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El secreto para una gestión eficaz del tiempo es... pensar en tomates en lugar de en horas. Al principio puede sonar tonto, pero millones de personas confían en el poder transformador del método Pomodoro. ('Pomodoro' es tomate en italiano 🍅).
Este popular método para gestionar el tiempo consiste en alternar pomodoros (sesiones de trabajo concentrado) con descansos breves y frecuentes para promover la concentración sostenida y evitar la fatiga mental.
Aquí en Todoist, sabemos que la rutina diaria puede ser agotadora. Por eso, nos dedicamos a ofrecer formas de ayudarte a llevar una vida más productiva y libre de estrés. La técnica Pomodoro es una de las maneras más efectivas de maximizar la productividad y reducir el agobio.
La técnica Pomodoro puede ser para ti si…
Sientes que pequeñas distracciones a menudo arruinan el momentum de tu jornada laboral
Con frecuencia trabajas más allá del punto de productividad óptima
Mucho de tu trabajo podría tomar cantidades ilimitadas de tiempo (por ej., estudiar para un examen, investigar para una publicación en un blog, etc.)
Eres demasiado optimista en cuanto a la cantidad de cosas que puedes hacer en un día (¿no lo somos todos?🙃)
Disfrutas estableciendo metas con un enfoque lúdico
Realmente te gustan los tomates
Pero como todos aprendemos de manera diferente, y sabemos que algunos de ustedes prefieren ver en lugar de leer, hemos creado un video sobre la técnica Pomodoro. Ve el video a continuación, o bien, sigue leyendo para un análisis más profundo.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo: trabajas de manera concentrada durante intervalos de 25 minutos (llamados 'pomodoros') para luego tomar un descanso de cinco minutos. Nos encanta este método porque:
Mejora la concentración
Minimiza las distracciones
Previene el agotamiento
Fomenta la responsabilidad
Aumenta la motivación
Lo cual es la razón por la que perfeccionistas y procrastinadores la encuentran útil. Es más fácil comprometerse a trabajar 25 minutos cada vez, que trabajar toda la tarde sin parar.
En este artículo, hacemos referencia tanto a la técnica Pomodoro como al método Pomodoro, que son exactamente lo mismo.
Ahora que entiendes qué es el método Pomodoro y, más importante aún, qué es un Pomodoro, veamos cuál es su historia y por qué hay tantos iconos de tomate en este artículo.
¿Cuál es el historia de la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro fue inventada a finales de la década de 1980 por Francesco Cirillo, un estudiante universitario. Como muchos estudiantes agobiados por infinidad de tareas y horarios intensos de estudio, Cirillo se esforzaba por completar sus tareas sin caer en el agotamiento.
Creyendo que cualquier progreso es buen progreso, Cirillo se desafió a sí mismo a mantener la concentración por tan solo diez minutos. Para comprometerse con el reto, utilizó un temporizador de cocina en forma de tomate, y así nació el método Pomodoro.
Aunque Cirillo llegó a escribir un libro de libro de 160 páginas sobre la técnica Pomodoro (The Life Changing Time Management System), lo que impulsa a las personas a probar el método Pomodoro es su simplicidad.
Pero, ¿cómo funciona la técnica Pomodoro?
A continuación encontrarás los pasos básicos para empezar a aplicar la técnica Pomodoro ahora mismo:
Toma tu lista de tareas y un temporizador (puede ser en forma de tomate o cualquier otro temporizador).
Pon una cuenta regresiva de 25 minutos y concéntrate en una sola tarea hasta que suene.
Cuando termines tu sesión, tacha un pomodoro y registra lo que completaste.
Toma un descanso de cinco minutos.
Después de cuatro pomodoros, tómate un descanso más largo (15 a 30 minutos).
Mejor aún: el método Pomodoro es adaptable. No tienes por qué ceñirte a intervalos de 25 minutos. Puedes personalizar tus pomodoros según tus necesidades individuales, ya sean intervalos más cortos para tareas difíciles o periodos de concentración más largos para hacer deep work (trabajo profundo).
Tres reglas del método Pomodoro para máxima productividad
Los sprints de trabajo de 25 minutos son la base del método, pero esta práctica también incluye tres reglas para aprovechar al máximo cada intervalo:
Desglosa proyectos complejos. Si una tarea requiere más de cuatro pomodoros, necesita dividirse en pasos más pequeños y prácticos. Seguir esta regla te ayudará a asegurar un progreso claro en tus proyectos.
