Getting Things Done (GTD)

Todoist is 's werelds beste taakmanager om je werk en leven te organiseren. Vertel me meer

Getting Things Done, of GTD in het kort, is een populair systeem voor het beheren van taken dat door productiviteitsconsultant David Allen ontwikkeld werd. De methodologie is gebaseerd op een simpele waarheid: hoe meer informatie er in je hoofd rondslingert, hoe moeilijker het is om te beslissen waar je je aandacht op moet richten. Als gevolg daarvan besteed je meer tijd aan het nadenken over je taken dan aan het uitvoeren ervan. Wanneer informatie zich in je hoofd opstapelt, leidt dat tot stress, overweldiging en onzekerheid.

Allen merkte op dat onze hersenen veel beter zijn in het verwerken van informatie dan in het opslaan ervan (“je hoofd is een slecht kantoor”). Zijn GTD-methode beschrijft hoe je al je mentale rommel in een extern systeem kan dumpen en vervolgens kan organiseren, zodat je je op de juiste momenten op de juiste dingen kan focussen. Als je GTD-workflow goed opgezet is, kan je op elk moment de vraag “waar moet ik aan werken?” vol overtuiging beantwoorden, zonder je zorgen te hoeven maken dat je iets belangrijks vergeet dat je later moet doen.

Probeer GTD uit als je…

• Je overweldigd voelt door de hoeveelheid dingen die je moet opvolgen

• Je zorgen maakt over het vergeten van kleine details

• Veel verschillende petten draagt in je werk en leven

• Aan veel projecten begint, maar moeite hebt om ze af te maken

• Nog nooit aan GTD gedaan hebt (iedereen zou minstens één keer in hun leven GTD moeten proberen)

Deze gids laat je kennismaken met de principes en workflows van GTD, en wat volgens ons de meest intuïtieve manier is om deze toe te passen. We richten ons op GTD met Todoist, maar deze principes gelden overal, ongeacht welke app je gebruikt. De sleutel tot GTD ligt niet bij de specifieke tools die je kiest, maar bij de gewoonten die je dagelijks hanteert om over je werk na te denken en er prioriteiten aan te geven.

Wat is GTD? Een beknopt overzicht

De GTD-methode bestaat uit vijf eenvoudige stappen om de chaos in je brein te structureren en dingen gedaan te krijgen:

1. Verzamelen: Verzamel alles dat in je opkomt. Niets is te groot of te klein! Deze items gaan direct naar je inboxen.

2. Verduidelijken: Verwerk wat je verzameld hebt, in duidelijke en concrete actiestappen. Beslis of een item een project, een volgende actie of een referentie is.

3. Organiseren: Zet alles op de juiste plaats. Voeg datums toe aan je agenda, delegeer projecten aan anderen, berg referentiemateriaal op en sorteer je taken.

4. Reflecteren: Bekijk regelmatig je lijsten, werk ze bij en reviseer ze.

5. Doen: Ga aan de slag met de belangrijke dingen.

Hoewel GTD een initiële investering van je tijd en energie vergt om op te zetten, betaalt het zich terug bij regelmatig gebruik. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over het vergeten van een deadline of het missen van een belangrijke taak. In plaats daarvan kan je rustig reageren op binnenkomende informatie en vol overtuiging prioriteiten stellen.

Sommige zeer specifieke maar schijnbaar alledaagse gedragingen leveren, wanneer ze toegepast worden, het vermogen op om te bestaan in een soort van verfijnde spontaanheid, dat volgens mij een sleutelelement is voor een succesvol leven.

— David Allen

Hoewel deze vijf eenvoudige stappen de basis van GTD zijn, zijn ze niet altijd gemakkelijk uitvoerbaar. GTD vereist geen specifieke tool, app of product. Allen pleit zelfs niet voor digitale boven analoge systemen. De sleutel tot een duurzaam productiviteitssysteem is om het zo eenvoudig mogelijk te houden en het zo vaak mogelijk te gebruiken. Je tool moet veelzijdig genoeg zijn om je meest complexe projecten aan te kunnen, maar eenvoudig genoeg om te kunnen onderhouden als je weinig energie hebt.

