Todoist ya es el centro de operaciones de tu trabajo y tu vida. Organiza el trabajo de tu equipo también, y hazle seguimiento a todas tus tareas en un lugar infinitamente personalizable.

Todoist es lo suficientemente sencilla e intuitiva para que tu equipo pueda ponerse en marcha rápidamente, pero también es lo suficientemente poderosa para mantener encaminados incluso los proyectos más ambiciosos.

Qué esperar cuando añades tu equipo a Todoist

Cuando añadas un equipo a Todoist, obtendrás un espacio de trabajo compartido para el trabajo de tu equipo, junto pero aparte de las tareas y proyectos personales de todos.

• Los proyectos de equipo pertenecen al equipo y todos pueden acceder a ellos (a menos de que se establezcan explícitamente como privados).
• Los proyectos personales (todo lo que está debajo de “Mis Proyectos” en tu barra lateral) se mantienen privados y bajo tu control, incluso si abandonas el equipo.

Todos los miembros de equipo podrán:

• Explorar y previsualizar los proyectos públicos del equipo y unirse solamente a los que sean relevantes para ellos.
• Compartir enlaces directos a proyectos, secciones, tareas y comentarios que sus compañeros de equipo podrán previsualizar y sobre los que podrán tomar acción al instante.
• Agrupar o filtrar tareas por proyectos personales y/o de equipo desde el menú de opciones de vista en Hoy, Próximo y filtros para separar mejor el trabajo de la vida personal.

Si lideras un equipo, añadirlo a Todoist:

• Te permite ver un panorama general y organizado de todo el trabajo de tu equipo y ver el progreso sin que tengas que unirte a cada uno de los proyectos.
• Hace que la propiedad de la información sea muy clara. Los proyectos de equipo pertenecen al equipo. Los proyectos personales pertenecen a los individuos.
• Permite a los administradores tener más control sobre los permisos y el acceso a la información en la configuración del equipo.

Además, si actualizas tu equipo al plan Business, todos los miembros obtendrán acceso automático a las características Pro para su uso personal (como recordatorios, vista de calendario para proyectos y duraciones de tarea).

Después de todo, cuando tus compañeros de equipo están organizados y tienen sus tareas personales bajo control, la dinámica del equipo también tiende a fluir mejor 💆.

Configura un equipo desde cero

Primero lo primero: configuremos tu equipo en Todoist para empezar a completar tareas desde el primer día.

Paso. Crea un equipo

Si ya tienes cuenta de Todoist, comienza por crear un equipo nuevo gratis. Encontrarás la opción en la parte inferior izquierda de tu Todoist si accedes desde la web o tu escritorio.

Si eres nuevo/a en Todoist, crea una cuenta. Activa la opción de equipo durante el registro y se te guiará en el proceso de crear un equipo.

Paso 2. Invita a tus compañeros de equipo

Haz clic en Miembros en la parte superior derecha de tu equipo. Verás dos opciones para invitar miembros de equipo:

• Invitar por email: Envía una invitación para unirse a tu equipo.
• Invitar por enlace: Copia y comparte un enlace de invitación con tu equipo.

También puedes anular el acceso de alguien y cambiar su rol en el equipo (admin, miembro o invitado) desde aquí si es necesario.

Paso 3. Comienza a trabajar en equipo con algunos proyectos nuevos

Crea uno o dos proyectos nuevos en tu espacio de trabajo compartido para las cosas más grandes en las que tu equipo está trabajando y comienza a hacer listas de todas las tareas que se te ocurran. (O ponte en marcha con nuestras plantillas prediseñadas para equipos.)

Cuando crees o muevas un proyecto de equipo, tendrás dos opciones de acceso:

• Acceso total: Todos los miembros del equipo pueden verlo y unirse a él. Elige esta opción para que sea más fácil buscar y compartir el trabajo.
• Acceso restringido: Solo las personas invitadas al proyecto pueden acceder a él. Elige esta opción para lo que quieras mantener más privado, como las agendas de reuniones 1 a 1 o los procesos de selección de personal.

Una vez que hayas creado un proyecto de equipo, haz clic en el icono de Compartir en la parte superior derecha para compartirlo con los miembros relevantes del equipo. Si bien todos los miembros pueden explorar y previsualizar proyectos de equipo públicos, deberán unirse a dichos proyectos antes de que puedas asignarles tareas y etiquetarlos en los comentarios.

Para compartir proyectos aún más rápido, simplemente copia y comparte el enlace del proyecto en un email, mensaje de Slack, tema de Twist o dondequiera que te comuniques con tu equipo. Los miembros del equipo podrán hacer clic en el enlace para previsualizar y unirse al proyecto.

Únete a un equipo existente

¿Has logrado unirte exitosamente a un equipo por email o a través de un enlace? ¡Felicidades! Ahora es momento de unirte a los proyectos de equipo más relevantes para ti.

• Haz clic en el nombre del equipo en la barra lateral para ver una lista de todos los proyectos del equipo.
• Luego haz clic en cualquier proyecto para previsualizarlo y unirte a él.

Los proyectos a los que te hayas unido aparecerán bajo el nombre del equipo en la barra lateral para fácil acceso.

¿Hay cosas nuevas a las que tu equipo debe hacer seguimiento? A medida que te familiarices con el flujo de trabajo de tu equipo, puedes comenzar a crear y compartir tus propios proyectos.

Mejores prácticas para gestionar las tareas de equipo

Has configurado tu equipo y has invitado a todos tus compañeros de equipo. Ahora es momento de empezar a completar tareas juntos. A continuación encontrarás algunas pautas para garantizar que todos tengan las misma información y no pasen nada por alto...

