Todoist ist einfach und intuitiv genug, um dein Team schnell einsatzbereit zu machen, und leistungsstark genug, um selbst die ehrgeizigsten Projekte auf Kurs zu halten.
Füge dein Team zu Todoist hinzu
Wenn du ein Team zu Todoist hinzufügst, erhältst du einen geteilten Workspace für die Aufgaben deines Teams – parallel zu den persönlichen Aufgaben und Projekten des Teams, aber klar von ihnen getrennt.
- Team-Projekte gehören dem Team und sind für alle zugänglich (es sei denn, sie sind ausdrücklich auf privat gesetzt).
- Persönliche Projekte (alle Projekte in der Seitenleiste unter „Meine Projekte“) bleiben privat und unterliegen deiner Kontrolle – auch wenn du dein Team verlässt.
Alle werden Folgendes tun können:
- Öffentliche Team-Projekte durchsuchen und in der Vorschau anzeigen und nur den Team-Projekten beitreten, die für sie relevant sind.
- Direkte Links zu Projekten, Abschnitten, Aufgaben und Kommentaren teilen, die Teammitglieder in der Vorschau sehen können, um eventuell sofort daran zu arbeiten.
- Aufgaben über das Ansichtsoptionen-Menü in den Ansichten Heute und Demnächst und in der Filteransicht gruppieren oder filtern, um Arbeit und Leben besser voneinander zu trennen.
Vorteile für Teamleitende, die ein Team in Todoist hinzufügen:
- Du erhältst einen transparenten, geordneten Überblick über die Arbeit deines Teams und kannst die Fortschritte sehen, ohne jedem einzelnen Projekt beitreten zu müssen.
- Die Eigentumsverhältnisse der Daten liegen klar auf der Hand. Team-Projekte gehören dem Team. Persönliche Projekte gehören der einzelnen Person.
- Mehr Kontrolle für Admins über Berechtigungen und Datenzugriff in den Team-Einstellungen.
Und wenn du dein Team auf den Business-Plan upgradest, erhalten alle Mitglieder automatisch Zugriff auf alle persönlichen Pro-Features – Erinnerungen, das Kalender-Layout für persönliche Projekte und die Aufgabendauern!
(Und wenn deine Teamkolleg:innen ihre persönlichen Aufgaben immer im Griff haben, verläuft auch die Teamarbeit auf magische Weise reibungsloser. 💆)
Ein Team neu einrichten
Das Wichtigste zuerst: Richte dein Team in Todoist ein, damit du vom ersten Tag an Aufgaben erledigen kannst.
Schritt 1: Erstelle ein Team
Wenn du bereits ein Todoist-Konto hast, kannst du kostenlos ein neues Team erstellen. Du findest die Option unten links in der Web-App oder den Desktop-Apps von Todoist.
Wenn Todoist neu für dich ist, erstelle zunächst ein neues Konto. Aktiviere die Team-Option während der Registrierung, damit du durch den Vorgang der Teamerstellung geführt wirst.
Hinweis
Jedes Team enthält 5 kostenlose Projekte, damit du ein Gefühl für die Teamarbeit in Todoist bekommst. Hol dir bei wachsendem Bedarf ein Upgrade auf den Business-Plan.
Schritt 2: Lade deine Teammitglieder ein
Klicke oben rechts in deinem Team auf Mitglieder. Es werden zwei Optionen angezeigt, mit denen du Teammitglieder einladen kannst:
- Per E-Mail einladen: Verschicke eine Einladung an Personen, die deinem Team beitreten sollen.
- Per Link einladen: Kopiere einen Einladungslink und teile ihn mit anderen, um sie in dein Team einzuladen.
(Von hier aus kannst du bei Bedarf auch einer Person die erteilte Zugriffserlaubnis entziehen und ihre Teamrolle – Admin, Mitglied oder Gast – ändern.)
Schritt 3: Starte deine Teamarbeit mit ein paar neuen Projekten
Leg in deinem geteilten Workspace ein oder zwei neue Projekte für große Vorhaben an, an denen dein Team arbeitet, und beginne mit der Auflistung aller relevanten Aufgaben, die dir einfallen. (Du kannst auch unsere Vorlagen für Teams nutzen.)
