Vous venez d'inviter les membres de votre équipe sur Todoist, et vous êtes prêt à avancer sur vos projets. Découvrez et adoptez ces bonnes pratiques pour gérer les tâches d'équipe et la collaboration dans Todoist.
Lancez le travail d'équipe avec quelques nouveaux projets
Choisissez un ou deux projets d'équipe prioritaires, et ajoutez-les à votre espace partagé. Commencez à ajouter les tâches pertinentes qui vous viennent à l'esprit, pour que les membres de l'équipe sachent sur quoi travailler dès qu'ils ouvrent Todoist.
Conseil rapide
Vous ne savez pas par où commencer ? Jetez un œil à notre galerie de modèles pré-remplis pour les équipes.
Assignez des tâches aux membres de l'équipe
Assignez chaque tâche d'un projet à un membre de l'équipe, afin qu'il sache ce dont il est responsable. Dans Todoist, vous ne pouvez assigner qu'une seule personne à une tâche, il n'y a donc aucun doute possible sur les responsabilités de chacun.
Voulez-vous assigner plusieurs personnes à la même tâche ? Voici quelques options :
- Si une tâche comporte plusieurs étapes, décomposez-la en ajoutant des sous-tâches. Ensuite, assignez chaque sous-tâche à un membre de l'équipe.
- Si plusieurs personnes doivent faire la même tâche, dupliquez la tâche et assignez une copie à chaque membre responsable.
- Notifiez les personnes concernées dans un commentaire de tâche, afin qu'elles soient pleinement informées du statut et de l'avancement du travail.
Triez ou regroupez les tâches par responsable
Pour obtenir une vue d'ensemble de la charge de travail de chaque personne, cliquez sur Afficher en haut à droite du projet et utilisez les options de tri ou de regroupement pour voir les tâches assignées à chacun.
Créez des filtres spécifiques à l'équipe
Si vous avez besoin de voir uniquement les tâches assignées à une personne spécifique, créez un filtre et utilisez cette requête :
assigné à : nom_du_membre
Si vous avez besoin de voir les tâches assignées à tous les membres sauf vous-même, utilisez ce filtre :
assigné à : autres ou !assigné à : moi
Ces filtres vous aident à voir ce qui a été assigné, vous donnant une image claire de ce sur quoi chacun travaille. Si vous avez besoin de plus, voici quelques filtres basés sur les espaces que vous pourriez trouver utiles :
| Requête du filtre | Son action | Utile pour... |
|---|---|---|
| Espace : [Nom de l'équipe] & ; assigné à : moi & ; 7 prochains jours | Toutes les tâches qui vous ont été assignées dans votre équipe dues cette semaine. | Planifier votre travail collaboratif pour la semaine |
| Espace : [Nom de l'équipe] & ; assigné par : moi | Toutes les tâches que vous avez assignées à d'autres personnes dans votre équipe | Suivre les progrès réalisés sur ce que vous avez délégué |
| Espace : [Nom de l'équipe] & ; en retard | Toutes les tâches en retard de votre équipe | Repérez les points bloquants et changez les plans rapidement |
Marija · Spécialiste de L'expérience client
Si vous avez un abonnement Todoist Business, vous avez accès au mode calendrier dans Todoist. Appliquez le mode calendrier à n'importe quel filtre spécifique à l'équipe, afin d'obtenir une vue d'ensemble des échéances de vos collègues. Basculez de la vue hebdomadaire à la vue mensuelle, pour voir ce qui est prévu cette semaine ou ce qui doit être terminé avant la fin du mois.
Planifiez les tâches avec des dates ou des échéances
Planifiez des dates ou des échéances pour les tâches, afin qu'il soit facile de planifier et de prioriser le travail pour l'équipe. Dans le nom de la tâche, écrivez une date en langage naturel (par exemple : Écrire la mise à jour de l'équipe demain) et l'ajout Rapide intelligent reconnaîtra, surlignera et ajoutera la date lorsque vous enregistrerez la tâche. Les dates en langage naturel peuvent être complexes, par exemple chaque 3e jeudi à partir du 5 août et jusqu'au 10 avril.
Conseil rapide
Jetez un œil à plus d'exemples de dates que vous pouvez utiliser pour planifier des tâches.
Si vous suivez des étapes importantes, utilisez des échéances pour configurer quand la tâche doit être terminée. Cela réduit également les risques de goulets d'étranglement dans un projet.
Par exemple, si vous ajoutez une tâche pour soumettre un rapport financier mensuel, sélectionnez la date à laquelle vous prévoyez de commencer à travailler sur le brouillon. Ensuite, configurez une échéance pour la soumission du rapport.
Ajoutez du contexte dans les descriptions de tâches
Utilisez les descriptions de tâches pour partager des liens vers des documents et autant de détails pertinents que possible. Au lieu de perdre du temps à chercher des informations, vos collègues pourront simplement démarrer. Les descriptions restent organisées en haut de votre vue des tâches et sont visibles sous la tâche dans la liste de projets.
Posez des questions, partagez des fichiers ou des mises à jour dans les commentaires des tâches
Posez des questions, joignez des fichiers importants et fournissez des mises à jour de statut directement dans vos tâches sous forme de commentaires. Les informations réalisables restent dans le contexte de la tâche elle-même, au lieu d'être dispersées dans des applications de messagerie externes.
N'oubliez pas de notifier vos collègues pour vous assurer qu'ils sont informés d'un nouveau commentaire ou d'un fichier dont ils pourraient avoir besoin pour obtenir leur travail.
Cochez et évaluez les progrès de votre équipe
Todoist vous offre tous les outils nécessaires pour vérifier et mesurer les progrès de votre équipe. Activité de l'équipe vous permet de zoomer sur le nombre de tâches actives, terminées ou en retard, pour pouvoir agir efficacement. Le journal d'activités affiche toute l'activité d'un projet, des dates modifiées aux nouveaux commentaires ajoutés aux tâches. Cette richesse d'informations vous aide à prendre des décisions pertinentes sur ce qu'il faut ajuster, supprimer ou sur quoi se concentrer, afin que le projet atteigne la ligne d'arrivée sans rateer aucune échéance.
Contactez-nous
Aucune équipe n'utilise Todoist de la même manière. Ce guide n'est qu'un point de départ ! Configurez votre équipe dans Todoist et commencez à expérimenter ces workflows de la manière la plus adaptée à votre situation.
Si vous avez des difficultés à utiliser l'une de ces fonctions pour gérer les tâches de l'équipe, comme assigner des tâches ou créer des filtres personnalisés, contactez-nous. Marija, Stef, Marco et le reste de l'équipe seront heureux de vous aider !