Las tareas pequeñas van juntas. Cualquier tarea que tome menos de un Pomodoro debe combinarse con otras tareas sencillas. Por ejemplo, "pagar el seguro del auto", "pedir cita con el veterinario" y "leer artículo de Pomodoro" podrían ir juntas en una sola sesión.
Una vez que estableces un pomodoro, trabaja hasta que suene. El pomodoro es una unidad de tiempo indivisible y no se puede romper, mucho menos si es para revisar emails, chats de equipo o mensajes de texto. Debes tomar nota de cualquier idea, tarea o solicitud que surja para volver a ella más adelante. Un administrador de tareas digital como Todoist es un excelente lugar para esto, pero también funcionarán el papel y un lápiz.
En caso de una interrupción inevitable, toma tu descanso de cinco minutos y vuelve a empezar. Cirillo recomienda que registres las interrupciones (internas o externas) a medida que ocurren y reflexiones sobre cómo evitarlas en tu próxima sesión.
La regla se aplica incluso si terminas la tarea asignada antes de que suene el temporizador. Usa el resto del tiempo para consolidar conocimientos que ya tengas (overlearning), o bien, para mejorar tus habilidades o el alcance de tu conocimiento. Por ejemplo, podrías pasar ese tiempo adicional leyendo revistas profesionales o investigando oportunidades de networking.
Consejo de Todoist
Mantén un proyecto llamado "aprendizaje" en Todoist y pon allí diferentes tareas en las que puedas trabajar la próxima vez que te sobre tiempo.
Si el sistema parece simple es porque lo es. La técnica Pomodoro se trata de poner tu mente en la zona adecuada para terminar tus tareas.
¿Qué hace que el método Pomodoro funcione?
Sí, la aparente arbitrariedad de usar un tomate como sustituto de las unidades de tiempo realmente ayuda a las personas a hacer más cosas. Lo que hace que la técnica Pomodoro sea tan eficaz es que fomenta la constancia. Te ayuda a establecer rutinas y hábitos de trabajo concretos en lugar de esperar a que llegue la inspiración.
Cuando te acostumbras al método Pomodoro, evitas sesgos cognitivos en la gestión del tiempo. Dejas de preocuparte por la interminable lista de tareas y comienzas a centrarte en lo que puedes conseguir ahora mismo. Las rutinas y los hábitos saludables te enseñan a ser más amable contigo mismo/a y fomentan un equilibrio entre trabajo y descanso que mantiene tu cerebro interesado.
Estos son otros beneficios del método Pomodoro que lo hacen especialmente adecuado para aumentar tu productividad.
Es muy fácil comenzar
Tim Pychyl, prestigioso académico del Departamento de Psicología en la Universidad de Carleton y autor de Procrastination, Health, and Well-Being, argumenta que nuestra capacidad para empezar a procastinar está directamente relacionada con nuestra capacidad para lidiar con las emociones negativas.
La sensación de enfrentarse a una tarea o un proyecto muy grande es muy incómoda. Muchas veces no sabes ni por dónde empezar. Sientes agobio y, de repente, todo lo demás parece más llamativo: revisar tu email, meterte a las redes sociales o incluso limpiar tu escritorio. Empiezas a procrastinar sin darte cuenta porque tienes un gran problema al cual no quieres hacerle frente.
Por suerte, las investigaciones también han demostrado una forma efectiva de romper el ciclo de evasión:
👉 Reducir lo que sea que estés postergando a un primer paso pequeño y poco intimidante.
Por ejemplo, en lugar de sentarte a “escribir una novela”, siéntate a escribir un párrafo. ¿Sigue siendo demasiado difícil? Prueba a escribir solo diez minutos. Hacer algo pequeño por un corto periodo de tiempo es mucho más fácil que tratar de abordar un gran proyecto a la vez.
Esto es precisamente lo que se busca con el método: dividir tus tareas, proyectos u objetivos más grandes en algo que solo tengas que hacer durante los próximos 25 minutos. Este enfoque hace que te concentres al máximo en el siguiente paso que debes dar, en lugar de sentirte abrumado/a por la complejidad de lo que estás tratando de abordar.
No te preocupes por el resultado, solo haz un pomodoro a la vez.
Combate las distracciones
El flujo constante de información que llega a través de emails, chats de equipo y notificaciones de las redes sociales exige nuestra atención cada vez más. Y si alguna vez te han interrumpido cuando estabas en medio de una tarea, sabes lo difícil que puede ser recuperar la concentración.
