Todoist est à la fois simple et intuitif, permettant à votre équipe de démarrer rapidement, tout en étant assez puissant pour maintenir le cap sur les projets les plus ambitieux.
Ajoutez votre équipe à Todoist
Lorsque vous intégrez une équipe à Todoist, vous bénéficiez d'un espace partagé dédié au travail de votre équipe, distinct mais juxtaposé aux tâches et projets personnels de chacun.
- Les projets d'équipe appartiennent à l'équipe et sont accessibles à tous (sauf s'ils sont configurés en accès privé).
- Les projets personnels (tout ce qui se trouve sous "Mes projets" dans la barre latérale) restent privés et sous votre contrôle – même si vous quittez votre équipe.
Tout le monde pourra :
- Parcourir et prévisualiser les projets d'équipe publics et rejoindre uniquement ceux qui les intéressent.
- Partager des liens directs vers des projets, des sections, des tâches et des commentaires que vos collègues peuvent prévisualiser et sur lesquels ils peuvent agir instantanément.
- Regrouper ou filtrer leurs tâches par projets personnels et/ou d'équipe depuis l'icône Vue dans Aujourd'hui, Prochainement et les filtres, pour mieux séparer vie pro et vie perso.
Pour les chefs d'équipe, ajouter une équipe à Todoist :
- Vous donne un aperçu transparent et organisé de tout le travail de votre équipe et vous permet de jeter un coup d'œil aux progrès sans avoir à rejoindre chaque projet individuel.
- Rend la propriété des données parfaitement claire. Les projets d'équipe appartiennent à l'équipe. Les projets personnels appartiennent à l'individu.
- Accorde aux administrateurs un contrôle accru sur les permissions et l'accès aux données dans les paramètres de l'équipe.
De plus, lorsque votre équipe choisit un abonnement Business, tous les membres accèdent automatiquement aux fonctionnalités Pro personnelles – comme les rappels, la présentation en calendrier pour les projets et les durées des tâches !
Et lorsque vos collègues sont bien organisés et gèrent efficacement leurs tâches personnelles, la collaboration pro a tendance à être plus fluide également. 💆
Créer une équipe
Tout d'abord, configurons votre équipe dans Todoist pour être prêt à s'attaquer aux tâches dès le premier jour.
Étape 1. Créer une équipe
Si vous avez déjà un compte Todoist, commencez en créant une nouvelle équipe gratuitement. Vous trouverez l'option en bas à gauche de Todoist sur le Web ou sur les applications pour ordinateur.
Si vous êtes nouveau sur Todoist, allez sur notre site Web et créez un nouveau compte. Assurez-vous d'activer l'option "équipe" lors de l'inscription et vous serez guidé dans la création d'une équipe.
Note
Chaque équipe donne accès à 5 projets gratuits, pour que vous puissiez vous familiariser avec le travail collaboratif dans Todoist. Passez votre équipe à un abonnement Business si besoin par la suite.
Étape 2. Invitez vos collègues
Cliquez sur Membres en haut à droite de l'équipe. Vous verrez deux options pour inviter des membres dans l'équipe :
- Inviter par e-mail : envoyer une invitation à rejoindre votre équipe
- Inviter par lien : copier et partager un lien d'invitation à rejoindre votre équipe.
(Vous pouvez également supprimer l'accès d'une personne et changer son rôle dans l'équipe – administrateur, membre ou invité – ici si besoin.)
Étape 3. Mettez le pied à l'étrier en créant de nouveaux projets
Créez un ou deux nouveaux projets dans votre espace partagé et commencez à dresser la liste de toutes les tâches pertinentes qui vous viennent à l'esprit. (Ou commencez par utiliser nos modèles pré-remplis pour les équipes).
Conseil rapide
Organisez vos projets d'équipe dans des dossiers par service, client, initiative... Tout ce qui facilite la recherche des projets les plus pertinents pour votre équipe.
Lorsque vous créez ou déplacez un projet d'équipe, vous avez deux options d'accès :
- Accès complet : tous les membres de l'équipe peuvent consulter et rejoindre les projets. Choisissez cette option pour faciliter la recherche et la collaboration.
- Accès restreint : seules les personnes invitées au projet peuvent y accéder. Choisissez cette option pour tout ce que vous souhaitez garder privé, comme les ordres du jour des réunions individuelles ou les plans de recrutement.
Une fois que vous avez créé un projet d'équipe, cliquez sur l'icône Partager en haut à droite pour le partager avec les membres de l'équipe concernés. Tous les membres pourront parcourir et prévisualiser les projets d'équipe publics, mais ils devront rejoindre un projet avant que vous puissiez leur assigner des tâches et les mentionner dans les commentaires.
