Доведение дел до завершения (GTD)

Доведение дел до завершения (сокращенно GTD) – популярная в управлении задачами система, которую придумал консультант по продуктивности Дэвид Аллен. Методология основана на простом факте: чем больше информации курсирует у вас в голове, тем сложнее решить, на что направить внимание. В результате на размышление о задачах вы тратите больше времени, чем на само их выполнение. Переизбыток информации в голове может обескуражить, вызвать стресс и путаницу.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше справляется с обработкой информации, чем с ее хранением («голова – паршивый офис»). Его метод GTD позволяет переместить все умственные завалы во внешнюю систему и организовать ее так, чтобы можно было фокусироваться на нужных вещах в нужное время. Когда ваши рабочие процессы устроены согласно GTD, вы в любой момент можете с уверенностью ответить на вопрос «над чем мне нужно работать?», не боясь упустить что-то важное впоследствии.

Попробуйте GTD, если вы…

• Сбиты с толку множеством задач, требующих вашего внимания.

• Беспокоитесь о том, что упустите важные нюансы.

• Берете на себя разные роли в работе и в жизни.

• Начинаете много проектов, но с их завершением есть сложности.

• Никогда до этого не пробовали GTD (каждый должен попробовать GTD хотя бы раз).

В этой статье мы познакомим вас с принципами и методиками GTD, а также расскажем о самом интуитивном, на наш взгляд, способе реализовать их на практике. Мы сконцентрируемся на GTD в сочетании с Todoist, но те же самые принципы годятся и для других приложений. Ключевой момент GTD – не конкретные инструменты, а набор привычек, которым вы следуете каждый день, думая о работе и расставляя приоритеты.

Что такое GTD? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых практик систематизации беспорядка в голове и доведения дел до завершения:

1. Сбор информации. Зафиксируйте все, что приходит в голову. Слишком больших или незначительных дел нет – все они должны попасть в ваш раздел «входящие».

2. Обработка. Выведите из собранной информации конкретные шаги и действия. Определите проекты, ориентиры и ближайшие действия. 

3. Организация. Поставьте все на свои места: добавьте сроки в календаре, делегируйте проекты, отправьте в архив справочные материалы, отсортируйте свои задачи.

4. Обзор. Чаще обращайтесь к своим спискам, дополняйте и пересматривайте их.

5. Действия. Работайте над важными вещами.

В начале, на этапе настройки, методика требует порядочного вложения времени и сил, но это окупается потом, по мере систематического использования. Вам больше не придется переживать о пропущенном дедлайне или забытой задаче. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно расставлять приоритеты.

Отдельные и, на первый взгляд, будничные привычки при должном применении дают потенциал для существования в режиме продуманной спонтанности, что, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.

— Дэвид Аллен

В основе GTD всего пять простых шагов, но им не всегда просто следовать. GTD не требует специального инструмента, приложения или сервиса. Аллен даже не делает рекомендаций относительно цифровых или аналоговых систем. При этом самое важное для любой устойчивой системы продуктивности – сохранять ее максимально простой и пользоваться ею как можно чаще. Этот инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справляться с самыми сложными проектами, и достаточно простым для поддержания, когда у вас мало энергии.

Оставшаяся часть этой статьи рассматривает каждую из пяти практик GTD и рассказывает об их применении в Todoist. Но, опять же, эти практики можно задействовать независимо от выбранного инструмента.

Сбор

Чтобы система GTD работала, перестаньте хранить информацию в голове. Все, что приходит на ум, – задачи, события, идеи, рекомендованные книги и т.д – сразу помещайте для хранения в раздел «входящие». В GTD «входящие» или «корзина», в физическом или цифровом виде, – это визуальное представление всех проявлений извне, с которыми вам приходится ежедневно иметь дело.

Используйте Входящие только для того, чтобы выгрузить хаотичные мысли из вашего ума. Беспокоиться об их организации на этом этапе не нужно.

В Todoist раздел «Входящие» — это место, в которое по умолчанию попадают все поступающие задачи, пока вы их не распределите. Чтобы добавить новую задачу во «Входящие» в приложении для Веб или компьютера, нажмите на значок «плюс» в правом верхнем углу или клавишу “q”. Если вы не укажете какой-то другой проект, задача по умолчанию будет добавлена во «Входящие».

Сделайте первичную разгрузку ума

Если вы только начинаете работать с GTD, проанализируйте все неразрешенные вопросы, о которых вспомните. К ним относится все, что может потребовать ваших действий в будущем. Запишите их в виде задач во Входящих Todoist. Сверьтесь со списком триггеров, чтобы было проще восстановить в памяти обязательства, о которых вы могли забыть.

