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El secreto para una gestión eficaz del tiempo es... ¿pensar en tomates en lugar de en horas? Al principio puede sonar tonto, pero millones de personas confían en el poder transformador de la Técnica Pomodoro. (Pomodoro es tomate en italiano 🍅).
Este popular método de gestión del tiempo consiste en alternar pomodoros (sesiones de trabajo concentrado) con descansos breves y frecuentes para promover la concentración sostenida y evitar la fatiga mental.
Prueba la Técnica Pomodoro si...
Sientes que pequeñas distracciones a menudo arruinan el momentum de tu jornada laboral
Con frecuencia trabajas más allá del punto de productividad óptima
Tienes trabajo con límites indefinidos que podría tomar una cantidad ilimitada de tiempo (estudiar para un examen, investigar para una publicación de blog, etc.)
Eres demasiado optimista en cuanto a la cantidad de cosas que puedes hacer en un día (¿no lo somos todos?🙃)
Disfrutas establecer metas con un enfoque lúdico
Realmente te gustan los tomates
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¿Qué es la Técnica Pomodoro?
La Técnica Pomodoro fue desarrollada a finales de la década de 1980 por el entonces estudiante universitario Francesco Cirillo. Cirillo estaba teniendo dificultades para concentrarse en sus estudios y completar las tareas. Sintiéndose abrumado, decidió comprometerse a estudiar solo 10 minutos totalmente concentrado. Entusiasmado con el desafío, encontró y usó un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano), y así nació la Técnica Pomodoro.
Aunque Cirillo llegó a escribir un libro de 130 páginas sobre el método, la mayor fortaleza del método es justamente su simplicidad:
Toma una lista de tareas y un temporizador.
Pon una cuenta regresiva de 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que suene el temporizador.
Cuando termines tu sesión, tacha un pomodoro y registra lo que completaste.
Disfruta de un descanso de cinco minutos.
Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo (15 a 30 minutos).
Los sprints de trabajo de 25 minutos son la base de la Técnica Pomorodo, pero esta práctica también incluye tres reglas para aprovechar al máximo cada intervalo:
Desglosar proyectos complejos. Si una tarea requiere más de cuatro pomodoros, debe dividirse en pasos factibles más pequeños. Cumplir con esta regla te ayudará a garantizar un progreso claro en tus proyectos.
Las tareas pequeñas van juntas. Cualquier tarea que requiera menos de un Pomodoro se debe combinar con otras tareas simples. Por ejemplo, "pagar el alquiler", "hacer cita con el veterinario" y "leer el artículo de Pomodoro" podrían ir juntos en una sola sesión.
Una vez que estableces un pomodoro, trabaja hasta que suene. El pomodoro es una unidad de tiempo indivisible y no se puede romper, mucho menos si es para revisar emails, chats de equipo o mensajes de texto. Debes tomar nota de cualquier idea, tarea o solicitud que surja para volver a ella más adelante. Un administrador de tareas digital como Todoist es un excelente lugar para esto, pero también puedes hacerlo en papel.
En caso de una interrupción inevitable, tómate el descanso de cinco minutos y luego empieza de nuevo. Cirillo recomienda hacer un seguimiento de las interrupciones (internas o externas) a medida que sucede para reflexionar sobre cómo evitarlas en tu próxima sesión.
La regla se aplica incluso si terminas la tarea asignada antes de que suene el temporizador. Usa el resto del tiempo para sobreaprender, o bien, para mejorar tus habilidades o el alcance de tu conocimiento. Por ejemplo, podrías pasar ese tiempo adicional leyendo revistas profesionales o investigando oportunidades de networking.
Mantén un proyecto de "sobreaprendizaje" en Todoist con una lista de tareas entre las que puedas elegir rápidamente la próxima vez que te sobre tiempo.
Si el sistema parece simple es porque lo es. La Técnica Pomodoro se trata de poner tu mente en la zona adecuada para terminar tus tareas.
¿Qué hace que la Técnica Pomodoro sea tan eficaz?
La aparente simplicidad de usar un tomate como sustituto de las unidades de tiempo puede disimular la gran efectividad de la Técnica Pomodoro cuando se trata de ayudar a la gente a completar tareas. Esto es lo que hace que el método sea especialmente adecuado para aumentar la productividad:
Hace que sea fácil comenzar
Los estudios científicos han demostrado que la procrastinación tiene poco que ver con la pereza o la falta de autocontrol. Más bien, postergamos las cosas para evitar los sentimientos negativos. Es incómodo hacerle frente a una tarea o un proyecto muy grande o a algo que quizás no sabes bien cómo hacer o que te genere mucha incertidumbre. Por eso recurrimos a Twitter o Netflix: para mejorar nuestro estado de ánimo, aunque solo sea temporalmente.
