Канбан

Todoist – это таск-менеджер номер 1 в мире для организации работы и жизни. Узнать больше

Некоторые задачи решаются зараз: помыть посуду, отправить письмо, прогуляться. Другие же требуют больше концентрации и времени на планирование: отслеживать воронку продаж, управлять командным проектом, найти новую работу.

Для более крупных проектов и целей вам не хватит простого списка дел. Понадобится система, которая позволит одновременно видеть всю картину и вести учет отдельных деталей. Тут вам и пригодится канбан.

Мы приготовили видео по Методу канбан, поскольку разным людям подходят разные форматы обучения, и некоторым из вас больше нравился видео формат. Вы можете включить видео или же продолжать чтение далее.

Метод канбан — это организация работы с помощью доски и карточек, основанная на визуализации и продуктивности. Он охватывает все задачи по проекту, от первой до последней, так что в процессе ничего не теряется.

Систему канбан ввела в 1950-х компания Toyota при реализации философии производства «точно в срок». Позже ее переработали в agile-методологию для управления гибкой разработкой ПО. Сегодня канбан применяется практически в любом деле. Разработчики используют его, чтобы контролировать производственный план. HR-специалисты — для подбора и найма персонала. Менеджеры по продажам — для контроля лидов. Существуют даже личные канбан доски для управления собственными проектами, вроде поступления в ВУЗ или ремонта.

В отличие от списков дел в классическом виде, наглядные канбан-доски позволяют с легкостью отслеживать текущую работу и быстро определять порядок задач. И хотя метод особенно эффективен для сложных совместных проектов, он может быть полезным и для построения и достижения личных целей.

Благодаря этому руководству вы узнаете, что такое канбан-метод, почему он так эффективен и как его можно использовать для визуального управления любым проектом, от начала до конца. Каждый раздел дополнен множеством реальных примеров и шаблонов, из которых можно почерпнуть вдохновение.

Попробуйте канбан метод для увеличения продуктивности, если вы...

• Ищете простой визуальный метод, чтобы вести сложные проекты и цели

• Часто теряетесь, когда задачи наваливаются все разом

• Ведете многоэтапные проекты или сложные цепочки процессов

• Работаете в команде, и вам нужен легкий способ отслеживать приоритеты и статусы

• Живете по принципу «с глаз долой — из сердца вон» и помните только о тех задачах, которые видите перед собой

• Предпочитаете визуализировать текущие задачи

• Просто обожаете перетаскивать что-то мышью и клеить стикеры

Что такое канбан-доска?

Сердце системы — канбан-доска. На ней рабочие задачи, или работы, отображены в виде карточек, сгруппированных по колонкам, которые отражают разные этапы проекта. Например, простая канбан-доска может состоять всего из трех колонок: «Сделать», «В процессе» и «Готово». Затем вы можете перемещать карточки слева направо, из колонки в колонку, по мере того как работа продвигается по этапам.

Канбан-доска — это центральный элемент системы повышения эффективности канбан. Если вы понимаете ее структуру, то уже на полпути к успеху.

Как создать канбан-доску?

Итак, разобравшись в составляющих канбан-доски и принципе ее работы, вы готовы собрать свою первую доску. Мы расскажем, как выбрать правильный инструмент, подготовить колонки, создать канбан-карточки, выполнять работы по проекту и анализировать доску как единое целое.

Выберите свой канбан-инструмент

Канбан-доска может быть физической или онлайн:

Любите писать? Начертите колонки на маркерной или магнитной доске, зафиксируйте задачи на бумажках или стикерах. Расположите карточки в соответствующих колонках и перемещайте их по мере выполнения проекта.

Физические доски — идеальный выбор для тех, кому нравится работать с бумагой, или сотрудников одного отдела, ведущего проект в офисе. Они также хороши при планировании спринтов или краткосрочных проектов. Однако такие доски не подходят рассредоточенным командам, участники которых работают дистанционно, или сотрудникам, которые иногда берут работу домой.

Ищете приложение? С онлайн канбан-инструментами, такими как Todoist, создавать и вести доски проще простого: нужно всего лишь нажимать клавиши и перетаскивать элементы. И хотя ничто не сравнится с приятными тактильными ощущениями от переклеивания стикеров по колонкам, цифровой канбан таит в себе множество других преимуществ. Например, вы можете просматривать доски с компьютера и телефона, делиться ими с коллегами в любой точке мира и работать совместно в режиме реального времени.

