Todoist è abbastanza semplice e intuitivo per far sì che il tuo team possa mettersi subito al lavoro, ma altrettanto potente per portare a termine anche i progetti più ambiziosi.
Quando aggiungi un team a Todoist, otterrai uno spazio di lavoro condiviso per collaborare con i tuoi colleghi – mantenendo separati le tue attività e i tuoi progetti personali.
- I progetti del team appartengono al team e sono accessibili a tutti (salvo che vengano impostati come privati).
- I progetti personali ("I miei progetti" nella barra laterale) restano privati, di tua proprietà e controllo, anche se abbandoni il team.
- Sfogliare e visualizzare in anteprima i progetti pubblici del team, per poi unirsi solo a quelli più rilevanti per loro.
- Condividere link diretti a progetti, sezioni, attività e commenti accessibili al volo dai colleghi.
- Raggruppare o filtrare le attività per progetti personali e/o di team dal menu Vista nelle schede Oggi, Prossime, e nelle viste filtrate per separare il lavoro dalle attività personali.
- Ottenere una panoramica chiara e organizzata di tutto il lavoro del team e tracciare i progressi generali senza dover accedere a ogni singolo progetto.
- Chiarire la proprietà dei dati fin dal principio. I progetti del team appartengono al team. I progetti personali appartengono al singolo utente.
- Acquisire maggiore controllo sui permessi e sull'accesso ai dati dalle impostazioni del team.
In più, se fai l'upgrade del tuo team al piano Business, tutti i membri avranno automaticamente accesso a tutte le funzionalità Pro per i loro account personali – promemoria, layout del calendario per i progetti personali e durata delle attività!
E quando i tuoi colleghi sono sempre al passo con le loro attività personali, anche la produttività del team migliora e funziona meglio. 💆
Prima di tutto, configuriamo il tuo team su Todoist e impariamo le basi per essere subito operativi.
Se hai già un account Todoist, inizia creando un nuovo team gratuito. Troverai l'opzione in basso a sinistra su Todoist nelle app web o desktop.
Se non l'hai ancora fatto, crea un nuovo account Todoist. Attiva l'opzione per i team durante la registrazione e riceverai tutte le istruzioni per creare un team.
Nota
Ogni team ha a disposizione 5 progetti gratuiti per provare le potenzialità di Todoist per il lavoro collaborativo. Se hai bisogno di più progetti, fai l'upgrade al piano Business per il tuo team.
Clicca su Membri in alto a destra del tuo team. Vedrai due opzioni per invitare i membri del team:
- Invita tramite email: manda un invito a unirsi al tuo team.
- Invita tramite link: copia e condividi un link di invito con il tuo team.
Qui puoi anche rimuovere l'accesso di qualcuno e cambiare il suo ruolo nel team – amministratore, membro o ospite – se necessario.
Crea uno o più nuovi progetti nel tuo spazio di lavoro condiviso per le grandi cose su cui il tuo team sta lavorando e inizia a elencare tutte le attività rilevanti che ti vengono in mente. Oppure, scopri i nostri modelli già pronti per i team.
Consiglio rapido
Organizza i progetti del tuo team in cartelle per reparto, cliente, iniziativa, o in base alle tue esigenze specifiche: trovarli sarà ancora più semplice.
Quando crei o sposti un progetto di team, puoi scegliere tra due opzioni di accesso:
- Accesso completo: Tutti i membri del team possono visualizzare e unirsi. Scegli questa opzione per semplificare la condivisione del lavoro.
- Accesso limitato: Solo le persone invitate al progetto possono accedervi. Scegli questa opzione per tutto ciò che vuoi mantenere privato, come le agende delle riunioni individuali o i piani di assunzione.
Una volta creato un progetto di team, clicca sull'icona Condividi in alto a destra per condividerlo con i membri interessati del team. Anche se tutti i membri possono sfogliare e vedere l'anteprima dei progetti pubblici del team, dovranno unirsi a un progetto prima che tu possa assegnare loro attività e taggarli nei commenti.
