Time Blocking

Todoist è il task manager più apprezzato al mondo per organizzare la tua vita e il tuo lavoro. Scopri di più

"Secondo le mie stime, una settimana lavorativa strutturata con 40 ore di time blocking produce risultati equivalenti a una settimana lavorativa senza struttura di oltre 60 ore."

— Cal Newport, autore di Deep Work

Se c’è una verità sul mondo del lavoro moderno, è questa: o controlli tu i tuoi impegni, o saranno loro a controllare te.

Tra riunioni, email, chat di team e una lista infinita di cose da fare, trovare tempo per ciò che conta davvero può sembrare impossibile. Ma siccome vivere da eremiti digitali non è fattibile per la maggior parte di noi, servono strategie concrete per mantenere il focus in un mondo che fa di tutto per distrarci.

Ed è qui che entra in gioco il time blocking, una tecnica ben collaudata per gestire il tempo in modo efficace.

Abbiamo creato anche un video per accompagnare questa guida al time blocking, perché sappiamo che ognuno apprende in modo diverso. Se preferisci guardare invece di leggere, troverai il video qui sotto.

Il time blocking, insieme a tecniche simili come il time boxing, il task batching e il day theming, è un metodo semplice ma potente per riprendere il controllo del tuo tempo.

Prova questa tecnica se:

• Gestisci più progetti e responsabilità (come Jack Dorsey, ex CEO di Twitter e Square, che usava il day theming per organizzare il suo tempo).

• Passi la maggior parte della tua giornata in modalità "reattiva" per rispondere subito a email e messaggi.

• Le tue giornate sono spezzettate da riunioni continue e hai la sensazione di non concludere mai nulla.

• Le interruzioni costanti minano la tua concentrazione e produttività.

• Fatichi a trovare il tempo e la pace mentale per stabilire obiettivi a lungo termine.

In questa guida scoprirai come applicare il time blocking, il task batching e il day theming per organizzare al meglio la tua giornata. Ti mostreremo come combinare queste strategie con il tuo calendario e un task manager come Todoist, così da riprendere il controllo dei tuoi impegni e lavorare in modo più efficace.

Cos'è il time blocking?

Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo che prevede la suddivisione della giornata in blocchi dedicati a compiti specifici o gruppi di attività. Ogni blocco ha un obiettivo ben preciso, evitando così il passaggio continuo da un'attività all’altra. Ad esempio, puoi creare un blocco di tempo dalle 9 alle 10 del mattino per rispondere alle email, dalle 10 alle 12 per lavorare al progetto del giorno, dalle 13 alle 14 per la pausa pranzo, e così via.

Il time blocking è una tecnica particolarmente efficace perché:

• Aumenta la produttività riducendo le distrazioni.

• Struttura la giornata in modo focalizzato e ben organizzato.

• Migliora la concentrazione e il focus sulle attività più importanti.

• Ottimizza l'organizzazione e consente di categorizzare le cose da fare.

• Rafforza la gestione del tempo, aiutandoti a riprendere il controllo della giornata.

Invece di affidarti a una lista di cose da fare aperta e in continua evoluzione, il time blocking ti consente di cominciare ogni giornata con un programma preciso, così da sapere sempre quando e su cosa concentrarti.

Come pianificare la giornata con il time blocking

Il segreto per utilizzare il time blocking in modo efficace è categorizzare e dare priorità alle cose da fare in anticipo, per poi assegnare a ciascuna di esse un blocco di tempo specifico e ben definito.

Segui questi passaggi per creare un sistema efficace:

1. Identifica le cose da fare. Fai un elenco delle attività da svolgere durante la settimana. Se non puoi saperlo in anticipo, inizia tracciando ciò che fai ogni giorno. Una volta individuati i compiti, assegnagli un ordine di priorità in base a importanza e urgenza. La Matrice di Eisenhower ti può aiutare a stabilire le priorità.

2. Crea e pianifica i blocchi di lavoro. Assegna intervalli di tempo specifici a ciascuna attività o gruppo di attività, utilizzando un planner cartaceo o un'app di calendario. Ad esempio, puoi bloccare la mattina per le attività più impegnative, il primo pomeriggio per le riunioni, e il tardo pomeriggio per attività amministrative ed email.