Aunque podríamos culpar a la tecnología por todo, Gloria Mark, catedrática de Informática de la Universidad de California (y PhD en Psicología de la Universidad de Columbia), sugiere que la mitad de las distracciones en el trabajo son autoinfligidas. Es decir, nosotros mismos nos desconcentramos.
A menudo justificamos estas distracciones con pensamientos como:
“Es mejor trabajar en esto otro primero”
“Me vendría bien un descanso ahora”
“Voy a revisar este email muy rápidamente”
“Tengo que responderle sí o sí a mi amigo/a porque quedó como leído”
“Qué rico sería un té para ponerme a trabajar”
¡Pero esas pequeñas interrupciones suman bastante! No es solo el tiempo que pierdes con la distracción en sí, sino también el tiempo y energía que necesitas para recuperar tu atención. Después de cambiar de actividad, nuestra mente puede quedarse rumiando la tarea anterior por más de 20 minutos hasta que logras recuperar la concentración total. Satisfacer el impulso de revisar TikTok "solo un minuto" puede convertirse en 20 minutos que te alejarán de tu tarea.
La técnica Pomodoro te ayuda a resistir todas esas autointerrupciones y vuelve a entrenar tu cerebro para que mantenga la concentración. Cada pomodoro se dedica a una tarea y cada descanso es una oportunidad para reiniciar y volver a centrar tu atención en lo que deberías estar trabajando.
Te ayuda a controlar mejor tu tiempo
When planning out our future projects, most of us fall victim to the planning fallacy. We tend to underestimate the time needed to complete future tasks, even when we know similar tasks have taken longer in the past. Your present bias pictures your future self operating under entirely different circumstances and time restraints.
El método Pomodoro puede ser un arma valiosa contra la falacia de la planificación. Cuando comienzas a trabajar en sesiones cortas y cronometradas, el tiempo ya no es un concepto abstracto sino un evento concreto. Se convierte en un pomodoro, una unidad de tiempo y esfuerzo. A diferencia de la idea general de 25 minutos de "trabajo", el pomodoro es un evento que mide la concentración en una única tarea importante (o varias tareas sencillas pero importante).
El concepto de tiempo cambia de una representación negativa, algo que has perdido, a una representación positiva de eventos llevados a cabo. Cirillo llama a esto "invertir el tiempo" porque cambia la percepción del tiempo: pasa de ser una fuente abstracta de ansiedad a una medida exacta de productividad.
El escritor Ben Dolnick describe cómo la técnica Pomodoro cambió su percepción del tiempo:
“Ahora que mis descansos son cortos y fugaces, pienso más detenidamente en lo que quiero hacer con ellos. Para mi sorpresa, he descubierto que difieren bastante de las tentaciones poco imaginativas a las que de otro modo recurriría sin pensarlo dos veces: tumbarme en el sofá, mirar el teléfono, aburrirme. En vez de eso, me hago un sándwich, preparo una lección de francés muy rápido, respondo a unos cuantos mensajes, me doy una ducha, voy a la panadería... y esas actividades monótonas, ahora que están restringidas, se han convertido en fuentes de gran placer.”
Cuando usas la técnica Pomodoro, tienes una medida clara de tu tiempo finito y tus esfuerzos, lo que te permite reflexionar y planificar tus días de manera más precisa y eficiente. Con la práctica, puedes evaluar con precisión cuántos pomodoros tomará una tarea y cultivar hábitos de trabajo más consistentes.
Ludifica tu productividad
Cada pomodoro brinda la oportunidad de mejorar el anterior. Cirillo afirma que “el enfoque y la conciencia conducen a la velocidad, un pomodoro a la vez”.
El método Pomodoro es accesible porque se trata más de persistencia que de perfección. Cada sesión es un nuevo comienzo para reevaluar tus objetivos, desafiarte a ti mismo para concentrarte y limitar las distracciones. Puedes hacer que el sistema funcione para ti:
Replanteando tus metas
Desafiándote a mantener la concentración
Restringiendo las distracciones
Registrando tu progreso
Alcanzando tus metas
Disfrutando de pequeños premios (¡tus pausas!)
Otra forma de ludificar tu productividad es establecer la meta de añadir un Pomodoro adicional cada día. Esto te ayuda a motivarte para seguir cultivando tu éxito.
También puedes desafiarte a ti mismo/a a terminar una tarea importante en un número determinado de pomodoros. Intenta fijar un número objetivo de pomodoros para cada día sin romper la cadena. Pensar en pomodoros y no en horas es más divertido.
