A revisão semanal

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Uma revisão semanal é uma oportunidade de direcionar sua vida com intenção. É um tempo dedicado para pensar sobre a semana que passou, refletir sobre o que deu certo e o que não deu e planejar a semana seguinte. É uma chance de se alinhar com seus objetivos e garantir que o trabalho que você faz diariamente esteja te ajudando a alcançá-los. Isso evita a pergunta: “O que eu estava fazendo todo esse tempo?”.

A revisão semanal é uma parte essencial da metodologia Getting Things Done (GTD) criada pelo consultor de produtividade David Allen. Ele divide seu método de revisão semanal em três seções:

• Clareza: processar todas as pontas soltas

• Atualização: garantir que todos os itens estejam atualizados.

• Criatividade: criar novas ideias sobre como melhorar a forma como você vive e trabalha.

"A revisão semanal vai aguçar seu foco intuitivo em seus projetos importantes enquanto você lida com a enxurrada de novas informações e distrações em potencial que chegam até você no resto da semana."

- David Allen, Getting Things Done

Teste a revisão semanal se você...

• Normalmente começa a semana sem um plano e apenas "improvisa"

• Sente que está ocupado(a), mas não fez nenhum progresso real em relação aos seus objetivos

• Quer reservar um tempo regular para reflexão e aperfeiçoamento pessoal

• É um ser humano que quer fazer mais coisas (sério, as revisões semanais são tão boas que achamos que todos deveriam fazê-las!)

Inspirado no método de revisão semanal de Allen, vamos mostrar como fazer uma revisão semanal. Ela é uma prática impactante para quem pratica GTD, mas também é um componente importante de outros métodos de produtividade populares, como o bloqueio de tempo e as OKRs. A verdade é que todos deveriam fazer uma revisão semanal, independentemente do fluxo de trabalho do dia-a-dia. Não existe um método único para todos, então personalize a revisão semanal de maneira que ela funcione para você.

Por que todos deveriam fazer uma revisão semanal

Com tudo o que você já está fazendo, comprometer-se com uma revisão semanal soa como uma tarefa adicional. Se você já tem um método de produtividade implementado, por que adicionar mais complexidade à sua semana? Pelo contrário, uma revisão semanal dá clareza e direção. Vale a pena o investimento de uma hora a cada semana.

Tenha uma visão objetiva da sua semana

Uma revisão semanal faz você dar um passo para trás na rotina diária e ver sua semana como um todo. Em vez de pular de semana para semana sem uma ideia real do que você está alcançando, uma revisão semanal força você a fazer uma pausa e refletir:

• O que eu fiz esta semana versus o que eu planejei fazer?

• O que surgiu de maneira inesperada esta semana que bloqueou minha produtividade?

• Por fui mais eficiente esta semana em comparação com a anterior?

A revisão semanal pede que você examine o que deu errado e o que deu certo. Ao tirar um tempo para refletir a cada semana, você inevitavelmente verá padrões que, de outra forma, teriam passado despercebidos.

“Eu fui prejudicado(a) na minha escrita esta semana por causa de várias reuniões inesperadas. Vou falar com meu gerente sobre como minimizar isso para que eu possa me concentrar.”

“Fiz muita coisa esta semana porque transferi o trabalho administrativo para meu assistente virtual de meio período. Pode ser a hora de contratá-lo em tempo integral.”

A revisão semanal ajuda a clarear as ideias e conduz a uma melhor tomada de decisão. Como resultado, você acabará alcançando muito mais a longo prazo.

Seja proativo(a) no planejamento

Ter um lugar central no qual você pode adicionar tarefas conforme elas surgem é importante para esvaziar sua mente e depositar suas ideias em um "segundo cérebro". No entanto, esta abordagem não é produtiva para planejar a sua semana.

Uma revisão semanal não é apenas uma retrospectiva, mas uma perspectiva também. Ela permite que você passe pela próxima segunda a sexta-feira e se prepare com antecedência. Você vai começar cada dia preparado(a) com o plano que criou durante sua revisão semanal.

