Todoist es lo suficientemente sencilla e intuitiva para que tu equipo pueda ponerse en marcha rápidamente, pero también es lo suficientemente poderosa para mantener encaminados incluso los proyectos más ambiciosos.
Añade tu equipo a Todoist
Cuando añades un equipo a Todoist, obtienes un espacio de trabajo compartido para el trabajo de tu equipo, junto pero aparte de las tareas y proyectos personales de todos.
- Los proyectos de equipo pertenecen al equipo y todos pueden acceder a ellos (a menos de que se establezcan explícitamente como privados).
- Los proyectos personales (todo lo que está debajo de “Mis Proyectos” en tu barra lateral) se mantienen privados y bajo tu control, incluso si abandonas el equipo.
Todos podrán:
- Explorar y previsualizar los proyectos públicos del equipo y unirse solamente a los que sean relevantes para ellos.
- Compartir enlaces directos a proyectos, secciones, tareas y comentarios que sus compañeros de equipo podrán previsualizar y sobre los que podrán tomar acción.
- Agrupar o filtrar tareas por proyectos personales y/o de equipo desde el menú de opciones de vista en Hoy, Próximo y los filtros personalizados para separar mejor el trabajo de la vida personal.
Si lideras un equipo, añadirlo a Todoist:
- Te permite ver un panorama general y organizado de todo el trabajo de tu equipo y ver el progreso sin que tengas que unirte a cada uno de los proyectos.
- Hace que la propiedad de la información sea muy clara. Los proyectos de equipo pertenecen al equipo. Los proyectos personales pertenecen a los individuos.
- Permite a los administradores tener más control sobre los permisos y el acceso a la información en la configuración del equipo.
Además, si actualizas tu equipo al plan Business, todos los miembros obtienen acceso automático a todas las características Pro personales (recordatorios, vista de calendario para proyectos personales y ¡duraciones de tarea!).
Y cuando tus compañeros de equipo tienen sus tareas personales bajo control, la dinámica del equipo también tiende a fluir mejor 💆.
Configura un equipo de cero
Primero lo primero: configuremos tu equipo en Todoist para empezar a completar tareas desde el primer día.
Paso 1. Crea un equipo
Si ya tienes una cuenta Todoist, comienza por crear un equipo nuevo gratis. Encontrarás la opción en la parte inferior izquierda de tu Todoist en las versiones para la web o tu escritorio.
Si eres nuevo/a en Todoist, crea una cuenta. Activa la opción de equipo durante el registro y se te guiará en el proceso de crear uno.
Nota
Cada equipo viene con 5 proyectos gratuitos para que puedas hacerte una idea de cómo es la colaboración en equipo en Todoist. Actualiza al plan Business a medida que tus necesidades crezcan.
Paso 2. Invita a tus compañeros de equipo
Haz clic en Miembros en la parte superior derecha de tu equipo. Verás dos opciones para invitar miembros de equipo:
- Invitar por email: Envía una invitación para unirse a tu equipo.
- Invitar por enlace: Copia y comparte un enlace de invitación con tu equipo.
También puedes anular el acceso de alguien y cambiar su rol en el equipo (admin, miembro o invitado) desde aquí si es necesario.
Paso 3. Comienza a trabajar en equipo con algunos proyectos nuevos
Crea uno o dos proyectos nuevos en tu espacio de trabajo compartido para las cosas más grandes en las que tu equipo está trabajando y comienza a hacer listas de todas las tareas que se te ocurran. (O ponte en marcha con nuestras plantillas prediseñadas para equipos.)
Consejo rápido
Organiza tus proyectos de equipo en carpetas por departamento, cliente, iniciativa... Lo que sea que ayude a tu equipo a encontrar los proyectos más relevantes para ellos.
Cuando crees o muevas un proyecto de equipo, tienes dos opciones de acceso:
- Acceso total: Todos los miembros pueden ver y unirse al proyecto. Elige esta opción para que el trabajo sea más fácil de ubicar y compartir.
- Acceso restringido: Solo las personas invitadas al proyecto pueden acceder a él. Elige esta opción para lo que quieras mantener más privado, como las agendas de reuniones 1 a 1 o los procesos de selección de personal.
Una vez que hayas creado un proyecto de equipo, haz clic en el icono de Compartir en la parte superior derecha para compartirlo con los miembros relevantes del equipo. Si bien todos los miembros pueden explorar y previsualizar proyectos de equipo públicos, deberán unirse a dichos proyectos antes de que puedas asignarles tareas y etiquetarlos en los comentarios.
Para compartir proyectos aún más rápido, simplemente copia y comparte el enlace del proyecto en un email, mensaje de Slack, tema de Twist o dondequiera que te comuniques con tu equipo. Los miembros del equipo podrán hacer clic en el enlace para previsualizar y unirse al proyecto.
