A Matriz Einsenhower

O Todoist é o gerenciador de tarefas nº 1 do mundo para ajudar você a organizar seu trabalho e sua vida. Conte-me mais

“Quem pode definir com precisão a diferença entre o longo e o curto prazo? Especialmente quando tudo parece estar em crise, somos quase obrigados a dar atenção ao presente urgente em vez de ao futuro importante.”

- Dwight D. Eisenhower, discurso de 1961 para a Century Association

Dwight D. Eisenhower - general de cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial e 34º presidente dos Estados Unidos - era um homem produtivo.

Durante seus dois mandatos como presidente dos Estados Unidos, ele liderou a construção do sistema de rodovias interestaduais, criou a NASA, sancionou a primeira grande lei de direitos civis desde o fim da Guerra Civil, encerrou a Guerra da Coreia, integrou o Alasca e o Havaí na união e conseguiu manter fria a Guerra Fria com a Rússia.

Eisenhower foi o homem mais admirado do ano pela Gallup nada menos que doze vezes.

Como Eisenhower conseguiu acumular tantas conquistas que teriam um impacto tão duradouro em seu país e no mundo? Ele entendeu a diferença fundamental entre o Urgente e o Importante.

Em um discurso de 1954, Eisenhower citou um reitor de universidade não identificado que disse: “Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”.

Mais de três décadas depois, em seu livro best-seller Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes , Stephen Covey deu nova forma aos insights de Eisenhower em uma ferramenta simples para priorizar tarefas, agora conhecida como Matriz de Eisenhower (também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo, Caixa de Eisenhower, Método Eisenhower e Matriz Urgente-Importante). Essa estrutura de priorização ajuda a combater o efeito da “mera urgência” (falaremos mais sobre isso adiante), a eliminar aquilo que desperdiça tempo em sua vida e a criar mais espaço mental para progredir em seus objetivos.

Fizemos um vídeo sobre a matriz Eisenhower porque todos aprendem de formas diferentes e sabemos que alguns de vocês preferem assistir a vídeos. Assista abaixo ou continue lendo para saber mais.

Teste a Matriz Eisenhower se você...

• Corre para apagar aqueles incêndios figurados o dia todo

• Está ocupado(a), mas não sente que seu trabalho tem um grande impacto

• Tem metas de longo prazo, mas não tem tempo ou energia para progredir nelas

• Tem dificuldade para delegar e/ou dizer não

• Quer ser presidente um dia (bem, isso funcionou para o Eisenhower!)

Este artigo vai explicar por que é tão importante distinguir entre o urgente e o importante, como a Matriz de Eisenhower te ajuda a fazer isso e como aplicá-la aos projetos de grande porte e às tarefas diárias usando o Todoist.

O efeito da pura urgência ou: por que somos ruins em priorização

Como decidimos a qual tarefa dedicar nossa atenção em um determinado momento? Não muito bem, ao que parece.

Um estudo recente publicado no Journal of Consumer Research se propôs a examinar como as pessoas decidem no que trabalhar quando se deparam com tarefas de urgência e importância variadas. Em cinco experimentos distintos, os pesquisadores observaram um padrão curioso: nossa atenção é atraída para tarefas urgentes em detrimento de tarefas menos urgentes, mesmo quando a tarefa menos urgente oferece recompensas maiores. Essa peculiaridade psicológica, chamada de “Efeito da Mera Urgência”, explica por que somos tão ruins no gerenciamento de tarefas e do tempo. É mais provável que priorizemos tarefas com prazo em vez de tarefas sem prazo, independentemente de suas recompensas mais para frente.

E o efeito é ainda mais proeminente em pessoas que se descrevem como “ocupadas”. Os mesmos pesquisadores descobriram que as pessoas que se autodenominam ocupadas eram mais propensas a selecionar tarefas urgentes com recompensas menores porque já estavam fixadas na duração da tarefa. Se você já está se sentindo pressionado(a) pelo tempo, provavelmente continuará a priorizar tarefas que te mantém focado(a) no tempo.