Planejar-se de maneira proativa para a semana que se inicia não significa programar tudo que você precisa fazer. Significa, na verdade, criar um layout das suas principais prioridades para elas que tenham visibilidade no seu calendário ou lista de tarefas. Essa abordagem ajuda você a sair do modo reativo e a antecipar-se às suas tarefas de uma forma que se alinhe aos seus objetivos de longo prazo.

Melhore a cada semana

Como se costuma dizer, “o que é medido é gerenciado”. Se você deseja melhorar sua produtividade, acompanhá-la de perto durante sua revisão semanal vai ajudar você a fazer as coisas certas.

Para começar, identifique uma métrica relevante que você deseja monitorar e melhorar com base em seus objetivos de longo prazo. Por exemplo, se você está se preparando para uma prova de concurso, sua métrica relevante pode ser “horas estudadas”. Sua métrica pode até ser o número de pomodoros que você completou ou as horas gastas em trabalho focado.

Manter o controle de suas métricas não é uma melhoria infinita. Em algum ponto você atingirá um limite, mas quando você está apenas começando, reservar um tempo durante sua revisão semanal para refletir sobre suas métricas mostrará como você realmente gasta seu tempo e onde pode melhorar.

Completando sua revisão semanal

Vamos mergulhar em como realmente concluir sua revisão semanal. Não é suficiente dar uma olhada rápida em sua lista de tarefas, sorrir com satisfação ou decidir fazer melhor na próxima semana. Fazer um inventário completo de seu desempenho requer um esforço mais personalizado.

Escolha o dia, a hora e o local da revisão semanal

A consistência vai manter você no caminho certo quando a motivação não for o suficiente. Faça sua revisão semanal no mesmo horário e no mesmo dia todas as semanas. Você pode até tentar fazer isso no mesmo lugar também - seu canto de leitura favorito na sua casa ou até mesmo um café no seu bairro. Dessa forma, você criará um hábito consistente a cada semana e se sentirá “mal” se pular isso.

Aqui estão algumas opções para o seu dia de revisão semanal:

• Sexta-feira à tarde: sexta-feira é o fim natural da semana de trabalho. É também quando nossos níveis de produtividade caem, já que aguardamos o fim de semana. Em vez de navegar na web em sua mesa ou contar os minutos até o happy hour começar, reserve um tempo para concluir sua revisão semanal. Você vai entrar no fim de semana com a confiança de que tudo está organizado.

• Domingo à noite: o domingo é quando a semana de trabalho se aproxima e já temos a segunda-feira em mente. Combata qualquer ansiedade sobre o que está por vir com uma revisão semanal. Use esse tempo para refletir sobre a semana anterior e saia na frente para a próxima. Em seguida, tire o resto da noite para se desconectar e fazer algo relaxante, sabendo que você está pronto(a) para começar a segunda-feira voando.

• Segunda-feira de manhã: segunda-feira é o início natural da semana de trabalho, mas pode ser difícil começar depois do fim de semana. Uma revisão é a maneira perfeita de iniciar a semana. Você tem distância suficiente da semana anterior para fazer uma revisão objetiva e está mentalmente atualizado(a) para traçar um plano para a semana que está por vir.

Faça sua revisão semanal na quarta-feira se isso fizer sentido para você! O dia não importa, a consistência sim. Reserve um tempo adequado para fazer sua revisão semanal completa. Recomendamos pelo menos uma hora inteira. Considerando que a semana tem 168 horas, dedicar apenas uma para otimizar as outras 167 parece uma pechincha.

Crie sua lista checklist de revisão semanal

Antes de começar, tenha uma checklist à mão que detalha exatamente o que você vai olhar durante sua revisão semanal. Por exemplo, aqui está a checklist que a metodologia Getting Things Done (GTD) de David Allen recomenda usar:

Organização

• Colete papéis e materiais soltos - capte e classifique itens como recibos e cartões de visita que você pegou durante a semana.

• Comece a esvaziar - processe todas as suas notas, e-mails, textos e quaisquer outros itens “recebidos”.

• Esvazie a cabeça - anote tudo o que ocupou espaço mental recentemente, mas não foi capturado em seu sistema.

Atualização

• Revise as listas de “Próximas ações” - faça um inventário das tarefas e lembretes que você tem a seguir.

