Administrer teamoppgaver i Todoist

Todoist er enkelt og intuitivt nok til å få teamet ditt raskt i gang, og kraftig nok til å holde selv de mest ambisiøse prosjektene på riktig spor.

Legg til teamet ditt i Todoist

Når du legger til et team i Todoist, får du en delt arbeidsområde for teamets arbeid – ved siden av og separat fra alle sine private oppgaver og prosjekter.

• Teamprosjekter tilhører teamet, og alle har tilgang til dem (så fremt de ikke er eksplisitt satt til å være private).
• Private prosjekter (alt under «Mine prosjekter» i sidestolpen din) forblir privat og under din kontroll – selv om du forlater teamet ditt.

Alle kan:

• se gjennom og forhåndsvise offentlige teamprosjekter og velge kun å bli med i de prosjektene som er relevante for dem
• dele koblinger direkte til prosjekter, seksjoner, oppgaver og kommentarer som teammedlemmer kan forhåndsvise og umiddelbart gjøre noe med
• gruppere eller filtrere oppgaver etter private og/eller teamprosjekter fra Visningsalternativer-menyen i I dag, Kommende og filtervisningen – for å bedre skille jobb og privatliv

For teamledere som legger til et team i Todoist:

• Gir deg en tydelig, organisert oversikt over alt arbeidet til teamet ditt, og lar deg sjekke fremdriften uten å måtte bli med i hvert enkelt prosjekt.
• Gjør dataeierskap krystallklart. Teamprosjekter tilhører teamet. Private prosjekter tilhører individet.
• Gir administratorer mer kontroll over tillatelser og datatilgang i teaminnstillingene.

Pluss at hvis du oppgraderer teamet ditt til Business-abonnementet, får alle medlemmer automatisk tilgang til alle private Pro-funksjoner – påminnelser, kalenderlayout for private prosjekter og oppgavevarighet!

Og når teammedlemmene dine alltid har kontroll på sine private gjøremål, har teamwork også en tendens til å gå bedre. 💆

Sette opp et team fra bunnen

Først det viktigste: La oss få teamet ditt satt opp i Todoist og klart til å begynne å få ting gjort fra dag én.

Trinn 1. Opprett et team

Hvis du allerede har en Todoist konto, kan du komme i gang ved å opprette et nytt team kostnadsfritt. Du finner alternativet nederst til venstre i Todoist på nettet eller i datamaskinappene.

Hvis du ikke har brukt Todoist før, kan du opprette en ny konto. Slå på teamalternativet under registreringen, og du blir veiledet gjennom opprettelsen av et team.

Trinn 2. Inviter teammedlemmene dine

Klikk på Medlemmer øverst til høyre for teamet ditt. Der ser du to alternativer for å invitere teammedlemmer:

• Inviter via e-post: Send en invitasjon om å bli med i teamet ditt.
• Inviter via kobling: Kopier og del en invitasjonskobling med teamet ditt.

(Du kan også fjerne noen sin tilgang og endre deres teamrolle – administrator, medlem eller gjest – herfra om nødvendig.)

Trinn 3. Kom i gang med samarbeidet med et par nye prosjekter

Opprett ett eller to nye prosjekter i det delte arbeidsområdet for store ting teamet ditt jobber med, og start med å oppføre relevante oppgaver du kommer på. (Eller kom i gang med våre ferdige maler for team.)

Når du oppretter eller flytter et teamprosjekt, har du to tilgangsalternativer:

• Full tilgang: Alle teammedlemmer kan se og bli med. Velg dette alternativet for å gjøre arbeidet lettere å finne og dele.
• Begrenset tilgang: Kun personer invitert til prosjektet har tilgang til det. Velg dette alternativet for alt du vil skal være mer privat, som møter på enmannshånd eller ansettelsesplaner.

