Administrer teamopgaver i Todoist

Todoist er simpelt og intuitivt nok til at få dit team hurtigt op at køre, og stærkt nok til at holde selv de mest ambitiøse projekter på rette kurs.

Føj dit team til Todoist

Når du tilføjer et team til Todoist, får du et fælles arbejdsrum til dit teams arbejde – sammen med, men adskilt fra alles personlige opgaver og projekter.

• Teamprojekter tilhører teamet og er tilgængelige for alle (medmindre de eksplicit er angivet som private).
• Personlige projekter (alt under "Mine projekter" i din sidebjælke) forbliver private og under din kontrol – selv hvis du forlader dit team.

Alle vil kunne:

• Gennemse og forhåndsvise offentlige teamprojekter og nøjes med at deltage i dem, der er relevante for dem.
• Dele direkte links til projekter, sektioner, opgaver og kommentarer, som teammedlemmer kan få forhåndsvist og øjeblikkeligt handle på.
• Gruppere eller filtrere opgaver efter personlige og/eller teamprojekter fra visningsindstillingerne i I dag, Kommende og filtervisninger for bedre at adskille arbejde og privatliv.

For teamledere vil tilføjelse af et team til Todoist:

• Give dig et gennemskueligt, organiseret overblik over alt dit teams arbejde og lade dig kigge ind for at se fremskridt uden at skulle tilslutte dig hvert enkelt individuelt projekt.
• Gøre dataejerskab krystalklart. Teamprojekter tilhører teamet. Personlige projekter tilhører den enkelte.
• Give administratorer mere kontrol over tilladelser og adgangen til data i teamindstillinger.

Plus, hvis du opgraderer dit team til Business-abonnementet, får alle medlemmer automatisk adgang til alle personlige Pro-funktioner – påmindelser, kalenderlayout til personlige projekter og opgavevarigheder!

Og når dine teammedlemmer altid er på forkant med deres personlige gøremål, har teamwork på magisk vis også en tendens til at flyde mere jævnt. 💆

Konfigurer et team fra bunden

Lad os som det første få dit team oprettet i Todoist og klar til at begynde at få tingene gjort fra dag ét.

Trin 1. Opret et team

Hvis du allerede har en Todoist-konto, kan du komme i gang ved at oprette et nyt team gratis. Du finder valgmuligheden i bunden til venstre i dit Todoist på web- eller desktop-apps.

Hvis du er ny til Todoist, så opret en ny konto. Slå teamindstillingen til under tilmeldingen, og du vil blive guidet gennem oprettelsen af et team.

Trin 2. Inviter dine teammedlemmer

Klik på Medlemmer i øverste højre hjørne af dit team. Du vil se to muligheder for at invitere teammedlemmer:

• Inviter via e-mail: Send en invitation om at deltage i dit team.
• Inviter via link: Kopiér og del et invitationslink med dit team.

(Du kan også fjerne en persons adgang og ændre deres teamrolle – administrator, medlem eller gæst – herfra, hvis det er nødvendigt.)

Trin 3. Kickstart dit teamwork med et par nye projekter

Opret et eller to nye projekter i dit fælles arbejdsrum til store ting, dit team arbejder på, og begynd at liste alle relevante opgaver, du kan komme i tanke om. (Eller kom i gang med vores præudfyldte skabeloner til teams.)

Når du opretter eller flytter et teamprojekt, vil du have to adgangsindstillinger:

• Fuld adgang: Alle teammedlemmer kan se det og deltage. Vælg denne mulighed for at gøre arbejdet nemmere at finde og dele.
• Begrænset adgang: Kun personer, der er inviteret til projektet, kan få adgang til det. Vælg denne indstilling for alt, hvad du ønsker at holde mere privat som 1:1 mødedagsordener eller ansættelsesplaner.

