Как привести дела в порядок (GTD)

Todoist – это таск-менеджер номер 1 в мире для организации работы и жизни. Узнать больше

Бывает ли у вас ощущение, что вы тратите больше времени на обдумывание задач, чем на их выполнение? Мысли обо всём, что нужно сделать, утомляют, особенно если кажется, что список дел всё никак не заканчивается. Когда информация скапливается в голове, вы чувствуете лишний стресс, перенапряжение и неуверенность.

GTD (Как привести дела в порядок) — популярная в управлении задачами система, которую придумал консультант по продуктивности Дэвид Аллен. Система построена вокруг простой истины – чем больше информации у вас в голове, тем сложнее решить на чем сфокусироваться.

Аллен заметил, что наш мозг гораздо лучше справляется с обработкой информации, чем с ее хранением ("ваша голова – так себе организованное пространство"). Его метод GTD позволяет выгрузить этот беспорядок во внешнюю систему и организовать всё так, чтобы можно было сфокусироваться на нужных вещах в нужное время. Вы сможете уверенно отвечать на вопросы из серии «Над чем мне сейчас нужно работать?», не опасаясь упустить что-то важное впоследствии.

Метод GTD вам подойдет, если...

• Вы беспокоитесь, что упустите из виду какие-то нюансы.

• На работе и в жизни вам приходится следить за множеством разных дел и задач.

• Отсутствие системы вводит вас в стресс.

• Вы начинаете множество задач и проектов, но не можете довести дело до конца.

• Вы сбиты с толку множеством задач, требующих вашего внимания.

• Вам важно почувствовать контроль над личными и рабочими обязательствами.

• Вы никогда до этого не пробовали GTD (а каждый должен это сделать хотя бы раз в жизни! 😉)
  

В этой статье мы познакомим вас с принципами и методиками GTD (Как привести дела в порядок), а также расскажем о самом, на наш взгляд, интуитивном способе реализовать их на практике. Мы сконцентрируемся на том, как использовать GTD в таск-менеджере Todoist – это отличное сочетание для тех, кто хочет упростить свою жизнь. Этот же принцип можно применять в других приложениях.

Предпочитаете тексту видео? Мы приготовили для вас видео о GTD (Как привести дела в порядок). Если вы предпочитаете текстовую версию, мы продолжим наш обзор сразу под видео.

Что такое GTD (Getting Things Done или Как привести дела в порядок)?

Метод GTD – это система, разработанная консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом. Суть подхода в том, чтобы выгружать все задачи и идеи из головы во внешнее хранилище, тогда вы сможете сосредоточиться на выполнении задач вместо тщетных попыток удержать всю информацию в уме.

Нам нравится подход GTD, потому что он:

• Поддерживает продуктивность без лишнего напряжения

• Дает чувство контроля над ситуацией

• Поддерживает планирование

• Обеспечивает структурированный подход к управлению задачами

• Позволяет управлять как ежедневной рутиной, так и долгосрочными планами

Но как же начать добиваться поставленных целей?

Метод GTD состоит из пяти простых шагов для систематизации беспорядка в голове и доведения дел до завершения:

1. Сбор информации. Зафиксируйте все, что приходит в голову. Нет слишком больших или незначительных дел – все они должны попасть в ваш в список.

2. Обработка. Из собранной информации выведите конкретные шаги и действия. Категоризируйте проекты, следующие действия и взаимосвязи между ними.

3. Организация и планирование. Расставьте все по местам. Запланируйте задачи в календаре, делегируйте часть проектов, сохраните справочные материалы и организуйте задачи в списке.

4. Проверка системы. Почаще проверяйте, обновляйте и пересматривайте списки своих задач.

5. Задачи на сегодня. Сфокусируйтесь на задачах, запланированных на день, и начните работу над самым важным из списка.

GTD не требует специального приложения, инструментария или платформы. Аллен в принципе не отдавал предпочтения какому-то конкретному способу хранения информации. Ключ к успеху любой системы продуктивности – не усложнять, пользоваться ей как можно чаще и регулярно обновлять информацию.