Kleiner Tipp
Strukturiere deine Team-Projekte in Ordnern nach Abteilungen, Kund:innen, Initiativen... was immer deinen Teammitgliedern hilft, die für sie relevanten Projekte zu finden.
Wenn du ein Team-Projekt erstellst oder verschiebst, hast du zwei Zugriffsoptionen:
- Vollzugriff: Alle Teammitglieder können das Projekt einsehen und ihm beitreten. Wähle diese Option, um das Suchen und Teilen von Aufgaben zu erleichtern.
- Eingeschränkter Zugriff: Nur Personen, die zu dem Projekt eingeladen wurden, können darauf zugreifen. Wähle diese Option für alles, was du privater halten möchtest, wie Besprechungsprogramme für Einzelgespräche oder Einstellungspläne.
Sobald du ein Team-Projekt erstellt hast, klicke oben rechts auf das Teilen-Symbol, um es für die entsprechenden Teammitglieder freizugeben. Zwar können alle Mitglieder öffentliche Team-Projekte durchsuchen und in der Vorschau anzeigen, aber sie müssen zunächst einem Projekt beitreten, damit du ihnen dort Aufgaben zuweisen und sie in Kommentaren taggen kannst.
Um Projekte noch schneller zu teilen, kopiere einfach den Projektlink und teile ihn in einer E-Mail, einer Slack-Nachricht, einem Twist-Thread oder wo auch immer deine Teamkommunikation stattfindet. Die Mitglieder des Teams können auf den Link klicken, um eine Vorschau anzuzeigen und selbst dem Projekt beizutreten.
Einem bestehenden Team beitreten
Bist du per E-Mail oder Link erfolgreich einem Team beigetreten? Jetzt ist es an der Zeit, Team-Projekten beizutreten, die für dich relevant sind.
- Klicke in der Seitenleiste auf den Namen des Teams, um eine Liste aller Team-Projekte anzuzeigen.
- Klicke dann auf ein beliebiges Projekt, um es in der Vorschau anzuzeigen und um ihm beizutreten.
Die Projekte, denen du beigetreten bist, werden unter dem Teamnamen in der Seitenleiste angezeigt, damit du leicht darauf zugreifen kannst.
Sind dir neue Dinge eingefallen, die dein Team im Auge behalten muss? Sobald du dich in den Workflow deines Teams eingearbeitet hast, kannst du anfangen, eigene Projekte zu erstellen und zu teilen.
Kleiner Tipp
Füge deine wichtigsten Projekte zu den Favoriten hinzu. Klappe dann deine Listen mit den persönlichen Projekten und den Team-Projekten zu, um deine Seitenleiste übersichtlich und fokussiert zu halten.
Best Practices bei der Verwaltung von Team-Aufgaben
Du hast dein Team eingerichtet und alle deine Teamkolleg:innen eingeladen. Jetzt ist es an der Zeit, gemeinsam Aufgaben zu erledigen. Hier sind ein paar Best Practices, um sicherzustellen, dass alle dieselben Ziele verfolgen und nichts übersehen wird...
Weise jede Aufgabe zu, damit allen klar ist, wer wofür verantwortlich ist
In Todoist kann jede Aufgabe nur einer Person zugewiesen werden, damit es nie Zweifel darüber gibt, wer wofür verantwortlich ist.
Du möchtest dieselbe Aufgabe mehreren Personen zuweisen? Das sind einige deiner Optionen:
- Wenn es mehrere Schritte für eine Aufgabe gibt, erstelle Unteraufgaben mit separaten beauftragten Personen.
- Wenn mehrere Personen dieselbe Aufgabe erledigen müssen, erstelle duplizierte Aufgaben und weise sie jeweils der zuständigen Person zu.
Leg reguläre Fälligkeitstermine (oder wiederkehrende Fälligkeitstermine) fest, damit alle wissen, was wann zu tun ist
Gib einfach ein beliebiges Fälligkeitsdatum in das Aufgabenfeld ein. Die intelligente Schnelleingabe von Todoist erkennt es, markiert es und fügt es hinzu, wenn du die Aufgabe speicherst. Fälligkeitstermine in natürlicher Sprache können so einfach sein wie „morgen“ oder so komplex wie „jeden 3. Donnerstag ab 5. August bis 10. April“.
Hier findest du weitere Beispiele für Fälligkeitstermine.
