Objetivos y Resultados Clave (OKRs)

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Los Objetivos y Resultados Clave (OKRs) es la herramienta para el establecimiento de objetivos que utilizan empresas como IBM, Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, Disney y BMW para lograr que miles de empleados avancen hacia las mismas metas ambiciosas.

Pero no hace falta ser una multinacional (ni siquiera líder de un equipo) para sacarle provecho a la metodología OKRs. Este marco basado en datos es igualmente eficaz para establecer objetivos personales. En resumen, es un sistema para garantizar que lo que quieres que ocurra, ocurra realmente.

Prueba los OKRs si...

• Te encantan los datos y buscas una forma más rigurosa de establecer y hacer seguimiento a tus objetivos

• Trabajas mucho, pero sientes que no estás avanzando en las cosas correctas

• Te cuesta decir "no" y ceñirte a las prioridades

• Te sientes estancado/a en tu crecimiento personal y quieres desafiarte a ti mismo/a

• Necesitas establecer prioridades y alinear las acciones en una empresa, división o equipo

Esta guía se basa en las lecciones de John Doerr, inversionista de capital riesgo, evangelizador de los OKRs y autor del bestseller del New York Times, Measure What (Mide lo que importa). A continuación encontrarás un resumen general de qué son los OKRs y cómo hacer que funcionen, tanto a nivel individual como si formas parte de un equipo.

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¿Qué son los Objetivos y Resultados Clave (OKRs)?

Empecemos por lo básico: El nombre de esta metodología se refiere a los Objetivos y Resultados Clave (en inglés, OKRs). En pocas palabras, los objetivos describen hacia dónde te diriges y los resultados clave son la manera de llegar a ellos.

Este es un ejemplo muy sencillo de un OKR personal para ilustrarlo:

En Mide lo que importa, Doerr describe los objetivos y los resultados clave como el yin y el yang del establecimiento de objetivos. Sin resultados clave que los hagan viables, los objetivos no son más que deseos. Sin objetivos que los fundamenten en una estrategia y un propósito mayores, los resultados clave no son más que una lista de tareas sin dirección.

Sin embargo, cuando forman parte de un todo, los OKRs representan lo mejor de ambos mundos, ya que combinan ambiciones inspiradoras con acciones concretas. Los grandes objetivos de alto nivel pueden motivar y dar sentido, pero son las acciones a corto plazo las que, en última instancia, impulsan los resultados. Para ser eficaz, necesitas ambas cosas.

Ejemplos de OKRs

Cuantos más ejemplos de OKR veas, más fácil te resultará entenderlos. A continuación encontrarás tres ejemplos de OKRs en acción: dos ejemplos de equipo y uno personal.

¿Con qué frecuencia deberías establecer OKRs?

No hay una cadencia de OKRs prescrita que debas seguir, pero Doerr considera que de 1 a 3 meses es el punto óptimo: lo suficientemente largo como para ver resultados, pero lo suficientemente corto como para que la acción parezca urgente. También es posible que los plazos se traslapen. Por ejemplo, puedes establecer OKRs anuales de alto nivel y luego dividirlos en OKRs trimestrales o incluso mensuales más cortos.

Para continuar con uno de los ejemplos de OKRs que usamos anteriormente, si el objetivo anual de tu empresa es "mejorar la tasa de retención de clientes en un 20%", el resultado clave "renovar los emails de bienvenida" podría convertirse en el objetivo del primer trimestre de tu equipo de crecimiento con sus propios resultados clave:

Recuerda que tus objetivos pueden seguir siendo los mismos durante años, pero tus resultados clave deben estar delimitados por periodos de tiempo.

¿Qué hace que los OKRs sean tan efectivos?

Dada la simplicidad de los OKRs, podría pensarse que se trata de un rebranding de Silicon Valley de cualquier otro enfoque de establecimiento de objetivos. Pero no es el esquema en sí, sino la mentalidad que lo sustenta, lo que hace que los OKRs sean transformadores.

