Teamtaken beheren in Todoist

Todoist is eenvoudig en intuïtief genoeg om je team snel op weg te helpen, en krachtig genoeg om zelfs de meest ambitieuze projecten op het juiste spoor te houden.

Je team toevoegen aan Todoist

Wanneer je een team toevoegt aan Todoist, krijg je een gedeelde werkruimte voor het werk van je team, naast maar apart van ieders persoonlijke taken en projecten.

• Teamprojecten horen tot het team en zijn toegankelijk voor iedereen (tenzij ze expliciet als privé zijn ingesteld).
• Persoonlijke projecten (alles onder "Mijn projecten" in je zijbalk) blijven privé en onder je controle, zelfs wanneer je je team verlaat.

Iedereen kan:

• Publieke teamprojecten doorbladeren en previewen en deelnemen aan wat voor ze relevant is.
• Rechtstreekse links naar projecten, secties, taken en opmerkingen delen, die teamleden kunnen bekijken en er onmiddellijk actie op kunnen ondernemen.
• Taken groeperen of filteren op persoonlijke projecten en/of teamprojecten in de overzichtopties in Vandaag, Aankomend, en filteroverzichten, om werk en leven beter te kunnen scheiden.

Voor teamleiders die een team aan Todoist toevoegen:

• Krijg een transparant, georganiseerd overzicht van al het werk van je team en bekijk even de voortgang zonder aan elk individueel project te moeten deelnemen.
• Maak het kristalhelder wie de eigenaar is van de gegevens. Teamprojecten behoren tot het team. Persoonlijke projecten behoren tot het individu.
• Geef admins meer controle over permissies en toegang tot gegevens in de teaminstellingen.

Plus, als je je team upgradet naar een Business-abonnement, krijgen alle leden automatisch toegang tot alle persoonlijke Pro-functies, zoals herinneringen, agenda-layout voor persoonlijke projecten en taakduur!

En wanneer je teamgenoten altijd bovenop hun persoonlijke to-do's zitten, verloopt het teamwerk op magische wijze ook soepeler. 💆

Een team opstarten

Eerst en vooral, laten we je team instellen in Todoist en klaarmaken om dingen gedaan te krijgen vanaf dag één.

Stap 1. Maak een team aan

Als je al een Todoist-account hebt, begin dan door gratis een nieuw team aan te maken. Je vindt de optie links onderin je Todoist op de web- of desktop-apps.

Indien je nieuw bent bij Todoist, kan je eerst een nieuw account aanmaken. Schakel tijdens je registratie de team-optie in, en je wordt doorheen het aanmaken van een team geleid.

Stap 2: nodig je teamgenoten uit

Klik op Leden rechts bovenin je team. Je zal twee opties zien om teamleden uit te nodigen:

• Uitnodigen per e-mail: Stuur een uitnodiging om aan je team deel te nemen.
• Uitnodigen via link: Kopieer en deel een uitnodigingslink met je team.

(Je kan hier ook iemands toegang verwijderen en hun teamrol (admin, lid of gast) wijzigen indien nodig.)

Stap 3: geef je teamwork een vliegende start met enkele nieuwe projecten

Maak een of twee nieuwe projecten aan in je gedeelde werkruimte voor grote dingen waar je team aan werkt en begin met het oplijsten van alle relevante taken die in je opkomen. (Of ga aan de slag met onze vooraf ingevulde sjablonen voor teams.)

Wanneer je een teamproject aanmaakt of verplaatst, heb je twee toegangsopties:

• Volledige toegang: Alle teamleden kunnen bekijken en deelnemen. Kies deze optie om het gemakkelijker te maken om werk te vinden en te delen.
• Besloten toegang: Alleen mensen die uitgenodigd zijn voor het project hebben er toegang toe. Kies deze optie voor alles dat je meer privé wil houden, zoals agenda's voor 1-op-1 meetings of plannen voor aanwerving.