Når du har opprettet et teamprosjekt, klikker du på ikonet for deling øverst til høyre for å dele det med de aktuelle teammedlemmene. Selv om alle medlemmer kan se gjennom og forhåndsvise alle offentlige teamprosjekter, må de bli med i et prosjekt for at du skal kunne tildele dem oppgaver og varsle dem i kommentarer.

For å dele prosjekter enda raskere er det bare å kopiere og dele prosjektkoblingen i en e-post, Slack-melding, Twist-tråd eller hva enn teamet ditt kommuniserer med. Teamets medlemmer kan klikke på koblingen for å forhåndsvise og bli med i prosjektet selv.

Bli med i et eksisterende team

Har du blitt med i et team via e-post eller kobling? Gratulerer! Nå er tiden inne for å bli med i teamprosjektene som er relevante for deg.

• Klikk på navnet til teamet i sidestolpen for å se en liste over alle teamets prosjekter.
• Klikk deretter på et prosjekt for å forhåndsvise det og bli med i det.

Prosjekter du er medlem av, vises under teamnavnet i sidestolpen for enkel tilgang.

Legger du merke til nye ting teamet ditt må følge med på? Etter hvert som du føler deg trygg på teamets arbeidsflyt, kan du begynne å opprette og dele prosjekter selv.

Gode rutiner for administrering av teamoppgaver

Du har satt opp teamet ditt og invitert alle teammedlemmene. Nå er det på tide å begynne å få ting gjort sammen. Her er noen gode rutiner for å sikre at alle er på samme bølgelengde og ingenting blir glemt …

Tildel hver oppgave, slik at alle vet hvem som er ansvarlig for hva

I Todoist kan hver oppgave kun tildeles til én person, så det er aldri noe tvil om hvem som er ansvarlig for å gjøre hva.

Vil du tildele den samme oppgave til flere personer? Her er et par alternativer:

• Når det er flere trinn i en oppgave, kan du opprett underoppgaver med egne mottakere.
• Når flere personer må fullføre samme oppgave, kan du opprett kopier av oppgaver. Deretter tildeler du hver kopi til det ansvarlige teammedlemmet.

Angi forfallsdatoer – eller tilbakevendende forfallsdatoer – slik at alle vet hva som skal være ferdig når

Bare skriv inn en forfallsdato i oppgavefeltet, og Todoists smarte Legg til raskt vil gjenkjenne den, markere den og legge den til når du lagrer oppgaven. Forfallsdatoer med naturlig språk kan være noe så enkelt som «i morgen», eller noe så komplekst som «hver tredje torsdag fra og med 5. august og slutter 10. april».

Se flere eksempler på forfallsdatoer du kan bruke.

Legg til kontekst i oppgavebeskrivelsen, slik at alle har informasjonen de trenger for å komme i gang

Inkluder lenker til dokumenter og så mange relevante detaljer som mulig. I stedet for å sløse tid på lete etter informasjon, kan teammedlemmene dine sette i gang.

Beskrivelser holder seg organisert øverst i oppgavevisningen, og de er synlige under oppgaven i prosjektlisten.

Diskutere detaljer og last opp filer i kommentarene

Still spørsmål, gi mer informasjon og kom med statusoppdateringer rett i oppgavene dine. Informasjon man kan handle på forbli i kontekst hos selve oppgaven, i stedet for å spre seg i meldingsapper.

Varsle det riktige teammedlemmet, for å være sikker på at de får med seg den nye kommentaren.

Tilpasse oppgavevisninger for bedre fokus

Teamet ditt har ambisiøse planer, men det er lett å gå seg vill og bli overveldet av alle oppgavene og detaljene. Her er tre måter å holde visningen av oppgavene dine fokusert på de riktige tingene til riktig tid.

