Getting Things Done (GTD)

Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer

Voel je je ooit alsof je meer tijd besteedt aan het nadenken over het doen van je taken dan aan het daadwerkelijk doen ervan? Je zorgen maken over alles op je to-do list kan uitputtend zijn, vooral wanneer de lijst niet korter lijkt te worden. Wanneer informatie zich in je hoofd opstapelt, voel je je gestrest, overweldigd en onzeker.

Getting Things Done, of GTD in het kort, is een populair taakbeheersysteem gecreëerd door productiviteitsconsultant David Allen, gebaseerd op een eenvoudige waarheid: hoe meer informatie er in je hoofd rondslingert, hoe moeilijker het is om te beslissen wat je eerst moet doen.

Allen merkte op dat onze hersenen veel beter zijn in het verwerken van informatie dan in het opslaan ervan ("je hoofd is een waardeloos kantoor"). De GTD-methode legt een workflow uit waarin je al deze mentale rommel in een extern systeem kan dumpen en organiseren, zodat je op elk moment vol vertrouwen kan antwoorden op de vraag "Waar zou ik aan moeten werken?" zonder je zorgen te hoeven maken dat je iets belangrijks vergeet dat je later moet doen.

Probeer GTD als je...

• Je zorgen maakt over het vergeten van kleine details

• Veel verschillende petten draagt in je werk en leven

• Gestresseerd raakt door een ongeorganiseerde werklast

• Aan veel projecten begint, maar moeite hebt om ze af te maken

• Je overweldigd voelt door de hoeveelheid dingen die je moet opvolgen

• Op zoek bent naar een gevoel van controle over persoonlijke en professionele verplichtingen

• Nog nooit aan GTD gedaan hebt (iedereen zou minstens één keer in hun leven GTD moeten proberen 😉)
  

In deze gids leer je de kunst van Getting Things Done, van principes tot workflows, samen met de meest intuïtieve manier om ze te implementeren. We richten ons op GTD met Todoist, een krachtig duo als je klaar bent om je leven te vereenvoudigen, maar deze principes gelden overal, ongeacht welke app je gebruikt.

Kijk je liever dan je leest? We hebben een video over Getting Things Done. Bekijk de video hieronder. Of, als je geniet van de rustige stilte van het lezen, ga dan verder voor een diepere duik.

Wat is Getting Things Done (GTD)?

De Getting Things Done-methode is een systeem ontwikkeld door productiviteitsconsultant David Allen, waarbij je taken en ideeën verzamelt in een extern systeem om je brein te ontlasten, zodat je je kan concentreren op de uitvoering in plaats van alles te proberen onthouden.

We houden van de GTD-methodologie omdat het:

• Stressvrije productiviteit ondersteunt

• Een gevoel van controle versterkt

• Plannen aanmoedigt

• Een gestructureerde aanpak biedt voor het beheren van taken

• Dagelijkse routines en langetermijndoelen beheert

Maar hoe krijg je dingen gedaan?

Deze methode omvat vijf eenvoudige praktijken om de chaos in je brein te systematiseren. Hier is een Getting Things Done-overzicht met een eenvoudige stap-voor-stap gids:

1. Verzamel taken en ideeën: Verzamel alles dat in je opkomt. Niets is te groot of te klein! Deze items gaan direct naar je inboxen.

2. Verwerk acties: Verwerk wat je verzameld hebt in duidelijke en concrete actiestappen. Beslis of een item een project, een volgende actie of een referentie is.

3. Organiseer en plan in: Zet alles op de juiste plaats. Plan je taken in je agenda, delegeer projecten aan anderen, berg referentiemateriaal op en sorteer je to-do list.

4. Onderhoud je systeem: Bekijk regelmatig je lijsten, werk ze bij en reviseer ze, zodat je de opportuniteiten voor verbetering grijpt.

5. Doe de taken voor vandaag: Focus op de taken die je voor vandaag gepland hebt, en ga aan de slag met de belangrijke dingen.