Por suerte, las investigaciones también han demostrado una forma efectiva de salir del ciclo de evasión: reducir lo que sea que estés postergando a un primer paso pequeño y poco intimidante. Por ejemplo, en lugar de sentarte a “escribir una novela”, siéntate a escribir durante 5 minutos. ¿Sigue siendo demasiado difícil? Simplemente intenta sentarte a editar un párrafo. Hacer algo pequeño por un corto periodo de tiempo es mucho más fácil que tratar de abordar un gran proyecto todo a la vez.
Esa estrategia para acabar con la procrastinación es justamente lo que se busca con la Técnica Pomodoro: dividir tus tareas, proyectos u objetivos más grandes en algo que solo tengas que hacer durante los próximos 25 minutos. Este enfoque hace que te concentres al máximo en el siguiente paso que debes dar, en lugar de sentirte abrumado/a por la complejidad de lo que estás tratando de abordar. No te preocupes por el resultado, solo haz un pomodoro a la vez.
Combate las distracciones
Si alguna vez te han interrumpido cuando estabas en medio de una tarea, sabes lo difícil que puede ser recuperar la concentración. Sin embargo, el flujo constante de información que llega a través de emails, chats de equipo y notificaciones de las redes sociales exige nuestra atención cada vez más.
Aunque podríamos culpar a la tecnología por todo, estudios recientes sugieren que más de la mitad de todas las distracciones de la jornada laboral son autoinfligidas, lo que significa que nos desconcentramos. En el momento, puede ser fácil justificar estos impulsos: “este email es demasiado importante para esperar” o “me tomó menos de un minuto revisar mi Twitter, no es una verdadera distracción”.
¡Pero esas pequeñas interrupciones suman bastante! No es solo el tiempo que pierdes con la distracción en sí, sino también el tiempo y energía que necesitas para recuperar tu atención. Después de cambiar de actividad, nuestra mente puede quedarse rumiando la tarea anterior por más de 20 minutos hasta que logras recuperar la concentración inicial. Satisfacer el impulso de revisar Facebook "solo por un minuto" puede convertirse en 20 minutos que te alejarán de tu tarea.
La Técnica Pomodoro te ayuda a resistir todas esas autointerrupciones y vuelve a entrenar tu cerebro para que mantenga la concentración. Cada pomodoro se dedica a una tarea y cada descanso es una oportunidad para reiniciar y volver a centrar tu atención en lo que deberías estar trabajando.
Cobra conciencia de adónde va tu tiempo
Cuando planificamos proyectos a futuro, la mayoría de nosotros somos víctimas de la falacia de la planificación: la tendencia a subestimar enormemente el tiempo necesario para completar tareas futuras, incluso cuando sabemos que tareas similares nos han tomado más tiempo en el pasado. Tu yo-presente imagina tu yo-futuro operando bajo circunstancias y restricciones de tiempo completamente diferentes.
La Técnica Pomodoro puede ser un arma valiosa contra la falacia de la planificación. Cuando comienzas a trabajar en sesiones cortas y cronometradas, el tiempo ya no es un concepto abstracto sino un evento concreto. Se convierte en un pomodoro, una unidad de tiempo y esfuerzo. A diferencia de la idea general de 25 minutos de "trabajo", el pomodoro es un evento que mide la concentración en una sola tarea (o varias tareas sencillas).
El concepto de tiempo cambia de una representación negativa, algo que se ha perdido, a una representación positiva de eventos llevados a cabo. Cirillo llama a esto "invertir el tiempo" porque cambia la percepción del tiempo: pasa de ser una fuente abstracta de ansiedad a una medida exacta de productividad. Esto te permite hacer estimaciones de tiempo mucho más realistas.
El escritor Ben Dolnick describe cómo la Técnica pomodoro cambió su percepción del tiempo:
“Cinco minutos en internet, cronometrados, se sentían como unos 35 segundos. En cambio, una hora cronometrada de investigación parecían entre tres y cuatro horas. Mi temporizador era una clara vara de medición puesta en la niebla de mis intuiciones temporales.”
