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Certaines tâches sont ponctuelles : laver la vaisselle, envoyer un e-mail, se promener. D’autres nécessitent plus de planification et de coordination : suivi de votre pipeline de ventes, gestion d’un projet d’équipe, recherche d’un nouvel emploi.
Pour ces projets et objectifs plus importants, vous avez besoin de plus qu’une liste de tâches – vous avez besoin d’un véritable système qui vous permette d’avoir une vue d’ensemble tout en gardant une trace de tous les détails. C’est là que Kanban entre en jeu.
Nous avons créé une vidéo pour expliquer la méthode Kanban, parce que chacun apprend différemment, et nous savons que certains d'entre vous préfèrent regarder plutôt que lire. Jetez-y un œil ci-dessous, ou continuez à lire pour une analyse plus approfondie.
La méthode Kanban est un workflow de productivité visuelle, utilisant un tableau et des cartes, qui offre un aperçu des tâches de votre projet, du début à la fin, pour ne rien perdre de vue.
La méthode Kanban a été créée par Toyota dans les années 1950 comme moyen de mettre en œuvre la « production juste-à-temps » et a ensuite été adaptée en tant que méthode agile pour gérer le développement logiciel. Aujourd’hui, Kanban est appliqué à pratiquement tous les types de travail imaginables. Les équipes produit l’utilisent pour gérer les feuilles de route de développement. Les ressources humaines l’utilisent pour le recrutement et l’embauche. Les équipes commerciales l’utilisent pour faire le suivi de leurs prospects. Les particuliers utilisent même le « Kanban personnel » pour gérer des projets en solo, qu’il s’agisse de déposer des dossiers universitaires ou de la rénovation de leur appartement.
Contrairement aux listes de tâches traditionnelles, les tableaux Kanban facilitent le suivi visuel du travail en cours et identifient rapidement à la fois les éléments en cours et leurs échéances. Bien que cette méthode soit particulièrement efficace pour les projets collaboratifs comportant de nombreuses tâches mobiles, elle peut être tout aussi efficace pour organiser vos objectifs personnels et rester sur la bonne voie.
Ce guide vous expliquera ce qu’est la méthode Kanban, pourquoi elle est aussi efficace, et comment vous pouvez l’utiliser pour gérer visuellement n’importe quel projet du début à la fin – avec de nombreux exemples et modèles réels pour servir d’inspiration.
Essayez la méthode de productivité Kanban si…
Vous voulez une méthode simple et visuelle pour garder vos projets et vos objectifs complexes sur la bonne voie
Vous êtes souvent débordé au travail lorsque tout arrive en même temps
Vous travaillez sur des projets en plusieurs phases ou des « pipelines » comportant de nombreuses tâches mobiles
Vous avez besoin d’un moyen simple de suivre les priorités et l’état d’avancement du travail avec une équipe
Vous connaissez trop bien l’expression « loin des yeux, loin du cœur », et avez besoin de voir toutes vos tâches pour vous en rappeler
Vous vous sentez mieux lorsque vous pouvez visualiser l’ensemble de votre travail en cours
Vous aimez vraiment les glisser-déposer et/ou les post-its
Dans les années 1950, Taiichi Ohno, le PDG de Toyota, entreprend de reprendre en main son entreprise en difficulté en révolutionnant son flux de fabrication. Inspiré par la façon dont un supermarché Piggly Wiggly parvenait à stocker la bonne quantité de produits à tout instant, Ohno a imaginé un processus où seuls les matériaux activement utilisés seraient présents à un stade donné de la production du véhicule.
Pour mettre en œuvre cette approche de « production juste-à-temps », des cartes en papier (appelés « kanban » en japonais) ont été attachées à chaque produit et à chaque matériau utilisé pour le fabriquer. Une fois le produit vendu ou le matériau utilisé, la carte retournait sur la ligne de production. Les ouvriers ne travailleraient que sur un article – et les fournisseurs ne fourniraient qu’un matériau – une fois qu’une carte leur revenait pour signaler la demande.