Bruk visningsalternativer til å gjør selv de største prosjekter håndterbare

Håndter store prosjekter med fleksible visningsalternativer for å omorganisere, sortere og filtrere oppgaver slik du ønsker. Klikk på ikonet for visningsalternativer øverst til høyre i teamprosjektene dine for å:

• bytte mellom liste-, kalander- og tavlelayout avhengig av prosjektets behov
• gruppere, filtrere og sortere prosjektene etter navn, mottaker, forfallsdato, dato lagt til, etikett eller prioritetsnivå – du kan for eksempel se kun oppgavene som er tildelt deg i et stort prosjekt
• slå på Fullføre oppgaver, for å se prosjektfremdrift – eller skjul dem for å holde prosjektet ryddigere og fokusert på de neste handlingene

Separere oppgaver etter arbeidsområde i I dag- og Kommende-visningen

Du har også tilgang til visningsalternativene i I dag- og Kommende-visningen. Du ser muligheten til å gruppere etter arbeidsområde, slik at du kan se både dine private oppgaver og teamoppgaver delt opp. Eller filtrer etter arbeidsområde, slik at du kan skjule de private oppgavene når du jobber, og skjule teamoppgavene når du er hjemme.

Sette opp tilpassede filtre for oppgavene dine eller teammedlemmers oppgaver

Lagre dine egne filtre for å fokusere på kun noen av dine egne oppgaver – eller oppgavene til teammedlemmene dine.

Du kan for eksempel opprette et filter for alle oppgaver tildelt «Marija» som forfaller denne uken, slik at du kan se hva hun har å gjøre når du forbereder deg på det ukentlige møtet med henne.

• Bruk forespørselen arbeidsområde: teamnavn hvis du kun vil inkludere oppgaver i teamprosjekter.
• Bruk forespørselen arbeidsområde: Mine prosjekter for å inkludere kun oppgavene i de private prosjektene dine.

Her har du et par hendige filtre basert på arbeidsområde:

Oppgaveadministrering på tvers av prosjekt

Åpne flere Todoist-vinduer i datamaskinappen din (klikk på de tre prikkene øverst til høyre → Åpne i nytt vindu) for å administrere teamets oppgaver på tvers av flere prosjekter.

Hvis du vil holde et hvilket som helst Todoist-vindu synlig til enhver tid for enkel å kunne sjekke det, klikk på Vindu → Alltid øverst (eller Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) i macOS eller fest-ikonet øverst til høyre i Todoist (eller Ctrl + F11) i Windows. Du trenger ikke lenger lete etter Todoist-vinduet ditt i et hav av kjørende apper!

Rapportering, så du alltid vet hvordan arbeidet ligger an

Å vite hva som er gjort, er like viktig som å vite hva som må gjøres. Her er et par måter å få med seg alt teamet ditt oppnår …

Få et øyeblikksbilde av teamets arbeid i aktivitetsloggen

Aktivitetsloggen viser deg alt du og teammedlemmene dine har gjort.

Filtrer etter person for å se hva individuelle teammedlemmer har jobbet med. Velg Alle fra menyen for å få en oversikt over hele teamets nylige produktivitet.

For å se en oversikt over fullført arbeid, velger du Fullførte oppgaver fra handlingsmenyen.

Opprett tilpassede prosjektrapporter med Google Sheets-utvidelsen

Dokumenter og rapporter raskt om prosjektstatus ved å eksportere oppgaver til Google Sheets. Eksporter for eksempel en liste over alle fullførte oppgaver, eller alle aktive oppgaver sortert etter forfallsdato.

For å opprette en rapport åpner du et hvilket som helst prosjekt, velger Eksporter til Google Sheets fra prosjektmenyen, og velger hvilke oppgavefelt (inkludert forfallsdato, fullføringsstatus, prioritet, opprettelsesdato, beskrivelse, seksjon og mottaker) du vil inkludere i regnearket.

Hva venter du på?

Ingen team bruker Todoist på nøyaktig samme måte. Denne guiden er bare et utgangspunkt! Legg til teamet ditt, og begynn å eksperimentere med arbeidsflytene for å få Todoist til å fungere for dere.