Kalenteri-integraation avulla näet Google Kalenterin tai Outlook-kalenterintapahtumat tehtäviesi rinnalla Tänään- ja Tulevat-näkymissä, mikä helpottaa päivän ja viikon suunnittelua. Voit myös synkronoida aikalohkolliset tehtäväsi Google Kalenteriin tai Outlook-kalenteriin, jolloin aikataulusi on sama molemmissa.
Outlook-kalenteri-integraatio on nyt kokeiluasteella. Lue, miten voit testata näitä ominaisuuksia Todoistissa.
Integraation määrittäminen
- Kirjaudu sisään osoitteessa https://app.todoist.com/.
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Kalenterit-välilehti.
- Klikkaa Yhdistä Google Kalenteriin tai Yhdistä Outlook-kalenteriin. Jos käytät Outlook-kalenteria, tarkista Microsoft-järjestelmänvalvojaltasi, ettei Todoist ole rajoitettu Microsoft-organisaation hallintaportaaleissa.
- Hyväksy kaikki pakolliset käyttöoikeudet.
Voit yhdistää vain yhden kalenteripalvelun kerrallaan. Jos haluat vaihtaa kalenteripalvelua, sinun on ensin katkaistava nykyisen kalenterin yhteys.
Huomautus
Todoist pyytää kalenterin kaikki käyttöoikeudet, jotta voit synkronoida ajoitetut tehtävät tapahtumina. Emme tallenna tapahtumia Todoistin tietokantoihin emmekä käytä niitä millään tavalla. Tallennamme vain viitteen jokaisesta kalenterista, jotta voit valita kalenterit, joiden tapahtumat näkyvät Todoistissa.
Google Kalenterisi tai Outlook-kalenterisi tapahtumat näkyvät nyt Tänään- ja Tulevat-näkymissä.
![Calendar Not Connected [Web].png](https://res.cloudinary.com/imagist/image/fetch/q_auto,f_auto,c_scale,w_2624/https%3A%2F%2Fget.todoist.help%2Fhc%2Farticle_attachments%2F17195651733660)
Ne näkyvät vain luku -tapahtumina, joten niitä ei voi muokata Todoistissa. Sen sijaan klikkaa tapahtumaa Todoistissa, niin se avautuu Google Kalenterissa tai Outlook-kalenterissa muokattavaksi.
Outlookissa kalenterit, jotka eivät ole omistamiasi, näkyvät kalenteriluettelossa, mutta ovat oletusarvoisesti piilotettuja. Integrointi ei myöskään synkronoi näiden kalenterien tapahtumia. Klikkaa näkyvyyskuvaketta, jos haluat nähdä näiden kalenterien tapahtumat Todoistissa.
Kalenteritapahtumien tarkasteleminen Todoistissa
Kalenteritapahtumat näyttävät hieman erilaisilta riippuen siitä, minkä asettelun olet määrittänyt tehtäväluettelollesi.
Jos käytät joko luettelo- tai tauluasettelua, tapahtumat on ryhmitelty tapahtumapinoon tehtäväluettelosi yläosassa.
Jos käytät kalenteriasettelua, tapahtumasi näkyvät joko Koko päivä -osiossa tai aikajaksoina, riippuen siitä, minkä ajan ja keston olet niille antanut.
Huomautus
Sekä tämän päivän että tulevien päivien tapahtumat näkyvät vain sinulle Todoistissa. Tapahtumien näkyvyyttä ja asetuksia ei jaeta muiden projektin tai tiimin jäsenten kesken.
Tapahtuman tietojen tarkasteleminen
Klikkaa sen tapahtuman nimeä, jota haluat tarkastella yksityiskohtaisemmin. Tällöin tapahtuma avautuu Google Kalenterissa tai Outlook-kalenterissa, josta löydät kaikki tapahtuman tiedot.
Valittujen kalentereiden piilottaminen
Todoist hakee automaattisesti tapahtumat kaikista yhdistetyn Google Kalenterin tai Outlook-kalenterin tileistä. Voit itse valita, mitkä kalenterit näkyvät Todoistissa:
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Kalenterit-välilehti.
- Ota käyttöön tai poista käytöstä kalenterit, jotka haluat nähdä Todoistissa.