Zodra je een teamproject aangemaakt hebt, klik je op het Delen-icoon rechts bovenin om het met de relevante teamleden te delen. Hoewel alle leden publieke teamprojecten kunnen doorbladeren en previewen, moeten ze aan een project deelnemen voordat je ze taken kan toewijzen en ze in opmerkingen kan taggen.

Om projecten nog sneller te delen, kopieer en deel je gewoon de projectlink in een e-mail, Slack-bericht, Twist-thread of waar je team ook communiceert. Teamleden kunnen op de link klikken om het project te previewen en er zelf aan deel te nemen.

Deelnemen aan een bestaand team

Heb je succesvol via e-mail of link deelgenomen aan een team? Gefeliciteerd! Nu is het tijd om deel te nemen aan de teamprojecten die relevant zijn voor jou.

• Klik op de teamnaam in de zijbalk om een lijst van alle teamprojecten te zien.
• Klik daarna op een project om het te previewen en eraan deel te nemen.

Projecten waar je aan deelneemt zullen onder de teamnaam in de zijbalk verschijnen voor snelle toegang.

Merk je nieuwe dingen op die je team moet bijhouden? Terwijl je je inwerkt in de workflow van je team, kan je zelf beginnen met het maken en delen van projecten.

Goede praktijken voor het beheren van teamtaken

Je hebt je team opgezet en al je teamgenoten uitgenodigd. Nu is het tijd om samen dingen gedaan te krijgen. Hier zijn een paar goede praktijken om ervoor te zorgen dat iedereen op hetzelfde spoor zit en er niets door de mazen van het net glipt...

Wijs elke taak toe zodat iedereen duidelijk weet wie waar verantwoordelijk voor is

In Todoist kan elke taak slechts aan één persoon toegewezen worden, dus er is nooit twijfel over wie waar verantwoordelijk voor is.

Wil je dezelfde taak aan meerdere mensen toewijzen? Hier zijn een paar opties:

• Wanneer er meerdere stappen zijn voor een taak, maak je subtaken aan met hun eigen verantwoordelijken.
• Wanneer verschillende mensen dezelfde taak moeten voltooien, maak je gedupliceerde taken aan en wijs je elke kopie toe aan de verantwoordelijke teamgenoot.

Stel (terugkerende) deadlines in, zodat iedereen duidelijk weet wat wanneer gedaan moet worden

Typ gewoon een deadline in het taakveld en Todoist's slimme Snel toevoegen zal het herkennen, het markeren en het toevoegen wanneer je de taak opslaat. Deadlines in natuurlijke taal kunnen zo eenvoudig zijn als "morgen" of zo complex als "elke 3e donderdag vanaf 5 aug tot 10 april".

Bekijk hier meer voorbeelden van deadlines die je kan gebruiken.

Voeg context toe in taakomschrijvingen zodat mensen de nodige informatie hebben om te kunnen beginnen

Voeg links naar documenten toe en zoveel relevante details als maar kan. In plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar informatie, kunnen je teamgenoten gewoon beginnen.

Omschrijvingen blijven bovenin je taakoverzicht georganiseerd en zijn in de projectlijst zichtbaar onder de taak.

Bespreek details en upload bestanden in de opmerkingen

Stel vragen, geef meer informatie en verstrek statusupdates direct binnen je taken. Bruikbare informatie blijft binnen de context van de taak zelf in plaats van verspreid over berichten-apps.

Tag de juiste teamgenoten om er zeker van te zijn dat ze een notificatie krijgen over een nieuwe opmerking.

Taakoverzichten aanpassen voor een betere focus

Je team heeft ambitieuze plannen, maar het is gemakkelijk om verdwaald te raken en overweldigd te worden door alle taken en details. Hier zijn drie manieren om je taakoverzichten gericht te houden op de juiste dingen op het juiste moment.