Når du har oprettet et teamprojekt, klikker du på Delingsikonet øverst til højre for at dele det med relevante teammedlemmer. Alle medlemmer kan gennemse og forhåndsvise offentlige teamprojekter, men de er nødt til at tilslutte sig et projekt, før du kan tildele dem opgaver og tagge dem i kommentarer.

For at dele projekter endnu hurtigere skal du blot kopiere og dele projektlinket i en e-mail, Slack-besked, Twist-tråd eller hvor som helst dit team kommunikerer. Medlemmer af teamet vil kunne klikke på linket for at se en forhåndsvisning og deltage i projektet på egen hånd.

Slut dig til et eksisterende team

Har du tilsluttet dig et team via e-mail eller link? Tillykke! Nu er det tid til at tilslutte dig de teamprojekter, der er relevante for dig.

• Klik på teamnavnet i sidebjælken for at se en liste over alle teamprojekter.
• Klik derefter på et vilkårligt projekt for at forhåndsvise og deltage i det.

Projekter, du deltager i, vil blive vist under teamnavnet i sidebjælken for nem adgang.

Lægger du mærke til nye ting, dit team skal holde styr på? Efterhånden som du finder dig til rette i dit teams arbejdsgang, kan du begynde at skabe og dele dine egne projekter.

Bedste praksis til at administrere teamopgaver

Du har oprettet dit team og inviteret alle dine teammedlemmer. Nu er det tid til at begynde at få tingene gjort sammen. Her er nogle fremgangsmåder til at sikre, at alle ved hvad der skal ske, og at intet bliver overset...

Tildel hver opgave, så alle er klar over, hvem der har ansvaret for hvad

I Todoist kan hver opgave kun tildeles én person, så der er aldrig tvivl om, hvem der er ansvarlig for at gøre hvad.

Vil du tildele den samme opgave til flere personer? Her er et par valgmuligheder:

• Når der er flere trin i en opgave, kan du oprette underopgaver med deres egne opgaveansvarlige.
• Når flere personer skal udføre den samme opgave, skal du oprette duplikerede opgaver og tildele hver kopi til det ansvarlige teammedlem.

Indstil forfaldsdatoer — eller tilbagevendende forfaldsdatoer — så alle ved, hvad der forfalder hvornår

Indtast blot en forfaldsdato i opgavefeltet, og Todoists smarte Kvik-tilføj genkender den, fremhæver den og tilføjer den, når du gemmer opgaven. Forfaldsdatoer med naturligt sprog kan være så enkle som "i morgen" eller så komplekse som "hver 3. torsdag fra den 5. august til den 10. april".

Se flere eksempler på forfaldsdatoer, du kan bruge, her.

Tilføj kontekst i opgavebeskrivelserne, så folk har de oplysninger, de skal bruge til at komme i gang

Inkluder links til dokumenter og så mange relevante detaljer som muligt. I stedet for at spilde tid på at jage oplysninger, vil dine teammedlemmer bare kunne gå i gang.

Beskrivelser holdes organiseret øverst i din opgavevisning og er synlige under opgaven på projektlisten.

Diskuter detaljer og upload filer i kommentarer

Stil spørgsmål, giv yderligere oplysninger og kom med statusopdateringer direkte i dine opgaver. Handlingsrettede oplysninger holdes sammen med selve opgaven i stedet for at være spredt på tværs af beskedapps.

Du kan tagge de rette teammedlemmer for at sikre, at de får besked om en ny kommentar.

Tilpas opgavevisninger for bedre fokus

Dit team har ambitiøse planer, men det er nemt at fare vild og blive overvældet af alle opgaverne og detaljerne. Her er tre måder at holde dine opgavevisninger fokuseret på de rigtige ting på det rette tidspunkt.