Únete a un equipo existente
¿Has logrado unirte a un equipo por email o a través de un enlace? ¡Felicidades! Ahora es momento de unirte a los proyectos de equipo más relevantes para ti.
- Haz clic en el nombre del equipo en la barra lateral para ver una lista de todos los proyectos del equipo.
- Luego haz clic en cualquier proyecto para previsualizarlo y unirte a él.
Los proyectos a los que te hayas unido aparecerán bajo el nombre del equipo en la barra lateral para fácil acceso.
¿Hay cosas nuevas a las que tu equipo debe hacer seguimiento? A medida que te acostumbres al flujo de trabajo de tu equipo, puedes comenzar a crear y compartir tus propios proyectos.
Consejo rápido
Añade tus proyectos más importantes a Favoritos, luego contrae tus listas de proyectos personales y de equipo para mantener tu barra lateral despejada y centrada.
Mejores prácticas para gestionar las tareas de equipo
Has configurado tu equipo y has invitado a todos tus compañeros de equipo. Ahora es momento de empezar a completar tareas juntos. A continuación encontrarás algunas pautas para garantizar que todos tengan las misma información y no pasen nada por alto...
Asigna cada tarea para que todos tengan claridad sobre quién es responsable de qué
En Todoist, cada tarea se puede asignar a una sola persona para que nunca haya dudas sobre quién es el responsable de hacer qué.
¿Quieres asignar la misma tarea a varias personas? Aquí tienes un par de opciones:
- Cuando una tarea tiene varios pasos, crea subtareas. A cada una, asígnale un/a responsable.
- Cuando varias personas deben completar la misma tarea, crea tareas duplicadas y asigna cada copia al compañero de equipo responsable de llevarla a cabo.
Establece fechas de vencimiento (o fechas de vencimiento periódicas) para que todos sepan qué vence cuándo
Simplemente escribe cualquier fecha de vencimiento en el campo de la tarea y la opción inteligente para Añadir rápido de Todoist la reconocerá, la resaltará y la agregará cuando guardes la tarea. Las fechas de vencimiento con lenguaje coloquial pueden ser tan simples como “mañana” o tan complejas como “cada tercer jueves desde el 5 de agosto y hasta el 10 de abril”.
Ve más ejemplos de fechas de vencimiento que puedes usar.
Consejo rápido
Las fechas de vencimiento periódicas son particularmente útiles para cosas como la elaboración de informes mensuales. Añade cada paso como una subtarea para que te sea fácil revisar la lista de verificación cada mes, o bien, asigna ese trabajo administrativo periódico a un compañero de equipo. La persona sabrá exactamente qué hacer si cada paso está claramente definido.
Añade contexto en la descripción de tarea para que el equipo tenga la información que necesita para empezar
Incluye enlaces a documentos y tantos detalles relevantes como puedas. En lugar de perder el tiempo buscando información, tus compañeros de equipo podrán simplemente comenzar a trabajar.
Las descripciones se mantienen organizadas en la parte superior de la vista de tarea y se pueden ver bajo la tarea en la lista de proyectos.
Consejo rápido
A veces, la fecha de ejecución (cuando alguien realmente trabajará en una tarea) no es igual a la fecha de vencimiento (cuando la tarea debe estar terminada). Cuando ese sea el caso, pon la fecha de vencimiento en la parte superior de la descripción de la tarea para que siempre esté visible en la lista de tareas y establece la fecha de vencimiento real de la tarea en el momento que quieras que aparezca en la vista Hoy de tu compañero/a de equipo.
Discute los detalles y sube archivos en los comentarios
Haz preguntas, proporciona más información y entrega actualizaciones de estado dentro de tus tareas. De esta manera, la información procesable se mantiene en contexto dentro de la tarea, en lugar de distribuirse entre las aplicaciones de mensajería.
Etiqueta a los compañeros de equipo correctos para asegurarte de que reciban una notificación sobre un comentario nuevo.
Nota
Descripciones de tarea vs comentarios de tarea: Usa las descripciones de tarea para mantener la información y los recursos de cada tarea. Usa los comentarios de tarea para subir archivos, entablar conversaciones con compañeros de equipo y compartir actualizaciones de estado.
Personaliza tus vistas para mayor concentración
Tu equipo tiene planes ambiciosos, por lo que es fácil perderse y sentirse agobiado/a con todas las tareas y detalles. A continuación, te explicamos tres formas de mantener tus vistas de tarea centradas en las cosas correctas en el momento correcto.