Так что если ваша команда работает из разных мест либо если сотрудники регулярно берут работу домой, электронная канбан-доска просто необходима. А еще можно не переживать, что стикеры перестанут клеиться.

Выберите канбан-доску, которая соответствует именно вашим интересам и в полной мере отвечает требованиям проекта.

Подготовьте колонки

Не важно, из скольких колонок (этапов рабочего процесса) состоит доска. Самое главное, чтобы она отражала ваш проект. Для стандартных и простых проектов рекомендуем использовать три колонки: «Сделать», «В процессе», «Готово».

Более сложные и узконаправленные проекты требуют индивидуального подхода. Например, процесс публикации контента может делиться на следующие этапы: Идеи для постов → Готово к написанию → В процессе → Готово к публикации → Опубликовано. Можно даже добавить шаги для каждого вида правок.

Несмотря на то, что еще при составлении доски важно представлять, какие этапы будут отражены в колонках, редактировать их по ходу развития проекта не запрещается. Ниже мы покажем еще несколько примеров канбан-досок, которые продемонстрируют все возможности методологии и, возможно, какие-то идеи для ваших собственных проектов.

Создайте канбан-карточки

Канбан-карточки представляют собой индивидуальные работы, которые перемещаются по цепочке определенных вами этапов. В примере выше, где мы рассматривали публикацию контента, канбан-карточками будут названия статей. Для процесса найма сюда можно записать имена кандидатов на должность. А на простой доске типа «Сделать → В процессе → Готово» каждая карточка описывала бы рабочую задачу.

Вот еще несколько примеров канбан-карточек в разных проектах:

Перемещайте канбан-карточки слева направо

Чтобы приступить к работе по методу канбан, выберите карточку в крайней левой колонке и перетащите ее вправо. Скажем, переместите карточку из «Сделать» в колонку «В процессе». Так вы покажете, что задача больше не находится в очереди, и вы ей активно занимаетесь.

Как и в случае любой задачи, на выполнение канбан-карточки могут уйти минуты, часы или дни, в зависимости от уровня детализации. Как только закончите, переместите ее снова вправо, из «В процессе» в колонку «Готово».

Повторяйте эти действия до тех пор, пока все карточки на доске не окажутся в крайнем правом столбце — то есть пока вы не завершите все работы.

Анализируйте доску как единое целое

В любом проекте задачи выполняются одна за одной. А метод канбан поможет визуализировать его во всей совокупности. Не забывайте регулярно оценивать состояние доски, и работа будет двигаться вперед. Подскажем несколько вопросов, которые можно задавать себе для поддержания непрерывных канбан-процессов:

• Какие задачи нужно закончить, прежде чем продолжать работу над остальными?

• Сколько задач находятся в разделе «В процессе»? Вы в состоянии выполнить такой объем? 

• Есть ли этапы, на которых работа встала?

Регулярно анализируя доску и задавая эти вопросы, вы сможете быстро выявлять, какие этапы тормозят процесс, решать проблемы и следить, чтобы проект не терял динамику.

Примеры канбан-досок

Если вы привыкли к спискам дел в их классическом виде, при работе с методологией канбан придется изменить подход к оценке проектов. Лучший способ этому научиться — посмотреть принцип в действии. Ниже несколько примеров канбан-досок для командных и личных проектов.

Совместный канбан

В случае общих канбан-досок над проектом работают несколько человек. При этом разные люди отвечают за карточки или колонки. Примером может послужить отдел кадров, где несколько сотрудников занимаются рекрутингом, или продуктовая команда, контролирующая различные функции продукта.

Вот несколько командных проектов, которыми можно управлять по системе канбан:

Дорожная карта продукта

Если вы работаете в составе продуктовой команды, велики шансы, что хотите выпустить массу функций для своего продукта. Часто это идеи от пользователей, которые вы пока не успели изучить. Еще часть находится в фазе планирования. С канбан-доской вся команда будет в курсе, какие функции находятся на стадии исследования, а какие — в активной разработке.

Задачи по дизайну

У дизайнеров множество самых разных задач: дизайн электронных писем, посадочные страницы, графика для социальных сетей и даже сувениры для клиентов. Канбан-доска поможет сортировать входящие дизайн запросы, распределить их среди команды и выполнить в срок.

