Тайм-блокинг

Todoist – это таск-менеджер номер 1 в мире для организации работы и жизни. Узнать больше

«40-часовая рабочая неделя, разбитая на блоки, по моим оценкам, дает тот же объём результатов, что и 60-часовая рабочая неделя без структуры»

— Кэл Ньюпорт, автор книги В работу с головой

О современном формате работы с уверенностью можно сказать одно: если вы не контролируете свой график, то он контролирует вас.

Как найти баланс между нежеланными но необходимыми встречами, перепиской по почте, рабочим чатом, привычной «занятостью» с одной стороны и концентрацией на тех вещах, которые вам по-настоящему важны – с другой? Поскольку цифровое отшельничество для большинству из нас не подходит, нам нужны конкретные стратегии, которые помогут сосредоточиться в мире, устроенном так, чтобы нас отвлекать.

На помощь приходит тайм-блокинг.

Мы подготовили сопровождающее видео о тайм-блокинге, потому что все учатся по-разному, и некоторые из вас предпочитают смотреть, а не читать. Посмотрите видео ниже или продолжайте чтение, чтобы узнать больше.

Тайм-блокинг (а также его ближайшие родственники тайм-боксинг, группировка задач и тематические дни) – это простой и эффективный способ вернуть контроль над временем.

Попробуйте тайм-блокинг, если вы…

• Переключаетесь между различными проектами и обязанностями (Джек Дорси использует тематические дни для управления двумя крупными компаниями сразу).

• Тратите слишком много времени в «реактивном режиме», отвечая на почту и сообщения.

• Замечаете, что ваш день переполнен встречами, оставляя ощущение, что он закончился еще до того, как начался.

• Часто прерываетесь и отвлекаетесь в течение дня на неожиданные запросы, которые нарушают вашу концентрацию.

• Пытаетесь найти время и настроиться на размышления о важном.

Из этого руководства вы узнаете, что такое тайм-блокинг, группировка задач и тематические дни; как комбинация этих методов поможет вам взять свое расписание под контроль; а также лучший способ использования календаря и таск-трекера для работы в формате тайм-блокинга.

Что такое тайм-блокинг?

Тайм-блокинг – это одна из техник управления временем, согласно которой день разделяется на временные блоки. Каждый блок направлен на решение конкретной задачи или группы задач. Например, вы можете выделить время с 9 до 10 утра для проверки электронной почты, с 10 до 12 часов дня – для работы над конкретным проектом, а с 13 до 14 часов – для обеда в новом тайском ресторане.

Мы любим тайм-блокинг, потому что он:

• Повышает продуктивность

• Дает понятную структуру

• Повышает концентрацию

• Улучшает организованность благодаря распределению задач по категориям

• Улучшает управление временем

Вместо того чтобы вести бесконечный список дел, к которым вы будете приступать по мере возможности, начинайте каждый день с конкретного расписания, в котором будет указано, над чем и когда вы работаете.

Как блокировать время на день

Ключевой момент этой методики – заранее приоритизировать список задач. Затем распределите время на каждый день. Но имейте в виду: это может быть непросто без процесса, подобного приведенному ниже.

Вот пошаговый процесс выделения блоков времени на день:

1. Определите свои задачи. Составьте список того, что вам нужно сделать за неделю. Если вы не привыкли составлять списки дел и решаете задачи по мере их поступления, потратьте неделю на то, чтобы начать отслеживать, что вы делаете. Как только вы определите свои задачи, расставьте приоритеты по важности и срочности, для этого есть отличный фреймворк – Матрица Эйзенхауэра.

2. Создавайте и планируйте рабочие блоки. Назначьте определенные периоды для каждой задачи или группы задач и используйте планировщик или календарь для планирования своего дня. Утром вы можете выделить время для выполнения первоочередных задач, в полдень – для встреч, а после обеда – для административных задач и электронной почты.

3. Сбалансируйте свой график. Помимо рабочих обязанностей вы можете включать в него личные поручения, перерывы и отдых. Обязательно учитывайте время для отдыха и восстановления сил!

