O Todoist é o gerenciador de tarefas nº 1 do mundo para ajudar você a organizar seu trabalho e sua vida. Conte-me mais
“Quem pode definir com precisão a diferença entre o longo e o curto prazo? Especialmente quando tudo parece estar em crise, somos quase obrigados a dar atenção ao presente urgente em vez de ao futuro importante.”
- Dwight D. Eisenhower, discurso de 1961 para a Century Association
Dwight D. Eisenhower - general de cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial e 34º presidente dos Estados Unidos - era um homem produtivo.
Durante seus dois mandatos como presidente dos Estados Unidos, ele liderou a construção do sistema de rodovias interestaduais, criou a NASA, sancionou a primeira grande lei de direitos civis desde o fim da Guerra Civil, encerrou a Guerra da Coreia, integrou o Alasca e o Havaí na união e conseguiu manter fria a Guerra Fria com a Rússia.
Eisenhower foi o homem mais admirado do ano pela Gallup nada menos que doze vezes.
Como Eisenhower conseguiu acumular tantas conquistas que teriam um impacto tão duradouro em seu país e no mundo? Ele entendeu a diferença fundamental entre o Urgente e o Importante. Em um discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor de universidade não identificado que disse: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”.
Mais de três décadas depois, em seu livro best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes , Stephen Covey deu nova forma aos insights de Eisenhower em uma ferramenta simples para priorizar tarefas, agora conhecida como Matriz de Eisenhower (também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo, Caixa de Eisenhower, Método Eisenhower e Matriz Urgente-Importante). Essa estrutura de priorização ajuda a combater o efeito da “mera urgência” (falaremos mais sobre isso adiante), a eliminar aquilo que desperdiça tempo em sua vida e a criar mais espaço mental para progredir em seus objetivos.
We've made a companion video for the Eisenhower matrix because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.
Teste a Matriz Eisenhower se você...
Find yourself running around putting out fires all day (figuratively speaking)
Are busy but don’t feel like your work has a high impact
Have long-term goals but no time or energy to make progress on them
Have a hard time delegating and/or saying no
Want to be the president of the United States (hey, it worked for Eisenhower)
Este artigo vai explicar por que é tão importante distinguir entre o urgente e o importante, como a Matriz de Eisenhower te ajuda a fazer isso e como aplicá-la aos projetos de grande porte e às tarefas diárias usando o Todoist.
O efeito da pura urgência ou: por que somos ruins em priorização
Como decidimos a qual tarefa dedicar nossa atenção em um determinado momento? Não muito bem, ao que parece.
Um estudo recente publicado no Journal of Consumer Research se propôs a examinar como as pessoas decidem no que trabalhar quando se deparam com tarefas de urgência e importância variadas. Em cinco experimentos distintos, os pesquisadores observaram um padrão curioso: nossa atenção é atraída para tarefas urgentes em detrimento de tarefas menos urgentes, mesmo quando a tarefa menos urgente oferece recompensas maiores. Essa peculiaridade psicológica, chamada de “Efeito da Mera Urgência”, explica por que somos tão ruins no gerenciamento de tarefas e do tempo. É mais provável que priorizemos tarefas com prazo em vez de tarefas sem prazo, independentemente de suas recompensas mais para frente.
E o efeito é ainda mais proeminente em pessoas que se descrevem como “ocupadas”. Os mesmos pesquisadores descobriram que as pessoas que se autodenominam ocupadas eram mais propensas a selecionar tarefas urgentes com recompensas menores porque já estavam fixadas na duração da tarefa. Se você já está se sentindo pressionado(a) pelo tempo, provavelmente continuará a priorizar tarefas que te mantém focado(a) no tempo.
But there's good news, too — the mere-urgency effect can be reversed. When participants were prompted to consider the consequences of their choices at the time of selection, they were significantly more likely to choose the important task over the urgent one. The findings suggest that if you keep the long-term importance of non-urgent tasks in view, you can overcome the pull toward urgent distractions and focus on what really matters.
É aí que entra a Matriz Eisenhower.
A Matriz de Eisenhower - Urgente x Importante
A Matriz Eisenhower é uma ferramenta simples que ajuda a pensar nos resultados de longo prazo de suas tarefas diárias e concentrar-se no que vai te tornar não apenas mais produtivo(a), mas também mais eficaz. Ela ajuda a visualizar todas as suas tarefas em uma matriz de urgência/importância. Todas as suas tarefas diárias e projetos maiores se encaixarão em um desses quatro quadrantes:
Urgent & Important tasks/projects to be completed immediately
Not Urgent & Important tasks/projects to be scheduled on your calendar
Urgent & Unimportant tasks/projects to be delegated to someone else
Not Urgent & Unimportant tasks/projects to be deleted
Na vida real, a distinção entre urgente/não urgente, importante/não importante é mais obscura do que em condições experimentais. Veja como Steven Covey explica isso:
Assuntos urgentes são aqueles que exigem ação imediata. São os problemas visíveis que surgem e exigem sua atenção AGORA. Muitas vezes, os assuntos urgentes vêm acompanhados de consequências claras se você não concluir essas tarefas. As tarefas urgentes são inevitáveis, mas passar muito tempo "apagando incêndios" pode gerar muito estresse e resultar em um burnout.
