Time Blocking

Todoist è il task manager più apprezzato al mondo per organizzare la tua vita e il tuo lavoro. Scopri di più

"Secondo le mie stime, una settimana lavorativa strutturata con 40 ore di time blocking produce risultati equivalenti a una settimana lavorativa senza struttura di oltre 60 ore."

— Cal Newport, autore di Deep Work

C'è una verità ineludibile nel mondo del lavoro moderno: o prendi il controllo dei tuoi impegni, o saranno loro a controllare te.

Tra riunioni, email, chat di team e un flusso incessante di attività, trovare tempo per ciò che conta davvero può sembrare una chimera. Ma poiché vivere da eremiti digitali è impraticabile per la maggior parte di noi, è fondamentale adottare strategie concrete per mantenere la concentrazione in un ambiente che sembra cospirare per distrarci.

Ed è qui che il time blocking si rivela una tecnica efficace e collaudata per gestire il tempo.

We’ve made a companion video for time blocking because everyone learns differently, and we know some of you prefer to watch instead of read. Check out that video below, or continue reading for a deeper dive.

Il time blocking, insieme a metodologie affini come il time boxing, il task batching e il day theming, è uno strumento semplice ma potente per riprendere il controllo del tuo tempo.

Prova questa tecnica se:

• Gestisci progetti e responsabilità multiple (come faceva Jack Dorsey, ex CEO di Twitter e Square, che utilizzava il day theming per organizzare il suo tempo).

• Trascorri gran parte della giornata in modalità "reattiva", rispondendo immediatamente a email e messaggi.

• Le tue giornate sono frammentate da continue riunioni e hai la sensazione di non portare mai a termine nulla di significativo.

• Le interruzioni costanti minano la tua concentrazione e la tua produttività.

• Fai fatica a ritagliare il tempo e la tranquillità necessari per definire obiettivi a lungo termine.

In questa guida, scoprirai come applicare il time blocking, il task batching e il day theming per ottimizzare l'organizzazione della tua giornata. Ti mostreremo come integrare queste strategie con il tuo calendario e un task manager come Todoist, per riprendere il controllo dei tuoi impegni e lavorare con maggiore efficacia.

Cos'è il time blocking?

Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo che consiste nel suddividere la giornata in blocchi temporali dedicati a compiti specifici o a gruppi di attività. Ogni blocco ha un obiettivo preciso, eliminando così il passaggio continuo e dispersivo da un'attività all’altra. Ad esempio, puoi dedicare un blocco di tempo dalle 9:00 alle 10:00 del mattino per rispondere alle email, dalle 10:00 alle 12:00 al lavoro sul progetto principale della giornata, dalle 13:00 alle 14:00 alla pausa pranzo, e così via.

Il time blocking è una tecnica particolarmente efficace perché:

• Aumenta la produttività riducendo le distrazioni.

• Struttura la giornata in modo focalizzato e ben organizzato.

• Migliora la concentrazione e il focus sulle attività più importanti.

• Ottimizza l'organizzazione e consente di categorizzare le attività.

• Potenzia la gestione del tempo, aiutandoti a riprendere il controllo della tua giornata.

Invece di affidarti a una lista di cose da fare aperta e in continua evoluzione, il time blocking ti permette di iniziare ogni giornata con un programma preciso, sapendo sempre cosa fare e quando farlo.

Come pianificare la giornata con il time blocking

La chiave per utilizzare il time blocking in modo efficace è suddividere e assegnare priorità alle attività in anticipo, per poi allocare a ciascuna di esse un blocco di tempo specifico e ben definito.

Segui questi passaggi per creare un sistema efficace:

1. Identifica le cose da fare. Compila un elenco di tutte le attività da svolgere durante la settimana. Se non hai una visione chiara in anticipo, inizia monitorando le tue attività quotidiane per individuarle. Una volta identificate, assegna a ciascuna attività un livello di priorità in base alla sua importanza e urgenza. La Matrice di Eisenhower può essere uno strumento utile per stabilire le priorità.