De rest van dit artikel behandelt de details van elk van de vijf bovenstaande GTD-principes en laat zien hoe je ze kan toepassen met Todoist. Nogmaals, deze principes gelden overal, ongeacht de tool die je gebruikt.

Verzamelen

GTD werkt alleen als je stopt met het opslaan van informatie in je brein. Alles dat in je hoofd opkomt (to-do’s, gebeurtenissen, ideeën, boekaanbevelingen, etc.), moet je onmiddellijk vastleggen en opslaan in een inbox. In GTD is een inbox (fysiek of digitaal) een visuele weergave van alle input die je dagelijks op de een of andere manier moet verwerken.

Je inbox wordt alleen gebruikt om de chaos van je gedachten te verzamelen, zodat je ze uit je hoofd krijgt. Dit is niet de plaats of het moment om je zorgen te maken over de organisatie.

In Todoist is je inbox de standaardplaats om al je input te bewaren tot je de gelegenheid hebt om ze te organiseren. Om een nieuwe taak toe te voegen aan je inbox in de web- of desktop-apps, klik je op het plus-icoon in de rechterbovenhoek of druk je gewoon op “q”. De taak wordt standaard aan de inbox toegevoegd, tenzij je een specifiek project instelt.

Doe een eerste "mind sweep"

Als je net begint met GTD, doe dan een volledige “mind sweep” van alle open zaken die je kan bedenken, alles waar je in de toekomst mogelijk actie op moet ondernemen. Voeg ze nu toe als taken in je Todoist-inbox. Raadpleeg de GTD-triggerlijst om je dingen die je misschien vergeten bent te helpen herinneren.

Leg nieuwe taken meteen vast

Eén van de belangrijkste principes van GTD is om taken uit je hoofd en in een extern systeem te krijgen op het moment dat ze in je opkomen. Todoist wordt op verschillende platforms (computer, telefoon, webbrowser, e-mailclient, smartwatch of smart home assistant) gesynchroniseerd, zodat je altijd en overal taken kan invoeren.

Wanneer een nieuwe taak in je opkomt, maak je er een gewoonte van om deze onmiddellijk aan je inbox toe te voegen en je later zorgen te maken over de organisatie. Om taken zo snel mogelijk vast te leggen, waar je ook bent, raden we je aan om Todoist (of een app naar keuze) te installeren:

• Als een app op je computer

• Als een app op je telefoon

• Als extensie voor de webbrowser die je gebruikt (voor het toevoegen van websites als taken)

• Als een plugin voor de e-mailclient die je gebruikt (voor het toevoegen van e-mails als taken)

Bekijk en download de Todoist-apps

Consolideer je inboxen

Je kan Todoist gebruiken om je andere inboxen te consolideren, van e-mails die je moet opvolgen, tot berichten waarop je actie moet ondernemen, tot te lezen artikelen, tot boodschappenlijstjes, tot referentiemateriaal dat je voor later bewaart. Hoe minder inboxen je moet controleren op openstaande zaken, hoe eenvoudiger het is om je systeem te onderhouden.

Stuur items naar Todoist vanuit je e-mailclient of team messaging-tool:

• Gebruik Todoist’s plugins voor Gmail en Outlook om e-mails snel toe te voegen als taken

• Stuur e-mails door naar je Todoist-inbox met het e-mailadres voor je project

• Zet berichten om in taken, vanuit je team messaging-tools zoals Twist of Slack

Verzamel leesvoer en referentiemateriaal:

• Maak foto’s van visitekaartjes of herinneringen voor evenementen en voeg ze toe aan de opmerkingen bij de relevante taak.

• Voeg bestanden van Dropbox, Google Drive, of je computer toe aan een taak om later te lezen of aan te werken.

• Verbind een leesapp zoals Pocket met Todoist via onze IFTTT-integratie en laat het automatisch een Todoist-taak aanmaken wanneer je in Pocket een artikel toevoegt.

• Download Todoist voor Chrome, Safari of Firefox om een url op te slaan die je later kan openen.

• Gebruik de Todoist-deelextensies op Android of iOS om pagina’s van mobiele apps als taken te delen.