Исправление багов

Назойливые ошибки могут прокрасться в конечный продукт даже при самом тщательном контроле качества. Используйте канбан-доску, чтобы уделять первоочередное внимание серьезным проблемам и сообщать друг другу о статусах исправлений.

Персональный канбан

Персональный канбан — отличный метод повышения личной эффективности. Он подходит для работы над сольным проектом или достижения многоступенчатой цели. Здесь возможность увидеть всю картину поможет вовремя фокусироваться на нужных задачах. Обычно такие канбан-доски состоят из этапов «Сделать», «В процессе» и «Готово». Однако вы можете изменить шаги с учетом особенностей своего проекта.

Вот несколько примеров проектов, где отлично подходит персональный канбан:

Ремонт

Делать ремонт всегда непросто. Вместо того, чтобы переживать из-за кучи дел одновременно, выделите каждую задачу и расположите их все на доске. Одного взгляда будет достаточно, чтобы понять, чем вы заняты сейчас, что ждет впереди и что уже закончено.

Поиск работы

Поиск новой работы — само по себе полноценная работа. Отслеживайте процесс поиска с канбан-доской, где указана вся информация о вакансиях, компании, куда вы уже отправили резюме, и на каком этапе переговоров находитесь с разными фирмами.

Написание книги

В среднем одна книга занимает 300–400 страниц и от 80 до 100 тысяч слов. От такого масштаба любой может растеряться еще на старте. Чтобы этого избежать, организуйте процесс с помощью доски, где вся работа над книгой делится на удобные и понятные разделы.

Что делает канбан таким эффективным?

1. Вы работаете над нужными задачами тогда, когда это нужно

Даже самые продуманные планы сталкиваются с непредвиденными сбоями, переносом сроков и внешними обстоятельствами, которые меняют приоритеты. Канбан-доска учитывает все эти изменения, не нарушая целостность проекта.

Поскольку в любой момент времени работа ведется только над задачами из раздела «В процессе», владелец доски может редактировать и переставлять карточки в очереди по мере поступления новой информации, при этом не мешая текущим делам. Когда-то система канбан позволила компании Toyota быстро подстроить производство под переменчивый потребительский спрос. Аналогично, сегодня канбан-доски гарантируют выполнение нужных для проекта задач именно тогда, когда это нужно, и с учетом сложившейся ситуации.

2. Приоритеты и статусы отображаются автоматически

Канбан-доска дает наглядное представление об актуальных приоритетах, статусах каждого элемента работ и задачах на будущее. Любой желающий, посмотрев на доску, может сразу увидеть состояние дел и на чем ему следует сосредоточиться. Благодаря высокой прозрачности проекты протекают гладко, а бесконечные обсуждения и вовсе сходят на нет.

3. Легче соотносить текущие работы с возможностями

Одно из главных преимуществ видеть все текущие задачи — это возможность ограничивать их количество. Взвалив на себя или свою команду слишком много обязанностей, вы получите только путаницу в приоритетах, стресс и перегрузки.

Канбан-доска дает четкое представление, какой объем берете на себя вы и/или ваша команда. Это помогает соотносить рабочие нагрузки с фактическими возможностями. Задачи в очереди не путаются и переходят в раздел «В процессе» только тогда, когда у вас действительно есть ресурсы на их выполнение.

4. Легче понимать, что тормозит работу

На канбан-доске видно, какие элементы не продвигаются по колонкам и где именно накапливаются задачи. Вы сможете обнаружить и устранить узкие места до того, как они поставят проект под угрозу срыва.

5. Канбан простой, гибкий и поддается масштабированию

Несмотря на то, что канбан строится на нескольких базовых принципах, детали остаются на ваше усмотрение. Благодаря этому методология сохраняет чрезвычайную гибкость — заняты ли вы ремонтом или рассылаете резюме. Поскольку этапы процесса зависят только от вас, абсолютно любой проект можно перенести на канбан-доску и тут же приступить к работе.

В системе канбан нет трудоемких имплементаций и запутанных правил. Вы просто распределяете карточки по местам и перетаскиваете их в процессе. Даже при увеличении масштаба проекта сам метод остается неизменным: доска станет больше, но не сложнее.