Cuando utilizas la Técnica Pomodoro, tienes una medida clara de tu tiempo finito y de tus esfuerzos, lo que te permite reflexionar y planificar tus días con mayor precisión y eficiencia. Con la suficiente práctica, podrás evaluar con precisión cuántos pomodoros requerirá una tarea y cultivar hábitos de trabajo más congruentes.
Ludifica tu productividad
Cada pomodoro brinda la oportunidad de mejorar el anterior. Cirillo afirma que “la concentración y la conciencia conducen a la velocidad, un pomodoro a la vez”.
La Técnica Pomodoro es accesible porque se trata más de persistencia que de perfección. Cada sesión es un nuevo comienzo para reevaluar tus objetivos, desafiarte a ti mismo para concentrarte y limitar las distracciones. Puedes hacer que el sistema funcione para ti.
Motívate a construir sobre tu éxito estableciendo una meta para agregar un pomodoro adicional cada día. Prueba a terminar una tarea grande en un cierto número de pomodoros. Intenta establecer una cantidad objetivo de pomodoros para cada día sin romper la cadena. Pensar en tomates en lugar de horas es simplemente más divertido.
Consejos rápidos para hacer tus pomodoros
Si bien los intervalos de trabajo/descanso de 25/5 minutos son la parte central de la Técnica Pomodoro, hay algunas cosas que puedes hacer para que tus pomodoros sean más eficaces:
Planifica tus pomodoros con anticipación
Tómate 15 minutos al comienzo de tu jornada laboral (o al final si estás organizando tus tareas del día siguiente) para planificar tus pomodoros. Evalúa tu lista de tareas para el día y anota cuántos pomodoros te tomará cada tarea. Recuerda que las tareas que requieran más de 5 pomodoros deben dividirse en tareas más pequeñas y manejables. Las tareas pequeñas (como responder emails), se pueden agrupar en un solo pomodoro.
Si tu jornada laboral es de 8 horas, asegúrate de no establecer más de dieciséis pomodoros en un día. Si es así, pospón las tareas menos urgentes/menos importantes para más adelante en la semana.
Incorpora pomodoros adicionales a tu día
Aunque una jornada laboral de 8 horas técnicamente permite hacer dieciséis pomodoros, es mejor trabajar con un búfer de 2 a 4 pomodoros, por si acaso. Utiliza esos pomodoros extra para terminar tareas que tomen más tiempo del que habías planificado o para tareas inesperadas que surjan durante el día.
Si no llegas a necesitarlos, usa esos pomodoros adicionales para estudiar o para hacer esas tareas de menor prioridad que sueles posponer o relegar al final de tu lista de pendientes. Es mucho menos estresante terminar el día con pomodoros de sobra que saturarte de trabajo y atrasarte.
Con la práctica, vas a calcular mejor la cantidad de pomodoros de alta calidad que puedes completar en un día. Está bien si no son dieciséis pomodoros completos. La gran mayoría de las personas no son realmente productivas las 8 horas de una jornada laboral, y aquellos que piensan que lo son probablemente no han estado prestando suficiente atención. Cuando se trata de pomodoros, desafíate a ti mismo/a, pero asegúrate de priorizar la calidad por sobre la cantidad.
Experimenta con la longitud de tus pomodoros
Para algunos tipos de trabajo que requieren periodos de tiempo prolongados en un estado de "flujo" creativo (programar, escribir, componer, etc.), 25 minutos pueden ser muy poco tiempo. Prueba sesiones de trabajo extendidas con descansos más largos. Un estudio de DeskTime encontró que un bloque de trabajo de 52 minutos con un descanso de 17 minutos es el equilibrio perfecto. Otros prefieren 90 minutos completos con un descanso de 20 a 30 minutos, según los ritmos ultradianos.
Para las tareas que has venido posponiendo por una u otra razón, 25 minutos puede ser mucho tiempo. Si sientes mucha resistencia mental o simplemente no logras concentrarte durante 25 minutos, prueba un pomodoro de 15, 10 o incluso 5 minutos.
Para la mayoría de las personas, la mayor parte del tiempo, el punto óptimo estará en el rango de 25 a 50 minutos para máxima concentración con un descanso de 5 a 15 minutos. Varía la duración de tus intervalos en función de la energía que tienes disponible, el tipo de trabajo que tienes por delante y cuántas ganas te dan de ir a ver videos de gatitos en lugar de hacer una tarea particular.