GTD vereist geen specifieke tool, app of product. Allen pleit zelfs niet voor digitale boven analoge systemen. De sleutel tot een duurzaam productiviteitssysteem is om het zo eenvoudig mogelijk te houden en het zo vaak mogelijk te gebruiken.

Je tool moet veelzijdig genoeg zijn om je meest complexe projecten aan te kunnen, maar eenvoudig genoeg om te kunnen onderhouden als je weinig energie hebt.

Laten we nu de vijf GTD-stappen in meer detail bekijken.

1. Verzamelen

Verzamel alles dat in je opkomt (taken, evenementen, ideeën, boekaanbevelingen, etc.) en sla het buiten je brein op in een inbox. Bij de Getting Things Done-methode, kan een inbox eender welke fysieke of digitale ruimte zijn waar je de chaos in je hoofd (je to-do's en gedachten) verzamelt om ze later te organiseren.

Quick GTD tips to capture information:

• Maak je geen zorgen over het organiseren van de informatie, maak gewoon eerst je hoofd leeg.

• Gebruik een visueel systeem om je taken en projecten in één oogopslag te begrijpen.

• Houd je bij één betrouwbare tool om te voorkomen dat informatie over te veel plaatsen verspreid raakt.

• Beperk jezelf niet tot taken, leg ook ideeën, herinneringen, referenties en verplichtingen vast.

• Zorg dat je notitieboekje en de Todoist-app klaar zijn om ideeën altijd en overal vast te leggen.

In Todoist is je inbox de standaardplek voor al je taken en ideeën totdat je ze kan organiseren.

Om een nieuwe taak aan je inbox toe te voegen in de web- of desktop-app, klik je op de knop “+ Taak toevoegen” in de linkerhoek of druk je eenvoudigweg op de “q”-toets op je toetsenbord. Todoist voegt je taak standaard toe aan de inbox, tenzij je een project specificeert.

Als je moeite hebt met het identificeren van taken of de dingen die je moet doen, begin dan met de volgende stappen.

Doe een eerste "mind sweep"

Begin met een volledige "mind sweep" van alle "open loops" die je kan bedenken, alles waar je in de toekomst actie op moet ondernemen. Dit omvat persoonlijke projecten, werktaken, verplichtingen of dingen die je ooit wil doen.

Voeg deze taken toe aan je Todoist-inbox zodra ze in je opkomen. Als je moeite hebt om meer taken te bedenken nadat je er een paar hebt toegevoegd, neem dan een week de tijd om notities te maken van de taken of verplichtingen die je doorgaans doet, zowel werkgerelateerd als persoonlijk. Raadpleeg de GTD-triggerlijst om je geheugen op te frissen voor verplichtingen die je misschien bent vergeten.

Verzamel nieuwe taken meteen

Wanneer er een nieuwe taak in je opkomt, maak er dan een gewoonte van om deze direct aan je inbox toe te voegen en later te organiseren. Om taken zo snel mogelijk te verzamelen waar je ook bent, raden we aan om Todoist of je favoriete app te installeren:

• Als een app op je computer

• Als een app op je telefoon

• Als een extensie voor de browser die je gebruikt (voor het toevoegen van websites als taken)

• Als een plugin voor het e-mailprogramma dat je gebruikt (voor het toevoegen van e-mails als taken)

Todoist syncs across platforms — computer, phone, web browser, email client, smartwatch, or smart home assistant — so you can enter tasks anytime, from anywhere.

Consolideer je inboxen

Als je meerdere inboxen hebt, zoals je e-mail, een messaging tool voor werk, of apps om notities over referentiemateriaal bij te houden, kan je Todoist gebruiken om ze op één plek te consolideren.

Onthoud dat het doel is om je GTD-systeem zo eenvoudig mogelijk te houden. Het hebben van je taken of gedachten in meerdere inboxen kan leiden tot veel context switching, wat rommel toevoegt in plaats van het weg te nemen.

Integreer Todoist met e-mail en messaging tools:

• Use Todoist’s plugins for Gmail and Outlook to quickly add emails as tasks

• Forward emails directly to your Todoist inbox using your project forwarding address.