Usa las opciones de vista para que incluso los proyectos más grandes se vuelvan manejables
Maneja proyectos grandes con opciones de vista flexibles para reorganizar, ordenar y filtrar tareas como quieras. Haz clic en el icono de Vista en la parte superior derecha de tus proyectos de equipo para:
- Alternar entre las vistas de lista, calendario y panel según las necesidades de tu proyecto.
- Agrupa, filtra y ordena tus proyectos por nombre, responsable, fecha de vencimiento, fecha de adición, etiqueta o nivel de prioridad. Por ejemplo, ve únicamente las tareas que te asignaron a ti en un proyecto grande.
- Mueve el interruptor de Tareas completadas para ver el progreso del proyecto. O bien, ocúltalas para mantener el proyecto despejado y centrado en las próximas acciones.
Separa tareas por espacio de trabajo en tus vistas Hoy y Próximo
También puedes acceder a las opciones de vista en tu Hoy y Próximo. Verás la opción de agrupar por espacio de trabajo para que puedas ver tus tareas personales separadas de las de tu equipo. O filtra por espacio de trabajo para que puedas ocultar tus tareas personales cuando estés en el trabajo y las del equipo cuando estés en casa.
Configura filtros personalizados para tus tareas o las de tus compañeros de equipo.
Guarda tus propios filtros para concentrarte en un subconjunto de tus propias tareas, o bien, en las tareas de tus compañeros de equipo.
Por ejemplo, crea un filtro para todas las tareas asignadas a "María" que venzan esta semana. Así podrás ver lo que tiene asignado cuando prepares tu reunión semanal con ella.
- Utiliza la búsqueda
espacio de trabajo: nombre del equipopara incluir solamente las tareas que están en proyectos del equipo. - Utiliza la búsqueda
espacio de trabajo: Mis Proyectospara incluir solamente las tareas que están en tus proyectos personales.
A continuación encontrarás algunos filtros útiles que incluyen el espacio de trabajo:
| Búsqueda por filtro | Lo que muestra | Útil para… |
|
Espacio de trabajo: [Nombre del equipo] & asignadas a: mí & próximos 7 días | Todas las tareas que tienes asignadas que venzan esta semana | Planificar tu trabajo colaborativo de la semana |
|
Espacio de trabajo: [Nombre del equipo] & asignadas por: mí | Todas las tareas que hayas asignado a cualquier otra persona en tu equipo | Hacer seguimiento al progreso de las cosas que hayas delegado |
| Espacio de trabajo: [Nombre del equipo] & vencidas | Todas las tareas vencidas en tu equipo | Identificar obstáculos y ajustar los planes con antelación |
Gestión de tareas entre proyectos
Abre varias ventanas de Todoist en tu aplicación de escritorio (haz clic en el icono de tres puntos en la esquina superior derecha → Abrir en una nueva ventana) para gestionar las tareas de tu equipo en diferentes proyectos.
Para mantener visible cualquier ventana de Todoist en todo momento, haz clic en Ventana → Flotar por encima (o Opción ⌥ + Cmd ⌘ +F) en macOS o haz clic en el icono de fijar en la esquina superior derecha de Todoist (o Ctrl + F11) en Windows. No volverás a perder tiempo buscando tu ventana de Todoist en un mar de aplicaciones en ejecución.
Informes para que siempre sepas cómo va el trabajo
Saber qué se ha hecho es tan importante como saber qué se debe hacer a continuación. Estas son algunas formas de mantenerte actualizado/a de todo lo que tu equipo está logrando...
Consulta el trabajo de tu equipo en el registro de actividad
El Registro de actividad te muestra todo lo que tú y tus compañeros de equipo han estado haciendo.
Filtra por persona para ver en qué han estado trabajando los miembros individuales del equipo, o bien, selecciona Todos en el menú para obtener un resumen de la productividad reciente de todo el equipo.
Para ver el panorama completo del trabajo completado, selecciona Tareas completadas en el menú de acciones.
Crea informes de proyectos personalizables con la extensión de Google Sheets
Documenta y envía informes rápidamente sobre el estado de un proyecto exportando tareas a Google Sheets. Por ejemplo, exporta una lista de todas las tareas completadas o todas las tareas activas ordenadas por fecha de vencimiento.
Para crear un informe, abre cualquier proyecto, elige Exportar a Google Sheets en el menú del proyecto y selecciona los campos de la tarea que quieres incluir en tu hoja de cálculo: fecha de vencimiento, nivel de progreso, prioridad, fecha de creación, descripción, sección y responsable.
¿Qué estás esperando?
No hay dos equipos que usen Todoist de la misma forma. ¡Esta guía es solo un punto de partida! Añade tu equipo y comienza a experimentar con diversos flujos de trabajo para aprovechar Todoist al máximo.