3. Bilancia i tuoi impegni. Non limitarti alle attività di lavoro: includi anche impegni personali, pause e momenti di tempo libero. Includere pause strategiche ti aiuterà a rafforzare la produttività durante la giornata.

4. Rispetta il tuo programma. Attieniti il più possibile ai blocchi di tempo assegnati, focalizzandoti solo sulle attività previste. Se un compito richiede più tempo del previsto, invece di estendere il blocco attuale, riprogrammalo in un momento successivo.

5. Review your day and make adjustments. At the end of every workday, review any tasks you didn’t finish — as well as any new tasks that have come in — and adjust your time blocks for the rest of the week accordingly.

Quando pianifichi la tua giornata in anticipo, elimini l'incertezza su cosa fare e quando farlo. Se ti distrai o perdi il focus, puoi semplicemente consultare il piano e tornare all'attività assegnata per quel momento, senza perdere altro tempo. È proprio questo che rende il metodo del time blocking così efficace.

Tecniche di time blocking a confronto

Il time blocking ha alcuni metodi affini che vale la pena conoscere: il task batching (raggruppamento delle attività), il day theming (tematizzazione giornaliera) e il time boxing. La tabella seguente illustra le differenze tra questi approcci con una descrizione ed esempi pratici.

Che tu sia un knowledge worker, uno studente o un genitore impegnato (o tutti e tre!), esistono strategie di time blocking che possono adattarsi al tuo stile di vita e aiutarti a migliorare la gestione del tempo.

Task Batching

Il Task Batching (raggruppamento delle attività) consiste nel raggruppare compiti simili e programmarli in blocchi specifici, limitando i continui cambi di contesto. Questa strategia ti permette di risparmiare tempo ed energia mentale, riducendo le distrazioni.

Ad esempio, invece di controllare la casella di posta ogni 15 minuti, puoi stabilire due blocchi da 20 minuti al giorno per gestire le email in modo più efficiente.

Il task batching si abbina perfettamente al time blocking: invece di programmare ogni singola attività, ti permette di bloccare momenti specifici della giornata o della settimana per completare un intero gruppo di attività simili.

Day Theming

Il Day Theming (tematizzazione giornaliera) è una versione più strutturata del task batching. Invece di suddividere la giornata in blocchi, prevede di dedicare l'intero giorno a un unico tema, progetto, o tipo di lavoro.

Ad esempio, invece di alternare più attività ogni giorno, potresti assegnare il lunedì alle riunioni, il martedì al lavoro creativo, il mercoledì alle attività amministrative e così via.

Mike Vardy, fondatore di Productivityist, usa questa tecnica per stabilire un obiettivo chiaro per ogni giornata. Ecco un esempio di day theming:

Dedicare un’intera giornata a un tema o progetto aiuta a ridurre il carico cognitivo e migliora la concentrazione. Secondo Vardy, questa tecnica semplifica le decisioni quotidiane e gli consente di avere più energia per la vita personale:

“Sapere sempre cosa ha in serbo per me la giornata mi permette di concentrarmi su ciò che conta davvero. Prendo decisioni con meno fatica e dedico più energia alla mia famiglia e vita personale.”

Sebbene la costanza sia importante, la flessibilità è essenziale. Se un'attività urgente non rientra nel tema del giorno, puoi gestirla senza compromettere l’intera organizzazione settimanale.

Time Boxing

Il time blocking e il time boxing spesso sono usati come sinonimi, ma c’è una differenza chiave in queste tecniche per la gestione del tempo. Il time blocking prevede la creazione di blocchi di tempo per lavorare a un’attività, ad esempio “Scrivere la prima bozza dell'articolo dalle 9 alle 11.”

D'altra parte, il Time boxing stabilisce un limite di tempo rigido per completare un’attività, ad esempio “Scrivere la prima bozza dell'articolo tra le 9 e le 11.”

Il time boxing ti spinge a lavorare in modo più efficiente perché ti dà una scadenza precisa. È un metodo utile per chi tende a procrastinare o vuole migliorare la gestione del tempo con scadenze autoimposte. Sperimentare questi metodi ti aiuterà a trovare l’approccio ideale per ottimizzare la tua produttività e organizzare meglio le tue giornate.

