Gestire le attività del team su Todoist

Todoist è abbastanza semplice e intuitivo per far sì che il tuo team possa mettersi subito al lavoro, ma altrettanto potente per portare a termine anche i progetti più ambiziosi.

Aggiungi il tuo team a Todoist

Quando aggiungi un team a Todoist, otterrai uno spazio di lavoro condiviso per collaborare con i tuoi colleghi – mantenendo separati le tue attività e i tuoi progetti personali.

• I progetti del team appartengono al team e sono accessibili a tutti (salvo che vengano impostati come privati).
• I progetti personali ("I miei progetti" nella barra laterale) restano privati, di tua proprietà e controllo, anche se abbandoni il team.

Tutti nel team potranno:

• Sfogliare e visualizzare in anteprima i progetti pubblici del team, per poi unirsi solo a quelli più rilevanti per loro.
• Condividere link diretti a progetti, sezioni, attività e commenti accessibili al volo dai colleghi.
• Raggruppare o filtrare le attività per progetti personali e/o di team dal menu Vista nelle schede Oggi, Prossime, e nelle viste filtrate per separare il lavoro dalle attività personali.

Se gestisci un team, aggiungilo a Todoist per:

• Ottenere una panoramica chiara e organizzata di tutto il lavoro del team e tracciare i progressi generali senza dover accedere a ogni singolo progetto.
• Chiarire la proprietà dei dati fin dal principio. I progetti del team appartengono al team. I progetti personali appartengono al singolo utente.
• Acquisire maggiore controllo sui permessi e sull'accesso ai dati dalle impostazioni del team.

In più, se fai l'upgrade del tuo team al piano Business, tutti i membri avranno automaticamente accesso a tutte le funzionalità Pro per i loro account personali – promemoria, layout del calendario per i progetti personali e durata delle attività!

E quando i tuoi colleghi sono sempre al passo con le loro attività personali, anche la produttività del team migliora e funziona meglio. 💆

Configurare un team

Prima di tutto, configuriamo il tuo team su Todoist e impariamo le basi per essere subito operativi.

Passo 1. Crea un team

Se hai già un account Todoist, inizia creando un nuovo team gratuito. Troverai l'opzione in basso a sinistra su Todoist nelle app web o desktop.

Se non l'hai ancora fatto, crea un nuovo account Todoist. Attiva l'opzione per i team durante la registrazione e riceverai tutte le istruzioni per creare un team.

Passo 2. Invita i tuoi colleghi

Clicca su Membri in alto a destra del tuo team. Vedrai due opzioni per invitare i membri del team:

• Invita tramite email: manda un invito a unirsi al tuo team.
• Invita tramite link: copia e condividi un link di invito con il tuo team.

Qui puoi anche rimuovere l'accesso di qualcuno e cambiare il suo ruolo nel team – amministratore, membro o ospite – se necessario.

Passo 3. Inizia a collaborare creando nuovi progetti

Crea uno o più nuovi progetti nel tuo spazio di lavoro condiviso per le grandi cose su cui il tuo team sta lavorando e inizia a elencare tutte le attività rilevanti che ti vengono in mente. Oppure, scopri i nostri modelli già pronti per i team.

Quando crei o sposti un progetto di team, puoi scegliere tra due opzioni di accesso:

• Accesso completo: Tutti i membri del team possono visualizzare e unirsi. Scegli questa opzione per semplificare la condivisione del lavoro.
• Accesso limitato: Solo le persone invitate al progetto possono accedervi. Scegli questa opzione per tutto ciò che vuoi mantenere privato, come le agende delle riunioni individuali o i piani di assunzione.

Una volta creato un progetto di team, clicca sull'icona Condividi in alto a destra per condividerlo con i membri interessati del team. Anche se tutti i membri possono sfogliare e vedere l'anteprima dei progetti pubblici del team, dovranno unirsi a un progetto prima che tu possa assegnare loro attività e taggarli nei commenti.

Per condividere i progetti più velocemente, devi solo copiare e condividere il link del progetto tramite email, messaggio su Slack, thread di Twist o qualsiasi altro luogo di comunicazione utilizzato dal tuo team. I membri del team potranno cliccare sul link per visualizzare l'anteprima del progetto e unirsi.

Unirsi a un team esistente

Hai accettato l'invito tramite email o link per entrare a far parte di un team? Congratulazioni! Ora è il momento di unirti ai progetti del team più rilevanti per te.

• Clicca sul nome del team nella barra laterale per visualizzare l'elenco di tutti i progetti del team.
• Poi, clicca su un progetto qualsiasi per visualizzarne l'anteprima e unirti.

Per facilitare l'accesso, i progetti di cui fai parte verranno visualizzati sotto il nome del team nella barra laterale.

Hai notato nuove cose di cui il tuo team deve tenere traccia? Man mano che ti abitui al flusso di lavoro del tuo team, puoi iniziare a creare e condividere i tuoi progetti.

Consigli pratici per gestire le attività del team

Hai creato un team e invitato tutti i tuoi colleghi: ora è il momento di iniziare a collaborare! Ecco alcuni consigli pratici per assicurarti che tutti siano aggiornanti e che nulla vada perso.

Assegna ogni attività in modo che sia chiaro a tutti chi è responsabile di cosa

Su Todoist, ogni attività può essere assegnata a una sola persona, in modo da non avere mai dubbi su chi è responsabile di cosa.

Vuoi assegnare la stessa attività a più persone? Fai così:

• Se l'attività è suddivisa in più fasi, crea sotto-attività con i loro rispettivi assegnatari.
• Quando più persone devono completare la stessa attività, crea attività duplicate e assegna ogni copia al collega responsabile.