2. Crea e pianifica i blocchi di lavoro. Assegna intervalli di tempo specifici a ciascuna attività o gruppo di attività, utilizzando un'agenda cartacea o un'applicazione di calendario. Ad esempio, puoi dedicare le mattine alle attività che richiedono maggiore concentrazione, le prime ore del pomeriggio alle riunioni e le ultime ore del pomeriggio alle attività amministrative e alla gestione delle email.

3. Bilancia i tuoi impegni. Non limitarti alle sole attività lavorative: includi anche impegni personali, pause e momenti di svago. Programmare pause strategiche può effettivamente migliorare la tua produttività durante la giornata.

4. Rispetta il tuo programma. Cerca di attenerti il più fedelmente possibile ai blocchi di tempo che hai definito, concentrandoti esclusivamente sulle attività previste per ciascun blocco. Se un'attività richiede più tempo del previsto, evita di prolungare il blocco attuale e riprogrammala in un momento successivo.

5. Rivedi la tua giornata e apporta le modifiche necessarie. Al termine di ogni giornata, analizza il tuo programma per verificare quali attività hai completato e quali è necessario ripianificare. Apporta le modifiche necessarie per ottimizzare il tuo flusso di lavoro nei giorni successivi.

Pianificare la tua giornata in anticipo ti permette di eliminare l'incertezza su cosa fare e quando farlo. Se ti distrai o perdi la concentrazione, ti basta consultare il piano e tornare immediatamente all'attività prevista per quel momento, senza ulteriori perdite di tempo. È proprio questa caratteristica che rende il time blocking un metodo così efficace.

Tecniche di time blocking a confronto

Il time blocking è strettamente correlato ad altri metodi di gestione del tempo che vale la pena conoscere: il task batching (raggruppamento delle attività), il day theming (tematizzazione giornaliera) e il time boxing. La tabella seguente illustra le differenze fondamentali tra questi approcci, fornendo una breve descrizione ed esempi pratici per ciascuno.

Whether you’re a remote worker, an active student, or a busy mom (or all three!), there are time blocking techniques to fit your lifestyle and work habits. It’s easy for anyone to find a method that boosts their unique productivity needs.

Task Batching

Il Task Batching (raggruppamento delle attività) è una tecnica che consiste nel raggruppare compiti simili e programmarli in blocchi di tempo specifici, riducendo così i continui cambi di contesto. Questa strategia ti permette di risparmiare tempo ed energia mentale, minimizzando le distrazioni.

Ad esempio, invece di controllare la casella di posta elettronica ogni 15 minuti, puoi stabilire due blocchi di 20 minuti al giorno per gestire le email in modo più efficiente.

Il task batching si integra perfettamente con il time blocking: invece di programmare ogni singola attività in modo isolato, ti consente di bloccare momenti specifici della giornata o della settimana per completare un intero gruppo di attività affini.

Day Theming

Il Day Theming (tematizzazione giornaliera) è una variante più strutturata del task batching. Invece di suddividere la giornata in blocchi temporali, prevede di dedicare l'intera giornata a un unico tema, progetto o tipologia di lavoro.

Ad esempio, invece di alternare più attività diverse ogni giorno, potresti assegnare il lunedì alle riunioni, il martedì al lavoro creativo, il mercoledì alle attività amministrative e così via.

Mike Vardy, fondatore di Productivityist, utilizza questa tecnica per definire un obiettivo chiaro e specifico per ogni giornata. Ecco un esempio pratico di day theming:

Dedicare un'intera giornata a un singolo tema o progetto contribuisce a ridurre il carico cognitivo e a migliorare la concentrazione. Secondo Vardy, questa tecnica semplifica notevolmente il processo decisionale quotidiano e permette di avere più energia da dedicare alla vita personale:

“Sapere esattamente cosa mi riserva ogni giornata mi permette di concentrarmi su ciò che conta davvero. Prendo decisioni con meno sforzo e posso dedicare più energia alla mia famiglia e alla mia vita personale.”