Система должна быть достаточно универсальной, чтобы справиться с самыми сложными проектами, но при этом достаточно простой, чтобы не забирать у вас слишком много сил на ее поддержку.

Теперь давайте рассмотрим каждый из 5 шагов GTD более подробно.

1. Сбор информации

Фиксируйте все, что приходит вам в голову, – задачи, события, идеи, рекомендации книг – храните это не в голове, а во внешней системе как в папке «Входящие». В подходе Get Things Done таким местом может стать как онлайн система, так и что-то физическое, где вы сможете собирать свои мысли и задачи для последующего упорядочивания.

Quick GTD tips to capture information:

• Не думайте о структурировании информации, сперва просто выпишите всё, что приходит вам в голову.

• Используйте систему с возможностью визуализации всех ваших задач и проектов.

• Выберите одну надежную платформу, чтобы информация не затерялась в разных местах.

• Не ограничивайтесь задачами – выписывайте идеи, напоминания, отсылки и обязательства.

• Постоянно держите приложение Todoist или свой блокнот под рукой.

В Todoist раздел «Входящие» — это место, в которое по умолчанию попадают все поступающие задачи, пока вы их не распределите.

Чтобы добавить новую задачу во «Входящие» в приложении для Веб или компьютера, нажмите на кнопку «Добавить задачу» в правом верхнем углу или на клавишу “q” на клавиатуре. Если вы не укажете какой-то другой проект, задача по умолчанию будет добавлена во «Входящие».

Если вам сложно выделить задачи, начните со следующих шагов.

Дайте мыслям и идеям прийти к вам в голову.

Начните с каких-либо незакрытых вопросов, с чего-то, что вам нужно будет сделать в будущем. Это могут быть личные дела, рабочие задачи, обязательства или любые другие вещи, которые вам хотелось бы рано или поздно сделать.

Добавляйте задачи в папку «Входящие» в Todoist как только они приходят к вам в голову. Если после добавления первых задач вам сложно придумать что-то еще, попробуйте одну неделю выписывать свои стандартные задачи и дела – как рабочие, так и личные. Вы можете посмотреть примеры задач и обязательств в списке GTD (на английском).

Записывайте новые задачи сразу же

Как только вам на ум приходит новая задача, постарайтесь безотлагательно добавить её в папку «Входящие». Для быстрой записи и организации задач, мы рекомендуем установить приложение Todoist или любое другое приложение на ваш вкус:

• Приложение для компьютера

• Мобильное приложение

• Расширение для браузера (чтобы добавлять сайты в задачи)

• Плагин для почтового клиента (чтобы добавлять задачи из почты)

Todoist syncs across platforms — computer, phone, web browser, email client, smartwatch, or smart home assistant — so you can enter tasks anytime, from anywhere.

Консолидируйте входящие

С Todoist вы сможете соединить несколько входящих потоков: почту, рабочий мессенджер, приложения для заметок и многое другое.

Не забывайте, что одной из целей является построение простой и эффективной системы. Записи в разных местах требуют постоянного переключения контекста, что в итоге всё только усложняет.

Добавляйте задачи в Todoist из почты и мессенджеров:

• Use Todoist’s plugins for Gmail and Outlook to quickly add emails as tasks

• Forward emails directly to your Todoist inbox using your project forwarding address.

• Turn messages into tasks from your team messaging tools like Twist or Slack.

Сохраняйте материалы для справки и чтения

• Take photos of business cards or event reminders and attach them to the relevant task’s comments.

• Добавляйте файлы из Dropbox, Google Диска или с компьютера в любую задачу, чтобы работать с ними в дальнейшем.

• Подключите к Todoist сервисы для чтения, например Pocket, с помощью нашей интеграции IFTTT, и задача будет автоматически создана в Todoist всякий раз, когда вы добавляете статью в Pocket.

• Download Todoist for Chrome, Safari, or Firefox to save any URL to access later.