Verduidelijken

Nu je inbox vol is, is het tijd voor de volgende stap: van de chaos van alles dat je vastgelegd hebt naar concrete actiestappen. Ga door elk item in je inbox en doe een van het volgende (in de volgende sectie vind je meer details over de stappen):

• Als het item minder dan twee minuten duurt, doe het dan meteen.

• Als het gedelegeerd kan worden, wijs de taak toe aan iemand anders.

• Als het een niet-uitvoerbaar item is ter referentie (zoals een bestand, document, artikel, contactgegevens, etc.) waar je later terug op moet komen, berg het dan op in een apart project voor referenties of voeg het toe aan de opmerkingen bij de relevante taak of het relevante project.

• Als het item op een bepaalde datum en/of tijd gedaan moet worden, geef je de taak een deadline.

• Als de taak niet langer nodig of uitvoerbaar is, verwijder het dan.

• Als een taak meer dan één stap vereist, maak dan een project aan voor alle relevante items en identificeer die ene volgende actie die je kan ondernemen om het project vooruit te helpen.

Maak je taken zo specifiek en uitvoerbaar mogelijk. Voeg zoveel mogelijk informatie toe, zodat je later niet meer hoeft te zoeken. “Mama bellen” moet bijvoorbeeld misschien ingevoerd worden als “Mama bellen om verjaardagsdiner te bespreken”, of “Belastingen” zou “Bel Marie om fiscale documenten te bespreken” kunnen zijn, met het telefoonnummer van Marie en een lijst van de specifieke documenten die bijgevoegd zijn in de taakopmerkingen (later meer over taakopmerkingen).

Organiseren

Zodra je een item in je inbox verduidelijkt hebt, is het tijd om het op de juiste plek te sorteren. In werkelijkheid gaan het verduidelijken en het organiseren van je taken hand in hand bij het opruimen van je inbox, maar het is handig om ze als aparte acties te zien.

Er zijn veel verschillende manieren om je taken te organiseren met de GTD-methode, maar we raden het gebruik van een combinatie van projecten en labels aan.

Eénmalige taken

Dit zijn taken die langer dan 2 minuten duren, maar slechts één stap vereisen. Bijvoorbeeld: “antwoorden op Josh’s e-mail over de projectkosten” of “autoverfrisser vernieuwen”. Je wil niet dat ze je inbox vol proppen, maar ze horen ook niet thuis in een ander project.

• Maak een nieuw project aan met de naam Eénmalige taken.

• Verplaats je éénmalige taken van de inbox naar dit project door op de grijze handle links van de taaknaam te klikken en het naar de projectnaam in het menu aan de linkerkant te slepen.

• Je kan ook een ander project toewijzen door “#” in het taakveld te typen om een lijst met al je projecten tevoorschijn te halen. Selecteer je project in de lijst of blijf de projectnaam typen om de resultaten te verfijnen.

Projecten

Je zal merken dat veel van de taken die je vastgelegd hebt eigenlijk projecten zijn. In de GTD-filosofie is een item een project wanneer het twee of meer stappen vereist om het te voltooien. “Slaapkamer schilderen” is bijvoorbeeld een project, want het bevat andere taken zoals verfstalen halen, een kleur kiezen, verfgereedschap kopen, de muren voorbereiden, etc. Dit is hoe je projecten aanpakt in Todoist:

• Maak een nieuw project aan voor elk meerstappenproject dat je geïdentificeerd hebt tijdens het verduidelijken van je taken.

• Sleep de relevante taken uit je inbox naar het juiste project. Of klik op een taak en typ “#” in het taakveld om een lijst met je projecten tevoorschijn te halen en er uit te kiezen.

• Wanneer je andere stappen bedenkt, voeg je ze in de relevante projecten toe als nieuwe taken.