Tapahtuminen näyttäminen useista kalentereista
Voit yhdistää vain yhden Google Kalenteri- tai Outlook-kalenteri-tilin kerrallaan. Voit kuitenkin näyttää tapahtumia muista kalentereista tilaamalla lisäkalentereita siihen Google Kalenteriin tai Outlook-kalenteriin, jonka olet integroinut Todoistiin.
Jos olet yhdistänyt Google Kalenterin:
- Avaa Google Kalenteri.
- Klikkaa Muut kalenterit -kohdan vieressä olevaa pluskuvaketta.
- Sinulla on kaksi vaihtoehtoa riippuen siitä, minkä tyyppisen kalenterin tapahtumia haluat nähdä:
- Tilaa kalenteri: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää tapahtumia toiselta Google Kalenteri -tililtä.
- URL-osoitteesta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää tapahtumia muista kalenteripalveluista, kuten iCloud-kalenterista.
Lue lisää tästä Googlen ohjeartikkelista.
Jotta integraatio toimisi, varmista, että tilaamiesi kalenterien tilillä on valittuna Näytä kaikki tapahtuman tiedot -jakamisasetukset:
- Vie osoitin tilattavan kalenterin päälle Google Kalenterin vasemman reunan valikossa.
- Klikkaa kolmen pisteen kuvaketta.
- Valitse Asetukset.
- Vieritä alas ja etsi Käyttöoikeusasetukset.
Jos olet yhdistänyt Outlook-kalenterin:
- Avaa Outlook-kalenteri.
- Klikkaa sivupalkista kalenterikuvaketta.
- Valitse kalenterinäkymässä Lisää kalenteri.
- Valitse Tilaa verkosta.
- Liitä sen kalenterin URL-osoite, jonka haluat tilata, annettuun kenttään.
- Anna kalenterille nimi. Voit myös valita sille värin ja kuvakkeen.
- Lisää kalenteri Outlook-kalenteriisi klikkaamalla Tuo.
Lue lisää tästä Microsoftin artikkelista.
Jotta integrointi toimisi, varmista, että tilaamiesi kalenterien tilillä on valittuna ”Voi tarkastella kaikkia tietoja” -oikeudet:
- Avaa Outlook.com.
- Klikkaa sivupalkista kalenterikuvaketta.
- Valitse tilattu kalenteri vasemmasta paneelista ja klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse Jakaminen ja käyttöoikeudet. Näet luettelon käyttäjistä, joilla on käyttöoikeudet.
Nimesi pitäisi näkyä käyttöoikeustasolla, esimerkiksi:
- Voi tarkastella, kun olen varattu (rajoitettu näkymä)
- Voi tarkastella kaikkia tietoja (vain lukuoikeus)
- Saa muokata (sallii muutokset)
- Edustaja (täysi hallinta, mukaan lukien kutsuihin vastaaminen)
Kalenteritapahtumien piilottaminen Todoistissa
Jos haluat piilottaa kalenteritapahtumat Todoistissa:
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Valitse Asetukset.
- Klikkaa Kalenterit-välilehti.
- Poista Näytä tapahtumat Todoistissa käytöstä.
Kun tämä asetus on poistettu käytöstä, kalenteritapahtumat piilotetaan automaattisesti Tänään- ja Tulevat-näkymistä.
Todoistin ajoitettujen tehtävien synkronointi
Kalenteri-integraation avulla voit synkronoida sinulle delegoidut ajoitetut tehtävät Google Kalenteriin tai Outlook-kalenteriin. Tämän avulla voit peilata Todoist-aikataulusi kalenteriis, mikä helpottaa uusien tapahtumien tai kokouskutsujen sopivan ajan löytämistä.
Aloita ottamalla Synkronoi tehtävät kalenteriin -asetus käyttöön:
- Kirjaudu sisään Todoistin verkkosovellukseen tai mihin tahansa työpöytäsovellukseen.
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Valitse Asetukset.
- Klikkaa Kalenterit-välilehteä. Näet seuraavat vaihtoehdot:
- Synkronoi tehtävät kalenteriin: Ota toiminto käyttöön, jotta ajoitetut tehtävät näkyvät tapahtumina uudessa kalenterissa nimeltä Todoist.