• Используйте расширения общего доступа Todoist на платформах Android или iOS, чтобы превращать страницы приложений в задачи.

2. Обработка

Постарайтесь превратить всё выписанное в конкретные шаги и действия. Как только ваши входящие полны задач, идей, заметок и обязательства, пора приступать к сортировке и дополнению информации, чтобы не возвращаться к этому в будущем.

К примеру, вместо:

• «Позвонить маме» на самом деле можно записать как «Позвонить маме, обсудить ужин для дня рождения» и прикрепить список продуктов для обсуждения.

• «Налоги» можно записать как «Позвонить Марии, обсудить налоговую отчетность», добавив в комментарии к задаче номер телефона Марии.

• «Проект Максим» стоило бы записать как «Написать письмо Максиму с последними новостями и следующими шагами по проекту», включив в описание основные пункты для последующего письма.
  

В Todoist вы сможете добавить название задачи, подробное описание, поставить напоминание, обозначить приоритет задачи, добавить метки, местоположение, а также назначить задачу конкретному исполнителю.

3. Организация

Сортируйте задачи по категориям, выделяйте самое важное, назначайте дедлайны, и распределяйте задачи как вам необходимо. В реальности обработка и организация задач происходят одновременно, пока вы чистите входящие, но порой полезно думать об этом как о двух самостоятельных процессах.

Чтобы организовать задачи, вам нужно сделать следующее (далее мы расскажем о каждом шаге более подробно):

• Use the two-minute rule, when a task takes less than two minutes, complete it right away.

• По возможности делегируйте задачи другим людям.

• Удаляйте ненужные задачи.

• Assign a due date to items that need to be done at a specific date and/or time.

• Если выполнение задачи требует более одного шага, создайте проект, в котором будут все пункты и материалы, связанные с этим проектом. Затем выделите одно конкретное действие, с которого нужно начать, чтобы продвинуться в работе над проектом.

• Если это справочный материал, не требующий действий (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. д.), который может понадобиться позднее, поместите его в отдельный проект или прикрепите его в комментарии к соответствующей задаче проекта.

Вы можете использовать схему Getting Things Done, которая поможет разобраться, что делать с задачами – делегировать, отложить на потом или выполнить их прямо сейчас.

Есть разные способы организации задач с подходом GTD, мы рекомендуем сочетание проектов и меток.

Разовые задачи

Это задачи, которые занимают больше 2 минут, но выполняются за одно действие. Например, «Ответить на письмо Ивана насчет ценообразования» или «Поменять номера на машине». Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать входящие.

To handle one-off tasks in Todoist, create a new project called One-Off Tasks and move them from your inbox to there.

Переместить задачи из входящих или одного проекта в другой в Todoist можно несколькими способами:

• Просто нажмите на край задачи и перетащите ее поверх названия проекта в меню слева.

• Наберите "#" в поле задачи, чтобы увидеть список текущих проектов. Выберите нужный проект или продолжайте вводить название, сокращая таким образом число результатов.
  

Проекты

Вы заметите, что многие записанные вами задачи на самом деле – проекты. Согласно философии GTD, проект – это любая задача, которая требует более двух шагов для выполнения. Например, «Покрасить спальню» – это проект, потому что это включает и другие задачи, такие как заказ цветовой палитры, выбор цвета, покупка материалов, подготовка стен и т. д.

Вот как можно работать с проектами в Todoist:

• Создайте новый проект для каждого многоэтапного проекта, который определили при обработке задач.

• Переместите в соответствующие проекты все связанные задачи из входящих.

• Если поймете, что нужны дополнительные шаги, запишите их в виде новых задач проекта.
  

Зоны внимания

В подходе GTD, области внимания – это группы проектов для основных зон ответственности, которые есть в жизни. Возможно, вам подойдет и другой подход: разделить проекты на «Работу» и «Личное». Если задача не подходит ни одной из ваших областей внимания, возможно вам стоит подумать тратить ли на неё время.