Quali sono i vantaggi del time blocking?

Questa tecnica sembra semplice all'apparenza, ma ha un impatto profondo sulla tua capacità di portare a termine le cose. Ecco alcuni dei principali vantaggi del time blocking:

Promuove il "lavoro profondo"

Cal Newport, autore di Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, è un grande sostenitore del time blocking. Ritiene che, concentrandosi su un singolo compito alla volta invece di incastrarne molti nella propria agenda, si possa ottimizzare la propria produttività.

In un'intervista con Virgin Radio UK, Newport ha dichiarato:

“È fondamentale trovare un equilibrio tra lavorare senza sosta e farlo in modo che sia sostenibile nel tempo. Quando mi concentro su un compito, ci metto tutta la mia attenzione, ma solo per il tempo necessario. Distribuire il lavoro nel tempo è la chiave per ottenere buoni risultati senza esaurirsi.”

Quando programmi un periodo dedicato a un singolo progetto, concentri tutte le tue risorse mentali su quell'unica cosa, evitando di disperdere l'attenzione. Più pratichi questa forma di focus, più sviluppi i "muscoli mentali" necessari per il lavoro profondo, rendendo progressivamente più facile mantenere la concentrazione.

Ti aiuta a completare il "lavoro superficiale" in modo più efficiente

Shallow work is the busy work that’s urgent but not important to achieving your long-term goals — think paperwork or responding to (most) emails. When you time box shallow work, you’re setting clear limits on how much time you’ll dedicate to it.

Inoltre, raggruppare compiti simili riduce l'affaticamento mentale dovuto al cambio di contesto. Concentrando le attività poco impegnative in uno o due blocchi dedicati, le svolgi più efficientemente e liberi il resto della giornata per lavori di maggiore impatto.

Ti aiuta a sfruttare il tempo in modo più consapevole

La maggior parte delle persone ha difficoltà con la gestione del tempo. Siamo poco precisi nello stimare quanto un'attività richiederà e spesso cadiamo nella trappola della fallacia della pianificazione. Il nostro pregiudizio del presente ci porta a fare stime irrealistiche di ciò che potremo realizzare in futuro, finendo per lavorare oltre l'orario previsto.

Il time blocking ti costringe a confrontarti con le tue priorità e i tuoi impegni attuali, decidendo intenzionalmente come impiegare il tuo tempo limitato. Per ogni nuovo impegno, devi trovare uno spazio fisico sul calendario. Di conseguenza, il costo di dire "sì" diventa tangibile e dire "no" diventa più facile.

Contrasta il perfezionismo

Le tempistiche imprecise sono il peggior nemico di un perfezionista. C'è sempre qualcosa da aggiustare e migliorare, rendendo difficile capire quando un progetto è realmente completato.

A un certo punto, devi saper dire "basta così" e andare avanti. Il time boxing ti aiuta imponendo limiti temporali ai tuoi progetti. Se tendi a prolungare le attività cercando la perfezione, stabilisci un limite di tempo preciso e rispettalo. Usa il tempo guadagnato per rilassarti, coltivare i tuoi hobby o stare con amici e familiari.

Ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi

Nell'articolo Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, i ricercatori Rogers, Milkman, John e Norton esaminano diversi studi che supportano l'idea che "la formulazione di piani specifici e concreti aumenta l'impegno in vari ambiti".

Dalle routine di esercizio fisico alle vaccinazioni antinfluenzali, le persone erano più propense a concretizzare le loro intenzioni quando definivano un luogo, una data e un'ora specifici. Tuttavia, la maggior parte si affida a intenzioni vaghe anziché a piani concreti.

“Nonostante fare un piano aiuti le persone a raggiungere i propri obiettivi, spesso non si riescono a generare piani concreti. Ironicamente, questa tendenza a non pianificare è particolarmente comune quando si parte con forti intenzioni di raggiungere un obiettivo.”

Il punto chiave: quando pianifichi attività e obiettivi con precisione, aumenti significativamente le probabilità di portarli a termine. Il time blocking ti porta a creare piani concreti che ti garantiscono di lavorare quotidianamente verso i tuoi obiettivi.