En Mide lo que importa, Doerr describe los cuatro "superpoderes" de los OKRs que distinguen a este sistema de otros esquemas de fijación de objetivos:

Concentración

Los OKR permiten comprender claramente qué hay que priorizar y te dan a ti y a tu equipo permiso de decir "no" a todo lo demás. Doerr describe lo liberadores que fueron los OKRs al principio de su carrera en IBM: "Cuando a mitad de trimestre me pedían que redactara nuevas hojas de datos, sentía que podía decir que no sin temor a las repercusiones...".

Alineación

Algo fabuloso de los OKRs es que son un enfoque tanto descendente como ascendente. Mientras que la compañía establece OKRs estratégicos de alto nivel (de arriba abajo), los equipos y las personas tienen la facultad de definir sus propios OKRs (en acuerdo con sus jefes) para cumplir mejor los objetivos de la empresa (de abajo arriba). De este modo, son dueños de su trabajo.

Doerr habla de la alineación en el contexto de empresas con cientos o miles de empleados, pero también se puede aplicar al establecimiento de objetivos individuales. Cuando se utilizan bien, los OKRs individuales alinean tus acciones cotidianas con los objetivos y propósitos más amplios que te has marcado.

Responsabilidad

Los OKRs favorecen lo que Doerr denomina un "espíritu de responsabilidad sin prejuicios". Los plazos claros crean urgencia, la medición objetiva elimina la subjetividad y las comprobaciones periódicas garantizan que se tomen medidas inmediatas si un resultado clave se desvía del camino o debe ajustarse. En la era del trabajo del conocimiento, en la que los resultados son a menudo difíciles de medir y definir, los OKRs pueden ser un punto de referencia mutuamente acordado para evaluar lo que funciona, lo que bloquea y lo que hay que cambiar.

Crecimiento

Cuando se utilizan correctamente, los OKRs pueden ser una poderosa fuerza motivadora para que tú, tu equipo o tu empresa superen sus capacidades actuales. Establecer OKRs debe hacerte sentir incómodo/a y, al mismo tiempo, hacer que el fracaso y el aprendizaje subsiguiente formen parte natural del proceso.

7 principios claves para que los OKRs funcionen

Los OKRs pueden parecer sencillos a primera vista, pero eso no significa que sean fáciles de poner en práctica. Doerr resume décadas de experiencia ayudando a las empresas a implementar los OKRs en 7 lecciones esenciales para que funcionen en cualquier contexto:

Menos es más

Doerr recomienda entre 3 y 5 resultados clave por objetivo. Si son más, se pierde la claridad y el enfoque que aportan los OKRs.

Establece objetivos desde abajo hacia arriba

Como observó el experto en gestión, Peter Drucker: "Cuando las personas eligen un curso de acción, es más probable que lo lleven a cabo". Doerr recomienda que los equipos y los individuos establezcan aproximadamente la mitad de sus propios OKRs en acuerdo con sus líderes, en lugar de que todos los objetivos provengan de ellos/as.

No des órdenes

Incluso los OKRs de alto nivel establecidos por los líderes de la empresa deben alcanzarse a través de un proceso colaborativo e inclusivo. El acuerdo y la aceptación del colectivo son esenciales para el éxito.

Sé flexible

La idea de los OKRs es poder responder con agilidad a las circunstancias cambiantes. Los resultados clave pueden modificarse a mitad del ciclo o incluso descartarse si se pone de manifiesto que ya no tienen sentido. Aunque los objetivos tienden a ser más a largo plazo, también pueden cambiar según sea necesario para adaptarse a nuevas realidades e información. Por ejemplo, cuando Motorola empezó a robar cuota de mercado en 1979, IBM tuvo que cambiar sus prioridades rápidamente. En un plano más personal, si te lesionas mientras entrenas para una maratón, tendrás que centrarte en un nuevo objetivo: recuperarte. Sin flexibilidad, los OKRs se vuelven irrelevantes.