Consejos prácticos para el método Pomodoro
Si bien los intervalos de trabajo/descanso de 25/5 minutos son el corazón de la técnica Pomodoro, hay algunas cosas que puedes hacer para que tus pomodoros sean más efectivos:
Planifica tus pomodoros con anticipación
Tómate 15 minutos al comienzo de tu jornada laboral (o al final si estás organizando tus tareas del día siguiente) para planificar tus pomodoros. Evalúa la lista de tareas para tu día y anota cuántos pomodoros te tomará cada tarea.
Recuerda que las tareas que requieran más de 5 pomodoros deben dividirse en tareas más pequeñas y manejables. Las tareas pequeñas (como responder emails), se pueden agrupar en un solo pomodoro.
Si tu jornada laboral es de 8 horas, asegúrate de no establecer más de dieciséis pomodoros en un día. Si es así, pospón las tareas menos urgentes/menos importantes para más adelante en la semana.
Incorpora pomodoros adicionales en tu día
Aunque una jornada laboral de 8 horas técnicamente permite hacer dieciséis pomodoros, es mejor dejar entre 2 y 4 pomodoros libres. Utiliza esos pomodoros extra para terminar tareas que tomen más tiempo del que habías planificado o para tareas inesperadas que surjan durante el día.
Si no terminas necesitándolos, usa los pomodoros adicionales para aprender o para tareas de menor prioridad que siempre se posponen al final de tu to do list. Es mucho menos estresante terminar el día con pomodoros de sobra que sobrecargarte y quedarte atrás.
¿Cuántos pomodoros hay en un día?
Con el tiempo, tendrás una mejor idea de cuántos pomodoros de alta calidad realmente puedes completar en un día. Está bien si no son dieciséis completos. La gran mayoría de las personas no son realmente productivas durante las 8 horas completas de un día laboral, y aquellos que piensan que lo son probablemente no han prestado suficiente atención. Cuando se trata de pomodoros, desafíate a ti mismo, pero céntrate en la calidad no en la cantidad.
Experimenta con la duración de tus pomodoros
Para algunos tipos de trabajo que requieren periodos prolongados en un estado de "flujo" creativo (programar, escribir, componer, etc.), 25 minutos puede ser muy poco tiempo. Prueba sesiones de trabajo extendidas con descansos más largos.
Un estudio de DeskTime de 2014 encontró que trabajar 52 minutos y tomar un descanso de 17 minutos es el balance perfecto. Sin embargo, en 2021 realizaron el estudio nuevamente para ver qué había cambiado. Se encontró que las personas más productivas trabajan 112 minutos y toman un descanso de 26 minutos. No hay una regla estricta aquí, tú decides qué duración funciona para ti.
Para las tareas que has venido posponiendo por una u otra razón, 25 minutos puede ser mucho tiempo. Si sientes mucha resistencia mental o simplemente no logras concentrarte durante 25 minutos, prueba un pomodoro de 15, 10 o incluso 5 minutos.
Para la mayoría de las personas, la mayor parte del tiempo, el punto óptimo estará en el rango de 25 a 50 minutos para máxima concentración con un descanso de 5 a 15 minutos. Varía la duración de tus intervalos en función de la energía que tienes disponible, el tipo de trabajo que tienes que hacer y cuántas ganas te dan de ir a ver videos de gatitos en lugar de hacer una tarea particular.
Aléjate de las pantallas durante los descansos
No todos los descansos son iguales.
Si tus sesiones de trabajo transcurren en tu ordenador, no te limites a abrir Twitter o Instagram cuando suene el temporizador. Dale un descanso a tus ojos y cerebro de las pantallas (¡incluido tu teléfono!). Levántate, muévete, estírate, sal afuera, haz una mini meditación, toma un refrigerio y/o mira los pájaros por la ventana. Si trabajas desde casa, dobla algo de ropa o despeja la mesa de la cocina.
Sin importar la actividad que elijas, tu descanso será mucho más refrescante mentalmente si te alejas del hipnótico poder de los dispositivos.
Utiliza una aplicación de pomodoros para programar tus pausas
Los humanos somos falibles. No importa cuán motivado/a estés al comienzo del día, es bastante difícil apegarte a tus pomodoros. Una aplicación que te recuerde tus descansos puede ayudarte a mantener el compromiso.
Las mejores te permiten personalizar la duración de tus sesiones de trabajo, cuán intrusivos quieres que sean tus recordatorios y cuán estrictamente quieres que se apliquen tus descansos. Algunas bloquean el acceso a tu ordenador durante tus descansos. La belleza de utilizar una aplicación de Pomodoro en lugar de un temporizador de tomate es que puedes elegir el sonido, pues los timbres del temporizador de tomate no son los mejores sonidos...