4. Придерживайтесь своего расписания. Следуйте расписанию как можно точнее, концентрируясь только на задачах, назначенных на каждый рабочий блок. Если что-то не получается завершить, перенесите это на будущий блок, а не продлевайте текущий.

5. Проанализируйте свой день и внесите коррективы. В конце каждого рабочего дня пересмотрите все задачи, которые вы не успели завершить, а также все вновь поступившие задачи и скорректируйте временные блоки на оставшуюся часть недели.

Когда дни заранее разбиты на временные блоки, вам не приходится постоянно выбирать, на чем сосредоточиться. Нужно только следовать установленному расписанию. Если вы сбились с задачи или отвлеклись, просто вернитесь к тому, для чего выделили время.

Методы тайм-блокинга

У тайм-блокинга несколько близких, но вполне самостоятельных, родственников, которые тоже достойны внимания: группировка задач, тематические дни и тайм-боксинг. В таблице ниже приведено описание и примеры блокировки времени для каждого из них.

Неважно, кто вы – сотрудник на удаленке, активный студент или занятая мама (или все три роли сразу!) – существуют методы блокировки времени, которые подойдут для вашего образа жизни и привычек. Любой человек легко найдет метод, который будет способствовать его уникальным потребностям в продуктивности.

Группировка задач

Группировка задач – это объединение нескольких (обычно меньших) задач и планирование временных промежутков, в которые можно выполнить все эти задачи сразу. Разбираясь с группами задач, вы меньше вынуждены переключать контекст в течение дня, что экономит драгоценное время и ментальную энергию.

Например, эффективнее будет запланировать два 20-минутных блока для разбора писем, чем проверять почту каждые 15 минут.

Тайм-блокинг хорошо сочетается с группировкой задач: это позволяет не планировать в календаре каждую задачу отдельно. Просто забронируйте периоды времени на каждый день или неделю, чтобы посвятить их определенному набору активностей. К ним могут относиться, например, переписка, счета, упражнения, встречи, написание книги, программирование, глубокая работа, поручения, приготовление еды.

Тематические дни

Выбор темы дня – более экстремальный вариант группировки задач. Как следует из названия, это выбор темы для каждого дня, чтобы посвятить его определенному виду работы или проекту.

Вместо того чтобы переключаться между разными типами задач в течение дня, вы фокусируетесь на основной теме, что позволяет добиться более глубокой концентрации. Например, вы можете выделить понедельник для встреч, вторник – для творческой работы, среду – для административных задач и так далее.

Майк Варди, основатель Productivityist, использует тематические дни, чтобы определить основную цель на каждый день. Вот как он планирует свою неделю:

Если посвящать каждый день конкретной теме, появляется надежная структура работы, что уменьшает объем умственной нагрузки от смены контекста. Варди говорит, что тематические дни дают ему ясность ума и позволяют сфокусироваться на времени с семьей.

«Когда я понимаю «назначение» каждого дня, я могу выполнять нужные и важные для меня задачи, не сверяясь с произвольным списком дел «к выполнению». В результате я меньше утомляюсь от принятия решений, и у меня остается больше энергии на то, чтобы проводить время с детьми».

Несмотря на то, что систематичность является ключевым фактором, гибкости тоже остается место. Если перед вами возникла срочная задача, которая не вписывается в тему дня, решите ее. Однако постарайтесь перенести задачи на следующий тематический день, если возможно, а не отказывайтесь от темы дня полностью.

Тайм-боксинг

Тайм-блокинг и тайм-боксинг часто путают, но между ними есть существенная разница. Тайм-блокинг позволяет выделять промежутки времени, чтобы сосредоточиться на конкретной задаче или активности. Например, «Завтра с 9 до 11 я буду работать над первым черновиком статьи».

В отличие от этого, тайм-боксинг предлагает поставить ограничение на то, сколько времени вы посвятите определенной задаче. Если уже знакомый пример из области тайм-блокинга переработать согласно тайм-боксингу, получится так: «Завтра с 9 до 11 я закончу первый черновик статьи».