Aandachtsgebieden

Het kan nuttig zijn om je projecten te groeperen op basis van je “aandachtsgebieden”, dit is de GTD-term voor de verschillende gebieden in je leven waar je verantwoordelijkheden hebt. Deze gebieden zijn een hulpmiddel om je aandacht te vestigen op je grotere doelen in het leven, terwijl je beslist waar je als volgende aan gaat werken. Als een taak niet binnen een van je aandachtsgebieden past, kan het goed zijn om eens opnieuw na te denken of het echt wel iets is waar je je tijd aan wil besteden. Of misschien wil je je projecten gewoon scheiden tussen “Werk” en “Persoonlijk”, dat kan ook gewoon.

In Todoist kan je dit makkelijk bereiken met subprojecten. Zo werkt het:

1. Maak voor elk aandachtsgebied een project aan. Dit project zal geen taken bevatten, het is slechts voor de visuele organisatie.

2. Klik op de grijze handle links van de projectnaam en sleep je werkelijke projecten onder de hoofdprojecten (“mappen”) die je zojuist gemaakt hebt, zodat ze in subprojecten omgezet worden.

3. (Optioneel) Om nog meer visuele scheidingen aan te brengen tussen je aandachtsgebieden, kan je aan elk gebied een andere projectkleur toewijzen.

Nu kan je je projectenlijst netjes houden door je subprojecten onder het hoofdproject samen te vouwen. Als je bijvoorbeeld op het werk bent, kan je je werkprojecten in beeld blijven houden, terwijl je persoonlijke projecten verborgen blijven (of omgekeerd).

Om het eenvoudig te houden, is het verstandig dat je je GTD-systeem eerst volledig opzet zodat je een idee hebt van je workflow. Indien nodig, kan je later nog terugkomen en je projecten in bredere categorieën organiseren.

Volgende acties

Dit zijn taken met een duidelijke, concrete actie die je bij de volgende mogelijkheid zal uitvoeren (bijvoorbeeld “James e-mailen met budget voor kantoorfeest”). Volgende acties staan los van toekomstige acties; stappen die je uiteindelijk zal ondernemen, maar waar je je nu nog niet op hoeft te concentreren.

Identificeer de volgende actie in elk project door het te labelen met “@volgend”. Om een label toe te voegen, typ je gewoon “@” in het taakveld en begin je de naam te typen.

Taken met een deadline en/of tijd

Items die op een specifieke datum en/of tijd gedaan moeten worden, kan je inplannen. Maar wees gewaarschuwd: GTD pleit tegen te veel vertrouwen in deadlines. Voeg ze alleen toe als taken echt op een specifieke datum en tijd gedaan moeten worden. Vertrouw voor al het andere op je volgende acties en een regelmatige wekelijkse review van al je takenlijsten (daarover later meer).

Tijdens het bewerken van een taak kan je het inplannen en een datum en tijd in de kalender kiezen. Of typ gewoon de datum en/of tijd in het taakveld met gewone spreektaal, bijvoorbeeld maandag om 8 uur. Het slimme Snel toevoegen herkent en markeert automatisch de datum en voegt deze toe wanneer je de taak opslaat. Je kan zelfs terugkerende deadlines invoeren (zoals om de woensdag) voor taken die regelmatig herhaald worden.

Je kan items met deadlines uit de inbox naar het relevante project verplaatsen, of naar het project Eénmalige taken als ze niet meerdere stappen vereisen.

Agenda's

Sommige van de items die je in je inbox vastlegt, zijn eerder herinneringen aan dingen die je met iemand anders wil bespreken dan volgende acties. Om deze agenda-items bij te houden:

• Maak een nieuw project aan met de naam Agenda’s.

• Maak een nieuw subproject aan onder Agenda’s, voor elke persoon met wie je regelmatig dingen moet bespreken (bijvoorbeeld je baas of ondergeschikten). Misschien wil je ook subprojecten aanmaken voor elke reguliere team- of projectmeeting. Bijvoorbeeld Marketing wekelijks.

• Voeg de items die je moet bespreken toe als taken in het relevante agenda-subproject.

• Wanneer je die persoon ontmoet of naar de meeting gaat, kan je het gerelateerde project openen om een lijst te zien van alles dat je moet bespreken.

• (Optioneel) Deel je agenda-projecten met de relevante mensen, zodat iedereen de te bespreken items kan zien, toevoegen en zelfs toewijzen.