• Revise os dados anteriores do calendário - percorra as últimas 2-3 semanas de itens do calendário para procurar quaisquer itens pendentes de coisas que podem exigir acompanhamento.

• Analise o calendário do que vem a seguir - analise o futuro olhando os itens do calendário à frente. Certifique-se de que tudo o que você precisa para se preparar seja registrado em sua lista de tarefas.

• Revise a lista “Em espera” - reflita sobre os itens pendentes que você precisa de outras pessoas e tome nota do que requer acompanhamento e que afeta seu próprio trabalho.

• Revise as listas de “projetos” (e “resultados maiores”) - examine todas e quaisquer listas de projetos para avaliar seu progresso e criar itens de ação adicionais para impulsionar as iniciativas.

• Revise todas as listas de verificação relevantes - avalie quaisquer outras listas que sejam relevantes para o trabalho e a vida que possam precisar de sua atenção.

Criatividade

• Revise a lista “Algum dia / Talvez” - verifique todas as listas como “ideias de negócios”, “planos de férias” ou “livros para ler” para verificar se “algum dia” pode ser “hoje”.

• Seja criativo(a) e corajoso(a) - esta é a oportunidade para tornar seus sonhos acionáveis ​​- pense em projetos ousados ​​que você pode planejar ou em ideias interessantes que deseja seguir.

É claro, uma checklist de revisão semanal deve ser completamente individualizada para você. Embora você possa querer tomar emprestados certos aspectos da checklist semanal da revisão Getting Things Done de David Allen, também inclua itens específicos para o seu fluxo de trabalho e objetivos. Inspire-se na checklist acima ou crie a sua própria do zero. Você pode deixar sua checklist bem abrangente e inclusiva ou bem específica e restrita.

Algumas questões importantes que devem ser levadas em consideração ao montar sua checklist semanal:

Minha revisão semanal...

• ...inclui espaço para me organizar fisicamente, digitalmente e mentalmente?

• ...oferece uma avaliação precisa da semana anterior?

• ...me deixa avaliar o progresso e ficar em dia com meus principais objetivos e projetos?

• ...me ajuda a planejar a semana que vem?

• ...deixa espaço para cultivar inspiração e espontaneidade?

Essas perguntas vão guiar você na criação de sua própria checklist de revisão semanal que é única para sua vida, trabalho e objetivos. Aqui está um exemplo de uma checklist que você pode criar com base nas considerações acima:

Aqui estão algumas dicas adicionais para se ter em mente ao fazer sua revisão semanal:

• Objetividade - imagine que você é um/a consultor(a) que foi contratado(a) para avaliar uma semana de sua vida. Tente dar uma olhada imparcial em sua semana e confie em medidas objetivas do seu desempenho durante a semana (ou seja, "tarefas concluídas", "horas dormidas" e "palavras escritas"). Analisar honestamente seus sucessos e deficiências vai ajudar você a planejar melhor o futuro e a otimizar cada semana.

• Eficiência - passe de um item da checklist para o outro sem se demorar muito em uma área. Gastar muito tempo com sua revisão pode aumentar a estimativa de 1 hora para 2 ou 3. Essa é uma maneira infalível de começar a postergar porque consome muito tempo. Seja abrangente, mas eficiente em sua abordagem.

• Seja gentil - muitas vezes, uma revisão pode apresentar alguns resultados prejudiciais: concluímos metade das tarefas que dissemos que faríamos, não fizemos um treino e quase não tivemos quase nenhum progresso em um projeto importante. Em vez de se chatear por causa de uma semana ruim, reflita tranquilamente sobre o que deu errado e planeje uma semana mais produtiva pela frente. Resolva fazer melhor na próxima semana - seja eliminando distrações para entrar no modo de trabalho focado ou priorizando o sono para que você possa dar o seu melhor.

O mais importante é que não há “maneira errada” de completar uma revisão semanal. O melhor método para esta prática de produtividade é aquele que é útil e sustentável. Além disso, não tenha medo de fazer experiências com sua revisão semanal. Ela deve ser tão adaptável e mutável quanto a sua vida.