Sebbene la costanza sia un fattore importante, è fondamentale mantenere un certo grado di flessibilità. Se un'attività urgente si presenta e non rientra nel tema del giorno, puoi gestirla senza compromettere l'intera organizzazione settimanale.

Time Boxing

Time blocking and time boxing are often confused as synonymous, but there’s an important difference. Time blocking asks you to set aside certain chunks of time to focus on a given task or activity. For example, "I will work on a first draft of my blog post from 9 am to 11 am tomorrow.”

In contrast, time boxing asks you to limit how much time you’ll dedicate to a specific task. Here’s a time-boxed version of the time blocking example above: "I will finish a first draft of my blog post tomorrow between 9 am and 11 am.”

Il time boxing ti spinge a lavorare in modo più efficiente, perché ti impone una scadenza precisa. È un metodo particolarmente utile per chi tende a procrastinare o desidera affinare le proprie capacità di gestione del tempo attraverso l'imposizione di scadenze autoimposte. Sperimentare con questi metodi ti aiuterà a individuare l'approccio ideale per ottimizzare la tua produttività e organizzare al meglio le tue giornate.

Quali sono i vantaggi del time blocking?

Sebbene possa sembrare una tecnica semplice, il time blocking ha un impatto notevole sulla tua capacità di portare a termine le cose. Ecco alcuni dei principali vantaggi che offre:

Promuove il "lavoro profondo"

Cal Newport, autore di Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, è un convinto sostenitore del time blocking. Egli sostiene che concentrarsi su un singolo compito alla volta, anziché cercare di incastrare più attività nella propria agenda, permette di ottimizzare significativamente la propria produttività.

In un'intervista rilasciata a Virgin Radio UK, Newport ha affermato:

“È fondamentale trovare un equilibrio tra lavorare intensamente e farlo in modo sostenibile nel tempo. Quando mi dedico a un compito, ci concentro tutta la mia attenzione, ma solo per il tempo strettamente necessario. Distribuire il lavoro nel tempo è la chiave per ottenere risultati di qualità senza esaurirsi.”

Quando programmi un intervallo di tempo dedicato a un singolo progetto, puoi concentrare tutte le tue risorse mentali su quell'unica attività, evitando di disperdere l'attenzione su più fronti. Con la pratica costante di questa forma di concentrazione, sviluppi gradualmente le "capacità mentali" necessarie per il lavoro profondo, rendendo progressivamente più semplice mantenere il focus.

Ti aiuta a svolgere il "lavoro superficiale" in modo più efficiente

Il lavoro superficiale è quello urgente ma non importante per il raggiungimento dei tuoi obiettivi a lungo termine: pratiche burocratiche, gestione delle email e altre attività amministrative. Quando assegni blocchi di tempo specifici al lavoro superficiale, definisci dei limiti precisi alla quantità di tempo che gli dedicherai.

Inoltre, raggruppare compiti simili tra loro contribuisce a ridurre l'affaticamento mentale causato dal cambio di contesto. Concentrando le attività meno impegnative in uno o due blocchi dedicati, puoi svolgerle in modo più efficiente e liberare il resto della giornata per attività di maggiore impatto.

Ti aiuta a utilizzare il tempo in modo più consapevole

La maggior parte delle persone ha difficoltà a gestire il proprio tempo in modo efficace. Spesso, tendiamo a sottostimare il tempo necessario per completare un'attività e cadiamo nella trappola della fallacia della pianificazione. Il nostro pregiudizio del presente ci porta a fare previsioni irrealistiche su ciò che saremo in grado di realizzare in futuro, finendo per lavorare oltre l'orario previsto.