Gebruik overzicht-opties om zelfs de grootste projecten beheersbaar te maken

Krijg grip op grote projecten met flexibele overzicht-opties om taken op elke gewenste manier te herschikken, sorteren en filteren. Klik op Overzicht-opties rechts bovenin je teamprojecten om:

• Tussen de lijst-, agenda-, en board-layouts te schakelen, afhankelijk van de noden van je project.
• Je projecten te groeperen, filteren of sorteren op taaknaam, verantwoordelijke, deadline, datum van aanmaak, label of prioriteitsniveau. Je kan bijvoorbeeld alleen de aan jou toegewezen taken in een groter project bekijken.
• Voltooide taken in te schakelen om de voortgang van projecten te bekijken. Of verberg ze om het project netjes en gefocust op de volgende stappen te houden.

Scheid taken per werkruimte in je overzichten Vandaag en Aankomend

Je hebt ook opties voor je overzicht in je overzichten Vandaag en Aankomend. Je zal de optie zien om op werkruimte te groeperen, zodat je zowel je persoonlijke taken als teamtaken gescheiden kan zien. Of, filter op werkruimte zodat je je persoonlijke taken kan verbergen wanneer je op het werk bent, en je teamtaken kan verbergen wanneer je thuis bent.

Stel aangepaste filters in voor jouw taken of die van je teamgenoten

Sla je eigen filters op om te focussen op een subset van je eigen taken, of die van je teamgenoten.

Maak bijvoorbeeld een filter aan voor alle taken die aan "Marija" toegewezen zijn en deze week af moeten zijn, zodat je kan zien wat er op haar bord ligt wanneer je je voorbereidt op je wekelijkse 1:1.

• Gebruik de zoekopdracht werkruimte: teamnaam om alleen de taken in teamprojecten mee te nemen.
• Gebruik de zoekopdracht werkruimte: Mijn projecten om alleen de taken in je persoonlijke projecten mee te nemen.

Hier zijn een paar werkruimte-gebaseerde filters die je handig kan vinden:

Taakmanagement over projecten heen

Open meerdere Todoist-vensters op je desktop-app (klik op het drie stippen-icoon in de rechterbovenhoek → Openen in nieuw venster) om de taken van je team over meerdere projecten heen te beheren.

Om een Todoist-venster te laten zweven om het altijd zichtbaar te houden zodat je er gemakkelijk naar kan refereren, klik je op Venster → Zwevend op voorgrond (of Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) op macOS of klik op het pin-icoon in de rechterbovenhoek van Todoist (of Ctrl + F11) op Windows. Gedaan met het zoeken naar je Todoist-venster in een zee van draaiende apps!

Rapportage zodat je altijd weet wat de stand van zaken is

Weten wat er is gedaan is net zo belangrijk als weten wat er als volgende moet gebeuren. Hier zijn een paar manieren om up-to-date te blijven over alles wat jouw team bereikt...

Bekijk een momentopname van het werk van je team in de activiteitenlog

De activiteitenlog toont je alles waar jij en je teamleden mee bezig zijn geweest.

Filter op persoon om te zien waar individuele teamleden mee bezig zijn geweest. Selecteer Iedereen in het menu om een overzicht te krijgen van de recente productiviteit voor het volledige team.

Om een overzicht van het voltooide werk te zien, selecteer je Voltooide taken in het actiemenu.

Maak aanpasbare projectrapporten aan met de Google Sheets-extensie

Documenteer en rapporteer snel over de projectstatus door taken te exporteren naar Google Sheets. Exporteer bijvoorbeeld een lijst met alle voltooide taken of alle actieve taken gesorteerd op deadline.

Om een rapport te maken, open je een project, kies je Export to Google Sheets in het projectmenu en selecteer je welke taakvelden (inclusief deadline, voltooiingsstatus, prioriteit, datum van aanmaak, omschrijving, sectie en verantwoordelijke) je wil opnemen in je spreadsheet.

Waar wacht je nog op?

Geen twee teams gebruiken Todoist op exact dezelfde manier. Deze gids is slechts een beginpunt! Voeg je team toe en begin te experimenteren met de workflows om Todoist voor jullie te laten werken.