Il time blocking è adatto a tutti i lavori?

Una delle maggiori critiche al time blocking è che non considera i lavori reattivi, in cui può essere impossibile prevedere cosa arriverà in un dato momento. Questa tecnica di gestione del tempo può essere utilizzata da uno specialista dell'assistenza clienti che risponde ai ticket? O da un account manager che deve essere disponibile per richieste improvvise?

La risposta è sì! Esercitare anche solo un minimo controllo sui propri orari può essere prezioso, indipendentemente dal lavoro svolto. Cal Newport la mette in questi termini:

“I momenti in cui sei disponibile possono essere pianificati come qualsiasi altro impegno. Anche se dedichi gran parte della giornata a compiti reattivi, controllare il tuo programma ti permetterà di inserire piccoli blocchi di tempo, magari alla fine della giornata, per attività più profonde.”

Quando la tua giornata lavorativa è gestita da forze esterne, è facile perdere di vista i tuoi obiettivi. Il time blocking può aiutarti a recuperare un senso di controllo anche sugli orari più imprevedibili.

Consigli pratici per usare il time blocking

Sebbene il time blocking sia concettualmente semplice, può risultare difficile da mantenere nella pratica quotidiana. Prima di esplorare i consigli per un'implementazione efficace, è importante riconoscere gli errori più comuni che possono compromettere i tuoi sforzi.

Alcune errori frequenti da evitare:

• Sottovalutare il tempo necessario per le attività, pensando di poter fare "solo un'altra cosa".

• Essere troppo rigidi con il programma, evitando di modificarlo quando le cose non vanno come previsto.

• Programmare eccessivamente il tempo libero, trasformando il relax in un'altra forma di lavoro.

• Non stabilire le priorità, considerando tutte le attività come ugualmente importanti.

• Non considerare interruzioni e imprevisti.

Vediamo ora alcuni consigli pratici per evitare queste insidie e sfruttare al meglio il time blocking, senza diventare schiavi del calendario.

Includi blocchi di tempo "cuscinetto" in agenda

Con l'esperienza saprai stimare con certezza la durata delle attività, ma finché non affini questa capacità, è preferibile allocare più tempo del necessario. Crea spazi cuscinetto per completare le attività e passare da un compito all'altro. Puoi anche inserire "blocchi di riserva" a cui attingere se accumuli ritardi.

Ad esempio, potresti riservare un'ora alla fine della giornata o tra un impegno e l'altro, da utilizzare all'occorrenza. Se tutto va come previsto, puoi dedicare quel tempo ad altre attività o concederti una pausa. Questo approccio non solo ti aiuta a mantenere il ritmo di lavoro, ma ti dà anche la soddisfazione di completare gli obiettivi quotidiani!

Segui un approccio flessibile

Ricorda di concederti una certa tolleranza. Le interruzioni impreviste sono inevitabili e possono cambiare i piani: non disperare! Il tuo programma può aiutarti a focalizzare l'attenzione sulle priorità, ma non deve trasformarsi in un contratto vincolante.

Persino l'esperto di produttività Cal Newport modifica i suoi piani durante la giornata, aggiornando i blocchi di tempo in base alle circostanze:

Newport affronta i cambi di programma come se fossero un gioco:

“Per me, la pianificazione è come una partita a scacchi, dove i blocchi di lavoro sono distribuiti e organizzati in modo che, con il tempo a disposizione, i progetti, grandi e piccoli, vengano completati.”

Considera i tuoi blocchi di tempo come una sfida personale flessibile, non come uno strumento rigido per punirti quando non raggiungi gli obiettivi prefissati.

Non programmare eccessivamente il tempo libero

Anche se alcuni esperti di produttività suddividono la giornata in incrementi di 5 minuti, pianificare troppo il tempo libero può essere controproducente. Programmare anche le attività piacevoli potrebbe diminuirne il piacere complessivo, trasformando il relax in lavoro.

Invece di pianificare tutto, ritagliati spazi per disconnetterti e rilassarti senza un piano prestabilito. Questo ti darà la flessibilità di decidere spontaneamente: uscire a fare una passeggiata? Giocare ai videogiochi? Leggere? Qualunque sia la tua scelta, ricordati di lasciare una parte del tuo tempo libero... libero per davvero.