Il time blocking ti costringe a confrontarti in modo diretto con le tue priorità e i tuoi impegni attuali, obbligandoti a decidere intenzionalmente come impiegare il tuo tempo limitato. Per ogni nuovo impegno che prendi, devi letteralmente trovare uno spazio fisico sul calendario. Di conseguenza, il costo di dire "sì" diventa più tangibile e dire "no" diventa più facile.

Contrasta il perfezionismo

Le tempistiche imprecise sono il peggior nemico del perfezionista. C'è sempre qualcosa che può essere ulteriormente perfezionato e migliorato, il che rende difficile stabilire quando un progetto può essere considerato realmente concluso.

A un certo punto, è necessario saper dire "basta così" e andare avanti. Il time boxing può essere uno strumento utile in questo senso, perché impone dei limiti temporali ai tuoi progetti. Se tendi a prolungare eccessivamente le attività alla ricerca della perfezione, definisci un limite di tempo preciso e rispettalo rigorosamente. Utilizza il tempo che hai guadagnato per rilassarti, coltivare i tuoi hobby o trascorrere del tempo con amici e familiari.

Ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi

Nell'articolo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, i ricercatori Rogers, Milkman, John e Norton analizzano diversi studi che supportano l'idea che "la formulazione di piani specifici e concreti aumenta significativamente la probabilità di portare a termine gli impegni in vari ambiti".

Gli studi hanno dimostrato che, dalle routine di esercizio fisico alle vaccinazioni antinfluenzali, le persone sono più propense a concretizzare le proprie intenzioni quando definiscono un luogo, una data e un'ora specifici per farlo. Tuttavia, la maggior parte delle persone continua ad affidarsi a intenzioni vaghe anziché a piani concreti e dettagliati.

“Nonostante l'evidenza che la pianificazione aiuti concretamente a raggiungere i propri obiettivi, spesso non si riescono a generare piani sufficientemente dettagliati. Paradossalmente, questa tendenza a non pianificare è particolarmente comune quando si parte con forti intenzioni di raggiungere un determinato obiettivo.”

La conclusione fondamentale è che la pianificazione precisa di attività e obiettivi aumenta significativamente le probabilità di portarli a termine con successo. Il time blocking ti guida nella creazione di piani concreti che ti permettono di lavorare quotidianamente in modo mirato verso i tuoi obiettivi.

Il time blocking è adatto a tutti i lavori?

Una delle critiche più frequenti mosse al time blocking è che sembra non tenere conto del lavoro reattivo, in cui può essere impossibile prevedere con precisione cosa arriverà in un determinato momento. Ci si chiede se questa tecnica di gestione del tempo possa essere realmente utile per un addetto all'assistenza clienti che deve rispondere ai ticket in tempo reale, o per un account manager che deve essere sempre disponibile per gestire richieste improvvise.

La risposta è un deciso sì! Anche esercitare un minimo controllo sul proprio orario può portare benefici significativi, indipendentemente dalla tipologia di lavoro svolto. Cal Newport lo spiega in questi termini:

“I momenti in cui sei disponibile per rispondere a richieste possono essere pianificati esattamente come qualsiasi altro impegno. Anche se gran parte della tua giornata è dedicata a compiti reattivi, organizzare il tuo programma ti permetterà comunque di inserire dei piccoli blocchi di tempo, magari alla fine della giornata, per svolgere attività che richiedono maggiore concentrazione.”

Quando la tua giornata lavorativa è costantemente dettata da forze esterne, è facile perdere di vista i tuoi obiettivi a lungo termine. Il time blocking può aiutarti a recuperare un senso di controllo, anche all'interno di orari di lavoro caratterizzati da un alto grado di imprevedibilità.

Consigli pratici per usare il time blocking

Sebbene il time blocking sia una tecnica concettualmente semplice, la sua implementazione efficace nella pratica quotidiana può rivelarsi più complessa del previsto. Prima di esplorare alcuni suggerimenti per un'applicazione ottimale, è importante riconoscere gli errori più comuni che possono compromettere i tuoi sforzi.