Kleiner Tipp
Wiederkehrende Fälligkeitstermine sind besonders praktisch für Dinge wie Monatsberichte. Füge jeden Schritt als Unteraufgabe hinzu, damit du jeden Monat die Checkliste abarbeiten kannst – oder delegiere wiederkehrende Verwaltungsaufgaben wie diese an eine Person aus deinem Team. Dein Teammitglied weiß dann genau, was zu tun ist, da jeder Schritt klar aufgelistet ist.
Füge Kontextinformationen mithilfe von Aufgabenbeschreibungen hinzu, damit alle die Informationen haben, die sie benötigen, um loszulegen
Stelle Links zu Dokumenten sowie alle relevanten Details zur Verfügung. So können deine Teammitglieder sofort loslegen, anstatt Zeit mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.
Beschreibungen befinden sich oben in der Aufgabenansicht und sind in der Projektliste unterhalb der Aufgabe sichtbar.
Kleiner Tipp
Manchmal ist das „Erledigungsdatum“ (wann jemand tatsächlich an einer Aufgabe arbeitet) nicht das „Fälligkeitsdatum“ (bis wann die Aufgabe erledigt sein muss). Wenn das der Fall ist, vermerke das endgültige Fälligkeitsdatum oben in der Aufgabenbeschreibung, damit es in der Aufgabenliste immer sichtbar ist. Setze dann das tatsächliche Fälligkeitsdatum der Aufgabe auf den Zeitpunkt, an dem die Aufgabe in der Heute-Ansicht deines Teammitglieds erscheinen soll.
Nutze die Kommentare, um Details zu besprechen und Dateien hochzuladen
Stell Fragen, gib weitere Informationen und informiere über den aktuellen Status direkt in deinen Aufgaben. Die handlungsrelevanten Informationen bleiben mit der Aufgabe verbunden und kontextbezogen, anstatt über verschiedene Messaging-Apps verteilt zu sein.
Tagge die richtigen Teammitglieder, um sicherzustellen, dass sie über jeden für sie relevanten, neuen Kommentar benachrichtigt werden.
Hinweis
Aufgabenbeschreibung vs. Kommentare: Verwende Aufgabenbeschreibungen für aktuell bleibende Informationen zu einer Aufgabe. Verwende Kommentare, um Dateien hochzuladen, dich mit Teammitgliedern auszutauschen und den aktuellen Bearbeitungsstand zu teilen.
Aufgabenansichten für besseren Fokus anpassen
Dein Team hat zwar ehrgeizige Pläne, aber es ist leicht, sich in all den Aufgaben und Details zu verlieren und sich überwältigt zu fühlen. Hier sind drei Möglichkeiten, wie du deine Aufgabenansichten so einrichten kannst, dass du dich zur richtigen Zeit auf die richtigen Dinge konzentrierst.
Nutze die Ansichtsoptionen, um selbst die größten Projekte überschaubar zu machen
Überwache große Projekte mit flexiblen Ansichtsoptionen, indem du Aufgaben nach Belieben neu anordnest, sortierst und filterst. Klicke in deinen Team-Projekten oben rechts auf das Ansichtsoptionen-Symbol, um Folgendes zu tun:
- Wechsle je nach den Anforderungen deines Projekts zwischen den Layouts für Listen, Kalender und Boards.
- Gruppiere, filtere und sortiere deine Projekte nach Aufgabennamen, beauftragter Person, Fälligkeitsdatum, Hinzufügungsdatum, Etikett oder Prioritätsstufe. Zeige zum Beispiel nur die Aufgaben an, die dir innerhalb eines größeren Projekts zugewiesen wurden.
- Schalte „Erledigte Aufgaben“ ein, um die Fortschritte eines Projekts zu sehen. Oder blende sie aus, um das Projekt übersichtlich zu halten und dich auf die nächsten Schritte zu konzentrieren.
Sortiere die Aufgaben in den Ansichten Heute und Demnächst nach Workspace
Du kannst die Ansichtsoptionen auch in den Ansichten Heute und Demnächst aufrufen. Mit der Option zum Gruppieren nach Workspace kannst du sowohl deine persönlichen Aufgaben als auch deine Team-Aufgaben entsprechend aufgeteilt sehen. Oder filtere nach Workspace, um deine persönlichen Aufgaben während der Arbeitszeit auszublenden und deine Team-Aufgaben außerhalb der Arbeitszeit.