Сразу фиксируйте новые задачи

Один из ключевых принципов GTD – перемещать задачи из головы во внешнюю систему, как только они появились. Todoist синхронизируется между несколькими платформами – компьютер, телефон, браузер, Email, умные часы, домашний ассистент – что позволяет вам добавлять задачи где и когда угодно.

Возьмите за правило: всякий раз при появлении задачи записывайте ее во Входящие, а организацией занимайтесь позднее. Чтобы вносить задачи максимально быстро, где бы вы ни находились, рекомендуем использовать Todoist или аналогичный сервис:

• в приложении для компьютера

• в мобильном приложении

• в расширении браузера (чтобы добавлять сайты как задачи)

• в плагине для почтового клиента (чтобы создавать задачи из писем)

Посмотреть и установить приложения Todoist

Консолидируйте входящие

В Todoist можно объединить несколько входящих потоков: письма, требующие ответа, сообщения, на которые нужно отреагировать, статьи для прочтения, списки покупок и сохраненные на будущее справочные материалы. Чем меньше разных разделов вам придется проверять на предмет невыполненного, тем проще будет поддерживать систему.

Добавляйте задачи в Todoist из почты и мессенджеров:

• Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы создавать задачи из писем.

• Пересылайте письма сразу во Входящие Todoist на адрес проекта.

• Превращайте сообщения в задачи в командных мессенджерах, например в Twist или Slack.

Фиксируйте материалы для справки и чтения

• Фотографируйте визитки или напоминания о событиях и прикрепляйте в комментариях к задачам.

• Добавляйте файлы из Dropbox, Google Диска или с компьютера в любую задачу, чтобы работать с ними в дальнейшем.

• Подключите к Todoist сервисы для чтения, например Pocket, с помощью нашей интеграции IFTTT, и задача будет автоматически создана в Todoist всякий раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

• Установите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранять ссылки на потом.

• Используйте расширения общего доступа Todoist на платформах Android или iOS, чтобы превращать страницы приложений в задачи.

Обработка

Когда входящие заполнены, пора сделать следующий шаг: превратить хаотичную массу всего собранного в череду конкретных действий. Пройдитесь по всем пунктам во входящих и проделайте с каждым одно из следующего (далее будет подробнее рассказано о каждом шаге):

• Если задача займет не более 2 минут, выполните ее сразу.

• Если ее можно поручить кому-то еще, назначьте исполнителя.

• Если это справочный материал, не требующий действий (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. д.), который может понадобиться позднее, поместите его в отдельный проект или прикрепите его в комментарии к соответствующей задаче проекта.

• Если задачу нужно сделать в конкретный день и/или время, добавьте срок выполнения.

• Если задача больше не нужна или ее нельзя выполнить, удалите ее.

• Если выполнение задачи требует более одного шага, создайте проект, в котором будут все пункты и материалы, связанные с этим проектом. Затем выделите одно конкретное действие, с которого нужно начать, чтобы продвинуться в работе над проектом.

Формулируйте задачи максимально конкретно, с прицелом на действие. Добавьте как можно больше информации, чтобы потом не пришлось ломать голову. Например, «Позвонить маме» на самом деле можно записать как «Позвонить маме, обсудить ужин для дня рождения». Или «Налоги» стоит расшифровать как «Позвонить Марии, обсудить налоговую отчетность», добавив  в комментарии к задачи номер телефона Марии и список конкретных документов (подробнее о комментариях к задачам еще будет сказано).

Организация

Прояснив пункты во входящих, отсортируйте их и распределите соответственно. Чаще всего обработка и организация задач идут параллельно, когда вы разбираете входящие, но об этих процессах полезно думать как об отдельных.

Есть множество способов организовать задачи по методике GTD. Мы рекомендуем использовать комбинацию проектов и меток.

Разовые задачи

Это все задачи, которые занимают больше 2 минут, но выполняются за одно действие. Например, «Ответить на письмо Ивана насчет ценообразования» или «Заменить номера на машине». Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать входящие.

• Создайте новый проект «Разовые задачи».

• Переместите разовые задачи из входящих в этот проект. Просто нажмите на край задачи и перетащите ее поверх названия проекта в меню слева.

• Также вы можете назначить новый проект, набрав "#" в поле задачи. Это вызовет список текущих проектов. Выберите нужный или продолжайте вводить название, сокращая таким образом число результатов.