Alcune errori frequenti da evitare:

• Sottovalutare sistematicamente il tempo necessario per completare le attività, con la convinzione di poter fare "solo un'altra cosa in più".

• Essere eccessivamente rigidi con il programma, evitando di apportare modifiche quando le circostanze lo richiedono.

• Pianificare in modo eccessivo anche il tempo libero, trasformando il relax in un'ulteriore forma di lavoro.

• Non stabilire priorità chiare, considerando tutte le attività come se avessero la stessa importanza.

• Non tenere in considerazione le possibili interruzioni e gli imprevisti.

Vediamo ora alcuni consigli pratici per evitare queste insidie e sfruttare al meglio il time blocking, senza però diventare schiavi del calendario.

Includi blocchi di tempo "cuscinetto" in agenda

Con l'esperienza, acquisirai gradualmente la capacità di stimare con maggiore precisione la durata delle attività. Tuttavia, finché non avrai affinato questa abilità, è consigliabile allocare un po' più tempo del necessario. Includi degli spazi cuscinetto per completare le attività e per effettuare transizioni fluide tra un compito e l'altro. Puoi anche inserire dei veri e propri "blocchi di riserva" da utilizzare all'occorrenza, se dovessi accumulare dei ritardi.

Ad esempio, potresti riservare un'ora alla fine della giornata lavorativa o degli intervalli di tempo tra un impegno e l'altro, da utilizzare in modo flessibile. Se tutto procede come previsto, puoi dedicare quel tempo extra ad altre attività o concederti una pausa rigenerante. Questo approccio non solo ti aiuta a mantenere un ritmo di lavoro costante, ma ti regala anche la gratificante sensazione di aver portato a termine tutti gli obiettivi che ti eri prefissato per la giornata!

Segui un approccio flessibile

Remember to give yourself some grace. Keep in mind that things will come up at the last minute and ruin your plans. But remember that your plan is a guide to help focus your attention on what’s important, not a binding contract.

Anche un esperto di produttività come Cal Newport apporta modifiche ai suoi piani durante la giornata, aggiornando i blocchi di tempo in base alle circostanze:

Newport descrive il suo approccio ai cambi di programma con un'analogia al gioco degli scacchi:

“Per me, la pianificazione è come una partita a scacchi, in cui i blocchi di lavoro sono disposti e organizzati strategicamente in modo che, con il tempo a disposizione, tutti i progetti, grandi e piccoli, possano essere completati con successo.”

Considera i tuoi blocchi di tempo come una sfida personale stimolante e flessibile, non come uno strumento rigido per punirti quando non riesci a rispettare alla lettera gli obiettivi che ti sei prefissato.

Non programmare eccessivamente il tempo libero

Sebbene alcuni esperti di produttività suggeriscano di suddividere la giornata in incrementi di 5 minuti, pianificare in modo eccessivo anche il tempo libero può rivelarsi controproducente. Programmare meticolosamente anche le attività piacevoli potrebbe paradossalmente diminuirne il piacere complessivo, trasformando il relax in una sorta di lavoro aggiuntivo.

Piuttosto che pianificare ogni singolo minuto del tuo tempo libero, ritagliati degli spazi per disconnetterti e rilassarti senza un programma prestabilito. Questo ti darà la flessibilità di decidere spontaneamente come impiegare quei momenti: fare una passeggiata? Dedicarti ai videogiochi? Immergerti in un buon libro? Qualunque sia la tua scelta, ricordati di lasciare una parte del tuo tempo libero... davvero libero.

