Todoist ist bereits die zentrale Anlaufstelle für deinen Arbeits- und Lebensalltag. Organisiere auch die Arbeit deines Teams und behalte den Überblick über alle deine Aufgaben an einem einzigen und beliebig anpassbaren Ort.

Todoist ist einfach und intuitiv genug, um dein Team schnell einsatzbereit zu machen, und leistungsstark genug, um selbst die ehrgeizigsten Projekte auf Kurs zu halten.

Was dich erwartet, wenn du dein Team zu Todoist hinzufügst

Wenn du ein Team zu Todoist hinzufügst, erhältst du einen geteilten Workspace für die Aufgaben deines Teams – parallel zu den persönlichen Aufgaben und Projekten des Teams, aber klar von ihnen getrennt.

• Team-Projekte gehören dem Team und sind für alle zugänglich (es sei denn, sie sind ausdrücklich auf privat gesetzt).
• Persönliche Projekte (alle Projekte in der Seitenleiste unter „Meine Projekte“) bleiben privat und unterliegen deiner Kontrolle – auch wenn du dein Team verlässt.

Alle Teammitglieder können Folgendes tun:

• Öffentliche Team-Projekte durchsuchen und in der Vorschau anzeigen und nur den Team-Projekten beitreten, die für sie relevant sind.
• Direkte Links zu Projekten, Abschnitten, Aufgaben und Kommentaren teilen, die Teammitglieder in der Vorschau sehen können, um eventuell sofort daran zu arbeiten.
• Aufgaben über das Ansichtsoptionen-Menü in den Ansichten Heute und Demnächst und in der Filteransicht gruppieren oder filtern, um Arbeit und Leben besser voneinander zu trennen.

Vorteile für Teamleitende, die ein Team in Todoist hinzufügen:

• Du erhältst einen transparenten, geordneten Überblick über die Arbeit deines Teams und kannst die Fortschritte sehen, ohne jedem einzelnen Projekt beitreten zu müssen.
• Die Eigentumsverhältnisse der Daten liegen klar auf der Hand. Team-Projekte gehören dem Team. Persönliche Projekte gehören der einzelnen Person.
• Mehr Kontrolle für Admins über Berechtigungen und Datenzugriff in den Team-Einstellungen.

Und wenn du dein Team auf den Business-Plan upgradest, erhalten alle Mitglieder automatisch Zugriff auf alle persönlichen Pro-Features – wie die Erinnerungen, das Kalender-Layout für persönliche Projekte und die Aufgabendauer!

(Denn wenn deine Teamkolleg:innen gut organisiert sind und ihre persönlichen Aufgaben im Griff haben, verläuft auch die Teamarbeit auf magische Weise reibungsloser. 💆)

Neueinrichtung eines Teams

Das Wichtigste zuerst: Lass uns dein Team in Todoist einrichten, damit du vom ersten Tag an Aufgaben erledigen kannst.

Schritt 1: Erstelle ein Team

Wenn du bereits ein Todoist-Konto hast, kannst du kostenlos ein neues Team erstellen. Du findest die Option unten links in der Web-App oder den Desktop-Apps von Todoist.

Wenn du neu bei Todoist bist, erstelle zunächst ein neues Konto. Aktiviere die Team-Option während der Registrierung, damit du durch den Vorgang der Teamerstellung geführt wirst.

Schritt 2: Lade deine Teammitglieder ein

Klicke oben rechts in deinem Team auf Mitglieder. Es werden zwei Optionen angezeigt, mit denen du Teammitglieder einladen kannst:

• Per E-Mail einladen: Verschicke eine Einladung an Personen, die deinem Team beitreten sollen.
• Per Link einladen: Kopiere einen Einladungslink und teile ihn mit anderen, um sie in dein Team einzuladen.

(Von hier aus kannst du bei Bedarf auch einer Person die erteilte Zugriffserlaubnis entziehen und ihre Teamrolle – Admin, Mitglied oder Gast – ändern.)

Schritt 3: Starte deine Teamarbeit mit ein paar neuen Projekten

Leg in deinem geteilten Workspace ein oder zwei neue Projekte für große Vorhaben an, an denen dein Team arbeitet, und beginne mit der Auflistung aller relevanten Aufgaben, die dir einfallen. (Du kannst auch unsere Vorlagen für Teams nutzen.)

Wenn du ein Team-Projekt erstellst oder verschiebst, hast du zwei Zugriffsoptionen:

• Vollzugriff: Alle Teammitglieder können das Projekt einsehen und ihm beitreten. Wähle diese Option, um das Suchen und Teilen von Aufgaben zu erleichtern.
• Eingeschränkter Zugriff: Nur Personen, die zu dem Projekt eingeladen wurden, können darauf zugreifen. Wähle diese Option für alles, was du privater halten möchtest, wie Besprechungsprogramme für Einzelgespräche oder Einstellungspläne.