De cette façon, les matériaux circulaient dans le processus de production au besoin plutôt que de s’accumuler dans les stocks, et Toyota pouvait répondre plus rapidement à la demande réelle des consommateurs, sans surproduction ni sous-production.
Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?
Le tableau Kanban est au centre de la méthode Kanban. Un tableau Kanban présente vos tâches sous forme de cartes organisées en colonnes, qui représentent des phases distinctes d’un projet. Par exemple, un tableau Kanban simple peut être composé de seulement trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Vous déplacez ensuite vos cartes dans les colonnes de gauche à droite au fur et à mesure que la tâche progresse dans chaque phase du projet.
- Un tableau Kanban est un espace physique ou numérique qui représente visuellement l’état d’avancement de vos tâches (sous forme de cartes) et les étapes du workflow (sous forme de colonnes).
- Une carte Kanban représente une tâche unique qui doit être achevée dans le cadre du projet concerné. Il peut s’agir d’un e-mail à envoyer, d’un rapport de bug ou d’un article à à écrire, d’un candidat à un poste à évaluer, d’une offre d’emploi ou de tout autre élément devant passer par un processus pour être achevé.
- Chaque colonne du tableau représente une étape du workflow que chaque carte Kanban doit traverser de gauche à droite. Les tableaux Kanban simples sont divisés en trois étapes de flux de travail : À faire → En cours → Terminé. Cependant, le workflow des projets plus complexes peut comporter plus d’étapes et utiliser des étiquettes uniques qui reflètent les étapes chronologiques d’un projet.
Le tableau Kanban est au cœur de la méthode de productivité Kanban ; comprendre le tableau, c’est déjà presque compréhendre le système.
Configurer votre premier tableau Kanban
Après avoir compris le principe des différents éléments du tableau Kanban et son fonctionnement général, il est temps de créer le vôtre. Nous vous expliquerons comment choisir le bon outil Kanban, créer vos colonnes et vos cartes Kanban, faire avancer vos projets et revoir votre tableau dans son ensemble.
Choisir votre outil Kanban
Vos tableaux Kanban peuvent être physiques ou numériques :
Vous aimez le stylo et le papier ? Dessinez vos colonnes sur un tableau blanc ou un grand tableau d’affichage, puis écrivez vos tâches sur des post-its. Placez vos post-its dans les colonnes appropriées et déplacez-les d’un bout à l’autre du tableau au fur et à mesure de votre avancement.
Un tableau physique peut être un bon choix pour les personnes qui aiment le stylo et le papier ou les équipes centralisées qui travaillent au même endroit. Cela fonctionne également mieux pour les sprints ou les projets à court terme. Ce n’est par contre pas idéal pour les équipes en télétravail basées dans des endroits différents ou pour des collègues qui travaillent occasionnellement à domicile.
Vous cherchez une application ? Un outil Kanban numérique comme Todoist rend la création et la gestion de vos tableaux extrêmement simple, avec de simples glisser-déposer. Les outils numériques n’ont pas le côté tactile satisfaisant de déplacer vos post-its d’une colonne à l’autre, c’est vrai, mais ils vous permettent d’accéder à vos tableaux sur votre ordinateur et votre smartphone, de les partager avec n’importe qui partout dans le monde et de collaborer en temps réel.
Si votre équipe travaille sur différents sites ou si vos collègues travaillent régulièrement à domicile, un tableau Kanban numérique est indispensable. Sans compter que vous n’aurez jamais à vous soucier des post-its qui se décollent et glissent sous la seule armoire du bureau, évidemment !
Choisissez le tableau Kanban qui correspond à vos besoins personnels et qui sert le mieux votre projet.