Самоопределенный временной промежуток вынуждает вас работать эффективно, потому что задачу нужно выполнить за ограниченное количество времени. Это может стать увлекательным способом соревноваться с собой, превратив продуктивность в игру.

Узнайте, какой метод продуктивности вам подходит

Получите персональную рекомендацию на основе своего стиля работы и целей.

Пройти тестПройти тест

Почему тайм-блокинг настолько эффективен?

На первый взгляд эта техника кажется простой, но при этом она серьезно влияет на способность доводить дела до завершения. Вот несколько основных преимуществ тайм-блокинга:

Способствует «глубокой работе»

Кэл Ньюпорт, автор книги Медленная продуктивность: достижения без выгорания, является большим сторонником блокировки времени. Он считает, что, выполняя меньшее количество дел и концентрируясь на одной задаче за раз, вы будете более продуктивны, чем при попытке втиснуть в свой график как можно больше задач.

В радиоинтервью Virgin Radio UK Ньюпорт отметил:

«Нужно найти золотую середину между неослабевающим, но устойчивым темпом. Я продолжаю работать над этим, но уделяю этому все свое внимание, когда оно требуется. Не слишком много времени, распределенного во времени, – вот где появляется все лучшее»

Когда вы отводите промежуток времени для работы над одним проектом, проблемой или задачей, вы направляете все ресурсы своего ума на одну цель вместо того чтобы распылять внимание на несколько дел сразу. Чем больше у вас «единичных задач», тем больше ваш ум тренируется для глубокой работы и тем проще вам сохранять концентрацию.

Помогает справляться с «мелкой работой»

«Мелкая» работа – это срочная, но не важная для достижения ваших долгосрочных целей работа. Например, разобрать бумаги или ответить на (большинство) писем. Когда вы выделяете блок времени на такую мелкую работу, вы четко ограничиваете потраченное время.

Кроме того, группировка схожих задач снижает энергозатратность смены контекста. Объединив все «мелкие» задачи в один или два временных блока, вы более эффективно сможете с ними разобраться и сохраните остаток дня для по-настоящему важных задач.

Показывает, на что вы тратите время

Большинство людей плохо управляют своим временем. Нам редко удается правильно оценивать, сколько займет выполнение той или иной задачи, и мы имеем обыкновение переоценивать свои силы. Наши текущие предубеждения ведут к необоснованной оценке того, чего мы можем достичь в будущем, имея в своем распоряжении время, и в результате мы работаем сверхурочно.

Тайм-блокинг вынуждает считаться с текущими приоритетами и внимательно относиться к тому, на что мы тратим ограниченный временной ресурс. Поэтому когда вы соберетесь взять на себя очередное обязательство, вам придется найти для него место в календаре. В результате «альтернативные издержки» этого сценария станут явными, и вам будет проще от него отказаться.

Противодействует перфекционизму

Расплывчатые сроки – злейший враг перфекционистов. В работе всегда можно что-то улучшить или изменить, поэтому бывает сложно понять, когда проект завершен, особенно если стремиться к совершенству.

В какой-то момент важно уметь сказать «Этого достаточно» и двигаться дальше. С этим помогает тайм-боксинг, поскольку он ставит временные ограничения на проекты. Если вы часто растягиваете задачи, стараясь сделать все идеально, установите четкий дедлайн для завершения задачи и придерживайтесь его. Освободившееся время потратьте на отдых или общение с близкими.

Помогает достигать целей

В статье За благими намерениями: побуждение людей к планированию улучшает выполнение важных задач исследователи Тодд Роджерс и Кэтрин Милкмен анализируют несколько публикаций в поддержку идеи о том, что «конкретные планы помогают людям довести свои намеченное до конца».

Люди с большей вероятностью действовали в соответствии со своими намерениями, когда записывали конкретное место, дату и время соответствующего мероприятия – от тренировок в зале до прививки от гриппа. Тем не менее, большинство людей полагаются на смутные намерения, а не на конкретные планы.