Crie um conjunto de perguntas

Além de passar por uma checklist para sua revisão semanal, crie uma lista de perguntas que você também pode fazer a si mesmo(a). Combinar uma checklist de revisão semanal com uma reflexão direcionada pode ajudar a dar uma ideia melhor da sua semana.

Aqui estão algumas perguntas que podem ser úteis para se fazer durante sua revisão semanal:

• Como eu acho que me saí no geral nesta semana?

• O que me permitiu alcançar meus objetivos esta semana?

• Alguma coisa me impediu de alcançar meus objetivos esta semana?

• Quais ações eu tomei esta semana que vão me impulsionar em direção aos meus objetivos de longo prazo?

• Como posso melhorar para a próxima semana?

• O que posso fazer na próxima semana que vai me preparar para minhas metas de longo prazo?

• O que devo planejar no próximo mês? Ano? 5 anos?

Anote suas respostas em um espaço dedicado às suas reflexões semanais. Pode ser um diário, um aplicativo de anotações ou uma lista contínua de comentários na sua tarefa de revisão semanal do Todoist. Tente limitar-se a 1-3 frases para cada. Novamente, quanto mais longa e árdua for a sua revisão, menor será a probabilidade de você manter o hábito.

Forçar-se a realmente pensar sobre as respostas a essas perguntas leva você a estar ciente de como você gastou seu tempo na última semana e muitas vezes inspira melhorias.

Preparando sua revisão semanal com o Todoist

Recomendamos digitalizar sua revisão semanal para que sua checklist e perguntas de reflexão fiquem em um local de fácil acesso ao qual você possa voltar todas as semanas - onde você estiver.

Veja como recomendamos fazer sua revisão semanal com o Todoist:

1. Crie um novo projeto. Comece um novo projeto no Todoist e nomeie-o “Revisão Semanal”. Adicione-o aos seus “favoritos” para que seja fácil de encontrar e fique na memória.

2. Use as seções para organizar sua revisão semanal. Existem inúmeras maneiras de organizar sua revisão semanal. Se você seguir a Metodologia GTD, use a abordagem "Get Clear" / "Get Current" / "Get Creative" para estruturar sua sessão de reflexão.

Ou organize sua revisão semanal de forma que reflita as áreas de sua vida que você decidiu priorizar: “Trabalho”, “Família”, “Saúde”, “Economia” e “Casa”. Independentemente de como você opta por estruturar sua revisão semanal, as seções são uma maneira flexível de organizar e dividir sua sessão de uma hora em segmentos distintos que ajudam a cobrir tudo.

3. Adicione seus itens da checklist como tarefas recorrentes. Depois de ordenar suas seções, adicione tarefas em cada uma. Puxe diretamente da sua checklist. Adicione cada item como uma tarefa recorrente para marcá-los como “concluídos” em um domingo e ter a tarefa redefinida automaticamente para a semana seguinte.

4. Configure um lembrete de revisão semanal. Depois de configurar seu projeto, gerar suas seções, criar seus itens da checklist e adicionar detalhes relevantes, você está pronto(a) para sua revisão semanal no Todoist. Uma última coisa: adicione uma tarefa recorrente para se lembrar de concluir sua revisão semanal para que ela se torne um hábito.

“A revisão semanal é o fator crítico de sucesso para casar seus compromissos maiores com suas atividades do dia a dia.”

- David Allen, Getting Things Done

Uma revisão semanal poupará seu tempo, ajudando você a focar no que te ajuda a fazer as coisas e no que rouba sua atenção. Ao observar de perto o nosso desempenho, temos autonomia para melhorá-lo.

Em vez de nos perguntarmos por que não atingimos nossas metas apenas no dia 1º de janeiro, uma revisão semanal oferece 52 oportunidades para começar do zero. 52 chances de melhorar em relação à semana anterior. 52 momentos para aprender mais sobre nós mesmos e como trabalhamos.

Ao decidir refletir regularmente sobre como estamos nos saindo, estamos melhor equipados para esvaziar nossas mentes, encarar nossos objetivos e viver não apenas vidas mais produtivas, mas também mais gratificantes.