Referentiematerialen

Referentiematerialen zijn niet-uitvoerbare items die je moet bewaren (zoals belastingdocumenten, leesvoer, spreadsheets, Word-documenten, telefoonnummers, enz.). Hoewel ze geen taken zijn, zijn ze vaak nodig om later een taak te kunnen voltooien. Je kan deze ondersteunende referentiematerialen in Todoist organiseren door ze aan de relevante taak- of projectopmerkingen toe te voegen:

• Taakspecifieke referentiematerialen kunnen toegevoegd worden aan de opmerkingen bij de relevante taak.

• Projectmaterialen op een hoger niveau (zoals ontwerpdocumenten, drafts, gedeelde mappen) kunnen toegevoegd of gelinkt worden in de projectopmerkingen.

Op deze manier heb je alle informatie vlakbij liggen, wanneer je klaar bent om aan de taak of het project te starten.

Je hebt waarschijnlijk ook referentiematerialen die niet aan een specifieke taak of project gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld een artikel dat je vanuit het internet hebt opgeslagen voor later, een bestand met belangrijke informatie, of een idee voor een geschenk voor de volgende verjaardag van je partner. Veel mensen gebruiken graag een aparte app voor notities om hun referentiematerialen te organiseren, maar je kan ze ook in Todoist bijhouden. Hier is hoe:

• Maak een nieuw project Referentiematerialen aan

• Maak nieuwe subprojecten aan onder Referentiematerialen voor elk type referentiematerialen. Bijvoorbeeld Gechenkideeën, Verjaardagen, Contactgegevens, Recepten, enzovoorts

• Verplaats de taken met je referentiematerialen naar het gerelateerde project door ze vanuit je inbox te verslepen. Of selecteer een nieuw project via Snel toevoegen door te klikken om de taak te bewerken en “#” in het taakveld te typen, gevolgd door de naam van het project.

• Om je referentie-subprojecten samen te vouwen, klik je op het grijze pijltje links van het hoofdproject Referentiematerialen. Dit helpt om visuele rommel in je lijst op te ruimen.

Wachten op

Dit zijn items die gedelegeerd zijn, of wachten op actie door iemand anders. Als je bijvoorbeeld een blogpost moet afwerken maar eerst op je editor moet wachten, voor de feedback op je laatste draft. Identificeer deze taken door ze te taggen met het label “@wachten”. Hou “@wachten”-taken georganiseerd in de projecten waar ze toe horen, of in het project Eénmalige taken wanneer ze geen relatie hebben met andere taken.

Ooit/misschien

Veel items die je vastlegt zullen ideeën zijn voor dingen die je in de toekomst wil doen, maar waar je momenteel geen ruimte voor hebt (bijvoorbeeld plekken waar je naartoe wil reizen, boeken die je wil lezen, nieuwe projecten die je wil uitproberen, ideeën voor blogposts, etc.). Je wil deze later kunnen reviewen, maar je wil niet dat ze je systeem nu overspoelen.

• Maak een nieuw project Ooit/misschien aan

• Voeg daarin alle taken toe die je misschien of in de toekomst wil doen, maar waar je nu geen aandacht aan besteedt

• (Optioneel) Voeg subprojecten toe voor specifieke types “ooit/misschien”-taken. Je wil bijvoorbeeld misschien aparte projecten Ooit/misschien - Persoonlijk en Ooit/misschien - Werk hebben

• Review je ooit/misschien-projecten wanneer er tijd en energie beschikbaar komen om aan nieuw werk te beginnen

Taken die gedelegeerd kunnen worden

Als je een taak kan delegeren om je eigen tijd en energie vrij te maken, zou je dat moeten doen. In Todoist kan je projecten delen met mensen, ze taken toewijzen met deadlines en in de opmerkingen samenwerken.

Hoe je systeem voor het delen eruitziet, kan naargelang de omstandigheden verschillen. Hier zijn drie mogelijke wijzes die je zou kunnen gebruiken:

• Maak een apart gedeeld project aan voor iedere persoon met wie je samenwerkt (misschien kan je zelfs je Agenda’s-subproject hiervoor gebruiken)

• Maak één enkel gedeeld project aan voor je hele team (als je Business hebt, zal je een extra team-inbox hebben waaraan het hele team automatisch toegevoegd wordt)

• Deel op ad-hoc basis bestaande projecten waarvoor veel samenwerking nodig is

Of je kan ook een combinatie van alle drie methodes gebruiken.

