Du har lige inviteret dine teammedlemmer til Todoist, og du er klar til at gøre fremskridt med de langvarige projektmilepæle. Lær og anvend disse bedste praksis for at håndtere teamopgaver og samarbejde i Todoist.
Kickstart teamarbejde med et par nye projekter
Vælg et eller to højprioriterede projekter, som dit team arbejder på, og tilføj disse projekter i jeres delte arbejdsrum. Begynd at tilføje relevante opgaver, der falder dig ind, så dine teammedlemmer ved, hvad de skal arbejde på, så snart de åbner Todoist.
Kvik-tip
Ved du ikke, hvor du skal starte? Tag et kig på vores galleri af forudfyldte skabeloner til Teams.
Tildel opgaver til teammedlemmer
Tildel hver enkelt opgave i et projekt til et teammedlem, så de ved, hvad de er ansvarlige for. I Todoist kan du kun tildele én person til en opgave, så der er ingen tvivl om, hvem der er ansvarlig for hvad.
Vil du tildele flere personer til den samme opgave? Her er et par valgmuligheder:
- Hvis der er flere trin for at udføre en opgave, så del den op ved at tilføje underopgaver. Tildel derefter hver underopgave til et teammedlem.
- Hvis flere personer skal udføre den samme opgave, duplikér opgaven og tildel hver kopi til det ansvarlige medlem.
- Underret de relevante personer i en opgavekommentar, så de er fuldt ud opmærksomme på status og fremskridt i arbejdet.
Sortér eller grupper opgaver efter opgaveansvarlig
For at få et klart billede af alles arbejdsbyrde, klik på Vis øverst til højre i projektet og brug enten sorterings- eller grupperingsvalgmuligheder for at se hver persons opgaver.
Opret team-specifikke filter
Hvis du kun har brug for at se de opgaver, der er tildelt en bestemt person, opret et filter og brug denne forespørgsel:
tildel til:membername
Hvis du har brug for at se opgaver tildelt alle medlemmer undtagen dig selv, brug dette filter:
tildel til:andre eller !tildel til:mig
Disse filtre hjælper dig med at se, hvad der er blevet tildelt, så du får et klart billede af, hvad alle arbejder på. Hvis du har brug for mere, er her nogle arbejdsrum-baserede filtre, du måske finder nyttige:
| Filterforespørgsel | Hvad det viser | Nyttigt til… |
|---|---|---|
| Arbejdsrum: [Teamnavn] & tildelt til: mig & næste 7 dage | Alle opgaver, der er tildelt dig i dit team, der forfalder i denne uge | Planlægning af dit samarbejde for ugen |
| Arbejdsrum: [Teamnavn] & tildelt af: mig | Alle opgaver, du har tildelt til andre i dit team | Holde styr på fremskridt på de ting, du har uddelegeret |
| Arbejdsrum: [Teamnavn] & forfalden | Alle forfaldne opgaver i dit team | Spotte blokeringer og justere planlægningen tidligt |
Marija · Specialist i Kundeoplevelser
Hvis du er på Todoist Business-abonnementet, har du adgang til kalenderlayoutet i Todoist. Anvend kalenderlayoutet på dine team-specifikke filtre, så du kan få et overblik over dine teammedlemmers deadlines. Skift mellem Uge- og Måned-visningerne, så du kan se, hvad der er forfalden denne uge, eller hvad der skal afsluttes, inden måneden slutter.
Planlægge opgaver med datoer eller deadlines
Planlæg datoer eller deadlines for opgaver, så det er nemt at planlægge og prioritere arbejdet for teamet. Skriv en dato i naturligt sprog i opgavens navn (for eksempel: Skriv teamopdatering i morgen), og den smarte Kvik-Tilføj vil genkende, fremhæve og tilføje datoen, når du gemmer opgaven. Naturligt sprog datoer kan også være så komplekse som hver 3. torsdag startende 5. august og sluttende 10. april.
Kvik-tip
Tjek flere eksempler på datoer, du kan bruge til at planlægge opgaver.
Hvis du måler milepæle, brug deadlines til at angive, hvornår opgaven skal være færdig. Dette reducerer også risikoen for flaskehalse i et projekt.
For eksempel, hvis du tilføjer en opgave for at indsende den månedlige finansrapport, skal du vælge den dato, du har tænkt dig at begynde at arbejde på kladden. Angiv derefter en deadline for, hvornår rapporten skal indsendes.
Tilføj kontekst i opgavebeskrivelser
Brug opgavebeskrivelser til at dele links til dokumenter og så mange relevante detaljer som muligt. I stedet for at spilde tid på at lede efter information, kan dine teammedlemmer bare kom godt i gang. Beskrivelser forbliver organiserede øverst i din opgavevisning og er synlige under opgaven i projektlisten.
Stil spørgsmål, del filer eller del opdateringer i opgavekommentarer
Stil spørgsmål, vedhæft vigtige filer, og giv statusopdateringer direkte i dine opgaver som kommentarer. Handlingsrettet information forbliver i kontekst med selve opgaven, i stedet for at denne information spredes ud over eksterne beskedapps.
Glem ikke at underrette dine teammedlemmer, så de er opdaterede om en ny kommentar eller en fil, de måske har brug for til at få arbejdet gjort.
Tjek og mål dit teams fremskridt
Todoist giver dig alle de værktøjer, du har brug for til at tjekke og måle dit teams fremskridt. Teamaktivitet lader dig zoome ind på antallet af aktive, afsluttede eller forfaldne opgaver, så du kan tage handling på eventuelt stillestående arbejde. Aktivitetslog viser al aktivitet i et projekt, fra ændrede datoer til nye kommentarer tilføjet til opgaver. Denne mængde information hjælper dig med at træffe informerede beslutninger om, hvad der skal justeres, fjernes eller fokuseres på, så projektet når målstregen uden at misse en deadline.
Kontakt os
Ingen to teams bruger Todoist på præcis samme måde. Denne vejledning er kun et udgangspunkt! Opret dit team i Todoist, og start med at eksperimentere med disse arbejdsgange for at få Todoist til at fungere for dig.
Hvis du har problemer med at bruge nogle af disse funktioner til at administrere teamopgaver, såsom at tildele opgaver eller oprette brugerdefinerede filtre, kontakt os. Vi—Marija, Stef, Marco eller en af vores andre teammedlemmer—er mere end glade for at hjælpe!