• Turn messages into tasks from your team messaging tools like Twist or Slack.

Verzamel lees- en referentiemateriaal:

• Take photos of business cards or event reminders and attach them to the relevant task’s comments.

• Voeg bestanden van Dropbox, Google Drive, of je computer toe aan een taak om later te lezen of aan te werken.

• Koppel een leesapp zoals Pocket met Todoist via onze IFTTT-integratie en laat het automatisch een Todoist-taak aanmaken wanneer je in Pocket een artikel toevoegt.

• Download Todoist for Chrome, Safari, or Firefox to save any URL to access later.

• Gebruik de Todoist-deelextensies op Android of iOS om pagina’s van mobiele apps als taken te delen.
  

2. Verwerken

Verwerk alles dat je verzameld hebt in concrete actiestappen. Nu dat je inbox vol zit met taken, ideeën, notities, verplichtingen, etc., is het tijd om door elk item te gaan om het te verfijnen, en zoveel mogelijk informatie toe te voegen als je nodig hebt om te voorkomen dat je er later nog eens over moet puzzelen.

Bijvoorbeeld, in plaats van:

• "Mama bellen", typ "Mama bellen om verjaardagsdiner te bespreken" en voeg een lijst met ingrediënten toe om met haar over te lopen.

• "Belastingen", typ "Bespreek belastingdocumenten met Mary" en voeg Mary's telefoonnummer toe.

• "Project Ryan", typ "E-mail Ryan met projectupdates en volgende stappen" en voeg punten toe om in de e-mail te bespreken.
  

In Todoist kan je een taaknaam invoeren, een gedetailleerde omschrijving voorzien, herinneringen instellen, een prioriteit toewijzen, labels toevoegen, een deadline instellen, bestanden bijvoegen, een locatie specificeren voor verplichtingen, en de taak aan iemand toewijzen.

3. Organiseren

Organiseer je taken per categorie, stel prioriteiten en deadlines in, en sorteer ze op de juiste plek. In werkelijkheid kunnen de stappen om te Verwerken en te Organiseren tegelijkertijd plaatsvinden terwijl je je inbox opruimt, maar het is nuttig om ze als afzonderlijke acties te beschouwen.

Om je taken te organiseren, doe je een van het volgende (we gaan later dieper in op hoe je elke stap kan doen):

• Use the two-minute rule, when a task takes less than two minutes, complete it right away.

• Delegeer taken aan iemand anders, indien mogelijk.

• Verwijder taken die niet langer uitvoerbaar zijn.

• Assign a due date to items that need to be done at a specific date and/or time.

• Maak een project aan voor taken die meer dan één stap vereisen om ruimte te bieden voor alle subtaken. Identificeer daarna de volgende actie die je kan ondernemen om het project vooruit te helpen.

• Berg niet-uitvoerbaar referentiemateriaal op (bijvoorbeeld een bestand, document, artikel, contactgegevens, etc.) in een apart referentieproject of voeg ze toe in de opmerkingen van de relevante taak of project.

Je kan ons Getting Things Done-flowchart gebruiken om je te helpen om te beslissen wat je moet doen met uitvoerbare taken, en of je ze onmiddellijk moet doen, delegeren of uitstellen.

Er zijn veel verschillende manieren om je taken te organiseren met de Getting Things Done-methodologie, maar we raden een combinatie van projecten en labels aan.

Eénmalige taken

Dit zijn taken die langer dan 2 minuten duren, maar slechts één stap vereisen. Bijvoorbeeld: “antwoorden op Josh’s e-mail over de projectkosten” of “autoverfrisser vernieuwen”. Je wil niet dat ze je inbox vol proppen, maar ze horen ook niet thuis in een ander project.

To handle one-off tasks in Todoist, create a new project called One-Off Tasks and move them from your inbox to there.

Om taken uit je inbox te verplaatsen, of van een project naar een andere in Todoist:

• Versleep je taak van de inbox naar het project door op de grijze "handle" links van de taaknaam te klikken en het te verslepen naar de projectnaam in het menu aan de linkerkant.