Individua le tue ore più produttive

Ognuno ha picchi di produttività diversi durante la giornata. Identificare i tuoi può aiutarti a ottimizzare tempo ed energie. Una volta individuate le tue ore di massima concentrazione, proteggile. Dedica questi momenti alle attività che richiedono più focus e attenzione.

Ad esempio, se la tua produttività è ai massimi livelli tra le 11:00 e le 13:00, programma in questa fascia le attività più impegnative come scrivere, codificare, pianificare progetti o gestire la contabilità. Come disse William Faulkner:

Scrivo solo quando mi viene l'ispirazione. Fortunatamente, l'ispirazione arriva alle nove ogni mattina.

Per scoprire le tue ore di massima efficienza, utilizza app di produttività che monitorano le tue abitudini lavorative. Strumenti come RescueTime o Toggl possono analizzare il tempo trascorso su siti o progetti specifici, aiutandoti a identificare non solo i tuoi momenti migliori ma anche eventuali sprechi di tempo.

Considera anche i fattori esterni che impattano la tua produttività: ad esempio, se il tuo ambiente di lavoro diventa rumoroso dopo pranzo, affronta i compiti più impegnativi al mattino per massimizzare la tua capacità di concentrazione.

Pianifica le richieste impreviste

Se ti occupi di rispondere a richieste esterne, anticipa questa necessità con blocchi di tempo dedicati. Questo ti consente di gestire gli imprevisti senza compromettere la produttività generale.

Ad esempio, se lavori nell'assistenza informatica e ricevi frequentemente richieste urgenti nel pomeriggio, crea un blocco dalle 14:00 alle 16:00 specificamente per questi ticket. Così potrai rispondere efficacemente alle emergenze senza rimandare le attività programmate.

Se le interruzioni esterne non sono previste nel tuo lavoro, puoi disattivare temporaneamente le notifiche durante le sessioni di lavoro profondo. Puoi anche stabilire orari specifici per controllare e rispondere ai messaggi, preservando la concentrazione nei momenti cruciali.

Come usare il time blocking con Todoist

Il time blocking è una tecnica che si può integrare con qualsiasi strumento, ma in questa sezione ci concentreremo sull'utilizzo di Todoist insieme alla tua app di calendario preferita o carta e penna tradizionali.

Esploreremo tre diverse varianti di time blocking: il task batching (raggruppamento delle attività), il day theming (tematizzazione giornaliera) e la pianificazione di singole attività.

Come usare il Task Batching con Todoist

Il time blocking "rigido", che prevede di dedicare un blocco a ogni singola attività, può risultare noioso e difficile da rispettare nel tempo. Ti consigliamo di combinare il time blocking con il task batching per un sistema più efficiente. Anziché assegnare un blocco temporale a ogni singola attività, inizia a creare blocchi per raggruppare tipologie di attività simili.

Innanzitutto, definisci le principali categorie di lavoro da includere nella tua pianificazione giornaliera o settimanale. Ad esempio, uno copywriter freelance potrebbe avere questo elenco:

• Email

• Amministrazione

• Gestione clienti

• Riunioni

• Ricerca

• Scrittura

• Formazione professionale

• Attività fisica

• Preparazione dei pasti

• Attività personali

• Lettura

• Tempo libero

Quindi, apri la tua app di calendario preferita o un'agenda cartacea e crea blocchi di tempo per la settimana successiva che riflettano gli orari dedicati a ciascuna categoria.

Assicurati di dare spazio sufficiente a tutte le tue priorità e cose da fare. Se fai fatica a trovare spazio per tutto, potresti dover rinunciare ad alcuni impegni. Il risultato finale sarà un calendario ben strutturato e colorato che mostra chiaramente come intendi utilizzare il tuo tempo:

Se hai difficoltà a utilizzare un planner digitale, prova con la pianificazione cartacea. Un'agenda fisica ti obbliga a ricominciare ogni giorno, permettendoti di aggiustare facilmente il piano man mano che la giornata procede. Inoltre, tenerla aperta sulla scrivania funge da promemoria ben visibile delle tue intenzioni.