Mas nem tudo é ruim: o efeito da mera urgência pode ser revertido. Quando os participantes foram solicitados a pensar sobre as consequências de suas escolhas no momento da seleção, eles tiveram uma probabilidade significativamente maior de escolher a tarefa importante em vez da urgente. As descobertas sugerem que, se você pensar na importância a longo prazo das tarefas não urgentes, poderá superar a atração por distrações urgentes e se concentrar no que realmente importa.

É aí que entra a Matriz Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower - Urgente x Importante

A Matriz Eisenhower é uma ferramenta simples que ajuda a pensar nos resultados de longo prazo de suas tarefas diárias e concentrar-se no que vai te tornar não apenas mais produtivo(a), mas também mais eficaz. Ela ajuda a visualizar todas as suas tarefas em uma matriz de urgência/importância. Todas as suas tarefas diárias e projetos maiores se encaixarão em um desses quatro quadrantes:

• Urgente & amp; Tarefas/projetos importantes a serem concluídos imediatamente

• Não Urgente & Tarefas/projetos importantes a serem agendados em seu calendário

• Urgente e urgente; tarefas/projetos não importantes a serem delegados a outra pessoa

• Não urgente e tarefas/projetos não importantes a serem excluídos

Na vida real, a distinção entre urgente/não urgente, importante/não importante é mais obscura do que em condições experimentais. Veja como Steven Covey explica isso:

Assuntos urgentes são aqueles que exigem ação imediata. São os problemas visíveis que surgem e exigem sua atenção AGORA. Muitas vezes, os assuntos urgentes vêm acompanhados de consequências claras se você não concluir essas tarefas. As tarefas urgentes são inevitáveis, mas passar muito tempo "apagando incêndios" pode gerar muito estresse e resultar em um burnout.

Os assuntos importantes, por outro lado, são aqueles que contribuem para metas de longo prazo e valores de vida. Esses itens exigem planejamento e ação cuidadosa. Quando você se concentra em assuntos importantes, gerencia seu tempo, energia e atenção em vez de gastar esses recursos sem pensar. O que é importante é subjetivo e depende de seus próprios valores e metas pessoais. Ninguém pode definir o que é importante para você.

A seguir, apresentamos uma análise detalhada de cada um dos quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower para ajudar você a identificar quais tarefas se encaixam em cada um deles e como lidar com elas adequadamente.

Quadrante 1: Urgente e importante

As tarefas urgentes e importantes exigem que você tome providências rapidamente. Esses itens costumam ter prazos visíveis e consequências se você não tomar providências. Na maioria das vezes, são coisas que surgiram de uma fonte externa ou que você adiou até se deparar com um prazo iminente. De qualquer forma, elas exigem uma resposta imediata.

Por exemplo:

• Cobrir um projeto para um colega que está doente

• Um carro parado em uma rodovia

• Um vazamento na pia e inundação da cozinha

• Clientes que vêm até você com um problema urgente

• Um prazo de última hora atribuído a você

As tarefas do quadrante 1 são inevitáveis. Mesmo que você nunca procrastine (o que é quase impossível), sempre haverá algo fora do seu controle. No entanto, o problema surge quando você se concentra nessas tarefas inesperadas ou que exigem prazos, excluindo as metas de longo prazo que são importantes para você.

Covey adverte que passar muito tempo em tarefas do Quadrante 1 pode levar a um aumento do estresse, a um burnout e à sensação de que seus dias estão fora de controle. Passar o dia todo lidando com urgências é algo que suga rapidamente a energia e o entusiamos pelo seu trabalho e pode fazer com que você se acomode no escapismo sem sentido encontrado no Quadrante 4.

Quadrante 2: Não urgente e importante

Tarefas não urgentes, mas importantes, são as atividades que te ajudam a atingir metas de longo prazo. Elas podem não ter um prazo (ou mesmo uma data final), por isso é normal adiá-las em detrimento de tarefas mais urgentes. No entanto, essas tarefas têm um efeito muito maior sobre sua eficiência a longo prazo na conclusão de suas metas.