Проекты

Вы заметите, что многие записанные вами задачи на самом деле – проекты. Согласно философии GTD, проект – это любая задача, которая требует более двух шагов для выполнения. Например, «Покрасить спальню» – это проект, потому что это включает и другие задачи, такие как заказ цветовой палитры, выбор цвета, покупка материалов, подготовка стен и т. д. Вот как работать с проектами в Todoist:

• Создайте новый проект для каждого многоэтапного проекта, который определили при обработке задач.

• Перетащите  в соответствующие проекты все связанные задачи из входящих. Или нажмите на задачу и наберите в поле ввода "#", чтобы выбрать из списка проектов.

• Если поймете, что нужны дополнительные шаги, запишите их в виде новых задач проекта.

Области внимания

Полезно группировать проекты на основе ваших «Областей внимания». Это термин GTD для обозначения разных зон ответственности, которые есть в жизни. Эти области – способ направить внимание на более масштабные цели в вашей жизни, когда вы решаете, над чем работать дальше. Если что-либо не попадает в одну из областей внимания, скорее всего, стоит еще раз подумать, нужно ли тратить на это время. Возможно, вам подойдет и другой подход: разделить проекты на «Работу» и «Личное».

Это легко сделать с помощью подпроектов Todoist:

1. Создайте проект для каждой области внимания. Там не будет задач, это нужно только для визуальной организации.

2. Нажмите на серую область слева от названия существующего проекта, перетащите и вложите его в только что созданную родительскую «Папку». Он станет подпроектом.

3. (Необязательно) Чтобы еще более ярко разграничить области внимания, выберите для каждого проекта свой цвет.

Теперь вы можете поддерживать порядок в списке проектов, сворачивая подпроекты родительских проектов. Например, на работе можно держать на виду рабочие проекты, скрывая личные, и наоборот.

Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы сперва понять свой рабочий процесс. Если необходимо, позднее можно вернуться и организовать проекты по более широким категориям.

Следующие действия

Эти задачи предполагают ясное, конкретное действие, которое вы можете выполнить при следующей возможности (например, «Написать Евгению насчет бюджета корпоратива»). Следующие действия стоят отдельно от будущих действий – тех, которые вы совершите в дальнейшем, но не требующих вашего внимания сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта и обозначьте его меткой "@следующее". Для добавления метки просто наберите "@" в поле задачи и начните вводить название метки.

Задачи со сроком

Запланируйте задачи, которые должны быть выполнены в определенный день/время. Но имейте в виду: GTD не рекомендует излишне полагаться на сроки. Добавляйте их только тем задачам, которые действительно должны быть выполнены в конкретный день и время. В остальном полагайтесь на «следующие действия» и еженедельный обзор всех своих списков (подробнее об этом далее).

При редактировании задачи вы можете нажать на поле Срок, чтобы выбрать дату и время в календаре. Также можно просто ввести дату и/или время выполнения в поле задачи своими словами, например следующий понедельник в 8. Функция быстрого добавления автоматически определит и выделит срок, а также назначит его задаче при сохранении. Можно вводить даже повторяющиеся сроки, такие как каждую вторую среду, для задач, которые повторяются регулярно.

Задачу со сроком можно перенести из входящих в соответствующий проект или в проект «Разовые задачи», если она не связана с многоэтапным проектом.

Повестки

Некоторые элементы входящих окажутся не следующими действиями, а скорее напоминаниями о вопросах, которые нужно с кем-либо обсудить. Чтобы контролировать повестку:

• Создайте новый проект «Повестки»

• В нём создайте подпроект для каждого собеседника, с которым регулярно обсуждаете дела. Например, подпроект с отчетами для шефа. Также имеет смысл создать подпроекты для регулярных встреч по проектам или командных митингов. Например, такой: «Еженедельная планерка». 

• Темы для обсуждения добавляйте в виде задач в соответствующие подпроекты с повестками.

• Во время встречи или разговора откройте нужный проект и сверьтесь со списком всех пунктов, которых нужно коснуться.

• (Необязательно) Предоставьте доступ к повестками другим участником, чтобы все они могли видеть, добавлять и даже назначать пункты для обсуждения.

Справочные материалы

Справочные материалы – это сохраненные элементы, не предполагающие действий: налоговые декларации, статьи к прочтению, таблицы, файлы Word, телефонные номера и т. д. Сами они не являются задачами, но часто требуются при выполнении других задач. Вы можете организовать такие вспомогательные материалы в Todoist, приложив их в комментариях к соответствующей задаче или проекту:

• Материалы касательно конкретной задачи можно прикрепить в комментариях к ней.