Brug visningsmuligheder til at gøre selv de største projekter administrerbare

Håndter store projekter med fleksible visningsmuligheder for at omrokere, sortere og filtrere opgaver på den måde, du ønsker. Klik på ikonet for Visningsindstillinger øverst til højre i dine teamprojekter for at:

• Skifte mellem liste, kalender og tavle layout afhængigt af behovene til dit projekt.
• Gruppere, filtrere og sortere dine projekter efter opgavenavn, opgaveansvarlig, forfaldsdato, tilføjelsesdato, etiket eller prioritetsniveau. Se for eksempel kun de opgaver, der er tildelt dig i et større projekt.
• Aktivere Udførte opgaver for at se projektets fremskridt. Eller skjule dem for at holde projektet ryddeligt og fokuseret på næste handlinger.

Adskil opgaver efter arbejdsrum i dine visninger I dag og Kommende

Du kan også tilgå visningsindstillingerne i dine visninger I dag og Kommende. Du vil se muligheden for at gruppere efter arbejdsrum, så du kan se både dine personlige og teamopgaver opdelt. Eller filtrere efter arbejdsrum, så du kan skjule dine personlige opgaver, når du er på arbejde, og skjule dine teamopgaver, når du er hjemme.

Opret tilpassede filtre til dine eller dine teammedlemmers opgaver

Gem dine egne filtre til at fokusere på en undergruppe af dine egne opgaver – eller dine teammedlemmers opgaver.

Du kan fx oprette et filter for alle opgaver tildelt til "Maria", der forfalder denne uge. Så du kan se, hvad der er på hendes tallerken, når du forbereder dig til jeres ugentlige 1-1.

• Brug forespørgslen arbejdsrum: teamnavn til kun at inkludere opgaver i teamprojekter.
• Brug forespørgslen arbejdsrum: Mine projekter til kun at inkludere opgaver i dine personlige projekter.

Her er et par filtre baseret på arbejdsrum, som du måske vil finde nyttige:

Opgavestyring på tværs af projekter

Åbn flere Todoist-vinduer på din desktop-app (klik på ikonet med tre prikker i øverste højre hjørne → Åbn i nyt vindue) for at administrere dit teams opgaver på tværs af flere projekter.

Gør et vilkårligt Todoist-vindue flydende for at holde det synligt til enhver tid for nem reference ved at klikke på Window → Altid forrest (eller Alt ⌥ + Cmd ⌘ + F) på macOS eller klikke på knappenålsikonet i øverste højre hjørne af Todoist (eller Ctrl + F11) på Windows. Slut med at søge efter dit Todoist-vindue i et hav af kørende applikationer!

Rapportering, så du altid ved, hvordan det står til med arbejdet

At vide, hvad der er blevet gjort, er lige så vigtigt som at vide, hvad der skal klares som det næste. Her er et par måder at holde sig ajour med alt, hvad dit team opnår...

Få et øjebliksbillede af dit teams arbejde i aktivitetsloggen

Aktivitetsloggen viser dig alt, hvad du og dine teammedlemmer har været optaget af.

Filtrer efter person for at se, hvad individuelle teammedlemmer har arbejdet på. Vælg Alle i menuen for at få et overblik over hele teamets nylige produktivitet.

For at se et overblik over udført arbejde, skal du vælge Udførte opgaver i handlingsmenuen.

Opret tilpasselige projektrapporter med Google Sheets-udvidelsen

Dokumenter og rapporter hurtigt et projekts status ved at eksportere opgaver til Google Sheets. Eksporter for eksempel en liste over alle udførte opgaver eller alle aktive opgaver sorteret efter forfaldsdato.

For at oprette en rapport skal du åbne et vilkårligt projekt, vælge Eksporter til Google Sheets fra projektmenuen og vælge hvilke opgavefelter (inklusive forfaldsdato, udførelsesstatus, prioritet, oprettelsesdato, beskrivelse, sektion og opgaveansvarlig), du vil inkludere i dit regneark.

Hvad venter du på?

Der er ikke to teams, der bruger Todoist på præcis samme måde. Denne vejledning er blot et startpunkt! Tilføj dit team og begynd at eksperimentere med arbejdsgangene for at få Todoist til at fungere for dig.