzeiten sind wir nahezu gezwungen, unsere Aufmerksamkeit zuerst auf die dringende Gegenwart zu richten, anstatt auf die wichtige Zukunft.“

– Dwight D. Eisenhower, Ansprache an die Century Association, 1961

Dwight D. Eisenhower – ein hochrangiger General im Zweiten Weltkrieg und 34. Präsident der Vereinigten Staaten – war ein produktiver Mensch.

Während seiner zwei Amtszeiten als Präsident der Vereinigten Staaten erreichte er zahlreiche bedeutende Meilensteine: Er initiierte den Bau des Interstate Highway Systems, gründete die NASA und unterzeichnete das erste bedeutende Bürgerrechtsgesetz seit dem Ende des Bürgerkriegs. Außerdem beendete er den Koreakrieg, integrierte Alaska und Hawaii in die Union und hielt den Kalten Krieg mit Russland in Schach.

Und er meisterte all das mit Bravour: Eisenhower wurde vom renommierten Markt- und Meinungsforschungsinstitut Gallup beeindruckende zwölfmal zum Mann des Jahres gewählt.

Wie schaffte es Eisenhower, so viele Erfolge zu erzielen, die einen nachhaltigen Einfluss auf sein Land und die Welt hatten? Sein Geheimnis lag im Verständnis des grundlegenden Unterschieds zwischen Dringendem und Wichtigem. In einer Rede im Jahr 1954 zitierte Eisenhower einen namentlich nicht genannten Universitätspräsidenten, der sagte: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Über drei Jahrzehnte später fasste Stephen Covey in seinem Bestseller Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg Eisenhowers Erkenntnisse in ein einfaches Instrument zur Aufgabenpriorisierung zusammen. Dieses Werkzeug, bekannt als Eisenhower Matrix (auch Zeitmanagement Matrix, Eisenhower Box, Eisenhower Methode oder Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix genannt), hilft dir, der Dringlichkeitsfalle zu entgehen (mehr dazu später), Zeitverschwendung zu reduzieren und mehr mentalen Freiraum zu schaffen, um Fortschritte bei der Erreichung deiner Ziele zu erzielen.

We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Play video

Probiere die Eisenhower Matrix aus, wenn du...

• Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)

• Are busy but don’t feel like your work has a high impact

• Have long-term goals but no time or energy to make progress on them

• Have a hard time delegating and/or saying no

• Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)

In diesem Artikel erfährst du, warum es entscheidend ist, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden, wie die Eisenhower Matrix dir dabei Unterstützung bietet und wie du sie mit Todoist sowohl für Großprojekte als auch für alltägliche Aufgaben nutzen kannst.

Die Dringlichkeitsfalle a.k.a Richtig Prioritäten setzen

Wie entscheiden wir eigentlich, welcher Aufgabe wir uns zu welchem Zeitpunkt widmen? Wie sich herausstellt, gelingt uns das oft nicht besonders gut.

In einer aktuellen Studie im Journal of Consumer Research wurde untersucht, wie Menschen entscheiden, woran sie arbeiten, wenn sie mit Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit und Wichtigkeit konfrontiert sind. In fünf verschiedenen Experimenten beobachteten die Forschenden ein merkwürdiges Muster: Unsere Aufmerksamkeit wird auf zeitkritische Aufgaben gelenkt, nicht auf weniger dringende Aufgaben, selbst wenn die weniger dringenden Aufgaben größere Vorteile bieten. Diese psychologische Eigenart – der sogenannte „Dringlichkeitseffekt“ – erklärt, warum wir so schlecht im Aufgaben- und Zeitmanagement sind. Wir neigen dazu, Aufgaben mit einer Deadline zu priorisieren, unabhängig davon, ob Aufgaben ohne Deadline langfristig vorteilhafter wären.