Exemplos:

• Planejamento de projetos de longo e curto prazo

• Tarefas regulares ou projetos de manutenção

• Rede de contatos profissionais e construção de relacionamentos pessoais

• Aprender uma nova habilidade, manter-se atualizado(a) sobre as pesquisas atuais na sua área, participar de eventos educacionais

• Exercícios e cuidados de saúde de rotina

Covey diz que o Quadrante 2 é o ponto ideal para o gerenciamento do tempo pessoal. Esse é o ponto em que você se concentra não nos problemas (como no Q1), mas nas oportunidades e no crescimento. Viver a partir desse quadrante da matriz significa que você é proativo(a) e prioriza atividades que aumentam suas habilidades e energia e contribuem para a realização de metas significativas. O Quadrante 2 é onde o "trabalho focado" acontece porque você está livre de distrações urgentes.

Ao lidar com o Q2 de forma consistente, você diminui o número de problemas urgentes que surgem no Q1. Viver no Q2 significa que você pode criar um plano para concluir projetos e evitar possíveis problemas. Por exemplo, se você continuar adiando a manutenção de rotina do carro, poderá pagar por isso mais tarde, quando o carro parar de funcionar.

Você gerencia outras pessoas?

Quadrante 3: Urgente e não importante

As tarefas urgentes, mas não importantes, são melhor descritas como trabalho ocupado. Essas tarefas geralmente se baseiam em expectativas estabelecidas por outras pessoas e não ajudam você a se aproximar de suas metas de longo prazo.

Exemplos:

• Interrupções desnecessárias dos colegas de trabalho

• Verificar o telefone ou o e-mail sempre que você recebe uma mensagem

• Responder a determinadas mensagens, e-mails ou mensagens em redes sociais

• Aproveitar ofertas por tempo limitado no minuto em que elas são anunciadas

• Algumas reuniões

O Quadrante 3 é onde vive o efeito da mera urgência. O impulso para concluir tarefas devido a prazos reais ou presumidos significa que você assume o controle de tarefas que não são realmente significativas para você. Como as tarefas do Q3 são urgentes, mas normalmente estão relacionadas às prioridades de outra pessoa, passar muito tempo nesse quadrante pode dar a impressão de que você está fazendo coisas que deveria fazer em vez de fazer o que deseja. O foco nas tarefas do Q3 pode fazer com que você sinta que não está cumprindo suas metas de vida mais amplas ou que não tem controle sobre sua vida cotidiana.

Covey suggests delegating as many Q3 tasks as possible. Can you have someone else take those meeting notes? Can you get your groceries delivered instead of going to the store? Can you empower your children to do the dishes?  Can you hire a digital assistant to schedule family doctor visits? Is there anything in your life you can automate?

Se não for possível delegar essas tarefas, tente evitar que elas tomem conta do seu dia:

• Desative as notificações do seu telefone e computador quando estiver trabalhando

• Seja claro(a) com os outros sobre quanto tempo você pode gastar em uma determinada tarefa

• Guarde as tarefas do Q3 para os momentos em que você estiver com pouca energia, em vez de agendá-las logo pela manhã

• Negocie sua carga de trabalho com seu chefe

• Practice saying no

Quadrante 4: Não urgente e não importante

As tarefas não urgentes e não importantes são atividades que desperdiçam tempo e que devem ser eliminadas sem piedade. Essas atividades não contribuem para o progresso de suas metas, mas podem acabar ocupando grande parte do seu tempo

Exemplos:

• Assistir TV por horas

• Passar muito tempo nas redes sociais

• Atividades de "procrastinação", como organizar e-mails em vez de respondê-los

• Excesso de compras online

O quadrante 4 é o quadrante do excesso e da gratificação imediata que faz com que você se sinta insatisfeito(a).

Não me entenda mal, todos nós precisamos de lazer. O próprio Eisenhower era um notório jogador de bridge - chegando a jogar todas as noites até o Dia D - e foi criticado por suas muitas viagens para jogar golfe enquanto estava no cargo. O fato é que essas atividades eram um ponto de equilíbrio para os muitos aspectos estressantes de ser um líder político. No entanto, se você não tiver um foco, digamos assim, ao fazer isso, a maneira como você gasta seu tempo livre pode, na verdade, drenar sua energia, paixão e criatividade.