Here’s how to group your projects based on areas of focus using sub-projects in Todoist:

1. Создайте проект для каждой области внимания. Там не будет задач, это нужно только для визуальной организации.

2. Перетащите и вложите ваши проекты в раздел верхнего уровня «Папки», чтобы превратить их в подпроекты.

3. (Необязательно) Чтобы еще более четко разграничить области внимания, выберите для каждой свой цвет.
   

Теперь вы можете поддерживать порядок в списке проектов, сворачивая подпроекты родительских проектов. Например, на работе можно держать на виду рабочие проекты, скрывая личные, и наоборот.

Мы рекомендуем выстроить систему GTD в целом до добавления подпроектов. Это поможет вам понять как выглядит ваш рабочий процесс, и, если необходимо, вернуться к организации и сортировке проектов по более широким категориям позднее.

Следующие действия

Эти задачи предполагают ясное, конкретное действие, которое вы можете выполнить при следующей возможности (например, «Написать Роману про бюджет корпоратива»). Следующие действия стоят отдельно от будущих действий – тех, которые вы совершите в дальнейшем, но не требующих вашего внимания сейчас.

Identify the next action for each project by tagging it with the label "@next."  To add a label, simply type "@" into the task field and start typing the task name.

Для просмотра следующих к выполнению задач перейдите в раздел «Фильтры & Метки» в левом боковом меню и нажмите на метку @следующее.

Задачи со сроком

Эти задачи должны быть выполнены к конкретному дню или времени. Если у вас появились такие задачи, запланируйте их заранее. В этом вопросе главное не перестараться, GTD не рекомендует излишне полагаться на сроки. Мы склонны к слишком оптимистичному планированию задач, что в итоге приводит к стрессу и пропущенным срокам.

Поставьте дедлайн только тем задачам, которые действительно должны быть выполнены в конкретный день и время. В остальном полагайтесь на «следующие действия» и еженедельный обзор всех своих списков (подробнее об этом далее).

Есть несколько способов добавления срока в Todoist:

• Нажмите на поле Срок, чтобы выбрать дату и время в календаре.

• Введите дату и/или время выполнения в поле задачи своими словами. К примеру, следующий понедельник в 08:00. Функция быстрого распознавания времени автоматически определит и выделит срок. Можно вводить повторяющиеся сроки, к примеру, каждую вторую среду, для регулярно повторяющихся задач.

Задачу со сроком можно перенести из входящих в соответствующий проект или в проект Разовые задачи , если она не связана с многоэтапным проектом.

Повестки

Некоторые задачи во входящих окажутся не конкретными следующими действиями, а скорее напоминаниями о вещах, которые нужно с кем-либо обсудить. Чтобы не потерять эти задачи:

• Создайте новый проект Повестки.

• В проекте Повестки создайте подпроект для каждого собеседника, с которым регулярно обсуждаете дела. Например, подпроект с отчетами для шефа. Также имеет смысл создать подпроекты для регулярных встреч по проектам или командных митингов. Например, такой: Еженедельная планерка.

• Темы для обсуждения добавляйте в виде задач в соответствующие подпроекты с повестками.

• Во время встречи или разговора откройте нужный проект и сверьтесь со списком всех пунктов, которых нужно коснуться.

• (Optional) Share your agenda projects with the relevant people so everyone can see, add, and even assign items to discuss.

Справочные материалы

Справочные материалы – это сохраненные элементы, не предполагающие действий: налоговые декларации, статьи к прочтению, таблицы, файлы Word, телефонные номера и т. д. Сами они не являются задачами, но часто требуются при выполнении других задач.

Вы можете организовать такие вспомогательные материалы в Todoist, приложив их в комментариях к соответствующей задаче или проекту:

• Материалы касательно конкретной задачи можно прикрепить в комментариях к ней.

• Материалы проектов более высокого уровня (техзадания, эскизы, общие папки) можно прикрепить (или оставить ссылку на них) в комментариях к проекту.