Créez vos colonnes
Un tableau peut être divisé en un nombre illimité de colonnes ou d’étapes du workflow choisi. L’important est que votre tableau Kanban représente le projet sur lequel vous travaillez. Pour les projets simples et généralisés, utilisez « À faire », « En cours », « Terminé ».
Pour des projets plus spécialisés ou complexes, personnalisez vos colonnes. Par exemple, un pipeline de publication de contenu peut comporter les étapes suivantes : Idées de sujet → Prêt à rédiger → Rédaction → Prêt à être publié → Publié. Vous pouvez même ajouter des étapes supplémentaires pour chaque série de modifications.
Il est important de prendre en compte les étapes que vos colonnes doivent représenter au début, mais vous pouvez toujours modifier les étapes de votre workflow à mesure que votre projet évolue. Nous vous montrerons plus d’exemples de tableaux Kanban ci-dessous afin que vous puissiez mieux visualiser les possibilités et appliquer les mêmes idées à vos propres projets.
Créez vos cartes Kanban
Vos cartes Kanban sont les tâches spécifiques déplacées d’une étape à l’autre. Dans l’exemple de pipeline de publication de contenu ci-dessus, vos cartes Kanban seraient les titres de chaque article. Pour un pipeline de recrutement, vous pouvez utiliser le nom des candidats comme cartes Kanban. Dans un simple tableau « À faire → En cours → Terminé », chaque carte serait une tâche à accomplir.
Voici quelques autres exemples de cartes Kanban potentielles basées sur des projets :
Déplacez vos cartes Kanban vers la droite
Une fois que vous êtes prêt à travailler avec la méthode Kanban, commencez par choisir une carte dans la colonne la plus à gauche du tableau et déplacez-la vers la droite. Par exemple, déplacez une carte de « À faire » vers « En cours » pour montrer qu’une tâche a été déplacée des éléments en retard ou d’une file d’attente et est actuellement en cours de traitement.
Comme n’importe quelle tâche, une carte Kanban peut vous prendre quelques minutes ou plusieurs jours selon le niveau de détail que vous ajoutez. Une fois que vous avez terminé, déplacez-la à nouveau vers la droite, de « En cours » à « Terminé ».
Répétez le processus jusqu’à ce que toutes les cartes de votre tableau soient dans la colonne la plus à droite. Cela signifie que toutes les tâches ont été achevées.
Vous pouvez vous retrouver avec plus d’une carte dans la section « En cours », mais il est préférable de limiter ces tâches au minimum. Limiter le travail en cours vous aidera, vous et/ou votre équipe, à établir des priorités et à rester concentrés. Pour plus de conseils, passez à la section « Conseils pour la méthode Kanban ».
Passez en revue votre tableau dans son ensemble
Vos projets progressent une tâche à la fois, mais Kanban vous aide à visualiser votre projet dans son ensemble. Un passage en revue régulier de l’ensemble de votre tableau vous aidera à faire avancer votre projet. Voici quelques questions à vous poser pour que votre pipeline Kanban fonctionne correctement :
Quelles tâches doivent être achevées avant de pouvoir poursuivre d’autres tâches ?
Quelle est la quantité de travail en cours ? Est-elle réaliste ?
Y a-t-il des étapes où les tâches sont bloquées ?
En évaluant régulièrement votre tableau et en posant ces questions, vous repérerez rapidement les éléments bloquants, vous les aborderez directement et vous maintiendrez la dynamique du projet.
Exemples de tableaux Kanban
Si vous êtes habitué aux listes de tâches traditionnelles, la méthode Kanban nécessite de changer la façon dont vous envisagez vos projets. La meilleure façon de l’apprendre est de le voir en action. Voici quelques exemples de tableaux Kanban pour les projets d’équipe et personnels.