Der Effekt ist besonders stark bei Menschen, die sich selbst als „beschäftigt“ betrachten. Die Forschenden stellten fest, dass solche Personen eher dazu neigen, dringende Aufgaben mit geringerem Nutzen zu wählen, da sie bereits auf die Zeitdauer der Aufgaben fixiert sind. Wenn du dich ohnehin schon unter Zeitdruck fühlst, wirst du wahrscheinlich weiterhin Aufgaben priorisieren, die deine Aufmerksamkeit auf die Uhr lenken.

But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed.  When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.

Hier kommt die Eisenhower Matrix ins Spiel.

Eisenhower Matrix – Dringend vs. Wichtig

Die Eisenhower Matrix ist ein einfaches Hilfsmittel, um die langfristigen Auswirkungen deiner täglichen Aufgaben zu berücksichtigen und dich auf das zu konzentrieren, was dich am effektivsten und nicht nur am produktivsten macht. Sie hilft dir, alle deine Aufgaben in einer Matrix aus Dringlichkeit und Wichtigkeit zu visualisieren. Sowohl deine täglichen Aufgaben als auch größere Projekte lassen sich in einen der vier Quadranten einordnen:

• Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately

• Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar

• Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else

• Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted

In der realen Welt ist die Unterscheidung zwischen dringend/nicht dringend und wichtig/nicht wichtig viel undurchsichtiger als unter experimentellen Bedingungen. Steven Covey erklärt es so:

Dringende Angelegenheiten sind solche, die sofortiges Handeln erfordern. Dies sind die sichtbaren Probleme, die auftauchen und deine Aufmerksamkeit JETZT verlangen. Oftmals sind dringende Angelegenheiten mit klaren Konsequenzen verbunden, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Dringende Aufgaben sind unvermeidlich, aber wenn man zu viel Zeit damit verbringt, Brände zu löschen, kann dies zu erheblichem Stress und Burnout führen.

Wichtige Angelegenheiten hingegen sind diejenigen, die zu deinen langfristigen Zielen beitragen und mit deinen Lebenswerten übereinstimmen. Sie erfordern Planung und überlegtes Handeln. Indem du dich auf wichtige Aufgaben konzentrierst, managst du deine Zeit, Energie und Aufmerksamkeit effizient, anstatt diese Ressourcen gedankenlos zu verschwenden. Was als wichtig gilt, ist subjektiv und hängt von deinen persönlichen Werten und Zielen ab. Nur du selbst kannst bestimmen, was für dich wirklich von Bedeutung ist.

Im Folgenden betrachten wir jeden der vier Quadranten der Eisenhower Matrix genauer. Dies hilft dir dabei, zu verstehen, welche Aufgaben in welchen Quadranten gehören und wie du sie effektiv angehen kannst.

Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dringende und wichtige Aufgaben erfordern schnelles Handeln. Diese Aufgaben haben in der Regel sichtbare Deadlines und Konsequenzen, wenn man sie hinauszögert. Meistens handelt es sich dabei entweder um Dinge, die von außen auf einen zukommen, oder um Dinge, die man aufschiebt, bis eine Deadline naht. In beiden Fällen ist eine Reaktion im Krisenmodus notwendig.

Zum Beispiel:

• Covering a project for a colleague out sick

• Car stalls on the highway

• Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water

• Clients come to you with a pressing problem

• A last-minute deadline is assigned to you

Aufgaben des Quadranten 1 sind unvermeidlich. Selbst wenn du niemals etwas aufschieben würdest (was unrealistisch ist), wird es immer Dinge geben, die außerhalb deiner Kontrolle liegen. Das eigentliche Problem entsteht jedoch, wenn du dich ausschließlich auf diese unerwarteten oder termingebundenen Aufgaben konzentrierst und dabei deine langfristigen, wichtigen Ziele vernachlässigst.

Covey warnt davor, dass zu viel Zeit mit Aufgaben aus Quadrant 1 zu erhöhtem Stress, Burnout und dem Gefühl führen kann, die Kontrolle über den eigenen Tag verloren zu haben. Wer den ganzen Tag mit dem Löschen von Bränden verbringt, verliert schnell die Energie und Leidenschaft für seine Arbeit. Dies kann dazu führen, dass man leichter in gedankenlose Ablenkungen aus Quadrant 4 flüchtet.