«Парадоксально, но люди часто не планируют в достаточной мере, хотя начинают с сильными намерениями. Они ошибочно полагают, что сильных намерений хватит для мотивации желаемого поведения, и эта вера удерживает их от использования стратегий, которые могли бы помочь преобразовать намерения в действия».

Вывод: если вы запланируете свои цели и задачи, вы с большей вероятностью их выполните. Тайм-блокинг подталкивает вас к формированию конкретных планов, которые гарантируют, что вы будете работать над достижением своих целей каждый день.

Но подойдет ли тайм-блокинг для моей работы?

Больше всего тайм-блокинг критикуют за то, что он не учитывает формат работы, в котором приходится часто реагировать и невозможно предугадать, что именно будет дальше. Будет ли тайм-блокинг реалистичной стратегией для специалиста службы поддержки, чья работа – отвечать на обращения? Или для аккаунт-менеджера, который должен быть доступен для запросов клиентов?

Мы считаем, что подойдет. Даже небольшой контроль над расписанием будет полезным независимо от содержания работы. Вот что говорит по этому поводу Кэл Ньюпорт:

«Интервалы произвольной активности можно забронировать так же, как и другие обязательства. Даже если большую часть дня вы выделяете на реактивную работу, сам факт того, что вы контролируете расписание, позволяет находить небольшие периоды времени (вероятно, на границах своего графика) для более важных изысканий».

Когда внешние силы определяют ваш рабочий день, легко упустить из вида собственные цели. Тайм-блокинг поможет обрести чувство контроля даже над самым непредсказуемым расписанием.

Советы по тайм-блокингу

В теории тай-блокинг довольно прост, но на практике бывает сложно его придерживаться. Прежде чем перейти к советам для успешной блокировки времени, важно понять, какие ошибки могут вас подстерегать.

Остерегайтесь совершать эти частые ошибки:

• Недооценивать время, необходимое для выполнения задач, пытаясь успеть еще что-то

• Слишком жестко придерживаться расписания, боясь перестроиться, если что-то идет не по плану

• Чрезмерно планировать досуг, превращая отдых в еще одну форму работы

• Не расставлять приоритеты, считая все одинаково важным

• Неспособность учесть помехи и непредвиденные события

Теперь давайте рассмотрим несколько практических советов для тайм-блокинга, которые помогут вам преодолеть сложности и максимально эффективно использовать график, чтобы не стать рабом своего календаря.

Добавляйте в расписание запасы времени

Со временем вы научитесь лучше оценивать, сколько займет та или иная задача, но до того, как разовьются ваши инстинкты, будет лучше ошибаться, планируя слишком много времени, а не слишком мало. Выделяйте в своем графике дополнительное время на завершение задачи и переход к следующей. Можно даже создать «условные блоки» времени, которые вы будете подключать, если не успеваете.

Например, вы можете выделять час в конце дня или между основными задачами и использовать его в случае необходимости. Если все пойдет по плану, вы сможете задействовать это время для других дел или заслуженного перерыва. Такой подход не только поможет вам не сбиться с пути, но и принесет удовлетворение от того, что вы выполнили свои задачи на день!

Применяйте гибкий подход

Не забывайте давать себе послабления. Помните, что в последнюю минуту могут возникнуть обстоятельства, которые нарушат ваши планы. Но помните, что ваш план – это руководство, помогающее сосредоточить внимание на главном, а не обязательный к выполнению контракт.

Даже гуру продуктивности Кэл Ньюпорт меняет свои планы по ходу дня, вычеркивая изначальные блоки времени и заменяя их новыми в зависимости от обстоятельств:

Ньюпорт рассматривает изменения в своем расписании как игру:

«Такое планирование для меня как игра шахматы: рабоче блоки идут в таком порядке и распределении, что и большие, и малые проекты в них вписываются и доходят до завершения с (как раз) необходимым запасом времени».

Рассматривайте временные блоки как гибкий способ подтолкнуть себя вперед, а не как инструменты наказания в случае, когда вы не справляетесь.

Не планируйте досуг излишне

Говорят, что Илон Маск и Билл Гейтс планируют свой день вплоть до 5-минутных интервалов. Однако попытка запланировать время на досуг может оказаться контрэффективной. Планирование досуга оказывает негативное воздействие на полученное удовольствие.