Nosotros recomendamos BreakTimer (para Windows y Mac.)
Cómo hacer pomodoros con Todoist
Si ya estás convencido/a de que la técnica Pomodoro es mejor que el pan recién horneado, es hora de ponerla en práctica. Aquí te mostramos cómo planificar tus pomodoros con Todoist:
Planifica y programa tus tareas
Al comienzo de cada día (o la noche anterior), revisa todos tus proyectos activos y tareas puntuales y programa todo lo que quieras lograr para "Hoy".
Calcula cuántos pomodoros tomará cada tarea. Añade emojis de tomate al final del nombre de la tarea para indicar tu estimación de pomodoros.
Consejo de Todoist
Mantén presionada la tecla Alt/Opción mientras haces clic en una tarea para editar rápidamente el nombre de la tarea sin abrir la vista completa de la misma.
Break anything bigger than four pomodoros down into smaller sub-tasks. For example, a project titled "redesign website" might need a more Pomodoro-sized sub-task like "find 5 example websites as inspiration.”
Ahora, cuando abras tu vista de Hoy, verás tus tareas programadas y cuántos pomodoros tomará terminar cada una. Arrastra y suelta tus tareas según el orden en el que trabajarás en ellas.
Si tienes más de 12 a 14 pomodoros (¡recuerda tener pomodoros adicionales!), pospón algunas de tus tareas para el día siguiente o para más adelante en la semana. Si tienes 10 tareas que te gustaría completar en un día, quizá te resulte útil programar solo la mitad de la lista y poner una etiqueta como "@si_alcanzo" a las demás para identificar las tareas en las que podrías trabajar si te queda tiempo.
Consejo de Todoist
Es posible que quieras añadir tareas que llevas a cabo todos los días, o incluso varias veces al día, como tareas periódicas. Por ejemplo, podrías tener una tarea llamada "Alcanzar Inbox Zero" programada para "todos los días laborales".
Para añadir fechas periódicas en Todoist, simplemente activa el reconocimiento inteligente de fecha haciendo clic en tu foto de perfil, seleccionando Configuración > General, y moviendo el interruptor hacia ON. Ahora, cada vez que escribas palabras clave como "todos los días", "todas las semanas" o "todos los meses" junto al nombre de tu tarea, Todoist establecerá automáticamente estas fechas periódicas por ti.
Trabaja en tus proyectos
Después de programar tus tareas, comenzarás tu día con un plan claro del trabajo que vas a realizar en cada pomodoro. Puedes usar el temporizador de tu teléfono, un temporizador físico en forma de tomate (o en cualquier otra forma) o alguna de las numerosas aplicaciones de Pomodoro que se integran con Todoist:
Una vez que esté lista la integración, puedes elegir tu temporizador Pomodoro para cada tarea.
Cuando el temporizador suene, automáticamente comenzará a cronometrar tu descanso, pero sin una alerta. En este punto deberías dejar de trabajar.
Mantén la concentración añadiendo cualquier idea o solicitud que surja como una tarea nueva en tu Bandeja de entrada de Todoist. Cuando termines el pomodoro en el que estás trabajando, puedes revisar la lista, programar tareas urgentes para otro pomodoro más tarde o archivar cosas menos urgentes para otro día.
Repite
Fortalece tu concentración haciendo de la planificación por pomodoros una rutina diaria. Añade una tarea en Todoist a la misma hora cada mañana para recordarte planificar tus pomodoros. Desafíate a alcanzar un cierto número de pomodoros cada día y tómate un tiempo al final para reflexionar sobre lo que salió bien y cómo podrías mejorar tu enfoque en el futuro.
Utilizar el método Pomodoro es como tener un superpoder para finalmente puedas abordar tu lista de tareas sin culpa ni ansiedad. En lugar de "trabajar y trabajar" hasta el agotamiento, toma pequeños descansos para mantener tu mente alerta.
Y si crees que este método del tomate es demasiado sencillo y no hace ninguna diferencia, pruébalo durante una semana. Puede ser una de las técnicas de productividad más simples, pero eso no la hace fácil. Recuerda: los humanos somos falibles.
La buena noticia es que, si practicas el método Pomodoro el tiempo suficiente, mejorarás tu autodisciplina y sentirás esa satisfacción de un día no solo bien planificado, sino también bien ejecutado.
