Projekte sind der Ort, an dem deine besten Ideen in konkrete Aufgaben umgesetzt werden. Lerne, wie du kleine bis große Projekte erstellst und verwaltest, bei denen Aufgaben an einer zentralen Stelle priorisiert, geplant, zugewiesen und organisiert werden.
Projekt erstellen
Beginnen wir mit der Erstellung deines ersten Projekts:
- Klicke auf das Plus-Symbol neben Meine Projekte oder deinem Team-Workspace.
- Wähle Projekt hinzufügen.
- Gib dem Projekt einen Namen und wähle die Farbe und das gewünschte Layout.
- Klicke zur Bestätigung auf Hinzufügen.
Kleiner Tipp
Klicke bei der Erstellung eines Team-Projekts auf das Menü Zugriff und wähle, ob du Vollzugriff gewähren oder das Projekt als eingeschränktes Projekt behalten möchtest.
Projekt bearbeiten
Projekte wachsen und verändern sich im Laufe der Zeit. Egal, ob du Team-Projekte farblich kennzeichnen musst oder ob ein Teammitglied einen noch besseren Projektnamen gefunden hat – hier erfährst du, wie du diese Änderungen an deinem Projekt vornehmen kannst:
Projektname ändern
- Klicke neben dem Projektnamen auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle im Menü die Option Bearbeiten.
- Gib den neuen Projektnamen ein.
- Klicke auf Speichern.
Kleiner Tipp
Wenn du bereits ein Projekt in Todoist geöffnet hast, klicke oben auf den Projektnamen und nimm deine Änderungen vor. Klicke dann zur Bestätigung auf Speichern.
Projektfarbe ändern
- Klicke neben dem Projektnamen auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Bearbeiten.
- Wähle aus dem Menü Farbe eine beliebige Farbe für dein Projekt aus.
- Klicke auf Speichern.
Ein Projekt duplizieren
Wenn du immer wieder dieselben Aufgabenlisten kopierst oder mit verschiedenen Personen teilst, kannst du Zeit und Mühe sparen, indem du ein Projekt duplizierst. Du kannst jeweils nur ein Projekt duplizieren.
- Klicke neben dem Projektnamen auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Duplizieren.
- Öffne das duplizierte Projekt in der Seitenleiste. Der Projektname beginnt mit Kopie von.
- Ändere den Projektnamen.
Kleiner Tipp
Wenn du bereits an einem Projekt arbeitest, klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol und wähle Duplizieren, um das Projekt zu duplizieren.
Wenn du ein Projekt duplizierst, erstellt Todoist schnell eine Kopie eines bestehenden Projekts. Vor dem Projektnamen siehst du die Worte Kopie von..., um das Duplikat vom Originalprojekt zu unterscheiden. Du kannst den Namen des duplizierten Projekts jederzeit problemlos ändern.
Hier erfährst du, was beim Duplizieren eines Projekts berücksichtigt und nicht berücksichtigt wird:
| BERÜCKSICHTIGT | NICHT BERÜCKSICHTIGT |
|---|---|
| Projektname und Projektfarbe | Aufgabenerinnerungen |
| Gewählte Ansicht | Erledigte Aufgaben und archivierte Abschnitte |
| Gewählte Optionen zum Sortieren, Gruppieren oder Filtern | Projekt- und Aufgabenkommentare |
| Aktive Abschnitte, Aufgaben und Unteraufgaben (mit den jeweiligen Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Etiketten) | Favoriten. Füge das Projekt als Favorit hinzu. |
| Freigabe-Einstellung: Ein dupliziertes Projekt ist standardmäßig privat. Du kannst es später teilen. | |
| Unterprojekte: Wie übergeordnete Projekte kannst du sie einzeln duplizieren. |
Best Practices für Projekte
Nachdem du nun dein Projekt erstellt hast, kannst du deine Aufgaben hinzufügen und organisieren. Im Folgenden findest du die Best Practices, die dir helfen, das Beste aus einem Projekt in Todoist herauszuholen:
Mit der Schnelleingabe Aufgaben zum Projekt hinzufügen
Fülle dein neues Projekt mit allen relevanten Aufgaben, die dir einfallen. Verwende die Schnelleingabe oder drücke Aufgabe hinzufügen am unteren Ende der Aufgabenliste, um Aufgaben direkt zu deinem Projekt hinzuzufügen. Da es eine Art Brainstorming sein soll, gibt es keine schlechten Ideen.
Stacey · Customer Experience-Spezialistin
Nutze die Schnelleingabe, um die Aufgabe schnell zu einem Projekt zu verschieben. Schreib # in den Aufgabennamen und gib den Namen des Projekts ein.
Projekt mit Abschnitten und Ordnern strukturieren
Teile dein Projekt in überschaubare Abschnitte auf. Füge Aufgaben hinzu oder ziehe bestehende Aufgaben in den entsprechenden Abschnitt.
Wenn du an einem großen Team-Projekt mit Hunderten von Aufgaben arbeitest, unterteile es in kleinere Team-Projekte und verwende Ordner, um sie nach deinen Kriterien zu organisieren.