Os assuntos importantes, por outro lado, são aqueles que contribuem para metas de longo prazo e valores de vida. Esses itens exigem planejamento e ação cuidadosa. Quando você se concentra em assuntos importantes, gerencia seu tempo, energia e atenção em vez de gastar esses recursos sem pensar. O que é importante é subjetivo e depende de seus próprios valores e metas pessoais. Ninguém pode definir o que é importante para você.
A seguir, apresentamos uma análise detalhada de cada um dos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower para ajudar você a identificar quais tarefas se encaixam em cada um deles e como lidar com elas adequadamente.
Quadrante 1: Urgente e importante
As tarefas urgentes e importantes exigem que você tome providências rapidamente. Esses itens costumam ter prazos visíveis e consequências se você não tomar providências. Na maioria das vezes, são coisas que surgiram de uma fonte externa ou que você adiou até se deparar com um prazo iminente. De qualquer forma, elas exigem uma resposta imediata.
Por exemplo:
Covering a project for a colleague out sick
Car stalls on the highway
Sink springs leak and floods your kitchen in two feet of water
Clients come to you with a pressing problem
A last-minute deadline is assigned to you
As tarefas do quadrante 1 são inevitáveis. Mesmo que você nunca procrastine (o que é quase impossível), sempre haverá algo fora do seu controle. No entanto, o problema surge quando você se concentra nessas tarefas inesperadas ou que exigem prazos, excluindo as metas de longo prazo que são importantes para você.
Covey adverte que passar muito tempo em tarefas do Quadrante 1 pode levar a um aumento do estresse, a um burnout e à sensação de que seus dias estão fora de controle. Passar o dia todo lidando com urgências é algo que suga rapidamente a energia e o entusiamos pelo seu trabalho e pode fazer com que você se acomode no escapismo sem sentido encontrado no Quadrante 4.
Quadrante 2: Não urgente e importante
Tarefas não urgentes, mas importantes, são as atividades que te ajudam a atingir metas de longo prazo. Elas podem não ter um prazo (ou mesmo uma data final), por isso é normal adiá-las em detrimento de tarefas mais urgentes. No entanto, essas tarefas têm um efeito muito maior sobre sua eficiência a longo prazo na conclusão de suas metas.
Exemplos:
Planning for long and short-term projects
Regular chores or maintenance projects
Professional networking and personal relationship building
Learning a new skill, keeping up with current research in your field, attending educational events
Exercise and routine healthcare
Covey diz que o Quadrante 2 é o ponto ideal para o gerenciamento do tempo pessoal. Esse é o ponto em que você se concentra não nos problemas (como no Q1), mas nas oportunidades e no crescimento. Viver a partir desse quadrante da matriz significa que você é proativo(a) e prioriza atividades que aumentam suas habilidades e energia e contribuem para a realização de metas significativas. O Quadrante 2 é onde o "trabalho focado" acontece porque você está livre de distrações urgentes.
Ao lidar com o Q2 de forma consistente, você diminui o número de problemas urgentes que surgem no Q1. Viver no Q2 significa que você pode criar um plano para concluir projetos e evitar possíveis problemas. Por exemplo, se você continuar adiando a manutenção de rotina do carro, poderá pagar por isso mais tarde, quando o carro parar de funcionar.
Você gerencia outras pessoas?
Quadrante 3: Urgente e não importante
As tarefas urgentes, mas não importantes, são melhor descritas como trabalho ocupado. Essas tarefas geralmente se baseiam em expectativas estabelecidas por outras pessoas e não ajudam você a se aproximar de suas metas de longo prazo.
Exemplos:
Unnecessary interruptions from coworkers
Checking your phone or email whenever it goes off
Responding to certain texts, emails, or social media messages
Acting on coupons or limited time offers
Some meetings
O Quadrante 3 é onde vive o efeito da mera urgência. O impulso para concluir tarefas devido a prazos reais ou presumidos significa que você assume o controle de tarefas que não são realmente significativas para você. Como as tarefas do Q3 são urgentes, mas normalmente estão relacionadas às prioridades de outra pessoa, passar muito tempo nesse quadrante pode dar a impressão de que você está fazendo coisas que deveria fazer em vez de fazer o que deseja. O foco nas tarefas do Q3 pode fazer com que você sinta que não está cumprindo suas metas de vida mais amplas ou que não tem controle sobre sua vida cotidiana.