• Материалы проектов более высокого уровня (техзадания, эскизы, общие папки) можно прикрепить (или оставить ссылку на них) в комментариях к проекту.

В этом случае, когда вы приступите к работе над задачей или проектом, вся необходимая информация будет под рукой.

Вероятно, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья из интернета, файл с важной информацией или идея для подарка ко дню рождения близкого человека. Многие люди заносят такую информацию в сторонние приложения для ведения заметок, но для этих целей можно использовать и Todoist. Вот так:

• Создайте проект Заметки

• В него добавьте подпроекты для каждого типа информации, например Идеи для подарков, Дни рождения, Контакты, Рецепты и т. д.

• Задачи, относящиеся к справочным материалам, перетащите из раздела входящие в соответствующий проект. Или выберите новый проект через «Быстрое добавление»: нажмите на задачу для редактирования, введите в поле задачи "#" и название проекта.

Чтобы свернуть справочные подпроекты, нажмите на серую стрелочку слева от родительского проекта Заметки. Это поможет визуально разгрузить ваш список.

Ожидание

К этой категории относятся все задачи, которые были делегированы или зависят от действий кого-то еще. Например, когда вам нужно закончить пост для блога и вы ждете комментариев редактора по поводу последнего черновика. Обозначьте такие задачи меткой "@ожидание" и храните их в проектах, к которым они относятся, либо в проекте «Разовые задачи».

Когда-нибудь / может быть

Часть пунктов, которые вы запишете, будут идеями на будущее, заниматься которыми сейчас нет возможности (например, места для путешествий, книги к прочтению, новые проекты, темы для постов в блоге и т. д.). Эти пункты должны быть доступны в дальнейшем, но не должны загромождать вашу систему.

• Создайте проект «Когда-нибудь / может быть»

• Добавьте на будущее все задачи, над которыми не работаете сейчас.

• (Необязательно) Создайте подпроекты для конкретных категорий задач. Например, в «Когда-нибудь / может быть» можно выделить личные и рабочие проекты.

• Когда у вас появляется время и энергия на новую работу, просматривайте этот список.

Задачи, которые можно поручить

Если вы можете делегировать задачу кому-то еще, это нужно сделать, потому что так вы сэкономите время и энергию. В Todoist можно приглашать в проекты других людей, назначать им задачи со сроком выполнения и обсуждать детали в комментариях.

• Создайте отдельный общий проект для каждого сотрудника, с которым работаете (для этой цели можно повторно использовать подпроекты Повесток)

• Создайте общий проект для вашей команды (в этом случае у вас появится дополнительный ящик «Входящие для команды», в который автоматически добавляется вся команда)

• По необходимости предоставляйте доступ к текущим проектам для сотрудничества

Также можно использовать комбинацию всех трех подходов.

Подсказка: все порученные задачи можно найти с помощью запроса «назначил: я». Это полезно при еженедельном обзоре списков.

Контекст

Когда все проекты определены и задачи отсортированы, вы можете заняться контекстом. Согласно GTD, контекст – это инструменты, места и люди, которые понадобятся для выполнения конкретной задачи. Другими словами, контекст позволяет сфокусироваться на том, чего реально достичь в текущих условиях. Например, если вы у себя в офисе, нет смысла тратить время на выполнение следующих действий, которые ждут дома.

Метки – самый простой способ добавления контекста в рамках описанного выше подхода к выполнению проектов. GTD рекомендует следующие виды контекста:

• Компьютер/интернет

• Дом

• Офис

• Поручения

• Звонки

• Где угодно

Можно обозначить и другие проявления контекста, которые помогут вам быстро отсортировать задачи согласно текущему положению вещей. Некоторые добавляют контекст Email, чтобы сразу заняться всей перепиской. Другие добавляют метки со временем, которое займет та или иная задача. Например, если до следующей встречи всего 15 минут, с помощью метки @15_мин будет полезно увидеть все задачи, которые можно быстро выполнить. Для большинства людей метка «Офлайн» будет удобнее метки «Интернет» – чтобы видеть задачи, которые можно выполнить, пока нет подключения к интернету.

Не поддавайтесь искушению создавать метки для всего подряд. Чтобы ваша система GTD работала, нужно выработать привычку добавлять к каждой задаче правильные метки. Чем меньше набор доступных меток, тем проще их запомнить.

Чтобы добавить метку, перейдите в секцию меток в меню слева и нажмите на кнопку “+”. Также при редактировании или добавлении задачи можно ввести @ в поле задачи – появится список всех имеющихся меток, который будет сокращаться по мере ввода названия метки. Если нужной не окажется в списке, можно будет создать новую.