Snelle tip: je kan zoeken naar alle taken die je gedelegeerd hebt, door de zoekopdracht “toegewezen door: mij” te gebruiken. Het is een handige lijst om terug op te komen tijdens je wekelijkse review.

Contexten

Met je projecten op hun plaats en je taken gesorteerd, ben je nu klaar om de contexten aan te pakken. In GTD betekenen contexten tools, plaatsen of mensen die je nodig hebt om een bepaalde taak te voltooien. Contexten staan je toe om te focussen op wat je nú kan uitvoeren, in je huidige omstandigheden. Als je bijvoorbeeld op kantoor bent, wil je je tijd niet verspillen aan het doorlopen van alle volgende acties die je thuis moet uitvoeren.

Als we de projectaanpak van hierboven volgen, zijn labels de gemakkelijkste manier om contexten toe te voegen. GTD raadt de volgende contexten aan:

• Computer/internet

• Thuis

• Kantoor

• Stad

• Telefoon

• Overal

Je kan er ook andere toevoegen om je te helpen met het snel sorteren van je taken, gebaseerd op je huidige omstandigheden. Sommige mensen voegen graag een e-mailcontext toe, zodat ze al hun e-mails in één keer kunnen aanpakken. Anderen voegen labels toe voor de hoeveelheid tijd die een taak in beslag zou kunnen nemen. Als je dan bijvoorbeeld 15 minuten hebt voor je volgende meeting begint, dan zou het nuttig kunnen zijn als je alle taken die je snel kan doen kon identificeren met een label @15min. Voor de meeste mensen is het nuttiger om een label “Offline” aan te maken in plaats van “Internet”, zodat ze taken kunnen uitvoeren wanneer ze geen internetverbinding hebben.

Het is verleidelijk om overal labels voor te maken, maar weersta die verleiding. Zodat je GTD-systeem goed zijn werk kan doen, moet je er een gewoonte van maken om de juiste labels aan iedere taak toe te voegen. Hoe minder labels je hebt om eruit te kiezen, hoe gemakkelijker het wordt om te onthouden.

Om een label toe te voegen, ga je naar de labels in het menu links en tik je op de +-knop. Je kan ook een label toevoegen tijdens het bewerken of toevoegen van een taak door @ in het taakveld te typen. Al je bestaande labels zullen in een drop-down menu verschijnen en de resultaten worden verfijnd naargelang je doorgaat met het typen van de taaknaam. En als het label dat je wil toevoegen nog niet bestaat, heb je de optie om er een nieuwe aan te maken om aan je lijst toe te voegen.

Doen

Nu betaalt de tijd die je spendeerde aan het verduidelijken en organiseren van je taken zich terug. Je systeem zit nu vol concrete, uitvoerbare items die georganiseerd zijn in logische categorieën, helemaal klaar voor jou. Je zal zien dat alle labels, projecten en deadlines, die je in de stappen hierboven toegevoegd hebt, je nu helpen om de vraag “Wat zou ik nu moeten doen?” op elk moment snel te kunnen beantwoorden.

De tijd die je spendeerde aan het verduidelijken en organiseren van je tijd betekent dat wanneer het tijd is om het werk te doen, je minder keuzes hoeft te maken en minder referentiematerialen terug hoeft te vinden. Om te beslissen wat je als volgende doet, kan je aankomende taken met deadlines bekijken, taken op label sorteren, of filters aanmaken om je volgende acties te bekijken, gebaseerd op context.

Overzichten Vandaag en Aankomend

Wanneer je klaar bent om neer te zitten en aan de slag te gaan, klik je op Vandaag in het navigatiemenu links om taken te bekijken die je vandaag moet voltooien. Open Aankomend om te zien wat er deze week aankomt, of in een andere week in de toekomst.