Вместо этого можно просто выделить время, чтобы отключиться от работы и отдохнуть без конкретного плана действий. Это даст вам пространство и возможность спонтанно решить, чем заняться: позвонить друзьям и сходить в бар? Сыграть в новый шутер на Xbox? Почитать? Что бы вы ни выбрали, просто оставьте свое свободное время свободным.

Найдите свои самые продуктивные часы

У каждого есть свое время максимальной продуктивности. Если вы знаете, когда наступает ваше, это поможет вам предельно эффективно использовать свои ресурсы и энергию. Как только вы найдете свои самые продуктивные часы, оградите их. Вам следует выделить это время для решения задач, требующих наибольшей концентрации.

Предположим, вы обнаружили, что наиболее продуктивны в период с 11 до 13 часов. Запланируйте на это время выполнение самых важных задач, таких как написание текстов, программирование, планирование проектов или составление бухгалтерских отчетов. Как сказал Уильям Фолкнер:

Я пишу только тогда, когда приходит вдохновение. К счастью, оно приходит каждый день в девять утра.

Чтобы найти наиболее продуктивные часы, используйте инструменты или приложения для отслеживания своих рабочих привычек. RescueTime или Toggl помогут вам проанализировать время, которое вы тратите на работу с сайтами или документами, что будет полезно не только для определения часов вашей максимальной производительности, но и для отслеживания того, куда уходит ваше время.

Не забывайте учитывать внешние факторы, которые могут повлиять на вашу продуктивность. Например, если на вашем рабочем месте становится шумно после обеда, старайтесь решать самые важные задачи утром.

Планируйте непредвиденные ситуации

Если в повседневной работе вам приходится выполнять запросы других людей, предусмотрите блоки времени для непредвиденных нужд. Это позволит вам не выбиваться из графика и провести день продуктивно.

Например, если вы работаете в сфере ИТ-поддержки и часто получаете срочные запросы на помощь во второй половине дня, выделите блок времени с 14 до 16 часов специально для решения этих вопросов. Таким образом, вы сможете решать неожиданные задачи без ущерба для запланированных дел.

Если чужие запросы не имеют отношения к вашей работе, вы можете отключить уведомления во время работы, чтобы вас не прерывали. Вы также можете установить определенное время для проверки сообщений, чтобы не отвлекаться от работы.

Тайм-блокинг с Todoist

Для тайм-блокинга можно задействовать любой сервис. Далее мы рассмотрим использование Todoist в паре с календарным приложением или даже со старым добрым блокнотом и ручкой.

Конкретнее, мы коснемся реализации трех вариантов тайм-блокинга: группировка задач, тематические дни и планирование отдельных задач.

Группировка задач

Тайм-блокинг в своем строгом варианте – выделение блока времени на каждую отдельную задачу – может стать утомительной и сложной в поддержании процедурой. Для более эффективной системы мы рекомендуем комбинировать блокировку времени и группировку задач. Вместо одного временного блока для каждой задачи вы назначаете временной блок для категории сгруппированных вместе задач.

Для начала решите, на какие широкие категории разделить работу, которая заполняет ваше расписание на день и неделю. Например, писатель-фрилансер может выделить такой список категорий:

• Email

• Рабочие административные задачи

• Продажи

• Встречи

• Исследования

• Написание статьи

• Профессиональное развитие

• Йога

• Приготовление пищи

• Административные задачи

• Чтение

• Свободное время

Теперь откройте свою любимое календарное приложение (или бумажный органайзер) и создайте на следующую неделю временные блоки, которые отражают время для работы над каждой категорией.

Убедитесь, что все ваши приоритеты и обязательства нашли в календаре свое место. Если вам сложно найти место в календаре, то, вероятно, вам стоит избавиться от некоторых обязательств. В результате получится что-то вроде этого:

Если вам сложно придерживаться цифрового расписания, рекомендуем планировать день на бумаге. Бумажное расписание вынуждает начинать каждый день с чистого листа и позволяет легко набросать планы от руки, адаптируя их по ходу дня. Кроме того, бумажную версию расписания легче держать на виду на рабочем столе, что служит визуальным напоминанием о выбранных целях.