Pour partager des projets plus rapidement, il suffit de copier et de partager le lien du projet dans un e-mail, un message sur Slack, un fil de discussion sur Twist ou tout autre moyen de communication de votre équipe. Les membres de l'équipe pourront cliquer sur le lien pour prévisualiser et rejoindre le projet de leur côté.
Rejoindre une équipe existante
Avez-vous réussi à rejoindre une équipe par e-mail ou par lien ? Félicitations ! Maintenant, il est temps de rejoindre les projets d'équipe qui vous concernent.
- Cliquez sur le nom de l'équipe dans la barre latérale pour afficher la liste de tous les projets de l'équipe.
- Ensuite, cliquez sur n'importe quel projet pour le prévisualiser et le rejoindre.
Les projets que vous rejoignez apparaîtront sous le nom de l'équipe dans votre barre latérale, pour permettre un accès facile.
Votre équipe doit travailler sur de nouvelles tâches ? Au fur et à mesure que vous vous intégrez dans le workflow de votre équipe, vous pouvez commencer à créer et à partager vos propres projets.
Conseil rapide
Ajoutez vos projets les plus importants aux Favoris, puis réduisez les listes de vos projets personnels et d'équipe pour avoir une barre latérale minimaliste qui ne vous déconcentre pas.
Bonnes pratiques pour gérer les tâches d'équipe
Vous avez configuré votre équipe et invité tous vos collègues. Maintenant, il est temps de commencer à accomplir des tâches ensemble. Voici quelques bonnes pratiques pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que rien ne passe à travers les mailles du filet...
Assignez chaque tâche, pour clarifier les responsabilités de chacun
Dans Todoist, chaque tâche ne peut être assignée qu'à une seule personne, ainsi il n'y a jamais aucun doute sur qui fait quoi.
Vous souhaitez assigner la même tâche à plusieurs personnes ? Voici quelques options :
- Lorsqu'il y a plusieurs étapes dans une tâche, créez des sous-tâches avec leurs propres responsables.
- Lorsque plusieurs personnes doivent réaliser la même tâche, créez des tâches dupliquées et assignez chaque copie au collègue responsable.
Réglez des dates d'échéance uniques ou récurrentes, pour que chacun sache ce qui est attendu, et quand
Tapez simplement une date d'échéance dans le champ de la tâche et le système intelligent d'ajout rapide de Todoist la reconnaîtra, la surlignera et l'ajoutera lorsque vous enregistrerez la tâche. Les dates d'échéance en langage naturel peuvent être aussi simples que "demain" ou aussi complexes que "tous les 3 jeudis à partir du 5 août et jusqu'au 10 avril".
Voici d'autres exemples de dates d'échéance que vous pouvez utiliser.
Conseil rapide
Les dates d'échéance récurrentes sont particulièrement utiles pour certaines tâches, comme des rapports mensuels. Ajoutez chaque étape comme sous-tâche pour pouvoir parcourir facilement la liste de contrôle chaque mois, soit vous-même, soit en assignant cette tâche récurrente à un collègue. Ainsi, chaque étape est claire et ils sauront exactement ce qui doit être fait.
Ajoutez du contexte dans la description des tâches, pour que chacun ait les informations dont il a besoin pour commencer
Incluez des liens vers des documents et autant de détails pertinents que possible. Au lieu de perdre du temps à chercher des informations, vos collègues pourront commencer à travailler.
Les descriptions restent organisées en haut de la vue de la tâche et sont visibles sous la tâche dans la liste du projet.
Conseil rapide
Il arrive que la date d'exécution d'une tâche ne correspond pas à sa date d'échéance. Dans ce cas, il suffit d'indiquer la date d'échéance finale en haut de la description de la tâche pour qu'elle soit toujours visible dans la liste des tâches et de fixer la date d'échéance réelle de la tâche au moment où vous souhaitez qu'elle apparaisse dans la vue Aujourd'hui de votre collègue.
Discutez des détails et téléchargez des fichiers dans les commentaires
Posez des questions, donnez plus d'informations et discutez de l'avancement d'une tâche directement dans celle-ci. Les informations restent dans le contexte de la tâche elle-même au lieu d'être disséminées dans des applications de messagerie.
Mentionnez les bons collègues, pour vous assurer qu'ils sont informés d'un nouveau commentaire.
Note
Description des tâches ou commentaires : utilisez la description des tâches pour fournir des informations et des ressources permanentes sur la tâche. Utilisez les commentaires pour télécharger des fichiers, discuter avec vos collègues et partagez de nouvelles informations.
Personnalisez les vues des tâches pour une meilleure concentration
Votre équipe a des plans ambitieux, mais il est facile de se perdre et de se sentir submergé par toutes les tâches. Voici trois façons de rester concentré sur les aspects essentiels des tâches au bon moment.
