Objectives & Key Results (OKRs)

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Objectives and Key Results (OKRs) sind das Zielsetzungsinstrument, das Unternehmen wie IBM, Google, LinkedIn, Twitter, Dropbox, Spotify, Disney und BMW nutzen, um Tausende Mitarbeitende auf gemeinsame ehrgeizige Ziele auszurichten.

Du musst kein multinationaler Konzern sein oder ein Team leiten, um von OKRs zu profitieren. Dieser datengestützte Rahmen eignet sich auch hervorragend für persönliche Zielsetzungen. Kurz gesagt, es ist ein System, das sicherstellt, dass deine Wünsche Realität werden.

Probiere OKRs aus, wenn mindestens eine der folgenden Aussagen auf dich zutrifft...

• Du bist datenaffin und suchst nach einer verlässlichen Methode, um Ziele zu setzen und zu verfolgen.

• Trotz deines großen Einsatzes hast du das Gefühl, dass du bei den wesentlichen Dingen nicht weiterkommst.

• Es fällt dir schwer, „nein“ zu sagen und an deinen Prioritäten festzuhalten.

• Du erlebst Stillstand in deiner persönlichen Entwicklung und suchst nach neuen Herausforderungen.

• Du musst Prioritäten definieren und die Aktivitäten eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams aufeinander abstimmen.

Dieser Leitfaden stützt sich auf die Erkenntnisse von John Doerr, einem Risikokapitalgeber und OKR-Befürworter sowie Autor des New York Times-Bestsellers Objectives & Key Results: Wie Sie Ziele, auf die es wirklich ankommt, entwickeln, messen und umsetzen. Unser Leitfaden bietet dir einen umfassenden Überblick darüber, was OKRs sind und wie du sie sowohl individuell als auch im Team anwenden kannst.

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Was sind OKRs?

Lass uns mit den Basics starten. OKRs stehen für Objectives (dt. Ziele) und Key Results (dt. Schlüsselergebnisse). Einfach gesagt: Objectives sind das, was du erreichen willst, und Key Results zeigen dir, wie du dahin kommst.

Hier ist ein einfaches Beispiel für OKR zur persönlichen Anwendung, um das Konzept zu veranschaulichen:

In „Objectives & Key Results“ beschreibt Doerr Objectives und Key Results als das Yin und Yang der Zielsetzung. Objectives ohne umsetzbare Key Results bleiben bloße Wünsche. Umgekehrt werden Key Results ohne übergeordnete Objectives, die ihnen Richtung und Sinn verleihen, zu einer ziellosen To do Liste.

Zusammen bieten OKRs das Beste aus beiden Welten, indem sie inspirierende Ambitionen mit konkreten Maßnahmen verknüpfen. Große, übergeordnete Ziele motivieren und geben Sinn, doch es ist dein kurzfristiges Handeln, das letztendlich die Ergebnisse vorantreibt. Um effektiv zu sein, brauchst du beides.

OKR-Beispiele

Je mehr OKR-Beispiele du siehst, desto einfacher wird es, das Konzept zu verstehen. Hier sind drei Beispiele für OKRs in der Praxis: zwei für Teams und eines für den persönlichen Gebrauch.

Wie oft solltest du OKRs festlegen?

Es gibt keine festgelegte OKR-Kadenz, die du befolgen musst. Laut Doerr sind 1 bis 3 Monate ideal – lang genug, um Ergebnisse zu erzielen, aber kurz genug, um die Dringlichkeit von Maßnahmen zu verdeutlichen. Du kannst auch überlappende Zeitpläne verwenden, indem du zum Beispiel übergeordnete jährliche OKRs festlegst und diese in kürzere vierteljährliche oder sogar monatliche OKRs unterteilst.

Um eines der oben genannten OKR-Beispiele weiterzuführen: Wenn das Jahresziel deines Unternehmens darin besteht, die monatliche Kundenbindungsrate um 20 % zu steigern, könnte das Key Result „Willkommens-E-Mail-Serie überarbeiten“ zum Objective des Growth-Teams für das erste Quartal werden, ergänzt durch eigene Key Results:

Denke daran, dass deine Objectives über Jahre hinweg konstant bleiben können, während deine Key Results zeitlich begrenzt sein sollten.

Was macht OKRs effektiv?

Aufgrund der Einfachheit von OKRs könnte man leicht versucht sein, den Ansatz als bloß eine hochstilisierte Silicon-Valley-Version anderer Zielsetzungsmodelle abzutun. Doch es ist nicht der Rahmen selbst, sondern die dahinterstehende Denkweise, die OKRs besonders macht.