Imposta delle date (o delle date ricorrenti) in modo che sia chiaro a tutti cosa si deve fare e quando.

Digita una data nel campo dell'attività, e l'Aggiunta rapida intelligente di Todoist la riconoscerà, la evidenzierà e la aggiungerà quando salverai l'attività. Puoi inserire date semplici come "domani" o complesse come "ogni 3 giovedì iniziando 5 agosto e finendo 10 aprile".

Scopri qui altri esempi di date che puoi utilizzare.

Aggiungi un contesto nelle descrizioni delle attività in modo che i tuoi colleghi abbiano tutte le informazioni necessarie

Includi i link ai documenti e tutti i dettagli rilevanti che puoi. Invece di perdere tempo a cercare informazioni, i tuoi colleghi potranno essere subito operativi.

Le descrizioni restano organizzate nella parte superiore della vista attività e sono visibili sotto l'attività nell'elenco dei progetti.

Aggiungi i dettagli e carica i file nei commenti

Fai domande, aggiungi informazioni e fornisci aggiornamenti di stato direttamente all'interno delle tue attività. In questo modo, tutte le informazioni rilevanti restano nel contesto dell'attività, invece di disperdersi tra varie app di messaggistica.

Tagga i colleghi interessati per assicurarti che vengano avvisati di un nuovo commento.

Personalizzare le viste attività per concentrarsi meglio

Quando il team ha progetti ambiziosi, è facile perdersi e farsi sopraffare da tutte le cose da fare. Ecco tre modi per concentrarsi sulle cose giuste al momento giusto.

Usa le opzioni di visualizzazione per rendere gestibili anche i progetti più grandi

Gestisci i progetti più grandi con opzioni di visualizzazione flessibili per riorganizzare, ordinare e filtrare le attività a modo tuo. Clicca sull'icona Vista in alto a destra dei tuoi progetti di team per:

• Scegliere tra il layout elenco, calendario e bacheca a seconda del tipo di progetto.
• Raggruppare, filtrare e ordinare i tuoi progetti in base al nome dell'attività, all'assegnatario, alla data, alla data di aggiunta, all'etichetta o al livello di priorità. Ad esempio, per visualizzare solo le attività che ti sono state assegnate all'interno di un progetto più ampio.
• Attivare l'opzione per mostrare le attività completate e vedere i progressi del progetto, o nasconderle per mantenere il progetto pulito e focalizzato sulle prossime azioni.

Separa le attività per spazio di lavoro nelle viste Oggi e Prossime

Puoi accedere alle opzioni di visualizzazione anche nelle viste Oggi e Prossime. Troverai l'opzione di raggruppamento per spazio di lavoro in modo da poter visualizzare sia le tue attività personali che quelle del team. Oppure, filtrare per spazio di lavoro così da nascondere le attività personali quando sei al lavoro e quelle del team quando sei a casa.

Crea filtri personalizzati per tenere separate le tue attività da quelle dei colleghi

Salva i filtri che utilizzi più spesso per accedere rapidamente alle tue attività personali (o a quelle dei tuoi colleghi).

Ad esempio, puoi creare un filtro per tutte le attività assegnate a "Maria" in scadenza settimana, così da vedere a cosa sta lavorando prima della vostra riunione individuale.

• Digita la query di ricerca spazio di lavoro: nome del team per includere solo le attività che si trovano all'interno dei progetti del team.
• Digita la query di ricerca spazio di lavoro: I miei progetti per includere solo le attività contenute nei tuoi progetti personali.

Ecco alcuni filtri specifici per lo spazio di lavoro che possono tornare utili:

Gestione delle attività tra i progetti

Per gestire le attività del team sparse tra vari progetti, apri più finestre di Todoist sull'app desktop cliccando sull'icona dei tre puntini nell'angolo in alto a destra → Apri in una nuova finestra.

Per fissare una finestra di Todoist in primo piano e mantenerla sempre visibile per una facile consultazione, clicca su Finestra → Porta in primo piano (oppure, Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) su macOS o clicca sull'icona della puntina nell'angolo in alto a destra di Todoist (oppure, Ctrl + F11) su Windows. Non dovrai più cercare la finestra di Todoist tra tutte le app in esecuzione!

Ottenere resoconti per tenere traccia del lavoro in corso

Sapere cosa è stato fatto è importante quanto sapere cosa deve essere ancora fatto. Ecco un paio di modi per rimanere aggiornati su tutto ciò che il tuo team sta portando a termine...

Ottieni un'istantanea del lavoro del tuo team nel registro attività

Il registro attività mostra tutto quello che tu e i tuoi collaboratori avete realizzato.

Filtra per persona per vedere su cosa hanno lavorato i singoli membri del team. Seleziona Tutti dal menu per avere una panoramica della produttività recente a livello di team.

Per ottenere una panoramica delle attività completate, seleziona Attività completate dal menu delle azioni.

Crea report di progetto personalizzabili con l'estensione di Google Fogli

Documenta e riporta rapidamente lo stato del progetto esportando le attività su Google Fogli. Ad esempio, esporta un elenco di tutte le attività completate o di tutte le attività in corso ordinate per data.

Per creare un report, apri un progetto qualsiasi, clicca su Export to Google Sheets dal menu del progetto e seleziona i campi delle attività (tra cui la data, lo stato di completamento, la priorità, la data di creazione, la descrizione, la sezione e l'assegnatario) che vuoi includere nel tuo foglio di calcolo.

Che aspetti?

Non esistono due team che utilizzano Todoist esattamente allo stesso modo! Questa guida è solo un punto di partenza: ora non ti resta che aggiungere il tuo team a Todoist e sperimentare i flussi di lavoro che funzionano meglio per le tue esigenze.