Fälligkeitsdaten hinzufügen
Bei der Organisation deines Projekts wirst du feststellen, dass es Aufgaben mit knapperen Deadlines gibt als andere.
Um sicherzustellen, dass du alles rechtzeitig erledigst, kannst du jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit hinzufügen. Diese Aufgaben erscheinen in den Ansichten „Heute“ und „Demnächst“ und können als Liste, Board oder Kalender angezeigt werden (verfügbar für Pro- und Business-Kund:innen).
Projekt zu den Favoriten hinzufügen
Wandle die Todoist-Seitenleiste in deine persönliche Assistenz um, indem du deine meistgenutzten Projekte als Favoriten hinzufügst. Aktiviere die Option Zu Favoriten hinzufügen, während du das Projekt erstellst oder nachdem du festgestellt hast, welche Projekte du am häufigsten verwendest.
Projektliste neu anordnen
Ziehe Projekte in Todoist manuell an die gewünschte Stelle in der Projektliste, um ihre Reihenfolge zu ändern.
Hinweis
Team-Projekte werden immer alphabetisch aufgelistet und können nicht neu geordnet werden. Wenn die manuelle Neuordnung deiner Team-Projekte für deinen Workflow nützlich ist, kannst du uns gern dein Feedback geben!
Projektvorlagen erstellen
Wenn du häufig die gleichen Aufgabenlisten neu erstellst, kannst du Zeit und Mühe sparen, indem du eine Projektvorlage erstellst. Diese Vorlagen werden im Bereich Meine Vorlagen im Vorlagen-Katalog von Todoist gespeichert, sodass du jederzeit bequem darauf zugreifen kannst.
Kleiner Tipp
Wenn du eine Vorlage in ein neues Projekt importierst, wird das Projekt nicht mit der ursprünglichen Version synchronisiert. Wenn du Änderungen an einer Version vornimmst, werden diese Änderungen nicht in der anderen Version angezeigt.
Projekt archivieren
Wenn du ein Projekt für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren musst, archiviere es. Dadurch wird es aus deiner Projektliste entfernt, bleibt aber jederzeit zur Ansicht und Wiederherstellung verfügbar.
- Klicke in der Seitenleiste neben dem Projekt auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle im Menü die Option Archivieren.
- Klicke zur Bestätigung auf Archivieren.
Archiviertes Projekt wiederherstellen
- Klicke auf Meine Projekte oder deinen Team-Workspace.
- Klicke auf Aktive Projekte. Dies öffnet das Menü „Projekttyp“.
- Wähle Archivierte Projekte. Du siehst dann eine Liste der archivierten Projekte.
- Suche nach dem archivierten Projekt und klicke auf das Dreipunkt-Symbol neben dem Namen des Projekts.
- Wähle Wiederherstellen.
Projekt löschen
Manchmal gibt es Projekte, die nicht mehr gebraucht werden oder nicht mehr mit deinen Zielen übereinstimmen. Hier erfährst du, wie du ein solches Projekt löschen kannst, um deine Projektliste übersichtlich zu halten:
- Öffne in der Seitenleiste das Projekt, das du löschen möchtest.
- Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Löschen.
- Klicke zur Bestätigung erneut auf Löschen.
Team-Projekt löschen
- Öffne in der Seitenleiste das Team-Projekt, das du löschen möchtest.
- Klicke oben rechts auf das Dreipunkt-Symbol.
- Wähle Archivieren.
- Klicke zur Bestätigung erneut auf Archivieren.
- Klicke in der Seitenleiste auf deinen Team-Workspace.
- Klicke im Projekttyp-Menü auf Aktive Projekte.
- Wähle im gleichen Menü die Option Archivierte Projekte. Es erscheint eine Liste der archivierten Projekte.
- Suche nach dem archivierten Projekt und klicke auf das Dreipunkt-Symbol neben dem Namen des Projekts.
- Wähle Löschen.
- Klicke zur Bestätigung erneut auf Löschen.
Hinweis
Wenn du ein Projekt mit anderen teilst, siehst du stattdessen die Option zum Verlassen.
Gelöschtes Projekt wiederherstellen
Wenn du den Pro-Plan oder den Business-Plan hast, sichert Todoist deine Daten automatisch jedes Mal, wenn du dich in deinem Konto anmeldest. Du kannst bis zu 21 Backups speichern. Wenn du ein Projekt versehentlich gelöscht hast, erstelle ein neues Projekt und importiere ein Backup.
Einstiegshilfen
Bist du bereit, mit deinen Projekten durchzustarten? Wir hoffen, dass dieser Leitfaden dir die Werkzeuge an die Hand gibt, um endlich die Idee anzugehen, die du schon seit Monaten vor dir herschiebst! Falls du dich immer noch überfordert fühlst und nicht weißt, wo du anfangen sollst, wirf einen Blick in den Vorlagen-Katalog von Todoist. Dort findest du Dutzende kuratierte Vorlagen, die dir den Einstieg erleichtern.
Wenn du Unterstützung bei der Erstellung oder Verwaltung deiner Projekte brauchst, kontaktiere uns. Unser Team – bestehend aus Melis, Galina, Marco und weiteren Mitgliedern – hilft dir gern weiter!