• Typ "#" in het veld voor de taaknaam om een lijst van al je projecten tevoorschijn te halen. Selecteer daarna je project in de lijst, of typ de projectnaam om de resultaten te verfijnen.
  

Projecten

Je zal merken dat veel van de taken die je vastgelegd hebt eigenlijk projecten zijn. In de GTD-filosofie is een item een project wanneer het twee of meer stappen vereist om het te voltooien. “Slaapkamer schilderen” is bijvoorbeeld een project, want het bevat andere taken zoals verfstalen halen, een kleur kiezen, verfgereedschap kopen, de muren voorbereiden, etc.

Dit is hoe je projecten aanpakt in Todoist:

• Maak een nieuw project aan voor elk meerstappenproject dat je geïdentificeerd hebt tijdens het verwerken van je taken.

• Sleep de relevante taken uit je inbox naar het juiste project.

• Wanneer je andere stappen bedenkt, voeg je ze in de projecten toe als nieuwe taken.
  

Aandachtsgebieden

In GTD zijn aandachtsgebieden groepen van projecten gebaseerd op meerdere verantwoordelijkheidsgebieden in je leven. Maar misschien wil je je projecten gewoon scheiden tussen "Werk" en "Persoonlijk." Als een taak niet binnen een van je aandachtsgebieden past, is het misschien tijd om te heroverwegen of het iets is waar je je tijd aan wilt besteden.

Here’s how to group your projects based on areas of focus using sub-projects in Todoist:

1. Maak voor elk aandachtsgebied een project aan. Dit project zal geen taken bevatten, het is slechts voor de visuele organisatie.

2. Versleep en spring je projecten in onder de "mappen" die je net aangemaakt hebt om er subprojecten van te maken.

3. (Optioneel) Om nog meer visuele scheidingen aan te brengen tussen je aandachtsgebieden, kan je aan elk gebied een andere projectkleur toewijzen.
   

Houd je projectenlijst netjes door je subprojecten samen te vouwen onder het hoofdproject. Wanneer je bijvoorbeeld op het werk bent, kan je je werkprojecten in beeld houden, terwijl je persoonlijke projecten verborgen zijn en omgekeerd.

Om het eenvoudig te houden, voltooi je het instellen van je GTD-systeem voordat je subprojecten aanmaakt. Dit geeft je een idee van je workflow, zodat je later je projecten in bredere categorieën kan organiseren.

Volgende acties

Dit zijn taken met een duidelijke, concrete actie die je bij de volgende mogelijkheid zal uitvoeren (bijvoorbeeld “James e-mailen met budget voor kantoorfeest”). Volgende acties staan los van toekomstige acties; stappen die je uiteindelijk zal ondernemen, maar waar je je nu nog niet op hoeft te concentreren.

Identify the next action for each project by tagging it with the label "@next."  To add a label, simply type "@" into the task field and start typing the task name.

Voor een overzicht van al je volgende acties, ga je naar "Filters & labels" in het menu aan de linkerkant en klik je op het label "@volgende" om al je items te bekijken.

Taken met een deadline en/of tijd

Taken die op een specifieke datum of tijd moeten worden voltooid. Wanneer je een taak hebt met een specifieke deadline of tijd, plan deze dan in. Maar overdrijf het niet. De GTD-methode suggereert om niet te veel op deadlines te vertrouwen. Het is gemakkelijk om te optimistisch te zijn over wat je kan bereiken en uiteindelijk overweldigd te raken door gemiste deadlines.

Houd deadlines alleen voor taken die ze absoluut nodig hebben. Vertrouw voor alles wat overblijft op je lijst van volgende acties en doe een wekelijkse review van al je taken om het beheersbaar te houden.

Om een deadline toe te voegen in Todoist:

• Klik op het Inplannen-veld en selecteer een datum en tijd in de planner.