Envie de planifier votre prochain projet important avec la méthode Kanban ? Parcourez nos modèles de projets de Todoist Boards. Téléchargez l’un des modèles suivants sur votre compte Todoist :
Kanban collaboratif
Avec un Kanban collaboratif, plusieurs personnes travaillent sur un projet et sont personnellement responsables de cartes ou de colonnes Kanban particulières. Cela peut être le cas pour une équipe de ressources humaines où plusieurs personnes font avancer le processus de recrutement, ou pour une équipe de gestion de produit où plusieurs membres de l’équipe sont chargés de gérer différentes fonctionnalités.
Voici quelques projets d’équipe que vous pouvez gérer avec la méthode Kanban :
Feuille de route de produit
Si vous faites partie d’une équipe produit, vous souhaitez probablement lancer un grand nombre de fonctionnalités. Souvent, ces fonctionnalités sont des idées inexplorées proposées par les utilisateurs, tandis que d’autres sont en phase de planification active. Utilisez un tableau Kanban pour que toute votre équipe sache quelles fonctionnalités sont en phase de recherche et lesquelles sont en développement actif.
Demandes de design
Les équipes de design gèrent beaucoup de choses : e-mails, pages de destination, images pour les réseaux sociaux, etc. Utilisez un tableau Kanban pour trier et organiser collectivement les demandes de design entrantes et les exécuter.
Suivi des bugs
Même avec le processus d’assurance qualité le plus méticuleux possible, des bugs peuvent se retrouver dans le produit final. Utilisez un tableau Kanban pour hiérarchiser les problèmes les plus importants et communiquer l’état des correctifs.
Kanban personnel
Un Kanban personnel est une excellente méthode de productivité pour travailler sur un projet ou un objectif solo qui nécessite plusieurs étapes. Dans ces cas-là, une vue d’ensemble complète peut vous aider à travailler sur les bonnes choses au bon moment. On utilise généralement les étapes classiques « À faire », « En cours » et « Terminé » avec un Kanban personnel. Cependant, vous pouvez également personnaliser votre workflow en fonction des spécificités de votre projet.
Voici quelques projets que vous pouvez mettre en œuvre avec un Kanban personnel :
Rénovation
Rénover votre maison est un projet de taille. Réduisez le stress lié au grand nombre de postes de travail en divisant chaque tâche et en la plaçant sur votre tableau. En un coup d’œil, vous verrez sur quoi vous vous concentrez maintenant, ce qui vient ensuite, et ce que vous avez déjà accompli.
Recherche d'emploi
La recherche d’un nouvel emploi peut être un rôle à plein temps en soi. Gérez la recherche d’emploi avec un tableau Kanban qui suit les pistes d’emploi, où vous avez postulé et à quel étape du processus vous êtes pour chaque entreprise.
Écrire un livre
Un livre moyen compte entre 300 et 400 pages et entre 80 000 et 100 000 mots. Considérer l’énormité du travail au début peut être accablant. Au lieu de cela, organisez-vous avec un tableau qui divise votre processus en chapitres plus faciles à gérer.
Qu'est-ce qui rend Kanban si efficace ?
1. Elle garantit l’exécution des tâches appropriées au bon moment
Même les plans les mieux élaborés rencontrent des obstacles imprévisibles, des changements d’échéances et des événements externes qui modifient les priorités. Un tableau Kanban absorbe ces changements sans perturber l’ensemble du projet.
Étant donné que seuls les éléments « en cours » sont en cours de traitement à un instant T, le propriétaire du tableau peut modifier et réorganiser l’arriéré des tâches au fur et à mesure que de nouvelles informations arrivent sans perturber ce qui est en cours d’exécution. De la même manière que Kanban a permis à Toyota d’adapter rapidement sa production pour tenir compte de l’évolution de la demande des clients, les tableaux Kanban modernes garantissent que les bonnes tâches sont exécutées au bon moment compte tenu des circonstances.
2. Elle communique automatiquement les priorités et l’état des tâches
Le tableau Kanban donne un résumé visuel des priorités actuelles, de l’état de chaque tâche et de ce qui suit. Chacun peut regarder le tableau et voir rapidement où en sont les choses et sur quoi il devrait se concentrer. Ce niveau de transparence facilite le déroulement des projets et élimine d’innombrables va-et-vient.