Quadrant 2: Nicht dringend und wichtig

Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben sind Aktivitäten, die dir helfen, langfristige Ziele zu erreichen. Da sie oft keine festen Deadlines oder Enddaten haben, ist es leicht, sie zugunsten dringenderer Aufgaben aufzuschieben. Dennoch haben diese Aufgaben einen weitaus größeren Einfluss auf deine langfristige Effektivität bei der Verwirklichung deiner Ziele.

Zum Beispiel:

• Planning for long and short-term projects

• Regular chores or maintenance projects

• Professional networking and personal relationship building

• Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events

• Exercise and routine healthcare

Covey sagt, dass Quadrant 2 der optimale Bereich des persönlichen Zeitmanagements ist. Dies ist der Bereich, in dem man sich nicht auf Probleme (wie in Q1) konzentriert, sondern auf Chancen und Wachstum. Wenn man von diesem Quadranten der Matrix aus lebt, bedeutet dies, dass man proaktiv ist und Aktivitäten priorisiert, die die eigenen Fähigkeiten und die Energie fördern und zur Erreichung sinnvoller Ziele beitragen. In Quadrant 2 findet „Deep Work“ statt, da man weitgehend von dringenden Ablenkungen befreit ist.

Wenn du dich konsequent um Q2 kümmerst, verringerst du die Anzahl der dringenden Probleme, die in Q1 auftauchen. In Q2 zu leben bedeutet, dass du einen Plan erstellen kannst, um Projekte abzuschließen und mögliche Probleme zu vermeiden. Beispielsweise kann das ständige Aufschieben der routinemäßigen Wartung deines Autos dazu führen, dass du später mit einer Panne auf der Straße konfrontiert wirst.

Bist du Führungskraft?

Quadrant 3: Dringend und unwichtig

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben lassen sich am besten als Fleißarbeit beschreiben. Diese Aufgaben basieren oft auf Erwartungen, die andere an dich stellen, und bringen dich deinen langfristigen Zielen nicht näher.

Zum Beispiel:

• Unnecessary interruptions from coworkers

• Checking your phone or email whenever it goes off

• Responding to certain texts, emails, or social media messages

• Acting on coupons or limited time offers

• Some meetings

Quadrant 3 ist der Bereich, in dem der reine Dringlichkeitseffekt dominiert. Hier führt der Druck, Aufgaben aufgrund tatsächlicher oder vermeintlicher Deadlines zu erledigen, dazu, dass du Dinge übernimmst, die eigentlich keine Bedeutung für dich haben. Obwohl die Aufgaben in Quadrant 3 dringend erscheinen, beziehen sie sich oft auf die Prioritäten anderer. Daher ist es nicht unwahrscheinlich, dass du zu viel Zeit in diesem Bereich verbringst und das Gefühl hast, dass du ständig Dinge tust, die du tun solltest, anstatt das, was du wirklich tun möchtest. Wenn du dich auf Aufgaben in Quadrant 3 konzentrierst, kann es sein, dass du das Gefühl hast, deine großen Lebensziele nicht zu erreichen oder die Kontrolle über deinen Alltag zu verlieren.

Covey empfiehlt, so viele Aufgaben aus Quadrant 3 wie möglich zu delegieren. Kannst du beispielsweise jemanden bitten, die Besprechungsnotizen für dich zu erstellen? Ist es möglich, dir deine Einkäufe liefern zu lassen, anstatt selbst in den Laden zu gehen? Könnten deine Kinder den Abwasch übernehmen? Kann ein digitaler Assistent die Arzttermine für deine Familie planen? Gibt es Abläufe in deinem Leben, die du automatisieren kannst?

Wenn du diese Aufgaben nicht delegieren kannst, versuche zu verhindern, dass sie deinen Tag dominieren:

• Turn off notifications on your phone and computer when working

• Be clear with others about how much time you can spend on a given task

• Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning

• Negotiate your workload with your boss

• Practice saying no

Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben sind zeitraubende Tätigkeiten, die du konsequent streichen solltest. Diese Tätigkeiten tragen nicht zum Erreichen deiner Ziele bei, können aber am Ende viel Zeit in Anspruch nehmen.