Individua le tue ore di massima produttività

Ognuno di noi ha picchi di produttività diversi durante l'arco della giornata. Identificare i tuoi può aiutarti a ottimizzare l'impiego del tuo tempo e delle tue energie. Una volta che hai individuato i tuoi momenti di massima concentrazione, proteggili con determinazione. Dedica questi preziosi intervalli di tempo alle attività che richiedono il massimo livello di focus e attenzione.

Ad esempio, se hai notato che la tua produttività raggiunge il suo apice tra le 11:00 e le 13:00, programma in questa fascia oraria le attività più impegnative, come scrivere, programmare, pianificare progetti complessi o gestire la contabilità. Come affermava lo scrittore William Faulkner:

Scrivo solo quando mi arriva l'ispirazione. Fortunatamente, l'ispirazione mi arriva puntualmente alle nove ogni mattina.

Per individuare con precisione le tue ore di massima efficienza, puoi utilizzare delle applicazioni di produttività che monitorano le tue abitudini lavorative. Strumenti come RescueTime o Toggl possono analizzare nel dettaglio il tempo che trascorri su determinati siti web o progetti specifici, aiutandoti a identificare non solo i tuoi momenti di maggiore produttività, ma anche eventuali sprechi di tempo.

È importante considerare anche i fattori esterni che possono influenzare la tua produttività. Ad esempio, se il tuo ambiente di lavoro tende a diventare particolarmente rumoroso dopo la pausa pranzo, potrebbe essere una buona strategia affrontare i compiti che richiedono maggiore concentrazione nelle ore del mattino, per massimizzare la tua capacità di focalizzarti.

Pianifica la gestione delle richieste impreviste

Se il tuo lavoro consiste principalmente nel rispondere a richieste esterne, è consigliabile anticipare questa necessità includendo dei blocchi di tempo dedicati proprio a questa attività. Questo approccio ti permetterà di gestire gli imprevisti in modo efficace, senza compromettere la tua produttività complessiva.

Ad esempio, se lavori nel settore dell'assistenza informatica e ricevi frequentemente richieste urgenti nel corso del pomeriggio, potresti creare un blocco di tempo specifico dalle 14:00 alle 16:00 dedicato esclusivamente alla gestione di questi ticket. In questo modo, potrai rispondere tempestivamente alle emergenze senza dover rimandare o sacrificare le attività che avevi già programmato.

Se le interruzioni esterne non sono una componente prevista del tuo lavoro, puoi valutare la possibilità di disattivare temporaneamente le notifiche durante le sessioni di lavoro profondo, per preservare la tua concentrazione nei momenti cruciali. In alternativa, puoi stabilire degli orari specifici per controllare e rispondere ai messaggi, minimizzando così l'impatto delle interruzioni sulla tua produttività.

Come usare il time blocking con Todoist

You can implement time blocking with any tool, but in this section, we’ll focus on how to use Todoist’s calendar layout alongside your favorite calendar app — or even good, old-fashioned pen and paper.

We’ll cover how to implement three different time-blocking variations: task batching, day theming, and scheduling individual tasks.

Scheduling time blocks for individual tasks

With Todoist’s calendar layout, you can easily schedule your week and visualize your blocked time. This is the most granular of the three time blocking variations, and it’s ideal when you want a detailed plan for each day.

To access the calendar layout, open the Upcoming or Today view. Click the View icon in the upper right corner, and then select the calendar layout. While you can toggle between the week and month views, time blocking works best with the week view.

Any tasks that have a due date are automatically displayed at the top in the All Day row.

One way to schedule a time block for these tasks is to drag them to the date and time when you plan to start working on them. Then, drag to adjust the end time as necessary and set a duration for the task.

To block more tasks on your calendar, place the cursor at the start time. Then, click and drag to create a task block with the appropriate duration. When the new task view appears, give the task a name. You also have the option to select a project, add a label, set a priority level, and choose other settings.

Alternatively, use the Quick Add button to create a new task. Then, set a start time and a duration within the task itself. In the task name, type the start time and the duration. It automatically displays as a time block when you view the calendar layout.