3. Elle facilite la correspondance entre le travail en cours et la capacité actuelle
L’un des plus grands avantages qu’il y a à voir les travaux en cours est de pouvoir les limiter. Il n’y a rien de tel pour favoriser la confusion de priorités, le stress et les burn-outs que d’accumuler plus de travail que votre équipe ne peut en supporter.
Un tableau Kanban vous permet de voir facilement en un coup d’œil ce que vous et votre équipe faites en ce moment, pour faire correspondre votre charge de travail à ce que vous êtes réellement en mesure d’accomplir. Les tâches restent bien organisées et sont prêtes à passer dans la colonne « En cours » seulement lorsque vous avez réellement la capacité de les exécuter.
4. Elle facilite l’identification des éléments bloquants
Sur un tableau Kanban, il est facile de voir quels éléments sont bloqués et où ils s’accumulent. Vous serez en mesure de repérer et de corriger ces goulots d’étranglement avant qu’ils ne fassent dérailler votre projet.
5. Elle est simple, flexible et évolutive
La méthode Kanban proposent quelques éléments de base, mais les détails dépendent de vous. Cela la rend extrêmement flexible, que vous travailliez sur un projet de rénovation ou que vous postuliez à un emploi. Vous avez la possibilité de définir les étapes de votre choix, et donc de diviser n’importe quel processus sur un tableau Kanban pour vous lancer plus facilement.
La méthode Kanban est simple à mettre en œuvre et ne comporte pas de règles complexes. Vous placez simplement les cartes dans leur colonne respective et vous les déplacez tout au long du processus. Même si la portée d’un projet s’élargit, cette méthodologie reste tout aussi simple. Votre tableau peut s’agrandir, mais il ne devient pas plus compliqué.
Astuces pour Kanban
La méthode Kanban est facile à utiliser, mais vous pouvez encore l’améliorer pour qu’elle fonctionne au mieux pour vous et votre équipe et éviter les blocages courants qui pourraient interrompre vos projets.
Organisez vos tâches à faire par priorité
Organisez vos tâches à faire par priorité pour indiquer clairement quelle tâche est la prochaine à passer dans la colonne « En cours ». Lorsque vous en aurez la capacité, vous ou un collègue saurez exactement sur quoi travailler pour poursuivre l’avancement du projet.
Maintenez votre tableau à jour
Votre tableau peut être parfait en début de projet, mais il sera inutile si vous ne le maintenez pas à jour avec la réalité actuelle.
Si vous utilisez la méthode Kanban pour gérer des projets d’équipe, identifiez un chef de projet qui sera chargé de mettre à jour le tableau quotidiennement, ou au moins une fois par semaine. Si vous utilisez un Kanban personnel pour vos propres projets, intégrez un bilan hebdomadaire complet de vos tableaux.
Utilisez une tâche récurrente dans Todoist pour passer en revue et tenir à jour votre tableau Kanban.
Limitez les cartes Kanban à une personne à la fois
Souvent, le responsable d’une tâche ne porte pas à confusion. D’autres fois, il existe des zones grises où deux personnes ou plus sont responsables d’une partie d’un projet. Il peut sembler inoffensif d’avoir deux personnes ou plus affectés à une carte Kanban, mais cela peut conduire à une situation où personne ne se sent responsable d’une tâche.
Bien que la personne responsable puisse changer en fonction de l’endroit où se trouve la carte dans le processus, assurez-vous qu’une seule personne est affectée à chaque carte à la fois.
Gardez le tableau Kanban bien en vue
Votre Kanban doit être accessible à tous. Si vous êtes dans un bureau, affichez-le dans un endroit central où chacun peut y accéder dès qu’il en a besoin. Pour une équipe en télétravail, optez pour un tableau numérique avec des autorisations ouvertes pour que chacun puisse se connecter et ajouter des mises à jour pertinentes.