Um estudo recente publicado no Journal of Applied Psychology descobriu que o modo como funcionários gastam o tempo de lazer fora do trabalho é um forte indicador de quanta energia e positividade eles expressam no dia seguinte de trabalho. Os funcionários que se envolveram em atividades como exercícios ou voluntariado, ficaram mais motivados no dia seguinte. Os funcionários que relaxaram com ioga, meditação ou ouvindo música encararam o dia de trabalho com mais calma.

Os funcionários que se envolveram em atividades que vamos chamar de atividades de procrastinação, aquelas feitas para evitar ou ignorar problemas, como assistir TV em excesso, mostraram uma positividade renovada no dia de trabalho seguinte. Porém, com o uso contínuo da distração, o humor e a motivação pioraram no decorrer da semana. Em outras palavras, a distração com moderação era totalmente aceitável, mas a distração constante resultava em menos satisfação no trabalho em geral.

Como reequilibrar seus quadrantes

De acordo com Stephen Covey, o quadrante 2 é o “Quadrante da qualidade”. O tempo gasto com essas tarefas aumenta sua eficiência geral. É aqui que o crescimento pessoal e profissional encontra o planejamento, a prevenção e a ação.

To evaluate where you currently are on the matrix, start tracking your time and tasks. If you use Todoist for task management, you can easily get a list of all the tasks you completed and when you completed them. When you have a few days worth of data, sit down and organize your tasks into quadrants by asking the following questions:

1. Isso era urgente para mim?

2. Isso era importante para mim?

Lembre-se de que você está decidindo esses critérios com base nos seus resultados desejados, não nos de outra pessoa.

Depois que suas tarefas estiverem classificadas nos quadrantes certos, examine onde seu tempo está sendo gasto atualmente. Você está satisfeito(a) com o equilíbrio de seus quadrantes?

Se você passa muito tempo no Q1, invista tempo no planejamento para antecipar e evitar problemas:

• Próximo passo: organize um plano semanal ou mensal em torno de suas metas e prazos atuais. No final de cada semana, faça uma revisão semanal. Reflita sobre o que funcionou no seu plano e ajuste-o para a semana seguinte. Se a maioria das suas tarefas do Q1 vier de fontes externas, crie estratégias para planejar e antecipar melhor essas tarefas. Talvez seja necessário desenvolver um fluxo de trabalho mais proativo com um colega ou cliente ou conversar com seu chefe sobre como reequilibrar uma carga de trabalho excessiva. Se houver um cliente específico criando muitas tarefas do Q1, talvez o trabalho não valha o estresse.

Se você gasta seu tempo no Q3, delegue, elimine ou limite a quantidade de tempo que gasta nessas tarefas:

• Próximo passo: crie estratégias e escreva etapas específicas sobre como você vai limitar essas tarefas. Você pode delegá-las? Você pode simplesmente dizer não? É possível agrupar esses tipos de tarefas em uma única tarde durante a semana? Você pode ter uma discussão aberta com seu chefe sobre quanto tempo está gastando em “trabalho ocupado”? Reserve um tempo em sua semana para lidar com isso.

Se você gasta seu tempo no Q4, é possível que esteja preso(a) em uma rotina, estressado(a) ou evitando ter que lidar com um problema:

• Próximo passo: entenda onde você está desperdiçando seu tempo e crie estratégias para evitar ou limitar isso. Desenvolva um plano para superar a procrastinação antes de se sentir tentado(a) a procrastinar. Lembre-se de que não há problema em relaxar às vezes, mas as atividades desse quadrante têm retornos decrescentes quando usadas excessivamente.

Ao mudar suas prioridades para o quadrante 2, continue usando a Matriz Eisenhower para saber no que trabalhar no dia a dia.

Como implementar a Matriz de Eisenhower no Todoist

Você pode usar o Todoist para organizar suas tarefas nos quatro quadrantes de urgente/importante com dois métodos diferentes: etiquetas ou níveis de prioridade. Os dois métodos estão descritos abaixo.