Establece objetivos "ambiciosos"

No deberías alcanzar el 100% de tus OKRs. Google es famoso por tener una tasa de éxito del 60 - 70%. Una tasa de éxito del 100% significa que te has mantenido en la zona segura y elegiste metas que sabías que podías obtener. Los OKRs deben exigirte a ti, a tu equipo y/o a tu empresa más de lo que son capaces de hacer actualmente. Si un subconjunto de tus OKRs te hace sentir incomodidad, lo estás haciendo bien.

Nunca vincules los OKRs a incentivos monetarios

En el caso de las empresas, Doerr aclara que para que los OKRs funcionen, estos no pueden estar asociados a ninguna forma de retribución. Una vez que los resultados clave se vinculan a primas y/o ascensos, la gente tiene un incentivo para ir por lo seguro. Para subrayar este punto, Doerr cita a Andy Grove, ejecutivo de IBM y el "Padre de los OKRs": "Los OKRs se idearon para medir el ritmo de una persona, para ponerle un cronómetro en la mano y que pueda medir su propio rendimiento. No es un documento legal sobre el cual basar las evaluaciones de rendimiento".

Sé paciente

Establecer OKRs es difícil. Lo que funcionó en IBM o Google seguramente no funcionará de la misma manera en tu organización o para ti personalmente. La mentalidad flexible, de ensayo y error, que subyace al establecimiento de OKRs se aplica también al proceso de aplicación del propio sistema. Es poco probable que aciertes a la primera, pero reevaluando y ajustando constantemente tu enfoque, te acercarás a lo que te resulte más útil.

Errores comunes e ideas equivocadas respecto a los OKRs

Como ocurre con la mayoría de los métodos de productividad más populares, la gente tiene opiniones muy firmes sobre cómo hacer los OKRs de la manera "correcta". Lamentablemente, hay ideas erróneas muy arraigadas en algunas personas que les impiden aprovechar todo el potencial de los OKRs o que las desaniman a siquiera intentar aplicar el esquema de OKRs.

"Hay que saber para hacer OKRs."

Establecer resultados clave puede resultar desalentador, sobre todo si no te consideras una "persona de datos". Aunque los resultados clave deben ser medibles, eso no significa que haya que tener un sistema sofisticado de datos para seguirlos.

Si eres escritor/a y tu objetivo es escribir una novela que se convierta en éxito de ventas, un resultado clave podría ser "escribir 1.000 palabras al día". Si tu objetivo es contratar a un vicepresidente de marketing, un resultado clave podría ser "entrevistar a 10 candidatos". No necesitas herramientas sofisticadas ni conocimientos especializados para hacer seguimiento a ninguna de esas cifras.

"Medible significa cifras".

Mucha gente te dirá que los OKRs tienen que basarse en cifras, por ejemplo, conseguir 10.000 dólares en ventas, conseguir 5.000 suscriptores nuevos, reducir la tasa de rotación en un 25%. Esto no es necesariamente cierto. Aunque muchos resultados clave se basan en números, muchos resultados clave que merecen la pena solo pueden medirse con un 0 o un 1: o lo has conseguido o no lo has conseguido. La pregunta más importante que hay que hacerse sobre los OKRs es: "Al final de este periodo de tiempo, ¿podré decir que lo he conseguido o no?". Si la respuesta es sí, entonces es un resultado medible.

Por ejemplo, "Redactar las especificaciones del diseño final con la aprobación del equipo antes del 15 de abril" es un resultado clave perfectamente aceptable y medible, aunque no sea una cifra. Desde este punto de vista, los resultados clave se convierten en una herramienta mucho más flexible y útil que puede abarcar tanto la fase de planificación como la de ejecución de un proyecto.

"Los OKR son solo para equipos y empresas."

Aunque normalmente se habla de los OKRs en el contexto de las empresas, puedes utilizar los OKRs con la misma eficacia para ti mismo/a, tanto si es una empresa de una sola persona, como si simplemente estás buscando una forma más rigurosa de hacer seguimiento a tus objetivos personales.