• Typ de deadline en/of tijd in het taakveld met natuurlijke taal. Je kan bijvoorbeeld "maandag om 8 uur" typen en de automatische datumherkenning van Todoist zal het automatisch herkennen en markeren. Je kan zelfs terugkerende deadlines invoeren, zoals "om de woensdag" bij taken regelmatig herhaald worden.

Je kan items met deadlines uit de inbox naar het relevante project verplaatsen, of naar het project Eénmalige taken als ze niet meerdere stappen vereisen.

Agenda's

Sommige van de items die je in je inbox vastlegt, zijn eerder herinneringen aan dingen die je met iemand anders wil bespreken dan volgende acties. Om deze agendapunten bij te houden:

• Maak een nieuw project aan met de naam Agenda’s.

• Maak een nieuw subproject aan onder Agenda’s, voor elke persoon met wie je regelmatig dingen moet bespreken (bijvoorbeeld je baas of ondergeschikten). Misschien wil je ook subprojecten aanmaken voor elke reguliere team- of projectmeeting. Bijvoorbeeld Marketing wekelijks.

• Voeg de items die je moet bespreken toe als taken in het relevante agenda-subproject.

• Wanneer je met die persoon afspreekt of naar de vergadering gaat, haal dan het relevante project erbij om een lijst te zien van alles dat je moet bespreken.

• (Optional) Share your agenda projects with the relevant people so everyone can see, add, and even assign items to discuss.

Referentiematerialen

eferentiematerialen zijn niet-uitvoerbare items die je moet bewaren (zoals belastingdocumenten, leesvoer, spreadsheets, Word-documenten, telefoonnummers, enz.). Hoewel ze geen taken zijn, zijn ze vaak nodig om later een taak te kunnen voltooien.

Je kan deze ondersteunende referentiematerialen in Todoist organiseren door ze aan de relevante taak- of projectopmerkingen toe te voegen:

• Taakspecifieke referentiematerialen kunnen toegevoegd worden aan de opmerkingen bij de relevante taak.

• Projectmaterialen op een hoger niveau (zoals ontwerpdocumenten, drafts, gedeelde mappen) kunnen toegevoegd of gelinkt worden in de projectopmerkingen.

Wanneer je klaar bent om met de taak of het project te starten, heb je dan alle informatie die je nodig hebt bij de hand.

Je hebt waarschijnlijk ook referentiematerialen die niet aan een specifieke taak of project gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld een artikel dat je vanuit het internet hebt opgeslagen voor later, een bestand met belangrijke informatie, of een idee voor een geschenk voor de volgende verjaardag van je partner.

Je kan deze in Todoist bijhouden. Hier is hoe:

• Maak een nieuw project Referentiematerialen aan

• Maak nieuwe subprojecten aan onder Referentiematerialen voor elk type referentiematerialen. Bijvoorbeeld Geschenkideeën, Verjaardagen, Contactgegevens, Recepten, enzovoorts.

• Verplaats de taken met je referentiematerialen naar het gerelateerde project door ze vanuit je inbox te verslepen of door “#” in het taakveld te typen, gevolgd door de naam van het project.

• Om je referentie-subprojecten samen te vouwen, klik je op het grijze pijltje links van het hoofdproject Referentiematerialen. Dit helpt om visuele rommel in je lijst op te ruimen.

Wachten op

Dit zijn items die gedelegeerd zijn, of wachten op actie door iemand anders. Als je bijvoorbeeld een blogpost moet afwerken, maar eerst op je editor moet wachten voor de feedback op je laatste draft.

Identificeer deze taken door ze te taggen met het label “@wachten”. Hou “@wachten”-taken georganiseerd in de projecten waar ze toe horen, of in het project Eénmalige taken wanneer ze geen relatie hebben met andere taken.

Ooit/misschien

Deze items zijn ideeën voor dingen die je in de toekomst wil doen, maar waarvoor je momenteel geen ruimte voor hebt (bijvoorbeeld plekken waar je naartoe wil reizen, boeken die je wil lezen, nieuwe projecten die je wil uitproberen, ideeën voor blogposts, etc.).