- Synkronoi koko päivän tehtävät: Ota toiminto käyttöön, jotta myös pelkän päivämäärän sisältävät tehtävät näkyvät kalenterissasi.
Huomautus
Jos käytät Outlook-kalenteria, klikkaa Näytä kaikki nähdäksesi Todoist-kalenterin. Valitse sitten valintaruutu, jotta se näkyy.
Jos et halua synkronoida tehtäviäsi kalenteriisi, jätä tämä asetus pois päältä.
Varoitus
Kaikki Todoist-kalenteriin lisätyt tapahtumat poistetaan, jos poistat Synkronoi tehtävät kalenteriin -asetuksen käytöstä Kalenteri-asetuksissa. Tämä koskee myös kaikkia manuaalisesti kyseiseen kalenteriin lisäämiäsi tapahtumia.
Synkronoidut tiedot
Integraation määrittämisen jälkeen ensimmäinen synkronointi rajoittuu vain tänään ja tulevaisuudessa erääntyviin tehtäviin. Näet seuraavat tiedot synkronoituna Todoist-tehtävien ja vastaavien Google Kalenteri -tapahtumien välillä:
| Jos Todoistissa | Sitten kalenterisovelluksesi Todoist-kalenterissa |
|---|---|
| lisäät tehtävän päivämäärällä, ajalla ja kestolla (tai pelkällä päivämäärällä, jos Synkronoi koko päivän tehtävät on käytössä) |
synkronoitu tapahtuma lisätään (vain päivämäärän sisältävät tehtävät synkronoidaan, jos Synkronoi koko päivän tehtävät on käytössä) |
| päivität tehtävän nimen | tapahtuman nimi päivitetään |
| päivität tehtävän päivämäärän | tapahtuman alkamispäivämäärä päivittyy |
| päivität tehtävän ajan tai keston | tapahtuman alkamis- ja päättymispäivät päivitetään |
| suoritat kertaluonteisen tehtävän |
tapahtuman nimeen ilmestyy valintamerkki ✔️, ja tapahtuma pysyy kalenterissa |
| suoritat toistuvan tehtävän esiintymän | tapahtuman nimi pysyy ennallaan ja se pysyy kalenterissa |
suoritat toistuvan joka! tehtävän | luodaan uusi tapahtuma jokaiselle toistokerralle päivitetyllä aikataululla |
| suoritat toistuvan tehtävän pysyvästi | tapahtuman nimeen ilmestyy valintamerkki ✔️, ja tapahtuma pysyy kalenterissa |
| päivität toistuvan tehtävän yksittäisen esiintymän päivämäärän tai ajan | ❌ toistuvaa tapahtumaa ei päivitetä |
| poistat tehtävän ajan tai keston |
synkronoitu tapahtuma poistetaan kalenterista (tai siitä tulee koko päivän tapahtuma, jos Synkronoi koko päivän tehtävät on käytössä) |
| poistat tehtävän | synkronoitu tapahtuma poistetaan kalenterista |
| Jos Todoist-kalenterissa | Todoistissa |
|---|---|
| tapahtuman nimi päivitetään | tehtävän nimi päivittyy |
| tapahtuman alkamispäivämäärä päivitetään | tehtävän päivämäärä päivittyy |
| aloitus- ja päättymispäivät päivitetään | tehtävän aika tai kesto päivittyy |
| tapahtuman toistoa päivitetään ja se koskee kaikkia tulevia tapahtumia | tehtävän toistuvuus päivittyy |
| Tapahtuman toistuvuus muutetaan yksittäiseksi tapahtumaksi ”Vain tämä tapahtuma”) | ❌ tehtävän toistuvuus ei päivity |
| tapahtuma muutetaan koko päivän tapahtumaksi |
tehtävän aika tai kesto poistetaan synkronoitu tapahtuma poistetaan, jos olet poistanut Koko päivän tehtävät käytöstä |
| synkronoitu tapahtuma poistetaan | ❌ tehtävää ei poisteta |
|
uusi tapahtuma lisätään Todoist-kalenteriin Huomio: muihin kalentereihin lisätyt tapahtumat näkyvät synkronoituina tapahtumina Todoistissa. | ❌ se ei luo tehtävää Todoistissa |
|
syntymäpäivätapahtuma lisätään ensisijaiseen Google Kalenteriin | se näkyy yksittäisenä kalenteritapahtumana. Piilota tämä tapahtuma poistamalla ensisijainen Google Kalenteri käytöstä integraatiossa. |
Toistuvien eräpäivien rajoitukset
Toistuvilla päivämäärillä varustetut tehtävät synkronoituvat toistuvina tapahtumina joko Google Kalenteriin tai Outlook-kalenteriin. Todoistissa on kuitenkin muutamia poikkeuksia:
- Kun toistoa ei tueta Google Kalenterissa tai Outlook-kalenterissa, Todoist luo tavallisen tapahtuman nykyiselle toistolle ja sitten uuden tapahtuman, kun seuraava toisto tulee ajankohtaiseksi.