Zum Beispiel:

• Watching TV for hours

• Mindlessly refreshing social media and scrolling

• Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it

• Excessive shopping or online browsing

Quadrant 4 ist der Quadrant des Überflusses und der sofortigen Befriedigung, die dich letztlich unerfüllt zurücklässt.

Versteh mich nicht falsch, wir alle benötigen gelegentlich eine Auszeit. Selbst Eisenhower war ein begeisterter Bridgespieler – er spielte sogar jeden Abend bis zum D-Day – und wurde für seine zahlreichen Golfreisen während seiner Amtszeit kritisiert. Der entscheidende Punkt ist, dass diese Aktivitäten einen Ausgleich zu den stressigen Aspekten seiner politischen Führungsrolle darstellten. Wenn du jedoch nicht bewusst mit deiner Freizeit umgehst, kann die Art, wie du sie verbringst, deine Energie, Leidenschaft und Kreativität beeinträchtigen.

Eine kürzlich im Journal of Applied Psychology veröffentlichte Studie zeigt, dass die Art der Freizeitgestaltung einen erheblichen Einfluss darauf hat, wie vital und positiv gestimmt Beschäftigte am nächsten Arbeitstag sind. Arbeitnehmende, die sich mit selbstwirksamen Aktivitäten wie Sport oder ehrenamtlicher Arbeit beschäftigten, waren am folgenden Tag motivierter. Diejenigen, die sich mit Yoga, Meditation oder Musik entspannten, gingen gelassener in den Arbeitstag.

Mitarbeitende, die Ablenkungen wie exzessives Fernsehen nutzten, um Probleme zu vermeiden oder zu ignorieren, fühlten sich am nächsten Arbeitstag zunächst positiver gestimmt. Doch wenn sie sich weiterhin ablenkten, verschlechterten sich ihre Stimmung und Motivation im Laufe der Woche. Mit anderen Worten: Ein gewisses Maß an Ablenkung ist in Ordnung, aber ständige Ablenkung führt letztlich zu weniger Arbeitszufriedenheit.

So bringst du deine Quadranten wieder ins Gleichgewicht

Stephen Covey bezeichnet Quadrant 2 als den „Quadranten der Qualität“. Die Zeit, die du in diesen Aufgaben investierst, steigert deine allgemeine Effektivität. Hier geht es um persönliches und berufliches Wachstum durch Planung, Prävention und proaktives Handeln.

Um festzustellen, wo du dich in der Matrix befindest, ist es hilfreich, deine Zeit und Aufgaben zu protokollieren. Wenn du Todoist für das Aufgabenmanagement nutzt, kannst du problemlos eine Liste aller erledigten Aufgaben samt Erledigungszeitpunkt erstellen. Nachdem du einige Tage lang Daten gesammelt hast, nimm dir die Zeit, deine Aufgaben den entsprechenden Quadranten zuzuordnen, indem du dir folgende Fragen stellst:

1. Was this urgent for me?

2. Was this important to me?

Denke daran, dass du diese Kriterien ausschließlich anhand deiner eigenen gewünschten Ergebnisse bewertest und nicht anhand der Erwartungen anderer.

Nachdem du deine Aufgaben den entsprechenden Quadranten zugeordnet hast, schau dir an, wie du aktuell deine Zeit verbringst. Bist du mit deiner Quadranten-Balance zufrieden?

Wenn du viel Zeit in Q1 verbringst, solltest du mehr Zeit in die Planung investieren, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden:

• Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.

Wenn du deine Zeit in Q3 verbringst, delegiere, streiche oder begrenze die Zeit, die du mit diesen Aufgaben verbringst:

• Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.

Wenn du deine Zeit in Q4 verbringst, steckst du vielleicht in einem Trott fest, bist gestresst oder versuchst, ein Problem zu vermeiden:

• Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.