Per condividere i progetti più velocemente, devi solo copiare e condividere il link del progetto tramite email, messaggio su Slack, thread di Twist o qualsiasi altro luogo di comunicazione utilizzato dal tuo team. I membri del team potranno cliccare sul link per visualizzare l'anteprima del progetto e unirsi.
Hai accettato l'invito tramite email o link per entrare a far parte di un team? Congratulazioni! Ora è il momento di unirti ai progetti del team più rilevanti per te.
- Clicca sul nome del team nella barra laterale per visualizzare l'elenco di tutti i progetti del team.
- Poi, clicca su un progetto qualsiasi per visualizzarne l'anteprima e unirti.
Per facilitare l'accesso, i progetti di cui fai parte verranno visualizzati sotto il nome del team nella barra laterale.
Hai notato nuove cose di cui il tuo team deve tenere traccia? Man mano che ti abitui al flusso di lavoro del tuo team, puoi iniziare a creare e condividere i tuoi progetti.
Consiglio rapido
Aggiungi i progetti più importanti ai Preferiti. Poi, comprimi gli elenchi dei progetti personali e di team per mantenere la barra laterale pulita e organizzata.
Hai creato un team e invitato tutti i tuoi colleghi: ora è il momento di iniziare a collaborare! Ecco alcuni consigli pratici per assicurarti che tutti siano aggiornanti e che nulla vada perso.
Su Todoist, ogni attività può essere assegnata a una sola persona, in modo da non avere mai dubbi su chi è responsabile di cosa.
Vuoi assegnare la stessa attività a più persone? Fai così:
- Se l'attività è suddivisa in più fasi, crea sotto-attività con i loro rispettivi assegnatari.
- Quando più persone devono completare la stessa attività, crea attività duplicate e assegna ogni copia al collega responsabile.
Digita una data nel campo dell'attività, e l'Aggiunta rapida intelligente di Todoist la riconoscerà, la evidenzierà e la aggiungerà quando salverai l'attività. Puoi inserire date semplici come "domani" o complesse come "ogni 3 giovedì iniziando 5 agosto e finendo 10 aprile".
Scopri qui altri esempi di date che puoi utilizzare.
Consiglio rapido
Le date ricorrenti sono particolarmente utili per le attività che si ripetono regolarmente, come i report mensili. Aggiungi ogni fase come sotto-attività, in modo che sia facile tenere traccia di tutti i dettagli ogni mese, oppure assegna l'attività ricorrente a un collega: quando ogni azione è chiaramente programmata, tutti sanno esattamente cosa deve essere fatto.
Includi i link ai documenti e tutti i dettagli rilevanti che puoi. Invece di perdere tempo a cercare informazioni, i tuoi colleghi potranno essere subito operativi.
Le descrizioni restano organizzate nella parte superiore della vista attività e sono visibili sotto l'attività nell'elenco dei progetti.
Consiglio rapido
A volte la data di “esecuzione” (quando qualcuno lavorerà effettivamente su un'attività) non è la data di “scadenza” (quando l'attività deve essere completata). Se hai una sottoscrizione a Todoist Pro o Business, puoi aggiungere scadenze alle attività in modo che tutti sappiano esattamente quando devono essere completate.
Fai domande, aggiungi informazioni e fornisci aggiornamenti di stato direttamente all'interno delle tue attività. In questo modo, tutte le informazioni rilevanti restano nel contesto dell'attività, invece di disperdersi tra varie app di messaggistica.
Tagga i colleghi interessati per assicurarti che vengano avvisati di un nuovo commento.
Nota
Quando utilizzare la descrizione dell'attività o i commenti? Usa la descrizione dell'attività per le informazioni e le risorse permanenti sull'attività. Usa i commenti per caricare i file, discutere con i colleghi e condividere aggiornamenti di stato.
Quando il team ha progetti ambiziosi, è facile perdersi e farsi sopraffare da tutte le cose da fare. Ecco tre modi per concentrarsi sulle cose giuste al momento giusto.
Gestisci i progetti più grandi con opzioni di visualizzazione flessibili per riorganizzare, ordinare e filtrare le attività a modo tuo. Clicca sull'icona Vista in alto a destra dei tuoi progetti di team per:
- Scegliere tra il layout elenco, calendario e bacheca a seconda del tipo di progetto.
