E-maily z libovolného e-mailového klienta můžete snadno přeposílat do aplikace Todoist a vytvářet v ní úkoly nebo komentáře – to se hodí zejména v případě, kdy si chcete udržet pořádek v e-mailové schránce.
Přeposlání e-mailů do projektu za účelem vytvoření úkolu
Z e-mailů si můžete vytvořit úkoly v Todoist tak, že je přepošlete do projektu. Jakmile e-mail takto přepošlete, řádek předmětu poslouží jako název úkolu a hlavní text e-mailu bude přidán jako komentář.
Varování
Kvůli technickým omezením není možné přeposlat e-mail s více přílohami a udělat z něj úkol. Abychom toto omezení odstranili, plánujeme přepsání kódu související s touto funkcí. Doufáme, že změnu zvládneme vydat do konce čtvrtého čtvrtletí.
Zjištění e-mailové adresy projektu
- Klikněte na projekt nebo složku Schránka v postranním panelu.
- Vpravo nahoře klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Odeslat do tohoto projektu úkoly e-mailem.
- Vedle e-mailové adresy klikněte na možnost Zkopírovat e-mail.
E-maily do projektu přeposílejte právě na tuto e-mailovou adresu.
Přidání podrobností k úkolu do e-mailu
Rovnou z e-mailového klienta můžete přidat také data dokončení, štítky, prioritu a přiřazenou osobu. Do předmětu stačí zahrnout následující text, případně ho vložit nad váš podpis v hlavním textu e-mailu:
Úkol můžete ihned rozplánovat vložením <date datum dokončení>. Plně jsou podporovány (zatím bohužel jen anglicky) například výrazy <date tomorrow>, <date 12/22>, <date every other day> a <date every last day>. Použít můžete libovolný v Todoist podporovaný formát data dokončení a opakujícího se data dokončení.
Poznámka
Při vkládání data dokončení nesmí chybět slovo date. Tak například výraz <tomorrow> fungovat nebude, ale <date tomorrow> už ano.
Štítek přidáte tak, že napíšete @názevštítku. Například @práce, @email nebo @5min.
Prioritu přidáte napsáním p1, p2, nebo p3.
Úkol přiřadíte při přeposílání e-mailu do sdíleného projektu tak, že přidáte +jméno\ příjmení přiřazené osoby do předmětu e-mailu. Pokud například spolupracujete s Járou Cimrmanem a úkol chcete přiřadit jemu, přidejte +Jára\ Cimrman. Funguje také použití samotného prefixu, takže +Jára bude fungovat taky za předpokladu, že se jedná o jediného spolupracovníka, který se takto jmenuje.
| Pokud přepošlete e-mail s tímto předmětem | Bude vytvořen tento úkol Todoist |
|---|---|
| Přidejte se k naší další akci! <date Friday> p1 | Úkol s názvem „Přidejte se k naší další akci!“ s prioritou 1 a termínem dokončení v pátek. |
| Fwd: Zítřejší schůzka <date tomorrow> @práce p2 +Jára\ Cimrman | Úkol s názvem „Fwd: Zítřejší schůzka“, s prioritou 2, dokončením zítra, přiřazen Járovi Cimrmanovi, se štítkem @práce. |
| Re: Kancelářské potřeby @email p3 <due next Wednesday> | Úkol s názvem „Re: Kancelářské potřeby“, s prioritou 3, s termínem příští středu, se štítkem @email. |
Přeposlání e-mailu do úkolu za účelem přidání komentáře
E-maily můžete do Todoist přeposílat i jako komentáře. Hodí se to, když chcete připojit informaci k stávajícímu úkolu nebo projektu.
Rychlý tip
Zpráva, kterou před přeposláním e-mailu přidáte do jeho těla, se automaticky změní na komentář.
Nalezení e-mailové adresy úkolu
- Kliknutím na úkol otevřete zobrazení úkolu.
- Klikněte na ikonu tří teček.
- Vyberte možnost Přidat komentáře e-mailem.
- Vedle zobrazené e-mailové adresy klikněte na Zkopírovat e-mail.
Na tuto e-mailovou adresu přeposílejte e-maily do úkolu.
Poznámka
Přeposílat e-maily přímo do oddílu projektu není možné. Pokud by se vám tato možnost ale hodila, dejte nám vědět a o tuto funkci požádejte.
Zjistěte podrobnosti
Pokud si chcete trochu zorganizovat e-mailovou schránku nebo se dozvědět o dalších výhodách přeposílání e-mailů do Todoist, omrkněte našeho průvodce Jak se díky Todoist ve dvou krocích propracovat k prázdné e-mailové schránce.