Je wil deze taken later kunnen reviewen, maar je wil niet dat ze je systeem nu overspoelen. Hier is hoe je de ooit/misschien-taken kan organiseren:

• Maak een nieuw project Ooit/misschien aan.

• Voeg daarin alle taken en/of dingen toe die je misschien in de toekomst wil doen, maar waar je nu geen aandacht aan besteedt.

• (Optioneel) Voeg subprojecten toe voor specifieke types “ooit/misschien”-taken. Je wil bijvoorbeeld misschien aparte projecten Ooit/misschien - Persoonlijk en Ooit/misschien - Werk hebben.

• Review je ooit/misschien-projecten wanneer er tijd en energie beschikbaar komen om aan nieuw werk te beginnen
  

Taken die gedelegeerd kunnen worden

If you can delegate a task to free up your own time and energy, you should. In Todoist, you can share projects with people, assign them tasks with due dates, and collaborate in comments.

Hoe je systeem voor het delen eruitziet, kan naargelang de omstandigheden verschillen. Hier zijn drie mogelijke wijzes die je zou kunnen gebruiken:

• Maak een apart gedeeld project aan voor iedere persoon met wie je samenwerkt (misschien kan je zelfs je Agenda’s-subproject hiervoor herbruiken)

• Create a workspace dedicated to your team.

• Deel op ad-hoc basis bestaande projecten waarvoor veel samenwerking nodig is

Of je kan ook een combinatie van alle drie methodes gebruiken.

Quick Tip: You can search for all of the tasks you’ve delegated using the query "assigned by: me". It’s a handy list to reference during your weekly review.

Contexten

Contexten staan je toe om te focussen op wat je nú kan uitvoeren, in je huidige omstandigheden. Als je bijvoorbeeld op kantoor bent, wil je je tijd niet verspillen aan het doorlopen van alle volgende acties die je thuis moet uitvoeren. Met contexten identificeer je tools, plaatsen of mensen die je nodig hebt om een bepaalde taak te voltooien.

Als we de projectaanpak van hierboven volgen, zijn labels de gemakkelijkste manier om contexten toe te voegen. GTD raadt de volgende contexten aan:

• Computer/internet

• Thuis

• Kantoor

• Stad

• Telefoon

• Overal

Je kan er ook andere toevoegen om je te helpen met het snel sorteren van je taken, gebaseerd op je huidige omstandigheden. Sommige mensen voegen graag een e-mailcontext toe, zodat ze al hun e-mails in één keer kunnen aanpakken. Anderen voegen labels toe voor de hoeveelheid tijd die een taak in beslag zou kunnen nemen.

Als je dan bijvoorbeeld 15 minuten hebt voor je volgende meeting begint, dan zou het nuttig kunnen zijn als je alle taken die je snel kan doen kon identificeren met een label @15min. Voor de meeste mensen is het nuttiger om een label “Offline” aan te maken in plaats van “Internet”, zodat ze taken kunnen uitvoeren wanneer ze geen internetverbinding hebben.

Snelle tip: het is verleidelijk om overal labels voor te maken, maar weersta die verleiding. Zodat je GTD-systeem goed zijn werk kan doen, moet je een eenvoudig systeem maken om de juiste labels aan iedere taak toe te voegen. Hoe minder labels je hebt, hoe gemakkelijker het wordt.

4. Doen

Nu betaalt de tijd die je spendeerde aan het verwerken en organiseren van je taken zich terug. Je Getting Things Done-systeem zit nu vol concrete, uitvoerbare items die georganiseerd zijn in logische categorieën, helemaal klaar voor jou!

Wanneer het tijd is om het werk te doen, hoef je minder keuzes te maken en minder referentiematerialen te zoeken. Om te zien wat gedaan moet worden, kan je aankomende taken met deadlines bekijken, taken sorteren op label, of filters aanmaken om je volgende acties op basis van context te zien.

Laten we vervolgens enkele manieren verkennen waarop je kan controleren wat er in Todoist gedaan moet worden, op basis van je voorkeursmethode voor sorteren.