- Raggruppare, filtrare e ordinare i tuoi progetti in base al nome dell'attività, all'assegnatario, alla data, alla data di aggiunta, all'etichetta o al livello di priorità. Ad esempio, per visualizzare solo le attività che ti sono state assegnate all'interno di un progetto più ampio.
- Attivare l'opzione per mostrare le attività completate e vedere i progressi del progetto, o nasconderle per mantenere il progetto pulito e focalizzato sulle prossime azioni.
Puoi accedere alle opzioni di visualizzazione anche nelle viste Oggi e Prossime. Troverai l'opzione di raggruppamento per spazio di lavoro in modo da poter visualizzare sia le tue attività personali che quelle del team. Oppure, filtrare per spazio di lavoro così da nascondere le attività personali quando sei al lavoro e quelle del team quando sei a casa.
Salva i filtri che utilizzi più spesso per accedere rapidamente alle tue attività personali (o a quelle dei tuoi colleghi).
Ad esempio, puoi creare un filtro per tutte le attività assegnate a "Maria" in scadenza settimana, così da vedere a cosa sta lavorando prima della vostra riunione individuale.
- Digita la query di ricerca
spazio di lavoro: nome del teamper includere solo le attività che si trovano all'interno dei progetti del team. - Digita la query di ricerca
spazio di lavoro: I miei progettiper includere solo le attività contenute nei tuoi progetti personali.
Ecco alcuni filtri specifici per lo spazio di lavoro che possono tornare utili:
| Query di ricerca | Cosa viene visualizzato | Utile per… |
|
Spazio di lavoro: [nome del team] & assegnato a: me & prossimi 7 giorni | Tutte le attività del team assegnate a te che devono essere completate entro 7 giorni | Pianificare il lavoro collaborativo della settimana |
|
Spazio di lavoro: [nome del team] & assegnato da: me | Tutte le attività del team che hai assegnato ad altri | Tenere traccia dei progressi nelle attività delegate |
| Spazio di lavoro: [nome del team] & scadute | Tutte le attività scadute nel tuo team | Individuare i blocchi operativi e riprogrammare le attività |
Per gestire le attività del team sparse tra vari progetti, apri più finestre di Todoist sull'app desktop cliccando sull'icona dei tre puntini nell'angolo in alto a destra → Apri in una nuova finestra.
Per fissare una finestra di Todoist in primo piano e mantenerla sempre visibile per una facile consultazione, clicca su Finestra → Porta in primo piano (oppure, Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) su macOS o clicca sull'icona della puntina nell'angolo in alto a destra di Todoist (oppure, Ctrl + F11) su Windows. Non dovrai più cercare la finestra di Todoist tra tutte le app in esecuzione!
Sapere cosa è stato fatto è importante quanto sapere cosa deve essere ancora fatto. Ecco un paio di modi per rimanere aggiornati su tutto ciò che il tuo team sta portando a termine...
Il registro attività mostra tutto quello che tu e i tuoi collaboratori avete realizzato.
Filtra per persona per vedere su cosa hanno lavorato i singoli membri del team. Seleziona Tutti dal menu per avere una panoramica della produttività recente a livello di team.
Per ottenere una panoramica delle attività completate, seleziona Attività completate dal menu delle azioni.
Documenta e riporta rapidamente lo stato del progetto esportando le attività su Google Fogli. Ad esempio, esporta un elenco di tutte le attività completate o di tutte le attività in corso ordinate per data.
Per creare un report, apri un progetto qualsiasi, clicca su Export to Google Sheets dal menu del progetto e seleziona i campi delle attività (tra cui la data, lo stato di completamento, la priorità, la data di creazione, la descrizione, la sezione e l'assegnatario) che vuoi includere nel tuo foglio di calcolo.
Non esistono due team che utilizzano Todoist esattamente allo stesso modo! Questa guida è solo un punto di partenza: ora non ti resta che aggiungere il tuo team a Todoist e sperimentare i flussi di lavoro che funzionano meglio per le tue esigenze.