Covey sugere delegar o máximo possível de tarefas do terceiro quadrante. Você pode pedir para outra pessoa fazer as anotações da reunião? Você pode pedir que entreguem suas compras em vez de ir ao supermercado? Você pode dar autonomia aos seus filhos para lavar a louça? Você pode contratar um assistente digital para agendar as consultas médicas da família? Há algo na sua vida que pode ser automatizado?
Se não for possível delegar essas tarefas, tente evitar que elas tomem conta do seu dia:
Turn off notifications on your phone and computer when working
Be clear with others about how much time you can spend on a given task
Save Q3 tasks for times when you are very low on energy rather than putting them first thing in the morning
Negotiate your workload with your boss
Quadrante 4: Não urgente e não importante
As tarefas não urgentes e não importantes são atividades que desperdiçam tempo e que devem ser eliminadas sem piedade. Essas atividades não contribuem para o progresso de suas metas, mas podem acabar ocupando grande parte do seu tempo
Exemplos:
Watching TV for hours
Mindlessly refreshing social media and scrolling
Avoidance activities such as sorting and organizing email rather than answering it
Excessive shopping or online browsing
O quadrante 4 é o quadrante do excesso e da gratificação imediata que faz com que você se sinta insatisfeito(a).
Não me entenda mal, todos nós precisamos de lazer. O próprio Eisenhower era um notório jogador de bridge - chegando a jogar todas as noites até o Dia D - e foi criticado por suas muitas viagens para jogar golfe enquanto estava no cargo. O fato é que essas atividades eram um ponto de equilíbrio para os muitos aspectos estressantes de ser um líder político. No entanto, se você não tiver um foco, digamos assim, ao fazer isso, a maneira como você gasta seu tempo livre pode, na verdade, drenar sua energia, paixão e criatividade.
Um estudo recente publicado no Journal of Applied Psychology descobriu que o modo como funcionários gastam o tempo de lazer fora do trabalho é um forte indicador de quanta energia e positividade eles expressam no dia seguinte de trabalho. Os funcionários que se envolveram em atividades como exercícios ou voluntariado, ficaram mais motivados no dia seguinte. Os funcionários que relaxaram com ioga, meditação ou ouvindo música encararam o dia de trabalho com mais calma.
Os funcionários que se envolveram em atividades que vamos chamar de atividades de procrastinação, aquelas feitas para evitar ou ignorar problemas, como assistir TV em excesso, mostraram uma positividade renovada no dia de trabalho seguinte. Porém, com o uso contínuo da distração, o humor e a motivação pioraram no decorrer da semana. Em outras palavras, a distração com moderação era totalmente aceitável, mas a distração constante resultava em menos satisfação no trabalho em geral.
Como reequilibrar seus quadrantes
De acordo com Stephen Covey, o quadrante 2 é o “Quadrante da qualidade”. O tempo gasto com essas tarefas aumenta sua eficiência geral. É aqui que o crescimento pessoal e profissional encontra o planejamento, a prevenção e a ação.
Para avaliar onde você está na matriz, comece a monitorar seu tempo e suas tarefas. Se você usa o Todoist para gerenciar tarefas, pode facilmente obter uma lista de todas as tarefas que concluiu e quando as concluiu. Quando tiver acumulado dados de alguns dias, sente-se e organize suas tarefas em quadrantes fazendo as seguintes perguntas:
Was this urgent for me?
Was this important to me?
Lembre-se de que você está decidindo esses critérios com base nos seus resultados desejados, não nos de outra pessoa.
Depois que suas tarefas estiverem classificadas nos quadrantes certos, examine onde seu tempo está sendo gasto atualmente. Você está satisfeito(a) com o equilíbrio de seus quadrantes?
Se você passa muito tempo no Q1, invista tempo no planejamento para antecipar e evitar problemas:
Next step: Organize a weekly or even monthly plan around your current goals and deadlines. At the end of each week, do a weekly review. Reflect on how well your plan worked and adjust for the next week. If most of your Q1 tasks come from external sources, strategize on how you can better plan and anticipate them. You may need to develop a more proactive workflow with a colleague or client, or talk to your boss about rebalancing an excessive workload. If there’s a particular client who’s creating a lot of Q1 tasks, the work may not be worth the stress.
Se você gasta seu tempo no Q3, delegue, elimine ou limite a quantidade de tempo que gasta nessas tarefas:
Next Step: Strategize and write out specific steps on how you’ll limit these tasks. Can you delegate them? Can you just say no? Can you batch these types of tasks together in a single afternoon during your week? Can you have an open discussion with your boss about just how much time you’re spending on “busywork”? Schedule time in your week to take these steps.