In „Objectives & Key Results“ beschreibt Doerr die vier Erfolgsfaktoren, die OKRs von anderen Zielsetzungssystemen unterscheiden:

Fokussieren und sich zu Prioritäten verpflichten

OKRs schaffen ein klares Verständnis dafür, was priorisiert werden muss, und geben dir und deinem Team die Freiheit, alles andere abzulehnen. Doerr beschreibt, wie befreiend OKRs in seiner frühen Karriere bei IBM waren: „Wenn Leute inmitten des laufenden Quartals vorbeikamen und mich baten, ein neues Datenblatt zu entwerfen, hatte ich das Gefühl, nein sagen zu können, ohne Angst vor negativen Auswirkungen haben zu müssen.“

Ausrichten und verbinden

Das Besondere an OKRs ist, dass sie sowohl einen Top-Down- als auch einen Bottom-Up-Ansatz zur Zielsetzung bieten. Das Unternehmen legt strategische, übergeordnete OKRs fest (Top-Down), während Teams und Einzelpersonen (in Absprache mit ihren Vorgesetzten) ihre eigenen OKRs formulieren können, um die Unternehmensziele bestmöglich zu unterstützen (Bottom-Up). Sie sind dann für diese spezifischen Aufgaben verantwortlich.

Doerr spricht über das Ausrichten im Kontext von Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitenden, doch das Konzept gilt ebenso für persönliche Zielsetzungen. Richtig eingesetzt, sorgen individuelle OKRs dafür, dass dein tägliches Handeln mit deinen größeren Zielen und deinem übergeordneten Zweck in Einklang steht.

Verfolgen der Verantwortlichkeit

OKRs fördern das, was Doerr als den „Geist einer vorurteilsfreien Rechenschaftspflicht“ bezeichnet. Sie schaffen Dringlichkeit durch klare Deadlines und beseitigen Subjektivität durch objektive Messungen. Regelmäßige Überprüfungen sorgen dafür, dass sofort gehandelt wird, wenn ein Key Result vom Kurs abweicht oder angepasst werden muss. Im Zeitalter der Wissensarbeit, wo Leistung oft schwer zu messen und zu definieren ist, bieten OKRs einen gemeinsamen Bezugspunkt, um zu beurteilen, was funktioniert, welche Hindernisse bestehen und welche Änderungen erforderlich sind.

Nach den Sternen greifen

Richtig eingesetzt, können OKRs eine starke Motivationskraft sein, die dich, dein Team oder dein Unternehmen dazu anspornt, über die aktuellen Fähigkeiten hinauszuwachsen. Das Setzen von OKRs sollte ein gewisses Unbehagen hervorrufen, während Scheitern und das daraus resultierende Lernen als natürlicher Teil des Prozesses betrachtet werden.

7 Grundprinzipien für funktionierende OKRs

OKRs mögen auf den ersten Blick einfach wirken, doch ihre praktische Umsetzung ist oft herausfordernd. Doerr teilt seine jahrzehntelange Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Einführung von OKRs in sieben zentralen Lektionen, um sicherzustellen, dass sie in jedem Kontext effektiv funktionieren:

Weniger ist mehr

Doerr empfiehlt, pro Objective 3–5 Key Results zu definieren. Bei einer höheren Anzahl verlieren die OKRs an Klarheit und Fokus.

Ziele bottom-up setzen

Der Managementexperte Peter Drucker bemerkte: „Wenn Menschen sich selbst für eine bestimmte Vorgehensweise entscheiden, ziehen sie diese auch durch.“ Doerr schlägt vor, dass Teams und Einzelpersonen etwa die Hälfte ihrer OKRs in Absprache mit ihren Führungskräften selbst festlegen sollten, anstatt dass alle Ziele von oben vorgegeben werden.

Kein Diktieren

Selbst hochrangige top-down OKRs, die von der Unternehmensleitung festgelegt werden, sollten durch einen kooperativen und inklusiven Prozess entwickelt werden. Eine kollektive Einigung und Zustimmung sind entscheidend für den Erfolg.

Flexibel bleiben

OKRs sollten flexibel genug sein, um auf veränderte Umstände reagieren zu können. Key Results können mitten im Zyklus angepasst oder sogar verworfen werden, wenn sie nicht mehr sinnvoll erscheinen. Auch langfristige Objectives sollten bei Bedarf an neue Gegebenheiten und Informationen angepasst werden. So musste IBM beispielsweise 1979 seine Prioritäten schnell ändern, als Motorola begann, Marktanteile zu gewinnen. Und auf persönlicher Ebene: Wenn du dich beim Training für einen Marathon verletzt, musst du dein Objective auf Erholung umstellen. Ohne diese Flexibilität verlieren OKRs schnell ihre Relevanz.