If you tend to add a lot of open-ended tasks to your to-do list or if you use the Getting Things Done method to capture everything in your brain, you probably have a lot of unstructured and unscheduled tasks to manage.

To time block them quickly, click the Plan button in the upper right corner of the calendar layout. You’ll see a list of overdue tasks and upcoming all-day tasks (i.e., those you haven’t time blocked yet).

Drag and drop each one onto the calendar layout to create time blocks, and adjust the start and end times as necessary. Eventually, you’ll add all your outstanding tasks to the calendar, leaving you with no more overdue tasks.

As you set time blocks for individual tasks, remember to include buffer time. A fully packed schedule can be intimidating and unnecessarily stressful.

Plus, it doesn’t leave any time for last-minute issues or urgent requests. For example, if you need to make time for a surprise meeting or respond to important emails, you could end up having a longer workday or pushing task blocks to other days.

Fortunately, if you do need to reschedule time blocks in Todoist, the process is simple. Just drag and drop tasks to another day, or open the task and update the due date or time.

Task batching with Todoist

If strict time blocking — dedicating a time block to each individual task — feels like overkill, combine time blocking and task batching for a more streamlined system. Instead of having one time block per individual task, assign a time block for each category of tasks you batch together. 

Il primo passo consiste nel definire le principali categorie di lavoro che desideri includere nella tua pianificazione giornaliera o settimanale. Ad esempio, un copywriter freelance potrebbe creare questo elenco:

• Email

• Amministrazione

• Gestione clienti

• Riunioni

• Ricerca

• Scrittura

• Professional development

• Attività fisica

• Preparazione dei pasti

• Attività personali

• Lettura

• Tempo libero

• Networking

Next, sit down with your favorite calendar app (e.g., Google Calendar) or paper planner and create time blocks for the coming week that reflect the times you’ll work on each category. Use your time tracking data to inform how much time to set aside for each category.

È fondamentale assicurarsi di allocare uno spazio di tempo sufficiente a tutte le tue priorità e a tutte le attività che devi svolgere. Se ti accorgi di avere difficoltà a trovare spazio per tutto, potrebbe essere necessario rinunciare a qualche impegno. Il risultato finale sarà un calendario ben strutturato e organizzato per colori, che mostrerà chiaramente come intendi utilizzare il tuo tempo:

We recommend using Outlook or Google Calendar to combine task batching and time blocking. Since Outlook and Google Calendar integrate with Todoist, you’ll be able to see all your time blocks in Todoist’s Today and Upcoming views. For example, the time blocks above look like this when synced with Todoist:

If you find it difficult to stick to your digital schedule, you could try planning your day out on paper. A paper schedule forces you to start fresh each day. It also makes it easy to scribble things out and adapt as the day goes on. Plus, you can keep your paper schedule open on your desk as a visible reminder of what you plan to focus on.

Se lavori in un'organizzazione che utilizza calendari condivisi, può essere una strategia efficace creare dei blocchi di tempo dedicati al lavoro di approfondimento, rendendoli visibili a tutti i colleghi, per evitare che vengano pianificate riunioni in quegli orari. Khoi Vinh, Responsabile del design di Adobe, adotta proprio questo approccio:

“Cerco di ritagliarmi dei blocchi di tempo sul mio calendario da dedicare al 'lavoro profondo'. A volte sposto delle riunioni per creare dei blocchi di tempo contigui più lunghi, e poi creo un evento che chiamo 'Occupato' o, se sospetto che qualcuno potrebbe ignorarlo, lo chiamo 'Sessione di brainstorming' o 'Revisione del team'. A volte bisogna usare un po' di astuzia.”

You can apply this concept to your own task batching process. Add large time blocks for deep work to your calendar app or paper calendar. And make sure you’re clear on what kind of work fits into that group of tasks. For example, it might include long-form writing, in-depth research, or brainstorming.