В этом случае, когда вы приступите к работе над задачей или проектом, вся необходимая информация будет под рукой.

Вероятно, у вас также будут справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья из интернета, файл с важной информацией или идея для подарка ко дню рождения близкого человека.

Для этих целей тоже можно использовать Todoist:

• Создайте проект «Заметки».

• В него добавьте подпроекты для каждого типа информации, например Идеи для подарков, Дни рождения, Контакты, Рецепты и т.д.

• Задачи, относящиеся к справочным материалам, перетащите из раздела входящие в соответствующий проект. Или выберите новый проект через «Быстрое добавление»: нажмите на задачу для редактирования, введите в поле задачи "#" и название проекта.

• Чтобы свернуть справочные подпроекты, нажмите на серую стрелочку слева от родительского проекта Заметки. Это поможет визуально разгрузить ваш список.

В ожидании

К этой категории относятся все задачи, которые были делегированы или зависят от действий кого-то еще. Например, когда вам нужно закончить новую статью для блога и вы ждете комментариев редактора по поводу последнего черновика.

Пометьте эти задачи меткой @в_ожидании, рассортируйте помеченные задачи в соответствующие проекты или же в проект «Разовые задачи», если они не связаны с другими задачами.

Когда-нибудь / может быть

Часть пунктов, которые вы запишете, станут идеями на будущее, которыми нет возможности заняться прямо сейчас (например, места для путешествий, книги к прочтению, новые проекты, темы для постов в блоге и т. д.).

Эти пункты должны быть доступны в дальнейшем, но не должны загромождать вашу систему. Вы можете создать структуру для таких задач:

• Создайте проект «Когда-нибудь / может быть».

• Добавьте на будущее все задачи, над которыми вы пока что не собираетесь работать.

• (Необязательно) Создайте подпроекты для конкретных категорий задач. Например, в «Когда-нибудь / может быть» можно выделить личные и рабочие проекты.

• Когда у вас появляется время и энергия на новую работу, просматривайте этот список.
  

Задачи, которые можно поручить

If you can delegate a task to free up your own time and energy, you should. In Todoist, you can share projects with people, assign them tasks with due dates, and collaborate in comments.

Система доступа для других людей зависит от ваших предпочтений. Есть 3 способа как организовать систему доступа:

• Создайте совместный проект для каждого человека, с которым вы работаете (для этой цели можно повторно использовать подпроекты Повесток).

• Create a workspace dedicated to your team.

• Предоставьте доступ к уже существующим проектам по необходимости.

Вы можете комбинировать все три подхода.

Quick Tip: You can search for all of the tasks you’ve delegated using the query "assigned by: me". It’s a handy list to reference during your weekly review.

Контекст

Контекст позволяет сфокусироваться на том, чего реально достичь в текущих условиях. Например, если вы у себя в офисе, нет смысла тратить время на выполнение следующих действий, которые ждут дома. С помощью контекста вы можете определить инструменты, места или людей, необходимых для выполнения конкретной задачи.

Метки – самый простой способ добавления контекста в рамках описанного выше подхода к выполнению проектов. GTD рекомендует следующие виды контекста:

• Компьютер/интернет

• Дом

• Офис

• Поручения

• Звонки

• Где угодно

Вы можете добавить другие виды контекста для сортировки задач. Некоторым нравится добавлять контекст электронных писем, чтобы справиться со всей перепиской за раз. Кто-то предпочитает метки по времени, потенциально потраченному на задачу.

Например, если до следующей встречи всего 15 минут, с помощью метки @15_мин будет полезно увидеть все задачи, которые можно быстро выполнить. Для большинства людей метка «Офлайн» будет удобнее метки «Интернет» – чтобы видеть задачи, которые можно выполнить, пока нет подключения к интернету.

Совет: не поддавайтесь искушению создать метки для всего подряд. Чтобы ваша система GTD работала, нужно выработать привычку добавлять к каждой задаче правильные метки. Чем меньше набор доступных меток, тем проще их запомнить.