Asigna cada tarea para que todos tengan claridad sobre quién es responsable de qué

En Todoist, cada tarea se puede asignar a una sola persona para que nunca haya dudas sobre quién es el responsable de hacer qué.

¿Quieres asignar la misma tarea a varias personas? Aquí tienes un par de opciones:

• Cuando una tarea tiene varios pasos, crea subtareas con sus propios responsables.
• Cuando varias personas deben completar la misma tarea, crea tareas duplicadas y asigna cada copia al compañero de equipo responsable de llevarla a cabo.

Establece fechas de vencimiento (o fechas de vencimiento periódicas) para que todos sepan qué vence cuándo

Simplemente escribe cualquier fecha de vencimiento en el campo de la tarea y la opción inteligente para Añadir rápido de Todoist la reconocerá, la resaltará y la agregará cuando guardes la tarea. Las fechas de vencimiento con lenguaje coloquial pueden ser tan simples como “mañana” o tan complejas como “cada tercer jueves desde el 5 de agosto y hasta el 10 de abril”.

Ve más ejemplos de fechas de vencimiento que puedes usar.

Añade contexto en la descripción de tarea para que el equipo tenga la información que necesita para comenzar

Incluye enlaces a documentos y tantos detalles relevantes como puedas. En lugar de perder el tiempo buscando información, tus compañeros de equipo podrán simplemente comenzar a trabajar.

Las descripciones se mantienen organizadas en la parte superior de la vista de tarea y se pueden ver bajo la tarea en la lista de proyectos.

Discute los detalles y sube archivos en los comentarios

Haz preguntas, proporciona más información y entrega actualizaciones de estado dentro de tus tareas. De esta manera, la información procesable se mantiene en contexto dentro de la tarea, en lugar de distribuirse entre las aplicaciones de mensajería.

Etiqueta a los compañeros de equipo correctos para asegurarte de que reciban una notificación sobre un comentario nuevo.

Personaliza vistas de tareas para mayor concentración

Tu equipo tiene planes ambiciosos, por lo que es fácil perderse y sentirse abrumado/a con todas las tareas y detalles. A continuación, te explicamos tres formas de mantener tus vistas de tarea centradas en las cosas correctas en el momento correcto.

Usa las opciones de vista para que incluso los proyectos más grandes se vuelvan manejables

Maneja proyectos grandes con opciones de vista flexibles para reorganizar, ordenar y filtrar tareas como quieras. Haz clic en el icono de Vista en la parte superior derecha de tus proyectos de equipo para:

• Alternar entre las vistas de lista, calendario y panel dependiendo de las necesidades de tu proyecto.
• Agrupa, filtra y ordena tus proyectos por nombre de tarea, responsable, fecha de vencimiento, fecha de adición, etiqueta o nivel de prioridad. Por ejemplo, ve únicamente las tareas que te asignaron a ti en un proyecto grande.
• Mueve el interruptor de Tareascompletadas para ver el progreso del proyecto. O bien, ocúltalas para mantener el proyecto despejado y centrado en las próximas acciones.

Separa tareas por espacio de trabajo en tus vistas Hoy y Próximo

También puedes acceder a las opciones de vista en tu Hoy y Próximo. Verás la opción de agrupar por espacio de trabajo para que puedas ver tus tareas personales separadas de las de tu equipo. O filtra por espacio de trabajo para que puedas ocultar tus tareas personales cuando estés en el trabajo y las del equipo cuando estés en casa.

Configura filtros personalizados para tus tareas o las de tus compañeros de equipo.

Guarda tus propios filtros para concentrarte en un subconjunto de tus propias tareas, o bien, en las tareas de tus compañeros de equipo.

Por ejemplo, crea un filtro para todas las tareas asignadas a "María" que venzan esta semana. Así podrás ver lo que tiene asignado cuando prepares tu reunión semanal con ella.

• Usa la búsqueda espacio de trabajo: nombre del equipo para incluir solamente las tareas que están en proyectos del equipo.
• Usa la búsqueda espacio de trabajo: Mis Proyectos para incluir solamente las tareas que están en tus proyectos personales.

A continuación encontrarás algunos filtros útiles que incluyen el espacio de trabajo:

Informes para que siempre sepas cómo va el trabajo

Saber qué se ha hecho es tan importante como saber qué se debe hacer a continuación. Estas son algunas formas de mantenerte actualizado/a sobre todo lo que tu equipo está logrando...

Consulta el trabajo de tu equipo en el registro de actividad

El Registro de actividad te muestra todo lo que tú y tus compañeros de equipo han estado haciendo.

Filtra por persona para ver en qué han estado trabajando los miembros individuales del equipo. Selecciona Todos en el menú para obtener un resumen de la productividad reciente de todo el equipo.

Para ver el panorama completo del trabajo completado, selecciona Tareas completadas en el menú de acciones.

Crea informes de proyectos personalizables con la extensión de Google Sheets

Documenta y envía informes rápidamente sobre el estado de un proyecto exportando tareas a Google Sheets. Por ejemplo, exporta una lista de todas las tareas completadas o todas las tareas activas ordenadas por fecha de vencimiento.

Para crear un informe, abre cualquier proyecto, elige Exportar a Google Sheets en el menú del proyecto y selecciona los campos de la tarea que quieres incluir en tu hoja de cálculo: fecha de vencimiento, nivel de progreso, prioridad, fecha de creación, descripción, sección y responsable.

¿Qué estás esperando?

No hay dos equipos que usen Todoist de la misma forma. ¡Esta guía es solo un punto de partida! Añade tu equipo y comienza a experimentar con diversos flujos de trabajo para aprovechar Todoist al máximo.