Если в вашей компании используют общие календари, будет полезно открыто забронировать время свое время для «глубокой работы», чтобы освободить часть дня от встреч. Хой Вин, старший дизайнер в Adobe, придерживается этой стратегии в офисе:

«В своем календаре я ищу блоки времени, которые можно выделить для "глубокой работы". Иногда я переношу встречи, чтобы создать продолжительные временные интервалы. Также я могу назначить встречу с названием "Не бронировать" или, если думаю, что кто-то ее проигнорирует, выбираю название вроде "Общая сессия" или "Обзор исследований". Приходится проявлять изобретательность»

Теперь у вас есть блоки для каждой категории, но вам все равно нужно знать, над какой задачей или группой задач работать, когда придет время. И тут на помощь приходит таск-менеджер вроде Todoist.

Создайте метку Todoist для каждой категории, которую придумали на шаге 1, затем просмотрите все текущие задачи и назначьте каждой соответствующую метку.

Теперь, когда настанет время работать по временным блокам, вам достаточно будет открыть список задач по соответствующей метке. Задачи со сроком автоматически помещаются вверху списка, чтобы вам сразу было заметно, когда близится дедлайн и чему уделить внимание прежде всего.

Чтобы ничего не упустить из вида, добавьте метку каждой задаче. Однако вы заметите, что не каждую категорию задач имеет смысл отслеживать в Todoist. Например, встречам и спортивным занятиям место скорее в календаре, чем в таск-трекере. И, как мы отметили ранее, вам не стоит излишне планировать свое свободное время. Экспериментируйте со своей системой, чтобы понять, что лучше работает для вас.

Тематические дни с Todoist

Если вы используете тайм-блокинг, но все еще чувствуете, что слишком рассеяны и рассредоточены, вам стоит попробовать тематические дни. Рекомендуем этот бесплатный курс Майка Варди на Skillshare. Он подробно рассказывает, как настроить систему тематических дней с помощью Todoist или ручки и бумаги.

Временные блоки для отдельных задач

Разумеется, для более детального расписания вы всегда можете создать отдельные временные блоки для каждой задачи. Самый простой способ сделать это в Todoist - через двустороннюю интеграцию с Google Календарем.

При настройке это интеграции:

• Создайте новый календарь только для задач Todoist, чтобы включать или отключать его в своем календаре по мере надобности.

• Выберите, что синхронизировать: весь аккаунт Todoist или создайте отдельные календари для каждого проекта Todoist.

• Выберите, какие задачи синхронизировать: только с датой или с датой и временем выполнения.

Каждая задача Todoist с датой и временем выполнения автоматически отобразится как событие в вашем новом календаре Todoist. Каждая задача с датой (но без времени) выполнения будет показана как событие на весь день.

В ходе еженедельного обзора задайте для каждой задачи, которую хотите выполнить, дату и/или время начала. Для этого в поле задачи введите что-нибудь вроде «В понедельник в 12» или «Каждую пятницу в 9». Todoist автоматически распознает и выделит дату, назначив ее при сохранении задачи.

Теперь, просматривая дни или недели в календаре, вы будете видеть каждую свою задачу, запланированную в виде отдельного события (временного блока). Вы сможете увеличить, сократить, отредактировать или передвинуть временной блок в календаре. При этом все изменения, сделанные в Google Календаре, автоматически синхронизируются с Todoist (и наоборот).

Планирование дней и недель наперед может показаться пустой тратой драгоценного времени, которое можно было бы потратить на реальную работу. Но если не контролировать свое расписание, легко отвлечься на посторонние дела.

Изначально сосредоточившись на выборе фронта задач на день или неделю, вы сэкономите много времени и ментальной энергию, когда приступите к самой работе.

Попробуйте тайм-блокинг и группировку задач в течение недели и посмотрите, каково будет вновь обрести контроль  над своим временем и вниманием.