Overzichten Vandaag en Aankomend

Wanneer je klaar bent om neer te zitten en aan de slag te gaan, klik je op Vandaag in het navigatiemenu links om taken te bekijken die je vandaag moet voltooien. Open Aankomend om te zien wat er deze week aankomt, of in een andere week in de toekomst.

Bekijk volgende acties en contexten via labels

Om een volledige lijst van volgende acties in al je projecten te bekijken, typ je “@volgende” in de zoekbalk bovenin je Todoist-app.

Je kan je taken ook op context sorteren door hetzelfde te doen. Als je bijvoorbeeld zoekt naar @stad, zal je een lijst van alle taken met het label @stad zien die je dan kan voltooien wanneer je al in de stad bent.

Daarnaast kan je ook naar “Filters & labels” gaan en het gewenste label selecteren om alle gerelateerde taken te zien.

Maak meer aangepaste taakoverzichten aan met filters

The real GTD magic happens when you create your own custom task views in Todoist using filters. Filters are essentially saved searches that sort your list with one click. You can use filters to search for tasks based on:

• Datum

• Label

• Prioriteit

• Project

• De datum waarop een taak is aangemaakt

• Verantwoordelijke

• Sleutelwoorden

• Een combinatie van enkele of alle bovenstaande opties

Voor GTD zullen de meest relevante filters waarschijnlijk “@volgende” combineren met een aandachtsgebied of een context. Om bijvoorbeeld een filter in te stellen voor al de volgende acties die je op het werk kan doen, gebruik je de zoekopdracht “##Werk & @volgende”. Dit toont alle taken in je project Werk en gerelateerde subprojecten, die ook het label @volgende hebben.

De meest handige taakoverzichten zullen van je specifieke noden afhangen, maar hier zijn enkele die vaak nuttig zijn:

To keep your most important task views easily accessible, add them to your favorites so they appear at the top of your navigation menu above your Projects list. Go to “Filters & Labels,” and click the heart-shaped icon next to the filter you want to add. This will place the filter in your navigation panel for quick access.

5. Onderhouden

Zet elke week tijd opzij om over al je lijsten te gaan, je taken te organiseren en ervoor te zorgen dat je systeem vlotjes blijft draaien. De review helpt je om je aan veranderingen aan te passen, je aandacht opnieuw te focussen, en na te denken over je workflow.

David Allen heeft deze wekelijkse review “een kritieke factor voor succes” genoemd, want het frequent reviewen van je systeem zorgt ervoor dat je niet gewoon dingen doet, maar dat je de juiste dingen doet.

To get started, import Todoist’s GTD Weekly Review template into your projects list. This template includes all the steps you need to complete your review each week. Customize the template by adding sub-tasks or task comments to hold the lists of all your inboxes and your current areas of focus or to track reflections on your week.

Schedule your weekly review by setting up a recurring date in any task field. Simply enter your date in natural language, like “every Sunday at 5pm,” and Todoist will automatically recognize and schedule it when you save the task.

Er is een reden waarom miljoenen mensen over de hele wereld zweren dat Getting Things Done hun leven heeft veranderd. Dit systeem helpt je niet alleen taken van je to-do list af te vinken, maar stelt je ook in staat om effectief te plannen voor de toekomst.

Een betrouwbaar systeem dat je kan vertrouwen om je door je taken te gidsen, kan je mentale belasting aanzienlijk verminderen. Het bevrijdt je geest van het constant nadenken over wat er gedaan moet worden, zodat je je kan concentreren op het daadwerkelijk uitvoeren van die dingen.

Misschien is het strikte GTD niet voor iedereen, maar je zal ongetwijfeld toch een gewoonte of twee oppikken die je helpen minder te piekeren en meer te doen. Iedereen die geïnteresseerd is in het hebben van controle over werk en persoonlijke verplichtingen zou het ten minste eens moeten proberen.

Probeer het eens en kijk welke aspecten van GTD voor jou werken!