Se lavori in un'organizzazione con calendari condivisi, considera di creare blocchi di tempo per il lavoro profondo, visibili a tutti, per evitare che gli altri pianifichino riunioni in quei momenti. Khoi Vinh, Principal Designer di Adobe, adotta questa strategia:

“Cerco blocchi di tempo sul mio calendario da dedicare al 'lavoro profondo'. A volte sposto le riunioni per creare blocchi contigui più lunghi e poi creo un evento chiamato 'Occupato' o, se sospetto che qualcuno lo ignorerà, lo chiamo 'Sessione di brainstorming' o 'Revisione del team'. Bisogna giocare d'astuzia.”

Ora hai blocchi di tempo dedicati a ciascuna categoria, ma devi ancora sapere su quale attività specifica lavorare quando arriva il momento. È qui che entra in gioco un task manager come Todoist.

Crea un'etichetta Todoist per ogni categoria definita inizialmente, quindi controlla tutte le attività in corso e assegna l'etichetta appropriata a ciascuna di esse.

Quando inizia un blocco di tempo programmato, dovrai semplicemente sfogliare l'elenco di etichette corrispondente e scegliere tra le attività pertinenti. Le attività con una data di scadenza saranno automaticamente ordinate in cima, così saprai quali richiedono attenzione prioritaria.

Per assicurarti che nulla vada perso, ogni attività dovrebbe essere etichettata. Tuttavia, non tutte le categorie devono essere necessariamente aggiunte su Todoist. Ad esempio, potresti segnare le riunioni o gli allenamenti direttamente nell'app del calendario. Inoltre, come già detto, è meglio evitare di programmare troppo il tempo libero. Sperimenta a tuo piacimento per trovare l'approccio che si adatta meglio alle tue esigenze.

Come usare il Day Theming con Todoist

Se dopo aver provato il time blocking senti di non riuscire ancora a concentrarti, prova la tecnica del Day Theming. Ti consigliamo il corso gratuito su Skillshare di Mike Vardy, che offre una guida dettagliata alla configurazione di un sistema di Day Theming con esempi pratici che utilizzano sia carta e penna che Todoist.

Programmare blocchi di tempo per singole attività

Se preferisci un'agenda più dettagliata, puoi sempre creare blocchi di tempo separati per ogni attività. Il modo più semplice per farlo con Todoist è usare lintegrazione bidirezionale con Google Calendar.

Quando configuri l'integrazione:

• Crea un nuovo calendario dedicato alle attività Todoist per poterle visualizzare o nascondere secondo necessità.

• Scegli se sincronizzare l'intero account Todoist o creare calendari separati per ogni progetto.

• Imposta la sincronizzazione delle attività con data di scadenza, oltre a quelle con data e ora specifiche.

Qualsiasi attività di Todoist con data e orario apparirà automaticamente come evento in un nuovo calendario chiamato Todoist. Le attività che hanno solo una data (senza orario) appariranno come eventi tutto il giorno.

During your weekly review, give each task you want to accomplish a date and/or start time by typing something like “Monday at noon” or “Every Friday at 9am” into the task field. Todoist will automatically recognize and highlight the date and set it when you save the task.

Aprendo la vista giornaliera o settimanale del calendario, vedrai tutte le attività programmate come eventi separati (i tuoi blocchi di tempo). Potrai estendere, accorciare, modificare e spostare questi blocchi direttamente nel calendario. Tutte le modifiche effettuate su Google Calendar si sincronizzeranno automaticamente con Todoist (e viceversa).

Pianificare i giorni e le settimane in anticipo potrebbe sembrare uno spreco di tempo prezioso che potresti utilizzare per completare le attività. Ma quando non gestisci attivamente il tuo calendario, le distrazioni prendono facilmente il sopravvento sulla tua produttività.

Decidendo in anticipo su cosa concentrarti durante la giornata o la settimana, risparmierai tempo ed energia mentale che potrai impiegare quando sarà il momento di metterti al lavoro.

Prova il time blocking e il task batching per una settimana e inizia subito a ottimizzare la gestione del tempo e a migliorare la concentrazione. È ora di riprendere il controllo del tuo tempo!