Acabas de invitar a los miembros de tu equipo a Todoist, y estás listo para avanzar en las diferentes metas de un proyecto de larga duración. Aprende y adopta estas mejores prácticas para administrar las tareas del equipo y el trabajo en equipo en Todoist.
Iniciar el trabajo en equipo con algunos nuevos proyectos
Elige uno o dos proyectos de alta prioridad en los que esté trabajando tu equipo y añade estos proyectos en tu espacio de trabajo compartido. Empieza a añadir tareas relevantes que se te ocurran para que cada miembro del equipo sepa en qué trabajar tan pronto como abra Todoist.
Consejo rápido
¿No sabes por dónde empezar? Echa un vistazo a nuestra galería de plantillas predefinidas para equipos.
Asignar tareas a los miembros de equipo
Asigna cada tarea de un proyecto a un miembro del equipo, para que sepan de qué son los responsables de esa tarea. En Todoist, solo puedes asignar una persona a una tarea, así no hay duda sobre quién es el responsable de qué.
¿Quieres asignar a varias personas a la misma tarea? Aquí tienes un par de opciones:
- Si hay varios pasos para completar una tarea, divídela añadiendo subtareas. Luego, asigna cada subtarea a un miembro del equipo.
- Si varias personas necesitan completar la misma tarea, duplica la tarea y asigna cada copia al miembro responsable.
- Notificar a las personas relevantes en un comentario de tarea para que estén completamente al tanto del estado y progreso del trabajo.
Ordenar o agrupar tareas por responsable
Para obtener una visión clara de la carga laboral de todos, haz clic en Formato en la parte superior derecha del proyecto y utiliza las opciones de ordenación o agrupación para ver las asignaciones de cada persona.
Crear filtros específicos para el equipo
Si solo necesitas ver las tareas asignadas a una persona específica, crea un filtro y utiliza esta búsqueda:
asignada a:miembro
Si necesitas ver las tareas asignadas a todos los miembros excepto a ti mismo, utiliza este filtro:
asignada a:otros o !asignada a:mí
Estos filtros te ayudan a ver lo que se ha asignado, dándote una imagen clara de en qué está trabajando cada uno. Si necesitas más, aquí tienes algunos filtros basados en el espacio de trabajo que podrían ser útiles:
| Búsqueda del filtro | Lo que muestra | Útil para… |
|---|---|---|
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & asignadas a:mí & proximos 7 dias | Todas las tareas que tienes asignadas que vencen en la próxima semana natural | Planificar tu trabajo en equipo de los próximos días |
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & asignadas por:mí | Todas las tareas que hayas asignado a cualquier otra persona de tu equipo | Hacer seguimiento de las cosas que hayas delegado |
| espacio de trabajo:[nombre del espacio] & vencidas | Todas las tareas vencidas en tu equipo | Identificar obstáculos y ajustar los planes con antelación |
Marija · Especialista En Atención al Cliente
Si estás en el plan Business de Todoist, tienes acceso a la vista de calendario en Todoist. Aplica la vista de calendario a cualquiera de tus filtros específicos del equipo para que puedas obtener una vista panorámica de las fechas límite de tus compañeros de equipo. Cambia entre las vistas de Semana a Mes para que puedas ver qué se debe esta semana o qué necesita completarse antes de que termine el mes.
Programar tareas con fechas o fechas límite
Programa fechas o fechas límite para las tareas de modo que sea fácil planificar y priorizar el trabajo para el equipo. En el nombre de la tarea, escribe una fecha en lenguaje coloquial (por ejemplo: Escribir actualización del equipo mañana) y la función inteligente Añadir rápido reconocerá, resaltará y añadirá la fecha cuando guardes la tarea. Las fechas en lenguaje coloquial también pueden ser tan complejas como cada 2º jueves comenzando 19 oct terminando 20 nov.
Consejo rápido
Echa un vistazo a más ejemplos de fechas que puedes utilizar para programar tareas.
Si estás haciendo seguimiento de metas, utiliza fechas límite para establecer cuándo vence la tarea. Esto también reduce los riesgos de atascos en un proyecto.
Por ejemplo, si estás añadiendo una tarea para enviar el informe financiero mensual, selecciona la fecha en la que planeas empezar a trabajar en el borrador. Luego, establece una fecha límite para cuando el informe deba ser enviado.
Añadir contexto en las descripciones de las tareas
Utiliza las descripciones de tareas para compartir enlaces a documentos y tantos datos relevantes como puedas. En lugar de perder tiempo buscando información, tus compañeros de equipo podrán comenzar de inmediato. Las descripciones se mantienen organizadas en la parte superior de la vista de tarea y son visibles debajo de la tarea en la lista de proyectos.
Hacer preguntas, compartir archivos o compartir actualizaciones en los comentarios de las tareas
Haz preguntas, adjunta archivos importantes y proporciona actualizaciones de estado directamente dentro de tus tareas como comentarios. La información se mantiene en contexto con la tarea misma en lugar de tener esa información dispersa en aplicaciones de mensajería externas.
No olvides notificar a tus compañeros de equipo para asegurarte de que estén informados sobre un nuevo comentario o un archivo que puedan necesitar para hacer su trabajo.
Verificar y medir el progreso de tu equipo
Todoist te ofrece todas las herramientas que necesitas para verificar y medir el progreso de tu equipo. La Actividad del equipo te permite profundizar en el número de tareas activas, completadas o vencidas, para que puedas tomar acción sobre cualquier trabajo que está estancado. El registro de actividad muestra toda la actividad en un proyecto, desde cambios de fechas hasta nuevos comentarios añadidos a las tareas. Esta gran cantidad de información te ayuda a tomar decisiones más informadas sobre qué ajustar, eliminar o en qué enfocarte para que el proyecto llegue a su objetivo sin perder ninguna fecha límite.
Obtener ayuda
Ningún equipo utiliza Todoist de la misma manera. ¡Esta guía es solo un punto de partida! Configura tu equipo en Todoist y comienza a experimentar con estos flujos de trabajo para que Todoist funcione para ti.
Si tienes problemas para utilizar alguna de estas características para administrar las tareas del equipo, como asignar tareas o crear filtros personalizados, ponte en contacto con nosotros. Nosotros—Marija, Stef, Marco, o cualquiera de nuestros otros compañeros de equipo—estamos más que felices de poder ayudarte.