Действия

На этом этапе с лихвой окупится время, потраченное на уточнение и организацию задач. Теперь ваша система полна конкретных, ориентированных на действие пунктов, которые логично организованы по категориям и ждут вашего внимания. Вы заметите, что все метки, проекты с сроки, добавленные на предыдущих этапах, помогают в любой момент ответить на вопрос «Что мне нужно сделать прямо сейчас?».

Время, потраченное на уточнение и организацию задач, означает, что когда настанет пора заняться работой, вам не придется подолгу выбирать или искать справочные материалы. Чтобы решить, за что взяться далее, достаточно посмотреть предстоящие задачи со сроком, отсортировать задачи по метке или создать фильтры для следующих действий в зависимости от контекста.

Списки «Сегодня» и «Предстоящее»

Когда вы будете готовы сесть за работу, нажмите на Сегодня в меню навигации слева, чтобы увидеть все задачи к выполнению сегодня. Для просмотра дел на неделю и на будущее откройте список Предстоящее.

Метки для следующих действия и контекстов

Чтобы увидеть полный список следующих действий во всех ваших проектах, наберите "@следующее" в строке быстрого поиска Todoist.

Также вы можете быстро отсортировать задачи по контексту, выбрав конкретную метку для просмотра всех связанных с ней задач. Например, запрос по метке @поручения покажет список всех задач с этой меткой, которые можно выполнить в обычном режиме. Чтобы увидеть все задачи, для выполнения которых нужно чего-то дождаться, используйте метку @ожидание.

Все задачи с конкретной меткой можно посмотреть, если в левой части Todoist кликнуть по названию этой метки в списке меток.

Создание своих списков задач с помощью фильтров

Настоящее волшебство GTD происходит, когда вы создаете собственные списки задач в Todoist на основе фильтров. В сущности, фильтры – это сохраненные запросы, которые сортируют общий список за один клик. Можно создавать фильтры, в основе которых:

• Срок выполнения

• Метка

• Приоритет

• Проект

• Дата создания задачи

• Исполнитель

• Ключевые слова

• Комбинация всех или некоторых пунктов выше

Чтобы создать новый фильтр, перейдите в список фильтров внизу слева в меню навигации (после меток и проектов). Затем в конце списка нажмите Добавить фильтр, дайте ему название и укажите поисковый запрос.

Наиболее подходящие для GTD метки, скорее всего, будут включать "@следующие_действия" в комбинации с областью внимания или контекстом. Например, чтобы задать фильтр для всех следующих действий на работе, используйте запрос "##Работа & @следующие_действия". Он покажет все задачи с меткой @следующие_действия из проекта Работа и его вложенных подпроектов. Или создайте фильтр для следующих действий, которые нужно выполнить из офиса, – используйте запрос "@следующие_действия & @офис".

Самые полезные списки задач зависят от ваших нужд. Вот несколько наиболее используемых:

Добавьте самые важные списки задач в избранное, чтобы видеть их вверху списка в меню навигации, сразу над списком проектов. Просто кликните правой кнопкой мыши по фильтру, метке или проекту и нажмите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится в панели навигации.

Обзор

Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои списки, организовать их и поддержать плавную работу системы. Обзор поможет вам подстроиться под изменения, настроить фокус своего внимания, определить следующий действия и поразмыслить над своим рабочим процессом.

Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый обзор системы гарантирует, что вы не просто выполняете задачи, а выполняете нужные задачи.

Для начала импортируйте в свой список проектов шаблон Todoist Еженедельный обзор по GTD. Он включает все действия, которые нужны для выполнения обзора каждую неделю. Настройте шаблон для себя: добавьте подзадачи или комментарии к задачам, чтобы охватить все свои текущие списки и области внимания, или чтобы зафиксировать выводы относительно прошедшей недели.

Запланируйте еженедельный обзор на каждую неделю, указав в поле задачи повторяющуюся дату. Просто введите ее своими словами, например «каждое воскресенье в 5». При сохранении задачи Todoist автоматически распознает срок и запланирует ее соответственно.

Миллионы людей по всему миру говорят о том, что «Доведение дел до завершение» изменило их жизнь. И хотя в строгой версии GTD подходит не всем, вы вполне можете позаимствовать одну-две привычки, которые помогут вам делать больше и волноваться меньше. Каждый, кто хочет быть продуктивнее и испытывать меньше стресса, должен дать этой системе шанс.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD вам подходят!