Kanban avec Todoist
Si vous recherchez un tableau numérique mais que vous souhaitez tout de même avoir la possibilité de passer à une liste de tâches plus traditionnelle, ne cherchez pas plus loin que Todoist. La fonction Tableaux vous permet de planifier des projets du début à la fin et de les partager avec plusieurs personnes. Vous pouvez aussi toujours revenir à l’affichage en liste si besoin.
Les applications de Todoist sont disponibles sur le Web, macOS, iOS et Android pour vous et votre équipe puissiez accéder et gérer vos tableaux sans restriction.
Créer un projet avec les tableaux
Lorsque vous créez un nouveau projet dans Todoist, vous avez la possibilité de choisir entre un projet en « liste » ou un projet en « tableau ». Sélectionnez « Tableau » pour créer et planifier votre projet avec la méthode Kanban.
Vous pouvez basculer entre la vue en liste et en tableau dans Todoist. Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre projet sur Todoist et sélectionnez « Liste » ou « Tableau » pour voir une autre vue.
Créez vos colonnes
Ajoutez une nouvelle section pour chaque étape requise par votre projet. Vous pouvez toujours revenir en arrière pour modifier le nom de vos sections, en ajouter de nouvelles ou les réorganiser avec un simple glisser-déposer.
Créez vos propres cartes
Une fois que vous avez créé vos sections, il est temps de créer vos cartes. Sur votre tableau Todoist, chaque tâche est une carte. Bien sûr, elle sera entièrement basée sur votre projet. Dans le cas d’un projet « Contenu à publier », chaque tâche peut être le titre provisoire d’un article.
Vous pouvez glisser-déposer vos tâches pour les réorganiser dans une section ou les déplacer d’un bout à l’autre du tableau.
Gérez votre projet
Une fois vos tâches et vos sections en place, vous êtes prêt à gérer le tableau de votre projet. Glissez les tâches de gauche à droite dans les colonnes à mesure que vous progressez dans le projet.
Une fois qu’une tâche est complètement à droite, vous pouvez la laisser là pour marquer ce qui a été achevé, ou bien vous pouvez l’enlever pour libérer l’espace. Les tâches achevées disparaîtront de votre tableau, mais vous pouvez toujours revenir en arrière pour les afficher en sélectionnant « Afficher les tâches achevées » dans le menu du projet en haut à droite de votre tableau.
Partagez vos tableaux et collaborez
Vous travaillez en équipe ? Partagez votre projet en tableau pour collaborer avec vos collègues.
En plus d’assigner des tâches à chaque responsable, vous pourrez collaborer dans les commentaires des tâches. Téléchargez des fichiers pertinents, partagez des informations, posez des questions ou discutez des détails liés à la tâche.
Accédez à vos tableaux n’importe où
Téléchargez Todoist sur tous vos appareils afin de pouvoir consulter et gérer vos tableaux depuis votre ordinateur ou votre smartphone.
- Déplacez les tâches vers une nouvelle section en tapant “/” lorsque vous ajoutez ou modifiez une tâche.
- Modifiez n’importe quelle tâche en maintenant la touche Alt/Option enfoncée puis en cliquant sur la tâche.
- Basculez entre la vue en tableau et la vue en liste à l’aide du raccourci clavier Shift + v.
- Ajoutez une tâche au début de la première colonne avec le raccourci clavier a.
- Ajoutez une section à la fin de votre projet à l’aide du raccourci clavier s.
- Masquez le menu de navigation de gauche avec le raccourci clavier m.
Kanban est une méthode de productivité robuste sans aucune complexité. Que vous créiez une entreprise ou que vous entrepreniez de rénover votre appartement, Kanban peut vous aider à réaliser vos projets et objectifs les plus ambitieux.