Советы по канбан методу

Начать работу по системе канбан совсем просто. Но даже несмотря на это есть несколько вещей, которые помогут вам и вашей команде извлечь максимум и избежать стандартных ошибок, которые приводят к полной остановке проектов.

Организуйте раздел «Сделать» по важности

Если регулярно обновлять очередь задач в порядке приоритетности, то будет очевидно, какая должна следующей получить статус «В процессе». При наличии ресурса для выполнения новой задачи вы (или ваш коллега) сможете с точностью определить, что нужно взять в работу.

Поддерживайте актуальность доски

На старте проекта у вас могут быть идеальная доска и бесперебойный процесс. Но все бесполезно, если в дальнейшем они не отражают действительность.

При использовании системы канбан для управления командными проектами назначьте менеджера, ответственного за обновление доски ежедневно или хотя бы раз в неделю. Если вы используете персональный канбан для собственных проектов, включите полный анализ досок в еженедельный обзор дел.

Назначайте по одному исполнителю на каждую карточку

Иногда очевидно, кто должен выполнить задачу. В других, не самых понятных ситуациях за работу могут взяться сразу два человека или даже больше. Вам кажется, нет ничего плохого в том, чтобы прикрепить к одной канбан-карточке нескольких исполнителей. Однако это может привести к тому, что никто из них не будет чувствовать ответственность за выполнение задания.

Ответственный за задачу может меняться в зависимости от того, в какой колонке находится карточка; но обязательно проверьте, чтобы за каждой был закреплен только один исполнитель.

Обеспечьте свободный доступ к канбан-доске 

Канбан-доска должна быть доступна всем. Если вы работает в офисе, поставьте ее там, где любой сотрудник в любое время сможет ознакомиться с задачами. В случае рассредоточенной команды выберите электронную доску и откройте к ней доступ, чтобы каждый мог отмечать прогресс и обновлять информацию по работам.

Канбан и Todoist

Если вы хотите попробовать электронную доску, но не против также иметь возможность в любое время переключать вид на классический список дел, остановите выбор на Todoist. Функция Доски позволяет планировать проекты от задумки до запуска и делиться ими с несколькими людьми одновременно. Кроме того, при желании вы всегда сможете вновь включить режим списка.

Приложения Todoist доступны для браузеров, macOS, iOS и Android, так что ваша команда сможет просматривать и управлять досками на любых устройствах.

Создайте проект с Досками Todoist

При создании нового проекта в Todoist, у вас будет возможность выбрать между режимами «Список» или «Доска». Выберите «Доска», чтобы создать и спланировать проект по системе канбан.

Создайте колонки

Добавьте раздел для каждого шага рабочего процесса, который требуется в рамках вашего проекта. Вы всегда можете отредактировать названия разделов, добавить новые или изменить их порядок перетаскиванием.

Создайте карточки

Когда разделы готовы, пора создавать карточки. На доске Todoist каждая задача отображается карточкой. И конечно, они полностью зависят от вашего проекта. Ниже пример для проекта «Работа над контентом», где задачами могут быть названия конкретных статей.

Вы можете перетаскивать задачи внутри раздела или перемещать их в другие колонки на доске.

Управляйте проектом

Если разобрались с задачами и разделами, можете начать работу с доской. Перемещайте задачи слева направо, из колонки в колонку, по мере реализации проекта.

Когда карточка с задачей окажется в крайней правой колонке, оставьте ее там как напоминание о проделанной работе либо выполните. Выполненные задачи исчезают с доски, но вы всегда можете вновь их просмотреть, выбрав «Показать выполненные задачи» в меню проекта в правом верхнем углу доски.

Делитесь досками и работайте вместе

Работаете в команде? Поделитесь проектом на доске и объедините усилия.

Помимо назначения ответственных за задачи, вы сможете совместно работать в комментариях. Загружайте связанные с задачей файлы, делитесь информацией, задавайте вопросы или обсуждайте детали.

Просматривайте доски где вам удобно

Загрузите Todoist на все устройства, чтобы анализировать и управлять досками с компьютера или телефона.

Канбан — надежный и простой метод повышения эффективности. Не важно, запускаете ли вы бизнес или делаете дома ремонт, канбан поможет реализовать самые амбициозные проекты и цели.