Utilisez les options de vue pour rendre même les plus grands projets faciles à gérer
Domptez les grands projets avec des options de visualisation flexibles pour réorganiser, trier et filtrer les tâches comme vous le souhaitez. Cliquez sur l'icône Vue en haut à droite de vos projets d'équipe pour :
- Basculez entre les présentations en liste, en calendrier et en tableau en fonction des besoins de votre projet.
- Regroupez, filtrez et triez vos projets en fonction du nom de la tâche, de l'exécutant, de la date d'échéance, de la date d'ajout, de l'étiquette ou du niveau de priorité. Par exemple, affichez uniquement les tâches qui vous sont assignées dans le cadre d'un projet plus vaste.
- Activez les tâches achevées pour voir la progression du projet. Ou masquez-les pour maintenir le projet propre et axé sur les prochaines actions.
Séparez les tâches par espace dans vos vues Aujourd'hui et Prochainement
Vous pouvez aussi accéder aux options d'affichage dans vos vues Aujourd'hui et Prochainement. Vous aurez la possibilité de regrouper les tâches par espace pour visualiser simultanément vos tâches personnelles et celles de votre équipe. Vous pouvez également filtrer vos tâches par espace pour masquer vos tâches personnelles lorsque vous êtes au travail et masquer vos tâches d'équipe lorsque vous êtes à la maison.
Configurez des filtres personnalisés pour vos tâches ou celles de vos collègues
Enregistrez vos filtres pour vous concentrer sur une partie spécifique de vos propres tâches – ou les tâches de vos collègues.
Par exemple, créez un filtre pour toutes les tâches assignées à "Marija" à effectuer cette semaine. Cela vous permettra de visualiser clairement les engagements dans son emploi du temps, lorsque vous vous préparez pour votre entretien hebdomadaire en tête-à-tête.
- Utilisez la requête
espace : nom de l'équipepour inclure uniquement les tâches dans les projets d'équipe. - Utilisez la requête
espace : Mes projetspour inclure uniquement les tâches de vos projets personnels.
Voici quelques filtres basés sur les espace qui pourraient vous être utiles :
| Requête du filtre | Son action | Utile pour... |
|
Espace : [Nom de l'équipe] & ; assigné à : moi & ; 7 prochains jours | Toutes les tâches qui vous ont été assignées dans votre équipe dues cette semaine. | Planifier votre travail collaboratif pour la semaine |
|
Espace : [Nom de l'équipe] & ; assigné par : moi | Toutes les tâches que vous avez assignées à d'autres personnes dans votre équipe | Suivre les progrès réalisés sur ce que vous avez délégué |
| Espace : [Nom de l'équipe] & ; en retard | Toutes les tâches en retard de votre équipe | Repérer les points bloquants et changer les plans rapidement |
Gestion des tâches entre différents projets
Ouvrez plusieurs fenêtres Todoist sur votre application pour ordinateur (cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite → Ouvrir dans une nouvelle fenêtre) pour gérer les tâches de votre équipe entre plusieurs projets.
Pour garder n'importe quelle fenêtre Todoist visible à tout moment, cliquez sur Fenêtre → Flottante (ou Option ⌥ + Cmd ⌘ +F) sur macOS ou cliquez sur l'icône d'épingle en haut à droite de Todoist (ou Ctrl + F11) sur Windows. Fini de chercher votre fenêtre Todoist parmi toutes vos applications en cours d'exécution !
Des rapports vous permettent de savoir à tout moment où en est votre projet
Savoir ce qui a été accompli est tout aussi important que de savoir ce qui doit être fait ensuite. Voici quelques façons de rester à jour sur tout ce que votre équipe réalise...
Le journal d'activité vous donne un aperçu du travail de votre équipe
Le journal d'activité vous montre tout ce que vous et vos collègues avez fait.
Filtrez par personne pour voir ce sur quoi chaque membre de l'équipe a travaillé. Sélectionnez Tout le monde dans le menu pour obtenir une vue d'ensemble de la productivité récente de l'ensemble de l'équipe.
Pour obtenir un aperçu des tâches achevées, sélectionnez Tâches achevées dans le menu des actions.
Créez des rapports de projet personnalisables avec l'extension Google Sheets
Documentez et rendez compte rapidement de l'état d'avancement d'un projet en exportant les tâches vers Google Sheets. Par exemple, exporter une liste de toutes les tâches achevées ou de toutes les tâches actives triées par date d'échéance.
Pour créer un rapport, ouvrez n'importe quel projet, choisissez Exporter vers Google Sheets dans le menu du projet et sélectionnez les champs de tâche (y compris la date d'échéance, le statut d'achèvement, la priorité, la date de création, la description, la section et l'exécutant) que vous souhaitez inclure dans votre tableur.
Qu'attendez-vous ?
Aucune équipe n'utilise Todoist de la même manière. Ce guide est juste un point de départ ! Ajoutez votre équipe et commencez à expérimenter des workflows pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.