- Nykyisen tehtävän esiintymän siirtäminen toiseen päivään tai aikaan ei synkronoi muutosta Google Kalenterin tai Outlook-kalenterin toistuvaan tapahtumaan.
Toiston muuttaminen Google Kalenterissa tai Outlook-kalenterissa yleensä synkronoi muutokset Todoistiin, mutta on kaksi poikkeusta:
- Tapahtuman yksittäisen esiintymän päivittäminen ("vain tämä tapahtuma")
- Monimutkaiset mukautetut toistuvuudet (kuten "jokainen päivä paitsi perjantai")
Huomautus
Uusien tapahtumien lisääminen Todoist-kalenteriin ei luo uusia tehtäviä Todoistiin. Integraatio synkronoi vain muutokset olemassa oleviin tehtäviin linkitettyihin tapahtumiin. Jos haluat luoda uusia tehtäviä nopeasti Google Kalenteria tai Outlook-kalenteria käyttäessäsi, käytä yleinen Pikalisäys -pikanäppäintä.
Viikon suunnitteleminen aikalohkoilla
Jos sinulla on Pro- tai Business-suunnitelma, voit ajoittaa tehtäväsi aikalohkoilla kalenterinäkymässä tapahtumiesi ympärille:
- Kirjaudu sisään Todoist-verkkosovellukseen tai mihin tahansa työpöytäsovellukseen.
- Avaa Tulevat-näkymä.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta Näkymä.
- Valitse Kalenteri.
- Klikkaa Asettelu-kohdan vierestä Viikko. Näet kaikki viikkosi tapahtumat.
Tässä on joitain parhaita käytäntöjä tehtäviesi ajoittamiseen aikalohkoilla:
- Aloita viikkokatsaus.
- Lisää päivämäärä ja aika sekä kesto tärkeille tehtäville, jotka sinun on suoritettava ensi viikolla. Voit tehdä sen yksinkertaisesti vetämällä tehtävän tiettyyn ajankohtaan.
- Lisää päivämäärä muille tehtäville, joita haluat tehdä ensi viikolla. Kun aika koittaa, raahaa kukin tehtävä Koko päivä -osiosta tiettyyn ajankohtaan.
- Mukauta viikkosuunnitelmiasi vetämällä aikalohkollisia tehtäviä kiinteiden tapahtumiesi ympärille.
- Jos olet ottanut tehtävien synkronoinnin tapahtumina käyttöön, ajoitetut tehtäväsi näkyvät Google Kalenterissa, joten saat kattavan yleiskuvan aikataulustasi.
Sergio · Asiakaskokemusasiantuntija
Tutustu tähän ohjekeskuksen artikkeliin, jossa kerrotaan, miten aikalohkoja käytetään voollpkatsausten tekemiseen!
Kalenteriyhteyden katkaiseminen
Jos et enää halua nähdä tapahtumiasi Todoistissa, voit helposti katkaista kalenteriyhteyden:
- Klikkaa vasemmasta yläkulmasta profiilikuvaasi.
- Valitse Asetukset.
- Valitse Kalenterit-välilehti.
- Klikkaa Katkaise yhteys.
UKK
Yritä synkronoida Todoist-tietosi manuaalisesti. Jos kalentereita tai tapahtumia puuttuu edelleen, kokeile irrottaa ja yhdistää kalenteri-integraatio uudelleen. Jos olet yhdistänyt Outlook-kalenterin, sinun on ehkä noudatettava näitä ohjeita.