Se você gasta seu tempo no Q4, é possível que esteja preso(a) em uma rotina, estressado(a) ou evitando ter que lidar com um problema:
Next Step: Use your time tracking to identify the biggest time wasters and strategize on how to avoid or limit them. Develop a plan to overcome procrastination before you're tempted to procrastinate. Remember, it’s ok to just relax sometimes, but activities in this quadrant have diminishing returns when used excessively.
Ao mudar suas prioridades para o quadrante 2, continue usando a Matriz Eisenhower para saber no que trabalhar no dia a dia.
Como implementar a Matriz de Eisenhower no Todoist
Você pode usar o Todoist para organizar suas tarefas nos quatro quadrantes de urgente/importante com dois métodos diferentes: etiquetas ou níveis de prioridade. Os dois métodos estão descritos abaixo.
Uso de etiquetas
No Todoist, as etiquetas e os filtros trabalham juntos para ajudar a organizar e classificar sua lista de tarefas. Para essa configuração, primeiro crie essas duas etiquetas:
@urgent
@important
Dicas Todoist
Quando tiver as duas etiquetas, examine suas tarefas e atribua as etiquetas adequadas a cada uma delas:
Add @urgent & @important to tasks that need to be done immediately and personally
Add @important to tasks that get a due date and are done personally
Add @urgent to tasks that can be delegated or relegated to
Don't add either label to tasks that can be dropped
Você pode atribuir rapidamente uma etiqueta a qualquer tarefa digitando “@” no campo da tarefa. Isso exibirá uma lista das etiquetas disponíveis para seleção. Continue digitando o nome da etiqueta para restringir a lista.
Dicas Todoist
Depois que todas as suas tarefas urgentes e/ou importantes estiverem etiquetadas, crie quatro novos filtros para corresponder a cada quadrante:
Urgent & Important with filter query: @urgent & @important
Important & Not urgent with filter query: @important & !@urgent
Urgent & Unimportant with filter query: @urgent & !@important
Unimportant & Not urgent with filter query: !@important & !@urgent
And/or combine them all into one Eisenhower filter with the query: @urgent & @important, @important & !@urgent, @urgent & !@important, !@important & !@urgent
Now you'll be able to check each filter view to know which urgent and important tasks need your attention first; which important but not urgent tasks need to be scheduled; which urgent and unimportant tasks you should either delegate or do in your low energy hours; and which tasks you should just delete.
Dicas Todoist
Usando níveis de prioridade
Em vez de usar etiquetas para classificar suas tarefas, você pode usar os quatro níveis de prioridade do Todoist. Cada nível de prioridade será mapeado em um quadrante correspondente da matriz Eisenhower:
Urgent & Important = Priority 1 (Red)
Not Urgent & Important = Priority 2 (Orange)
Urgent & Not Important = Priority 3 (Blue)
Not Urgent & Not Important = Priority 4 (No color)
Atribua um nível de prioridade a qualquer tarefa clicando ou tocando no ícone de bandeira e, em seguida, selecionando o nível de prioridade desejado. Altere o nível de prioridade a qualquer momento, selecionando o ícone de bandeira ao editar uma tarefa ou simplesmente digite p1, p2 ou p3 diretamente no campo da tarefa e o Todoist reconhecerá e atribuirá o nível de prioridade correto quando você criar a tarefa. Qualquer coisa sem uma bandeira colorida é P4 por padrão.
Em seguida, configure um filtro para visualizar suas tarefas por prioridade em todos os seus projetos. Vá para filtros, clique em “Adicionar filtro” e dê a ele o título de Matriz Eisenhower. Em parâmetro, digite “p1, p2, p3, p4”.
Suas tarefas de prioridade mais alta aparecerão perto do topo de cada lista de tarefas diárias nas visualizações Hoje e Em breve (as tarefas com data e hora de vencimento aparecerão primeiro, independentemente do nível de prioridade).
Dicas Todoist
Lidando com cada quadrante
Depois de configurar o Todoist para trabalhar com o método Eisenhower, você pode começar a avaliar suas tarefas. Clique em seus novos filtros da Matriz Eisenhower para revisar suas tarefas por quadrante.
Para Q1: Importante & amp; Urgente, p1:
Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.
Para Q2: Importante & Não urgente, p2:
Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.
Para Q3: Não importante & Urgente, p3:
Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.
Q4: Não importante & Não urgente, p4:
Quando você se depara com um conjunto de tarefas, como decide qual realizar primeiro? Você seleciona a tarefa que vai te aproximar de suas metas de longo prazo ou dedica sua atenção ao item mais urgente da lista?
Use the Eisenhower Matrix to avoid the mere-urgency trap and do more of what's important to you.
Laura Scroggs
Laura é escritora freelancer, candidata a doutorado e mãe de pug vivendo em Minneapolis, EUA.