Aléjate de las pantallas durante los descansos
No todos los descansos son iguales. Si el trabajo que haces con la Técnica Pomodoro es frente a tu computador u ordenador, no revises tu Twitter o Instagram ni bien suena el temporizador. Dale a tus ojos y a tu cerebro un descanso de las pantallas. ¡Sí, eso también incluye a tu teléfono! Levántate, muévete, estírate, sal, haz una mini meditación, come algo ligero, mira por la ventana. Si trabajas desde tu casa, dobla algo de ropa o limpia el mesón de la cocina.
Sin importar la actividad que elijas, tu descanso será mucho más refrescante mentalmente si te alejas del hipnótico poder de los dispositivos.
Usa una aplicación de pomodoros
Los humanos nos equivocamos. No importa cuán motivado/a estés al comienzo del día, es bastante difícil apegarte a tus pomodoros. Una aplicación que te recuerde tus descansos puede ayudarte a mantener el compromiso.
Las mejores aplicaciones te permiten personalizar la duración de tus sesiones de trabajo, qué tan disruptivos quieres que sean tus recordatorios y qué tan estrictamente quieres que se establezcan tus descansos. Algunas aplicaciones incluso bloquean tus dispositivos por el periodo de tiempo que duren tus descansos.
Nosotros recomendamos Big Stretch para Windows y BreakTime para Mac.
Cómo hacer pomodoros con Todoist
Si ya estás convencido/a de que la Técnica Pomodoro es mejor que el pan recién horneado, es hora de poner el método en acción. Aquí te mostramos cómo planificar tus pomodoros con Todoist:
Planifica
Al comienzo de cada día (o la noche anterior), revisa todos tus proyectos activos y tareas individuales y programa todo lo que quieras lograr para "Hoy".
Calcula cuántos pomodoros tomará cada tarea y agrega ese mismo número de emojis de tomate después del nombre de la tarea.
Mantén presionada la tecla Alt/Opción mientras haces clic a una tarea para editar rápidamente su nombre sin tener que abrir la vista de tarea.
Cualquier tarea que te tome más de cuatro pomodoros, divídela en subtareas más pequeñas. Por ejemplo, un proyecto titulado "Nuevo diseño de sitio web" podría necesitar una subtarea de un pomodoro como "Buscar 5 sitios web de ejemplo".
Ahora, cuando abras tu vista Hoy, verás tus tareas programadas junto al número de pomodoros que te tomará cada una. Arrastra y suelta tus tareas en el orden en el que trabajarás en ellas.
Si tienes más de 12 a 14 pomodoros (¡recuerda tener pomodoros adicionales!), pospón alungas de tus tareas para el día siguiente o para más adelante en la semana. Si tienes 10 tareas que te gustaría completar en un día, quizá te resulte útil programar solo la mitad de la lista y asignar una etiqueta como "@si_alcanzo" para identificar las tareas en las que podrías trabajar si tienes tiempo.
Es posible que quieras añadir tareas que llevas a cabo todos los días, o incluso varias veces al día, como tareas periódicas. Por ejemplo, podrías tener una tarea llamada "Alcanzar Inbox Zero" programada para "todos los días laborales". Así es como puedes añadir fechas de vencimiento periódicas en Todoist.
Trabaja
Comenzarás tu día con un plan claro del trabajo que vas a realizar en cada pomodoro. Puedes usar el temporizador de tu teléfono, un temporizador de tomate físico o cualquiera de las numerosas alternativas digitales que hay disponibles. Pomodone, por ejemplo, se integra con Todoist.
¡Una vez que tu temporizador se ponga en marcha, debes mantener la concentración hasta que suene! Asegúrate de añadir cualquier idea o solicitud que se te ocurra como una tarea nueva en tu Bandeja de entrada de Todoist. Cuando tu pomodoro termine, puedes revisar la lista, programar tareas urgentes para un pomodoro posterior y archivar las cosas menos urgentes para otro día.
Repite
Fortalece tu concentración convirtiendo tu planificación de pomodoros en una rutina diaria. Añade una tarea en Todoist que te recuerde hacerlo a la misma hora todos los días. Proponte alcanzar una cierta cantidad de pomodoros por día y al final de tu jornada, tómate un momento para reflexionar sobre lo que salió bien y cómo podrías mejorar tu enfoque en el futuro.
Traducción al español: Angélica Puerto Tello.