Tapahtumia ei voi muokata Todoistissa, koska ne ovat vain luku -tilassa. Voit kuitenkin klikata tapahtumaa avataksesi sen kalenterisovelluksessasi, jossa voit muokata sitä.
Voit synkronoida Todoistin vain yhden Google Kalenteri- tai Outlook-kalenteri-tilin kanssa. Voit kuitenkin kiertää tämän tilaamalla muita kalentereita, vaikka ne olisivat muista kalenterisovelluksista tai eri Google- tai Outlook-tileiltä, jolloin niiden tapahtumat näkyvät kalenterissasi. Nämä tapahtumat synkronoituvat sitten Todoistiin.
Tapahtumia ei synkronoida muihin palveluihin eivätkä ne näy varmuuskopioissa. Toisin kuin tehtävät, tapahtumat ovat vain luku -tilassa, jotka näytetään Todoistissa. Tämä tarkoittaa, että niitä ei voi muokata millään tavalla.
Emme tallenna tapahtumia Todoistin tietokantoihin, emmekä näe niitä millään tavalla. Tallennamme ainoastaan viitteen kustakin kalenterista, jotta voit valita, minkä kalentereiden tapahtumia näet Todoistissa.
Integraatio lakkaa toimimasta. Korjaa ongelma poistamalla ominaisuus käytöstä ja ottamalla se uudelleen käyttöön Todoistin asetuksissa.
Integraatio ei tue Google Kalenterin tehtäviä. Jos haluat synkronoida Google Kalenterin sisällön Todoistiin, luo tapahtuma tehtävän sijaan.
Jos työskentelet yrityksessä, jossa on tiukat tietoturvakäytännöt, jotkin IT-ohjelmistot saattavat estää integraation Todoistin kanssa, jos työnantajasi ei ole lisännyt työkalua sallittujen luetteloon. Tämä aiheuttaa integraation toistuvan katkeamisen.
Ota yhteyttä yrityksesi IT-tiimiin ja pyydä heitä lisäämään Todoist sallittujen luetteloon ongelman ratkaisemiseksi. Jos olet yhdistänyt Outlook-kalenteritilisi, tutustu tähän vianmääritysoppaaseen.
Jos olet ottanut käyttöön ”Synkronoi tehtävät kalenteriin” -toiminnon, mutta tehtäväsi eivät näy kalenterisovelluksessasi, se voi johtua muutamista rajoituksista. Seuraavat ehdot täyttävät tehtävät synkronoidaan kalenteriisi tapahtumina:
- Tehtävät henkilökohtaisista projekteista
- Jaetuissa projekteissa sinulle delegoidut tehtävät
- Tulevan päivämäärän, ajan ja keston sisältävät tehtävät. Pelkän päivämäärän sisältävät tehtävät synkronoituvat vain, jos Synkronoi koko päivän tehtävät -toiminto on päällä Kalenteri-asetuksissa.
- Tehtävät, joita ei ole poistettu
Tarkista, että tehtäväsi täyttävät nämä vaatimukset, jotta ne synkronoituvat onnistuneesti kalenterisovellukseesi.
Tällä hetkellä kalenteritapahtumien synkronointi tehtäviksi Todoistiin ei ole mahdollista, eikä tämän ominaisuuden käyttöönottoa ole suunnitteilla
Kalenteritapahtumat näkyvät vain luku -kohteina, eivät tehtävinä Todoistissa. Tästä syystä ne eivät näy sovelluksen widgetissä tai päivittäisessä yhteenvetosähköpostissa. Toistaiseksi tätä toimintaa ei ole tarkoitus muuttaa.
Ei, yksittäisiä Todoist-projekteja ei voi synkronoida erikseen. Kalenteri luodaan automaattisesti kaikille tehtäville.
Ei, suoritettuja tehtäviä ei voi piilottaa kalenterista.
Ota yhteyttä
Jos sinulla on ongelmia Kalenteri-integraation kanssa, ota yhteyttä meihin. Sergio, Keita, Marija tai joku muu 14 tiimijäsenistämme auttaa sinua mielellään.