Herausfordernde Ziele setzen

Du solltest nicht 100 % deiner OKRs erreichen. Google strebt beispielsweise eine Erfolgsquote von 60 bis 70 % an. Eine 100-prozentige Erfolgsquote deutet darauf hin, dass du bei deinen Zielen zu vorsichtig bist. OKRs sollten dich, dein Team und/oder dein Unternehmen dazu anspornen, über die aktuellen Fähigkeiten hinauszuwachsen. Wenn du dich bei einigen deiner OKRs unwohl fühlst, bist du auf dem richtigen Weg.

OKRs niemals mit monetären Anreizen verknüpfen

Doerr betont, dass OKRs in Unternehmen nur dann effektiv sind, wenn sie von der Vergütung getrennt bleiben. Werden Key Results mit Prämien und Beförderungen verknüpft, neigen Mitarbeitende dazu, auf Nummer sicher zu gehen. Um dies zu verdeutlichen, zitiert Doerr Andy Grove, einen ehemaligen IBM-Manager und Pionier der OKRs: „[OKRs sind dazu gedacht, einer] Person das Tempo vorzugeben und ihr eine Stoppuhr in die Hand zu drücken, sodass sie ihre eigene Leistung messen kann. Es ist kein juristischer Vertrag, auf dessen Basis eine Leistung beurteilt werden soll.“

Geduldig sein

Die Festlegung von OKRs ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Was bei IBM oder Google funktioniert hat, wird in deinem Unternehmen oder für dich persönlich wahrscheinlich nicht eins zu eins übertragbar sein. Die flexible Mentalität des Ausprobierens und Lernens, die der OKR-Methodik zugrunde liegt, gilt auch für ihre Implementierung. Es ist unwahrscheinlich, dass du beim ersten Versuch alles richtig machst, aber durch kontinuierliches Überprüfen und Anpassen deines Ansatzes wirst du allmählich herausfinden, was für dich am besten funktioniert.

Häufige Irrtümer und Missverständnisse bezüglich OKRs

Wie bei den meisten populären Produktivitätsmethoden gibt es auch bei den OKRs viele starke Meinungen darüber, wie sie „richtig“ eingesetzt werden sollten. Leider führen einige weit verbreitete Missverständnisse dazu, dass Menschen das volle Potenzial der OKRs nicht nutzen oder sich sogar ganz davon abhalten lassen, den OKR-Rahmen anzuwenden.

„Du musst dich mit Daten auskennen, um OKRs zu nutzen.“

Die Festlegung von Key Results kann besonders entmutigend sein, wenn du dich nicht als „Datenmensch“ betrachtest. Auch wenn Key Results messbar sein müssen, bedeutet das nicht, dass du ein komplexes Datensystem benötigst, um sie zu verfolgen.

Wenn dein Ziel als Schriftsteller:in darin besteht, einen Bestseller zu verfassen, könnte ein Key Result lauten: „Täglich 1000 Wörter schreiben“. Möchtest du eine Marketingleitung einstellen, könnte ein Key Result sein: „10 Kandidat:innen interviewen“. Zur Verfolgung dieser Zahlen sind weder ausgefallene Tools noch spezielles Fachwissen erforderlich.

„Messbar bedeutet Zahlen.“

Viele Menschen werden dir sagen, dass OKRs zahlenbasiert sein müssen – zum Beispiel 10.000 € an neuen Verkäufen erzielen, 5000 neue Abonnent:innen gewinnen oder die Churn-Rate um 25 % senken. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Während viele Key Results auf Zahlen basieren, gibt es auch wertvolle Key Results, die als 0 oder 1 gemessen werden können – entweder du hast das Ziel erreicht oder nicht. Die wichtigere Frage, die du in Bezug auf OKRs stellen solltest, lautet: „Kann ich am Ende dieses Zeitraums klar sagen, ob ich das Ziel erreicht habe?“ Wenn die Antwort „Ja“ ist, dann ist es ein messbares Ergebnis.

Ein Beispiel: „Bis zum 15. April eine endgültige Entwurfsspezifikation erstellen, die vom Team angenommen wird“ ist ein gutes messbares Ergebnis, auch wenn es nicht auf Zahlen basiert. Auf diese Weise werden Key Results zu einem wesentlich flexibleren und nützlicheren Instrument, das sowohl die Planungs- als auch die Ausführungsphase eines Projekts abdecken kann.

„OKRs eignen sich nur für Teams und Unternehmen.“

Obwohl OKRs meist im Zusammenhang mit Unternehmen genannt werden, kannst du sie genauso gut für dich selbst nutzen, egal ob du ein eigenes Unternehmen hast oder einfach nur deine persönlichen Ziele genauer verfolgen willst.