4. Действия

На этом этапе с лихвой окупится время, потраченное на уточнение и организацию задач. Теперь ваша система полна конкретных, ориентированных на действие пунктов, которые логично организованы по категориям и ждут вашего внимания.

Когда настанет время приступить к работе, вам не придется подолгу выбирать задачи или искать справочные материалы. Чтобы решить за какую задачу взяться, достаточно будет посмотреть предстоящие задачи со сроком, отсортировать задачи по меткам или создать фильтры для следующих действий в зависимости от контекста.

Теперь давайте посмотрим какими способами можно посмотреть предстоящие задачи в Todoist.

Списки «Сегодня» и «Предстоящее»

Когда вы будете готовы сесть за работу, нажмите на Сегодня в меню навигации слева, чтобы увидеть все задачи к выполнению сегодня. Для просмотра дел на неделю и на будущее откройте список Предстоящее.

Метки для следующих действия и контекстов

Чтобы увидеть полный список следующих действий во всех ваших проектах, наберите "@следующее" в строке быстрого поиска Todoist.

Также вы можете быстро отсортировать задачи по контексту, выбрав конкретную метку для просмотра всех связанных с ней задач. Например, запрос по метке @поручения покажет список всех задач с этой меткой, которые можно выполнить в обычном режиме.

В качестве альтернативы вы можете выбрать нужную метку в «Фильтры & Метки», чтобы посмотреть все отмеченные задачи.

Создание списков задач с помощью фильтров

The real GTD magic happens when you create your own custom task views in Todoist using filters. Filters are essentially saved searches that sort your list with one click. You can use filters to search for tasks based on:

• Срок выполнения

• Метка

• Приоритет

• Проект

• Время создания задачи

• Исполнитель

• Ключевые слова

• Комбинация всех или некоторых пунктов выше

Наиболее подходящие для GTD метки, скорее всего, будут включать @следующие_действия в комбинации с областями внимания или контекстами. Например, чтобы задать фильтр для всех следующих действий на работе, используйте запрос ##Работа & @следующие_действия. Он покажет все задачи с меткой @следующие_действия из проекта Работа и его вложенных подпроектов.

Самые полезные списки задач зависят от ваших приоритетов. Вот несколько наиболее используемых:

To keep your most important task views easily accessible, add them to your favorites so they appear at the top of your navigation menu above your Projects list. Go to “Filters & Labels,” and click the heart-shaped icon next to the filter you want to add. This will place the filter in your navigation panel for quick access.

5. Обзор

Каждую неделю выделяйте время, чтобы просмотреть все свои списки, организовать их и поддержать плавный ход системы. Такой обзор поможет вам подстроиться под изменения, сфокусироваться, определить следующие действия и пройтись еще раз по рабочему процессу.

Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый чекап системы гарантирует, что вы не просто выполняете какие-то задачи, а выполняете самые важные из них.

To get started, import Todoist’s GTD Weekly Review template into your projects list. This template includes all the steps you need to complete your review each week. Customize the template by adding sub-tasks or task comments to hold the lists of all your inboxes and your current areas of focus or to track reflections on your week.

Schedule your weekly review by setting up a recurring date in any task field. Simply enter your date in natural language, like “every Sunday at 5pm,” and Todoist will automatically recognize and schedule it when you save the task.

Миллионы людей по всему миру убедились в том, что методика «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок» изменила их жизнь. Этот подход поможет вам не только поставить галочки в списке задач, но и справиться с планированием будущего.

Наличие надежной системы, способной справиться с потоком задач, существенно снизит напряжение и стресс. Это освободит ваш ум от постоянного возвращения к списку дел и позволит вам сосредоточиться на том, что действительно нужно сделать.

Строгая версия GTD подходит не всем, но вы можете для начала позаимствовать одну-две привычки, которые помогут вам делать больше и волноваться меньше. Каждый, кто хочет стать продуктивнее без лишнего стресса, должен дать этой системе шанс.

Попробуйте и посмотрите, какие аспекты GTD вам подходят!