Wenn du deine Prioritäten mehr auf Quadrant 2 ausrichten möchtest, nutze die Eisenhower Matrix, um klar zu bestimmen, woran du jeden Tag arbeiten solltest.

So implementierst du die Eisenhower Matrix in Todoist

Du kannst Todoist nutzen, um deine Aufgaben in die vier Quadranten der Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuordnen. Dafür stehen dir zwei Methoden zur Verfügung: Etiketten oder Prioritätsstufen. Beide Ansätze werden im Folgenden näher erläutert.

Etiketten verwenden

In Todoist arbeiten Etiketten und Filter zusammen, um deine Aufgabenliste effizient zu organisieren und zu sortieren. Erstelle dazu zunächst die folgenden zwei Etiketten:

• @urgent

• @important

Nachdem du die beiden Etiketten erstellt hast, gehe deine Aufgaben durch und weise ihnen die passenden Etiketten zu.

• Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally

• Add @important to tasks that get a due date and are done personally

• Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to

• Don't add either label to tasks that can be dropped

Du kannst jeder Aufgabe schnell ein Etikett zuweisen, indem du „@“ in das Aufgabenfeld eingibst. Daraufhin wird eine Liste mit deinen aktuellen Etiketten angezeigt, aus der du auswählen kannst. Tippe den Namen des Etiketts weiter ein, um die Liste einzugrenzen.

Nachdem du alle dringenden und/oder wichtigen Aufgaben etikettiert hast, erstelle vier neue Filter, die sich auf jeweils einen der Quadranten beziehen:

• Urgent & Important with filter query: @urgent & @important

• Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent

• Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important

• Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent

• And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent

Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.

Prioritätsstufen verwenden

Anstatt Etiketten zum Sortieren deiner Aufgaben zu verwenden, kannst du die vier Prioritätsstufen von Todoist nutzen. Jede Prioritätsstufe wird einem entsprechenden Quadranten der Eisenhower Matrix zugeordnet:

• Urgent & Important = Priority 1 (Red)

• Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)

• Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)

• Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)

Weise jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe zu, indem du auf das Flaggen-Symbol klickst oder tippst und dann die gewünschte Prioritätsstufe auswählst. Du kannst die Prioritätsstufe jederzeit ändern, indem du beim Bearbeiten einer Aufgabe das Flaggen-Symbol auswählst oder einfach p1, p2 oder p3 in das Aufgabenfeld eintippst. Todoist erkennt die richtige Prioritätsstufe und weist sie zu, wenn du die Aufgabe erstellst. Alles, was keine farbige Flagge hat, ist standardmäßig P4.

Richte als Nächstes einen Filter ein, mit dem du deine Aufgaben nach Priorität in all deinen Projekten anzeigen lassen kannst. Gehe zu Filter, klicke dann auf „Filter hinzufügen“ und nenne ihn Eisenhower Matrix. Gib unter Abfrage „p1, p2, p3, p4“ ein.

Deine Aufgaben mit der höchsten Priorität erscheinen ganz oben auf jeder täglichen Aufgabenliste in den Ansichten Heute und Demnächst (Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum und einer Uhrzeit erscheinen unabhängig von der Prioritätsstufe zuerst).

Umgang mit den einzelnen Quadranten

Nachdem du Todoist für die Eisenhower Methode eingerichtet hast, kannst du damit beginnen, deine Aufgaben zu bewerten. Nutze die neuen Eisenhower-Matrix-Filter, um deine Aufgaben nach Quadranten geordnet zu überprüfen.

Für Q1: Wichtig & Dringend, p1:

• Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.

Für Q2: Wichtig & Nicht dringend, p2:

• Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.

Für Q3: Unwichtig & Dringend, p3:

• Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.

Q4: Unwichtig & Nicht dringend, p4:

• Delete

Wie entscheidest du, welche Aufgabe du zuerst angehen solltest, wenn du vor einer Vielzahl von Aufgaben stehst? Wählst du die Aufgabe, die dich deinen langfristigen Zielen näher bringt, oder konzentrierst du dich auf den dringendsten Punkt auf deiner Liste?

Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.