Erstelle individuelle Filter für deine Aufgaben oder die Aufgaben deiner Teammitglieder
Speichere deine eigenen Filter, um dich gezielt auf bestimmte Aufgaben zu konzentrieren – sei es auf deine eigenen oder die deiner Teammitglieder.
Erstelle zum Beispiel einen Filter für alle Aufgaben, die „Marie“ zugewiesen wurden und diese Woche fällig sind, damit du bei der Vorbereitung des wöchentlichen Einzelgesprächs sehen kannst, was Marie diese Woche zu tun hat.
- Nutze die Abfrage
Workspace: Teamname, um nur die Aufgaben innerhalb von Team-Projekten zu berücksichtigen. - Nutze die Abfrage
Workspace: Meine Projekte, um nur die Aufgaben innerhalb deiner persönlichen Projekte zu berücksichtigen.
Hier sind einige Workspace-basierte Filter:
| Filterabfrage | Ansicht | Hilfreich für... |
|
Workspace: [Teamname] & zugewiesen an: mich & nächste 7 Tage | Alle in dieser Woche fälligen Aufgaben, die dir in deinem Team zugewiesen sind | Planung deiner Teamarbeit für die aktuelle Woche |
|
Workspace: [Teamname] & zugewiesen von: mir | Alle Aufgaben, die du anderen Personen in deinem Team zugewiesen hast | Verfolgung der Fortschritte bei Aufgaben, die du delegiert hast |
| Workspace: [Teamname] & überfällig | Alle überfälligen Aufgaben in deinem Team | Frühzeitiges Erkennen von Hindernissen, um Pläne entsprechend anzupassen |
Projektübergreifende Aufgabenverwaltung
Öffne mehrere Todoist-Fenster in deiner Desktop-App (klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol → In neuem Fenster öffnen), um die Aufgaben deines Teams über mehrere Projekte hinweg zu verwalten.
Um ein Todoist-Fenster schweben zu lassen, damit es immer sichtbar ist, klicke auf Fenster → Oben schweben (oder drücke Wahltaste ⌥ + Cmd ⌘ + F) auf macOS oder klicke auf das Pin-Symbol oben rechts in Todoist (oder drücke Strg + F11) auf Windows. Nie wieder dein Todoist-Fenster in der Flut von geöffneten Anwendungen suchen müssen!
Verschaffe dir einen Überblick über den Stand der Arbeit
Es ist genauso wichtig zu wissen, was bereits erledigt wurde, wie zu wissen, was als Nächstes ansteht. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du über die Erfolge deines Teams informiert bleibst...
Erhalte im Aktivitätsprotokoll eine Momentaufnahme der Arbeit deines Teams
Das Aktivitätsprotokoll enthält alles, was du und deine Teammitglieder gemacht haben.
Filtere nach Personen, um zu sehen, woran die einzelnen Teammitglieder gearbeitet haben. Wähle Alle aus dem Menü, um einen Überblick über die aktuelle Produktivität des gesamten Teams zu erhalten.
Um eine Übersicht über abgeschlossene Vorgänge zu erhalten, wähle die Option Erledigte Aufgaben aus dem Aktionsmenü aus.
Erstelle anpassbare Projektberichte mit der Google Tabellen-Erweiterung
Dokumentiere und berichte ganz einfach über den Projektstatus, indem du Aufgaben in Google Tabellen exportierst. Exportiere zum Beispiel eine Liste aller erledigten Aufgaben oder aller aktiven Aufgaben, sortiert nach Fälligkeitsdatum.
Um einen Bericht zu erstellen, öffne ein beliebiges Projekt, wähle im Projektmenü die Option Export to Google Sheets und wähle aus, welche Aufgabenfelder du (einschließlich Fälligkeitsdatum, Erledigungsstatus, Priorität, Erstellungsdatum, Beschreibung, Abschnitt und beauftragte Person) in deine Tabelle aufnehmen möchtest.
Worauf wartest du noch?
Kein Team nutzt Todoist auf exakt dieselbe Weise. Dieser Leitfaden dient lediglich als Einstiegshilfe! Füge dein Team hinzu und experimentiere mit den Workflows, um herauszufinden, wie Todoist am besten für euch funktioniert.