Sobald du ein Team-Projekt erstellt hast, klicke oben rechts auf das Teilen-Symbol, um es für die entsprechenden Teammitglieder freizugeben. Zwar können alle Mitglieder öffentliche Team-Projekte durchsuchen und in der Vorschau anzeigen, aber sie müssen zunächst einem Projekt beitreten, damit du ihnen dort Aufgaben zuweisen und sie in Kommentaren taggen kannst.

Um Projekte noch schneller zu teilen, kopiere einfach den Projektlink und teile ihn in einer E-Mail, einer Slack-Nachricht, einem Twist-Thread oder wo auch immer deine Teamkommunikation stattfindet. Die Mitglieder des Teams können auf den Link klicken, um eine Vorschau anzuzeigen und selbst dem Projekt beizutreten.

Einem bestehenden Team beitreten

Bist erfolgreich einem Team per E-Mail oder Link beigetreten? Jetzt ist es an der Zeit, Team-Projekten beizutreten, die für dich relevant sind.

• Klicke in der Seitenleiste auf den Namen des Teams, um eine Liste aller Team-Projekte anzuzeigen.
• Klicke dann auf ein beliebiges Projekt, um es in der Vorschau anzuzeigen und um ihm beizutreten.

Die Projekte, denen du beigetreten bist, werden unter dem Teamnamen in der Seitenleiste angezeigt, damit du leicht darauf zugreifen kannst.

Sind dir neue Dinge aufgefallen, die dein Team im Auge behalten muss? Sobald du dich in den Workflow deines Teams eingearbeitet hast, kannst du anfangen, eigene Projekte zu erstellen und zu teilen.

Best Practices bei der Verwaltung von Team-Aufgaben

Du hast dein Team eingerichtet und alle deine Teamkolleg:innen eingeladen. Jetzt ist es an der Zeit, gemeinsam Aufgaben zu erledigen. Hier sind ein paar Best Practices, um sicherzustellen, dass alle dieselben Ziele verfolgen und nichts übersehen wird...

Weise jede Aufgabe zu, damit allen klar ist, wer wofür verantwortlich ist

In Todoist kann jede Aufgabe nur einer Person zugewiesen werden, damit es nie Zweifel darüber gibt, wer wofür verantwortlich ist.

Du möchtest dieselbe Aufgabe mehreren Personen zuweisen? Das sind einige deiner Optionen:

• Wenn es mehrere Schritte für eine Aufgabe gibt, erstelle Unteraufgaben mit separaten beauftragten Personen.
• Wenn mehrere Personen dieselbe Aufgabe erledigen müssen, erstelle duplizierte Aufgaben und weise sie jeweils der zuständigen Person zu.

Leg reguläre Fälligkeitstermine (oder wiederkehrende Fälligkeitstermine) fest, damit alle wissen, was wann zu tun ist

Gib einfach ein beliebiges Fälligkeitsdatum in das Aufgabenfeld ein. Die intelligente Schnelleingabe von Todoist erkennt es, markiert es und fügt es hinzu, wenn du die Aufgabe speicherst. Fälligkeitstermine in natürlicher Sprache können so einfach sein wie „morgen“ oder so komplex wie „jeden 3. Donnerstag ab 5. August bis 10. April“.

Hier findest du weitere Beispiele für Fälligkeitstermine.

Füge Kontextinformationen mithilfe von Aufgabenbeschreibungen hinzu, damit alle die Informationen haben, die sie benötigen, um loszulegen

Stell Links zu Dokumenten und möglichst viele relevante Details zur Verfügung. Anstatt Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden, können deine Teammitglieder sofort loslegen.

Beschreibungen befinden sich oben in der Aufgabenansicht und sind in der Projektliste unterhalb der Aufgabe sichtbar.

Nutze die Kommentare, um Details zu besprechen und Dateien hochzuladen

Stell Fragen, gib weitere Informationen und informiere über den aktuellen Status direkt in deinen Aufgaben. Die handlungsrelevanten Informationen bleiben mit der Aufgabe verbunden und kontextbezogen, anstatt über verschiedene Messaging-Apps verteilt zu sein.

Tagge die richtigen Teammitglieder, um sicherzustellen, dass sie über jeden für sie relevanten, neuen Kommentar benachrichtigt werden.