Uso de etiquetas

No Todoist, as etiquetas e os filtros trabalham juntos para ajudar a organizar e classificar sua lista de tarefas. Para essa configuração, primeiro crie esses duas etiquetas:

• @urgente

• @importante

Quando tiver as duas etiquetas, examine suas tarefas e atribua as etiquetas adequadas a cada uma delas:

• Adicione @urgente & @importante em tarefas que precisam ser feitas imediatamente e por você

• Adicione @importante em tarefas que possuem data de vencimento e precisam ser feitas por você

• Adicione @urgente em tarefas que podem ser delegadas

• Não adicione etiquetas nas tarefas que podem ser descartadas

Você pode atribuir rapidamente uma etiqueta a qualquer tarefa digitando “@” no campo da tarefa. Isso exibirá uma lista das etiquetas disponíveis para seleção. Continue digitando o nome da etiqueta para restringir a lista.

Once all of your urgent and/or important tasks are labeled, create four new filters to correspond with each quadrant:

• Urgente & importante com o parâmetro: @urgente & @importante

• Importante & não urgente com o parâmetro: @importante & !@urgente

• Urgente & não importante com o parâmetro: @urgente & !@importante

• Não importante & não urgente com o parâmetro: !@importante & !@urgente

• E/ou combine todos eles em um filtro Eisenhower com o parâmetro: 1@urgente & @importante, @importante & !@urgente, @urgente & !@importante, !@importante & !@urgente

Agora, você poderá verificar cada visualização de filtro para saber quais tarefas urgentes e importantes precisam de sua atenção primeiro; quais tarefas importantes, mas não urgentes, precisam ser agendadas; quais tarefas urgentes e não importantes você deve delegar ou fazer em suas horas de baixa energia e quais tarefas você deve simplesmente excluir.

Usando níveis de prioridade

Instead of using labels to sort your tasks, you can use Todoist’s four priority levels. Each priority level will map onto a corresponding quadrant of the Eisenhower matrix:

• Urgente e importante = Prioridade 1 (vermelho)

• Não urgente e importante = Prioridade 2 (laranja)

• Urgente e não importante = Prioridade 3 (azul)

• Não urgente e não importante - Prioridade 4 (sem cor)

Atribua um nível de prioridade a qualquer tarefa clicando ou tocando no ícone de bandeira e, em seguida, selecionando o nível de prioridade desejado. Altere o nível de prioridade a qualquer momento, selecionando o ícone de bandeira ao editar uma tarefa ou simplesmente digite p1, p2 ou p3 diretamente no campo da tarefa e o Todoist reconhecerá e atribuirá o nível de prioridade correto quando você criar a tarefa. Qualquer coisa sem uma bandeira colorida é P4 por padrão.

Em seguida, configure um filtro para visualizar suas tarefas por prioridade em todos os seus projetos. Vá para filtros, clique em “Adicionar filtro” e dê a ele o título de Matriz Eisenhower. Em parâmetro, digite “p1, p2, p3, p4”.

Suas tarefas de prioridade mais alta aparecerão perto do topo de cada lista de tarefas diárias nas visualizações Hoje e Em breve (as tarefas com data e hora de vencimento aparecerão primeiro, independentemente do nível de prioridade).

Lidando com cada quadrante

Depois de configurar o Todoist para trabalhar com o método Eisenhower, você pode começar a avaliar suas tarefas. Clique em seus novos filtros da Matriz Eisenhower para revisar suas tarefas por quadrante.

Para Q1: Importante & amp; Urgente, p1:

• Review your upcoming tasks and make a plan to complete these items first.

Para Q2: Importante & Não urgente, p2:

• Set a reasonable due date for the next steps on each task. Get ahead of your planning by using comments to attach reference materials or add notes to your task.

Para Q3: Não importante & Urgente, p3:

• Delegate as many tasks as you possible. To delegate these in Todoist, you can share projects with anyone, assign tasks, set deadlines, upload files, and discuss task details with collaborators in the comments.

Q4: Não importante & Não urgente, p4:

• Delete

Quando você se depara com um conjunto de tarefas, como decide qual realizar primeiro? Você seleciona a tarefa que vai te aproximar de suas metas de longo prazo ou dedica sua atenção ao item mais urgente da lista?

Use a Matriz Eisenhower para evitar a armadilha da mera urgência e faça mais do que é importante para você.