No matter which approach you use, you now have time blocks for each category. But you still need to know which specific task — or group of tasks — to work on when the time comes. That’s where a task manager like Todoist comes in.

Create a Todoist label for each batched category you came up with in step one. You can do this by opening the Filters & Labels tab and adding as many new labels as you need — with optional color coding.

Next, review all of your outstanding tasks. Add the appropriate label to each task.

Then, go about your day. When you come to a time block, all you have to do is pull up the corresponding label list to see all the tasks in that category.

Get started by choosing from the list of relevant tasks. Any tasks with dates automatically appear at the top so you’ll know when something is due soon and needs your attention first.

Priority levels can also help you zero in on the most urgent tasks to handle. Priority 1 tasks display in red, while Priority 2 tasks display in orange, and so on. Tackle the top-priority (red) tasks first before moving on to Priority 2 through 4.

Per evitare di dimenticare qualsiasi cosa, è buona norma etichettare ogni attività. Tuttavia, non è necessario aggiungere tutte le categorie a Todoist. Ad esempio, potresti segnare le riunioni o gli allenamenti direttamente nella tua applicazione di calendario. Inoltre, come già accennato, è preferibile evitare di pianificare eccessivamente il tempo libero. Sperimenta con i vari approcci e strumenti per trovare la combinazione che meglio si adatta alle tue esigenze e al tuo stile di lavoro.

Come usare il Day Theming con Todoist

Se dopo aver provato il time blocking tradizionale senti di avere ancora difficoltà a mantenere la concentrazione, potresti trovare utile la tecnica del Day Theming. Ti consigliamo di seguire il corso gratuito su Skillshare di Mike Vardy, che offre una guida dettagliata alla configurazione di un sistema di Day Theming, con esempi pratici che utilizzano sia carta e penna che Todoist.

Another way is to assign a project, vertical, or client (if you’re a freelancer or consultant) to each day. For example, Mondays might be for Client X projects, while Tuesdays might be dedicated to Client Y projects. Choose the theme approach that best fits your workflow.

Then, at the beginning of each day, pull up your corresponding label list in Todoist. Since each day is dedicated to a specific theme, you’ll only need to check one or two labels to find a list of relevant tasks. Get started on the most important tasks first, using due dates and priority levels as a guide.

Remember, the goal of day theming is to help you concentrate on a single category or theme over the course of the day. But it shouldn’t prevent you from addressing urgent off-topic tasks if they arise during the day.

In fact, if you opt to use day theming, you might find it helpful to add a 30- to 60-minute block for meetings, work admin, or email at the beginning or end of the day. This way, you can stay focused for most of the day without missing important tasks.

Todoist Tip

Todoist’s Calendar integration works two ways. In addition to syncing time blocks or day themes from Outlook or Google Calendar to Todoist, you can also display Todoist time blocks on your calendar.

This option is helpful for blocking off time for deep work or time-sensitive projects. Since your Outlook or Google Calendar will show that you’re busy during these times, you won’t have to field meeting requests during important time blocks.

To enable two-way sync, make sure to toggle on the Sync Tasks to Calendar option when linking your calendar to your Todoist account. Otherwise, the sync will be one-way only, displaying Outlook or Google calendar items on your Todoist calendar.

Spending time planning your days might feel counterintuitive when your to-do list is already overflowing. But here’s the thing: without a plan, you’re not really in control. Your calendar is.

Think of time blocking as an investment, not an expense. Those 15 minutes you spend mapping out your week will save you hours of decision fatigue, context switching, and that familiar feeling of wondering where your day went.

When you front-load these decisions, you’re reclaiming your mental bandwidth for what actually matters. Instead of constantly asking "what should I work on next?", you can dive straight into the work itself.

Ready to take back control? Pick one approach (time blocking, task batching, or day theming) and commit to it for just one week. Notice how it feels when your calendar works for you instead of against you. Your future self will thank you.