Bekijk volgende acties en contexten via labels

Om een volledige lijst van volgende acties in al je projecten te bekijken, typ je “@volgend” in de zoekbalk bovenin je Todoist.

Je kan ook snel je taken op context sorteren door een bepaald label te selecteren om alle gerelateerde taken te zien. Als je bijvoorbeeld op @stad zoekt, zie je een lijst met taken met het label @stad die je dus kan voltooien wanneer je reeds buitenshuis bent. Om een lijst te zien van alle taken waarbij je op iets wacht, zoek je naar het label @wachten.

Je kan ook alle taken die met een specifiek label gelabeld zijn door op de naam van het label te klikken in de labellijst links in je Todoist.

Maak meer gepersonaliseerde taakoverzichten aan met filters

De echte GTD-magie vindt plaats wanneer je met filters je eigen gepersonaliseerde taakoverzichten aanmaakt in Todoist. Filters zijn eigenlijk opgeslagen zoekopdrachten die je lijst met één enkele klik sorteren. Je kan filters gebruiken om naar taken te zoeken op:

• Deadline

• Label

• Prioriteit

• Project

• Datum waarop een taak aangemaakt werd

• Verantwoordelijke

• Sleutelwoorden

• Of een combinatie van enkele of alle van bovenstaande

Om een nieuwe filter in te stellen, ga je naar de filters in je menu links en klik je op Filter toevoegen onderin de lijst. Geef je filter een naam en voeg de zoekopdracht die je wil zien toe.

Voor GTD zullen de meest relevante filters waarschijnlijk “@volgend” combineren met een aandachtsgebied of een context. Om bijvoorbeeld een filter in te stellen voor al de volgende acties die je op het werk kan doen, gebruik je de zoekopdracht “##Werk & @volgend”. Dit toont alle taken in je project Werk en gerelateerde subprojecten, die ook het label @volgend hebben. Of maak een filter aan voor de volgende acties die op kantoor afgewerkt kunnen worden door de zoekopdracht “@volgend & @kantoor” te gebruiken.

De meest handige taakoverzichten zullen van je specifieke noden afhangen, maar hier zijn enkele die vaak nuttig zijn:

Voeg je belangrijkste taakoverzichten toe aan je favorieten, zodat ze bovenin je menu links verschijnen, boven je projectenlijst. Klik gewoon met de rechtermuisknop op de filter, het label of het project en selecteer “Toevoegen aan favorieten”. De filter verschijnt dan in je navigatiemenu.

Reflecteren

Zet elke week tijd opzij om over al je lijsten te gaan, je taken te organiseren en ervoor te zorgen dat je systeem vlotjes blijft draaien. De review helpt je om je aan veranderingen aan te passen, je aandacht opnieuw te focussen, en over je workflow te reflecteren.

David Allen heeft deze wekelijkse review “een kritieke factor voor succes” genoemd, want het frequent reviewen van je systeem zorgt ervoor dat je niet gewoon dingen doet, maar dat je de juiste dingen doet.

Om aan de slag te gaan, kan je het Todoist-sjabloon GTD wekelijkse review in je projectlijst importeren. Dit sjabloon bevat alle stappen die je moet uitvoeren om je review wekelijks te kunnen voltooien. Personaliseer het sjabloon door subtaken of taakopmerkingen toe te voegen voor de lijsten van al je inboxen, je huidige aandachtsgebieden, of om reflecties over je week bij te houden.

Plan je wekelijkse review in door een terugkerende deadline in een taak in te stellen. Voer gewoon je datum in met gewone spreektaal, zoals “elke zondag om 17:00”, en Todoist zal het automatisch herkennen en inplannen wanneer je de taak opslaat.

Er is een reden waarom miljoenen mensen over de hele wereld erbij zweren dat Getting Things Done hun leven heeft veranderd. Misschien is het strikte GTD niet voor iedereen, maar je zal toch een paar gewoontes oppikken die je helpen om je minder zorgen te maken en meer dingen gedaan te krijgen. Iedereen die minder gestresseerd en productiever zou willen zijn, zou het eens moeten proberen.

Probeer het eens en kijk welke aspecten van GTD voor jou werken!