„OKRs sollten alle Aspekte deiner Arbeit abdecken.“

Deine Key Results sind keine Liste aller täglichen Aufgaben, die du erledigen musst. Zum Beispiel gehört das Beantworten von E-Mails für die meisten von uns zur regulären Arbeit, aber du würdest „Jeden Tag Inbox Zero erreichen“ nicht als Key Result festlegen. Stattdessen sollten OKRs darauf abzielen, die wesentlichen Aufgaben hervorzuheben, die notwendig sind, um deine übergeordneten Ziele zu erreichen.

So verfolgst du deine OKRs in Todoist

Damit OKRs effektiv wirken, sollten deine täglichen Aufgaben auf deine Key Results abgestimmt sein. Eine einfache Möglichkeit, OKRs in Todoist visuell zu priorisieren, ist die Verwendung von Projekten und Unterprojekten.

Einrichten deiner OKR-Projekte

Beginne damit, für jedes deiner Objectives ein Projekt zu erstellen. Erstelle in jedem Objective-Projekt einen Abschnitt pro Key Result.

Füge Aufgaben für die Schritte hinzu, die du unternehmen musst, um jedes Key Result zu erreichen, und gib Fälligkeitsdaten an, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Füge im Laufe des Zyklus je nach Bedarf weitere Aufgaben hinzu.

Stelle sicher, dass du eine wöchentliche wiederkehrende Aufgabe einrichtest, um jedes Key Result zu überprüfen. Dabei solltest du feststellen, was gut läuft und was angepasst werden muss, neue Aufgaben hinzufügen und deine Prioritäten für die kommende Woche planen.

Abhängig von deinen OKRs kann es sinnvoller sein, ein oder mehrere Key Results als Aufgaben statt als Unterprojekte zu verwalten. Wenn dein Objective beispielsweise „Roman veröffentlichen“ lautet, eignet sich das Key Result „Täglich 1000 Wörter schreiben“ wahrscheinlich besser als tägliche Aufgabe statt als eigenständiges Projekt.

Denke daran, flexibel zu bleiben! Jedes OKR-Thema ist einzigartig und kann eine individuell angepasste Vorgehensweise erfordern.

Erstellen eines OKR-Filters

Hebe deine OKR-bezogenen Aufgaben noch mehr hervor, indem du sie in eine eigene Filteransicht auslagerst. Verwende die Filterabfrage „nächste 7 Tage & #Objective-Projekt“, um alle Aufgaben deines „Objective-Projekts“ zu sehen, die in den nächsten 7 Tagen fällig sind.

Öffne zu Beginn des Tages deinen „OKR-Aufgaben“-Filter, um zu erkennen, auf welche Aufgaben du dich als Nächstes konzentrieren solltest.

OKR-Management für Teams mit Todoist Business

Wenn du Todoist Business nutzt, um deine Teamaufgaben zu verwalten, füge die OKRs deines Teams als Aufgaben in deinem Team-Eingang hinzu, damit alle jederzeit darauf verweisen können.

Nutze Projekt-Abschnitte, um die OKRs nach Teams zu gliedern und weise jedes Key Result der verantwortlichen Person zu. Die zuständigen Personen können in den Aufgabenkommentaren regelmäßig Updates posten, damit alle über den aktuellen Stand der einzelnen OKRs informiert sind.

Diese Transparenz fördert alle vier Erfolgsfaktoren der OKRs in deinem Team:

• Fokussieren und sich zu Prioritäten verpflichten: Alle können die Prioritäten des Unternehmens deutlich erkennen.

• Ausrichten und verbinden: Alle verstehen, wie die OKRs der einzelnen Teams mit den anderen OKRs zusammenwirken, um die unternehmensweiten Ziele zu unterstützen.

• Verfolgen der Verantwortlichkeit: Jede:r Verantwortliche eines Key Results verpflichtet sich öffentlich zu den OKRs und ist dafür verantwortlich, dem gesamten Team über die Fortschritte Bericht zu erstatten.

• Nach den Sternen greifen: Öffentliche OKRs und regelmäßige Updates ermöglichen es dem gesamten Unternehmen zu erkennen, dass herausfordernde OKRs eine Chance sind, die man ergreifen sollte, und dass Misserfolge als Lernmöglichkeiten betrachtet werden, statt bestraft zu werden.

Um deine Ziele zu erreichen, ist harte Arbeit unerlässlich. Doch sie wird dich nicht ans Ziel bringen, wenn sie in die falsche Richtung geht. Wenn du das nächste Mal überlegst, wo du im nächsten Monat, Quartal oder Jahr stehen möchtest, nutze den OKR-Rahmen, um dir große, ehrgeizige Ziele zu setzen und einen klaren, messbaren Weg dorthin zu definieren.