"Los OKRs deben abarcar todo tu trabajo."

Tus resultados clave no son una lista de todas las tareas que tienes que hacer en el día. Por ejemplo, la mayoría de nosotros tenemos que responder a emails como parte de nuestras obligaciones laborales habituales, pero no estableceríamos como resultado clave "Leer todos los mensajes de mi bandeja todos los días". Los OKRs deben utilizarse más bien para centrar la atención en el trabajo más importante que hay que hacer para avanzar en el logro de los objetivos.

Cómo hacerle seguimiento a tus OKRs en Todoist

Para que los OKRs funcionen, tus tareas diarias tienen que estar alineadas con tus resultados clave. Una forma fácil de priorizar visualmente los OKRs en Todoist es con proyectos y subproyectos.

Configura tus proyectos de OKRs

Empieza por crear un proyecto para cada uno de tus objetivos. Luego, dentro de cada proyecto, crea una sección para cada uno de los resultados clave.

Añade tareas a cada uno de los pasos que tendrás que seguir para alcanzar cada resultado clave, con fechas de vencimiento para mantenerte encaminado/a. Añade más tareas a lo largo del ciclo según sea necesario.

Asegúrate de incluir una tarea periódica semanal para revisar cada resultado clave, identificar lo que va bien y lo que hay que adaptar, añadir las nuevas tareas que hayan surgido y planificar tus prioridades para la semana siguiente.

Dependiendo de tus OKRs, puede tener sentido hacer seguimiento a uno o más resultados clave como tareas y no como subproyectos. Por ejemplo, si tu objetivo es "Autopublicar una novela", el resultado clave "Escribir 1000 palabras al día" probablemente tenga más sentido como tarea diaria que como proyecto en sí.

Recuerda que debes ser flexible. Cada OKR es único y puede requerir una configuración ligeramente diferente.

Crea un filtro para OKRs

Añade aún más énfasis a tus tareas relacionadas con OKRs separándolas en su propia vista de filtro. Usa la consulta de filtro "Próximos 7 días & #proyectoobjetivo" para ver todas las tareas de tu "proyecto objetivo" que vencen en los próximos 7 días.

Al comienzo del día, abre tu filtro "Tareas de OKRs" para ver el trabajo en el que deberías centrarte a continuación.

Seguimiento de los OKRs de equipo con Todoist Business

Si utilizas Todoist Business para gestionar las tareas de tu equipo, añade los OKRs de tu equipo como tareas en la Bandeja de entrada del equipo para que todos puedan acceder a ellos en cualquier momento.

Utiliza las secciones del proyecto para dividir los OKRs por equipos y luego, asigna cada resultado clave a la persona que se encargará de él. Cada responsable de un resultado clave puede publicar actualizaciones periódicas en los comentarios de tarea para que todos sepan en qué punto se encuentra cada OKR.

Este nivel de transparencia refuerza los cuatro superpoderes de los OKRs en tu equipo:

• Concentración: Todos pueden ver claramente las prioridades de la empresa.

• Alineación: Todo el mundo entiende cómo los OKRs de cada equipo encajan con el resto para apoyar los OKRs de toda la empresa.

• Responsabilidad: Cada persona encargada de resultados clave se compromete públicamente con sus OKRs y es responsable de informar sus progresos a todo el equipo.

• Crecimiento: Con los OKRs públicos y con las actualizaciones de estado, toda la empresa puede ver que los OKRs que se quedan cortos son algo que hay que aceptar y que los fracasos son una oportunidad de aprendizaje, no algo que se castiga.

Cuando se trata de alcanzar tus objetivos, no hay nada mejor que el trabajo duro. Pero el trabajo duro no le llevará a donde quieres ir si apuntas en la dirección equivocada. La próxima vez que te sientes a pensar en dónde quieres estar el mes, el trimestre o el año que viene, prueba a utilizar el esquema OKRs para establecer objetivos ambiciosos y audaces, y trazar un camino concreto y medible para alcanzarlos.