Anpassen von Aufgabenansichten für mehr Fokus

Dein Team hat zwar ehrgeizige Pläne, aber es ist leicht, sich in all den Aufgaben und Details zu verlieren und sich überwältigt zu fühlen. Hier sind drei Möglichkeiten, wie du deine Aufgabenansichten so einrichten kannst, dass du dich zur richtigen Zeit auf die richtigen Dinge konzentrierst.

Nutze die Ansichtsoptionen, um selbst die größten Projekte überschaubar zu machen

Überwache große Projekte mit flexiblen Ansichtsoptionen, indem du Aufgaben nach Belieben neu anordnest, sortierst und filterst. Klicke in deinen Team-Projekten oben rechts auf das Ansichtsoptionen-Symbol, um Folgendes zu tun:

• Wechsle je nach den Anforderungen deines Projekts zwischen den Layouts für Listen, Kalender und Boards.
• Gruppiere, filtere und sortiere deine Projekte nach Aufgabennamen, beauftragter Person, Fälligkeitsdatum, Hinzufügungsdatum, Etikett oder Prioritätsstufe. Zeige zum Beispiel nur die Aufgaben an, die dir innerhalb eines größeren Projekts zugewiesen wurden.
• Schalte „Erledigte Aufgaben“ ein, um die Fortschritte eines Projekts zu sehen. Oder blende sie aus, um das Projekt übersichtlich zu halten und dich auf die nächsten Schritte zu konzentrieren.

Sortiere die Aufgaben nach Workspace in den Ansichten Heute und Demnächst

Du kannst die Ansichtsoptionen auch in den Ansichten Heute und Demnächst aufrufen. Mit der Option zum Gruppieren nach Workspace kannst du sowohl deine persönlichen Aufgaben als auch deine Team-Aufgaben entsprechend aufgeteilt sehen. Oder filtere nach Workspace, damit du deine persönlichen Aufgaben ausblenden kannst, wenn du arbeitest, und deine Team-Aufgaben, wenn du nicht arbeitest.

Richte individuelle Filter für deine Aufgaben oder die deiner Teamkolleg:innen ein

Speichere deine eigenen Filter, um dich auf eine bestimmte Auswahl deiner eigenen Aufgaben zu konzentrieren – oder auf eine Auswahl der Aufgaben deiner Teammitglieder.

Erstelle zum Beispiel einen Filter für alle Aufgaben, die „Marie“ zugewiesen wurden und diese Woche fällig sind, damit du bei der Vorbereitung des wöchentlichen Einzelgesprächs sehen kannst, was sie diese Woche zu tun hat.

• Nutze die Abfrage Workspace: Teamname, um nur die Aufgaben innerhalb von Team-Projekten zu berücksichtigen.
• Nutze die Abfrage Workspace: Meine Projekte, um nur die Aufgaben innerhalb deiner persönlichen Projekte zu berücksichtigen.

Hier sind einige Workspace-basierte Filter:

Verschaffe dir einen Überblick über den Stand der Arbeit

Zu wissen, was erledigt wurde, ist ebenso wichtig wie zu wissen, was als Nächstes erledigt werden muss. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du über alles, was dein Team erreicht, auf dem Laufenden bleibst...

Erhalte im Aktivitätsprotokoll eine Momentaufnahme der Arbeit deines Teams

Das Aktivitätsprotokoll enthält alles, was du und deine Teammitglieder gemacht haben.

Filtere nach Personen, um zu sehen, woran die einzelnen Teammitglieder gearbeitet haben. Wähle Alle aus dem Menü, um einen Überblick über die aktuelle Produktivität des gesamten Teams zu erhalten.

Um eine Übersicht über abgeschlossene Vorgänge zu erhalten, wähle die Option Erledigte Aufgaben aus dem Aktionsmenü aus.

Erstelle anpassbare Projektberichte mit der Google Tabellen-Erweiterung

Dokumentiere und berichte ganz einfach über den Projektstatus, indem du Aufgaben in Google Tabellen exportierst. Exportiere zum Beispiel eine Liste aller erledigten Aufgaben oder aller aktiven Aufgaben, sortiert nach Fälligkeitsdatum.

Um einen Bericht zu erstellen, öffne ein beliebiges Projekt, wähle im Projektmenü die Option Export to Google Sheets und wähle aus, welche Aufgabenfelder du (einschließlich Fälligkeitsdatum, Erledigungsstatus, Priorität, Erstellungsdatum, Beschreibung, Abschnitt und beauftragte Person) in deine Tabelle aufnehmen möchtest.

Worauf wartest du noch?

Es gibt keine Teams, die Todoist auf genau dieselbe Weise nutzen. Dieser Leitfaden ist nur eine Einstiegshilfe! Füge dein Team hinzu und beginne mit den Workflows zu experimentieren, um zu schauen, wie Todoist für dich funktioniert.